CONTRAT MULTI-SERVICES ACHAT ET MAINTENANCE

CONTRAT MULTI-SERVICES ACHAT ET MAINTENANCE

I. CONDITIONS GENERALES

- L’objet du présent Contrat est d’organiser la vente, la livraison et la maintenance, de tous Produits d’Impression Multifonctions et/ou Logiciels embarqués ou associés et/ou des Produits IT et/ou Produits Production Printing de la marque RICOH et/ou de toute autre marque, ainsi que la fourniture de tout autre service y afférent. Dans ce but, RICOH et le Client ont transmis l’ensemble des informations nécessaires à la signature du présent Contrat et à son exécution.

- Les présentes conditions générales doivent être complétées par des conditions particulières à négocier au cas par cas entre le Client et RICOH et figurant au recto des conditions générales.

- Le présent Contrat qui lie le Client à RICOH est formé des présentes conditions générales et des conditions particulières.

- En cas de contradiction entre les dispositions des conditions générales et celles des conditions particulières, celles des conditions particulières prévaudront.

1.DEFINITIONS

Pour l’exécution du présent Contrat, les termes commençant par une majuscule ont la signification indiquée ci-dessous, qu’il soit au singulier ou au pluriel :

Client

Désigne le client professionnel, signataire des présentes et bénéficiaire des présentes conditions générales.

Date de début de facturation

Désigne le premier jour du premier trimestre civil suivant la date d’installation de l’ensemble des Matériels.

Forfait

Désigne le montant dû au titre des services associés aux Matériels. Par conséquent, le Forfait inclus le coût des services de maintenance ainsi que le volume de Pages et/ou Unités prédéfini pour chaque Matériel.

Greenline

Désigne les Matériels reconditionnés.

In Situ

Désigne les Matériels issus d’un précédent Contrat et incorporés au présent Contrat.

Logiciel

Désigne tout programme informatique embarqué ou associé à des Matériels objets du présent Contrat.

Matériel

Désigne l’ensemble des produits objets du présent Contrat, c’est-à-dire les Produits d’Impression Multifonctions, Produits Production Printing, Logiciels et Produits IT.

Neuf

Désigne tout nouveau Matériel.

Page et/ou Unité

Désigne une copie ou impression ou scan en format A4, noir et blanc ou couleur, effectuée dans le cadre du présent Contrat. Toute copie ou impression effectuée en format A3 équivaut à deux Pages. Période Transitoire

Désigne la période postérieure à la date de signature du présent Contrat et antérieure à la Date de début de facturation, pendant laquelle les Matériels déjà installés ou In Situ peuvent être utilisés par le Client.

Produits d’Impression Multifonctions

Désigne tous les copieurs et autres équipements d’impression (multifonctions, duplicopieurs, télécopieurs, imprimantes) de la marque RICOH ou d’une autre marque, objet du présent Contrat.

Produits IT

Désigne tout produit informatique de la marque RICOH ou d’une autre marque, objet du présent Contrat, incluant les produits audiovisuels de la gamme Communication Services.

Produits Production Printing

Désigne tout système d’impression feuille à feuille de production de la gamme Ricoh ProTM, hors matériels grands formats et imprimantes à alimentation bobine.

Reprise

Xxxxxxx le fait pour RICOH de récupérer des Matériels d’un précédent Contrat et de ne pas les incorporer au présent Contrat.

RICOH

Désigne RICOH France dont le siège se situe, Parc Icade, 0/0 xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx, 00000 XXXXXX.

2. DUREE

2.1. Le présent Contrat est valable pour la durée précisée dans les conditions particulières - à compter de la Date de début de facturation. A l’expiration de cette durée initiale, il sera prorogé automatiquement pour des périodes successives d’un (1) an chacune sauf dénonciation par l’une des parties par lettre recommandée avec accusé de réception, reçue effectivement par l’autre partie au moins trois (3) mois avant l’expiration de la durée initiale ou de la période annuelle de prolongation en cours. A chaque reconduction annuelle du Contrat, le Client devra payer une redevance supplémentaire conformément aux tarifs en vigueur.

2.2. Si le présent Contrat remplace un précédent Contrat, auquel il est fait référence dans les conditions particulières, le dernier jour du trimestre déjà facturé correspond à la date de résiliation du précédent Contrat conclu pour des Matériels de marque RICOH. Dans le cas où ce précédent Contrat porterait en tout ou partie sur des matériels d’une autre marque, le précédent Contrat sera résilié selon ses dispositions.

