Convention de sponsoring “Salon de la Data - 2021”
Convention de sponsoring “Salon de la Data - 2021”
Entre les soussignés :
Association Data Nantes
Représentée par Xxxxxx Xxxxxxxxx, en qualité de Président Xxxxxxxxxx à : Tartifume, 44750 Campbon
Contact : xxxxxxxxxx@xxxxx.xxx / 06 76 57 56 68 Ci-après dénommé l’organisateur d'une part,
Et :
Nom de l’organisme :
Représenté par :
Domicilié à :
Contact :
Ci-après dénommé le sponsor d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1 : Objet de la convention
1.1 Description et objectifs de l’événement
L’objectif de cet événement est de promouvoir les usages et acteurs de la donnée et informer sur les différents enjeux qui en découlent. Cela passe par la présentation de retours d’expériences et cas pratiques lors de conférences et ateliers qui auront lieu tout au long de la journée. La sélection de ces conférences sera effectuée par le comité d’organisation de l’événement.
1.2 Financement de l’événement
L’événement est financé par l’ensemble des sponsors. Il existe 3 niveaux de sponsoring pour l’événement : Bronze, Silver et Gold. Chacun entraînant des
obligations et devoirs différents de la part des deux parties, qui seront définis dans les articles suivants.
1.3 Objectif global de la convention
Cette convention vise donc à définir les clauses de sponsoring associées à l’événement d’une journée “Salon de la Data - 2021”, en terme de droits et devoirs concernant les deux parties, l’organisateur et le sponsor.
Article 2 : Durée de la convention
Cette convention prend effet à sa signature par les deux parties concernées et reste valable jusqu’au 20 (vingt) décembre 2021 (deux mille vingt et un).
Article 3 : Engagements du sponsor
3.1 Cotisation de sponsoring
Le sponsor s’engage à fournir une cotisation de sponsoring d’un montant de 1500 (mille cinq) / 3000 (trois mille) / 6000 (six mille) euros HT (TVA à ajouter), ce qui fait de lui un sponsor de catégorie “Bronze / Silver / Gold”. Il s’engage à verser cette cotisation dans un délai maximum de 30 (trente) jours à compter de la signature de la présente convention, sauf dans le cas où il resterait moins de 30 (trente) jours avant la date de l’événement (huit septembre deux mille vingt), auquel cas le sponsor s’engage alors à verser la cotisation immédiatement.
Dans le cas où cette clause ne serait pas remplie, cela entraînerait une résiliation automatique de la présente convention.
Cette cotisation pourra être effectuée par chèque bancaire à l’ordre de “Association Data Nantes” ou bien par virement bancaire (voir RIB / IBAN ci-dessous).
3.2 Communication
Afin de permettre à l’organisateur de remplir ses obligations, le sponsor s’engage à fournir l’ensemble des éléments nécessaire à la communication que l’organisateur pourra lui demander, tels que notamment : son logo dans différents formats.
Le sponsor autorise l’organisateur à faire usage de son image (logo, photos, articles de presse, affiches, publications sur le site internet xxxx://xxxxxxxxx.xx/ et sur les réseaux sociaux, notamment Twitter) pour la promotion de l’événement à condition que cela ait un lien direct avec l’objectif de l’événement décrit à l’article 1.1 (promotion des usages et acteurs de la donnée), ne nuise pas à l’image que souhaite donner le sponsor et n’interfère pas avec sa vie privée.
3.3 Stand
Le montage du stand aura lieu la veille de l’événement (horaires fournis ultérieurement).
Le démontage du stand ne pourra commencer qu'après la fermeture de l'événement ou à partir d’un horaire spécifique qui sera mentionné dans le guide exposant fourni ultérieurement.
Les sponsors ainsi que leurs collaborateurs et mandataires peuvent accéder à la salle une heure avant l'heure d'ouverture officielle.
L'ensemble des sponsors, de leurs collaborateurs et de leurs visiteurs sont tenus de quitter la salle au plus tard une heure après la fermeture officielle de l'événement.
Le sponsor s’engage à ne pas installer de système de sonorisation (enceintes externes, microphone) sur son stand.
