Règlement intérieur
Règlement intérieur
de l’association sportive
« Les Archers de Kervignac »
Préambule
Ce règlement intérieur complète et précise les statuts de l’association « Les Archers de Kervignac »
Il s’applique obligatoirement à l’ensemble des membres ainsi qu’à chaque nouvel adhérent. Il est disponible au siège de l’association ainsi que dans chaque espace de tir. Une copie sera remise à chaque adhérent qui en fait la demande.
Les statuts et le règlement intérieur doivent être lus et approuvés, à l’inscription ainsi que lors de chaque réinscription, par chaque adhérent. L’approbation du règlement intérieur par les adhérents se fera par via le document d’inscription.
Les dispositions du présent règlement doivent être interprétées à la lumière des statuts. En cas d’ambiguïté ou de contradiction, les statuts s’appliquent par priorité sur le règlement intérieur.
Le présent règlement précise le fonctionnement interne et externe de l’association.
TITRE 1 : ADHESION A L’ASSOCIATION
Article 1 : Admission de nouveaux membres
L’adhésion à l’association est libre pour toutes les personnes qui souhaitent participer à la réalisation de son objet, sous réserve d’acquitter la cotisation prévue à l’Article 2 des Statuts de l’association.
Article 2 : Catégories de membres
Parmi ses membres, l’association « Les Archers de Kervignac » distingue les catégories suivantes :
- Membres Adhérents
- Membres Bienfaiteurs
- Membres d’Honneur
Article 3 : Cotisation et tarifs
Les membres de l’association doivent s’acquitter d’une cotisation annuelle. Le montant de cette dernière est fixé chaque année par l’Assemblée Générale sur proposition du Conseil d’Administration. La cotisation comprend la licence fédérale (dont cotisations afférentes) et la cotisation annuelle club.
Les archers ont l’obligation de régler leur cotisation en début de saison, au plus tard à l’entraînement suivant les trois sessions de découverte, pour obtenir leur licence.
Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d’exclusion ou de décès d’un membre en cours de saison.
En fonction des moyens financiers de l’association, le Conseil d’Administration pourra décider d’un tarif dégressif pour les familles comptant plusieurs adhérents.
Un archer possédant une licence dans une autre association, club ou compagnie d’archer peut utiliser les équipements du club pour s’entraîner, suite à un accord préalablement passé avec le Comité Directeur en prenant connaissance du règlement intérieur et des statuts du club.
Article 4 : Protection de la vie privée des adhérents – Xxxxxxxx
Les adhérents sont informés que l’association « Les Archers de Kervignac » met en œuvre un traitement automatisé des informations nominatives les concernant.
Ce fichier est à l’usage exclusif de l’association qui s’engage à ne pas publier ces données nominatives sur internet. Les informations recueillies sont nécessaires à l’adhésion. Elles font l’objet d’un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l’association. Elles peuvent donner lieu à l’exercice du droit d’accès et de rectification selon les dispositions de la Loi du 6 janvier 1978. Pour exercer ce droit et obtenir la communication des informations le concernant, l’adhérent s’adressera au Conseil d’Administration de l’Association.
Les adhérents, ainsi que les responsables légaux concernant les adhérents mineurs, sont informés que l’association « Les Archers de Kervignac » peut utiliser et diffuser à titre gratuit et non-exclusif des photographies et/ou des films les représentant, dans le cadre des activités de l’association.
Par application de ce règlement intérieur, l’utilisation à titre gracieux de l’image des adhérents est autorisée :
- sur le site internet et la page Facebook de l’association.
- sur les albums photos pouvant être réalisés dans le cadre de manifestations organisées par l’association et/ou sur des albums photos pouvant être réalisés dans le cadre de la participation de l’association à des manifestations organisées par d’autres entités.
- Sur tout support d’information relatif à la promotion des activités de l’association. Ces supports pouvant être utilisés ensemble ou séparément, sous forme isolée ou combinée d’images fixes, d’images animées ou de sons.
Ces prises de vue ne pourront être ni vendues ni utilisées à d’autres fin que celles mentionnées ci-dessus.
Conformément à la Loi relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, le libre accès aux documents établis par l’association est garanti, de même que le droit de retrait.
Article 5 : Conséquences de l’adhésion, obligations des adhérents
Conformément à l’Article 4 des Statuts de l’association, l’association « Les Archers de Kervignac » est affiliée à la Fédération Française de Tir à l’Arc (FFTA).
Les adhérents sont tenus de se conformer aux Statuts et Règlement de la FFTA ainsi qu’à ceux du Comité Régional de Bretagne et du Comités Départemental du Morbihan dont elle dépend. Les adhérents sont également tenus de se soumettre aux sanctions disciplinaires qui lui seraient infligées par application des dits Statuts et Règlements.
Depuis le 1er janvier 2022, toutes les associations demandant des subventions publiques sont soumissent à l’engagement au contrat d’engagement républicain, les adhérents sont tenus de prendre connaissance et de respecter ce contrat.
Article 6 : Démission
Conformément à l’Article 3 des Statuts de l’association, le membre démissionnaire ne peut prétendre à une quelconque indemnité.
