« Contrat de services de gré à gré »

CONDITIONS GÉNÉRALES

1. XXXX ET RÈGLEMENTS APPLICABLES ET TRIBUNAL COMPÉTENT

Le prestataire de services s’engage à respecter, dans l’exécution du présent contrat, les lois et règlements en vigueur au Québec applicables à l’exécution du présent contrat et en cas de contestation, les tribunaux du Québec seront seuls compétents.

2. POLITIQUE GOUVERNEMENTALE RELATIVE À L’EMPLOI ET À LA QUALITÉ DE LA LANGUE FRANÇAISE DANS L’ADMINISTRATION

Le prestataire de services ayant un établissement au Québec et ayant 50 employés ou plus au Québec depuis au moins 6 mois doit se conformer aux critères d’application du point 22 de la Politique gouvernementale relative à l’emploi et à la qualité de la langue française dans l’administration pendant la durée du contrat.

Si votre organisation est visée aux paragraphes 1 et 2 de l’article 4 de la Loi sur les contrats des organismes publics. L’obligation de s’engager à implanter un programme d’accès à l’égalité en emploi ne vise que les entreprises du Québec ou du Canada

3. PROGRAMME D’OBLIGATION CONTRACTUELLE- ÉGALITÉ EN EMPLOI

Utilisation de cette clause si le contrat peut comporter une dépense d’au moins 100 000$ et que l’appel d’offres n’est pas ouvert aux accords

3.1 Tout prestataire de services ou sous-contractant du Québec ayant plus de 100 employés doit, pour se voir octroyer un contrat ou un sous-contrat de 100 000 $ ou plus, s’engager, au préalable, à implanter un programme d’accès à l’égalité en emploi conforme à la Charte des droits et libertés de la personne et respecter cet engagement.

Tout prestataire de services ou sous-contractant du Québec qui a plus de 100 employés et dont le secteur d’activité est sous règlementation fédérale ne doit pas s’engager au Programme d’obligation contractuelle du Québec, puisqu’il applique déjà un programme d’équité en emploi conforme au programme fédéral.

Dans le cas d’un consortium non juridiquement organisé, les règles prévues à la présente clause s’appliquent à chacun des membres du consortium.

Le prestataire de services ou le sous-contractant doit remplir la section 1 du formulaire « Programme d’obligation contractuelle – Égalité en emploi » et :

• si son entreprise possède déjà une « Attestation d’engagement » ou un

« Certificat de mérite » ou si son secteur d’activité est sous règlementation fédérale, il doit remplir la section 2;

• s’il n’est pas nécessaire qu’il s’engage à un programme d’égalité en emploi, il doit remplir la section 3;

• si aucune des situations précédentes ne s’applique, que son entreprise est québécoise et compte plus de 100 employés et que le montant de sa soumission ou du sous-contrat est de 100 000 $ ou plus, il doit remplir la section 4.

Le formulaire signé doit être transmis à l’organisme public.

Utilisation de cette clause si le contrat peut comporter une dépense de 100 000$ ou plus et que l’appel d’offres est ouvert aux accords

3.2 Tout prestataire de services ou sous-contractant du Québec ayant plus de 100 employés doit, pour se voir octroyer un contrat ou un sous-contrat de 100 000 $ ou plus, s’engager, au préalable, à implanter un programme d’accès à l’égalité en emploi conforme à la Charte des droits et libertés de la personne et respecter cet engagement.

Tout prestataire de services ou sous-contractant du Québec ou d’une autre province ou territoire du Canada qui a plus de 100 employés et dont le secteur d’activité est sous règlementation fédérale ne doit pas s’engager au Programme d’obligation contractuelle du Québec, puisqu’il applique déjà un programme d’équité en emploi conforme au programme fédéral.

