RECU EN PREFECTURE

RECU EN PREFECTURE

Le 08 mars 2023

VIA DOTELEC - S2LOW

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Publié le : 08/03/2023

Convention d’objectifs et de moyens pluriannuelle 0000-0000-0000 avec l’Office de Tourisme et des Congrès (OTC) du Grand Besançon

Entre

La Communauté Urbaine Grand Besançon Métropole (ci-après désignée par GBM) représentée par Madame Xxxx XXXXXX, Présidente, agissant en vertu de la délibération du Conseil de Communauté du 2 mars 2023, d’une part,

Et

L’association Office de Tourisme et des Congrès du Grand Besançon (ci-après désignée par l’OTC) dont le siège est situé 00 Xxxxxx Xxx, 00000 XXXXXXXX représentée par sa Présidente Madame Xxxxx-Xxxx XXXXX, d’autre part,

Préambule

Dans le cadre de sa compétence promotion du tourisme, GBM missionne son Office de Tourisme constitué en association : l’Office de Tourisme et des congrès du Grand Besançon (OTC) et conventionne avec ce dernier pour lui confier des missions relatives à l’accueil et l’information des touristes, l’observatoire, la promotion et la commercialisation, la coordination des acteurs du tourisme local.

GBM conserve également la possibilité en matière de promotion du tourisme, de conduire des actions en propre s’il le juge nécessaire telles que des campagnes de communication, des opérations de promotion avec des partenaires, les relations presse…

GBM est également compétent et intervient en matière de tourisme sur :

- la définition de la stratégie touristique du territoire de GBM (schéma tourisme),

- l’entretien, la gestion et le développement des équipements touristiques communautaires (campings, base de loisirs, haltes fluviales, aires de camping-cars, local chauffeurs de cars de tourisme),

- le développement de l’offre touristique (offre de randonnée, pass tourisme, outils de communication papiers et numérique…),

Il a été décidé de contractualiser avec l’association Office de Tourisme et des Congrès du Grand Besançon une convention pluriannuelle d’objectifs et de moyens, afin d’apporter une meilleure lisibilité dans la durée.

Une convention d’application annuelle précisera chaque année les attendus le montant de la subvention, les modalités de versement et de suivi.

Article 1. Objet

La présente convention d’objectifs a pour objet de fixer les missions confiées par GBM à l’OTC pour une durée de trois ans.

Article 2. Durée

La présente convention est conclue pour les 3 années 2023, 2024 et 2025. Elle ne pourra pas être renouvelée par tacite reconduction.

Article 3. Missions confiées par GBM à l’OTC

A/ Cadre d’action

GBM a actualisé par délibération de février 2022 le Schéma de développement touristique du Grand Besançon et l’a prolongé jusqu’en 2026.

En synthèse, son contenu est le suivant :

⮚ Un positionnement stratégique affiné : Grand Besançon, une destination écotourisme

« Montagnes du Jura »

⮚ La combinaison remarquable entre l’offre nature et l’offre culture/patrimoine est réaffirmée,

⮚ Une marque de territoire déclinée dans sa version tourisme au service de la notoriété et de la promotion de la destination : Besançon Boosteur de Bonheur / visiter Besançon

⮚ Des clientèles cibles confortées et précisées :

- Les clientèles régionales, le dépaysement à deux pas de chez soi

- Les amateurs de week-ends (« city-breakers) des grandes villes, Suisse et Allemagne

- Les touristes itinérants (à pied, vélo, bateau …) pour une halte qualifiée à prolonger

- Les sportifs, du grand quart nord-est et des pays limitrophe, avec l’offre outdoor

- Les touristes d’affaires (métropoles, national), dans un cadre culture et nature unique

- les clientèles en transit (France, Benelux, Allemagne …) a qui donner envie de revenir

⮚ Trois axes stratégiques :

- Structurer et qualifier l’ensemble de la gouvernance touristique : faire destination et accompagner la montée en compétence de l’écosystème

- Développer l’attractivité et la visibilité de la destination, être repéré dans la carte mentale des destinations touristiques

- Consolider les fondamentaux de l’offre et la mettre en scène, pour faire rester et faire revenir

L’OTC devra mettre en place les missions qui lui sont confiées en déclinaison du positionnement de la destination et des cibles prioritaires arrêtées par le schéma.

B/ Missions confiées à l’OTC dans le cadre de la convention d’objectifs pluriannuelle

Sur les 3 ans à venir, GBM confie à l’OTC les missions suivantes :

- Accueil et diffusion de l’information

Mettre en place un accueil organisé sur le territoire s’appuyant sur des sites relais.

Diffuser l’information touristique sur le territoire et sur les sites extérieurs stratégiques de façon suivie et évaluée.

Présence de l’OTC sur les événements d’accueil et événements phares du territoire.

- Observatoire

Animer et mettre en place un dispositif d’observation de la fréquentation touristique du territoire : recueil des données, temps d’échanges régulier avec les principaux acteurs collaborant à cet observatoire, communication d’éléments de synthèse et d’analyse.

- Promotion

Développer des actions de promotion de notre destination (participation à des salons, événements, …), dans le cadre des partenariats : collectifs CRT, autres partenariats et en propre

- Outils de communication

Développer des outils papier et numériques qualitatifs permettant de promouvoir notre destination.

- Commercialisation

Commercialiser des produits auprès des groupes en coordination avec les sites et acteurs du territoire. Commercialiser des produits auprès des individuels : visites guidées, produits séjours, produits à la journée ou ½ journée en s’appuyant sur les acteurs et ressources du territoire.

- Coordination des acteurs locaux

Mettre en réseau et coordonner l’implication des acteurs locaux autour de l’accueil, de l’information, de l’observatoire, de l’offre, de la commercialisation.