Le sponsor devra indiquer s’il installera ou pas un fond de stand (mur d’images, stand parapluie) occupant une surface supérieure à 3m²
3.4 Autres engagements
Le sponsor s’engage à ne pas porter atteinte aux valeurs et objectifs promu par l’événement, ainsi qu’aux différents organismes et personnes impliqués dans sa réalisation (équipe organisatrice, organismes partenaires, autres sponsors, invités et conférenciers, visiteurs de l’événement, personnel de la Cité des Congrès).
3.5. Autorisations administratives
Il appartient au sponsor d’obtenir lui-même les autorisations administratives nécessaires à la vente ambulante, s’il est concerné. L’organisation de tombolas et de concours nécessite, en plus des autorisations administratives officielles, le consentement écrit de l’organisateur.
3.6 Responsabilité civile du sponsor
En tant qu’exposant sur un stand, le sponsor est tenu de détenir une police d’assurance l’assurant contre les risques suivants : transport, exposition et bagages, incendie, explosions et dommages naturels, vol, responsabilité civile d’entreprise.
3.7 Partenaires du sponsor
Si le sponsor souhaite partager son stand avec un partenaire, celui-ci s’engage à prévenir l’organisateur du salon qui se réserve le droit d’accepter ou de refuser.
Article 4 : Engagements de l’organisateur
4.1 Niveau de sponsoring et engagements
Gold | Silver | Bronze | |
Prix (HT) | 6000 € | 3000 € | 1500 € |
Dispositif événementiel | |||
Nombre max de sponsors | 8 | 15 | Illimité |
Taille du stand | 15 m² | 12 m² | 9 m² |
Atelier « démo » (en option) | X | X | Ouvert ultérieurement |
Nombre de places | 20 | 14 | 8 |
Naming Salle | 6 sponsors | ||
Sponsoring pause | 2 sponsors | ||
Visibilité Marketing / Web | |||
Communication Twitter | 2 tweets | 2 tweets | 1 tweet |
Logo sur le site | X | X | X |
Logo sur écrans Cité | X | X | |
Logo sur support speaker | X | ||
Logo sur kakemono | X | ||
Interview écrite (blog) | X | X | |
Interview vidéo | X | ||
Goodies (en option) | |||
Logo sur tours de cou (3 sponsors) | X | X | |
Logo sur sac (1 seul sponsor) | X | X | |
Logo sur bloc-notes (1 seul sponsor) | X | X | |
4.2 Mise à disposition d’un stand
L’organisateur s’engage à fournir au sponsor les éléments suivants :
- Un stand d’au moins 9 (neuf) / 12 (douze) / 15 (quinze) mètres carrés disponible de 8h00 à 19h le 21 septembre 2021 dans l’espace réservé à la Cité des Congrès, Nantes, pour l’événement décrit à l’article 1.
L'organisateur procède à l'attribution des emplacements. Dans la mesure du possible, il s'efforce de tenir compte des souhaits du sponsor quant à l'emplacement du stand après la réception de la cotisation. Les désirs du sponsor quant à l'emplacement du stand ne sauraient constituer une condition pour l'attribution d'une place. En principe, une exclusion de concurrence n'est pas envisageable. Seul l'organisateur décide.
L’organisation pourra également mettre à disposition des équipements complémentaires sur le stand aux tarifs indiqués ci-dessous :
Eléments en option souhaités | Tarif (HT) |
Electricité | Compris |
Set « table + 2 chaises » Cité | Compris (si souhaité) |
Moquette | À venir |
Cloison 1 unité : 2,50m x 1m | À venir |
Mange-debout + 2 tabourets hauts | 200 € |
Comptoir ouvert | 150 € |
Ecran vidéo Cité Moniteur 48" - résolution HD - format 16/9 - sur totem | 350 € |
4.3 Réalisation d’actions de communication et publicité
L’organisateur s’engage également à réaliser les actions suivantes (en fonction du niveau de sponsoring) :
- Publication du logo du sponsor sur le site internet xxxx://xxxxxxxxx.xx/ dans la catégorie de sponsor concernée et mise en avant de ce logo proportionnelle à cette catégorie, dans un délai de 7 (sept) jours à réception de la cotisation de sponsoring décrite à l’article précédent (et dudit logo) et jusqu’à 3 (trois) mois après l’événement.