2.3. Les Pages et/ou Unités supplémentaires au(x) volume(s) contracté(s) spécifié(s) dans les conditions particulières feront l’objet, au terme de chaque période, d’une facturation séparée.

3. AVERTISSEMENT

L’attention du Client est expressément portée sur le fait que le présent Contrat ne peut être conclu qu’eu égard à des Matériels Neufs ou entièrement révisés au préalable par RICOH sur demande et aux frais du Client. Aucun représentant ou vendeur de RICOH n’est habilité à conclure le présent Contrat eu égard à des matériels qui ne satisferaient pas à la condition précitée. En cas de matériel d’occasion, la signature et dans tous les cas l’entrée en vigueur et la validité du présent Contrat sont subordonnées à la révision préalable, effective et complète du matériel par RICOH qui se réserve le droit de refuser le bénéfice du présent Contrat aux matériels qui ne pourraient faire l’objet d’une révision permettant aux matériels révisés d’obtenir une qualité standard.

4. COMMANDES

4.1. La signature du présent Contrat constitue une promesse irrévocable d’acheter sous réserve de l’acceptation par RICOH de la présente commande, acceptation qui peut être aussi bien expresse qu’implicite, par un début d’exécution. La commande s’exécute par une livraison, à charge pour le Client de prendre livraison et de payer le prix convenu à RICOH.

4.2. RICOH peut demander au Client toutes garanties qu’il jugera nécessaire pour établir que la personne physique représentant le Client et signataire du Contrat est dûment habilitée par le Client à procéder à cet engagement de dépenses.

4.3. En outre, RICOH se réserve la faculté de n’enregistrer le bon de commande de façon ferme et définitive qu’après réception d’un acompte égal à 30% du montant HT de la commande (cette somme ne constitue en aucun cas des arrhes et n’est pas productive d’intérêts).

4.4. Les acomptes versés demeurent définitivement acquis à RICOH sans préjudice de son droit de poursuivre en justice l’exécution forcée du Contrat ou de réclamer des dommages et intérêts en cas de manquement du Client à ses obligations en vertu du présent Contrat. Ni la mise à l’essai des Matériels, ni l’enlèvement d’un appareil usagé et repris ou devant faire l’objet d’une expertise avant une éventuelle décision de Reprise ne sauraient être interprétés comme le début d’exécution du Contrat. RICOH n’est engagé à fournir et, le cas échéant à reprendre ou revendre, que les seuls Matériels figurant expressément dans le présent Contrat et aux conditions qui y sont indiquées.

4.5. Les commandes prises en compte ne sont ni modifiables, ni susceptibles d’annulation, sauf accord écrit de RICOH. Les modifications ou annulations acceptées par RICOH peuvent donner lieu, selon le cas, à perception d’un complément de prix ou à des frais d’annulation. A ce titre le Client versera à RICOH, outre l’ensemble des sommes impayées au jour de la résiliation, l’intégralité des Forfaits restant à échoir jusqu’à la fin du Contrat.

5. LIVRAISON ET TRANSFERT DES RISQUES

5.1. Les délais de livraison figurant dans les conditions particulières n’ont qu’une valeur indicative. RICOH se réserve la faculté de procéder à des livraisons partielles avec facturation correspondante. En cas de retard supérieur à 90 jours, le seul recours du Client consiste à annuler la partie de la commande retardée sans que la responsabilité de RICOH ne puisse être recherchée. Le transfert des risques s’opère à la livraison. 5.2 Le Client s’engage à permettre à RICOH d’effectuer la livraison. Dans le cas contraire, le Client reconnait que RICOH sera en droit de lui refacturer les frais de livraison supplémentaires qui en résultent, sans préjudice des termes et conditions détaillées dans la présente section 5. A réception de la livraison du Matériel conforme à la commande du Client, ce dernier s’engage à signer un Procès- verbal de réception acceptant le Matériel sans réserve.

5.2. Le Client s’engage à vérifier l’état des Matériels à leur arrivée et à faire les réserves nécessaires auprès du transporteur en cas d’avarie. Toute réclamation relative à la conformité des Matériels, en termes de qualité ou de quantité, doit être adressée à RICOH par lettre recommandée avec avis de réception dans les 72 heures suivant la livraison, sous peine de forclusion. Aucun Matériel ne sera repris ou échangé sans l’accord préalable et écrit de RICOH. La réception des Matériels retournés sans accord

écrit de RICOH ne peut valoir acceptation tacite de reprise ou d’échange. En cas d’accord, le Matériel doit être retourné et livré à RICOH en port payé, intact et complet dans son emballage d’origine.

