Principes de partenariat entre un Fournisseur et le Groupe Haulotte
V°22012015
Principes de partenariat entre un Fournisseur et le Groupe Haulotte
1 : Objet.
Les commandes dont les spécifications sont déterminées entre les Parties, pourront être passées par Haulotte ou l’une quelconque de ses filiales. Les commandes sont susceptibles de fluctuer en fonction des besoins d’Haulotte ce que le Fournisseur reconnaît et accepte. Les conditions applicables seront celles en vigueur au jour de la commande.
Les présents principes de partenariat s’appliquent à défaut de signature de convention spécifique entre le Fournisseur et Haulotte.
2 : Emission et confirmation du besoin.
Les besoins et plans d’approvisionnement prévisionnels d’Haulotte suivent les principes définis par Haulotte.
Le Fournisseur accusera réception du Programme d’Approvisionnement ou de l’Ordre d’Achat dans le délai défini. Sauf mention particulière, il sera réputé en avoir accepté l’ensemble des termes et conditions.
Le Fournisseur s’engage à accepter toute Commande respectant les principes d’expression des besoins convenus entre les parties.
3 : Conformité et qualité de la Fourniture – Respect des normes.
La Fourniture devra être conforme aux Spécifications déterminées entre les Parties.
Le Fournisseur est responsable de la conformité et de la fiabilité de ses Fournitures. Le Fournisseur s'engage à garder les traces écrites et les enregistrements des contrôles, essais et vérifications qu’il aura effectués, ou effectués par tout organisme habilité à certifier la conformité et à les fournir à toute demande de Haulotte. Il reste intégralement responsable de ses choix techniques, quel que soit le degré d’assistance qui a pu lui être fourni par Haulotte dans le cadre de l’exécution du Contrat.
Le Fournisseur s’engage à respecter les prescriptions légales et réglementaires en vigueur.
4 : Prix – Facturation – Règlements.
4.1. Prix.
Les prix de la Fourniture sont ceux qui seront définis entre les Parties.
Les conditions financières seront définies conjointement entre les Parties et devront – a minima – faire apparaître les éléments de prix, d’indexation s’il y a lieu ainsi que les conditions de règlement.
Sauf exception, les prix sont exprimés eu Euros (€) et s’entendent hors taxes.
4.2. Facturation.
Les factures sont émises par le Fournisseur à la date de livraison de la Fourniture et devront contenir toutes les mentions légales. Elles seront adressées en deux exemplaires papiers à la comptabilité fournisseur d’Haulotte à l’adresse figurant sur la Commande.
4.3. Paiement.
Les paiements se feront selon les modalités arrêtées entre les Parties, sous réserve de la réception par Haulotte d’une facture conforme et du respect par le Fournisseur de ses engagements.
A défaut de précision, les paiements interviendront par virement, à 60 jours nets date de facture.
Le Fournisseur autorise Haulotte à compenser ses dettes avec toute somme que pourrait lui devoir le Fournisseur, à quelque titre et de quelque nature que ce soit, y compris le montant de pénalités et réclamations qualité.
En cas de retard de paiement, mais sous réserve de la parfaite exécution de la prestation et de la conformité de la livraison, les parties conviennent que le taux d’intérêt des pénalités de retard sera de 3 (trois) fois le taux d’intérêt légal.
5 : Modalités de livraison
Les modalités de livraison seront détaillées conjointement avec le Fournisseur. Les délais de livraison convenus entre les Parties sont impératifs.
Sauf exception, les Fournitures sont livrées selon l’incoterm DDP (au sens des Incoterm CCI - 2010) à l’adresse indiquée sur le Programme d’Approvisionnement ou l’Ordre d’Achat.
6 : Transfert de propriété et des risques - Outillages.
Le transfert de propriété et des risques se fera à réception des Fournitures par Haulotte.
Sauf convention contraire, tout outillage et matériel remis par Haulotte au Fournisseur reste la propriété exclusive de Haulotte. Un contrat particulier en précisera les modalités.
7 : Garantie.
Le Fournisseur s’engage à formaliser les conditions de Garantie de ses produits. Les Parties reconnaissent que la sécurité des personnes et des biens est une priorité. Le Fournisseur prendra toutes mesures pour la garantir et participera aux campagnes de rappel engagées par Haulotte.
8 : Propriété intellectuelle.
- Le Fournisseur reconnaît disposer des droits de propriété intellectuelle sur ses produits.