TITRE 2 : CHARTE DES USAGERS
Article 7 : Engagement des adhérents
Chaque adhérent est tenu de fournir un certificat médical récent de non contre-indication à la pratique du tir à l’arc « y compris en compétition », ainsi qu’une fiche d’inscription remplie.
Chaque adhérent est tenu de participer, dans la mesure de ses possibilités, à la vie du club ainsi qu’à la réalisation des projets de l’association (préparation et organisation d’un concours, participation aux réfections des cibles, participation à l’installation et au rangement des espaces de tir, nettoyage et entretiens des espaces de tir, etc..).
Les adhérents sont tenus de respecter les dispositions de sécurité du présent règlement, en toutes circonstances, et de se conformer aux consignes des bénévoles de l’association. A défaut, la responsabilité de l’association est dégagée. Ils peuvent être exclus sans préavis des activités de l’association.
Les nouveaux archers devront acquérir, le plus tôt possible, leur petit matériel personnel (flèches, palette, protège bras, carquois, etc..). Le club se charge de la commande du matériel.
Les archers licenciés dans un autre club, ayant eu une réponse favorable du Comité Directeur concernant l’accès aux installations de l’association, sont tenus de respecter le règlement intérieur au même titre qu’un adhérent de l’association.
Article 8 : Locaux
Dans tous les locaux utilisés par l’association, les adhérents doivent se conformer aux règles et usages locales et veiller à la bonne occupation des lieux. Il est donc interdit de fumer dans les locaux ainsi que dans les espaces de tir de l’association.
Le Conseil d’Administration fixe la liste des personnes ayant accès librement aux installations (il sera précisé dans quelles conditions sont délivrées les clés, passes, le montant de la caution..). Les adhérents ne respectant plus les conditions d’obtention des clés, conditions établies par le Conseil d’Administration, sont tenus de les remettre en main propre au Président de l’association. Toute reproduction des clés est interdite, le non-respect de cette règle entraînera une exclusion immédiate de l’association et/ou un refus d’obtention d’une licence au sein de l’association les saisons suivantes.
Les conditions d’accès à des personnes licenciées étrangères à l’association (membres d’un autre club, FFH, etc..) sont définies au cas par cas avec le Comité Directeur de l’association.
Les archers restent responsables de leurs biens laissés dans l’enceinte des locaux.
Article 9 : Condition d’accès aux espaces de tir
La salle d’entraînement, salle 1 du complexe sportif, est accessible à tous les membres de l’association, uniquement durant les créneaux horaires d’entraînement stipulés en début de saison.
Le pas de tir extérieur est accessible :
- Librement aux membres majeurs de l’association et confirmés (plus d’un an de tir à son actif et/ou ayant pratiqué en compétitions officielles), sous réserve de posséder son propre matériel de tir ou une location d’arc de l’association.
- A tous les membres de l’association, durant des créneaux horaires ouverts par un des membres de l’association nommé par le Conseil d’Administration comme responsable de séances de tir. L’encadrement de l’activité se fera sous sa responsabilité.
Pour des raisons de sécurités évidentes, l’association encourage fortement ses membres à ne pas tirer seul mais accompagné, au minimum, par un autre membre confirmé.
L’association se décharge de toute responsabilité si un accident ou un incident venait à avoir lieu.
Afin de soulager la charge horaire des bénévoles donnant de leur temps pour venir encadrer les séances « tir libre », un roulement doit être mis en place entre les bénévoles le souhaitant et le pouvant pour prendre en charge l’ouverture des espaces de tir, la présence et la fermeture de la séance d’entrainement.
Un trousseau de clé et un badge seront mis à disposition dans les placards de rangement et/ou boite à clé du pas de tir extérieur pour que les personnes ouvrant la salle, et n’ayant pas les clés, puissent les récupérer.
Article 10 : Pratiques des activités
Les activités se déroulent sous la responsabilité des bénévoles de l’association. Ils ont autorité pour débuter et mettre fin aux activités, s’ils estiment que les conditions de sécurité ne sont pas réunies. Ils peuvent notamment exclure ou interdire l’accès à tout usager :
- Ne respectant pas les mesures de sécurité
- Dont le comportement est contraire aux règles de sécurité en vigueur
- Ne pouvant prouver la possession des certificats médicaux d’aptitude à la pratique des activités
Les activités de l’association se déroulent dans le cadre d’un programme arrêté par le Conseil d’Administration. Toutes utilisations des locaux et du matériel de l’association en dehors des horaires prévues sont strictement prohibées sauf accord préalable du Conseil d’Administration.
La pratique du tir à l’arc :
Les membres (licenciés pratiquants), et personnes extérieures, sont tenus de respecter les règles de base de sécurité communiquées par les dirigeants et notamment :
- Ne jamais encocher ou armer l’arc, même sans flèche, ailleurs que sur le pas de tir et en direction de la cible.
- Ne jamais se mettre sur la ligne de tir avec son arc si des personnes se trouvent dans l’espace de tir.
- Ne jamais mettre la flèche sur l’arc avant que la zone de tir ne soit entièrement libérée.
- Ne jamais lâcher la corde sans flèche encochée.
- Attendre la fin de la volée pour ramasser une flèche tombée hors de portée devant le pas de tir.
- Xx déposer aucune affaire personnelle entre le pas de tir et la cible.
