Contract
Termes de Contrat, applicables aux activités d’inspection et de certification par Control Union Certifications BV, ci-après désigné comme ”l’Organisme”
1. Général
1.1 Pour les points non abordés dans ces Terms of Contract, le document «CUWG Terms and Conditions 1999 » ci-joint s’applique, les articles 7.6 et 10 sont cependant exclus.
1.2 Les services standards de l’«Organisme» peuvent inclure tout ou partie des activités suivantes : inspections et certifications de produits, processus, systèmes ou activités. Les inspections incluent les vérifications, audits et surveillances.
2. Lettre d'offre (contrat)
2.1 En acceptant une offre faite par l’«Organisme», le Candidat donne son accord (appelé l’«Accord» par la suite) avec l’«Organisme» dans les termes et conditions décrites dans cette lettre d’offre (contrat) et dans tous les autres documents (y compris ces « terms of contract ») qui sont ou ont été déclarés applicables à l’ « Accord » (appelés par la suite, les « Documents »).
3. Obligations et restrictions pour le Candidat
3.1 Le Candidat doit signaler immédiatement tout changement concernant les méthodes de production ou les unités concernées par le programme de certification.
3.2 Le candidat n'est autorisé à transférer aucun de ses droits et obligations relatifs au contrat à toute tierce partie. Ces droits et obligations ne sont pas transférables.
3.3 Si le candidat ne respecte pas les termes de l’ « Accord » et des « Documents », il ne peut faire référence à tous « Documents », document, indication ou information donnant l'impression que les produits du Candidat ont été obtenus ou que les unités du Candidat sont maintenues en accord avec les termes des « Documents » ou en accord avec les termes d'une certification proposée par l’ « Organisme ».
3.4 Le Candidat doit, sur demande de l’ « Organisme », retirer et/ou rectifier toute publication, indication ou information incorrecte concernant les produits et activités audités ou certifiés par l’«Organisme ».
3.5 Le Candidat ne doit jamais (i) utiliser une certification accordée par l’«Organisme» pour des activités qui n'ont pas obtenu la certification ni (ii) utiliser une indication de l’«Organisme» sur des produits qui n'ont pas été approuvés par l’«Organisme», et (iii) si le Candidat fournit des copies des documents de certification à d’autres, les documents doivent être reproduits dans leur intégralité ou comme spécifié dans le schéma de certification.
3.6 Le Candidat ne doit jamais utiliser une certification de système (qualité) accordée par l’«Organisme» pour indiquer qu’un produit ou service est approuvé par l’«Organisme».
3.7 Lorsque le Candidat fait état de sa certification, il doit toujours indiquer les normes ou référentiels pour lesquels ses produits sont certifiés comme étant conforme.
3.8 Le Candidat ne doit pas agir d'une façon pouvant affecter de façon négative une indication de l’«Organisme» ou un certificat de l’«Organisme».
3.9 Le Candidat doit informer immédiatement l’«Organisme», de toute utilisation incorrecte ou non autorisée d'une indication de l’«Organisme» et/ou de toute publication trompeuse ou incorrecte faisant référence à l’«Organisme».
4. Audits
4.1 L’«Organisme» réalisera les audits, ou les fera réaliser par une tierce partie sous sa responsabilité, en accord avec les termes des « Documents » afin de déterminer si les conditions acceptées, telles que mentionnées dans les « Documents », sont atteintes.
4.2 Si l’«Organisme» constate qu'il est nécessaire et raisonnable de réaliser des audits complémentaires, leurs coûts seront à la charge du Candidat. Les coûts seront en accord avec les conditions tarifaires de l’«Organisme» acceptées par le Candidat et basés sur coûts réels.
4.3 Le Candidat doit prendre toutes les dispositions nécessaires à la réalisation des audits, notamment en ce qui concerne l'examen de la documentation par l’«Organisme».
4.4 Le Candidat doit permettre l'accès à l’«Organisme» à toutes les zones, locaux et unités concernés par le champ de l’ « Accord » ainsi qu'aux enregistrements (dont les rapports d’audit s internes) nécessaires à l'audit et avoir un personnel disponible dans le cadre de la résolution de plaintes.
