Protocole d’engagement

Protocole d’engagement

SALON MADE IN FENUA 2018 Place To’ata – Papeete

ENTRE LES SOUSSIGNES

La Société, l’entreprise, ………………………………………………………………………………..signalée en dernière page du présent document

Ci-après dénommée « l’EXPOSANT » D’une part

ET

La CCISM, représentée par Monsieur Xxxxxxxx XXXX XXX

En sa qualité de Président

Ci-après dénommée « l’ORGANISATEUR » D’autre part

PREAMBULE

Le salon Made In Fenua est un évènement annuel, dont la 18ème édition aura lieu du jeudi 03 au dimanche 06 mai 2018 sur l’esplanade basse de la place To’ata. Cette manifestation qui regroupera des EXPOSANTS intègrera à terme des évènements culturels, commerciaux et des animations diverses.

LA MANIFESTATION EST SOUMISE AU REGLEMENT SUIVANT : ACCES

Article 1. - La Salon Made In Fenua se déroulera sur la place To’ata sis à Papeete du jeudi 3 au dimanche 6 mai 2018.

Le site sera ouvert aux visiteurs : TOUS LES JOURS DE 9H00 à 18H30.

Les EXPOSANTS seront autorisés à mener leur manutention dans l’enceinte du Salon Made In Fenua à partir de 6h00 tous les jours sur présentation de leur badge d’admission puis de retirer tout véhicule et moyen de manutention 30 (trente) minutes avant l’ouverture du salon au public.

ADMISSION

Article 2. - Le Salon Made In Fenua est un évènement populaire à vocation ludique, culturelle et commerciale, représentant les secteurs d’activité suivants : Agro-alimentaire, artisanat, bijouterie, cosmétique, textiles, prestations de service.

Article 3. - Aucune organisation de caractère politique, syndical ou confessionnel ne sera admise.

Article 4. - Les demandes d’admission devront être adressées à la CCISM avant le 09 mars 2018.

Article 5. - Chaque demande d’admission est souscrite et acceptée pour le Salon Made In Fenua et non pour un emplacement déterminé. Les adhésions ne peuvent donner lieu à aucune réserve de la part de l’EXPOSANT. L’ORGANISATEUR pourra dans un but d’intérêt général, diminuer les

surfaces, modifier ou changer les emplacements ; même quand l’EXPOSANT a reçu confirmation

d’acceptation pour un emplacement donné.

L’ORGANISATEUR aura la faculté de refuser les demandes d’admission sans être tenu de donner

les motifs de son refus.

L’adhérent refusé ne pourra se prévaloir du fait que son adhésion a été sollicitée par l’ORGANISATEUR, ni provoquer comme preuve de son admission la correspondance échangée entre lui et l’ORGANISATEUR, ni de la publication de son nom sur une liste quelconque.

Article 6. - Deux EXPOSANTS peuvent être autorisés à se grouper dans un même emplacement de 9m² à la condition que chacun d’eux ait adressé une demande d’emplacement séparée et que chaque demande individuelle soit acceptée par l’ORGANISATEUR sous réserve du versement du montant de la location.

- Un EXPOSANT (un numéro RC et un numéro Tahiti) peut bénéficier de deux stands maximums.

- Toutes sous-locations sont interdites.

Article 7 - L’EXPOSANT s’engage sur l’honneur à n’exposer sur le Salon « Made in Fenua » que des produits présentant une valeur ajoutée locale dont la fabrication est majoritairement réalisée en Polynésie Française. L’objet principal de la vente doit avoir été réalisé localement. Un produit sur lequel la transformation locale ne sera pas jugée suffisante sera étudié par une commission ad hoc. Celle-ci pourra refuser à sa discrétion l’exposition et la vente de produits ne répondant pas à ces critères.