Tout prestataire de services ou sous-contractant d’une autre province ou territoire du Canada qui compte plus de 100 employés et à l’égard duquel un programme d’équité en emploi est applicable doit fournir, préalablement à la conclusion de tout contrat ou sous-contrat de 100 000 $ ou plus, une attestation selon laquelle il s’est engagé à implanter dans son entreprise un programme d’équité en emploi conforme à celui de sa province ou de son territoire.

Dans le cas d’un consortium non juridiquement organisé, les règles prévues à la présente clause s’appliquent à chacun des membres du consortium.

Le prestataire de services ou le sous-contractant doit remplir la section 1 du formulaire « Programme d’obligation contractuelle – Égalité en emploi » et :

• si son entreprise possède déjà une « Attestation d’engagement » ou un

« Certificat de mérite » ou si son secteur d’activité est sous règlementation fédérale, il doit remplir la section 2;

• s’il n’est pas nécessaire qu’il s’engage à un programme d’égalité en emploi, il doit remplir la section 3;

Le formulaire signé doit être transmis à l’organisme public.

4. ATTESTATION DE REVENU QUÉBEC

Tout prestataire de services ayant un établissement au Québec doit, pour se voir octroyer un contrat de 25 000 $ ou plus, transmettre au ministre une attestation délivrée par l’Agence du revenu du Québec, nommée « Attestation de Revenu Québec ». Cette attestation du prestataire est valide jusqu’à la fin de la période de trois mois qui suit le mois au cours duquel elle a été délivrée.

De plus, l’attestation du prestataire ne doit pas avoir été délivrée après la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions.

Cette attestation indique que, à sa date de délivrance, le prestataire de services a produit les déclarations et les rapports qu’il devrait produire en vertu des lois fiscales et qu’il n’a pas de compte payable en souffrance à l’endroit du ministre du Revenu du Québec, notamment lorsque son recouvrement a été légalement suspendu ou lorsque des dispositions ont été convenues avec lui pour en assurer le paiement et qu’il n’est pas en défaut à cet égard.

Un prestataire de services ne peut transmettre une Attestation de Revenu Québec qui contient des renseignements faux ou inexacts, produire pour lui-même l’attestation d’un tiers ou faussement déclarer qu’il ne détient pas l’attestation requise.

Il est interdit d’aider une personne, par un acte ou une omission, à contrevenir aux dispositions du paragraphe précédent ou, par un encouragement, un conseil, un consentement, une autorisation ou un ordre, de l’amener à y contrevenir.

La violation des dispositions des deux paragraphes précédents constitue une infraction suivant le Règlement sur les contrats de services des organismes publics (chapitre C- 65.1, r. 4) et rend son auteur passible d’une amende de 5 000 $ à 30 000 $ dans le cas d’une personne physique et de 15 000 $ à 100 000 $ dans les autres cas. En cas de récidive dans les cinq ans, le montant des amendes minimales et maximales prévues est doublé.

Si hors Québec Le prestataire de services n’ayant pas un établissement au Québec où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau, doit présenter, avec sa soumission, le formulaire « Absence d’établissement au

Québec » dûment rempli et signé par une personne autorisée.

5. DÉCLARATION CONCERNANT LES ACTIVITÉS DE LOBBYISME EXERCÉES AUPRÈS DE L’ORGANISME PUBLIC RELATIVEMENT À L’ATTRIBUTION D’UN CONTRAT DE GRÉ À GRÉ

Avant la signature du contrat de gré à gré, tout prestataire de services doit produire le formulaire « Déclaration concernant les activités de lobbyisme exercées auprès de l’organisme public relativement à l’attribution d’un contrat de gré à gré » dûment signé pour se voir octroyer le contrat. Dans ce formulaire, le contractant déclare notamment qu'au sens de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme (RLRQ, chapitre T- 11.011) et des avis émis par le Commissaire au lobbyisme :

• soit que personne n’a exercé pour son compte, que ce soit à titre de lobbyiste d’entreprise, de lobbyiste-conseil ou de lobbyiste d’organisation, des activités de lobbyisme, préalablement à la déclaration;

• ou que des activités de lobbyisme ont été exercées pour son compte et qu’elles l’ont été en conformité avec cette loi, avec ces avis ainsi qu’avec le Code de déontologie des lobbyistes (RLRQ, chapitre T-11.011, r.2).

