CONDITIONS GENERALES (CG) DU DEPARTEMENT FEDERAL DES AFFAIRES ETRANGERES (DFAE) POUR LES CONTRATS DE MANDAT (TYPES A ET B)

Département fédéral des affaires étrangères DFAE

CONDITIONS GENERALES (CG) DU DEPARTEMENT FEDERAL DES AFFAIRES ETRANGERES (DFAE) POUR LES CONTRATS DE MANDAT (TYPES A ET B)

1 Champ d'application

1.1 Les présentes conditions générales (CG) règlent la conclusion, le contenu et l'exécution des contrats de mandat (types A et B) entre la Confédération suisse, représentée par le Département fédéral des affaires étrangères (DFAE, ci-après nommée la mandante), et le ou la mandataire (ci-après nommé/e la mandataire).

1.2 Toute mandataire qui présente une offre à la mandante accepte les présentes CG.

2 Mandataire

2.1 La mandataire peut être une ou plusieurs personnes physiques ou morales, ou une ou plusieurs sociétés commerciales, au sens du droit suisse ou étranger.

2.2 Si la mandante conclut un contrat avec plusieurs personnes, celles-ci forment un consortium. Le consortium désigne par écrit une personne chargée de le représenter vis-à-vis de la mandante. Le contrat doit être signé soit par la personne qui représente le consortium, soit par tous les membres du consortium. La personne qui représente le consortium est expressément autorisée à procéder, de commun accord avec la mandante, à des modifications du contrat. Les membres du consortium assument une responsabilité solidaire.

3 Phase précédant la conclusion du contrat

3.1 Jusqu’au moment de la conclusion du contrat, le retrait des pourparlers par l’une des parties n’entraîne pas d’obligations financières vis-à-vis de l’autre partie, chacune des parties assumant ses frais.

3.2 Si rien n'est précisé dans l'appel d'offre, l’élaboration de l'offre n'est pas rémunérée.

3.3 Sauf dispositions contraires stipulées dans les documents d'appel d'offre, la mandataire est enga- gée par son offre pendant les trois mois qui suivent la soumission.

4 Fourniture des prestations

4.1 La mandataire répond de l’exécution fidèle et soignée du contrat et s’engage à sauvegarder les intérêts de la mandante et à respecter ses instructions.

4.2 La mandataire s'engage à respecter les normes juridiques en vigueur lors de l'exécution du contrat et à faire le meilleur usage possible des ressources financières et techniques à sa disposition.

4.3 La mandataire effectue les prestations convenues personnellement ou par l'intermédiaire de ses collaborateurs. Si rien n'est précisé dans le

contrat, elle n'est pas autorisée à confier l'exécution du contrat à des tiers (fournisseurs, sous-traitants ou sous-mandataires).

4.4 Si des collaborateurs (personnes-clé) sont nommément cités dans le contrat (budget), ceux-ci sont tenus de réaliser les prestations qui leur sont assignées. La mandataire ne remplace les personnes-clé qu'avec l'accord écrit de la mandante.

4.5 La mandataire n'emploie que des collaborateurs qualifiés et triés sur le volet. Elle tient compte en particulier, dans l’intérêt de la mandante, de l'aspect de continuité. La mandante peut exiger de la mandataire qu'elle remplace les collaborateurs s'il s'avère que ceux-ci ne disposent pas des connaissances requises ou entravent d'une manière ou d'une autre la bonne exécution du contrat. Si la mandataire doit recruter des collaborateurs pour exécuter le contrat, elle doit le faire selon un processus transparent et équitable, basé sur des critères objectifs.

4.6 Si la mandataire est autorisée à confier l'exécu- tion du contrat à des tiers (fournisseurs, sous- traitants, sous-mandataires), elle conclut avec eux des contrats de sous-traitance. Ceux-ci doivent res- pecter le contrat et le budget de base. En outre, les tiers ne doivent pas bénéficier de conditions plus avantageuses que celles accordées à la mandataire par la mandante.

4.7 La mandataire informe la mandante régulièrement de l'état des travaux. Elle l'avise par écrit immédiatement de tous les événements qui peuvent avoir des conséquences sur l'exécution du contrat.

4.8 La mandante ou tout tiers qu’elle aura désigné à cet effet ainsi que le Contrôle fédéral des finances sont autorisés à contrôler en tout temps l’exécution du mandat ainsi que l’ensemble des documents s’y rapportant et exiger des informations à ce sujet.

