PRÉAMBULE
Projet de CONVENTION DE PARTENARIAT RELATIVE A L’ORGANISATION DES ASSISES NATIONALES
DE L'ENERGIE
PRÉAMBULE
La Communauté Urbaine de Dunkerque, ci-après désignée par "la CUD", a initié depuis 1998, un colloque dénommé «Assises nationales de l'énergie».
Depuis les années 2000, cet événement est organisé en alternance avec la Communauté d’Agglomération de Grenoble. En 2012, l’ADEME a accepté de devenir coorganisateur, compte tenu de son lien étroit avec les actions énergies climat des territoires.
« Les Assises nationales de l’énergie » sont devenues l'événement majeur qui rassemble chaque année en France plus de 1400 participants.
Croiser les regards, découvrir, apprendre, débattre sont les principales motivations des organisateurs pour initier et développer une culture décentralisée de l’énergie et du climat en lien avec les autres politiques territoriales. Un éventail d'acteurs et de réseaux très différents composent le public de l’événement : les Institutionnels (Europe, Etat, régions, départements, municipalités, …), les entreprises énergétiques, du bâtiment, d’équipements et de services énergétiques et plusieurs associations (usagers, spécialisées dans l’énergie environnement, collectivités locales), consultants, etc…
A compter de 2014, les organisateurs ont décidé pour impulser une nouvelle dynamique des Assises de l’énergie d’intégrer un nouveau membre à savoir Bordeaux.
Afin de respecter la philosophie et les caractéristiques de cette manifestation, les parties ont convenu de signer la présente convention destinée à préciser les objectifs et les moyens mis en œuvre pour son organisation.
CECI ETANT EXPOSE
ENTRE
La Communauté Urbaine de Dunkerque représentée, sise Pertuis de la Marine –BP 5 530 – 59383 XXXXXXXXX Xxxxx 0 représentée par Monsieur Xxxxxxx XXXXXXXXX, Président, agissant en vertu d’une délibération du Conseil Communautaire du 10 juillet 2014.
Ci-après désignée par la « CUD » d'une part
ET
La Communauté d'Agglomération de Grenoble Alpes Métropole, sise 0 xxx Xxxxxxxx
– Le Forum – 38031 XXXXXXXX Xxxxx 00 représentée par Monsieur xxxxxxxx, Président, agissant en vertu d’une délibération du Conseil Communautaire du………………………………
Ci-après désignée par « la Métro » d’autre part,
ET
La Communauté urbaine de Bordeaux, sise Xxxxxxxxx Xxxxxxx xx Xxxxxx
00000 Xxxxxxxx Xxxxx, représentée par Monsieur Xxxxx XXXXX, Président, agissant en vertu d’une délibération n°2014/ du Conseil Communautaire du 11 Juillet 2014
Ci-après désignée par « la CUB» d’autre part,
IL A ÉTÉ CONVENU DE CE QUI SUIT:
ARTICLE 1 : Objet
La présente convention a pour objet de définir les modalités administratives, techniques, opérationnelles et financières liées à l'organisation des Assises nationales de l'énergie alternativement à Dunkerque, Bordeaux et Grenoble.
ARTICLE 2 : Durée
La présente convention entrera en vigueur à compter de sa date de signature et s’achèvera à l’issue de la 21e édition prévue en 2020, dès le parfait achèvement des obligations respectives de chacune des parties.
ARTICLE 3 : Echéancier
Les parties s'engagent à respecter l'échéancier suivant:
- ANNEE | ORGANISATEUR et lieu de déroulement de l’évènement |
2015 – 16e édition | Communauté urbaine de Bordeaux |
2016 – 17e édition | Communauté urbaine de Dunkerque |
2017 – 18e édition | Communauté d’agglomération de Grenoble |
2018 – 19e édition | Communauté urbaine de Dunkerque |
2019 – 20e édition | Communauté urbaine de Bordeaux |
2020 - 21e édition | Communauté urbaine de Dunkerque |
ARTICLE 4 : Concession de la marque Assises nationales de l’énergie
La marque des « Assises nationales de l’Energie » a fait l’objet d’un dépôt à l’Institut National de la Propriété Industrielle et appartient à la Communauté urbaine de Dunkerque. Le dépôt à l'INPI de cette marque a donc conféré à la CUD un monopole d'exploitation de cette marque, pour les produits et services qui sont couverts par celle-ci. Dans un esprit de cohérence en terme de communication, les organisateurs s’engagent à respecter la charte graphique des Assises de l’énergie sur l’ensemble des supports de communication (plaquette du programme, masque powerpoint, …)
La CUD en concède à titre gratuit l’utilisation à la Métro et à la CUB, sous réserve d’une exploitation et d’une organisation des Assises conforme à l’objet et aux objectifs de l’évènement ci-après fixés.