L’EXPOSANT s’engage sur l’honneur à respecter la réglementation en vigueur et notamment :

- Être immatriculé au RCS et au RTE (N° TAHITI disponible sur xxx.xxxx.xx )

- Respecter la législation du travail (sécurité et règlementation du travail, interdiction de

travail des enfants de moins de 16 ans…)

- Respecter les règles imposées par le service de la perliculture de la Polynésie-Française

- Respecter la convention de Washington du 3 juillet 1973 sur le commerce international des

espèces de faune et de flore sauvages menacées d’extinction

EMPLACEMENTS

Article 8. – La location d’un stand couvert inclus :

- La livraison du stand nu. La décoration & aménagements étant à la charge de l’EXPOSANT

- L’éclairage de chaque stand par néon de 18h30 à 06h00.

- Le raccordement et la consommation électrique sur la base de 220V-20A pendant la durée

de l’opération.

- 2 prises électriques étanches par stands de 9m². L’installation de prises électriques supplémentaires est possible sur demande à l’inscription et fait l’objet d’une facturation supplémentaire. L’utilisation de rallonges électriques et multiprises est formellement interdite.

- Toutes les prises détériorées, cassées ou manquantes seront facturées à l’EXPOSANT.

Article 9. – L’ORGANISATEUR est seul juge pour déterminer le secteur d’activité dans lequel l’EXPOSANT pourra présenter ses produits. Il sera tenu compte, néanmoins, de la nature des produits, matériel ou articles exposés et des possibilités techniques.

L’ORGANISATEUR se réserve le droit de limiter le nombre d’EXPOSANTS en fonction de la surface préalablement établie pour chacun des secteurs.

Aucune exclusivité ne peut être accordée par l’ORGANISATEUR pour la vente de produits et/ou services de quelque nature que ce soit.

REGLES DE SECURITE POUR L’AMENAGEMENT DES STANDS ET DES EMPLACEMENTS

Article 10. - L’EXPOSANT s’engage à aménager correctement son ou ses stands en conformité avec les dispositions du présent protocole. La pose d’éléments de décoration sera, le cas échéant, traitée directement entre l’EXPOSANT et l’entrepreneur de son choix, à la condition de ne pas porter préjudice à la décoration ou à l’harmonie générale, ni gêner ou nuire la visibilité des stands voisins, ni enfreindre les règles de sécurité.

- L’installation de chapiteau est interdite à l’extérieur du stand.

- Tous les éléments de décoration devront faire l’objet d’une validation par l’ORGANISATEUR avant leur mise en place.

- L’installation de décoration florale sèche est interdite.

- Il est toléré d’utiliser du tissu pour couvrir les cloisons du stand si ce tissu est inflammable (catégorie M1) ; dans ce cas l’EXPOSANT devra présenter à l’ORGANISATEUR une attestation conforme d’inflammabilité avant la manifestation.

- Il est également interdit d’utiliser des rideaux, voilages et revêtement de sol sans attestation conforme d’inflammabilité.

- Aucune machine ne devra être utilisée en démonstration, à moins qu’une barrière de sécurité soit installée entre le public et la démonstration avec un espace de 3 m minimum. Dans tous les cas, ce type de démonstration devra faire l’objet d’une validation préalable par l’ORGANISATEUR.

- Chaque EXPOSANT doit laisser un espace égal à 1/3 de la surface du stand qui sera réservé au passage du public.

- Les emplacements à l’air libre seront délimités au sol. Il ne sera pas possible d’augmenter l’emprise au sol de ces espaces.

- Le matériel exposé, les enseignes, les supports et fixations au sol ne devront, en aucun cas, même en élévation, déborder hors des limites de l’emplacement et présenter un inconvénient ou un danger quelconque.

- L’ensemble des aménagements des stands sont sous la responsabilité des EXPOSANTS les occupants. Toutes les dispositions devront être prises pour éviter tout inconvénient de quelque nature que ce soit.