- Toujours se tenir à distance suffisante d’un archer en phase de tir pour ne pas risquer de perturber son geste par un contact inopportun.
- Ne pas aller récupérer ses flèches en cible tant que le dernier tireur n’a pas fait le signal sonore « flèche ».
- S’assurer que personne ne se trouve immédiatement derrière lors du retrait des flèches de la cible (en particulier pour les jeunes, faire respecter une distance de sécurité), il est impératif d’extraire les flèches en se positionnant sur le côté de celles-ci.
- Lors des séances de tirs comptés, déposer les feuilles de marques à deux mètres au moins devant la cible.
- Ne pas utiliser de matériel inadapté ou endommagé (flèches trop courtes, corde usagée et abîmée, repose flèche défectueux, etc..).
- Ne pas courir dans la salle ou sur le terrain pendant les séances d’entraînement.
- Ne jamais courir avec des flèches en main ainsi que dans son carquois.
Il est mis à disposition des nouveaux adhérents un système de location d’arc pour lequel il est demandé une caution lorsque l’archer emmène l’arc chez lui. La caution n’est pas encaissée, et est restituée lorsque le matériel emprunté est rendu en bon état à la fin de saison. L’archer est tenu de maintenir l’arc en état de bon fonctionnement. Toute détérioration du matériel reste au frais de l’archer.
Les réglages d’arc seront effectués au sein de l’association, ceci afin d’éviter toute erreur de manipulation.
L’utilisation de blasons animaliers, en salle et sur le pas de tir extérieur, est réservée à la préparation et à l’entrainement des archers en vue de leurs participations aux compétitions de tir 3D/Nature ou dans le cadre de l’apprentissage de la discipline.
Toutesautres utilisations de blasons animaliers que celles citées ci-dessus sont totalement proscrites au sein de l’association.
Article 11 : Initiation et entraînements des débutants
Le responsable des initiations indique aux futurs membres, ainsi qu’aux parents ou représentants légaux, à la prise de la licence les horaires pratiqués pour les séances. Il est demandé aux parents ou représentants légaux des jeunes archers de bien vouloir respecter les horaires de séances aussi bien pour déposer l’enfant que pour venir le chercher, ceci afin de ne pas perturber le bon déroulement des séances d’entraînements qui commencent par la mise en place du matériel, un échauffement collectif dirigé par l’initiateur et les temps de discussion.
Les jeunes enfants sont impérativement confiés par l’un des parents ou représentants légaux à l’initiateur au début de la séance et repris en charge par l’un des parents ou représentant légal à la fin de la séance. Les parents ou représentants légaux doivent s’assurer de la présence de l’initiateur avant de repartir. Pour les enfants venant aux séances par leur propre moyen, obligation leur est faite de ne pas rester sur les lieux si la séance n’a pas lieu. En cas d’absence de l’encadrant, une information est faite par e-mail et/ou affichage et/ou infos sur le site internet de l’association.
Les parents ou représentants légaux sont informés que l’association ne peut être tenue pour responsable de la surveillance des mineurs en dehors des horaires des séances auxquelles ils participent. Le Président ainsi que les encadrants de l’initiation des enfants dégagent toute responsabilité si les parents ou responsables légaux tardent à récupérer leurs enfants. Aucun entraînement ne sera mis en place sans la présence des parents s’il n’y a qu’un seul enfant présent.
Article 12 : Organisation des séances de tir pour les archers confirmés
Le bon déroulement des séances de tir nécessite la participation spontanée de chacun pour la mise en place et le rangement du matériel ainsi que le nettoyage de la salle après chaque séance. Durant la séance de tir, seul le responsable de la séance ou le dernier archer à tirer donne l’ordre de récupération des flèches.
La bonne entente au sein de l’association implique que chacun respecte quelques règles de bienséance :
- Respect du planning d’entraînement.
- Respect des autres ainsi que de leur concentration par un silence relatif.
- Limitation du nombre de flèches tirées à six par volée.
Enfin, même si
- Les flèches volent mal.
- L’arc est bon à jeter à la poubelle.
- La cible est mal éclairée.
- Le patron (ou la patronne) m’a pourri la journée.
- Mon mari, ou ma femme, a un sale caractère.
La bonne humeur est obligatoire.
Article 13 : Compétition
Les archers participants à une compétition représentent l’association des Archers de Kervignac, de ce fait ils devront avoir une attitude et un comportement irréprochable sur et en dehors du pas de tir.
Les archers souhaitant participer à une compétition doivent :
- Posséder la tenue officielle du club.
- S’inscrire au plus tôt sur le internet du club « xxxxx://xxx.xxxxxxx- xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx », passé le délai donné par le responsable des inscriptions aux concours, l’archer devra s’inscrire directement auprès du club organisateur.
- Tenir ses engagements de participation aux compétitions ou si impossibilité, l’archer devra annuler son inscription auprès du club organisateur le plus rapidement possible.
- Détenir un certificat médical établi au début de saison, ne pas oublier d’y faire porter la mention « y compris en compétition ».
- Respecter les autres compétiteurs par un minimum de décence et de tenue tant verbale que physique.
Un document comprenant la liste du matériel à avoir avec soi lors d’un départ en concours est affiché sur le panneau d’affichage et/ou disponible auprès du Conseil d’Administration.
