CONVENTION ET REGLEMENT
CONVENTION ET REGLEMENT
LOCATION DES SALLES COMMUNALES
Entre L’ADMINISTRATION COMMUNALE DE BRUGELETTE
Dénommée ci-après «le propriétaire »
ET ……………………………………………………………………………….
Tél :……………………… Email : ……………………………..
Habitant ou association : de l’entité - Hors entité*
dénommé ci-après « le demandeur »,
agissant à titre de : personne privée - représentant de l’association nommée* :
……………………………………………………………………………………………………
IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
Le propriétaire accepte de mettre à disposition du demandeur et ce consécutivement à sa demande examinée par le Collège Communal en séance du 19/10/2010
la salle communale suivante : Centre Culturel – Salle Omnisports – Salle de Gages*
En date du :
Pour la festivité suivante : Réception de Mariage
Utilisation de la cuisine : OUI – NON*
Au prix de : Euro + la caution = 75 Euro
Selon l’état des lieux établi le jour de la mise à disposition
Article 1 : Réservations
Les réservations doivent obligatoirement être introduites auprès du service « Location des salles communales ». Une confirmation de la demande de location, par écrit, doit être adressée au Collège communal ; c’est celle-ci qui fait foi pour la réservation.
Un formulaire type est disponible à l’administration communale (tél : 068/45.73.19 ) et sur le site internet de la Commune xxx.xxxxxxxxxx.xx
Toute réservation de locaux n'est définitive, sauf convention contraire, qu'après enregistrement du paiement du montant de la location.
L'absence de paiement dans les 15 jours qui suivent la réception de l’avis à payer et du bulletin de versement, entraînera la libre disposition des locaux par l’Administration Communale de Brugelette
Le paiement de la location de la salle s’effectue à la réservation.
Article 2 : Caution
Pour toutes les salles communales, une caution de 75 € est demandée (sauf pour la salle de Gages) lors de la remise des clés.
Un état des lieux sera dressé avant et après l’occupation par le responsable. Pour la salle de Gages, s’adresser à Mme Keldermans (GSM 0475/68.87.54).
La caution sera remboursée en tout ou en partie, suivant l’état des lieux après la location.
Article 3 : Remise des Clés
L’état des lieux d’entrée ainsi que la remise des clés au demandeur se feront le vendredi uniquement sur rendez-vous pris au 068/45.73.19 et sur remise de la caution.
Eventuellement, et si l’occupation de la salle le permet, les clés peuvent être remises au demandeur le jeudi.
Pour la salle de Gages, les clés sont remises par Mme Keldermans (GSM 0475/68.87.54).
En aucun cas, le demandeur ne pourra disposer, ni même se rendre à la salle avant le premier état des lieux.
L’état des lieux de sortie sera réalisé le lundi en début d’après-midi et de toute façon sur rendez-vous fixé lors de la remise des clés, et en fonction de l’occupation de la salle dans la semaine qui suit.
Article 4 : Définition du demandeur
Dans la rubrique de tarification à l’article 5, les demandeurs sont répartis en deux catégories distinctes :
Les habitants privés et associations de l’entité (perception d’aucun droit d’entrée): cette catégorie est définie par le lieu de résidence principale selon le cas :
Baptême: adresse des parents
Communion: adresse des parents
Mariage ou fiançailles: adresse des mariés/fiancés, ou des parents au 1er degré, (au moins un de ces membres doit être domicilié dans l’entité de Brugelette)
Anniversaire: adresse de la personne fêtée
Retraite : adresse du retraité
Funérailles : adresse du défunt
Association : adresse du siège social de l’association, celle-ci devant faire l’objet d’une reconnaissance préalable par l’administration communale
Les habitants privés et associations hors entité : soit toutes les personnes qui ne sont pas visées dans la catégorie 1. A noter que les habitants et associations de l’entité qui perçoivent un droit d’entrée pour leur festivité seront repris dans la catégorie 2.