- Les Plans et documents techniques remis par Haulotte au Fournisseur dans le cadre du présent Contrat sont la propriété exclusive d’Haulotte et doivent être restitués à son terme.
Pour les développements réalisés pour Haulotte, il est convenu que celle-ci dispose d’un droit d’exploitation sur les produits, pour tous pays, sur tous supports et sans limitation de durée. A moins que les Parties n’en conviennent expressément autrement, la titularité des droits est acquise à Haulotte, qui bénéficiera de tous les droits d’exploitation, de reproduction et de représentation relatifs aux Fournitures, pour toute la durée attachée à ces droits, quels qu’en soit les supports et pour le monde entier.
Il devra fournir à HAULOTTE tous les éléments lui permettant de justifier de leur originalité et, plus généralement, de justifier de leur caractère protégeable notamment au titre du droit d’auteur. Le cas échéant, il s’engage à assister Haulotte pour lui permettre d’enregistrer et faire valoir ses droits.
9 : Confidentialité.
Les documents, informations de toute nature remis au Fournisseur par Haulotte ou dont le Fournisseur pourrait avoir connaissance à l’occasion de l’exécution du présent Contrat cadre devront être conservés strictement confidentiels par ce dernier.
Le Fournisseur s’engage à n’utiliser ces Informations que pour l’application stricte du Contrat Cadre et des Commandes et ne pas les divulguer, les fournir, les laisser à disposition ou à portée d’autrui ou de collaborateurs non concernés par le présent Contrat, sans l’accord préalable et écrit d’Haulotte.
Il restituera sans délai à Haulotte tous les documents et supports quelconque ainsi que toutes leurs copies (papier ou autre) et sur lesquels seraient repris tout ou partie des Informations, à la première demande d’Haulotte. Il devra également supprimer toutes les copies informatiques des documents et informations.
10 : Responsabilité – Assurance.
Le Fournisseur est responsable des dommages causés par sa faute.
Le Fournisseur devra justifier à Haulotte de la souscription d’une assurance couvrant sa responsabilité.
11 : Cession – Sous-traitance - Notifications.
Le Fournisseur ne pourra céder ou sous-traiter l’exécution du présent accord et/ou de la Commande sans l’accord préalable écrit d’Haulotte. Le Fournisseur reste à tous égards pleinement responsable (et se porte fort) de la parfaite exécution du Contrat ou de la Commande par le cessionnaire ou le sous- traitant.
Le cas échéant, il communiquera à Haulotte le nom et les coordonnées des sous traitants et veillera au strict respect des Lois applicables en la matière.
12 : Entrée en vigueur – durée.
L’accord entre en vigueur, pour une durée indéterminée. Chacune des Parties pourra le dénoncer à tout moment, par lettre recommandée avec accusé de réception, en respectant un préavis de six mois.
Sauf exception, les Commandes en cours à cette date sont exécutées sans changement.
13 : Résiliation.
En cas d'inexécution totale ou Partielle de ses obligations par l’une des Parties, l’autre Partie pourra résilier de plein droit le présent accord, sans indemnité ni préavis, après une mise en demeure restée infructueuse pendant trente jours.
14 : Droit applicable – litiges.
Le présent accord est soumis au droit du siège d’Haulotte, à l’exclusion de la Convention de Vienne sur la Vente de Marchandises du 11 avril 1980 et des règles éventuelles de conflits de loi entre les Parties.
Tout différend que les Parties n’auront pu résoudre amiablement sera soumis au Tribunal du lieu du siège d’Haulotte qui sera seul compétent, nonobstant pluralité de défendeurs, appel en garantie ou référé.
Haulotte Group, Société Anonyme, au capital social de 4 057 836,77€, siège social : Xx Xxxxxxxxxx, XX0, 00000 X’Xxxxx (Xxxxxx), RCS St Etienne n°332 822 485 - TVA FR 04 332 822 485
Annexe 1 – Besoins
1) Expression des besoins
Toutes les références sont codifiées avec les codes Haulotte.
La passation des commandes s’effectue sous format papier ou sous format électronique suivi d’un envoi papier. Si le Fournisseur dispose d’une technologie de passation des Commandes à distance, les parties s’organiseront pour voir dans quelle mesure ce procédé pourra être utilisé entre elles.
Les dates exprimées sont liées à la responsabilité du fournisseur en corrélation avec l’incoterm retenu : les dates de livraison sont exprimées rendues sur site pour l’incoterm DDP.