- Si cela est souhaité par le sponsor, réalisation d’une interview vidéo / papier d’un membre de l’organisation sponsor lors de l’événement et qui sera publiée sur le site internet xxxx://xxxxxxxxx.xx/, dans un délai de 45 (quarante- cinq) jours après la réalisation de l’interview et jusqu’à 3 (trois) mois après l’événement.
- Présence du logo du sponsor sur les supports de communication (PowerPoint) des conférenciers lors de l’événement / sur les bannières et kakemonos créés pour l'évènement par l’organisateur sous réserve que cet élément soit fourni par le sponsor 30 (trente) jours au plus tard avant l’événement.
- L’une des salles (conférence ou atelier démo) de l’événement sera au nom du partenaire.
- Présence du logo du sponsor sur les écrans de la cité des congrès en alternance avec celui des autres sponsors et partenaires.
- Sponsoring des pauses : le sponsor pourra disposer des supports de communication (kakemonos, etc.) autour des espaces de pause.
L’organisateur du salon communiquera en amont sur l’apport du sponsor au contenu des pauses déjeunatoires.
-
L'utilisation du nom et du logo du sponsor par l'organisateur est strictement liée à l'événement. Toute autre utilisation nécessitera l'accord express du sponsor.
4.4 Facture de cotisation de sponsoring
L’organisateur s’engage à émettre une facture concernant la cotisation de sponsoring fournie par le sponsor dans un délai de 15 (quinze) jours à compter de la date d’encaissement de ladite cotisation.
4.5 Autres engagements
Il est bien à noter que l’organisateur ne s’engage en aucun cas à accepter automatiquement une conférence qui serait proposée par le sponsor. Cependant, si plusieurs conférences sur une même thématique et de qualité égale sont en concurrence, celle du sponsor sera favorisée dans la sélection effectuée.
L’organisateur s’engage à ne pas porter atteinte aux valeurs promues par le sponsor, en accord avec celle de l’événement organisé.
4.6 Assurance
Il appartient à l’Association de contracter l’ensemble des assurances nécessaires au bon déroulement de l’événement, notamment responsabilité civile, risque d’annulation.
4.7 Options
Atelier « démo » : 750 € HT
Atelier de 25 minutes dans une salle dédiée pouvant accueillir jusqu’à 50 personnes, au cours duquel vous pourrez faire la démonstration d’un de vos outils ou méthodes. La salle disposera d’un vidéo-projecteur, du WiFi exposant et de chaises pour l’ensemble des participants.
Le créneau horaire vous sera attribué ultérieurement, en essayant au maximum de tenir compte de vos éventuelles contraintes.
Dans l’hypothèse où cette option serait ouverte au niveau bronze, il est à noter que le tarif envisagé sera supérieur.
Goodies :
Logo sur tours de cou : 1,25 € HT / tour de cou Logo sur sac : 2,00 € HT / sac
Logo sur bloc-notes : 1,70 € HT / bloc-notes
Article 5 : Indépendance de l’organisateur
L’organisateur bénéficie d’une indépendance totale pour l’organisation de l’événement, à savoir notamment le choix des organismes sponsors, des conférenciers et invités, ainsi que des sujets de conférences sélectionnés et leur organisation tout au long de la journée.
Article 6 : Droits d’auteurs
L’organisateur garde la pleine propriété des droits d’auteur du projet, des créations artistiques ou graphiques qui ont été développées ou adaptées à l’occasion du projet.
Article 7 : Comportement loyal et de bonne foi
Les parties s’engagent à toujours se comporter l’une envers l’autre comme des partenaires xxxxxx et de bonne foi et notamment à s’informer mutuellement de toute difficulté qu’elles pourraient rencontrer dans le cadre de l’exécution des obligations décrites dans la présente convention, notamment aux articles 3 et 4.
