Conditions contractuelles d’Electronics Watch pour les contrats d’approvisionnement
Conditions contractuelles d’Electronics Watch pour les contrats d’approvisionnement
Partie I : Conditions contractuelles
Dispositions introductives
1. Ces conditions sont destinées à être inclues dans un contrat entre l’affilié et le titulaire pour la fourniture de produits électroniques.
OU
Ces conditions sont destinées à être inclues dans un contrat pour des biens et services entre l’affilié et le titulaire, qui implique la fourniture temporaire ou permanente de produits électroniques
2. Dans ces conditions :
« Affilié » désigne un affilié d’Electronics Watch qui, en tant que pouvoir adjudicateur (au sens de la directive 2014/24/UE), contrôle la conformité au code dans les usines par l’intermédiaire d’Electronics Watch ;
« Code » désigne le code d’Electronics Watch contenu dans la partie III de ces conditions, ou un code équivalent1 de normes internationales du travail2 ;
« Conditions » désigne les conditions contractuelles d’Electronics Watch pour les contrats d’approvisionnement ;
1 Les codes équivalents exigent la conformité avec les lois sur le travail des pays de production, y compris les règlements sur la santé et la sécurité, et les normes internationales du travail, y compris les conventions fondamentales de l’OIT (voir la clause 2 à la partie III de ces conditions).
2 Veuillez consulter l’article 42(13) du Règlement de 2015 sur les marchés publics qui indique que lorsqu’une
description précise de l’objet du marché public n’est pas possible, la référence au contrat doit être accompagnée des mots « ou équivalent ».
« Contrat » désigne l’accord juridiquement contraignant entre l’affilié et le titulaire qui exige du titulaire qu’il fournisse les marchandises dans les conditions fixées par ces conditions ;
Le « contrat de travail » désigne un contrat de travail ou d’apprentissage, qu’il soit exprès ou tacite, et (s’il est exprès) qu’il soit oral ou écrit ;
Le « titulaire » désigne l’entreprise commerciale qui conclut le contrat avec l’affilié ;
Le « formulaire de divulgation » désigne le formulaire de divulgation contenu à la partie II de ces conditions ;
« Electronics Watch » signifie Stichting Electronics Watch Foundation, dont le siège social est situé à Xxxxxxxxxxxxxx 00, 0000 XX Xxxxxxxxx, Xxxx-Xxx ;
« Employé.e. » désigne une personne qui a conclu un contrat ou travaille en vertu (ou, lorsque l’emploi a cessé, a travaillé en vertu) d’un contrat de travail avec le titulaire et/ou un fournisseur ;
« Usine » désigne une usine d’assemblage dans laquelle les marchandises sont assemblées ou une usine de fournisseur de composants dans laquelle les principaux composants électroniques (basés sur la valeur) utilisés dans l’assemblage des marchandises sont fabriqués ;
Les « marchandises » désignent les produits électroniques (y compris les composants) qui constituent l’objet du contrat (y compris les marchandises et les composants qui ne sont fournis que temporairement dans le cadre d’un contrat de service) ;
« Agent d’inspection » désigne une organisation de la société civile sous contrat avec Electronics Watch pour effectuer le contrôle des présentes obligations dans les usines ;
Les « conditions commerciales socialement responsables » désignent, en général, les conditions commerciales dans lesquelles les marchandises peuvent être produites conformément au code, et comprennent expressément un délai de livraison juste et raisonnable, des prévisions qui atténuent les pics d’activité, un prix équitable des marchandises et un transfert proportionnel des risques le long de la chaîne d’approvisionnement ;
Le « fournisseur » désigne tout fournisseur et sous-traitant de tout niveau du titulaire impliqué dans le processus de fabrication des marchandises ;
« UNGP » désigne les Principes directeurs des Nations Unies sur les entreprises et les droits de l’homme approuvés par le Conseil des droits de l’homme des Nations Unies en juin 2011, tels que modifiés périodiquement ;
« Jour ouvrable » désigne tout jour autre qu’un week-end ou un jour férié ou chômé dans la juridiction en vertu de laquelle le contrat est régi.3
Obligations du titulaire
3. Dans l’exercice de ses obligations en vertu du contrat, le titulaire doit se conformer à toutes les lois, statuts et règlements alors en vigueur et applicables en matière de travail, de lutte contre l’esclavage et la traite des êtres humains, et entreprendre ses activités d’une manière conforme au code, à l’UNGP et aux conditions commerciales socialement responsables.