L’association possède un système permettant de mutualiser les inscriptions aux concours, ainsi que les paiements de ces inscriptions. Le principe de la mutualisation des inscriptions est d'envoyer aux clubs organisateurs en une seule fois les inscriptions aux concours accompagné du paiement de ces participations (par un chèque émis au nom du club). L'autre avantage de ce système est de pouvoir profiter d'une "cagnotte" que vous alimenter et dont les inscriptions aux concours sont directement prélevées dessus.
En voici le règlement d’utilisation :
1 : Solde de la cagnotte
Celui-ci ne doit pas être en dessous de - 10€, le cas échéant il n’y aura plus d’inscription mutualisée.
2 : Etat de la cagnotte
Un état de la cagnotte est prévu tous les 2 mois par mail individualisé si le solde reste positif.
Dans le cas d’un solde approchant de 0€, l’archer sera contacté individuellement pour qu’il puisse alimenter sa cagnotte.
3 : Fin de saison (fin juin)
Afin de faciliter le travail de comptabilité, toutes les cagnottes doivent être remise à 0€.
Les cagnottes débitrices doivent impérativement être approvisionnées.
Les cagnottes créditrices seront automatiquement remboursées par chèque à l’ordre de l’archer.
4 : Début de saison
Dans le cas ou la cagnotte serait restée débitrice, le club se réserve le droit de ne pas prendre la licence ou de bloquer son transfert jusqu’à ce que le litige soit réglé.
L'inscription se fait sur la page xxxxx://xxx.xxxxxxx-xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxx du site internet des archers de Kervignac.
Les inscriptions mutualisées ne sont possibles que jusqu'à la date limite fixée par le référent. Au-delà de cette date, vous devrez contacter directement le club organisateur pour vous inscrire en direct.
Pour certains concours qui sont pris d'assaut, les inscriptions devront être faites avant la sortie du mandat. Un « pré-mandat » sera créé sur la page « évènements et compétitions » du site internet pour y faire vos inscriptions.
REMARQUE IMPORTANTE :
Tous les concours ne sont pas concernés par la mutualisation des inscriptions mais uniquement les concours du Morbihan, des alentours proches, ou ayant possiblement plusieurs archers susceptibles de faire le déplacement. Une liste des concours concernés est affichée au panneau d’affichage ou sur le site internet.
Lors des déplacements pour compétitions ou autres manifestations, les encadrants bénévoles qui prennent en charge les mineurs doivent s’assurer de la validité du contrat d’assurance du véhicule utilisé. Les parents, ou responsables légaux, qui confient leurs enfants à des tiers (autres parents ou encadrants bénévoles de l’association) acceptent en connaissance de cause le risque accidentel et s’interdisent de ce fait le recours pénal envers le conducteur au moment de l’accident. Les conséquences corporelles de l’accident seront réglées par l’intermédiaire du contrat d’assurance automobile du conducteur.
Article 14 : Tenue de club
Pour les entraînements :
Il est souhaitable pour le confort de chacun de porter des vêtements adaptés pendant l’activité ainsi que des chaussures appropriées.
- Privilégier les vêtements près du corps et protégeant intégralement le buste.
- Porter des chaussures adaptées aux formes de pratiques (chaussures de sport en salle, chaussure de randonnée pour les parcours, etc..).
- Prévoir une tenue adaptée aux conditions météorologique (protection contre le soleil, la pluie, le froid, etc..).
Pour les compétitions et manifestations officielles :
Tous les membres de l’association participant aux compétitions se doivent d’aborder la tenue officielle du club (à défaut, et uniquement pour les premières compétitions, un haut blanc en lieu et place du polo officiel pourra être toléré) et de respecter les recommandations spécifiques des clubs organisateurs (notamment pour les chaussures lors de concours en salle).
La tenue officielle du club est définie comme tel :
- Un bas du choix de l’archer (pantalon, jupe, short, etc.. respectant la règlementation sportive de la FFTA) de couleur noire.
- Le polo
- Ou le polo « jeunes » officiel du club (Xxxxxxxx, Xxxxxxxxx, Minimes et les Cadets et Juniors ne participants pas aux championnats par équipes).
Le flocage « Archers de Kervignac » du dos est identique à celui du polo adulte.
Pour les archers le souhaitant, le club propose une déclinaison d’équipements du club (Pull, Sweat à capuche, Softshell avec ou sans manches, casquette, logo brodé, etc...) gardant la même charte graphique et visuel que les polos officiels. Ces équipements sont regroupés et proposés à la vente dans la « boutique club »
xxxxx://xxx.xxxxxxx-xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxx.
Les tarifs des polos officiels et des équipements de la boutique club sont arrêtés par le Conseil d’Administration.
Article 15 : Hygiène et santé
L’accès aux espaces de tir est strictement interdit à toutes personnes sous l’emprise de l’alcool ou de drogue.
Il est interdit de fumer dans la salle et sur le pas de tir extérieur, ainsi que sur tout terrain reconnu comme discipline de parcours.
Il est également interdit de stocker dans l’enceinte de l’association des aliments ou denrées périssables dans des conditions pouvant générer des risques alimentaires.