4.5 Si des échantillons sont nécessaires à l'audit, le Candidat doit les mettre à disposition et ne pas les facturer à l’«Organisme».
5. Le Certificat
5.1 Si le Candidat obtient une portée de certificat, celui-ci sera valide jusqu'à la date d'expiration mentionnée sur le certificat, à condition que :
(i) Aucune déviation, altération et/ou autres changements ne se sont produits vis à vis des méthodes de production et des unités inspectées à la date de l'audit et qui ont été certifiées sur la base de cet audit; et
(ii) L’ « Accord » n’a pas été rompu, quelle qu'en soit la raison.
5.2 Les commentaires ou accords oraux, concernant la certification émanant du personnel de l’«Organisme» ou de la partie réalisant les audits au nom de l’«Organisme», n’engagent pas l’«Organisme».
5.3 La décision écrite de certification prise par l’«Organisme» est la seule valable permettant à l’«Organisme» de délivrer une certification au Candidat.
5.4 La portée du certificat de l’«Organisme» est accordée au Candidat sur une base non exclusive (pas de discrimination des candidats).
6. Confidentialité
6.1 L’«Organisme» doit prendre toutes les mesures nécessaires pour s’assurer que les informations qui ont été portées à sa connaissance lors des audits (les « Informations ») soient traitées de façon confidentielle et il ne doit pas rendre accessible à une tierce partie des « Informations » sans l'accord écrit préalable du Candidat, à l’exception des cas prévus par la loi et/ou par les « Documents ».
6.2 Le Candidat doit prendre toutes les mesures nécessaires pour s’assurer que toutes les informations qui ont été portées à sa connaissance concernant les méthodes d’inspection utilisées par l’«Organisme» soient traitées comme confidentielles et il ne doit pas rendre accessible à une tierce partie toute information concernant les méthodes d’inspection sans un accord écrit préalable de l’«Organisme», à l’exception des cas prévus par la loi et/ou par les « Documents ».
7. Indications
7.1 Si le Candidat respecte et atteint les exigences telles que mentionnées dans les « Documents » applicables (notamment les « Documents » applicables pour l’utilisation des indications de l’«Organisme»), il peut utiliser les indications de l’«Organisme» appropriées, sur les produits qui ont été certifiés par l’«Organisme» et pour lesquels le Candidat possède une portée de certificat valide.
7.2 Le droit d’utiliser une indication de l’«Organisme» est accordé au Candidat sur une base non-exclusive. Le Candidat est libre d’utiliser une indication de l’«Organisme» pour les produits certifiés pour lesquels une portée de certificat a été délivrée.
8. Amendements des documents
8.1 L’«Organisme» peut modifier unilatéralement les (termes des) « Documents ».
8.2 L’«Organisme» doit informer le Candidat par écrit à la première notification de tout amendement relatif au contrat et doit informer le Candidat de la date à laquelle ces amendements prennent effet.
8.3 Lorsque un amendement aux (termes des) « Documents » est effectué, les termes modifiés s'appliquent sans condition au Candidat. Ces termes modifiés remplacent les termes concernés dans la version précédente des « Documents » dès que la date d'effet des amendements est atteinte.
9. Responsabilité et indemnisation.
9.1 Les articles 1, 3, 5, 8, 9, 11, 12.1, 12.3, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19 et 20 des “Control Union World Group Terms and Conditions of Business” ci-joints font partie intégrale de ces termes.
9.2 L’« Organisme » ne pourrait être tenu responsable à l'égard du client et de tous tiers en cas de certification sur base de fausses déclarations ou fausses informations connues du candidat, de non- présentation ou falsification de documents nécessaires à la bonne exécution des audits de certifications ou audits intermédiaires.
9.3 La responsabilité de l’«Organisme» à propos de toute plainte pour perte, dommage ou dépense de toute nature suite à tout manquement au contrat et/ou toute défaillance de l’«Organisme» à exercer les compétences et précautions attendues, ne peut en aucune circonstance dépasser au total le montant annuel des frais à payer pour les services spécifiques demandés dans le contrat concerné avec l’«Organisme» qui a donné lieu à ces plaintes . L’«Organisme» ne peut pas être tenu responsable dans le cadre d’une plainte pour des pertes indirectes ou consécutives, incluant les pertes de profit et/ou les pertes d’affaires dans le futur et/ou de production et/ou l’annulation de contrats avec le Candidat. Lorsque les frais à payer sont liés à plusieurs services et qu‘une plainte concerne un de ces services, les frais doivent être ajustés, pour ce paragraphe, selon le temps estimé consacré pour chaque service.