4. Le titulaire déclare et justifie qu’à la date de l’accord présent, ni le titulaire ni aucun de ses dirigeants, employé.e.s ou mandataires n’ont été déclarés coupables d’une infraction impliquant l’esclavage moderne et/ou le travail forcé et/ou la traite des êtres humains, ni n’ont fait l’objet ou ne font l’objet d’une investigation, d’une enquête ou d’une procédure d’exécution par tout organisme gouvernemental, administratif ou de contrôle concernant toute infraction ou infraction présumée d’esclavage moderne et/ou de travail forcé et/ou de traite d’êtres humains ou en rapport avec ces faits.
Diligence raisonnable
5. Le titulaire doit faire preuve de diligence raisonnable en identifiant et en atténuant le risque d’infractions potentielles et en remédiant aux infractions effectives et en empêchant la récurrence des infractions aux normes contenues dans le code dans la production des marchandises et l’exécution du contrat.
6. Afin d’exercer une diligence raisonnable, le titulaire doit, au minimum, tout au long de la durée du contrat :
a. utiliser tout pouvoir de négociation qu’il a sur ses fournisseurs, y compris les droits contractuels et les incitations commercialement viables, pour se procurer, dans un esprit d’amélioration continue, les marchandises conformément au code, à l’UNGP et aux conditions commerciales socialement responsables ;
b. faire des efforts raisonnables et proportionnés pour inclure, dans ses contrats avec les fournisseurs :
i. i. une disposition obligeant le fournisseur à se procurer les
3 Remarque : la définition doit refléter la définition « jours » dans le contrat entre l’affilié et le titulaire
marchandises conformément au code ; et
ii. ii. les dispositions relatives aux procédures d’intervention et d’escalade équivalentes à celles énoncées aux paragraphes 14 à 19 ci- dessous, qui doivent entrer en vigueur en cas de violation par le fournisseur de son obligation de se procurer les marchandises conformément au code ;
c. mettre en place un système approprié de formation pour les employé.e.s du titulaire afin d’assurer la conformité avec le code ;
d. aviser l’affilié et/ou Electronics Watch dès qu’il aura connaissance d’une violation ou d’une violation potentielle du code ou de ces conditions, ou de tout esclavage moderne et/ou du travail forcé et/ou de la traite des êtres humains, réels ou présumés, liés au processus de fabrication des marchandises ;
e. faire des efforts raisonnables et proportionnés pour s’assurer que ses fournisseurs coopèrent et s’engagent avec Electronics Watch à remédier et à prévenir les violations.
Divulgations et vérifications
7. Dans les 25 jours ouvrables suivant la date du contrat (ou dès que cela est raisonnablement possible) et gratuitement, le titulaire doit, au moyen d’un formulaire de divulgation rempli, informer l’affilié et Electronics Watch :
2.
a. des usines où les marchandises sont produites (y compris leurs dénominations légales et adresses physiques complètes) ;
b. des produits ou composants spécifiques fabriqués dans chaque usine.
Le titulaire doit, dans les meilleurs délais raisonnables, aviser l’affilié et Electronics Watch de toute modification apportée aux renseignements fournis dans son formulaire de divulgation, dont il a connaissance.
8. Le titulaire doit s’efforcer raisonnablement et proportionnellement de divulguer les constatations de conformité en résumé ou complètement (ou, s’ils sont disponibles pour être divulgués, les rapports d’audits), concernant les usines, effectuées au cours des 24 mois précédents qu’il est en mesure de découvrir et d’obtenir au moyen de demandes raisonnables de renseignement. Ces divulgations doivent être faites dans les 25 jours ouvrables suivant la date du contrat (ou dès que cela est raisonnablement possible).
Le titulaire doit demander à chaque fournisseur direct tous les 6 mois s’il a effectué d’autres constatations de conformité (ou, le cas échéant, des rapports d’audits s’ils sont disponibles pour être divulgués) concernant les usines, et d’en divulguer les constatations conformément aux dispositions du présent paragraphe.