De plus, le contractant reconnaît que, si l’organisme public a des motifs raisonnables de croire que des communications d’influence non conformes à la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme et au Code de déontologie des lobbyistes ont eu lieu pour obtenir le contrat, une copie de la déclaration pourra être transmise au Commissaire au lobbyisme par l’organisme public.

Ce formulaire doit être celui de l’organisme public ou contenir les mêmes dispositions. Le défaut de produire cette déclaration pourra entraîner la non-conclusion du contrat.

6. RESPONSABILITÉ DU PRESTATAIRE DE SERVICES

Le prestataire de services sera responsable de tous les dommages causés par lui, ses employés, agents, représentants ou sous-contractants dans le cours ou à l’occasion de l’exécution du présent contrat, y compris le dommage résultant d’un manquement à un engagement pris en vertu du présent contrat.

Le prestataire de services s’engage à indemniser, protéger et prendre fait et cause pour l’organisme public contre tout recours, toute réclamation, toute demande, toute poursuite et toute autre procédure pris par toute personne en raison de dommages ainsi causés.

À ajouter dans le cas d’un contrat de services en technologies de l’information

Malgré les deux premiers alinéas, la responsabilité du prestataire de services aux termes de ce contrat est toutefois limitée à cinq fois la valeur du contrat jusqu’à concurrence de 3 000 000 $.

Cette limite financière de responsabilité ne s’applique pas au préjudice corporel ou moral ni au préjudice matériel causé par une faute intentionnelle ou une faute lourde.

7. REGISTRE DES ENTREPRISES NON ADMISSIBLES AUX CONTRATS PUBLICS (RENA)

Le prestataire de services ne doit pas être inscrit au registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA) ou, s’il y est inscrit, sa période d’inadmissibilité aux contrats publics doit être terminée.

Par contre, le Conseil du trésor peut, lors de circonstances exceptionnelles, permettre à un organisme public ou à un organisme visé à l’article 7 de conclure un contrat avec une entreprise inadmissible aux contrats publics ou permettre à une entreprise de conclure un sous-contrat rattaché directement à un contrat public avec un sous-contractant inadmissible aux contrats publics. Le Conseil du trésor peut assortir cette permission de conditions, notamment celle que l’entreprise ou le sous-contractant inadmissible soit soumis, à ses frais, à des mesures de surveillance et d’accompagnement.

En outre, lorsqu’un organisme public ou un organisme visé à l’article 7 constate qu’il y a urgence et que la sécurité des personnes ou des biens est en cause, le dirigeant de cet organisme peut permettre de conclure un contrat avec une entreprise inadmissible aux contrats publics ou permettre à une entreprise de conclure un sous-contrat rattaché directement à un contrat public avec un sous-contractant inadmissible aux contrats publics. Le dirigeant de l’organisme doit toutefois en aviser par écrit le président du Conseil du trésor dans les 15 jours.

Les dispositions des deux paragraphes précédents s’appliquent également, avec les adaptations nécessaires, lorsqu’il s’agit de permettre la conclusion d’un contrat public ou d’un sous-contrat rattaché directement à un contrat public avec une entreprise qui ne détient pas une autorisation de contracter alors qu’une telle autorisation est requise.

