RÈGLES DE GESTION FINANCIÈRE DE LA

RÈGLES DE GESTION FINANCIÈRE DE LA

COMMISSION DE COOPÉRATION ENVIRONNEMENTALE ÉTABLIES EN VERTU DE

L’ACCORD DE COOPÉRATION DANS LE DOMAINE DE L’ENVIRONNEMENT

Article 1 : Champ d’application

Les présentes Règles régissent la gestion financière de la Commission de coopération environnementale (« la Commission » ou « la CCE »), mise sur pied, en 1994, en vertu de l’Accord nord-américain de coopération dans le domaine de l’environnement (« l’Accord »). Or, depuis le 1er juillet 2020, elle est maintenue en fonction par l’entrée en vigueur de l’Accord de coopération dans le domaine de l’environnement (ACE) entre les gouvernements du Canada, des États-Unis du Mexique et des États-Unis d’Amérique.

Article 2 : Responsabilités et pouvoirs

2.1 Le directeur exécutif du Secrétariat de la Commission (« le directeur exécutif ») est désigné par le Conseil de la Commission (« le Conseil ») dont il relève, et il dispose de tout pouvoir à l’égard des affaires financières de la Commission, notamment de recevoir des sommes d’argent, d’engager des dépenses, de conclure des contrats et d’effectuer des paiements pour le compte de cette dernière.

2.2 Le directeur exécutif doit désigner un membre du personnel à titre d’agent financier de la Commission afin de le seconder, et ce, en exécutant les directives que lui donne le directeur exécutif dans le cadre des fonctions que lui confient les présentes Règles.

2.3 Après en avoir avisé le Conseil, le directeur exécutif peut autoriser par écrit le directeur de l’administration et des finances ainsi que le directeur des relations gouvernementales, des stratégies et du rendement à recevoir des sommes d’argent, à engager des dépenses, à conclure des contrats et à effectuer des paiements pour le compte de la Commission.

Article 3 : Exercice financier

L’exercice financier de la Commission s’étend du 1er janvier au 31 décembre inclusivement.

Article 4 : Budget

4.1 Le directeur exécutif établit et soumet à l’approbation du Conseil le budget annuel de la Commission, y compris une provision pour les activités concertées proposées et une allocation permettant au Secrétariat de faire face aux imprévus, conformément au paragraphe 5(6) de l’ACE. Tous les engagements financiers sont pris conformément au budget et aux modifications qui y sont apportées. Le Conseil doit développer, définir et

approuver le programme de travail de la Commission. Le Conseil peut solliciter l’aide et les compétences du Secrétariat en vue d’élaborer, de définir et d’approuver un programme de travail qui est conforme au budget annuel approuvé et aux priorités stratégiques énoncées à l’alinéa 4(1)h) et au paragraphe 10(2) de l’ACE.

4.2 Le directeur exécutif peut réaffecter des fonds d’un poste budgétaire à un autre. Cependant, nonobstant ce pouvoir, le Conseil doit approuver les types de réaffectation suivants : i) la réaffectation de plus de 15 % du budget initialement approuvé pour un poste; ii) la réaffectation de fonds du poste budgétaire d’un projet à un poste budgétaire n’étant celui d’un projet. Aux fins de cette règle, une réaffectation s’entend d’une augmentation ou d’une diminution du budget d’un poste.

4.3 Le projet de budget annuel fait état des recettes et des dépenses, ainsi que de l’utilisation des fonds excédentaires (visée à l’article 7 des présentes), au cours de l’exercice financier suivant, et les montants y sont exprimés en dollars canadiens.

4.4 Le projet de budget annuel comprend une ventilation de postes budgétaires par catégorie, ainsi que les explications que peuvent réclamer les Parties ou que le directeur exécutif estime opportunes.

4.5 Le budget annuel est établi en coordination avec le programme de travail de la Commission et doit prévoir des crédits pour les projets de coopération et d’autres activités prescrites.