Le stockage et l’usage de produits toxiques destinés à l’entretien du matériel font l’objet d’une attention particulière afin d’éviter tout risque d’utilisations dangereuses ou inadaptées.
Article 16 : Sécurité
Devant des participants novices ainsi qu’expérimentés, les personnes en charge de l’encadrement, en plus de faire respecter les conditions de pratiques citées à l’Article 8, doivent en outre :
- Présenter l’arc comme une arme, et par conséquent un objet dangereux.
- Imposer à tous les tireurs de se placer sur la même ligne (ligne de tir).
- Proscrire les déplacements inopinés en avant du pas de tir.
- Etablir un espace entre la ligne de tir et la zone d’attente.
- Instaurer et faire respecter un signal de début de tir et un signal de fin de tir.
- Interdire tout armement fantaisiste (notamment en hauteur ou dans une direction
« croisée »).
- Interdire éventuellement aux participants de monter aux cibles (le retrait des flèches sera fait par l’encadrant ou son assistant).
- Toute détérioration de matériel ou d’équipement présentant des risques pour la sécurité devra être signalée aux dirigeants.
Article 17 : Commission disciplinaire
Une commission disciplinaire est mise en place pour statuer sur les sanctions à appliquer envers les adhérents ne respectant pas les conditions de pratiques, de sécurités ainsi que les valeurs morales et sportives de l’association.
Cette commission est composée de 2 membres du Conseil d’Administration et de trois membres actifs, conformément au premier alinéa de l’Article 2 des Statuts de l’association, ayant 16 ans au moins, choisie au hasard lors d’un besoin de délibération.
Les sanctions disciplinaires peuvent aller d’un simple avertissement verbal à la radiation pour faute grave, en passant par une exclusion temporaire. Les sanctions disciplinaires devront être approuvées par la majorité du Conseil d’Administration.
TITRE 3 : INSTITUTIONS DE L’ASSOCIATION
Article 18 : Assemblée Générale Ordinaire
Conformément à l’Article 10 des Statuts de l’association, l’Assemblée Générales Ordinaire se réunit une fois par an sur convocation du Conseil d’Administration ou sur demande du quart, au moins, des membres actifs.
L’Assemblée Générale Ordinaire se prononce notamment sur le rapport annuel des dirigeants, les comptes, le budget de l’association, délibère sur les questions mises à l’ordre du jour. L’Assemblée Générale Ordinaire élit les administrateurs membres du Conseil d’Administration.
Seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent être valablement évoquées en Assemblée Générale à l’exception de la révocation des dirigeants qui peut intervenir à tout moment.
Les délibérations se font à la lumière de l’Article 12 des Statuts de l’association.
Article 19 : Assemblée Générale Extraordinaire
Conformément à l’Article 11 des Statuts de l’association, une Assemblée Générales Extraordinaire doit se tenir sur convocation du Président ou du Conseil d’Administration ou sur demande du quart, au moins, des membres actifs.
L’Assemblée Générale Extraordinaire doit être convoquée en cas de modification des Statuts, dissolution de l’association, situation financière difficile, conclusion d’un emprunt bancaire, toutes circonstances expressément prévue par les Statuts.
Seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent être valablement évoquées en Assemblée Générale à l’exception de la révocation des dirigeants qui peut intervenir à tout moment.
Les délibérations se font à la lumière de l’Article 12 des Statuts de l’association.
TITRE 4 : ATTRIBUTIONS DES ORGANES DIRIGEANTES
Article 20 : Le Président (fonction opérationnelle)
Mandaté par le Conseil d’Administration, le Président assure la direction opérationnelle de l’association. Il dispose à cet effet de tout pouvoir pour notamment :
- Organiser la pratique des activités, en mobilisant les ressources de l’association.
- Sécuriser les conditions d’exercice, notamment en interrompant les activités dès lors que les conditions de sécurité ne seraient pas réunies.
Conformément à l’Article 6 et à l’Article 13 des Statuts de l’association, le Président représente l’association tant à l’égard des pouvoir publics qu’auprès des partenaires privés. Il négocie et conclue tous les engagements de l’association et d’une manière générale, agit au nom de l’association en toutes circonstances, sous réserve du respect des Statuts de l’association et des décisions souveraines de l’Assemblée Générale.
Le Président assure les déclarations en préfecture (création, modifications statutaires, changement de dirigeants, dissolution), ainsi que les publications au Journal Officiel.
Le Président représente l’autorité au sein de l’association en toutes circonstances et notamment lors des entraînements et compétitions. En son absence, il délègue cette fonction à un membre du Conseil d’Administration ou, à défaut, à un adhérent du club.
Article 21 : Le Secrétaire (fonction administrative)
Conformément à l’Article 6 des Statuts de l’Association, le Secrétaire est mandaté par le Conseil d’Administration. Il veille au respect de la réglementation tant interne qu’externe. Il assure, ou fait assurer, par les ressources bénévoles, salariées ou externes à l’association, les tâches suivantes :
- La convocation et le bon déroulement de l’Assemblée Générales, et autres réunions (convocation, ordre du jour, comptes rendus).
- La bonne circulation des informations à destination des adhérents.
- L’archivage de tous les documents juridiques, comptables et sportifs de l’association.
- La tenue du registre spécial.