Article 5 : Tarifs
La redevance due pour l’occupation des salles est la suivante :
Salle du Centre Culturel
Location à des particuliers de Brugelette : 200 €
Location à des particuliers hors entité : 450 €
Location à des associations sans but lucratif (vie associative, clubs sportifs, associations humanitaires, politiques avec entrées gratuites,…)
Pour réunion, conférence avec uniquement utilisation de la salle et du bar :
Association de l’entité : 50 € Hors entité : 125 €
Pour réunion avec repas (utilisation de la cuisine) :
Association de l’entité : 150 € Hors entité : 350 €
Location à des entreprises commerciales ou avec entrées payantes :
De l’entité : 200 € Hors entité : 500 €
Salle Omnisports
La Salle Omnisports est strictement réservée aux associations et clubs sportifs de l’entité.
Location uniquement de la salle et du petit réfectoire : 250 € ;
(sans accès à la cuisine et ses installations)
Location de la salle, petit réfectoire et cuisine : 350 € ;
De fixer comme suit les locations pour les activités sportives:
15 € par séance pour les clubs et associations
Salle de Gages
40 €
Article 6 : Consommations
La location des locaux comprend les fournitures d’eau, d’électricité, de gaz et de chauffage. En cas d’utilisation manifestement abusive – robinets d’eau laissés ouverts, lampes constamment allumées, thermostat de chauffage réglé à des températures anormalement élevées, … - pendant la manifestation, pendant la nuit ou encore entre la fin de la manifestation et la remise des clés, donnera lieu à une retenue sur la caution ou à l’absence de remboursement de celle-ci en fonction de la surconsommation estimée par le Collège communal.
Article 7 : Désistement
En cas de désistement intervenant moins d'un mois avant l'occupation des locaux, seul 50% du montant de la location sera remboursé au preneur, le solde restant la propriété de l’Administration Communale à titre de dédommagement.
Si l'annulation intervient entre 1 et 3 mois avant l'occupation des locaux, une somme forfaitaire de 10 % du montant de la location restera acquise à l’Administration Communale pour frais administratifs.
Si l'annulation intervient plus de 3 mois avant l'occupation des locaux, le montant de la location sera intégralement remboursé.
Article 8 : Vente de boissons alcoolisées au public
Une demande écrite pour une patente doit être faite auprès du Secrétariat de l’Administration Communale de Brugelette – Xxx Xxxxxx - Xxxxx Xxxxx x 0000 Xxxxxxxxxx – xxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxx.xx, au moins une semaine avant l’événement. Ce document devra reprendre le genre d’événement, la date et le nom d’un responsable. Si le demandeur n’est pas domicilié dans la commune, il devra se présenter muni d’un extrait du casier judiciaire Modèle 1.
Article 9 : Fraude - Sanction
En cas de fraude au présent règlement (par exemple : activité différente de celle décrite dans la demande de location, souper qui se transformerait en boum, fausse déclaration, emprunt de nom, falsification des adresses ou liens de parenté, …etc….), le montant de la caution sera intégralement retenu pour non respect du contrat signé.
Toute sous-location, sous quelque forme que ce soit, est strictement interdite et entraînera la même sanction.
En cas de fraude, ou de non-respect des dispositions du présent règlement, les attributions ultérieures d’une salle au demandeur ou à l’association qu’il représente, peuvent être refusées par décision motivée du Collège communal.
Toute duplication des clés est formellement interdite. Le non-respect de cette interdiction engendrerait le paiement de nouveaux barillets de serrure et d’un jeu complet de clés en fonction du nombre de trousseaux nécessaires pour la location de la salle.
Article 10 Nettoyage – poubelles – dégâts – remise en ordre
La salle mise à disposition devra être remise en état (nettoyage complet des locaux, sanitaires y compris ainsi que le matériel de cuisine, l’intérieur des frigos et congélateur sera également nettoyé ) au plus tard au moment de la remise des clés.
Au centre culturel, la friteuse ne peut contenir que de l’huile de friture. Celle-ci devra être remplie et vidangée par le locataire ; l’huile usagée sera reprise par l’utilisateur.
Les tables et chaises seront empilées à l’endroit indiqué lors de la remise des clés, les chaises formeront des tas de 5.
A la salle omnisports, la friteuse ne peut contenir que de l’huile de friture ( 2 X 15 litres), qu’il incombe au locataire de prévoir. Après l’utilisation, la friteuse devra être vidangée et l’huile emportée par le locataire.
Pour la salle omnisports, le nettoyage devra être terminé et le matériel rangé afin de permettre une occupation normale des locaux par les élèves dès 8h le lundi.