8. RÉSILIATION

8.1 L’organisme public se réserve le droit de résilier ce contrat pour l’un des motifs suivants :

a) le prestataire de services fait défaut de remplir l’un ou l’autre des termes, conditions ou obligations qui lui incombent en vertu du présent contrat;

b) le prestataire de services cesse ses opérations de quelque façon que ce soit, y compris en raison de la faillite, liquidation ou cession de ses biens;

c) le prestataire de services lui a présenté des renseignements faux ou trompeurs ou lui a fait de fausses représentations;

d) le prestataire de services est déclaré coupable d'une infraction à la Loi sur la concurrence (L.R.C. (1985), c. C-34) édictée par le gouvernement fédéral relativement à un appel d'offres public ou à un contrat conclu avec une administration publique au Canada sans toutefois avoir encore été inscrit au registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA).

Pour ce faire, l’organisme public adresse un avis écrit de résiliation au prestataire de services énonçant le motif de résiliation. S’il s’agit d’un motif de résiliation prévu au paragraphe a), le prestataire de services devra remédier au défaut énoncé dans le délai prescrit à cet avis, à défaut de quoi ce contrat sera automatiquement résilié, la résiliation prenant effet de plein droit à l’expiration de ce délai. S’il s’agit d’un motif de résiliation prévu au paragraphe b), c) ou d), la résiliation prendra effet de plein droit à compter de la date de la réception de l’avis par le prestataire de services.

Le prestataire de services aura alors droit aux frais, déboursés et sommes représentant la valeur réelle des services rendus jusqu’à la date de la résiliation du contrat, conformément au présent contrat, sans autre compensation, ni indemnité que ce soit, et ce, à la condition qu’il remette à l’organisme public tous les travaux déjà effectués au moment de la résiliation. Si le prestataire de services avait obtenu une avance monétaire, il devra la restituer dans son entier.

Le prestataire de services sera par ailleurs responsable de tous les dommages subis par l’organisme public du fait de la résiliation du contrat.

En cas de poursuite du contrat par un tiers, le prestataire de services devra notamment assumer toute augmentation du coût du contrat pour l’organisme public.

Si une garantie d’exécution est demandée, ajouter les deux paragraphes suivants

Sans préjudice aux autres dommages et intérêts qu’il peut réclamer au prestataire de services du fait de la résiliation, l’organisme public deviendra propriétaire de la somme déposée par chèque visé à titre de garantie d’exécution du contrat.

Si le prestataire de services a remis une garantie d’exécution sous forme de cautionnement, l’organisme public devra, avant que ce contrat ne soit résilié, signifier un avis à la caution d’exécuter les obligations et remplir les conditions prévues au contrat à défaut de quoi le présent contrat sera résilié de plein droit et la caution devra verser à l’organisme public la différence entre le prix qui aurait été payé au prestataire de services et celui qui le sera à tout nouveau prestataire de services appelé à exécuter ce contrat ainsi que tout coût occasionné à l’organisme public par l’inexécution des obligations et conditions prévues au présent contrat.

8.2 L’organisme public se réserve également le droit de résilier ce contrat sans qu’il soit nécessaire pour lui de motiver la résiliation.

Pour ce faire, l’organisme public doit adresser un avis écrit de résiliation au prestataire de services. La résiliation prendra effet de plein droit à la date de la réception de cet avis par le prestataire de services.

Le prestataire de services aura alors droit aux frais, déboursés et sommes représentant la valeur réelle des services rendus jusqu’à la date de résiliation du contrat, conformément au présent contrat, sans autre compensation ou indemnité que ce soit et, notamment, sans compensation ni indemnité pour la perte de tous profits escomptés.

Le prestataire de services aura droit aux frais, déboursés et sommes représentant la valeur réelle des services rendus jusqu’à la date de résiliation du contrat.

9. CESSION DE CONTRAT

Les droits et obligations contenus au présent contrat ne peuvent, sous peine de nullité, être cédés, en tout ou en partie, sans l’autorisation de l’organisme public.

10. PROPRIÉTÉ MATÉRIELLE ET DROITS D’AUTEUR

Si contrat de services professionnels

10.1 Propriété matérielle

Les travaux réalisés par le prestataire de services en vertu du présent contrat, y compris tous les accessoires tels les rapports de recherche et autres, deviendront la propriété entière et exclusive de l’organisme public qui pourra en disposer à son gré.