- Le dépôt des comptes de résultat, bilans, rapports d’activités et conventions en préfecture dès lors que le financement par les autorités administratives dépasse 153 000euros (Loi du 12 avril 2000, décret du 6 juin 2001).
- Dans les communes de plus de 3500 habitants, le dépôt en mairie d’un bilan certifié conforme si l’association reçoit de la commune une subvention supérieure à76 300euros ou représentant plus de 50% de son budget.
Article 22 : Le Trésorier (fonction financière)
Conformément à l’Article 6 des Statuts de l’association, le Trésorier est mandaté par le Conseil d’Administration. Il veille au respect des grands équilibres financiers de l’association en maîtrisant les dépenses, assurant un flux de recettes internes et externes suffisant et en fixant des tarifs équilibrés. Il assure, ou fait assurer, par les ressources bénévoles, salariés ou externes à l’association, les tâches suivantes :
- Le suivi des dépenses et des comptes bancaires.
- La préparation et le suivi du budget.
- Les remboursements de frais et les paiements aux fournisseurs.
- La transparence du fonctionnement financier envers l’Assemblée Générale.
- L’établissement de la comptabilité.
- Les demandes de subventions.
Le Trésorier et son adjoint sont tenus de remplir assidument le document comptable dédié spécifiquement à l’association.
Article 23 : Le Conseil d’Administration
Conformément à l’Article 6 des Statuts de l’association, le Conseil d’Administration est constitué de trois membres au moins et de onze membres au plus, élus au scrutin secret pour une durée de 4 ans par l’Assemblée Générale des adhérents électeurs.
L’élection du Conseil d’Administration a lieu chaque année olympique.
Est électeur tout membre actif âgé de seize ans au moins au jour de l’élection ayant adhéré à l’association depuis plus de six mois et à jour de ses cotisations.
Le vote par procuration est autorisé, sous preuve d’un document écrit et signé par le procurant nommant clairement le procuré.
Outre les postes de Président, Secrétaire et Trésorier dont la majorité (18ans) est requise, est éligible au Conseil d’Administration toute personne âgée de seize ans au moins au jour de l’élection, membre de l’association depuis plus d’un an et à jour de ses cotisations. Elledoit jouir de ses droits civils et civiques.
La représentation des femmes au Conseil d’Administration est assurée par l’obligation d’attribuer au minimum un nombre de sièges proportionnel au nombre de membres de sexe féminin éligibles, sur la base du fichier des licences au 31 août précédant l’Assemblée Générale Elective.
Les membres sortant sont éligibles.
Conformément à l’Article 7 des Statuts de l’association, le Conseil d’Administration se réunit au moins une fois par trimestre et chaque fois qu’il est convoqué par son Président ou sur demande du quart de ses membres.
Tout membre du Conseil d’Administration qui aura, sans excuse acceptée par celui-ci, manqué à trois séances consécutives pourra être considéré comme démissionnaire.
Les membres du Conseil d’Administration veillent à la satisfaction des usagers, au bien- être des bénévoles, aux respects des grands équilibres financiers et à la sécurité de toutes les parties prenantes.
L’association donne tous les moyens aux Conseil d’Administration pour mener à bien sa tâche, y compris le recours à la sous-traitance ou la collecte d’avis d’experts.
Les membres du Conseil d’Administration disposent des pleins pouvoirs pour conduire les activités de l’association et engager à cet effet les différentes ressources de l’association.
Article 24 : Le Comité Directeur (Bureau)
Conformément à l’Article 8 des Statuts de l’association, le Comité Directeur est constitué du Président, du Secrétaire, du Trésorier ainsi que de leurs adjoints respectifs. Le Comité Directeur peut prendre des décisions sans consulter le Conseil d’Administration (décisions devant être prises rapidement tels que des achats, de la gestion administrative, etc…).
Les membres du Comité Directeur et du Conseil d’Administration prennent en charge les trois fonctions opérationnelles. Ils disposent à cet effet des pleins pouvoirs, notamment pour engager juridiquement l’association « Les Archers de Kervignac » et la représenter en justice, dans le respect des dispositions statutaires de l’association.
TITRE 5 : RÉGLEMENTATION FINANCIÈRE
Article 25 : Délégation de signature
Le Président et le Trésorier de l’association sont seuls habilités :
- A signer les chèques.
- A utiliser la carte bancaire de l’association.
- A effectuer les virements bancaires.
Article 26 : Modalités d’engagement des dépenses
Les membres du Conseil d’Administration ne peuvent effectuer qu’après accord verbale du Président toutes les dépenses liées à la réalisation de l’objet statutaire pour le compte de l’association.
Toutefois, pour tous montants d’engagements, un document écrit devra attester l’opération (facture). Il sera visé par le Président et le Trésorier de l’association.
Article 27 : Modalités de défraiement des bénévoles
Les frais justifiés par l’activité réelle du bénévole, dûment missionné par l’association, sont remboursés sur présentation de pièces justificatives.
Tous les frais doivent faire l’objet d’un enregistrement permettant d’identifier clairement le bénévole, sa mission et la nature des frais engagés. Les remboursements des produits et services payés pour le compte de l’association par le bénévole ne subissent pas d’autres limitations que celles qui s’imposent à l’association si elle les avait payés directement. Les indemnisations des frais d’hébergement et de nourriture ne peuvent excéder les montants fixés par l’URSSAF pour des salariés.