Le demandeur place ses déchets dans des sacs poubelles de la commune de Brugelette ( en vente à l’Administration Communale et dans les commerces de l’entité), qui seront eux-mêmes évacués dans les deux conteneurs situés près du grillage du jardin botanique ( centre culturel) ou de ceux situés près du mur de balle au fronton ( salle omnisports – mur latéral de la salle ). Pour la salle de Gages, ils seront déposés sur le trottoir le lundi soir.
De même, les bouteilles en verres seront déposées dans les conteneurs prévus à cet effet (à côté de la gare de Brugelette). Les PMC ( bouteilles en plastiques et canettes) devront être repris par les locataires.
A défaut d’un nettoyage correct et complet, ou de déchets non évacués, une redevance de 75 € sera déduite du montant de la caution.
Tous dégâts ou dégradations occasionnés à la salle, au mobilier et au matériel seront réparés aux frais exclusifs du demandeur, sous le contrôle du service technique communal.
La caution pourra alors être retenue à titre de dommages et intérêts.
L’Administration Communale se réserve le droit d’entamer les poursuites judiciaires à l’encontre du demandeur s’il ne respecte pas ses obligations.
A titre d’exemple, les montants financiers des dommages sont :
Chaise cassée : 10 €
Table cassée : 20 €
Clés endommagées ou perdues : 150 €
Les différentes dispositions à prendre quant au nettoyage des salles seront récapitulées dans un document qui vous sera remis en même temps que les clés.
Article 11 Disposition en matière de sécurité
Aucune modification, quelle qu’elle soit, ne pourra être apportée à l’installation électrique, l’installation de gaz et d’eau sans accord préalable de l’Administration. Cet accord ne pourra être envisagé qu’après rapport de visite effectué par un organisme de contrôle agréé ainsi que par le service Prévention Incendie. Les frais engendrés par ces rapports seront à charge du locataire.
Toute installation ou branchement d’appareils électriques spéciaux devra être réalisé au moyen de matériel réglementaire et le montage effectué par du personnel qualifié.
Les murs de la salle ne pourront être garnis par des accessoires décoratifs inflammables ou susceptibles d’entraîner, de par leur fixation, des dégâts à la salle.
Des bonbonnes contenant des produits dégageant un gaz nocif ne pourront en aucune façon être admises dans la salle.
En cas d’utilisation d’appareils de cuisine supplémentaires à l’installation en place, le demandeur sera responsable des explosions, incendies ou accidents qui pourraient en résulter, directement ou indirectement.
Les sorties et issues de secours devront être dégagées complètement et en permanence, aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur. Le demandeur s’engage à y veiller personnellement et sous sa responsabilité.
La personne signataire du contrat de location connaîtra l’emplacement du tableau électrique général et le poste de téléphone en cas d’urgence.
Pour mémoire, les numéros de téléphone utiles sont :
. 101 pour les secours (112 à partir d’un GSM)
. 068/00.00.00. pour le service des urgences de l’Hôpital d’Ath
. 100 pour le corps des pompiers d’Ath
Article 12: Nuisances sonores
Le demandeur veillera à diminuer l’intensité des émissions musicales à partir de 22h00’ afin de ne pas perturber le voisinage. Conformément aux articles 211-212-213-217 et 219 du Règlement Général de Police « Vivre ensemble à Brugelette » :
« CHAPITRE 6 - DE LA TRANQUILLITE PUBLIQUE
Section 1 – De la lutte contre le bruit
Article 211. (SA) Sont interdits tous bruits ou tapages diurnes ou nocturnes de nature à troubler la tranquillité des habitants, lorsque ces bruits ou tapages sont causés sans nécessité ou dus à un défaut de prévoyance ou de précaution.
Article 212. Sont interdits les bruits faits à l'intérieur ou à l'extérieur des immeubles ou véhicules, tels que ceux qui proviennent de magnétophones, appareils de radiodiffusion et télévision, haut-parleurs, instruments de musique, travaux industriels, commerciaux ou ménagers, jeux bruyants et cris d'animaux, qui sont susceptibles de troubler la tranquillité ou le repos des habitants du voisinage; ces bruits ne peuvent en tout cas être perceptibles de l'extérieur entre 22 heures et 6 heures.
