ACCORD
ACCORD
DE COOPÉRATION ENVIRONNEMENTALE COMMISSION DE COOPÉRATION ENVIRONNEMENTALE
RÈGLES DE PROCÉDURE DU COMITÉ CONSULTATIF PUBLIC MIXTE
Article 1 : Champ d’application
Les présentes Règles de procédure s’appliquent au Comité consultatif public mixte de la Commission de coopération environnementale (ci-après le « CCPM » et la « Commission », respectivement). Constituée en vertu de l’Accord nord-américain de coopération dans le domaine de l’environnement (ANACDE) de 1994, la Commission continue d’exercer ses activités en vertu de l’Accord de coopération environnementale (ACE) entre les gouvernements du Canada, des États-Unis du Mexique et des États-Unis d’Amérique, qui est entré en vigueur le 1er juillet 2020.
Article 2 : Structure du Comité consultatif public mixte
2.1 Conformément au paragraphe 6(1) de l’ACE, le CCPM est composé de neuf membres (ci-après les « membres du CCPM »), à moins que le Conseil de la Commission de coopération environnementale (ci-après le « Conseil ») n’en décide autrement, et il comprend un nombre égal de ressortissants nommés par chacune des Parties. Chaque membre est nommé pour un mandat de quatre ans qui peut être reconduit par la Partie ayant nommé le membre. En cas de postes vacants, les Parties doivent communiquer avec le Secrétariat et le CCPM, et entreprendre rapidement un processus de sélection, conformément à leurs règles de procédure internes respectives concernant la nomination de membres au CCPM.
2.2 Conformément au paragraphe 6(2) de l’ACE, chacune des Parties s’efforce de favoriser le choix des membres parmi un bassin diversifié de candidats, y compris en tenant compte de l’équilibre hommes-femmes et en envisageant la nomination de représentants de tous les segments dans la société de chacune des Parties, ce qui comprend entre autres les organisations non gouvernementales, le milieu universitaire, le secteur privé, les peuples autochtones, les simples citoyens et les jeunes.
2.3 Chaque Partie transmet au directeur exécutif du Secrétariat de la Commission (ci-après le
« directeur exécutif »), au président du CCPM et aux membres du Conseil un avis officiel contenant le nom et l’adresse des membres nommés au CCPM, et la date d’entrée en vigueur de leur nomination. Les Parties doivent également transmettre un avis à la suite de toute modification ultérieure aux nominations ainsi que du renouvellement du mandat des membres.
2.4 Chaque membre doit se conformer aux dispositions de l’annexe A concernant les normes de conduite, les conflits d’intérêts, la confidentialité et les voyages autorisés.
Article 3 : Privilèges et immunités
3.1 Aux fins du présent article, les membres du CCPM sont considérés comme des « experts » au sens de l’Accord de siège entre le Gouvernement du Canada et la Commission de coopération environnementale (ci-après l’ « Accord de siège »), conclu le 5 octobre 2020.
3.2 Au Canada, les membres du CCPM jouissent des privilèges et des immunités prévus par l’Accord de siège.
Article 4 : Présidence
4.1 Les membres du CCPM choisissent un président parmi eux dont le mandat d’une année civile commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre. La présidence est assurée à tour de rôle par l’un des ressortissants nommés par chacune des Parties. Advenant qu’aucun président n’ait été élu, le président en poste assure l’intérim jusqu’à ce qu’un nouveau président soit élu.
4.2 Au cours du processus d’élection du président, les membres du CCPM représentant le pays admissible au poste de président sont encouragés à en recommander un au reste du comité avant de procéder au vote. Le président est élu à la majorité des voix par tous les membres présents et prenant part au vote.
4.3 Chaque membre du CCPM dispose d’une voix pour élire le président, et le président sortant conserve son droit de vote.
Article 5 : Sessions et réunions
5.1 Sous réserve de l’article 5.2 des présentes, le CCPM se réunit au moment de la session ordinaire du Conseil et à tout autre moment dont peut décider le Conseil ou le président du CCPM avec le consentement de la majorité de ses membres. Il faut dûment tenir compte de la capacité des membres du CCPM à être présents, conformément à l’article 7.1.