Les parties s’engagent à toujours se comporter afin de favoriser la bonne réalisation de l’événement concerné par la présente convention.
Article 8 : Modification de la convention
Une modification de la présente convention peut être envisagée après signature. Elle interviendra sous la forme d’un avenant signé par les deux parties, le sponsor et l’organisateur, sous réserve de l’acceptation des modifications concernées par l’ensemble des deux parties.
Sauf cas de force majeure, aucune modification ne sera tolérée à moins de 30 (trente) jours avant l’événement (prévu le 21 septembre 2021).
Article 9 : Résiliation de la convention
9.1 Résiliation de la part du sponsor
Le présent contrat sera résiliable de plein droit par le sponsor en cas d'inexécution ou de violation par l’organisateur de l'une quelconque de ses obligations ou interdictions, telles que définies notamment à l'article 4. Cette faculté ne pourra cependant être exercée qu'après mise en demeure adressée par lettre recommandée avec accusé de réception restée sans effet au-delà de 30 (trente) jours.
9.2 Résiliation de la part de l’organisateur
Le présent contrat sera résiliable de plein droit par l’organisateur en cas d'inexécution ou de violation par le sponsor de l'une quelconque de ses obligations ou interdictions, telles que définies notamment à l'article 3. Cette faculté ne pourra cependant être exercée qu'après mise en demeure adressée par lettre recommandée avec accusé de réception restée sans effet au-delà de 30 (trente) jours.
Article 10 : Dénonciation de la convention
Une dénonciation de la convention n’est possible que dans les 30 (trente) jours après sa conclusion. Les frais déjà engagés sont à la charge du sponsor. En cas de dénonciation ultérieure de la convention, le sponsor répond de la totalité du prix de la location du stand ainsi que de tous les frais déjà engagés.
Article 11 : Cas de force majeure
L'organisateur est autorisé, pour des raisons impérieuses ou en cas de force majeure, à différer la tenue de l'événement, à en raccourcir ou à en prolonger la durée, voire à l'annuler. Dans une telle hypothèse, le sponsor ne peut prétendre ni à la résiliation de la convention, ni à une quelconque indemnisation.
Si des évènements imprévus de nature sanitaire, politique ou économique, des difficultés internes à la branche ou un cas de force majeure empêchent la tenue du salon, l'organisateur s'engage à rembourser les versements des sponsors, déduction faite des frais déjà encourus. Le sponsor n'a aucun droit à des dommages et intérêts suite à la non-tenue du Salon. Aucun arrangement oral, aucune autorisation individuelle ni réglementation spéciale ne sont valables sans confirmation écrite valable de l'organisateur.
Article 12 : Comportement en cas de litige
En cas de litige, les parties s'engagent à rechercher une solution amiable par voie de conciliation pendant une période d’au moins 30 (trente) jours, avant d'entreprendre toute action judiciaire.
Article 13 : Droit applicable et juridiction compétente
La présente convention est régie par la loi française. L’événement concerné a lieu à Nantes (44). En conséquence, tout litige entre les parties relèvera de la compétence du tribunal de Nantes.
Votre sélection :
Sponsoring « XXX » | XXX € | ||
Atelier | XXX € | ||
Total (HT) | XXX € | ||
Fait le XX/XX/2021 en deux exemplaires à Nantes,
La présente convention est établie en deux exemplaires, dûment remplis et signés par les parties, précédé de la mention « lu et approuvé ».
Pour : Association Data Nantes
Nom : Xxxxxx Xxxxxxxxx
Signature :
Pour : Nom :
Signature :
Annexe
Fonctionnement : Support et bénévolat
Le Salon de la Data est organisé par une équipe de bénévoles. En journée les bénévoles travaillent et ne sont pas toujours disponibles pour répondre aux demandes et interrogations. Afin de faciliter les échanges et de permettre un meilleur suivi merci de privilégier les échanges par mail xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx L’équipe fait le maximum pour répondre rapidement aux questions et demandes des sponsors et partenaires. Elle met à disposition une FAQ reprenant de nombreux éléments et questions qui ont été enrichis au fil des différentes éditions merci de vous y référer autant que possible.