CONVENTION DE PARTENARIAT POUR RESTAURATION LEGERE ET BUVETTE
⏵ANNEXE n°1
CONVENTION DE PARTENARIAT POUR RESTAURATION LEGERE ET BUVETTE
Entre les soussignés,
La Commune de Saint-Denis, représentée par M. Xxxxxx XXXXXXXX, Xxxxx, agissant au nom et pour le compte de la dite Commune en vertu d’une délibération du JJ / MM / AA d’une part,
Ci-dessous désignée « La Commune de Saint-Denis ». Et
L’Association XXXX.
Représentée par XXXX en qualité de Présidente.
Nom de l’association Domiciliation Téléphone
Ci-dessous désignée « L’association XXXXX ». d’autre part,
Il a été convenu ce qui suit :
ARTICLE 1 : OBJET
Dans le cadre d’une politique de soutien aux associations locales et à l’occasion de l’évènement XXXXXX, qui se déroulera le XXXXX, à XXXXX, « la Commune de Saint-Denis » a décidé de faire appel à
« l’association XXXXX » pour assurer un service de restauration et de buvette le XXXXX, à XXXXX, à Saint- Denis. L’association disposera gratuitement de l’autorisation temporaire d’occupation du domaine public.
En conséquence de quoi, l’association s’engage à prendre en charge la totalité de l’organisation de l’activité, de XXh00 à XXh00 (y compris temps de préparation, installation et rangement). En contre partie de cette prestation l’intégralité des recettes liées à l’exploitation de ce service de restauration et de buvette reviendront de plein droit à « l’association XXXXXX ».
Par ailleurs, « l’association XXXXX » s’engage à proposer un repas, sous réserve d’acceptation du menu par « La Commune de Saint-Denis », aux équipes de la Ville travaillant sur l’évènement, à hauteur de 10€ par personne sur présentation d’un bon repas n’ouvrant pas droit à un rendu monnaie.
ARTICLE 2 : OBLIGATIONS DE L’ASSOCIATION
Article 2.1.Relatives à la sécurité
En exécution de son engagement, « l’association XXXX » assurera les prestations prévues à l’article 1, étant précisé que le calendrier de ces prestations et les effectifs concernés feront l’objet d’un accord particulier pour chacune des prestations.
Au titre des prestations auxquelles elle s’oblige, « l’association XXXXX » s’engage à agir en totale conformité avec la législation et la réglementation relative aux garanties de techniques et de sécurité propres à la vente d’aliments et au débit de boissons.
Pour répondre et satisfaire au mieux à son obligation de sécurité, « l’association XXXXX» s’engage notamment à :
- déposer une demande d’autorisation de débit de boisson temporaire adressée au Maire au plus tard 15 jours avant la date de l’évènement. Cette demande devra faire mention de la date de l’évènement, de sa nature, des horaires d’ouverture et de fin du débit de boisson, des coordonnées du responsable de l’association [La participation de « l’association XXXX » est conditionnée à l’obtention de cette autorisation de débit de boisson temporaire];
- débiter exclusivement les boissons alcoolisées des premier et deuxième groupes (art. L.3321-1 du Code de la santé publique) nécessitant la licence de deuxième catégorie [Groupe 1 : boissons sans alcool ; Groupe 2 : vin, bière, cidre, poiré, hydromel, crème de cassis, muscat, jus de fruits comportant jusqu'à 3° d'alcool (licence de boissons fermentées)];
- tenir à disposition du public des éthylotests ;
- ne pas servir de boissons alcoolisées à des mineurs de moins de 18 ans ;
- ne pas servir de boissons alcoolisées à des personnes en état d’ébriété ;
- lorsqu’un dispositif de gobelets réutilisables est mis en place par la Commune de Saint-Denis, ne pas servir de boissons dans des contenants en verre, en cannette ou à usage unique (gobelets jetables) et participer à la gestion des gobelets réutilisables mis à disposition par la Commune de Saint-Denis impliquant :
- tout au long de l’événement : distribuer des gobelets contre consigne (1€), échanger des gobelets sales et rendre les consignes aux clients (1€) jusqu'à la fermeture de la fête,
- en fin de manifestation, restituer l’ensemble des gobelets utilisés et non utilisés et participer au comptage,
- après la manifestation, l’association s’engage à régler la « facture de rétrocession ». Elle est calculée sur la base le nombre de gobelets donnés en début de manifestation moins le nombre de gobelets restitués (utilisés et non utilisés) pour déterminer le nombre de gobelets non restitués c'est- à-dire gardés par les consommateurs et dont la consigne a été encaissé par l’association. En fin de manifestation, l’ensemble des gobelets sont comptés et centralisés avant réexpédition au loueur par la commune. La facture est établie par l’association sur la base de 0,73 € TTC par gobelets non restitués (soit une recette nette de 0,27€/gobelet pour l’association) et adressée au siège de l’association par le loueur.