Article 213. (SA) Sont interdits sur la voie publique, sauf autorisation écrite du Bourgmestre :
a) l'usage de pétards et les feux d'artifice;
b) l'usage de haut-parleurs, d'amplificateurs ou d'autres appareils sonores. (…)
Article 217. (SA) Nonobstant les mesures édictées par l’arrêté royal du 24.02.1977, les propriétaires, directeurs ou gérants de cafés et de dancings, ont l’obligation de prendre les mesures pour éviter que la musique jouée dans leur établissement et/ou tous autres bruits liés à l’activité ne s’entendent à l’extérieur et par là incommodent ou troublent la tranquillité du voisinage. Les dispositions répressives sont également applicables aux clients ou à toute personne dans les établissements visés à l’alinéa premier et causant des tapages pouvant s’entendre de l’extérieur ou se commettant à l’extérieur. (…)
Article 219. (SA) Sans préjudice de réglementations particulières en matière de lutte contre le bruit ou en matière de tranquillité publique, tels que l'arrêté royal du 24 février 1977 et les articles 151 à 156 du présent règlement, les niveaux de bruit, mesurés à l'intérieur d'un local ou d'un bâtiment, les portes et fenêtres étant fermées, admissibles en dB(A) dans l'environnement, sont fixés comme suit :
a) ne pas dépasser de 5 dB(A) le niveau du bruit de fond, quand celui-ci est inférieur à 30 dB(A);
b) ne pas dépasser 35 dB (A) quand le niveau du bruit de fond se situe entre 30 et 35 dB(A);
c) ne pas dépasser le niveau du bruit de fond, quand celui-ci est supérieur à 35 dB(A).
Les mesures de contrôle s'effectuent au sonomètre, à l'intérieur des immeubles, à une distance d'un mètre des murs d'habitation et à une hauteur de 1 m 20 au dessus du niveau du sol. »
En cas de non-respect de cette clause, le contrevenant s’expose à des sanctions.
Article 13: Droits d’auteurs et droits voisins
Le demandeur s’engage à prendre les mesures nécessaires quant au respect de la réglementation en vigueur en matière de SABAM et de REMUNERATION EQUITABLE dont voici les coordonnées :
SABAM - Province du Hainaut
Mons Expo
Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxx, 0
0000 Xxxx
Tél:
065/84.52.23
Fax: 065/84.55.76
e-mail
: xxxxx.xxxx@xxxxx.xx
REMUNERATION EQUITABLE
Outsourcing Partners
X.X. 000
0000 XXXX 12
Tél : 070/66.00.14
Fax : 070/66.00.12
e-mail : xxxx@xxxxxx.xx
Article 14: Assurances
Les risques découlant de l’occupation des locaux peuvent éventuellement faire l’objet de l’obligation de souscrire une assurance en responsabilité civile. Cette éventualité est laissée à l’appréciation du bailleur lorsque les risques seront jugés particuliers. Dans ce cas, le preneur produira la preuve de cette couverture au bailleur avant le début de l'occupation.
Il existe la possibilité au locataire d’obtenir une extension provisoire de son assurance familiale.
Il est néanmoins conseillé de souscrire une assurance « R.C. organisateur » couvrant les dommages causés à des tiers.
Le bailleur décline toute responsabilité en cas de vol de matériel ou de marchandises entreposés dans les locaux.
L’Administration communale rappelle l’obligation impérative pour le demandeur de souscrire une assurance de type « Responsabilité Objective » (loi du 3 juillet 2005 relative aux droits des volontaires) couvrant les personnes bénévoles qui travaillent pour lui dans le cadre de sa festivité vis-à-vis des dommages causés par les volontaires, et des dommages corporels subis par les volontaires.
Article 15 : Dispositions communales
L’Administration communale décline toute responsabilité à l’occasion d’accidents, de vols ou de dommages quelconques pouvant survenir pour des raisons autres que celles qui découlent de ses obligations légales.
L’Administration communale se réserve le droit de modifier le présent tarif après approbation du Conseil Communal, et en avertissant, au moins six mois avant le jour de location, les demandeurs ayant déjà réservé la salle.
Les demandeurs reconnaissent avoir pris connaissance du présent règlement.
Ils s’engagent à s’y conformer sans aucune restriction.
Toute situation non prévue au présent règlement sera examinée par le Collège communal qui décidera sans appel de la solution à apporter.
Le présent règlement annule et remplace les règlements antérieurs relatifs au même objet.
Fait à …………..…………………., le ………………..
Signature du Locataire
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