Accord-cadre en matière d'obtention de confirmations bancaires
Accord-cadre en matière d'obtention de confirmations bancaires
Entre :
- L'Institut des Réviseurs d'Entreprises, organisation professionnelle dotée de la personnalité civile, créée par une loi du 22 juillet 1953, ayant son siège social à 0000 Xxxxxxxxx, Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx 000, xxxxx 0, inscrit au registre des personnes morales à Bruxelles sous le numéro 0209.851.580, représenté par Xxx XXXXXXXX,
Ci-après dénommée « IRE »
Et
- L'Association belge des Banques et des Sociétés de bourse, ASBL, ayant son siège social à 0000 Xxxxxxxxx, Xxxxxxxxx xx Xxx Xxxxxx XX, 00, inscrite au registre des personnes morales à Bruxelles sous le numéro 0542.394.603, représentée par Xxxxx XXXXX,
ci-après dénommée « ABB » Ont convenu :
Article 1 – Objectif et objet
L'Institut des Reviseurs d'Entreprises (IRE) et l'Association belge des Banques et des Sociétés de bourse (ABB, une des associations constitutives de Febelfin) adoptent le présent accord-cadre afin de permettre aux réviseurs d'entreprises d’obtenir des confirmations bancaires de manière digitale et automatisée à terme. Les processus au sein des banques sont en cours d’harmonisation et le présent accord-cadre constitue une base qui est susceptible d’évoluer en fonction des évolutions techniques et technologiques. Il sera revu annuellement afin de tenir compte de ces évolutions.
Article 2 - Procédure
§1. La procédure et le questionnaire standards définis en annexe serviront dès lors de référence pour les exercices clôturés à partir du 30 juin 2021. Des confirmations spécifiques supplémentaires pourront être demandées séparément.
§2. Les adresses email des réviseurs d’entreprises que ceux-ci sont tenus légalement de tenir à jour peuvent être consultées sur le registre public (xxxxx://xxx.xxx-xxx.xx/xx/xxxxxxxx- public/belgique/reviseurs-d-entreprises).
Les réviseurs d’entreprises sont responsables de la conformité TLS de leurs adresses emails et noms de domaine. L’IRE effectuera en outre chaque année au mois de septembre un test de la conformité TLS des noms de domaine de tous les réviseurs d’entreprises et tiendra informé l’ABB des résultats de ce test. Tout réviseur d’entreprises nouvellement inscrit au registre public sera informé de la nécessité de conformité de son nom de domaine au protocole TLS afin de pouvoir recevoir des confirmations
bancaires conformément au présent accord-cadre de manière digitale.
Article 3 - Durée de l'accord-cadre
§1. Le présent accord-cadre entre en vigueur le 30 juin 2021.
§2. Le présent accord-cadre rentrera en vigueur pour une durée indéterminée. Chaque partie a le droit de résilier le présent accord-cadre en adressant une notification écrite à l'autre partie dans un délai d'au moins 6 mois.
Le présent accord a été établi en deux exemplaires, dont chaque partie déclare avoir reçu un exemplaire.
Signé le 1er mars 2021 à Bruxelles,
Pour l’IRE, Pour l’ABB
Xxx XXXXXXXX Xxxxx XXXXX
Président Administrateur délégué
Annexe : Confirmation bancaire - standard IRE-ABB (Febelfin)
Annexe : Confirmation bancaire - standard IRE-ABB (Febelfin)
Afin d'obtenir des confirmations bancaires standard pour l’entité contrôlée, il est recommandé au réviseur d'entreprises de se référer à l'accord-cadre conclu entre l'Institut des Reviseurs d'Entreprises (IRE) et l'Association belge des Banques et des Sociétés de bourse (ABB, une des associations constitutives de Febelfin).
Conformément au Code des sociétés et des associations (art. 3:68 §1), les réviseurs d’entreprises (en leur qualité de commissaires) « requérir de l'organe d'administration qu'il demande à des tiers la confirmation du montant de leurs créances, dettes et autres relations avec la société contrôlée ».
La demande de confirmation standard doit être adressée à la banque par l’entité contrôlée, sauf si une autre procédure a été acceptée par la banque et le client et le réviseur d’entreprises (par ex. via Xxxxxxxxxxxx.xxx). La demande sera adressée par l’entité contrôlée (et non par compte) au siège social de la banque. Le point 2 « Demande de l’entité contrôlée » ci-après fournit des guidances sur les éléments principaux à reprendre dans la demande de l’entité contrôlée. Le réviseur d’entreprises veillera à ce que les confirmations bancaires standard qu’il souhaite obtenir concernent tant les banquiers ordinaires de l'entité contrôlée que les établissements de crédit avec lesquels des transactions ne sont effectuées qu’occasionnellement. La date spécifiée pour laquelle la confirmation bancaire standard est demandée correspond normalement à la date du bilan ou à une date en fin de mois. Compte tenu de l’accord-cadre conclu entre l’IRE et l’ABB (Febelfin), il n'est plus nécessaire d’envoyer le questionnaire mentionné ci-après à la banque concernée. Par conséquent, la demande officielle de confirmation bancaire standard seule suffira.