4.6 Le Conseil examine et approuve le budget de l’exercice financier suivant, et ce, avant le 31 décembre de l’année en cours. Lors de son examen du projet de budget, le Conseil étudie l’utilisation des fonds excédentaires disponibles en vertu de l’article 7 des présentes.

4.7 Conformément à l’article 12 de l’ACE, toutes les Parties contribuent à parts égales au budget annuel de la Commission, et ce, sous réserve de la disponibilité des fonds alloués en conformité avec leurs procédures juridiques respectives. À moins que le Conseil n’en décide autrement, le budget annuel peut être complété par des fonds ou des contributions en nature des Parties, sous réserve des dispositions des présentes règles. Aucune Partie n’est tenue de verser plus que sa part du budget annuel à la suite d’un financement complémentaire ou d’une contribution en nature des autres Parties. Le montant de la contribution des Parties est prescrit dans la résolution sur le financement de la Commission que les membres du Conseil adoptent chaque année.

4.8 Conformément au précédent paragraphe 4(7), les Parties peuvent verser leur contribution au budget de la Commission dans leur devise nationale. Le montant annuel de cette contribution dans chacune des trois devises est établi en fonction du taux de change de la Banque du Canada en vigueur le 15 décembre de l’année précédente.

4.9 Le directeur exécutif présente trimestriellement aux Parties un rapport financier provisoire, au plus tard quatre-vingt-dix (90) jours après la fin de la période visée par ledit rapport. Celui-ci comprend une analyse des écarts budgétaires de 15 % ou plus enregistrés au cours du trimestre précédent concernant tout projet ou toute activité. Si un écart important se produit, le directeur

exécutif soumet à l’approbation du Conseil la modification qu’il suggère d'apporter au budget. Le rapport financier provisoire peut également comprendre d’autres informations à la demande des Parties.

4.10 À l’exception des fonds supplémentaires ou des contributions en nature reçus en vertu de l’article 6 des présentes, avant que le Conseil n'approuve une proposition de réaffectation de fonds en vertu du paragraphe 4(2), le directeur exécutif doit estimer les incidences budgétaires qu’aura l’approbation de ladite proposition et en faire part au Conseil.

Article 5 : Fonds à la disposition de la Commission

5.1 Au plus tard trente (30) jours après que le Conseil ait approuvé un budget ou une modification budgétaire, le directeur exécutif transmet à chacune des Parties les documents et les renseignements dont elle peut avoir besoin, en lui demandant de veiller à ce que les fonds soient approuvés et versés conformément aux modalités établies par le Secrétariat et la Partie visée.

5.2 Les fonds demeurent disponibles pendant deux (2) mois après la fin d’un exercice financier afin que la Commission puisse régler les dépenses contractuelles et les engagements financiers correspondant audit exercice. En outre, les fonds affectés aux projets ou aux subventions dans le cadre du budget demeurent disponibles pendant la période de mise en œuvre que le Conseil a approuvée desdits projets ou subventions.

5.3 À la fin de la période stipulée au paragraphe 5(2) des présentes, tout engagement impayé au cours de l’exercice financier précédent est acquitté et imputé au budget de l’exercice en cours. Tout solde des crédits de l’année précédente (c.-à-d. les fonds excédentaires) est comptabilisé conformément aux dispositions du paragraphe 7(2). Le Conseil peut prolonger par voie de résolution tout solde de crédits des années précédentes (c.-à-d. un report de fonds).

5.4 La Commission peut placer des fonds excédentaires à sa disposition, mais elle doit les placer au moyen de dépôts bancaires ou d’autres instruments assurés ou garantis par le gouvernement en tenant compte de ses besoins en matière de trésorerie.

Article 6 : Contributions de sources externes et financement additionnel des Parties

6.1 À moins que le Conseil n’en décide autrement, la Commission peut demander et recevoir des fonds ou des contributions en nature de n’importe quelle source, en plus de ceux prévus dans son budget annuel, afin de soutenir ou d’améliorer les projets et activités approuvés par le Conseil, mais en tenant toutefois compte des capacités et de la disponibilité des ressources humaines que nécessitent l’application de ses plans stratégique et opérationnel, et l’exécution de sa mission et de son mandat.