Article 2.2. Relatives à l’organisation (logistique)
« L’association XXXXX » s’engage notamment à :
- installer l’espace bar/restauration dès XXh00 ;
- ouvrir l’espace bar/restauration au public dès XXh00 ;
- utiliser les locaux selon les termes de la présente convention faute de quoi celle-ci serait dénoncée de plein droit ;
- fournir un matériel approprié à l’activité de vente d’alimentation et de débit de boissons (dans l’hypothèse où du matériel appartenant ou loué par « la Commune de Saint-Denis » serait utilisé en complément de celui fourni par l’association, le responsable s’engage à examiner ou à faire examiner la fiabilité du dit matériel préalablement au déroulement de l’activité) ;
- En cas de mise à disposition de matériel par « La Commune de Saint-Denis » au profit de l’association, un état des lieux contradictoire sera réalisé au moment de la mise à disposition du matériel et de sa restitution entre le responsable de l’association et le responsable-organisateur de l’évènement. Cette état des lieux constitue une annexe à la présente convention et fait partie intégrante. En cas de perte ou de détérioration du matériel mis à disposition, « l’association XXX » devra acquitter les frais de remboursement du matériel perdu ou endommagé.
- veiller impérativement à ce que pendant toute la durée du service, assumé par les membres de l’association, une permanence soit assurée par un responsable de l'association dans l’espace bar/restauration ;
- assurer le rangement du matériel et de l’espace bar/restauration à l’issue de la fin de la manifestation ;
- s’organiser de manière à ce qu’il n’y ait pas plusieurs files d’attente, dans le but de faciliter la circulation et la sécurité dans le lieu de la manifestation ;
- assurer, tout au long de l’événement, la gestion des déchets produits part son activité en respectant les consignes de collecte sélective mises en place sur la manifestation.
- protéger le sol de l’espace alloué afin de le préserver de tout dégât (taches de xxxxxxx, dégradations, …)
Un état des lieux sera fait avec le régisseur général (ou le responsable ville, organisateur de l’évènement) en début et fin de la manifestation. Tout dégât constaté sera à la charge de l’association et pourra être un motif de refus pour les prochaines demandes d’autorisation de la part de ladite association.
Article 2.3. Relatives au Bilan
« L’association XXXXX » s’engage notamment à :
- transmettre un état des recettes réalisées lors de l’évènement au plus tard 30 jours après sa réalisation au service organisateur de la manifestation ;
- valoriser les dites recettes dans son compte annuel (bilan financier annuel de l’association) ;
- faire mention du soutien de « la Commune de Saint-Denis » dans son rapport d’activité.
ARTICLE 3 – OBLIGATIONS DE LA COMMUNE DE SAINT-DENIS
Article 3.1. Présence d’agents de la Ville
« La Commune de Saint-Denis » veillera au bon déroulement général de la manifestation.
Article 3.2. Prises en charge
« La Commune de Saint-Denis » prend à sa charge les frais de fluides (eau, électricité).
