REGLEMENT RELATIF A LA LOCATION DE MATERIEL

REGLEMENT RELATIF A LA LOCATION DE MATERIEL

Le présent règlement régit la mise à disposition de matériel destiné à l’organisation de manifestations publiques ou de festivités privées.

Chapitre I – Dispositions générales

Article 1

En signant le formulaire, le demandeur reconnaît expressément avoir pris connaissance des présentes dispositions et les avoir acceptées. Les dispositions auxquelles il n’est pas dérogé par écrit restent d’application. Ce règlement et ses annexes sont disponibles sur le site internet de la commune.

Article 2

Les autorisations de location sont accordées uniquement par le Collège communal. La préférence sera accordée à toutes manifestations d’intérêt communal. La location de matériel est accordée prioritairement aux partenaires, bénéficiaires de soutien, groupements et particuliers ayant leurs siège d’activité ou domicile sur le territoire de l’entité.

La décision du Collège sera transmise au demandeur au plus tard 15 jours calendriers suivant la date de la demande.

Article 3

Un partenariat avec l’Administration signifie qu’il existe une convention signée et ratifiée par le Conseil communal.

Un soutien de l’Administration signifie qu’une assistance logistique peut être apportée, sans convention préalablement approuvée par le Conseil communal.

Un groupement est une organisation plus ou moins structurée constituée par un ensemble de personnes ayant des intérêts identiques (par exemple : Ecole, Association de parents, Chorale, Mouvement de jeunesse, Club sportif…) et constituée en A.S.B.L.

Pour être validée, chaque demande doit comporter le nom de l’éventuel partenaire ou groupement, le nom d’une personne de contact ainsi que son numéro de téléphone. Cette personne doit être joignable le jour de la livraison.

Article 4

Toute demande de matériel doit être introduite, auprès du Service Technique, situé 313 Route d’Eghezée à Onoz et ouvert du lundi au vendredi de 8h00 à 12h00 et de 12h30 à 15h30. Les demandes seront traitées selon la date de dépôt et au maximum 1 an à l’avance.

La demande doit parvenir au MINIMUM 20 jours calendriers avant la date de l’évènement. Sans cela, elle sera considérée comme nulle et ne pourra être traitée. Celle-ci doit IMPERATIVEMENT être formulée par écrit, soit par mail (Xxxxxxxxxx.Xxxxxxx@xxxxxxx-xxx-xxxxxx.xx), soit via le formulaire adéquat (disponible au Service Technique, à l'accueil de l’Administration communale ou sur notre site internet). Pour les envois postaux, le cachet de la poste fait foi.

Article 5

En ce qui concerne les manifestations publiques, si l’autorisation adéquate n’est pas délivrée, la demande de matériel y afférente sera automatiquement refusée.

Article 6

Le Collège communal peut refuser la location de matériel à toute personne physique ou moral qui n’aurait pas respecté le règlement lors d’une précédente location.

Chapitre 2 : Matériel en location, tarif et procédure pour le paiement du matériel

Article 7

Sauf exception reprise au Règlement redevance relatif à la location de matériel, une redevance est due à la Commune de Jemeppe-sur-Sambre par tout demandeur à qui l’autorisation de location a été délivrée. Le montant de cette redevance est fixé dans ledit Règlement.

Article 8

Le matériel est disponible au plus tôt le jour ouvrable précédant l’événement et doit être rentré au plus tard le premier jour ouvrable qui suit l’événement.

Article 9

Le paiement de la location se fera de préférence par virement bancaire sur le compte XX00 0000 0000 0000 ou auprès du Service Technique, en espèce, pendant les heures d’ouverture. Dans le cadre d’une demande émanant d’un groupement, et pour autant que le Collège communal ait marqué son accord, la location sera facturée.

Sauf circonstances exceptionnelles (décès, hospitalisation, maladie et pour autant que la preuve adéquate soit apportée), si le demandeur n’est pas en mesure de retirer le matériel loué, le prix de la location ne sera pas remboursé.