- Les zones de circulation doivent être laissées libres de toute entrave. Aucun stockage ou dépôt de matériel de publicité et/ou d’exposition ne pourra être installé en dehors des stands prévus à cet effet et ce pendant toute la durée de la manifestation.

RACCORDEMENTS ELECTRIQUES

Article 11. – Tous les postes ou boitiers électriques seront installés à 2m du sol. Il est formellement

interdit de modifier les câblages installés par l’équipe technique.

A l’ouverture du salon, chaque lampadaire utilisé pour les raccordements électriques sera fermé. Il

est formellement interdit de les ouvrir ou de les modifier.

L’utilisation de rallonges électriques et multiprises est formellement interdite. L’installation de prises électriques supplémentaires est possible sur demande à l’inscription et fait l’objet d’une facturation supplémentaire.

Toutes les prises détériorées, cassées ou manquantes seront facturées à l’EXPOSANT par

l’ORGANISATEUR.

Article 12. - Les EXPOSANTS désirant utiliser des enseignes lumineuses à l’intérieur de leurs stands devront en demander l’accord préalable et les munir d’appareils antiparasites. L’ORGANISATEUR pourra d’ailleurs revenir sur l’autorisation accordée, en cas de gêne apportée aux EXPOSANTS voisins ou à la tenue de l’exposition.

SECURITE ET GARDIENNAGE

Article 13. – Un service de gardiennage est assuré en dehors des heures d’ouverture au public, du mercredi 02 mai à 18h30 au lundi 07 mai 2018 à 08h30. Durant les heures d’ouverture du salon, un service sécurité sera mis en place.

En dehors des horaires précisés à l’article 1, aucune personne ne sera admise sur les stands. En conséquence, ceux-ci devront impérativement être fermés et évacués 30 minutes après la fermeture au public.

A la fermeture du salon, l’esplanade basse de TOATA est fermée par des barrières ou rubalises.

En dehors de horaires d’ouverture au public chaque stand doit être fermé par une bâche de protection contre la pluie et contre les vols. La bâche devra être convenablement fixée à l’encadrement du stand. La bâche ne pourra en aucun cas rester à demeure (même enroulée) lors des heures d’ouvertures et devra être démontée tous les matins. La bâche est fournie par l’EXPOSANT.

STANDS DE RESTAURATION : GAZ ET EAU

Article 14. – Le raccordement au réseau d’eau et le positionnement des bombonnes de gaz

doivent se faire à l’extérieur des stands et doivent être inaccessibles au public.

Les stands de restauration peuvent utiliser au maximum une seule bonbonne de gaz de 13kg à la fois. Le conduit qui relie la bonbonne au point de cuisson ne doit pas excéder 3m.

Les doubles ponts permettant de relier deux bouteilles de gaz en un seul conduit sont interdits. Des plaques métalliques doivent être installées autour de l’espace de cuisson qui doit se situer en retrait du public.

Chaque occupant doit remettre à l’ORGANISATEUR une liste complète des machines utilisées pendant la durée du salon (ex : machine à jus, machine à panini, machine à gaufre etc.) L’EXPOSANT se doit également de tenir ses machines, appareils, tables de travail propres et sans graisses.

CONNEXION TELEPHONIQUE

Article 15. - Les EXPOSANTS feront leur affaire personnelle de l’obtention d’une ligne provisoire

de téléphone sur leur emplacement si besoin.

OCCUPATION DES STANDS

Article 16. - Il est formellement interdit aux EXPOSANTS de placer des tables et des chaises autour des stands ou emplacements extérieurs et d’empiéter pour quelque cause que ce soit, hors des surfaces concédées.

Article 17. – L’EXPOSANT s’engage à présenter son stand de manière à valoriser les produits «

Made in Fenua » en créant un environnement visuel agréable sans surcharge excessive.