6. CLAUSE DE RESERVE DE PROPRIETE

Les Matériels restent la propriété de RICOH jusqu’à complet paiement du prix par le Client. Le Client s’engage à prendre toutes les mesures pour empêcher la distraction, le nantissement, l’inscription d’un privilège quelconque ou la saisie des produits concernés. Il s’engage à les faire figurer sur une ligne distincte à l’actif de son bilan et à faciliter leur identification dans ses stocks. Si le Client revend les produits avant d’en avoir acquitté le prix, il communique à RICOH les coordonnées des sous-acquéreurs et s’oblige à lui déléguer le prix dû par ceux-ci à due concurrence et les avise de l’existence d’une clause de réserve de propriété et de ce que Ricoh France peut leur demander paiement. L’autorisation de revente est retirée automatiquement en cas de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire.

7. MAINTENANCE MATERIEL

Produits d’Impression Multifonctions et Logiciels

7.1. La maintenance des Produits d’Impression Multifonctions et Logiciels RICOH inclut :

(a) Le transport, l’installation et la formation initiale de deux opérateurs, que le Client aura désignés, à l’utilisation des Produits d’Impression Multifonctions et des Logiciels visés par le Contrat.

(b) Utilisation et jouissance des Produits d’Impression Multifonctions et Logiciels pendant la durée prévue dans le Contrat.

(c) Main-d’œuvre, déplacements et pièces pour : (i) la maintenance corrective : un service téléphonique de support technique à distance sera fourni par le biais d’un service de centre d’assistance (Helpdesk) sur simple appel ou e-mail les jours ouvrés de RICOH de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30. Le service de télémaintenance est assuré les jours ouvrés de RICOH de 8h30 à 17h30 sans interruption. Le service consommable est assuré les jours ouvrés de RICOH de 8h30 à 17h30 sans interruption. Dans un deuxième temps, un technicien pourra être envoyé dans les locaux du Client pour résoudre le dysfonctionnement ou remplacer le Produits d’Impression Multifonctions selon la défaillance diagnostiquée les jours ouvrés de RICOH de 8h30 à 12h30 et de 13h30 à 17h30. Une résolution sera apportée à toute défaillance dans le fonctionnement du Matériel dans les meilleurs délais ; (ii) la maintenance préventive : programmée et sollicitée par le Produit d’Impression Multifonctions luimême, dans le but de nettoyer, vérifier et remplacer les pièces indiquées dans le programme de maintenance spécifique de chaque modèle commercialisé.

(d) Fourniture des consommables nécessaires au fonctionnement des Produits d’Impression Multifonctions. Le concept de consommables peut varier selon la nature du Produit d’Impression Multifonctions. S’agissant de la maintenance des Produits d’Impression Multifonctions, la notion de consommables s’entend : (i) pour les multifonctions Noir & Blanc, les consommables comprennent : le toner noir les agrafes facturables ou incluses au présent Contrat ; (ii) pour les multifonctions couleur ou avec des fonctionnalités couleur, les consommables comprennent : l’huile silicone, les toners noir, cyan, magenta et jaune à l’exception des toners du 5ème groupe (blanc, vernis (sans que cette liste soit exhaustive)), les agrafes facturables ou incluses au Contrat et la (ou les) bouteille(s) de récupération toner ; (iii) pour les imprimantes Noir & Blanc, les consommables comprennent : le toner noir, et les agrafes facturables ou incluses au présent Contrat ; (iv) pour les imprimantes couleur, les consommables comprennent : les toners noir, cyan, magenta et jaune, à l’exception des toners du 5ème groupe (blanc, vernis (sans que cette liste soit exhaustive)), la (ou les) bouteille(s) de récupération toner et les agrafes facturables ou incluses au présent Contrat. Pour les duplicopieurs, les consommables comprennent l’encre noire, à l’exclusion des tambours et masters ; (v) pour les télécopieurs, les consommables comprennent : le toner noir, le photoconducteur et le(s) kit(s) de maintenance.