9.4 Le Candidat ne doit pas porter atteinte à l’«Organisme» et doit indemniser l’«Organisme» en cas de dommages subis par l’«Organisme » suite au non-respect par le Candidat des exigences gouvernementales nationales et internationales en matière d’exportation et d’importation.
10. Tarifs
10.1 Sauf indication particulière, les tarifs proposés par l’ « Organisme », et acceptés par le Candidat, sont des prix indiqués Hors Taxe.
10.2 Le Candidat doit payer des frais basés sur le nombre de jours d’audit nécessaire (jours de déplacement inclus) et les coûts de certification (ex : frais de procédure, etc.). Si l’«Organisme» estime qu’un audit supplémentaire est raisonnable et nécessaire, il sera facturé en accord avec les termes des « Documents » concernés.
10.3 D’autres frais (ex : déplacements, hébergement, analyses, etc.) seront facturés sur la base de frais réels ou sur la base d’un forfait prévu dans le contrat.
10.4 L’«Organisme» se réserve le droit de modifier les tarifs du contrat en se basant sur les valeurs d’index (inter)nationaux ou sur la politique de l’«Organisme». L’«Organisme» enverra au Candidat une notification de changement dans les frais au moins trois mois avant la date de prise d’effet.
10.5 En cas d'annulation de l'audit par le Candidat ou par l’«Organisme» (à cause d'un non-paiement d’une facture précédente par le Candidat), tous les frais déjà engagés seront facturés au Candidat : billets d’avion ou de trains, visas, vaccins, autres réservations (ex : voiture, hôtel,…) donnant lieu à une pénalité d’annulation, etc.
10.6 Si le Candidat désire des amendements ou des ajouts à l’ « Accord » à propos des unités et/ou produits qui doivent être audités, après que l’ « Accord » ait été validé, l’«Organisme» doit accepter ces amendements et ajouts dans la limite du raisonnable. Si ces amendements et additions demandés par le
Candidat entraînent des frais supplémentaires, l’«Organisme» doit facturer ces frais supplémentaires dans leur intégralité.
11. Paiement
11.1 Dans le cas où la Société n’a pas reçu le paiement pour une facture d’audit, deux semaines avant cet audit, la visite d’inspection sera annulée.
11.2 Le Candidat n’est pas autorisé à réduire les montants facturés par l’«Organisme».
11.3 Le règlement de montant au crédit du Candidat et/ou les plaintes ne sont pas autorisés au cas où l’«Organisme» est en attente de paiements de factures adressées au Candidat.
12. Termes d’accord et de résiliation du contrat
12.1 L’ « Accord » doit prendre effet à la date à laquelle la lettre d’offre a été signée par le Candidat jusqu’à la fin de l’année civile et est reconduit automatiquement chaque année.
12.2 L’ « Accord » peut être résilié par l’une ou l’autre des parties par une notification écrite à l’autre partie sous réserve d’un préavis de trois mois.
12.3 L’ « Accord » peut être résilié avec effet immédiat par l’«Organisme» avec notification écrite au Candidat sans période de préavis dans les cas suivants :
(i) le Candidat a agi en contradiction avec les termes de l’ « Accord » et/ou les termes des « Documents » ;
(ii) le Candidat a fait une mauvaise utilisation de la certification décernée par l’«Organisme», de quelque façon que ce soit ;
(iii) le Candidat a fait faillite ou une demande de mise en faillite a été demandée ou une suspension de paiement a été prononcée ;
(iv) le Candidat n’a pas payé un montant qu’il doit à la Société au plus tard un mois après l’expiration de la date limite de paiement;
(v) le Candidat a porté atteinte au nom de l’«Organisme», à sa réputation ou à son marché, de quelque façon que ce soit ;
12.4 En cas de résiliation de l’ « Accord », quelque qu’en soit la raison :
(i) le Candidat doit retourner les certificats par courrier recommandé à l’«Organisme» sous une semaine après la résiliation de l’ « Accord » ;
(ii) tous les droits du Candidat liés à l’ « Accord » prennent fin avec effet immédiat, y compris tous droits d’avoir des unités et/ou produits audités et/ou certifiés ;
(iii) l’«Organisme» n’a pas l’obligation de rembourser les frais déjà payés par le Candidat
(iv) l’«Organisme» à l’obligation de maintenir la confidentialité des Informations autant que possible, sauf si des Informations doivent être révélées selon des exigences légales ou selon les termes des « Documents » ;
(v) Le Candidat ne doit plus utiliser les indications (dont logos) de l’«Organisme» et/ou les certificats. L’«Organisme» doit demander le retrait de ces indications et/ou certificats.