La concession de marque prendra fin de plein droit à l’expiration de la présente convention ou en cas de cessation anticipée de ladite convention, quel qu’en soit le motif.
ARTICLE 5 : Organisation générale de l’événement
L’événement a pour principal objectif de sensibiliser les élus des collectivités territoriales sur leur place et leur rôle en matière de politique énergétique. Le fil conducteur de l’événement est «de l’engagement à l’action sur les territoires», marquant ainsi le rôle central que jouent les collectivités dans la mise en œuvre des objectifs stratégiques internationaux, européens, nationaux et régionaux. Il n’a pas de thème particulier, le programme étant défini en fonction de l’actualité avec un regard prospectif ... « et demain ? ». Une ouverture à des nouvelles thématiques complémentaires à la gouvernance territoriale est insérée dans chaque programme à savoir : les nouvelles technologies de l’énergie, l’économie et l’emploi.
Les publics cibles sont les acteurs de l'énergie (entreprises, industries, organisations professionnelles, consommateurs, cabinets d’études, associations diverses, collectivités locales et leurs groupements, Etat et services déconcentrés,
…) et particulièrement les élus européens, nationaux et/ou locaux; une représentativité nationale et européenne des participants est recherchée.
Afin d’assurer des événements au format homogène, chaque collectivité organisatrice s’engage à respecter les caractéristiques essentielles des « Assises » telles qu’elles sont décrites ci-après.
5-1 : Durée de l’évènement
L’événement se déroule sur 3 journées fin janvier (mardi, mercredi et jeudi) selon le format type suivant.
Mardi
- à partir de 10h : une séance plénière portant sur le thème des avancées technologiques pouvant accueillir en parallèle des ateliers forums, agoras, visites
- déjeuner de 12h30 à 14 h30
- 15h à 20h : Plénière, Ateliers, forums, agoras, visites, conférences, rencontres et événements partenaires
- 20h-22h: buffet dînatoire
- 20h : film documentaire, ouverture au public
Mercredi
- 9h à 12h30 : des séances plénières
- 12h30 à 14h30 : déjeuner
- 15h à 20h : Ateliers, forums, agoras, visites, conférences, rencontres et événements partenaires
- 20h à 23h30 : dîner de gala close up, animations dansantes
Jeudi
- 9h à 12h30 : des séances plénières pouvant accueillir en parallèle des ateliers forums, agoras, visites, événements partenaires, conférence de presse…
- 12h30 à 14h : déjeuner
- 14h à 16h30 : séance plénière pouvant accueillir en parallèle des conférences, ateliers forums, agoras, visites de sites
5-2 : Le secrétariat permanent : missions et gestion.
Pour organiser cet évènement, les parties prenantes décident de créer un secrétariat permanent des Assises de l’énergie qui sera dirigé depuis la Communauté urbaine de Dunkerque. Ce secrétariat a notamment pour mission de gérer les prestations liées à la programmation (organisation du comité de programmation, préparation du programme - cf article 5-2-1), aux relations presse, aux partenariats, à la gestion du site internet. Toutes les autres prestations seront gérées par la collectivité d’accueil des Assises.
5-2-1 : Programmation
Le secrétariat permanent s’adjoindra les services d’un prestataire qui sera chargé d’assurer une mission d’assistance à maîtrise d’ouvrage pour la programmation de l’événement. Cette prestation comprend principalement la conception et l’élaboration du programme, la conception et la gestion d’un appel à manifestation d’intérêt, le choix et l’encadrement des intervenants.