Il s’oblige à maintenir son stand ouvert et garni pendant toute la durée de la manifestation aux heures d’ouverture au public, soit tous les jours de 9h00 à 18h30. Cet engagement ne s’applique pas lors d’éventuelles nocturnes sauf volonté de l’EXPOSANT. Dans le cas où un EXPOSANT ne ferait pas une présentation suffisante et satisfaisante de son stand et de ses produits, l’ORGANISATEUR se réserve le droit de l’obliger à la modifier.

Si aucune amélioration n’est apportée à cette présentation, ou s’il n’utilisait pas son stand pour la destination qui lui a été donnée ou l’exposition des marchandises qui doivent s’y trouver ; notamment au regard des conditions de l’article 7 qui précède ; l’ORGANISATEUR se réserve le droit absolu et sans qu’il puisse être contesté de faire fermer ou débarrasser sans aucune formalité de justice, le stand loué.

La preuve de ces manquements pourra être rapportée par tous moyens, notamment par constat

d’huissier de justice.

Un inventaire des objets placés dans ce stand sera dressé par un huissier de justice et les objets mis au dépôt du salon pour être tenu à la disposition de l’EXPOSANT. Ce dernier ne pourra prétendre à aucun remboursement de location ou indemnité de quelque sorte qu’elle soit.

L’ORGANISATEUR disposera ensuite du stand comme bon lui semblera.

NETTOYAGE

Article 18. - Pendant la durée de la manifestation, l’EXPOSANT devra nettoyer son emplacement. Les ordures, déchets verts et les récipients devront être triés et emballés dans des poches (non fournies) puis conservés dans les stands.

Un service de ramassage des ordures effectuera le prélèvement des poches tous les jours. Un planning des horaires de collecte sera remis à l’EXPOSANT par l’ORGANISATEUR au début de la manifestation et sera également affiché au bureau de l’organisation sur site.

CIRCULATION

Article 19. - La circulation des véhicules dans l’enceinte du salon, pour quelque cause que ce soit est formellement interdite, pendant la durée de la manifestation aux heures d’ouverture au public.

Des autorisations spéciales pourront être délivrées sur demande faite à l’ORGANISATEUR pour l’approvisionnement justifié des stands entre 06h00 et 08h30. L’EXPOSANT s’engage à autoriser la visite de son véhicule aux entrées et sorties.

Les voitures qui séjourneront dans l’enceinte du salon, au-delà du début de la manifestation, seront évacuées aux frais de leur propriétaire.

PUBLICITE SONORE

Article 20. - Aucun appareil émetteur ou reproduction de sons ne peut être installé dans les stands

sans l’autorisation de l’ORGANISATEUR.

Article 21. - Le Salon Made In Fenua 2018 est sonorisé. Indépendamment des informations de service intéressant les EXPOSANTS et les visiteurs que l’ORGANISATEUR fait diffuser, par haut- parleur, il peut être fait des annonces publicitaires. Les EXPOSANTS désirant faire diffuser leur publicité sont priés de s’adresser à l’ORGANISATEUR.

PAIEMENT ET CONDITIONS D’ANNULATION

Article 22. - Les frais de participation devront être réglés comme suit, par chèque bancaire, par carte bancaire, virement bancaire/postal ou espèces.

a) La totalité lors de l’inscription.

b) 50% sera encaissé au moment de l’inscription, 50% dans les 5 jours ouvrables suivant la fin

de l’événement soit avant le vendredi 11 mai 2018.

Le défaut de provision entraine l’annulation de plein droit de la demande d’admission.

Article 23. – Dans le cas où l’EXPOSANT souhaite annuler sa participation, les conditions

d’annulation sont les suivantes :

- A moins de 5 semaines de la manifestation : 30% de la participation est due,

- A moins de 3 semaines de la manifestation : 60% de la participation est due,

- A moins de 15 jours de la manifestation : la totalité de la participation est due.