L’expression des besoins est applicable aux différentes usines d’Haulotte elle suit les principes ci-après :
- Transmission une fois par mois d’un programme complet d’approvisionnement reprenant la visibilité complète sur l’horizon des 6 mois suivants. Cette information est issue de l’analyse des besoins de nos clients à travers le monde et représente donc la meilleure vision que l’on puisse vous communiquer au moment où elle est déterminée. Pour autant, compte tenu des nombreux aléas économiques, cette information ne doit pas être considérée sur la période prévisionnelle comme un engagement ferme.
- Transmission chaque semaine des appels de livraison hebdomadaires fermes sur une période roulante de 4 semaines, éventuellement modulable en fonction des délais de transport. Les appels de livraison constituent les autorisations à livrer.
- Mise en place d’une période exprimant des « quantités garanties
», exprimée une fois par mois avec le programme d’approvisionnement, sur 4 semaines suivant la période ferme. Cette période représente un engagement d’Haulotte à commander les quantités exprimées sur cette période dans un
délai maximal de 8 semaines suivant l’expiration de cette période, si le fournisseur en fait la demande dans un délai de 2 semaines. En contrepartie, une flexibilité possible de +10% des volumes exprimés lors de la confirmation des appels de livraison est demandée à nos fournisseurs.
Ainsi les quantités exprimées :
- de S+1 à S+4 sont fermes.
- de S+5 à S+8 sont garanties en quantités. Si la quantité confirmée par les appels est inférieure à la quantité garantie, le fournisseur peut faire une demande d’appel de la différence sous 2 semaines à expiration de la période de garantie.
Le fournisseur garantit la mise en place des ressources nécessaires pour assurer une flexibilité de +10% des quantités exprimées dans la période de S+5 à S+8 ; pour les composants dont les consommations représentent des volumes faibles, la flexibilité de
+10% doit se traduire par un engagement à pouvoir livrer au minimum une unité supplémentaire.
- De M+3 à M+6, à l’issue de la période garantie, nous conservons une expression de besoins prévisionnels sur 4 mois. Ces prévisions sont issues de la définition de nos plans directeurs de production qui suivent notre vision de l’évolution du marché. Cette information suit un circuit d’analyse mensuelle aujourd’hui en place mais ne constitue qu’une tendance et donc reste susceptible de fluctuer en fonction notamment des conditions économiques générales. Les besoins prévisionnels ne constituent en aucune manière un engagement assurant au Fournisseur un volant d’affaire stable défini à l’avance.
Visualisation synthétique du processus de planification global :
VISUALISATION SYNTHETIQUE PROCESSUS DE PLANIFICATION GLOBAL
JANVIER
S1 S2 S3 S4 S5
FEVRIER
MARS
AVRIL
MAI
JUIN
JUILLET
AOUT
S6 S7 S8 S9 S10 S11 S12 S13 S14 S15 S16 S17 S18 S19 S20 S21 S22 S23 S24 S25 S26 S27 S28 S29 S30 S31 S32 S33 S34 S35
Programme d'approvisionnement FERME PERIODE GARANTIE Appel de livraison S8 FERME
Appel de livraison S9 FERME
Appel de livraison S10 FERME
Programme d'approvisionnement FERME PERIODE GARANTIE
PERIODE PREVISIONNELLE
PERIODE PREVISIONNELLE
Appel de livraison S11 FERME
En complément de l’utilisation des programmes mensuels d’approvisionnement, étant ici précisé que ce mode de commande est essentiellement utilisé pour les échantillons initiaux et toutes les commandes de pièces détachées, les besoins peuvent être communiqués via un ordre d’achat.
L’ordre d’achat est une commande ferme et unique complémentaire du programme adressée au Fournisseur pouvant intégrer une ou plusieurs lignes de commande.
Annexe 2 – Conditions Logistiques
1) Obligations du fournisseur relatives aux Programmes d’Approvisionnement
Le fournisseur prend toutes les dispositions nécessaires pour répondre aux besoins exprimés par son client :
- A réception des programmes, le fournisseur s'engage à valider les besoins transmis par Haulotte sous 5 jours ouvrés :
o Couvrant la période garantie : confirmation de la mise à disposition des quantités aux échéances demandées et maintien de la flexibilité demandée.
o Couvrant la période prévisionnelle : confirmation de la prise en compte des besoins d’Haulotte.