RICOH facturera des frais de gestion d’un montant de 10 euros HT par commande à chaque commande de consommables effectuée par téléphone, fax ou mail. En revanche, aucun frais de gestion n’est dû pour les commandes de consommables effectuées au travers de la solution @remote ou de eService. Seuls seront facturés les frais de livraison des consommables.

(e) Service de lecture automatisée des compteurs et accès personnalisé à un système de reporting Web sur le parc de Produits d’Impression Multifonctions :

- Les transmissions des compteurs seront assurées par le biais d’un appareil de communication à distance (fourni par RICOH sans frais supplémentaires) situé dans les locaux du Client, lequel devra assurer les conditions nécessaires à son installation (courant, attribution d’adresse IP, informations sur la configuration Internet pour l’entrée/sortie des données).

- Si le Client n’assure pas les conditions nécessaires à l’installation de l’appareil de de communication à distance des compteurs, le service pourra ne pas être fourni, auquel cas le Client sera réputé avoir expressément renoncé à la fourniture du service de lecture automatisée des compteurs.

- Les données transmises contiennent exclusivement des informations numériques (compteurs) fournies par les Produits d’Impression Multifonctions installés. Les transmissions sont codées, avec double authentification et certification selon la norme ISO 15408 de sécurité des systèmes de transactions de données électroniques.

- Le Client accepte que l’utilisation du reporting Web soit exclusivement limitée à une utilisation interne à titre informatif, l’accès au reporting étant personnel et non transférable.

- À intervalles précisés dans les conditions particulières relatives aux rapprochements des comptes d’excédents, RICOH obtiendra les relevés des compteurs par le biais du service de lecture automatisée. Si la lecture automatisée est impossible pour certains Produits d’Impression Multifonctions, RICOH obtiendra les relevés des compteurs au moyen de cartes de lecture, par fax, par mail ou par Internet ou par un technicien RICOH ou par le biais d’estimations en fonction de données historiques en l’absence des moyens précités.

Pour chaque période de facturation et pour chaque Matériel, des frais de récupération des compteurs seront facturés si ceux-ci ne sont pas obtenus via la solution @remote ou eService. Ces frais seront facturés sur la base du tarif en vigueur au moment de la récupération.

(f) Les articles consommables seront livrés par RICOH en fonction des besoins des différents Produits d’Impression Multifonctions. Ces articles consommables sont la propriété de RICOH.

7.2. Concernant les Produits d’Impression Multifonctions et Logiciels qui sont fournis dans le cadre du présent Contrat, mais sont fournis par l’un quelconque des partenaires avec qui RICOH pourrait avoir signé des Contrats de collaboration, ils comprennent :

(a) La maintenance des Produit d’Impression Multifonctions pendant toute la durée du Contrat, dans le cadre de la garantie offerte par le fabricant. Au-delà de la durée initiale du Contrat, RICOH facturera un forfait trimestriel additionnel nommé « Frais extension de contrat » » (b) La mise à jour des Logiciels pendant la même durée.

(c) La maintenance de ces Matériels sera fournie par le service technique affecté par le partenaire qui les a fournis.

7.3. La maintenance pour les Produits d’Impression Multifonctions et Logiciels exclut :

(a) La correction des défaillances autres que celles dues à l’usure normale du Produit d’Impression Multifonctions, telles que : les éléments externes, bacs, plaques de verre, capots, etc. endommagés ; les dommages causés par une utilisation non conforme aux spécifications contenues dans le guide de l’utilisateur (par exemple : utilisation de transparents pour les Matériels à jet d’encre, poids de papier inapproprié, etc.) ; les défaillances dues à la négligence ou à une mauvaise utilisation ; ainsi que les dommages causés par les chocs, les vols, les incendies, les accidents, les cas de force majeure, etc.

(b) La correction de tous problèmes liés à un Produit d’Impression Multifonctions qui ne pourrait faire l’objet d’une réparation en raison d’une date de fabrication trop ancienne, d’une durée d’utilisation trop prolongée, ou d’une détérioration trop importante ou si les pièces détachées nécessaire à la réparation ne sont plus disponibles auprès du fabricant.

(c) Les solutions en cas de bourrage de papier et autres dysfonctionnements qui peuvent être corrigés par le Client à l’aide des explications contenues dans le guide de l’utilisateur.

(d) Les problèmes liés à l’utilisation de consommables autres que ceux qui sont spécifiés dans le guide de l’utilisateur (par exemple : le toner).