Dans les cas de force majeure où l’EXPOSANT serait dans l’impossibilité d’occuper l’emplacement qui lui a été réservé, il devra avertir immédiatement l’ORGANISATEUR, et ce, au plus tard 7 jours avant le début du salon soit avant le jeudi 26 avril 2018. Dans ce cas seulement, et le cas de force majeure (tel que défini par l’article 1148 du code civil) étant certain et prouvé, les sommes versées lui seront remboursées, déduction faite d’une retenue de 10 000 F CFP pour frais d’administration. Après cette date, aucun remboursement ne pourra être réclamé.

Article 24. - Ce montant de la participation pourra être révisé si le cours des matériaux, de la main d’œuvre, des transports et services, ainsi que le coût des obligations fiscales et sociales subissaient une variation de 10% entre la date de l’établissement par l’ORGANISATEUR des conditions d’admission et la date d’ouverture de la manifestation.

Toute majoration qui interviendrait en raison de la clause ci-dessus serait notifiée aux EXPOSANTS qui auraient alors la faculté d’annuler leur adhésion. Les sommes perçues par l’ORGANISATEUR seraient remboursées aux intéressés.

Article 25. - L’ORGANISATEUR se réserve le droit, en cas d’évènements imprévisibles ou pour des motifs dont l’importance sera souverainement appréciée par lui, de retarder, d’avancer ou d’écourter, de fermer ou de transférer la manifestation, sans recours possible.

Aucune indemnité ne sera due de ce fait aux EXPOSANTS admis, qui devront régler le montant de leur participation.

Toutefois, en cas d’annulation de la manifestation, l’ORGANISATEUR, à son seul choix, pourra

- Rembourser les sommes déjà perçues

- Soit porter en compte pour le prochain salon 50% des frais de participation et rembourser le solde

à l’EXPOSANT.

ASSURANCES

Article 26. – ASSURANCE DE L’ORGANISATEUR - L’ORGANISATEUR dispose d’une assurance responsabilité civile organisateur. Cette responsabilité ne saurait en aucun cas s’étendre aux dommages causés par des tiers aux exposants et aux visiteurs.

L’ORGANISATEUR ne pourra être tenu responsable des vols commis dans les stands. Sont en outre exclus de la police d’assurance, les dommages matériels résultant d’un incendie, d’une explosion ou de l’action des eaux survenus sur les stands. L’EXPOSANT et ses assureurs renoncent à tous recours contre l’ORGANISATEUR et son assureur.

- ASSURANCE DE L’EXPOSANT - L’exposant répond de tous dommages causés à autrui, soit par lui- même, soit par son personnel, soit par des personnes auxquelles il a confié un mandat ou du fait de ses biens. L’exposant doit donc être assuré en responsabilité civile du fait de sa participation au salon, pendant la durée de la manifestation, y compris les périodes de montage et de démontage. Il devra également assurer ses équipements, les biens loués, ou confiés contre les évènements suivants :

- Incendie, explosion

- Dégât des eaux

- Bris

- Dommages électriques

- Vol, vandalisme

Et devra en justifier par écrit à première demande de l’ORGANISATEUR.

DISPOSITIONS GENERALES

Article 27. - La participation au Salon Made In Fenua impose le respect des règles commerciales en vigueur. L’EXPOSANT est notamment tenu de faire, auprès des administrations, les déclarations légales qui s’imposent et devra se conformer aux lois et règlements en vigueur concernant la vente.

L’EXPOSANT s’engage à respecter les règles et pratiques du commerce, notamment en ce qui concerne l’affichage et la communication des tarifs.

Les opérations de remises commerciales ne pourront être affichées qu’à compter du dimanche 06 mai à partir de 13h00.

Article 28. - Les EXPOSANTS ne sont pas autorisés à commercialiser des boissons alcoolisées dans

l’enceinte du Salon Made In Fenua.

Article 29. - Les produits combustibles, explosifs, dangereux, nocifs ou de nature à incommoder les EXPOSANTS et le public sont interdits.