La prestation comporte neuf phases principales :
1 Rédaction d’une note de cadrage
2 Constitution et animation du comité de préparation
3 Organisation générale de l’appel à manifestation d’intérêt, préparation des contenus du livret...
4Organisation générale des sessions plénières
5 Coaching, coordination et suivi des intervenants 6 Proposition et rédaction du préprogramme
7 Proposition et rédaction du programme définitif 8 Présence lors de l'événement
9 Evaluation de l’événement
Le CCTP est joint en annexe des présentes.
Il est rappelé qu’un marché public a d’ores et déjà été conclu par la Communauté urbaine de Dunkerque pour les 16es (à Bordeaux) et 17es éditions (à Dunkerque) et qu’elle procédera aux commandes et au paiement direct du/des prestataires dans les conditions fixées à l’annexe intitulée – Avenant 1 au marché de programmation et d’évaluation.
Les Assises doivent permettre d’octroyer des temps de rencontre aux participants (donner des « respirations », des temps d’échanges inter personnels) en développant des formats de rencontre plus adaptés aux échanges selon le format type suivant :
- par la constitution d’ateliers (30) avec des capacités d’accueil de 100 personnes maximum/ atelier
- les forums (80) avec une capacité d’accueil de 70 personnes maximum/ forum
- des agoras (lieu de rendez-vous informel ouvert à la discussion) d’une capacité d’accueil de 10 personnes maximum
5-2-2 : Relations presse et communication
Le secrétariat permanent s’adjoindra les services d’un prestataire pour élaborer une stratégie de relations presse et de communication dans le domaine de l’énergie et
dans les domaines connexes de la politique urbaine tels que l’urbanisme, l’habitat, le bâtiment, l’économie, l’environnement et le secteur social (entre autres). A ce titre cette stratégie aura pour but de rendre visible l’événement des Assises nationales de l’énergie à plusieurs niveaux (européen, national, régional et local) auprès de la presse écrite, audiovisuelle et web.
La prestation comporte dix phases principales :
1. Plan d’actions
2. Présence au comité de préparation
3. Rédaction des communiqués de presse
4. Rédaction de lettres d’information (ou « news letter »)
5. Partenariats presse
6. Animation des réseaux sociaux
7. Conférences de presse
8. Dossier de presse
9. Accueil pendant l’événement
10. Suivi après l’événement
Il est rappelé qu’un marché public a d’ores et déjà été conclu par la Communauté urbaine de Dunkerque pour les 16es (à Bordeaux) et 17es éditions (à Dunkerque) et qu’elle procédera aux commandes et au paiement direct du/des prestataires dans les conditions fixées à l’annexe intitulée – Avenant 1 au marché de relation presse et de communication.
Le CCTP est joint en annexe des présentes. Le secrétariat permanent assure la coordination générale de ces prestations et de manière collégiale avec les coorganisateurs.
5-2-3 : Relations et conventions de partenariats
Le secrétariat permanent négocie, propose et signe des conventions triennales avec les principaux partenaires publics et privés de premier rang à savoir l’ADEME, EDF collectivités, GDFSUEZ, Dalkia France, et de second rang à savoir Erdf, Grdf, RTE, Grtgaz, Caisse des dépôts).
Ce secrétariat permanent est chargée de rechercher de nouveaux partenariats nationaux dont les négociations devront être discutées entre coorganisateurs. Il assure toutes les relations avec ceux-ci hormis les relations demandant une connaissance logistique particulière telle que : implantation de stand ou diffusion de documents de promotion d’activité de l’entité partenaire à placer sur le lieu de la manifestation.
La collectivité accueillant les Assises négocie les partenariats publics locaux avec la Région (partenaire de premier rang) et le Conseil Général (partenaire de second rang), et autres.
