CONDITIONS GÉNÉRALES
CONDITIONS GÉNÉRALES
Location de la salle d’événements
Jardin des Papillons
Article 1 | Contrat
Les présentes conditions générales de location, le devis établi sur base de la demande de réservation et la demande de réservation forment un ensemble indissociable, le contrat de location.
Le contrat n’est conclu définitivement qu’après retour au Jardin des Papillons :
• d’un exemplaire du devis et
• d’un exemplaire des « Conditions générales de location »,
revêtus du cachet, de la date et de la signature du client. Une confirmation de réservation sera envoyée par le Jardin des Papillons au client.
Article 2 | Modification du contrat
Toute modification du contrat doit faire l’objet d’une demande écrite de la part du client. Le Jardin des Papillons confirmera son acceptation par écrit. Si nécessaire, un nouveau contrat de location sera établi.
En cas de désaccord, le Jardin des Papillons se réserve le droit d’annuler le contrat et d’appliquer les pénalités indiquées à l’article 3.
Article 3 | Annulation du contrat
Toute annulation doit être communiquée au Jardin des Papillons par écrit. Les annulations donnent lieu à la facturation des indemnités suivantes :
• annulation intervenant à dix jours ouvrables ou plus avant le début de la location : sans indemnité ;
• annulation intervenant à trois jours ouvrables ou plus avant le début de la location : indemnité de 50% du montant du contrat ;
• annulation intervenant à moins de trois jours ouvrables avant le début de la location : indemnité de 100% du montant du contrat.
Article 4 | Nombre de personnes
Le nombre prévisionnel de personnes est un élément important du contrat de location. Il détermine l’envergure du travail de préparation et les commandes en relation avec la consommation de boissons et/ou de nourriture.
Dans sa demande de réservation, le client indique avec autant de précision que possible le nombre prévisionnel de participants.
Le nombre de personnes admises dans la salle d’événements est comme suit :
• 25 personnes en mode réunion avec tables et chaises ;
• 30 personnes en mode conférence avec xxxxxxx uniquement ;
• 40 personnes en mode apéritif sans tables et sans chaises (éventuellement avec quelques tables de bar).
Le client est dans l’obligation de communiquer le nombre total de personnes, par écrit, jusqu’au quatrième jour ouvrable inclus, précédant le début de la location.
Si le nombre de participants dépasse le nombre de personnes admises dans la salle d’événements, le Jardin des Papillons est en droit d’annuler le contrat et d’appliquer les pénalités indiquées dans l’article 3.
Article 5 | Tarifs et conditions de paiement
Les tarifs applicables sont ceux publiés sur le site Internet du Jardin des Papillons. Sauf stipulation contraire dans le devis, les factures sont payables en EUR au plus tard à trente jours de la date de la facture, par virement sur le compte bancaire du Jardin des Papillons.
Article 6 | Réservation
Pour être valable, la réservation doit se faire via le formulaire sur le site Internet du Jardin des Papillons. Les demandes de réservation doivent se faire au plus tard 72 heures avant le début de la location.
Le Jardin des Papillons établit un devis sur base de la demande de réservation. Ce devis doit être retourné avec un exemplaire des conditions générales, des deux documents revêtus de la date, de la signature et du cachet du client.
Article 7 | Acompte
Un acompte correspondant à 50% du montant total du contrat est à payer suite au devis établi par le Jardin des Papillons de la réservation, à la date indiquée sur le devis. Le non-paiement à cette date sera considéré par le Jardin des Papillons comme une annulation du contrat qui entraînera la facturation des indemnités prévues aux articles 3 et 5.
Article 8 | Horaires et durée de location
La salle d’événements du Jardin des Papillons peut être louée pour :
• la journée (8h00 – 18h00)
• la demi-journée (4 heures entre 8h00 et 18h00)
• la soirée (entre 18h00 et 22h00).
Article 9 | Aménagement des salles
L’aménagement souhaité doit être indiqué dans la demande de réservation :
• en mode réunion avec tables et chaises ;
• en mode conférence avec xxxxxxx et une ou deux tables ;
• en mode apéritif sans tables et sans chaises (avec éventuellement tables de bar).
Article 10 | Boissons et pause-café
Les eaux plates et gazeuses ne sont pas incluses dans le prix de la location et sont facturées 5,00 € par personne et par demi-journée.
Les pauses-café ne sont pas incluses dans le prix de la location. Elles sont à demander explicitement lors de la demande de réservation et sont facturées en plus du prix de location, à savoir 10,00 € par personne et par demi-journée.
Conformément à l’article 4, le client s’engage à informer le Jardin des Papillons du nombre de participants en vue des commandes relatives aux boissons et/ou à la nourriture.
Article 11 | Restauration
Le client a la possibilité de commander un Catering, type amuse-bouche, que le KichenAtelier de la Xxxxxxx Xxxx préparera. Le Catering est à commander explicitement lors de la demande de réservation.
Conformément à l’article 4, le client s’engage à informer le Jardin des Papillons du nombre de participants en vue de la préparation du Catering.
Article 12 | Équipement de sonorisation, audiovisuel et informatique
La salle d’événements est équipée avec un projecteur, un écran, des haut-parleurs et un ordinateur portable. Afin d’éviter des incompatibilités et afin de minimiser le risque de virus et autres menaces à la sécurité, seul le matériel disponible sur place peut être utilisé.
Il est strictement interdit de brancher tout autre matériel au matériel mis à disposition.
Le client s’engage à restituer l’ensemble du matériel loué. En cas de détérioration ou de non restitution, la valeur d’un nouvel appareil sera facturée au client.
Une caution de 500,00 € est à déposer lors du paiement de l’acompte conformément à l’article 6.
Article 13 | Publicité
Si le client prévoit des publicités dans lesquelles figure le nom du Jardin des Papillons ou son identité visuelle, une autorisation préalable par écrit du Jardin des Papillons est exigée.
Article 14 | Assurance et responsabilité
Le Jardin des Papillons décline toute responsabilité en cas de pertes, de vols ou de dégradations que peuvent subir les biens et objets appartenant au client, à ses sous-traitants ou à ses invités.
Le client est responsable de tout dommage que lui-même, ses sous-traitants et ses invités pourraient causer aux lieux et au matériel du Jardin des Papillons.
Aucun comportement, équipement ou matériel ne doit constituer un danger ou une gêne pour les autres clients du Jardin des Papillons.
Article 15 | Attribution de juridiction
Les présentes conditions générales de location sont soumises au droit luxembourgeois.
En cas de contestations ou de litiges relatifs au présent contrat, les parties s’engagent à rechercher une solution amiable. A défaut d’accord entre les parties, le litige sera soumis aux tribunaux de la ville de Luxembourg qui seront seuls compétents.