Obligations du titulaire à l’égard du fournisseur
9. Sur la preuve de la violation du code par un fournisseur, le titulaire doit collaborer avec l’affilié et Electronics Watch et faire des efforts raisonnables et proportionnés pour :
a. obtenir l’accès des agents d’inspection aux usines où a eu lieu la violation, notamment :
i. visites de tous les lieux de travail pertinents, lieux d’hébergement et/ou dortoirs ;
ii. entretiens avec les employé.e.s sans la présence de superviseurs ou de la direction ;
iii. examen des registres d’usine pertinents/pertinents, y compris :
1. les conventions collectives ;
2. les dossiers du personnel ;
3. les registres des heures de travail et des salaires versés ;
4. les registres des prestations de sécurité sociale, des cotisations de retraite et des congés ;
5. les procédures de règlement des griefs ;
6. les registres disciplinaires ;
7. les dispositions en matière de santé et de sécurité ; et
8. les autres registres d’usine pertinents.
b. obtenir des fournisseurs et fournir à Electronics Watch les constatations écrites complètes en matière de conformité et les plans de mesures correctives liés à la violation effective ou potentielle ;
c. obtenir et fournir à Electronics Watch l’inventaire des produits chimiques utilisés et entreposés et les rapports connexes de suivi des incidences sur la santé, la sécurité et l'environnement pour chaque usine lorsqu’il y a eu violation effective ou potentielle des normes de santé et de sécurité du code ; et
d. rendre compte à l’affilié et à Electronics Watch de la mesure dans laquelle ses conditions commerciales et les conditions commerciales de ses fournisseurs nuisent à sa conformité au code dans les usines spécifiées et/ou contreviennent aux conditions commerciales socialement responsables.
10. Le titulaire doit :
a. se conformer à toutes les lois, statuts et règlements relatifs à la dénonciation des mauvaises pratiques applicables alors en vigueur dans la juridiction où les marchandises sont fabriquées ; et faire des efforts raisonnables et proportionnés pour s’assurer que ses fournisseurs fassent de même.
b. mettre en œuvre et maintenir, et faire des efforts raisonnables et proportionnés pour s’assurer que ses fournisseurs mettent en œuvre et maintiennent une politique de dénonciation des mauvaises pratiques appropriée afin d’assurer la protection et le soutien de l’un ou l’autre des membres de son personnel et/ou du personnel des fournisseurs qui informent le titulaire, l’affilié ou Electronics Watch de toute violation effective ou potentielle de ces conditions ou de toute loi, loi et règlement applicable ; et
c. qu’un titulaire ou un fournisseur (le cas échéant) maintienne ou non une politique de dénonciation de mauvaises pratiques suffisante, faire des efforts raisonnables et proportionnés pour s’assurer que les lanceurs d’alerte qui font face à un traitement préjudiciable du fait d’avoir soulevé une véritable préoccupation aient accès à un recours approprié ; et
d. la politique de dénonciation des mauvaises pratiques mentionnée au paragraphe 10b. ci-dessus doit au minimum :
i. encourager l’ouverture et soutenir les lanceurs d’alerte qui soulèvent de véritables préoccupations, même s’ils s’avèrent qu’ils se trompent ;
ii. protéger les lanceurs d’alerte contre tout traitement préjudiciable du fait d’avoir soulevé une véritable préoccupation et appointer un responsable pour la dénonciation des mauvaises pratiques chargé d’enquêter sur ce type de traitement des lanceurs d’alerte ; et
iii. établir des sanctions disciplinaires à appliquer à tout membre du personnel qui menace ou commet des actes de représailles contre des lanceurs d’alerte.
Transparence
11. Le titulaire accepte qu’Electronics Watch mette à la disposition du public les informations suivantes (dans la mesure où la loi de la juridiction concernée le permet) :
a. l’identité des fournisseurs et des usines énumérées dans le formulaire de divulgation ; et
b. Les rapports de contrôle et d’inspection d’Electronics Watch concernant le titulaire une fois que le titulaire a eu une occasion raisonnable d’examiner et traiter les conclusions de ces rapports de contrôle et d’inspection ; et
12. Le titulaire doit faire des efforts raisonnables et proportionnés pour obtenir tout consentement juridiquement nécessaire à la publication des informations énumérées au paragraphe 11.
13. Lorsque les informations fournies par le titulaire sont communiquées à des tiers (comme les agents de contrôle et d’inspection et autres affiliés, pour leur permettre de soutenir la vérification), ces tiers s’engageront à ne pas divulguer ou utiliser les informations de façon alternative, sauf si la loi l’exige.
Procédure d’intervention et d’escalade4
Processus d’escalade
14. Lorsque le titulaire ou l’affilié a des motifs raisonnables de croire que le titulaire n’a pas respecté ses obligations en vertu de ces conditions, le titulaire doit collaborer rapidement avec l’affilié et Electronics Watch pour permettre à l’affilié de déterminer si une telle défaillance s’est produite et, le cas échéant, comment une telle défaillance peut être corrigée sans recours immédiat aux sanctions contractuelles.