- A réception des appels de livraison sur programmes, le fournisseur s'engage à livrer en temps et en heure par tous les moyens dont il dispose les quantités demandées.
- A réception des ordres d’achat, le fournisseur s’engage à confirmer les livraisons sous 72h. Le fournisseur précise le numéro d’enregistrement de la commande, la date de livraison, la quantité et le prix.
Concernant l’activité pièces de rechange, le fournisseur adressera une mise à jour de ses délais tous xxx xxx mois au service pièces de rechange.
Toute difficulté exceptionnelle à satisfaire la demande client (notamment en termes de délai et quantité) nécessitera une information systématique et instantanée du correspondant chez Haulotte, par email ou fax le jour de survenance de la difficulté et stipulant le détail des motifs et causes de la difficulté ou de l’incident ainsi que les moyens mis en œuvre pour y remédier.
Les solutions proposées seront accompagnées d’un planning de rattrapage de retard si nécessaire.
Le fournisseur devra fournir à Haulotte ses dates de fermeture avec un préavis minimum de
4 semaines afin de permettre la gestion des relations courantes. Le fournisseur prend les dispositions de manière à garantir une livraison conforme aux dates de livraison habituelles y compris pendant ces périodes de fermeture.
2) Délai de livraison relatif aux Ordres d’Achats Le délai de livraison sera fixé entre les parties.
3) Spécifications logistiques
Les paramètres logistiques sont établis en deux aspects :
- au niveau du flux logistique
- au niveau des conditionnements des produits
3.1 Flux logistique
La commande programme et l’appel de livraison identifient le site de livraison. Chaque appel est livré au site concerné.
a) Fréquence de livraison
La fréquence de livraison est habituellement hebdomadaire.
Les parties déterminent la fréquence de livraison et les jours de livraisons suivants : voir annexe 4
b) Incoterm
L’incoterm de référence est DDP ( Delivered Duty Paid)
« rendu droits acquittés nos usines » selon les règles Incoterms de 2010.
Cas particulier (hors DDP): si le fournisseur ne dispose pas d’un numéro de TVA intra communautaire, le choix du transitaire en charge des formalités douanières à l’importation sera validé par les parties.
c) Tailles de lot
- Taille de lot minimum d’appel de livraison :
La taille de lot minimum d’appel de livraison est égale à 1 Unité de Conditionnement (UC), déterminée à partir des règles générales de la spécification S021381 ou d’une spécification particulière validée entre Haulotte et son fournisseur (cf Annexe 4)
- Taille de lot multiple :
La taille de lot multiple correspond à une unité de manutention* et est déterminée par les parties (cf Annexe
4) comme suit :
*Unité de manutention = Quantités x UC
d) Réception
La livraison des produits commandés fera l’objet d’une autorisation préalable formalisée par le numéro d’appel de livraison transmis par Haulotte.
Le Bon de Livraison et la liste de colisage seront présentés aux services réception de Haulotte.
Ces documents reprendront le numéro d’appel, les références Haulotte, le nombre de pièces livrées, le nombre d’unités de conditionnement et le cas échéant les données de traçabilité.
3.2 Conditionnement des produits
A défaut d’une spécification particulière, les règles générales de conditionnement et d’étiquetage des emballages sont fixées par la spécification S021381 transmise au fournisseur qui déclare bien les connaître.
e) Traçabilité
Les pièces à tracer devront être identifiées par numéro de lot ou par numéro de série (pièce unitaire).
Pour chaque livraison, ces informations devront être déclarées aux services réception d’Haulotte.
Ces informations devront également être reprises au moyen d’un étiquetage adapté sur les conditionnements (numéro de lot) ou les pièces unitaires (numéro de série). Les exigences de cet étiquetage sont également définies dans la spécification S021381
4) Evaluation de la performance fournisseur L’évaluation de la performance prend en compte :
- les non-conformités logistiques ;
- le respect des délais ;
- L’information relative aux arrêts de production.