13. Appels
13.1 Le Candidat peut faire appel uniquement contre une décision de certification de l’«Organisme».
13.2 Les appels doivent être reçus par l’«Organisme» dans les 6 (six) semaines qui suivent la décision de certification.
13.3 Seuls les appels effectués en anglais, ou en néerlandais, et adressés au bureau de l’«Organisme» aux Pays-Bas sont traités.
13.4 L’«Organisme» doit traiter les appels et informer le Candidat par écrit en langue anglaise (ou si approprié néerlandaise) de sa décision motivée prise suite à l’appel, dans les 3 (trois) mois qui suivent la réception de l’appel.
14. Différents, droits applicables et frais (extra) judiciaires
14.1 Tous différends existant entre les parties seront traités exclusivement par une cour compétente aux Pays- Bas, à moins que l’«Organisme» préfère une autre cour internationale compétente.
14.2 Tous les accords entre l’«Organisme» et le Candidat sont assujettis à la loi néerlandaise.
14.3 Le Candidat doit payer tous les frais judiciaires et extra judiciaires engagés par l’«Organisme» en cas de non-paiement (dans les délais prévus) d’une facture. Les coûts extra judiciaires sont estimés à au moins 15% du montant réclamé.
CONTROL UNION WORLD GROUP COMPANIES TERMS AND CONDITIONS OF BUSINESS (1999)
1. Sauf accord contraire par écrit, Control Union Certifications B.V. (ci-après désignée la « Société
»), se charge de services en accord avec les conditions générales (ci-après désignée «Conditions Générales»). Par conséquent, toute offre ou prestation de service est soumise aux Conditions Générales, sauf si la loi du pays où sont exécutés de tels arrangements ou contrats prévaut sur les Conditions Générales, auquel cas, la loi locale prévaudrait n’importe où, mais seulement si elle est en contradiction avec les Conditions Générales.
2. La Société est une entreprise engagée dans le commerce de l’inspection et du contrôle. En tant que telle, elle :
2.1 exécute des services standards comme décrits au point 6 des conditions générales.
2.2 offre des services particuliers agréés par la Société comme décrits au point 7des conditions générales.
2.3 établit des rapports et/ou certificats comme décrits au point 8 des conditions générales.
3. La Société agit pour les personnes physiques ou morales dont émanent les instructions (ci-après désigné le « Client »). Aucune autre partie n’est en droit de lui donner des instructions, notamment sur l’étendue de l’intervention ou la remise du rapport ou certificat à moins qu’elle n’y soit autorisée par le Client et acceptée par la Société. La Société est irrévocablement autorisée par le client à délivrer le rapport ou le certificat à un tiers, si elle en a reçu instruction du client ou si cela découle implicitement des circonstances, des usages, pratiques ou coutumes du commerce.
4. La Société fournira des services conformément avec :
4.1 Les instructions spécifiques du Client confirmées par la Société ;
4.2 Les termes de tout bon de commande standard et/ou fiche de spécifications standards de la société, en tant que besoin ;
4.3 Tout usage, pratique ou coutume du commerce pertinent ;
4.4 Aux méthodes que la Société estimera appropriées en fonction des contraintes techniques, opérationnelles et/ou financières.
5. 5.1 Toutes les demandes de services doivent être accompagnées d’instructions et de spécifications suffisamment précises pour permettre à la Société d’évaluer et/ou exécuter les services requis.