(e) Les dommages causés par un accident, une faute intentionnelle ou non, un usage anormal par rapport aux prescriptions du manuel utilisateur ; un déplacement du Produit d’Impression Multifonctions par rapport à son lieu d’entreposage normal ; toute modification, tout montage d’accessoires ou démontage du Produit d’Impression Multifonctions et d’une façon générale toute intervention non prévue, par le Client ou par un tiers ; ainsi que l’utilisation d’un courant électrique inapproprié.

(f) Les problèmes de fonctionnement provenant de changements dans l’environnement logiciel du Client.

(g) L’installation de pilotes après l’installation initiale des Produits d’Impression Multifonctions et Logiciels.

(h) L’installation des Logiciels fournis par défaut avec les Matériels, ce service pouvant être proposé par RICOH. (i) La relocalisation du Produit d’Impression Multifonctions sur un autre site, ainsi que les travaux de désinstallation et de nouvelle installation. Le Client devra notifier avec un préavis suffisant tout changement de site concernant un Produit d’Impression Multifonctions, RICOH ayant la possibilité de sous-traiter le service de maintenance auprès d’une société autre que celle qui fournissait le support technique jusqu’alors.

(j) Tout changement de logiciel, configuration, connectivité, extension, etc. dans les spécifications utilisées pour l’installation des Produits d’Impression Multifonctions et Logiciels.

(k) La restauration des fichiers en cas de destruction et la protection des fichiers. Le Client sera tenu de mettre en œuvre les protections usuelles.

(l) Les mises à niveau ou mises à jour des logiciels non autorisées par RICOH ou les incidences causées par de telles mises à niveau ou mises à jour.

(m) Les prestations liées à la correction d’anomalies causées par la mauvaise utilisation des Logiciels. Les installations ou modifications de Logiciel par le Client sans l’autorisation de RICOH ne seront pas couvertes.

(n) Les modifications ou ajustements fonctionnels se rapportant aux Logiciels et demandés par le Client.

(o) Le support ou les services nécessaires à la suite de la mise à jour d’autres logiciels qui ne sont pas sous licence concédée par RICOH ou le Fournisseur.

(p) Les cas de négligence ou de mauvais traitement, ainsi que les dommages produits par les chocs, le vol, la perte, les incendies, les accidents, les cas de force majeure, etc.

Produits Production Printing

7.4. Dans l’hypothèse où des Produits Production Printing sont inclus dans les Matériels objets du présent Contrat, les conditions de maintenance exposées ci-dessous s’appliqueront. Le périmètre de la maintenance des Produits Production Printing fournie au cours du présent Contrat est défini dans les conditions particulières du présent Contrat. La maintenance regroupe la maintenance corrective et préventive.

7.5. RICOH fournit les services contractuels dans les meilleurs délais compte tenu de ses disponibilités en personnel et en pièces d’usure, entendues comme les pièces dont le remplacement est normal après une période plus ou moins régulière. Il appartient au centre de contact clients de RICOH de déterminer si le problème rencontré nécessite le déplacement d’un technicien ou s’il peut être résolu à distance. Les pièces défectueuses, récupérées au cours d’une intervention, deviennent la propriété de RICOH. Le jour de la mise en service ou à une date convenue entre les parties, RICOH s’engage à former à l’utilisation des principales fonctions des Produits Production Printing deux opérateurs, que le Client aura désignés.

Les interventions sont effectuées sur simple appel, ou e-mail les jours ouvrés de RICOH de 8 h 30 à 17 h 30 sans interruption. Le service de télémaintenance est assuré les jours ouvrés de RICOH de 8 h 30 à 17 h 30 sans interruption. Le service consommable est assuré les jours ouvrés de RICOH de 8 h 30 à 17 h 30 sans interruption.

Pour tous les Produits Production Printing, l’ensemble des fournitures types agrafes, papier, étiquettes, anneaux et colle pour la reliure sont notamment exclus des consommables. Dans tous les cas, l’autonomie des consommables est donnée à titre indicatif en nombre de Pages et/ou Unités. Pour les Produits Production Printing couleur ou avec des fonctionnalités couleur, l’autonomie des cartouches de