6.2 Le Secrétariat informe le Comité permanent général (CPG) de son intention d’accepter des fonds en provenance de sources externes destinés aux Parties de la CCE, et en demande l’autorisation du Conseil en se conformant aux modalités ci-après énoncées :

6.2.1 Pour une contribution monétaire supérieure à 5 000 $ CA, mais inférieure à 25 000 $ CA, le Secrétariat en informe le CPG au moins trois (3) jours ouvrables avant son acceptation, de la manière convenue avec le CPG, après quoi le Secrétariat peut accepter une telle contribution.

6.2.2 Pour une contribution monétaire supérieure à 25 000 $CAN, le Secrétariat en informe le CPG et demande son approbation au Conseil au moins quinze (15) jours ouvrables avant son acceptation. La demande d’approbation doit pour le moins comporter les éléments suivants :

a) Le montant de la contribution en argent.

b) La source.

c) L’utilisation envisagée.

d) Une déclaration attestant que la contribution ne donne lieu à aucun conflit d’intérêts.

6.3 Le Secrétariat informe le CPG d’une contribution en nature fournie par un donateur externe aux Parties à la CCE qui n’est pas au nombre des partenaires de projets approuvés, et ce, en vue d’exécuter une activité, un programme ou une fonction administrative de la Commission en se conformant aux modalités ci-après énoncées :

6.3.1 Pour une contribution en nature supérieure à 5 000 $ CA, mais inférieure à

25 000 $ CA, le Secrétariat en informe le CPG au moins trois (3) jours ouvrables avant son acceptation, de la manière convenue avec le CPG, après quoi le Secrétariat peut accepter une telle contribution.

6.3.2 Pour une contribution en nature supérieure à 25 000 $ CA, le Secrétariat en informe le CPG au moins quinze (15) jours ouvrables avant son acceptation, , après quoi le Secrétariat peut accepter une telle contribution. La demande doit pour le moins comporter les éléments suivants :

a) La valeur estimée de la contribution en nature.

b) La source.

c) L’utilisation envisagée.

d) Une déclaration attestant que la contribution ne donne lieu à aucun conflit d’intérêts.

6.4 Dans des cas exceptionnels, une Partie peut demander une prolongation de la période de notification de quinze (15) jours ouvrables en vertu des paragraphes 6(2) et 6(3) des présentes afin de disposer de suffisamment de temps pour examiner adéquatement le caractère et l’ampleur d’une contribution en argent ou en nature.

6.5 Toute Partie peut s’opposer à ce que la Commission accepte des fonds ou une contribution en nature. Le cas échéant, elle doit transmettre sa décision au Secrétariat et ce dernier doit informer le donateur que sa contribution n’est pas acceptée. Si aucune Partie ne s’y oppose, le Secrétariat peut accepter des fonds ou une contribution en nature au terme de la période de notification.

6.6 Le Secrétariat peut disposer à son gré de tous fonds ou de toute contribution en nature d’une valeur monétaire maximale de 5 000 $ CA de la part d’un donateur externe aux Parties à la CCE en vue d’exécuter une activité, un programme ou une fonction administrative de la Commission, mais en procédant au cas par cas et en conformité avec le champ d’application et les objectifs de l’ACE.

6.7 Aux fins du présent paragraphe, une « contribution en nature » s’entend de toute contribution d’une source externe aux Parties à la CCE, autre qu’une aide financière directe, applicable à la poursuite du programme de travail approuvé par le Conseil. Une telle contribution peut consister en la fourniture de ressources, de biens ou de services pouvant comprendre du personnel, de l’équipement, des installations ou des accessoires.