Les déplacements automobiles sont conseillés sous forme de covoiturage quand cela est possible.
Il est libre aux bénévoles de faire, ou non, une demande de défraiement. Toute demande de défraiement devra être adressée aux Trésorier et Trésorier-Adjoint via le formulaire en ligne « xxxxx://xxx.xxxxxxx-xxxxxxxxx.xx/xx-xxxxxx-xxxx/xxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxx- de-frais-113052 », et sera traitée lors de la réunion suivante du Conseil d’Administration. Frais justifiés et remboursements pouvant être perçus :
- Les frais de déplacement automobile pour assurer la présence d’un représentant de l’association à une réunion des instances dirigeantes (réunion et Assemblée Générale du Comité Départemental, réunion des arbitres, Assemblée Générale du Comité Régional de Bretagne, réunion DDCSM, réunion et Assemblée Générale CRBH, etc..) sont remboursés à hauteur des tarifs en vigueur, par kilomètres effectués (source : xxxxx://xxx.xxxxxxx-xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx/X0000).
- Les frais d’impression sont remboursés à hauteur de 0,093 euros par impression sur imprimante « jet d’encre », et à hauteur de 0,005 euros par impression sur imprimante « laser » (source XxxXxxxxxxxxx.xxx).
Article 28 : Modalités de défraiement des adhérents
Certains frais inhérents à la pratique sportive des adhérents sont remboursés sur présentation de pièces justificatives.
Les déplacements automobiles sont conseillés sous forme de covoiturage quand cela est possible.
Depuis la saison 2018-2019, lors de chaque première réunion du Conseil d’Administration de la saison, ce dernier allouera une enveloppe budgétaire dédiée aux défraiements. Le montant de cette enveloppe sera réétudié et voté à chaque rentrée sportive en fonction des possibilités de financement et des dépenses prévues par l’association pour la saison (cibles, paillons, aménagements des équipements de tir, etc..).
Il est libre aux adhérents de faire, ou non, une demande de défraiement. Toute demande de défraiement devra être adressée aux Trésorier et Trésorier-Adjoint via le formulaire en ligne « xxxxx://xxx.xxxxxxx-xxxxxxxxx.xx/xx-xxxxxx-xxxx/xxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxxxx-xx- frais-113052 », et sera traitée lors de la réunion suivante du Conseil d’Administration. Défraiements pouvant être perçus via l’association :
- L’association fait payer un « droit de paillon » à des archers extérieurs souhaitant
venir tirer et s’entraîner dans nos installations. Ce droit est fixé à hauteur de la part club en vigueur. Les archers demandant le « droit de paillon » sont considérés comme adhérent à l’association des Archers de Kervignac et à ce titre doivent prendre connaissance des statuts et règlements au même titre que les autres membres de l’association.
Pour nos archers se trouvant dans la situation inverse, un remboursement à hauteur d’un « droit de paillon » pourra leur être accordé (sous réserve d’un justificatif de paiement). Ce remboursement est valable une seule fois par xxxxxx allant s’entraîner dans un autre club faisant payer un droit de paillon, et ce, pour la saison.
- Les frais d’inscriptions des compétiteurs aux divers Championnats Départementaux du Morbihan, Championnats de Bretagne et Championnats de France sont pris en charge par l’association.
- Un forfait de défraiement est proposé aux archers participants aux Championnats de Bretagne et de France se déroulant hors du Morbihan. Pour pouvoir prétendre au forfait de défraiement : Le concours devra se trouver à un minima de 150km (en prenant pour point de départ le complexe sportif de Kervignac), et / ou l’ouverture du greffe du championnat devra avoir lieu avant 9h00. Pour des raisons pratiques, le Conseil d’Administration fait le choix d’un forfait de défraiement plutôt qu’un système de remboursements de frais spécifiques.
Défraiements pouvant être perçus via la Mairie de Kervignac ou autres instances (liste non exhaustive) :
- Le remboursement partiel des frais de transports pour une compétition hors département.
TITRE 6 : REGLEMENT GENERAL SUR LA PROTECTION DES DONNEES (RGPD)
Dans le respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), l’association des Archers de Kervignac est soucieuse de toujours protéger vos données personnelles.
La présente politique de protection des données personnelles décrit les processus de collecte et d’utilisations de vos données personnelles. Ces méthodes et procédures peuvent être modifiées. Cependant, nous traiterons toujours vos informations personnelles conformément à la politique en vigueur au moment de leur collecte.
Notre objectif est que vous soyez toujours pleinement informé des catégories d'informations que nous recueillons, et de la manière dont nous les utilisons.
Le terme "données personnelles" fait référence aux informations telles que vos noms, adresse e-mail ou numéro de téléphone ; qui permettent de vous identifier.
Dans le cadre du fonctionnement de l’association, les données personnelles sont collectées lors de l’adhésion, du renouvellement de l’adhésion et de l’inscription aux concours organisé par l’association.
Les informations suivantes sont collectées :
- Nom et prénoms
- Adresse postale
- Adresse mail
- Numéro de téléphone (fixe et/ou mobile)
- Date de naissance
- Aptitude médicale pour la pratique du tir à l’arc (le questionnaire de santé et le certificat médical ne sont pas à transmettre à l’association et doivent être conservé par l’adhérent).