5-2-4 Site internet
La Communauté urbaine de Dunkerque possède le site internet des Assises. Le secrétariat permanent procédera, à ses frais avancés, à son actualisation/alimentation y compris lorsque l’événement se déroule à Grenoble ou à Bordeaux. Il actualise et développe le fichier de diffusion, met en ligne tous les documents, vidéos, photos, agenda, etc…tout au long de l’année;
5-2-5 Gestion des inscriptions
Le secrétariat permanent mettra à disposition le module d’inscription adapté au programme. Il sera obligatoirement hébergé sur le site des Assises de l’énergie. La collectivité organisatrice sera chargée de l’exploitation des données pour éditer la liste des inscrits, les badges, la gestion des stocks, la facturation, …
ARTICLE 6 : Les autres prestations à la charge directe de la collectivité organisatrice des Assises de l’énergie
Chaque collectivité pourra s'adjoindre les compétences de plusieurs prestataires de service dans le domaine de la mise en scène, de l’animation journalistique du plateau TV et des séances plénières, de la rédaction d’un document retraçant les débats, de l’accueil, de la logistique, de la restauration...
6-1 Mise en scène
L’organisateur se chargera directement ou s’adjoindra les services d’un prestataire capable d’assurer une mission de scénographie, de diffusion audiovisuelle et d’animation générale de l’événement en adéquation avec la stratégie de communication dans le domaine de l’énergie et dans les domaines connexes de la politique urbaine tels que l’urbanisme, l’habitat, le bâtiment, l’économie, l’environnement et le secteur social (entre autres). La prestation devra être adaptée au lieu choisi pour l’événement en tenant compte des préconisations figurant dans le CCTP joint en annexe. Le secrétariat communiquera un dossier de consultation d’entreprise type à l’organisateur.
6-2 Restauration
Les différentes activités de la prestation de restauration sont gratuites pour tous les congressistes. Elles se déroulent suivant le planning prévisionnel suivant :
Accueil café | 08h00-10h00 | ||
Pause café | 10h45-11h15 | Estaminet/ | |
mardi | Déjeuner 1 | 12h30-15h00 | Guinguette |
Pause café | 16h00-16h30 | 08h00-20h30 | |
Buffet dînatoire | 18h30-21h00 | ||
Accueil café | 08h00-10h00 | ||
Pause café | 10h45-11h15 | Estaminet/ | |
mercredi | Déjeuner 2 | 12h30-15h00 | Guinguette |
Pause café | 16h00-16h30 | 08h00-20h30 | |
Dîner de gala | 20h30-01h00 | ||
Accueil café | 08h00-9h00 | Estaminet/ | |
jeudi | Pause café | 10h30-11h00 | Guinguette |
Déjeuner 3 | 12h00-15h00 | 08h00- 16h30 |
L’Estaminet : L'espace "Estaminet" ou sa déclinaison locale est un lieu convivial destiné à favoriser les échanges entre les congressistes autour de boissons chaudes et fraîches (jus de fruit, eaux minérales et gazeuses, bières pression (2 ou 3 différentes, de préférence régionales y compris la mise à disposition des pompes à bière) viennoiseries, biscuits et confiseries divers de la Région.
Les Déjeuners 1, 2 et 3 : Ces déjeuners sont proposés sous forme de buffet, avec des menus différents comprenant : entrée froide, plat chaud à base ou de volaille ou de viande rouge ou de poisson, un dessert, un café, des boissons (vins d'AOC, bières régionales, eau minérale), du pain.
Le Buffet dînatoire : Cette prestation est proposée sous forme de buffet chaud sur la base d’une formule «plat/dessert » sur le thème « les spécialités locales »( un plat de viande et/ou poisson et son accompagnement, une variété de desserts , un choix de boissons (bières régionales, vin, jus de fruit, eau minérale),un café
Le Dîner de gala : Le dîner de gala est proposé sous forme de buffet (apéritif et ses mises en bouche, une variété d’entrées froides et chaudes, une variété de plats chauds à base de volaille, viande rouge et de poisson, une variété de légumes chauds ,une variété de fromages, une variété de desserts, du café, des boissons (vins d'AOC, bières régionales, eau minérale),du pain) Le prestataire privilégie la gastronomie régionale et propose, dans la mesure des quantités nécessaires disponibles, des produits de saison.