15. L’affilié (ou les employé.e.s en vertu du paragraphe 23 ci-dessous) peut, à sa discrétion, exiger du titulaire qu’il :
a. fournisse une explication écrite à l’affilié et à Electronics Watch de la raison de sa défaillance ou de sa défaillance potentielle aux obligations qui lui incombent, relative à toute mesure corrective qu’il propose de prendre et de la période pendant laquelle de telles mesures seront prises ; et/ou
b. prenne des dispositions pour qu’un représentant de haut niveau approprié du titulaire participe à une réunion avec l’affilié et Electronics Watch, et prenne toutes les mesures correctives raisonnablement exigées par l’affilié et Electronics Watch.
16. Le titulaire doit exécuter les exigences énoncées aux paragraphes 14 et 15 à ses propres risques et dans un délai raisonnable, par rapport à la durée du contrat, tel qu’il est déterminé par l’affilié (agissant raisonnablement).
4 Remarque : lorsque l’affilié a l’intention de s’appuyer exclusivement sur ses propres dispositions relatives à la gestion des contrats, à l’engagement et à l’exécution contenues ailleurs dans le contrat, cette section devrait être omise.
17. Si le non-respect des obligations du titulaire en vertu de ces conditions s’est produit à plusieurs reprises ou si les demandes d’action sont ignorées de façon persistante, l’affilié peut notifier par écrit au titulaire :
a. en précisant que la notification est une mise en demeure ;
b. en donnant au titulaire des détails raisonnables sur la violation ; et
c. en déclarant que la violation est une violation qui, si elle se reproduit fréquemment ou se poursuit, peut entraîner, d’abord, une suspension, puis la résiliation du contrat.
18. Si, à la suite de la signification d’une mise en demeure au titre du paragraphe 17 ci- dessus, la violation spécifiée s’est poursuivie pendant une période excessive ou s’est reproduite excessivement à la seule discrétion de l’affilié (agissant raisonnablement), alors l’affilié peut signifier un autre avis d’avertissement écrit au titulaire :
a. précisant qu’il s’agit d’un dernier avis d’avertissement ;
b. indiquant que la violation spécifiée a fait l’objet d’un avis d’avertissement signifié dans le délai de 12 mois précédant la date de signification de l’avis d’avertissement final ; et
c. indiquant que si la violation se poursuit pendant une période déterminée ou se reproduit un certain nombre de fois spécifié après la date de signification de l’avis d’avertissement final, le contrat peut être, d’abord, suspendu, puis, terminé.
19. À la suite de la signification de l’avis d’avertissement final en vertu du paragraphe 18 ci- dessus, l’affilié peut également notifier un nouvel avis (conformément au contrat) suspendant l’exécution du contrat en attendant la remédiation de la ou des violation.s par le titulaire.
Sanctions
20. Lorsqu’une violation se poursuit ou se reproduit en vertu du paragraphe 19 ci- dessus, l’affilié peut résilier le contrat par notification écrite au titulaire, avec une période de préavis comme conseillée par l’affilié (agissant raisonnablement).
21. Le titulaire indemnisera l’affilié contre toute perte, dommages-intérêts, frais et dépenses engagés ou adjugés contre l’affilié à la suite de toute violation de ces conditions par le titulaire.
22. L’affilié peut fixer toutes les sommes qui lui sont dues par le titulaire conformément au paragraphe 21 ci-dessus contre les sommes dues au titulaire en vertu du contrat ou en vertu de tout autre contrat entre le titulaire et l’affilié.
Droits des tiers
23. Afin de pouvoir faire valoir leurs droits, les employé.e.s peuvent faire respecter et s’appuyer sur les droits, modalités et conditions accordés à l’affilié au paragraphe 15 ci-dessus, comme si les employé.e.s étaient également parties au présent contrat, exception faite du pouvoir de résiliation du contrat qui demeure exclusivement le privilège contractuel de l’affilié.
24. L’affilié et le titulaire confirment qu’ils ont expressément l’intention d’accorder les droits énoncés au paragraphe 23 au profit des employé.e.s.
25. En cas de conflit ou d’incohérence entre l’une ou l’autre des dispositions du contrat et les dispositions des paragraphes 23 et 24, les dispositions des paragraphes 23 et 24 prévaudront.