4.9 La mandataire fournit les rapports opérationnels et financiers (factures, rapports d'audit) à la mandante conformément aux échéances et à la forme fixées dans le contrat.

4.10 La mandataire se conforme aux principes comptables. Elle suit les directives nationales du pays où elle a son siège/domicile ainsi que les normes internationales d'information financière (International Financial Reporting Standards).

4.11 Concernant l'achat et la manipulation de matériel :

a. Les achats de matériel nécessaire à l'exécution du contrat et figurant au budget sont effectués par la mandataire au nom et pour le compte de la mandante. La mandataire négocie les contrats et

les soumet ensuite pour approbation à la mandante. Les factures sont adressées à la mandataire, qui s'engage en tant que représentante de la mandante. Les rabais et ristournes obtenus par la mandataire lors de l'achat du matériel sont considérés comme des diminutions de coûts.

b. Le matériel acquis pour l'exécution du mandat demeure en tous les cas propriété de la mandante.

c. La mandataire manipule le matériel de la mandante avec soin et tient un inventaire. Au moment de rendre ou de transmettre le matériel, la mandataire établit un protocole de remise du matériel.

d. La mandante décide avant la fin du contrat de ce qu'il adviendra du matériel utilisé et des éventuelles recettes. La mandataire fera figurer les recettes éventuelles dans le décompte final.

4.12 Au cours de l'exécution du contrat, la mandataire indique toujours clairement qu'elle agit pour le compte de la Confédération suisse. Elle décrit le mandat comme « un projet de la Confédération suisse dont la mise en œuvre lui a été confiée ». En outre, elle respecte les directives en matière d'identité visuelle de l'administration fédérale suisse.

5 Indemnité

5.1 Le calcul de l'indemnité se fonde sur l'article 2 du contrat. La mandataire fournit les prestations dans les limites du plafond de coûts défini. Elle n'est pas tenue d'utiliser tous les moyens financiers mis à sa disposition. L'indemnité couvre toutes les prestations nécessaires à la bonne exécution du contrat. Sauf dispositions contraires entre les parties, l'inflation n'est pas prise en considération.

5.2 Sous réserve d'une éventuelle avance, les paiements sont opérés conformément à l'article 3 du contrat, dans un délai de 30 jours après approbation par la mandante des rapports opérationnels et fi- nanciers.

5.3 Les honoraires et frais sont déterminés sur la base de la Notice relative au remboursement des honoraires et des frais du mai 2013 qui fait partie intégrante du contrat (disponible sous : xxxx://xxx.xxx.xxxxx.xx/xxx/xx/xxxx/xxx/xxxxxx/xx ntra.html).

6 Impôts et taxes (y compris taxe sur la valeur ajoutée)

6.1 La mandataire s'acquitte de tous les impôts et taxes dûs selon le droit en vigueur et découlant du contrat, y compris de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

6.2 Si les prestations convenues dans le contrat sont soumises à la TVA, la mandataire doit immé- diatement en informer la mandante. Pour les presta- tions soumises à la TVA qui sont fournies par des tiers, la mandataire déduit l'impôt préalable, c'est-à- dire qu'elle déduit la TVA facturée par les tiers de leur facture.

6.3 Il incombe à la mandataire de déposer une de- mande de remboursement de la TVA en vertu des

dispositions en vigueur dans le pays partenaire concerné.

7 Droits de propriété intellectuelle

7.1 A défaut de disposition contraire, la mandante est titulaire de tous les droits de protection (droits de propriété intellectuelle et droits apparentés existants ou futurs) liés aux résultats des travaux entrepris dans le cadre de l'exécution du contrat. Sont réser- vés les droits immatériels liés à la protection de la personne dans la mesure où la loi ne permet pas leur transfert.

7.2 La mandante peut disposer des résultats des travaux dans leur intégralité, sans aucune restriction ni temporelle ni spatiale. La faculté d'en disposer s'étend à tous les droits d'utilisation possibles, ac- tuels et futurs, notamment l'usage, la publication, l'aliénation et la transformation. Par des dispositions contractuelles, la mandante peut accorder à la mandataire des droits d'utilisation.