6.8 Quel que soit le montant d’une contribution, avant son acceptation, le Secrétariat doit déterminer si elle donne lieu à un conflit d’intérêts réel ou potentiel.

Article 7 : Fonds général

7.1 La Commission doit établir un fonds général afin de comptabiliser ses dépenses.

7.2 Les éléments suivants sont portés au crédit du fonds général :

a) Les contributions que versent les Parties.

b) Les fonds prévus au paragraphe 5(3) (c.-à-d. les fonds excédentaires) et à l’article 6 des présentes.

c) Les recettes diverses, dont les intérêts perçus.

7.3 Le directeur exécutif conserve les fonds de la Commission dans des comptes ouverts au nom de cette dernière dans une institution financière assurée par la Société d’assurance-dépôts du Canada (SADC) ou dans une institution financière assurée de façon analogue.

7.4 Dans le budget annuel, il revient au Conseil de décider de l’utilisation des fonds excédentaires dont la Commission dispose sur une base annuelle.

Article 8 : Comptes

8.1 Le directeur exécutif établit les procédures à suivre aux fins suivantes :

a) Garantir une gestion financière prudente, efficace et transparente.

b) S’assurer que la Commission effectue tous ses paiements en fonction de factures ou d’autres pièces justificatives vérifiables, et qu’elle a reçu les biens ou les services visés par contrat.

8.2 Le directeur exécutif tient des registres comptables pour chaque exercice financier, conformément aux normes comptables reconnues au Canada à l'égard des organismes sans but lucratif.

8.3 La Commission tient ses comptes annuels et ses registres comptables en dollars canadiens.

8.4 Le directeur exécutif soumet à l’examen des Parties et des vérificateurs externes, au plus tard quatre-vingt-dix (90) jours après la fin de chaque exercice financier, les comptes annuels et les autres renseignements jugés pertinents.

Article 9 : Vérification externe

9.1 Des vérificateurs externes choisis par le Conseil vérifient tous les ans les comptes de la Commission, et ce, dans des conditions qui ne donnent lieu à aucun conflit d’intérêts.

9.2 Les vérificateurs procèdent aux vérifications qu’ils jugent nécessaires pour déterminer :

a) si les états financiers concordent avec les livres et les registres comptables de la Commission;

b) si les opérations financières visées par ces états sont conformes aux présentes Règles;

c) si les sommes en dépôt ou en caisse sont attestées par les dépositaires ou par un comptage réel;

d) si les commissions de placements applicables sont justifiées par des documents afférents.

9.3 Les vérificateurs établissent, à l’intention du Conseil, un rapport de vérification des états financiers relatifs aux comptes de l’exercice. Ce rapport contient les conclusions des vérificateurs au sujet du système comptable, des mécanismes internes de contrôle des finances et des conséquences des pratiques administratives sur le plan financier, et il traite de toute autre question qui se rapporte à la situation financière de la Commission. Les vérificateurs remettent leur rapport au directeur exécutif au moment de sa présentation au Conseil.

9.4 Les vérificateurs signalent au directeur exécutif et au Conseil toute opération dont ils mettent en doute la légalité ou le bien-fondé.

9.5 Les vérificateurs demeurent les seuls juges de l’acceptabilité, en totalité ou en partie, des paiements autorisés par le directeur exécutif, et peuvent, à leur gré, procéder à un examen et à une vérification en détail de tous les états financiers. Le directeur exécutif et le personnel du Secrétariat de la Commission mettent à la disposition des vérificateurs les installations dont ils ont besoin pour accomplir leur tâche.

Article 10 : Interprétation des Règles et rapport avec l’ACE

Les présentes Xxxxxx s’interprètent en fonction de l’ACE, et en cas d’incompatibilité entre lesdites Règles et l’ACE, ce dernier prévaut dans la mesure de l’incompatibilité.

Article 11 : Modification des règles

Seul le Conseil peut modifier les présentes Règles.

Article 12 : Textes faisant foi

Les versions française, anglaise et espagnole des présentes Règles font également foi.