- Numéro de licence (une fois qu’il vous a été attribué) Ces données sont utilisées :
- A des fins de communication interne (courriels et site internet)
- A des fins de communication des résultats (dans le cadre des concours)
- A des fins de statistiques
Ces données sont transmises à la fédération française de tir à l’arc dans le cadre de la prise de licence sportive auprès de cette instance nationale.
Dans le cadre des inscriptions collectives aux concours extérieurs au club, vos noms, prénoms et numéro de licence sont transmis aux clubs organisateurs des concours auquel vous vous inscrivez.
En dehors des deux cas décrit ci-dessus, l’association s’engage à ne pas transmettre, vendre, partager ou communiquer vos données à d’autres tiers.
Ces données sont conservées au minimum trois ans (un an pour les données de compétition) pour le bon fonctionnement de l’association. Elles ne sont pas pour autant supprimées à la fin de cette période et sont conservés sans limite de temps afin d’entretenir la mémoire historique de l’association. Elles sont conservées sur support numérique par les membres du bureau de l’association et parfois sur support papier pour le long terme.
Vous disposez d'un droit d'accès et un droit d’opposition au traitement de vos données personnelles pour des raisons légitimes, c'est-à-dire si ce traitement ne respecte pas les finalités prévues.
Si vous souhaitez vous opposer au traitement de celles-ci, faites-en la demande aux membres du bureau de l’association via l’adresse : xxxxxxx.xxxxxxxxx@xxxxx.xxx.
Lors du traitement de vos données personnelles, nous prenons toutes les mesures raisonnables dans les moyens de l’association visant à les protéger contre toute perte, utilisation détournée, divulgation, altération ou destruction.
Nous vous informons que dans le cadre d’utilisation de services en ligne (tel que proposé par Google) correspondant aux moyens financiers de l’association, vos données personnelles peuvent se retrouver stockées sur des plateformes hors UE.
Nous ne collecterons, n'utiliserons et ne divulguerons pas volontairement de données personnelles communiquées par un mineur de moins de 18 ans, sans obtenir le consentement préalable de son responsable légal (parent ou tuteur).
TITRE 7 : DISPOSITIONS DIVERSES
Le règlement intérieur de l’association est établi par le Conseil d’Administration et adopté par l’Assemblée Générale, conformément à l’Article 6 des Statuts de l’association.
Il peut être modifié par le Conseil d’Administration sur proposition du Président ou sur demande du quart au moins des membres actifs.
En tant qu’association sportive, les Archers de Kervignac utilisent des locaux classés en ERP (Etablissement recevant du public) et de fait se conforme à tous les protocoles mis en place par les instances locales ou nationales et ce pour la sécurité de tous les usagers.
Chaque archer s’engage à les respecter.
Le présent Règlement Intérieur a été adopté en Assemblée Générale des adhérents de l’association dite « Les Archers de Kervignac ». Cette dernière s’est tenue :
À XXXXXXXXX
Xx 00 Xxxxxxxxx 0000 à 19h30
Sous la présidence de Mme LE ROMANCER Xxxxx.
Assisté de Xx XXXXXXXXXXX Xxxxxxx (Président d’Honneur), Xx XXXXX Xxxxx (Secrétaire), Mr LE XXXXXXX Xxxxxxxxx (Trésorier).
Le présent Règlement Intérieur fut approuvé par l’Assemblée Générale des adhérents de l’association dite « Les Archers de Kervignac », Ce dernier fut modifié de manière à intégrer les décisions prises par le Conseil d’Administration de l’association.
À KERVIGNAC
Le 06 Septembre 2018 à 21h00
Sous la présidence de Mme LE ROMANCER Xxxxx.
Assisté de Xx XXXXXXXXXXX Xxxxxxx (Président d’Honneur), Xx XXXXX Xxxxx (Secrétaire), Mr LE XXXXXXX Xxxxxxxxx (Trésorier).
Signatures 2016-2020 :
Le présent Règlement Intérieur fut mis à jour par Xx XXXXXXX Xxxxxxx sur proposition du président de l’association dite « Les Archers de Kervignac », ce dernier fut modifié de manière à intégrer les décisions prises par le Conseil d’Administration de l’association et les modifications de fonctionnement lié à l’utilisation du site internet.
Articles visés : 3/9/10/11/13/14/27/28 et titre 7
À LANESTER
Le 12 juillet 2021 à 21h00
Sous la présidence de Xx XXXXX Xxxxx.
Assisté de Xx XXXXXXX Xxxxxxx (co-secrétraire).
Signatures depuis 2020 :
Le présent Règlement Intérieur fut mis à jour par Xx XXXXXXX Xxxxxxx sur proposition du président de l’association dite « Les Archers de Kervignac », ce dernier fut modifié de manière à intégrer le contrat d’engagement républicain en application du décret n°2021- 1947 du 31 décembre 2021.
Article visé : 5
À LANESTER
Le 04 avril 2022 à 21h00
Sous la présidence de Xx XXXXX Xxxxx.
Assisté de Xx XXXXXXX Xxxxxxx (co-secrétraire).
Signatures depuis 2020 :