5.2 Si la majorité des membres du CCPM y consentent, les sessions peuvent avoir lieu virtuellement avec des moyens technologiques.
5.3 Les réunions publiques sont enregistrées et mises à la disposition du public. Le Secrétariat prend toutes les dispositions nécessaires pour demander aux participants leur consentement à être enregistrés lors des réunions publiques du CCPM.
Article 6 : Fonctions, tâches et responsabilités
6.1 Conformément au paragraphe 6(4) de l’ACE, le CCPM peut fournir des avis au Conseil sur toute question relevant de l’ACE et exercer toute autre fonction que peut lui confier le Conseil. Les rapports et les recommandations du CCPM tiennent compte de tous les points de vue que formulent ses membres.
6.2 Conformément au paragraphe 6(5) de l’ACE, les membres du CCPM contribuent, en coordination avec le Secrétariat, à favoriser et à accroître la participation du public à la mise en œuvre de l’ACE.
6.3 Les membres du CCPM s’acquittent des tâches et des responsabilités suivantes :
a) Soutenir les efforts visant à accroître la visibilité des activités de la Commission par l’entremise de ses réseaux et à tous les paliers possibles.
b) Contribuer et participer activement aux réunions du CCPM afin de renforcer les discussions trilatérales.
c) Formuler des recommandations au Conseil et contribuer à l’élaboration des avis et des lettres qui lui sont adressés.
d) Participer aux activités de la Commission à titre d’experts en la matière, le cas échéant (p. ex. en fournissant des renseignements pouvant servir, entre autres, dans le cadre de la constitution des dossiers factuels à la suite de la présentation de communications sur des questions d’application, la mise sur pied de projets de coopération, la réalisation d’activités prises à l’initiative du Conseil, et de l’aide qu’apporte le Partenariat nord- américain pour l’action communautaire en environnement).
6.4 En consultation avec le Conseil, le CCPM dresse un plan d’activités annuel qui tient compte des objectifs et des domaines prioritaires qu’énonce l’ACE, ainsi que le budget annuel du CCPM.
6.5 Le rapport annuel de la Commission doit comporter un rapport sur les résultats des activités que le CCPM a réalisées.
Article 7 : Résolution des questions
7.1 Les membres du CCPM font tout leur possible pour assister aux réunions en personne. Ils peuvent toutefois participer virtuellement à ces réunions par des moyens technologiques. La non-participation d’un membre du CCPM à trois réunions consécutives est portée à l’attention de la Partie qui l’a nommé.
7.2 En ce qui concerne toute question nécessitant une décision, les membres doivent s’efforcer de parvenir à un consensus. Si tous les efforts échouent afin d’y parvenir, la question est résolue par un vote à la majorité. Le quorum est atteint lorsqu’au moins cinq membres du CCPM sont présents, dont au moins un nommé par chaque Partie.
Article 8 : Groupes de travail du Comité consultatif public mixte
8.1 Au besoin, le CCPM peut constituer des groupes de travail trinationaux parmi ses membres.
8.2 Le CCPM détermine, le cas échéant, la méthode de sélection, le mandat et les méthodes de travail des groupes avec le soutien du Secrétariat. Le CCPM fixe les délais dans lesquels les groupes de travail doivent accomplir leurs tâches en tenant compte des contraintes budgétaires.
8.3 Les groupes de travail peuvent se réunir lors des réunions du CCPM, à moins que celui-ci en décide autrement. Les membres du CCPM peuvent participer aux activités de ces groupes en personne ou virtuellement, par des moyens technologiques.
Article 9 : Ordre du jour
9.1 Le président, avec le soutien du Secrétariat et en consultation avec les membres du CCPM, établit l’ordre du jour provisoire des réunions du CCPM, et cet ordre du jour provisoire est rendu public aussi longtemps à l’avance que possible.