7.3 Les droits préexistants dont disposent les par- ties demeurent réservés. Si, lors de l'exécution du contrat, des droits de propriété intellectuelle du mandataire préexistants sont utilisés, la mandante dispose d'un droit d'utilisation intégral non transmis- sible et non exclusif, sans restriction ni temporelle ni spatiale qui lui permet de faire usage et de disposer des résultats des travaux au sens du chiffre 7.2.

7.4 La mandataire s'engage à régler toute collabora- tion avec des tiers de manière à ce que les éven- tuels droits de protection, d'utilisation ou d'usage de tiers nés de l'exécution du contrat soient transmis à la mandante conformément aux modalités préci- tées.

7.5 La mandataire s’oppose sans délai, à ses frais et à ses propres risques, à toute prétention élevée par un tiers et reposant sur la violation d’un droit de propriété intellectuelle. Si un tiers intente une pro- cédure à l’encontre de la mandataire, cette dernière en informe immédiatement et par écrit la mandante. Si le tiers fait valoir ses prétentions directement au- près de la mandante, la mandataire se constitue partie au litige sur demande de la mandante. La mandataire s'engage à supporter tous les coûts (y compris les dommages-intérêts) encourus par la mandante au titre du procès et d'un éventuel règle- ment extrajudiciaire du litige.

8 Protection au travail, conditions de travail et égalité salariale entre hommes et femmes

8.1 La mandataire qui a son siège/domicile en Suisse ou y dispose d'une filiale respecte les dispositions suisses en matière de protection des travailleurs et de conditions de travail, de même que le principe de l'égalité salariale entre hommes et femmes. Les conditions de travail sont régies par les conventions collectives ou les contrats-type de travail ou, à défaut, par les usages locaux et professionnels en vigueur.

8.2 La mandataire qui a son siège à l'étranger respecte les dispositions en vigueur au lieu de la fourniture des prestations à l'étranger, et dans tous les cas celles des conventions fondamentales de l’Organisation internationale du Travail.

8.3 Si la mandataire détache des employés en Suisse en vue de l'exécution de la prestation, les dispositions de la loi du 8 octobre 1999 sur les tra- vailleurs détachés (RS 823.20) s'appliquent.

8.4 La mandataire impose les obligations précitées aux tiers prêtant leur concours.

8.5 En cas de non respect de ces obligations, la mandataire est redevable d'une peine conven- tionnelle à moins qu'elle ne prouve qu'elle n'a pas commis de faute. Pour chaque infraction, la peine conventionnelle est de 10 % de la rémuné- ration totale, mais ne peut dépasser 50 000 CHF.

9 Assurances

9.1 Pour les personnes physiques exerçant une activité indépendante, les sociétés de personnes et les personnes morales (contrat de mandat type B), les dispositions suivantes s'appliquent en matière d'assurances :

a. Xx xxxxxxxx x’xxx xxxxxxxxx x’xxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxx (xx Xxxxxx : AVS/AI/APG/AC LAA/LPP) ni d’aucune indemnité, en particulier pour les cas de maladie, d'invalidité et de décès. La mandataire est responsable de sa propre couverture en assurances ainsi que de celle de ses employés, notamment en ce qui concerne les conséquences économiques liées aux risques spécifiques des régions où les travailleurs sont employés et où la mandataire fournit ses prestations (y compris le transport de retour vers le pays où elle fournit habituellement ses prestations). Les primes d'assurances sont à la charge de la mandataire.

b. Les personnes physiques exerçant une activité indépendante fournissent à la mandante une attestation officielle prouvant leur statut de travailleur indépendant. Si la caisse de compensation compétente parvient, a posteriori, à la conclusion que les activités exercées par la mandataire ne permettent pas de la qualifier d’indépendante, la mandataire s'engage à rembourser à la mandante les cotisations salariales que celle-ci aura versées aux assurances sociales.

9.2 Pour les personnes physiques exerçant une activité dépendante (contrat de mandat type A), les dispositions suivantes s'appliquent en matière d'as- surances sociales : la mandante paie les cotisations patronales et déduit directement les cotisations sa- lariales en faveur des assurances sociales (en Suisse : AVS/AI/APG/AC LAA/LPP) prévues par la loi. La mandante verse les cotisations une fois que la mandataire lui a communiqué son numéro AVS.

9.3 La mandataire conclut à ses frais une assurance civile et une assurance vol adaptées à la situation (notamment en ce qui concerne l'utilisation, l'en- dommagement et la perte du matériel appartenant à la mandante en vertu du chiffre 4.11). Sur requête de la mandante, elle présente une attestation d'as- surance.