Chapitre 3 : Responsabilité

Article 10

L’ensemble du matériel doit être restitué débarrassé, nettoyé, replié et empilé. Il est défendu de dégrader le matériel loué. Ainsi il est notamment interdit de clouer, agrafer, visser, coller, peindre, modifier, marquer ou scier dans le matériel mis en location ou tout autre utilisation abusive. S’il est fait usage de papier collant ou autre, ils doivent être enlevés du matériel avant sa restitution.

Article 11

Tout article dégradé non réutilisable notamment suite à des brûlures, imprégnation de bougie, salissures extrêmes, moisissures, mauvaises conditions de transport sera facturé à sa valeur de remplacement.

Tout matériel constaté comme lourdement dégradé ou non restitué sera facturé à son prix d’achat.

Article 12

Le matériel loué est placé sous l’entière responsabilité du demandeur pendant toute la durée de la location. Il en assure également la surveillance et la protection en bon père de famille. Toute perte, casse, vol, acte de vandalisme, dégât quelconque infligé au matériel pendant la durée de la location sera facturé au demandeur.

Article 13

L’Administration ne pourra être tenue pour responsable en cas d’accident pouvant survenir suite à l’usage inadéquat du matériel mis en location, ainsi que pour non-respect ou retard dans l’exécution de ses obligations en cas de « force majeure ». A ce titre, nous entendons par « force majeure », tout événement extérieur imprévisible (tels que grèves, émeutes, pénuries, conditions climatiques extrêmes ou événements politiques) qui, de ce fait, est totalement indépendant de notre volonté.

Article 14

En cas de non-respect des points ci-dessus, la caution peut être imputée, proportionnellement aux dégâts causés.

Chapitre 4 : Modalités de livraison

Article 15

Le coût du transport sera à la charge du demandeur. Le transport ne sera pas facturé si le demandeur vient chercher et restitue le matériel au Service Technique situé 000 Xxxxx x'Xxxxxxx à Onoz et ce pendant les heures d’ouverture (de 08h00 à 12h00 et de 12h30 à 15h30 du lundi au vendredi).

Le matériel sera retiré au plus tôt la veille de l’événement et rendu le premier jour ouvrable suivant celui-ci.

Article 16

En cas de livraison par le Service Technique, il revient au demandeur de fournir les informations utiles pour la livraison (numéro de téléphone d’une personne de contact et adresse de livraison). Le demandeur sera prévenu d’une plage horaire au plus tard la veille de la livraison.

Article 17

Si le Service Technique se charge de la livraison du matériel, le matériel sera déposé à proximité du rez-de-chaussée. Si le demandeur n’est pas en mesure de réceptionner le matériel le jour convenu de la livraison, le Service Technique ramènera le matériel en ses locaux. Les frais occasionnés seront à la charge exclusive du demandeur.

Lorsqu’une livraison de matériel est effectuée par le Service Technique, le lieu de dépôt désigné par le locataire du matériel est apprécié par le chauffeur. Dans le cas où ce-dernier estime que le lieu n’est pas opportun à la livraison, le chauffeur se réserve le droit de le modifier.

Chapitre 5 : Dispositions finales

Article 18

L’Administration communale se réserve le droit de réquisitionner le matériel communal même loué/prêté pour de motifs impérieux ou en situation de grande urgence.

Article 19

Toutes les données personnelles concernant nos demandeurs sont traitées avec la plus stricte confidentialité, conformément aux dispositions de notre politique de protection des données personnelles.

Article 20

Un état des lieux du matériel est effectué obligatoirement avant et après chaque location.

La location et la réception du matériel ne pourront être validées sans la signature des deux parties sur ces dits documents.

Article 21

Un tarif préférentiel de 50% est octroyé à l’ensemble du personnel (transport compris dans le cas où la commande est trop importante). Ce tarif s’applique uniquement dans un contexte non-commercial.

Les membres du personnel s’engagent à louer le matériel uniquement pour leur compte et non pour un tiers dans le but de lui faire profiter du tarif préférentiel.