9.2 Le CCPM adopte l’ordre du jour au début de chaque réunion.
Article 10 : Langues
10.1 Les membres du CCPM peuvent participer aux réunions et aux discussions dans l’une des langues officielles de la Commission, soit le français, l’anglais ou l’espagnol.
10.2 Un service d’interprétation simultanée dans les trois langues officielles est assuré lors des réunions publiques du CCPM.
10.3 Les avis du CCPM formulés par écrit au Conseil sont mis à la disposition du public dans les trois langues officielles de la Commission. Le cas échéant, d’autres documents sont mis à la disposition du public de la même manière.
Article 11 : Modification des Règles de procédure
Seul le Conseil peut modifier les présentes Règles de procédure en tenant compte de l’avis du CCPM et, le cas échéant, de celui du Secrétariat.
Article 12 : Autorité prépondérante de l’Accord de coopération environnementale
En cas d’incohérence entre les présentes Règles et l’ACE, ce dernier prévaut.
RÈGLES DE PROCÉDURE DU COMITÉ CONSULTATIF PUBLIC MIXTE
ANNEXE A
NORMES DE CONDUITE, CONFLITS D’INTÉRÊTS, CONFIDENTIALITÉ ET VOYAGES AUTORISÉS
Article 1 : Normes de conduite et conflits d’intérêts
Dans l’exercice de leurs fonctions officielles, les membres du Comité consultatif public mixte (CCPM) se conduisent en tout temps d’une manière compatible avec le caractère international de leurs responsabilités, en respectant les normes éthiques les plus élevées et les Règles de procédure du CCPM. Ils font preuve de discrétion et de tact, et ce, au mieux des intérêts de la Commission. Les membres actifs du CCPM doivent s’abstenir de solliciter une subvention offerte par le Secrétariat, d’accepter toute offre de consultation et d’emploi, ou de rechercher tout autre avantage personnel en rapport avec leur appartenance au CCPM.
Dans l’exercice de leurs fonctions, les membres du CCPM doivent divulguer à leur Partie respective toute situation représentant un conflit d’intérêts réel ou perçu. Par exemple, il y a conflit d’intérêts direct lorsqu’un membre du CCPM fait partie d’un comité de sélection ou de subvention et qu’il est étroitement lié ou affilié à une organisation ou à une personne qui a posé sa candidature.
Dans l’exercice de leurs fonctions, les membres du CCPM doivent rester objectifs et ne doivent aucunement solliciter ou recevoir d’instructions d’entités ou de gouvernements extérieurs à la Commission.
Les membres du CCPM ne doivent aucunement solliciter ou accepter, directement ou indirectement, des cadeaux de quelque source que ce soit qui pourraient compromettre leur indépendance à titre de membres du CCPM.
Article 2 : Confidentialité
Conformément à l’article 16 de l’Accord de coopération environnementale (ACE), les membres du CCPM ne doivent pas divulguer les renseignements qu’ils reçoivent en leur qualité officielle, que ce soit de la part d’une Partie, du Conseil, du Secrétariat ou d’un simple particulier, lorsque ledit renseignement possède un caractère confidentiel ou exclusif.
Les membres du CCPM ne peuvent faire usage, pour leur profit personnel, des renseignements qu’ils obtiennent en leur qualité officielle, sauf si ces renseignements sont du domaine public ou que le Conseil autorise cet usage.
Les membres du CCPM se conforment aux Règles de procédure que le Conseil peut adopter concernant la divulgation et l’utilisation des renseignements et des documents de la Commission.
Article 3 : Voyages autorisés
Le directeur exécutif autorise les voyages officiels des membres du CCPM sous réserve des restrictions budgétaires applicables.
Les voyages sont organisés par le Secrétariat, conformément aux politiques de la Commission en matière de voyages d’affaires et de réunions.
Le remboursement des frais de voyage est admissible lorsque ces frais sont raisonnables et étayés de pièces justificatives, et qu’ils ont servi à régler leurs dépenses d’hébergement, de repas, de billets d’avion en classe économique et d’autres dépenses connexes.