Article 30. - Il est formellement interdit de fumer dans l’enceinte de l’esplanade TOATA.

Article 31. - Dans le cas, où l’EXPOSANT souhaiterait commercialiser des produits alimentaires (produits finis avec packaging ou transformés), il doit en faire la demande préalable auprès de l’ORGANISATEUR qui se réserve le droit de l’accepter ou de la refuser.

Article 32. - Les EXPOSANTS sont tenus de connaître et de respecter les mesures de sécurité et les règles d’hygiène imposées par les pouvoirs publics et celles prises par l’ORGANISATEUR dans le cadre du salon.

La participation des EXPOSANTS est acceptée sous réserve que leur installation et leurs matériels correspondent à ces règles de sécurité et d’hygiène.

Article 33. - Les manifestations publicitaires organisées par les EXPOSANTS ne peuvent être

décidées qu’après accord avec l’ORGANISATEUR.

Article 34. - Il ne peut, en aucune façon, être perçu un droit d’entrée dans les stands.

Article 35. - Toute demande particulière faite par l’EXPOSANT à l’ORGANISATEUR doit être formulée par écrit et remis au secrétariat de l’organisation contre accusé réception. En retour pour réponse, l’ORGANISATEUR suivra le même processus.

Article 36. - L’ORGANISATEUR se réserve pour lui seul et ses partenaires le droit de reproduction

des vues d’ensemble ou partielle.

Les photographes opérant pour le compte des EXPOSANTS devront obtenir au préalable une

autorisation auprès de l’ORGANISATEUR.

Aucune œuvre exposée, ne pourra être reproduite, sans autorisation écrite de l’EXPOSANT ;

Article 37. - L’ORGANISATEUR se réserve le droit d’édicter des règlements spéciaux concernant des sections particulières durant la période du salon. Ces règlements seront distribués aux EXPOSANTS ainsi qu’affichés au bureau de l’organisateur. Les EXPOSANTS sont tenus de s’y conformer.

Article 38. - L’EXPOSANT doit être en mesure de présenter son stand aménagé dans la forme définitive la veille de l’ouverture au public. Tous les aménagements ou modifications faits après cette date engagent la responsabilité de l’EXPOSANT.

Si l’EXPOSANT n’a pas occupé son stand à la veille de l’ouverture au public, il sera considéré comme démissionnaire et l’ORGANISATEUR disposera de son emplacement ; étant bien entendu qu’aucun remboursement ne pourra être réclamé.

L’ORGANISATEUR se réserve le droit de faire procéder immédiatement, par simple ordonnance de référé, à la fermeture des stands et à l’expulsion des EXPOSANTS qui ne se conformeraient pas aux prescriptions du présent règlement ou qui compromettraient la bonne tenue du salon, sans préjudice des poursuites qu’ils pourraient lui intenter. Les sommes versées resteront acquises à titre de dommages et intérêts.

En cas de contestation survenant pour quelque cause que ce soit, les tribunaux de Papeete sont seuls compétents.

FICHE SIGNALETIQUE DE L’EXPOSANT

Nom Prénom :

Dénomination commerciale :

Forme juridique : Numéro RCS : Numéro Tahiti : Représentant légal :

Secteur d’activité :

Produits exposés :

Appareils branchés :

Besoin en électricité :

FICHE SIGNALETIQUE DU 2ème EXPOSANT

Nom Prénom :

Dénomination commerciale :

Forme juridique : Numéro RCS : Numéro Tahiti : Représentant légal :

Secteur d’activité :

Produits exposés :

Appareils branchés :

Besoin en électricité :

Fait à Papeete le …………………./… /2018

En deux exemplaires originaux

CACHET ET SIGNATURE DE L’EXPOSANT L’ORGANISATEUR

Précédés de la mention « Lu et approuvé » Le Président,

Xxxxxxxx XXXX XXX