10.2 Droits d’auteur

Licence

Le prestataire de services accorde à l’organisme public une licence non exclusive transférable et irrévocable selon les conditions énoncées au contrat de gré à gré, s’il y a lieu.

Cette licence est accordée sans limites territoriales et pour une durée déterminée.

Toute considération pour la licence de droits d’auteur consentie en vertu du présent contrat est incluse dans la rémunération prévue.

Garanties

Le prestataire de services garantit à l’organisme public qu’il détient tous les droits lui permettant de réaliser le présent contrat et, notamment, d’accorder la licence de droits d’auteur prévue au présent article et se porte garant envers l’organisme public contre tout recours, réclamation, demande, poursuite et autre procédure pris par toute personne relativement à l’objet de ces garanties.

Le prestataire de services s’engage à prendre fait et cause et à indemniser l’organisme public de tout recours, réclamation, demande, poursuite et autre procédure pris par toute personne relativement à l’objet de ces garanties.

11. AUTORISATION DU CHANGEMENT DE RESSOURCES

Le prestataire de services doit obtenir l’autorisation de l’organisme public avant de procéder au remplacement d’une ressource stratégique identifiée au présent contrat.

Dans un tel cas, l’organisme public peut :

• soit accepter le changement si la ressource proposée est équivalente à celle initialement identifiée et si le prestataire de services assume le transfert des connaissances;

• soit refuser le changement, s’il juge que la ressource proposée n’est pas équivalente à celle initialement proposée et obliger le prestataire de services à poursuivre avec la ressource initiale à défaut de quoi, le contrat est résilié.

12. APPLICATION DE LA TPS ET DE LA TVQ

Ceci est pour certifier que les services retenus en vertu du présent contrat sont requis et payés par la Sûreté du Québec avec les deniers publics pour son utilisation propre et sont assujetties aux taxes de vente applicables (taxe de vente du Québec (TVQ) et taxe sur les produits et services (TPS) ou, le cas échéant, taxe de vente harmonisée (TVH)) et, par conséquent, ces taxes doivent être facturées.

13. REMBOURSEMENT DE LA DETTE FISCALE

L’article 31.1.1 de la Loi sur l’administration fiscale (RLRQ, chapitre A-6.002) et l’article 53 de la Loi facilitant le paiement des pensions alimentaires (RLRQ, chapitre P-2.2) s’appliquent lorsque le prestataire de services est redevable d’un montant exigible en vertu d’une loi fiscale ou alimentaire. Ainsi, l’organisme public acquéreur, dans le cas où ce dernier est un organisme public tel que défini à l’article 31.1.4 de la Loi sur l’administration fiscale, pourra transmettre tout ou partie du montant payable en vertu du présent contrat au ministre du Revenu, à sa demande, afin que ce montant soit affecté au paiement de cette dette.

14. CONFLITS D’INTÉRÊTS

Le prestataire de services doit éviter toute situation qui mettrait en conflit soit son intérêt propre, soit d’autres intérêts, notamment, mais sans limiter la généralité de ce qui précède, l’intérêt d’une de ses ressources, d’une de ses filiales ou d’une personne liée; dans le cas d’un consortium, l’intérêt d’une des constituantes versus l’intérêt de l’organisme public. Si une telle situation se présente ou est susceptible de se présenter, le prestataire de services doit immédiatement en informer l’organisme public qui pourra, à sa seule discrétion, émettre une directive indiquant au prestataire de services comment remédier à ce conflit d’intérêts ou résilier le contrat.

Le présent article ne s’applique pas à un conflit pouvant survenir sur l’interprétation ou l’application du contrat.