Le secrétariat communiquera un dossier de consultation d’entreprise type à l’organisateur.
6-3 L’organisation d’un carrefour des métiers de l’énergie
Ce carrefour vise à informer les publics sur les métiers de l’énergie – professionnels ou non – ainsi qu’à proposer un accompagnement vers l’emploi sur ces métiers.
Il se découpera en 3 événements consécutifs (1 par journée), s’adressant à des publics différents (jeunes en projet de formation en alternance (apprentissage, professionnalisation), demandeurs d’emploi, scolaires (lycéens) souhaitant s’informer sur les métiers de l’énergie) pour chacun :
L’EVOLUTION DES METIERS DE L’ENERGIE, autour de tables rondes, destinées aux professionnels (emploi / formation, du secteur).
APPROCHE LUDIQUE DES METIERS DE L’ENERGIE, autour d’animations, de jeux pédagogiques, de supports multimédias, destiné aux scolaires et au grand public.
ACCOMPAGNEMENT VERS L’EMPLOI DANS LES METIERS DE L’ENERGIE, autour de
stands entreprises, de réunions d’information collectives, d’entretiens entre jeunes
/ demandeurs d’emploi et entreprises, destiné aux jeunes en projet de contrat d’alternance et aux demandeurs d’emploi.
Le secrétariat communiquera un mode opératoire type à l’organisateur. À noter, au regard des délais d'organisation, il s'agit pour l'édition 2015 d'objectifs avec une adaptation possible au regard des contraintes afférentes.
6-4 : l’organisation du plateau TV
Cette prestation consiste à assurer l’animation et la préparation du plateau TV des Assises nationales de l’énergie pendant les trois journées du mardi, mercredi et jeudi. A cette fin, l’organisateur devra s’adjoindre si nécessaire les services d’un prestataire chargé de :
· Rédiger le fil rouge détaillé de l’animation de ce plateau TV avec l’appui des organisateurs et proposer une grille de programmation en adéquation avec les thématiques abordées tout au long des Assises
· Prendre contact avec les intervenants des plénières, ateliers et forums susceptibles de contribuer aux débats du plateau TV
· Animer de manière générale le plateau TV lors des trois journées durant les horaires définis au programme.
Il conviendra de s'assurer du bon rythme de l'événement pour en garantir l'efficacité, sur la forme et sur le fond et dans la discussion avec les intervenants, de questionner le « dessous des cartes » et ainsi rebondir de manière pertinente et perspicace sur les propos tenus par les intervenants.
Le secrétariat communiquera un dossier de consultation d’entreprise type à l’organisateur.
6-5 Autres
S’agissant des visites de sites, de l’animation journalistique, des actes, de la logistique, de l’accueil et transport des congressistes, l’accueil et le transport des intervenants et des représentants de la presse, l’organisateur s’inspirera des éléments joints en annexe pour lancer les consultations nécessaires dans le respect du code des marchés publics.
Le secrétariat communiquera un dossier de consultation d’entreprise type à l’organisateur pour l’animation journalistique et un mode opératoire pour les transports des congressistes.
ARTICLE 7 : Budget et dispositions financières 7-1 : le budget prévisionnel
Les parties prenantes s’accordent pour fixer le budget prévisionnel de l’événement de l’ordre de 700 000 Euros H.T. (opération soumise à TVA) avec un objectif a minima de 2000 participants. Les Assises sont financées par différents partenaires institutionnels (Etat, Conseil Régional et Conseil Général), des fournisseurs d'énergie, prestataires de services énergétiques, des établissements financiers et autres... Au final, le montant de la participation de la Collectivité d’accueil est d’environ 22 % du budget global, hors valorisation de personnel. Les budgets et proportions qui précèdent sont indicatifs et chaque année la collectivité organisatrice propose son budget prévisionnel au comité de pilotage visé à l’article
8. Ce budget s’entend hors frais des ressources humaines mobilisées au sein de la collectivité organisatrice.
7-2 : les frais d’inscription
Afin d’assurer une continuité et une égalité dans la qualité du service rendu aux participants, les parties prenantes s’accordent pour fixer les frais d'inscription aux Assises de l'énergie selon les modalités suivantes :
Le montant des droits d'inscription s'élève à 330 € HT plus TVA /participant*
*Tarifs préférentiels : Remise 50% accordée aux élus accompagnés d’un technicien (soit 165 euros HT / participant) et aux Groupes de 10 personnes et plus (un seul interlocuteur pour les inscriptions et le paiement)
Gratuité accordée aux Demandeurs d’emploi (sur présentation de justificatif /repas non compris), Etudiants (sur présentation de justificatif /repas non compris), Retraités.