« La Commune de Saint-Denis » s’engage, sur présentation d’une facture et des bons, à payer à
« L’association XXXX» les coûts liés aux repas des équipes de la Ville (à hauteur de 10€ par personne). Le paiement interviendra par chèque ou mandat administratif, sur présentation d’une facture mentionnant les éléments suivants :
- raison sociale du créancier ;
- date et lieu d’exécution des prestations ;
- détail de la prestation effectuée ;
- le montant hors taxes, le montant toutes taxes comprises et le taux de TVA appliqué ;
- le numéro SIRET ou le numéro d’enregistrement en préfecture.
ARTICLE 4 – RESPONSABILITE-ASSURANCES
Article 4.1. Pour l’association
« L’association XXXXX » s'engage à respecter et/ou à faire respecter la législation et la réglementation en vigueur relatives à la sécurité de l’établissement, du personnel et du public.
L’association doit souscrire une assurance garantissant les vols et les dégradations pouvant subvenir pendant la durée de la mise à disposition des espaces bars et restauration tout au long de la manifestation. L’association doit également prévoir une assurance en responsabilité civile pour l’ensemble de ses membres assurant la prestation durant la manifestation.
Article 4.2. Pour la Commune de Saint-Denis
« La Commune de Saint-Denis » est assurée contre les risques inhérents aux bâtiments ainsi qu'en ce qui concerne sa responsabilité civile.
« La Commune de Saint-Denis » décline toute responsabilité en cas de vol de matériel utilisé par ladite association dans le cadre d’une location ou d’une mise à disposition.
La présente convention est soumise à la condition pour « l’association XXXXX » d’avoir à présenter les pièces suivantes, qui seront annexées à la présente convention :
- les statuts de l’association et le compte rendu de la dernière Assemblée Générale
- l’attestation ou justificatif d’assurance : (police N°………….. ..……….souscrite le auprès de
:……………)
- la copie des arrêtés municipaux autorisant l’ouverture d’un débit de boissons temporaire.
ARTICLE 5 – MODIFICATION - ANNULATION
La présente convention se trouverait suspendue ou annulée de plein droit et sans versement d’indemnité d’aucune sorte de part et d’autre dans tous les cas reconnus de force majeure.
Il pourra également être mis fin à la convention en cas de manquement par l’une ou l’autre partie de l’une de ses obligations.
ARTICLE 6 – DUREE DE LA CONVENTION
La présente convention est conclue à compter de la signature par les deux parties et prend fin à l’issue de la manifestation, soit le XXXXX à XXH.
ARTICLE 7 - CONTENTIEUX
Tout litige né de l'interprétation de la présente convention sera de la compétence du Tribunal Administratif de Montreuil, après épuisement de toutes voies amiables de recours.
Fait à Saint-Denis le XX/ XX / XX (en trois exemplaires originaux)
Pour la Commune de Saint-Denis, Pour l’association XXXX,
Xxxxxx XXXXXXXX Xxxxxx NOM
Maire Président(e)
⏵ANNEXE n°2
DEMANDE D'AUTORISATION D'OUVERTURE DE DEBIT DE BOISSON TEMPORAIRE
[Nom et adresse de l'association]
À [lieu] , le [date]
Madame ou Monsieur le maire,
J'ai l'honneur de solliciter de votre bienveillance l'autorisation pour notre association d'ouvrir un débit de boisson temporaire au(x) lieu(x), jour(s) et heures suivants :
• le (ou du ... au ...) [date 1] , de [heure de début] à [heure de fin] , à [lieu 1] , à l'occasion de [événement 1]
• le (ou du ... au ...) [date 2] , de [heure de début] à [heure de fin] , à [lieu 2] , à l'occasion de [événement 2]
• (...)
Nous souhaitons rendre disponibles à la vente des boissons appartenant aux groupes 1 et 2 de la classification officielle des boissons.
Je me tiens à votre disposition pour tout renseignement complémentaire que vous jugerez utile.
Dans l'attente de votre réponse, que j'espère favorable, je vous prie d'agréer, Madame ou Monsieur le maire, l'assurance de ma considération distinguée.
Pour l'association, le Président (ou le Vice-président ou le Secrétaire)
[Prénom, Nom et signature]