15. CONFIDENTIALITÉ

Si contrat de services professionnels Le prestataire de services s’engage à ce que ni lui ni aucun de ses employés ne divulgue, sans y être dûment autorisé par l’organisme public, les données, analyses ou résultats inclus dans les rapports réalisés en vertu du contrat ou, généralement, quoi que ce soit dont il aurait eu connaissance dans l’exécution du contrat.

Si contrat de services de nature technique Le prestataire de services s’engage à ne révéler ni ne faire connaître, sans y être dûment autorisé par l’organisme public, quoi que ce soit dont il aurait eu connaissance dans l’exécution du contrat.

Et/ou

Le prestataire de services s’engage à prendre les mesures nécessaires pour que chacun de ses employés affectés à l’exécution du contrat certifie que tout renseignement obtenu par suite de son affectation à l’exécution du contrat ne sera pas divulgué ou porté à la connaissance de qui que ce soit et qu’il n’utilisera pas ces renseignements pour son avantage personnel.

16. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONFIDENTIELS

Si contrat de services professionnels Facultatif si contrat de services de nature technique

16.1 Définitions

« Renseignement personnel » : tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier.

« Renseignement confidentiel » : tout renseignement dont l’accès est assorti d’une ou de plusieurs restrictions prévues par la Loi sur l’accès, notamment un renseignement ayant des incidences sur les relations intergouvernementales, sur les négociations entre organismes publics, sur l’économie, sur l’administration de la justice et la sécurité publique, sur les décisions administratives ou politiques ou sur la vérification.

16.2 Le prestataire de services s’engage envers l’organisme public à respecter chacune des dispositions applicables aux renseignements personnels et confidentiels ci-dessous énumérées; que ces renseignements lui soient communiqués dans le cadre de la réalisation de ce contrat ou soient générés à l’occasion de sa réalisation.

1) Informer son personnel des obligations stipulées aux présentes dispositions et diffuser à cet égard toute l’information pertinente.

2) Rendre accessibles les renseignements personnels, au sein des membres de son personnel, uniquement à ceux qui ont qualité pour les recevoir, lorsqu’ils sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions et sont utilisés aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou que la loi autorise leur utilisation.

3) Faire signer aux membres de son personnel, préalablement à l’accès à des renseignements personnels et confidentiels, des engagements au respect de la confidentialité de ces renseignements et les transmettre aussitôt à l’organisme public, sous peine de se voir refuser l’accès aux locaux, à l’équipement de l’organisme public ou aux données à être transmises par celui-ci, le cas échéant.

4) Ne pas communiquer les renseignements personnels, sans le consentement de la personne concernée, à qui que ce soit, sauf dans le cadre d’un sous- contrat et selon les modalités prévues au paragraphe 14).

5) Soumettre à l’approbation de l’organisme public le formulaire de consentement à la communication de renseignements personnels de la personne concernée.

6) Utiliser les renseignements personnels uniquement pour la réalisation du contrat.

7) Recueillir un renseignement personnel au nom de l’organisme public, dans les seuls cas où cela est nécessaire à la réalisation du contrat et informer préalablement toute personne visée par cette cueillette de l’usage auquel ce renseignement est destiné, ainsi que des autres éléments mentionnés à l’article 65 de la Loi sur l’accès.

8) Prendre toutes les mesures de sécurité propres à assurer la confidentialité des renseignements personnels et confidentiels à toutes les étapes de la réalisation du contrat et, le cas échéant, les mesures identifiées dans le document d’engagement de confidentialité.