La banque envoie sa réponse directement au réviseur d'entreprises (éventuellement avec copie envoyée à l’entité) via un canal sécurisé, comme par exemple via un email TLS conforme. Lorsque la banque ne dispose pas des données de l’entité concernée pour un point spécifique du questionnaire standard, elle indiquera « non applicable » ou « néant ».
Des confirmations complémentaires concernant des informations spécifiques qui ne sont pas communiquées par la confirmation bancaire standard, peuvent toutefois être obtenues séparément auprès de la banque.
2. Demande de l’entité contrôlée
- Coordonnée de la banque à qui la demande est effectuée : nom et adresse officielle de la banque
- Objet : demande de faire parvenir une confirmation bancaire standard en date du [à spécifier] mentionnant les renseignements qui proviennent de la liste rédigée par l'Association belge des Banques et des Sociétés de bourse (ABB-Febelfin) et l’Institut des Reviseurs d'Entreprises (IRE), directement à l'attention du cabinet de révision en charge de la mission : nom, adresse postale, téléphone et e-mail de la personne de contact concernée au sein du cabinetde révision.
- Nomdu responsable de l’entité contrôlée
- Signature (électronique le cas échéant) contenant : Nom de l’entitécontrôlée + Logo + adresse de l’entité contrôlée + Numéro d'entreprise de l'entité juridique
- Numéro de compte bancaire de l'entité sur lequel les frais pour cette confirmation bancaire seront prélevés par la banque
3. Procédure standard et questionnaire pour Confirmations bancaires
Pour autant que possible ou disponible, le nom des personnes habilitées, seules ou conjointement, à signer pour le fonctionnement des comptes avec indication des combinaisons suivant lesquelles les signatures peuvent être valablement utilisées, ainsi que les plafonds prévus pour de telles signatures.
Pour les comptes à vue, les comptes à terme, les comptes de dépôts d'épargne, au nom de notre entité :
- le numéro de compte ;
- le solde;
- la devise;
- la description de tout compte à vue et de dépôts d'épargne (excepté les comptes d'ordre interne) qui est soldé durant l'exercice terminé le (la date spécifiée dans la lettre) ainsi que la date de sa clôture ;
- en particulier pour les comptes à terme:
o le taux d'intérêt ;
o la durée ;
o l'échéance.
3. Coffres
Les informations reprises ci-dessous pour les crédits accordés mais qui n’ont pas encore été déboursés et pour les crédits en cours :
- la nature (prêt personnel, opération à tempérament, crédit d’investissement, crédit hypothécaire, le leasing ou le renting, les contrats d'affacturage, crédit de caisse, avances à terme fixe (straight loans), « roll over », crédits d'escompte, crédits documentaires, etc.) ;
- le numéro de contrat et/ou le numéro de compte;
- le solde restant dû ;
- le taux ;
- la dernière échéance ;
- la devise;
- la durée ou la date d’échéance;
- les engagements contractuels (covenants) repris dans le(s) contrat(s) de crédit;
- les autres modalités de créditparticulières.
5. Instruments.financiers et produits dérivés
Les devises, les montants, les taux de change, les taux d’intérêt, la valeur de marché au….. (la date spécifiée dans la lettre), les dates d'échéance et autres données importantes, contrat par contrat, pour l’ensemble des produits dérivés et autres instruments financiers en suspens au (la date
spécifiée dans la lettre) (pour les swaps, donnez des détails des deux contrats, à savoir « l'original » et le « swap ») comprenant :
- les contrats de marchandises ;
- les (reverse) repurchase agreements (Repo) ;
- les contrats sur taux de change ;
- les contrats d'accord de taux futur;
- lescontrats à termesur instrumentsfinanciers;
- les contrats d'échange de taux d’intérêt;
- les swaps de devise ;
- les options ; et
- les autres contrats (veuillez indiquer leur nature).
6. Comptes de titres (Dépôt à découvert)
Pour les actions :
- le code d’identification;
- la dénomination ;
- la devise;
- le nombre. Pour les obligations :
- le code d’identification ;
- la dénomination ;
- la date d'émission ;
- le taux d'intérêt ;
- l'échéance ;
- la devise;
- la valeur nominale.
Pour les fonds de placement :
- le code d’identification ;
- la dénomination ;
- la devise;
- le nombre.
- Les données relatives aux sûretés ou garanties constituées par l'entité au profit de la banque ;
- Les données relatives aux sûretés ou garanties constituées par la banque pour le compte de l’entité ;
- Les données relatives aux sûretés ou garanties constituées par des tiers au profit de la banque pour le compte de l’entité.
Lorsque ces sûretés et garanties ne pourraient pas être mentionnées directement par la banque, celle-ci mentionne, en tant qu’alternative, la date de la dernière lettre de crédit approuvée qui a été adressée à l'entité concernée.