a. Non conformités logistiques
Un rapport de non conformité logistique sera émis par les services réception d’Haulotte dans les cas suivants :
- Non respect des quantités ou références indiquées sur le Bon de Livraison ;
- Non présentation des documents demandés par le service réception ;
- Non-conformité des conditionnements et des étiquetages ;
b. Respect des délais
La ponctualité Fournisseur sera évaluée sur la base :
- De lots complets (Appels de livraison, lignes de commande)
- Du taux de service Fournisseur défini comme le nombre d’appels de livraison livrés dans les délais impartis par rapport au nombre total de livraisons ;
- Du nombre de livraisons en avance étant entendu que les livraisons en avance acceptées par Haulotte ne pénaliseront pas le taux de service ;
- Du nombre de livraisons en retard par rapport à la date initiale de besoin exprimé sur les appels de livraison ou à la dernière date de besoin validée par le client et ayant fait l’objet d’un avenant.
c. Arrêt de production
Toute difficulté exceptionnelle du Fournisseur à satisfaire la demande d’Haulotte, après acceptation des programmes, nécessitera une information immédiate auprès d’Haulotte en stipulant le détail des motifs et
causes de la difficulté ainsi que les moyens mis en œuvre pour y remédier accompagnés d’un planning de rattrapage.
Haulotte confirmera le risque d’arrêt de chaine par un avis de risque de rupture puis le cas échéant, l’arrêt de chaîne avéré par un avis de rupture.
5) Pénalités pour retard de livraison
Sauf cas de force majeure, et sans mise en demeure préalable, Haulotte pourra appliquer des pénalités de retard calculées sur le prix toutes taxes comprises, égales à 0,70% du montant du Contrat ou de la Commande, par jour calendaire de retard, dans la limite de 10 % du montant du Contrat ou de la Commande En tout état de cause, le Fournisseur s’engage à livrer les Commandes dans les plus brefs délais de manière à minimiser les impacts de son retard..
Haulotte pourra suspendre l’application de ces pénalités de retard si le taux de service moyen du fournisseur des 3 derniers mois est supérieur à 80% selon la mesure précisée en 4)b., et si ce retard n’excède en aucun cas 5 jours.
En cas d’arrêt de chaine, Haulotte pourra appliquer une pénalité de 1000€ par machine.
Ces pénalités s’entendent sans préjudice des dommages et intérêts que Haulotte sera susceptible de réclamer au Fournisseur en réparation du préjudice qu’il aura supporté du fait de ce retard.
En cas de retard récurrent et/ou de retard entrainant un préjudice important, Haulotte pourra résilier unilatéralement, de plein droit et sans formalité extra- judiciaire, le Contrat ou la Commande.
Annexe 3 –Charte d’assurance Qualité Livraison de pièces
Pour les Produits livrés par ses Fournisseurs, Haulotte a mis en place un système d’Assurance Qualité qui implique notamment :
• qu’aucun contrôle systématique ne sera effectué à livraison,
• que le stock de sécurité destiné à traiter les retours pour non conformité est supprimé,
• que vous vous engagez à appliquer votre système Qualité à cette prestation et à nous transmettre préventivement toute information utile relative à la Qualité et à la conformité (précisions sur les spécifications, demandes de dérogation),
• que vous nous informerez dans les meilleurs délais des modifications de votre fait du produit ou du procédé de fabrication, afin de définir ensemble des modalités d’agrément éventuel (dont l’identification des lots concernés),
• que pour les pièces défectueuses qui seront mises à votre disposition ou qui vous seraient retournées, vous devrez informer notre service qualité sous 30 jours du refus éventuel de prise en garantie en motivant votre décision. En cas de désaccord, un examen contradictoire sera organisé.
Passé ce délai de 30 jours, et sans communication de votre part, les pièces pourront être rebutées par Haulotte
et les conséquences des non-conformités constatées vous seront imputées.
Nous vous informons également que dans le cadre du traitement des non-conformités les coûts suivants seront notamment à votre charge :
1 - Coût administratif d’un rapport de non-conformité € 100.
2 - Coûts de main d’œuvre facturé selon un taux horaire de 60€ ,
3- Coûts des pièces sur la base du tarif de l'année en cours,
4 - Transport à votre charge : enlèvement par vos soins dans un délai de 72 h maximum.
5- 5 jours pour analyser
6- 48h pour mesure conservatoire
7- 10 jours pour accepter ou refuser .
Ces coûts seront facturés sans préjudice des éventuels dommages et intérêts que Haulotte sera susceptible de réclamer au Fournisseur en réparation du préjudice qu’il aura supporté.
Dès lors que le produit livré sera incorporé à une machine vendue, ou directement vendu (pièces détachées) à un client utilisateur final, la Charte de Garantie s’appliquera.
V°22012015