10 Confidentialité

10.1 Les parties s'engagent à traiter de manière confidentielle tous les faits et informations liés au contrat qui ne sont pas de notoriété publique ni ac- cessibles au public. En cas de doute, elles traitent

les faits et informations de manière confidentielle. Les obligations de déclarer et de publier prévues par la loi sont réservées.

10.2 L'obligation de garder le secret existe avant même la conclusion du contrat et perdure après la fin des relations contractuelles.

10.3 Sans autorisation expresse de la mandante, la mandataire n'est pas autorisée à utiliser sa collabo- ration actuelle ou passée avec la mandante à des fins publicitaires ni à citer celle-ci comme référence.

10.4 Les parties imposent les obligations précitées à leurs employés et aux tiers prêtant leur concours.

10.5 Lorsque la mandataire ne respecte pas les obligations citées, elle est redevable d'une peine conventionnelle à moins qu'elle ne prouve qu'el- le n'a pas commis de faute. Pour chaque infrac- tion, la peine conventionnelle est de 10 % de la rémunération totale, mais ne peut dépasser 50 000 CHF. Le versement de la peine conven- tionnelle ne libère pas la mandataire de l'obliga- tion de respecter ses engagements. La peine conventionnelle est décomptée d'éventuels dommages-intérêts.

11 Protection des données

11.1 Les parties s'engagent à respecter la législa- tion suisse en matière de protection des données et à prendre toutes les mesures économiques, techni- ques et organisationnelles que l'on peut raisonna- blement attendre d'elles afin que les faits et informa- tions confidentiels soient interdits d'accès et ne par- viennent pas à la connaissance de tiers non autori- sés. Les obligations de déclarer et de publier pré- vues par la loi sont réservées.

11.2 Les données personnelles ne peuvent être utilisées que dans la mesure nécessaire à l'exécu- tion du contrat. La mandataire prend acte que la mandante évalue la qualité des prestations fournies.

11.3 Les parties imposent les obligations précitées à leurs employés et aux tiers prêtant leur concours.

12 Demeure

12.1 Si rien n'est précisé dans le contrat, la manda- taire est en demeure lorsqu'elle ne respecte pas les délais prévus malgré un avertissement.

12.2 Lorsque la mandataire est en demeure, elle est redevable d'une peine conventionnelle à moins qu'elle ne prouve qu'elle n'a pas commis de faute. Pour chaque jour de retard, la peine conventionnelle est de 1 ‰ de la rémunération totale, mais ne peut en dépasser les 10 %. La peine conventionnelle est due même lorsque les prestations sont acceptées sous réserve. Le verse- ment de la peine conventionnelle ne libère pas la mandataire de l'obligation de respecter ses enga- gements. La peine conventionnelle est décomptée d'éventuels dommages-intérêts.

13 Responsabilité

13.1 Les parties répondent de tous les dommages occasionnés à l'autre partie si elles ne peuvent prouver qu'aucune faute ne leur incombe. La res-

ponsabilité pour les dommages corporels est illimi- tée. Dans tous les cas, la responsabilité se limite toutefois aux dommages avérés et prouvés. La res- ponsabilité pour perte de gain est exclue.

13.2 La mandataire est responsable de son compor- tement comme de celui de ses collaborateurs et des tiers prêtant leur concours à l'exécution du contrat (fournisseurs, sous-traitants ou sous-mandataires).

14 Modifications et annulation du contrat

14.1 Les modifications et compléments au contrat, de même que la résiliation de celui-ci, requièrent la forme écrite.

14.2 Le contrat peut être résilié par écrit en tout temps par chacune des parties. Les prestations fournies avant la résiliation sont rémunérées. Les prétentions en dommages-intérêts pour cause de résiliation du contrat en temps inopportun sont réservées. Toute compensation pour perte de gain est exclue.

15 Cession et mise en gage

La mandataire ne peut céder ou mettre en gage les prétentions vis-à-vis de la mandante que si celle-ci y a préalablement consenti par écrit.

16 Dispositions finales

16.1 Seul le droit suisse est applicable. Les disposi- tions de la Convention des Nations unies du 11 avril 1980 sur les contrats de vente internationale de marchandises (Convention de Vienne) ne sont pas applicables.

16.2 Le for exclusif est Berne, Suisse.