Une convention d’application annuelle précisera les attendus prioritaires de la collectivité vis-à-vis de l’OTC sur l’année en question.

Article 4. Moyens financiers accordés par GBM

GBM s’engage à accorder une subvention d'un montant de 500 000 € à l’OTC par an sur la durée de la convention, sous réserve :

- du vote du budget annuel,

- des bilans d’activités présentés par l’OTC

- de l’atteinte des objectifs et de la réalisation des attendus prioritaires de de l’année N-1 déterminés dans la convention d’application annuelle

- d’évolutions des missions confiées à l’OTC,

- d’évolutions règlementaires

et sachant que la convention d’application annuelle viendra chaque année préciser le montant définitivement accordé, les modalités de versement et de suivi.

En tout état de cause, GBM ne garantit pas l’équilibre financier de l’Association.

GBM peut suspendre ou diminuer le montant du versement, remettre en cause le montant de la subvention ou exiger le reversement de tout ou partie des sommes déjà versées, en cas de non- application, de retard significatif ou de modification substantielle des conditions d’exécution de la présente convention par l’OTC.

Article 5. Autres formes d’aides par GBM

Communication :

GBM s’engage, sur la durée de la convention et sous réserve du vote du budget, chaque année à accorder un appui en nature à l’OTC dans la limite de 5 000 € /an en impression et 5 000 € /an en matériel de communication (goodies).

Prêt de matériel :

GBM pourra éventuellement faire bénéficier à l’association d'une aide exceptionnelle en prêt de matériel, en fonction des disponibilités, pour des actions décidées en commun. Ces demandes et réponses en retour feront l’objet de courriers particuliers.

GBM s’engage à étudier toute autre forme d’aide émanant de l’OTC, sous forme écrite.

La valorisation des aides indirectes (prestations, etc.) attribuées par GBM sera communiquée à l’association en début d’année suivante afin d’être intégrée dans ses comptes.

Article 6. Convention propre à l’occupation de locaux dans l’Hôtel de Ville de Besançon

L’OTC bénéficie de la mise à disposition par la Ville de Besançon de locaux, de moyens informatiques et d’un service de ménage dans le bâtiment de l’Hôtel de Ville par le biais d’une convention directe entre la Ville et l’OTC.

Article 7. Suivi d’activité

Des points techniques réguliers seront organisés entre le service tourisme mutualisé de GBM et l’OTC, autant que de besoin, de même qu’une ou deux réunions de suivi portant plus particulièrement sur les bilans et le programma d’activité et le volet financier.

Un rendez-vous entre les élus en charge du tourisme de GBM et les représentants de l’OTC sera organisé systématiquement en fin de chaque année. Si besoin, d’autres séances seront planifiées en cours d’année.

Article 8. Rapports d’activité et financiers

Afin de permettre à GBM de satisfaire à ses obligations légales de contrôle, l’OTC transmettra à GBM :

pour le 30 juin de chaque année :

- le rapport d’activité de l’année N-1, accompagné d’un compte rendu financier attestant de la conformité des dépenses effectuées avec l’objet de la subvention et les missions confiées

- les comptes détaillés de l’année écoulée: bilan (actif et passif), compte de résultat et annexe. Un état de ventilation analytique du compte de résultat sera également joint,

- les rapports annuels du Commissaire aux comptes

- le PV de l’assemblée générale qui approuve les comptes, ainsi que tous les PV des assemblées générales extraordinaires de l’année écoulée.

pour le 31 octobre chaque année :

- un état d’avancement de la réalisation des missions confiées par GBM

- la situation financière intermédiaire au 30 juin de l’année en cours,

- une estimation de la situation financière et du résultat au 31 décembre (« atterrissage »).

- ses propositions d’actions pour l’année N+1

- le budget financier prévisionnel pour N+1 global et décliné en lien avec le plan d’action

De plus, afin de permettre le suivi et le contrôle régulier de son activité et de sa gestion, l’association s’engage à respecter l’ensemble des dispositions règlementaires en terme de doctrine comptable, sociale, fiscale, à faire preuve d’une gestion transparente et à fournir à la collectivité tous les documents permettant d’apprécier régulièrement sa situation financière.

Enfin, l’association s’engage également à transmettre au service Tourisme mutualisé de GBM les dossiers et ordres du jour des Conseils d’administration en même temps que leur diffusion aux membres du Conseil et, dans les quinze jours qui suivent leur tenue, les PV des Conseils d’Administrations.

Article 9. Responsabilité - Assurances

L’association est responsable du bon fonctionnement de l’OTC, ainsi que des dommages corporels, matériels et immatériels qui pourraient en résulter. Elle contractera les polices d’assurance nécessaires.

Article 10. Résiliation

GBM peut résilier la présente convention de plein droit et à tout moment :

- en cas de désaccord manifeste sur les orientations prises par l’OTC eu égard aux orientations données par GBM,

- en cas de fautes manifestes de gestion de l’association conduisant à sa défaillance financière,

- en cas de modification substantielle de l’objet de l’association,

- en cas de dissolution de l’association,

Cette résiliation ne donne pas lieu au versement d’indemnités au profit de l’association.

Article 11. Litiges

Tout litige relatif à l’interprétation de la présente convention qui ne saurait être résolu à l’amiable sera de la compétence exclusive des Tribunaux de Besançon.

Fait à Besançon, le En 2 exemplaires.

Pour La Communauté Urbaine Pour l’association « Xxxxxx xx

Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, Xxxxxxxx xx xxx Xxxxxxx xx Xxxxx Xxxxxxxx »,

La Présidente, La Présidente,

Xxxx XXXXXX Xxxxx-Xxxx XXXXX

Maire de Besançon