CONDITIONS DE PRÊT DANS LE CADRE D’EXPOSITIONS TEMPORAIRE

CONDITIONS DE PRÊT DANS LE CADRE D’EXPOSITIONS TEMPORAIRE

Principes préliminaires

On entend par « exposition temporaire » une exposition qui est continuellement accessible au public de façon temporaire pour une durée minimale d’un jour et une durée maximale d’un an.

Le prêteur est le Memorial Museum Passchendaele 1917, qui donne en prêt des objets de collection qui appartiennent à son patrimoine.

L’emprunteur est une personne qui, au nom d’une association ou d’une institution, désire recevoir en prêt des objets de collection et qui en porte l’entière responsabilité pour toute la durée du prêt.

Chaque prêt fait l’objet d’un « Acte de prêt temporaire » dans lequel sont reprises les présentes dispositions ainsi que la liste des pièces valeur à assurer. Ce document est signé pour accord par le prêteur et l’emprunteur.

Demande

La liste des objets sollicités ainsi que la correspondance relative sont à adresser au Conservateur du Memorial Museum Passchendaele 1917 qui, en concertation avec les responsables de la collection, donnera son approbation finale ou son désaccord, après que le collège des échevins aura rendu son approbation ou opposé son refus à la demande de prêt.

La liste des objets sollicités doit parvenir au Memorial Museum Passchendaele 1917 au moins quatre semaines avant l’inauguration. Pour des expositions à l’étranger, ce délai est de minimum trois mois.

Conditions générales

Chaque prêt autorisé par le prêteur n’est consenti que pour une seule exposition. En aucun cas, les objets prêtés ne pourront être transférés en un lieu autre que celui mentionné dans la demande.

L’emprunteur ne pourra, à quelque titre et de quelque manière que ce soit (prêt, sous-dépôt, mise à la disposition temporaire…) transférer à un tiers les biens reçus en prêt.

L’exposition sera organisée dans un lieu clos, construit en dur et gardé.

L’emprunteur conservera les objets qui lui sont confiés, en bon père de famille, dans les meilleures conditions de sécurité, de climatisation et de présentation. Il veillera à ce que les directives mentionnées ci-dessous soient scrupuleusement respectées. Il doit considérer l’objet donné en prêt comme étant un objet de musée et doit le traiter suivant les normes muséologiques nationales et internationales en vigueur.

Les objets seront exposés dans l’état où ils se trouvaient lors de la cession en prêt et selon les conditions déterminées par le prêteur. Ils doivent être montrés dans une vitrine fermée. Les objets trop grands pour pouvoir être enfermés dans une vitrine seront présentés hors d’atteinte du public.

Une description de l’état des objets (qui peut être une photo) sera établie et mentionnée à la liste des objets prêtés.

Les pièces de collection ne peuvent être en aucune manière nettoyées, restaurées ou démontées, si ce n’est vertu d’un accord écrit préalable. Cet accord éventuel fera partie de l’Acte de prêt temporaire.

L’emprunteur veillera à ce que les objets délicats faits de matière organique, ainsi que les œuvres d’art sur support papier ne soient pas soumis à la lumière naturelle directe ou à une lumière artificielle trop intense.

Il est strictement interdit de cuisiner ou de fumer dans les salles où les objets sont entreposés.

Les armes à feu de guerre et de défense en état de marche (c'est-à-dire non neutralisées) ne peuvent être prêtées que sous certaines conditions, et ce en vertu de la « Loi sur les armes » du 8 juin 2006 et de l’Arrêté Royal exécutant certaines dispositions de la loi du 8 juin 2006 réglant des activités économiques et individuelles avec des armes du 9 juillet 2007 .

Si, pour une raison quelconque, une pièce (faisant partie des objets prêtés) ne peut être exposée, elle doit être restituée, dans les plus brefs délais, au prêteur, en tenant compte des modalités d’emballage et de transport décrites ci-dessous.

Les publications relatives à l’exposition ainsi que son catalogue signaleront la provenance de chacun des objets prêtés. Dans tous les cas, la provenance devra être indiquée sur le lieu de l’exposition (dans les légendes accompagnant les objets exposés) et ceci comme suit :

« Collection : Memorial Museum Xxxxxxxxxxxxx 0000, Xxxxxxxxx, Xxxxxxx ».

Deux invitations, deux cartes d’accès et deux affiches (dans chacune des langues utilisées) seront adressées gratuitement au prêteur. En sus, l’emprunteur lui fera parvenir gratuitement et le plus rapidement possible après l’ouverture de l’exposition deux exemplaires du catalogue de son exposition, dans chacune des langues employées pour la publication.

Assurance

Les pièces prêtées seront assurées contre tout risque (incendie, dégâts, vandalisme, vol, disparition, perte, y compris en cas de grève et d’émeutes). L’assurance court depuis le moment où les objets sont remis par le prêteur et jusqu’à leur reprise par celui-ci, après l’exposition. En d’autres termes, l’emprunteur contractera une assurance du type « clou à clou », exempte de toute franchise ou limitation dans le chef de l’assureur.

Les valeurs d’assurances sont fixées unilatéralement par le prêteur.