5.2 Les documents qui retracent les engagements contractés entre le Client et des tierces parties, ou des documents de tierces parties, comme des copies de contrats de vente, des lettres de crédit, des connaissement, etc., sont considérés comme pure information, sans aucun pouvoir restrictif ou d’élargissement sur la mission ou les obligations acceptées par la Société.
6. 6Les services proposés par la Société sont les suivants :
6.1 Inspection quantitative et/ou qualitative
6.2 Inspection de marchandise, d’usine, d’équipement, de conditionnement, de containers, réservoirs et de moyens de transport ;
6.3 Inspection au chargement et au déchargement
6.4 Échantillonnage
6.5 Analyses de laboratoire et autres contrôles
6.6 Enquêtes et audits
7. Les services particuliers qui sortent du cadre des services standard décrits l’article 6 ne seront pris en compte que dans le cadre d’un arrangement spécial.
Voici une liste indicative d’accords particuliers, cette dernière n’étant pas exhaustive :
7.1 Des garanties qualitatives et/ou quantitatives
7.2 Calibrage de réservoirs, calibrage et vérification d’instrument de mesure
7.3 Mise à disposition de technicien et autre personnel
7.4 Inspection avant embarquement selon la réglementation douanière et mandat du gouvernement à l’import.
7.5 Inspection de projet industriel complet, incluant revue de technologie, expédition et revue d’avancement ;
7.6 Services consultatifs.
8. 8.1 Sous réserve des instructions du Client dûment acceptées par la Société, la Société émettra des rapports et des certificats d’inspection reflétant des opinions données avec la prudence voulue dans la limite des instructions reçues, mais sans que la Société n’ait l’obligation de mentionner ou de signaler tous faits ou circonstances qui dépassent le cadre spécifique des instructions reçues.
8.2 Les rapports ou certificats délivrés d’après les tests ou analyses effectués sur des échantillons reflètent l’opinion de la Société sur ces échantillons mais n’expriment aucune opinion sur le lot à partir desquels les échantillons ont été prélevés. Si un avis sur le lot est demandé, des accords spéciaux doivent être préalablement établis avec la Société qui procédera à l’inspection et à l’échantillonnage du lot.
9. Le Client devra :
9.1 S’assurer que des instructions et des informations suffisantes sont données en temps voulu à la Société afin de lui permettre d’exécuter les services requis ;
9.2 Permettre l’accès nécessaire aux représentants de la Société afin d’exécuter les services requis ;
9.3 Fournir, si nécessaire, tout équipement spécial et le personnel nécessaire à l’exécution des services ;
9.4 S’assurer que toutes les mesures sont prises pour la sécurité et la sûreté des conditions de travail, des sites et des installations pendant l’exécution des services et sans que les avis que pourraient donner à cet égard les représentants de la Société puissent relever le Client de ses obligations ;
9.5 Prendre toutes les mesures nécessaires pour éliminer ou remédier à toute entrave ou interruption dans, l’exécution des services ;
9.6 Informer la Société au préalable de tous risques ou dangers connus, effectifs ou potentiels, associés à toute commande, prélèvement d’échantillons ou contrôle, y compris, par exemple la présence ou le risque de radiation, d’éléments matériaux toxiques, nocifs ou explosifs, ou de pollution de l’environnement ou poisons;
9.7 Exercer pleinement tous ses droits et s’acquitter de toutes ses obligations découlant du contrat de vente concerné ou de tout autre contrat avec un tiers, qu’un rapport ou certificat ait ou non été remis par la Société, faute de quoi la Société sera alors relevée de toute obligation à l’égard du Client.
10. La Société peut déléguer l’exécution de tout ou partie des services convenus avec le Client à un agent ou sous-traitant.
11. Si les exigences du Client nécessitent l’analyse d’échantillons par le laboratoire du Client ou de tout tiers, la Société remettra le résultat de l’analyse, mais sans encourir de responsabilité quant à son exactitude. De même, lorsque la Société sera uniquement le témoin d’une analyse faite par le laboratoire du Client ou le laboratoire de tout tiers, la Société confirmera que l’échantillon correct a été analysé, mais ne sera pas responsable de l’exactitude d’une telle analyse ou des résultats.
12. 12.1 La Société s’engage à exécuter les services requis avec prudence et diligence et n’accepte de responsabilité que pour des cas de négligence prouvée.