toner est calculée sur la base de 5 % de couverture par couleur pour un format A4. Pour les Produits Production Printing Noir & Blanc, l’autonomie des cartouches de toner noir est calculée sur la base de 6 % de couverture pour un format A4. Le Client reconnaît expressément avoir pris connaissance des autonomies des consommables référencées dans le cadre du Contrat et particulièrement les conditions liées aux prix maintenance et paiement du forfait Pages et/ou Unités ci-dessous. Pour simplifier la gestion et le contrôle de part et d’autre, le Client s’engage, à chaque commande toner, à spécifier à la commande le matricule du Produit Production Printing concerné comme indiqué sur la porte avant, ainsi que l’état d’avancement du compteur machine. Aucune commande de consommables ne sera traitée par RICOH en l’absence des deux informations précédemment citées (matricule et compteur). Le Client est fortement invité à passer ses commandes consommables via le site en ligne eService. Ce service gratuit est accessible à partir de la page d’accueil du site xxx.xxxxx.xx. En plus des avantages d’un tel service disponible 7 jours/7, 24h/24, le Client dispose du suivi de sa commande jusqu’à la livraison (incluant le suivi transporteur, l’édition du bon de livraison et l’accusé de réception) et la possibilité de saisir ses compteurs. En plus de leurs frais de livraison, RICOH se réserve le droit de facturer des frais de gestion à chaque commande de consommables passée par téléphone, fax ou mail, au tarif en vigueur au jour de la commande soit dix euros. 7.6. Qu’il agisse lui-même ou par l’intermédiaire d’un tiers, le Client s’engage à :

- Faciliter l’accès au Produit Production Printing à RICOH.

- Ne pas déplacer, tenter de réparer le Produit Production Printing ou modifier sa configuration sans accord préalable et écrit de RICOH

- Informer RICOH de toutes règles, notamment d’hygiène et de sécurité qu’il devra, à titre personnel, respecter sur le site du Client, et collaborer avec RICOH afin qu’il puisse qualifier au mieux la demande et résoudre le problème.

- Fournir toutes les spécifications d’un réseau informatique et/ou téléphonique préinstallé.

- Disposer lors de toute intervention de RICOH de consommables et de fournitures pour le matériel défaillant, ainsi que pour tous les Produits Production Printing sur lesquels celui-ci est connecté.

- À l’installation, désigner deux membres de son personnel en qualité d’opérateurs du matériel, chargés au vu des autonomies données par RICOH de changer eux-mêmes les cartouches de toner et l’huile silicone ainsi que les différents kits de maintenance après formation préalable par RICOH. Ils seront également en charge des commandes et de la gestion des consommables, ainsi que des demandes d’intervention.

- Restituer à RICOH, à sa demande et à tout moment, le stock de consommables mis à sa disposition, et notamment si celui-ci excède le stock nécessaire pour faire face à sa consommation.

- Utiliser le Produit Production Printing conformément aux prescriptions (telles qu’environnement, sécurité, foudre...) figurant au manuel utilisateur.

- Communiquer à RICOH le relevé compteur dans un délai de cinq jours ouvrés à compter du dernier jour du trimestre facturé. En cas de non communication du relevé compteur par le Client dans le délai de cinq jours ouvrés, RICOH établira une facturation en fonction du dernier relevé réel connu dans ces délais (ex : source technicien, e-Service, services consommables ou autre). Si aucun compteur n’est disponible dans ce délai, la facturation des Pages et/ou Unités sera réalisée sur la base d’estimations calculées en fonction de l’historique de consommation du Produit Production Printing. En cas d’écart de consommations réels, la régularisation des factures ne sera réalisée qu’à la prochaine date de facturation sous réserve de communication des compteurs dans les délais prévus.

Quand des travaux de reconditionnement sont nécessaires du fait de l’état général ou de l’âge des Produit Production Printing, avant, en cours ou à l’issue du Contrat, RICOH propose d’effectuer ces travaux sur devis accepté. Si le Client n’accepte pas une telle proposition, RICOH peut appliquer une majoration du Forfait, ou exclure tout ou partie des Produit Production Printing objets du présent Contrat.