9) Le prestataire de services devra, au moment de la signature du contrat, faire un choix parmi les trois options suivantes :

• ne conserver, à l’expiration du contrat, aucun document contenant un renseignement personnel ou confidentiel, quel qu’en soit le support, en les retournant à l’organisme public dans les 60 jours suivant la fin du contrat et remettre à l’organisme public une confirmation que lui et les membres de son personnel ont retourné tous ces documents;

• procéder, à ses frais, à la destruction des renseignements personnels et confidentiels en se conformant à la fiche d’information sur la destruction des documents contenant des renseignements personnels de la Commission d’accès à l’information du Québec ainsi qu’aux directives que lui remettra l’organisme public et transmettre à celui- ci, dans les 60 jours suivant la fin du contrat, l’Attestation de destruction des renseignements personnels et confidentiels signée par une personne autorisée qu’il aura désignée à cette fin;

• confier la destruction des renseignements personnels et confidentiels à une entreprise de récupération, laquelle s’engage contractuellement à se conformer à la fiche d’information sur la destruction des documents contenant des renseignements personnels de la Commission d’accès à l’information du Québec ainsi qu’aux directives de l’organisme public. Le prestataire de services devra alors, dans les 60 jours suivant la fin du contrat de récupération, remettre à l’organisme public l’Attestation de destruction des renseignements personnels et confidentiels signée par le responsable autorisé de cette entreprise.

10) Informer, dans les plus brefs délais, l’organisme public de tout manquement aux obligations prévues aux présentes dispositions ou de tout événement pouvant risquer de porter atteinte à la sécurité ou à la confidentialité des renseignements personnels ou confidentiels.

11) Fournir, à la demande de l’organisme public, toute l’information pertinente au sujet de la protection des renseignements personnels et confidentiels et donner accès, à toute personne désignée par l’organisme public, à la documentation, aux systèmes, aux données et aux lieux physiques relatifs au contrat aux lieux où le prestataire de services détient les renseignements personnels ou confidentiels afin de s’assurer du respect des présentes dispositions.

12) Se conformer aux objectifs et aux exigences de sécurité de l’information définis par l’organisme public.

13) Obtenir l’autorisation écrite de l’organisme public avant de communiquer ou de transférer quelque donnée que ce soit, même à des fins techniques, hors du Québec.

14) Lorsque la réalisation du présent contrat est confiée, en tout ou en partie, à un sous-contractant et qu’elle comporte la communication de renseignements personnels et confidentiels par le prestataire de services au sous-contractant ou la cueillette de renseignements personnels et confidentiels par le sous-contractant :

• soumettre à l’approbation de l’organisme public la liste des renseignements personnels et confidentiels communiqués au sous- contractant;

• conclure un contrat avec le sous-contractant stipulant les mêmes obligations que celles prévues aux présentes dispositions;

• exiger du sous-contractant qu’il s’engage à ne conserver, à l’expiration du sous-contrat, aucun document contenant un renseignement personnel ou confidentiel, quel qu’en soit le support, et à remettre au prestataire de services, dans les 60 jours suivant la fin de ce contrat, un tel document.

15) Transmettre de façon sécuritaire les renseignements personnels ou confidentiels lorsque ceux-ci sont communiqués par xxxxxxxx ou Internet. Ces renseignements doivent nécessairement faire l’objet d’un chiffrement ou être protégés par un dispositif de sécurité éprouvé. Si les renseignements personnels ou confidentiels sont acheminés par télécopieur, l’émetteur du document doit s’assurer que le récepteur est habilité à le recevoir et qu’il prendra toutes les mesures nécessaires à la protection de ces renseignements. Toutefois, les parties peuvent convenir entre elles de tout autre moyen, telle la remise en mains propres, la messagerie ou la poste recommandée en indiquant toujours sur l’enveloppe la mention « personnel et confidentiel ».

16.3 La fin du contrat ne dégage aucunement le prestataire de services et le sous- contractant de leurs obligations et engagement relatifs à la protection des renseignements personnels et confidentiels. Les principales dispositions applicables se retrouvent notamment, mais non limitativement, aux articles 1, 9, 18 à 41.3, 53 à 60.1, 62, 64 à 67.2, 83, 89, 158 à 164.

La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels peut être consultée à l’adresse suivante : xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xxxx.xx.xx .

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