12.2 La responsabilité de la Société en ce qui concerne toute réclamation de perte, dommage ou frais de quelques nature ou origine que ce soit ne sera en aucun cas supérieure à une somme totale égale à 10 fois le montant des honoraires payables pour la prestation spécifique donnant lieu à la dite réclamation, étant entendu, toutefois, que la société n’assumera aucune responsabilité en cas de perte indirecte, spéciale, consécutive ou non dont la perte de profit et/ou perte de futures affaires et/ou perte de production et/ou annulation de contrats conclus avec le Client. Lorsque les honoraires ou commissions exigibles concernent plusieurs services et qu’une réclamation est émise sur l’un des services, l’honoraire ou la commission sera calculé en proportion du temps passé à la prestation de chaque service.
12.3 La limite de responsabilité de la Société selon les termes et conditions 12.2 peut être augmentée sur demande réceptionnée par la Société avant la réalisation de la prestation de service qui fera l’objet d’un accord pour une augmentation du tarif de la prestation de la Société égale à une fraction appropriée de l’augmentation de la limite de responsabilité de la Société.
13. Le Client garantira et indemnisera la Société et ses dirigeants, employés, agents ou sous- traitants de toutes réclamations formulées par un tiers pour tout dommage, perte ou frais de quelques nature que ce soit, y compris les frais de justice quel que soit leur origine relatifs à l’exécution, exécution prétendue ou l’inexécution des services dans la mesure où le montant total de ces réclamations pour l’un ou l’autre de ces services excède la limite stipulée dans l’article 12 ci-dessus.
14. Chaque dirigeant, employé, agent, ou sous-traitant de la Société bénéficiera de la limite de compensation et des indemnités détaillées dans ces Conditions Générales et, concernant ces limitations, tout contrat signé par la Société est signé non seulement en son nom mais également pour tous les intervenants mentionnés ci-dessus.
15. Dans le cas où des problèmes ou dépenses imprévues surviennent au cours d’une prestation de service, la Société sera autorisée à ajouter des charges pour couvrir le temps supplémentaire et les coûts supplémentaires engendrés pour finir la prestation.
16. 16.1 Le Client paiera les honoraires facturés par la société 30 jours après la date de facture concernée ou dans tout autre délai convenu par écrit avec la Société, en cas de non-paiement de la facture à son échéance, des pénalités seront dus au taux de 7 (sept) % par année à partir de la date de facturation et jusqu’au jour du paiement.
16.2 Le Client ne sera pas en droit de retenir ou de différer le paiement de toutes sommes dues à la Société à raison de tout litige, demande reconventionnelle ou compensation pouvant être allégué(e) contre la Société.
16.3 En cas de suspension des paiements, de concordats amiable, de faillite insolvabilité, mise en liquidation ou cessation d’activité du Client, la Société sera en droit de suspendre où, à son choix, de mettre fin à tous les autres services immédiatement et sans aucune responsabilité.
17. Dans le cas où la Société est empêchée, à raison de toute cause, quelle qu’elle soit, indépendante de sa volonté d’exécuter ou d’achever un service pour lequel une commande lui a été confiée ou un contrat conclu, le Client paiera à la Société :
17.1 Le montant de toutes les dépenses déjà engagées ou encourues ;
17.2 La fraction des honoraires convenus égales à la proportion (le cas échéant) du service effectivement exécuté ; Et la Société sera déchargée de toute responsabilité quel qu’elle soit pour l’exécution partielle ou totale du service demandé.
18. La Société sera libérée de toute responsabilité pour les réclamations de perte, dommage ou frais, sauf si un procès est entamé dans le délai de (6) six mois après la date d’exécution par la Société du service spécifique donnant lieu à la dite réclamation ou en cas d’inexécution alléguée, dans le délai de (6) six mois de la date à laquelle le service aurait dû être exécuté.
19. La Société n’est ni un assureur ni un garant et rejette toute responsabilité en cette qualité. Les Clients souhaitant obtenir une garantie contre toute perte ou tout dommage doivent souscrire sous leur responsabilité une assurance appropriée.
20. Aucun changement, amendement ou abandon de ces Conditions Générales n’aura d’effet à moins qu’ils ne soient faits par écrit et signés par un responsable de la Société.