Ce forfait comprend :
• la participation aux visites, ateliers, forums et séances plénières,
• le buffet dînatoire, les déjeuners et le dîner de gala
• l’accès à l’Estaminet et boissons servies lors des pauses,
• la remise d'un dossier complet du colloque
Ce tarif forfaitaire ne donne lieu à aucune réduction en cas de non participation à l'un des éléments du programme. Il est possible de s’inscrire uniquement au dîner de gala. Le montant de la participation au dîner de gala est fixé à 50 € HT / participant.
Ces tarifs devront toujours inclure les mêmes prestations quelques soient le lieu où se tiendront les Assises nationales de l’énergie. Ils seront fixés par voie de délibération par chaque collectivité. Toutes modifications souhaitées par une des parties prenantes devront être décidées de manière collégiale entre les collectivités co-organisatrices en comité de pilotage.
7-3 : Fonctionnement, rôle et financement du secrétariat permanent
Quel que soit le lieu d’organisation des Assises, le secrétariat procédera aux commandes et au paiement direct du/des prestataires en lien avec l’activité du secrétariat permanent sus visés. En contrepartie, il encaissera directement les subventions susceptibles d’être versées par les partenaires afin de couvrir les frais inhérents à la tenue du secrétariat permanent, ressources humaines comprises et dont l’estimation globale prévisionnelle est jointe en annexe.
La collectivité organisatrice s'acquittera l'année où elle accueillera la manifestation des frais de personnel induits par ces missions à la CUD à hauteur de 48 000 Euros HT.
A l’issue de l’événement sera établi un décompte certifié par le Président de la Communauté urbaine de Dunkerque retraçant l’ensemble des subventions perçues, l’ensemble des dépenses exposées au titre des marchés et factures susvisés, la valorisation des personnels communautaires et moyens matériels mobilisés. Si ce décompte fait apparaître un excédent, il sera intégralement reversé à la collectivité organisatrice.
La collectivité organisatrice, à l’exclusion des subventions susvisées directement versées à la communauté urbaine de Dunkerque, reste entièrement responsable de la sollicitation de toutes autres subventions susceptibles d’être obtenues au niveau régional. Des représentants politiques et techniques désignés en son sein entameront les négociations de « terrain » en allant à la rencontre des partenaires sollicités afin de leur présenter l’événement.
La collectivité organisatrice aura en charge l’ensemble des dépenses induites par les Assises, à la seule exclusion de celles prises en charge par la Communauté urbaine dans les conditions qui précèdent.
ARTICLE 8 : Comité de pilotage
Un comité de pilotage se réunira au moins une fois par an ou sur demande écrite d’une des collectivités et en tout état de cause à chaque édition pour examiner la mise en œuvre et les évolutions souhaitées de la présente convention.
Chaque partie désigne la personne suivante comme membre du comité de pilotage Pour la CUD : Xxxxxx Xxxxxx, Vice-Président
Pour la METRO de Grenoble : Xxxxxx Xxxxxxxx, Vice-Président Pour la CUB : Xxxxx Xxxxx, Président
ARTICLE 9 : Litiges
Tout litige relatif à l’application de la présente convention sera porté, à défaut de règlement amiable dans les trois mois suivants la notification du litige à l'une des parties, devant le tribunal administratif territorialement compétent.
Fait à DUNKERQUE, le
en trois exemplaires originaux
Pour la Communauté Urbaine de Dunkerque, le Président,
Pour Communauté Urbaine de Bordeaux, le Président,
Pour la Communauté d’Agglomération de Grenoble Alpes Métropole
Le Président,