La clause spéciale suivante doit être ajoutée à la police d’assurance : « La compagnie d’assurance s’engage à accepter la valeur d’assurance comme valeur agréée et, en cas de vol ou de perte, de la payer net et sans frais au prêteur. » Cette clause doit figurer sur l’attestation envoyée par la compagnie d’assurance au prêteur avant le prêt.

Le choix de la compagnie d’assurance reconnue en Belgique est laissé à l’emprunteur ; toutefois, le choix de la compagnie reconnue doit être soumis et approuvé par le prêteur.

Une copie de la police d’assurance sera remise au prêteur au moins trois jours ouvrables avant l’enlèvement des pièces.

Tout dommage, vol, disparition, perte ou autre irrégularité concernant les objets reçus en prêt doit être porté au plus vite à la connaissance du prêteur par l’emprunteur. En cas de vol, disparition ou perte, la date et le numéro de procès-verbal et l’adresse de l’autorité qui a adressé le procès-verbal doivent toujours être communiqués au prêteur.

En cas de dommage, les dégâts sont constatés et évalués par le prêteur ou par un spécialiste mandaté par lui. Les deux parties reçoivent une copie du rapport. L’emprunteur peut éventuellement organiser une contre-expertise par un spécialiste de son choix. Ce second rapport écrit doit également être transmis aux deux parties. Le choix de la personne ou de la firme qui effectuera les réparations ou restaurations est déterminé unilatéralement et sans contestation par le prêteur. L’emprunteur s’engage à assumer tous les frais de réparation ou de restauration (y compris les frais de transport et autres frais éventuels inhérents) dans les limites de la valeur d’assurance prescrite.

En cas de vol, de disparition ou de perte des objets, la valeur d’assurance donnée doit être versée intégralement au prêteur, dans les 60 jours ouvrables qui suivent le constat de disparition. Si les objets sont récupérés, le montant net de l’indemnité sera remboursé à l’emprunteur non majoré d’intérêts et après déduction d’éventuels frais d’administration, de réparation ou de restauration.

L’emprunteur s’engage à faire part de ces conditions à la compagnie d’assurance avant la conclusion du contrat.

Enlèvement et retour des pièces prêtées - Emballage

La date d’enlèvement des objets prêtés est déterminée de commun accord.

Le transport des pièces de collection (aller et retour) et les frais y afférents sont à la charge de l’emprunteur qui prendra préalablement contact avec le prêteur et suivra ses instructions en la matière. L’emprunteur prendra toutes les précautions pour que le transport puisse s’opérer en toute sécurité.

Dans certains cas (par ex. pour le transport de pièces particulièrement fragiles ou exceptionnelles), le prêteur peut exiger que le transport soit exécuté par une firme spécialisée. L’emprunteur en est averti à temps.

Si le MMP1917 le demande, un membre de son personnel accompagnera les opérations de transport, de déballage, de mise en place et de démontage dans l’exposition et de remballage après celle-ci des objets prêtés. Les frais de transport, de séjour et d’assurance de voyage de cet accompagnateur sont à la charge de l’emprunteur.

Les objets prêtés doivent être retournés au prêteur au plus tard six jours ouvrables après la fermeture de l’exposition. Les objets seront emballés soit par le prêteur, soit par une firme spécialisée. Les frais en sont exclusivement à la charge de l’emprunteur.

Après l’exposition, les objets doivent être livrés dans le même emballage. Les emballages qui ne seront employés qu’une seule fois obligent le prêteur à emballer les objets empruntés de manière similaire au premier emballage.

Prolongation et annulation du prêt

Si une exposition ne répond pas aux conditions énoncées ici, le prêteur peut demander la restitution, sans délai, des objets prêtés. Si l’emprunteur ne donne pas suite à cette demande, le prêteur a le droit de faire reprendre les objets, sans autre obligation que la constatation par procès-verbal de l’identité et de l’état des pièces, ceci aux frais de l’emprunteur. Si l’emprunteur souhaite une prolongation du contrat, il devra introduire une demande, quatre semaines avant l’expiration du contrat de prêt, accompagnée d’un exposé complet des motifs.

Si le prêteur consent à la prolongation, l’emprunteur en sera averti par écrit. Toutes les clauses du contrat demeurent d’application jusqu’au nouveau terme fixé de commun accord. L’attestation qui précise que la police d’assurance est aussi prolongée doit être envoyée le plus vite possible.

Droits de reproduction et enregistrements photographiques

La reproduction totale ou partielle d’un objet prêté par, pour ou au nom de l’emprunteur, par moyens photomécaniques ou électroniques, y compris par film, vidéo, T.V., CD-ROM, DVD ou par image artificielle, à l’usage d’une publication sous quelque forme ce soit ne peut se faire sans l’accord exprès du Memorial Museum Passchendaele 1917 en sa qualité de propriétaire et de gestionnaire de l’objet. Toute photographie publiée doit être accompagnée de la légende suivante : « Collection : Memorial Museum Xxxxxxxxxxxxx 0000, Xxxxxxxxx, Xxxxxxx », suivie du numéro d’inventaire.

Lors de la publication de photos, les dispositions en vigueur en matière de copyright et de droit d’auteur doivent être observées. Le prêteur décline toute responsabilité à ce sujet.