7.7. Exclusions : La maintenance pour les Produits Production Printing telles que définies ci-dessus et dans les conditions particulières résultant des circonstances suivantes exclut : l’emploi de consommables et la fourniture de pièces détachées non conformes aux normes du constructeur, le déplacement ou la modification des Produits Production Printing et/ou des connexions sans autorisation

préalable de RICOH, la correction de tous problèmes liés à un Produit Production Printing qui ne pourrait faire l’objet d’une réparation en raison d’une date de fabrication trop ancienne, d’une durée d’utilisation trop prolongée, ou d’une détérioration trop importante ou si les pièces détachées nécessaire à la réparation ne sont plus disponibles auprès du fabricant, l’utilisation ou intervention du Client ou d’un tiers non mandaté par RICOH non conforme au manuel utilisateur ou aux instructions du technicien, les problèmes résultants d’un environnement du Produit Production Printing non conforme au manuel utilisateur et différent de celui décrit dans la fiche de qualification informatique, les problèmes liés au réseau informatique et/ou téléphonique préinstallé du Client, l’utilisation abusive du Produit Production Printing, notamment par rapport au volume de Pages et/ou Unités mensuelles maximum préconisées par le constructeur, et cas fortuit. Support informatique

7.8. La prestation de support informatique inclut uniquement la mise en service du Produit IT, à l’exception des produits audiovisuels de la gamme Communication Services. La prestation standard de mise en service consiste en un déballage, raccordement au réseau électrique et au réseau physique, vérification de la séquence de démarrage électrique ainsi qu’en la récupération des emballages. 7.9. Des projets d’améliorations de l’infrastructure technologique pourront être mis en place par RICOH, après établissement d’une feuille de route technologique par RICOH. En cas de commande par le Client de tels services de support informatique, des frais supplémentaires seront facturés sur la base d’un devis, préalablement proposé par RICOH et accepté par le Client, et feront l’objet d’une facture distincte. Les services de support informatique proposés par RICOH sont notamment les suivants :

(a) Audit /diagnostic / Inventaire des actifs informatiques

(b) Prestations de conseil informatique

(c) Gestion de projets

(d) Formation et accompagnement au changement

(e) Prestations informatiques d’intégration et/ou de développement

(f) Masterisation et configuration des équipements informatiques

(g) Installation et déploiement des équipements informatiques

(h) Services de support sur site et/ou à distance

(i) Gestion de l’infrastructure informatique (supervision, assistance aux utilisateurs, Imac)

(j) Services de maintien en conditions opérationnelles (PCA, PRA)

(k) Services d’offres hébergées (Cloud privé et hybride) (l) Prestations de services à la demande.

8. PRIX - FACTURATION

8.1. Tous les prix sont facturés selon les tarifs en vigueur au jour de la commande ou tels que convenus dans les conditions particulières et en considération de la connexion d’un ou plusieurs Matériels. Toute commande d’un montant inférieur à mille cinq-cents euros (1.500 e) hors taxes, sera livrée en port dû ou augmentée d’un montant minimum forfaitaire de quatre-vingts euros (80 e) hors taxes pour participation aux frais de livraison. Tout paiement s’entend net et sans escompte.

8.2. En cas de non-souscription à une offre couvrant la fonctionnalité SCAN du matériel, RICOH facturera les volumes de scans effectués par celui-ci au prix de cinquante pour cent d'une impression en noir et blanc. Les interventions relatives à la fonction SCAN seront facturables au tarif en vigueur.

8.3. RICOH fera parvenir par voie numérique chaque facture au client, les envois par voie postale seront chacun facturés aux tarifs en vigueur.

8.4. RICOH se réserve le droit de refuser la commande si elle est passée à des conditions de tarification et de livraison ne correspondant pas aux tarifs susvisés.

8.5. Le Forfait pour chaque Matériel est fixé individuellement. Même dans l’hypothèse où le volume de Pages et/ou Unités effectué est inférieur au volume de Pages et/ou Unités prédéfini, le Forfait devra être payé intégralement. Aucune compensation entre les volumes consommés sur les différents Matériels n’est possible. En cas de dépassement du volume de Pages et/ou Unités prédéfini pour chaque Matériel, des frais supplémentaires seront facturés pour chaque Page et/ou Unité supplémentaire au tarif fixé dans les conditions particulières et feront l’objet d’une facture distincte.

Le prix des Pages et/ou Unités incluses dans le Forfait et de toutes Pages et/ou Unités excédentaires réalisées par le Client est calculé en considérant que la couverture standard du toner ou le volume d’impression standard s’élève à 5% (Page en noir et blanc et/ou couleur et/ou Unité). Si cette couverture de toner ou ce volume d’impression est supérieur, les parties conviendront de bonne foi d’augmenter les prix stipulés dans le présent Contrat. Le montant du Forfait et des frais supplémentaires en cas de dépassement du volume de Pages et/ou Unités indiqués aux conditions particulières et facturés par RICOH au Client, ainsi que le montant des éventuels frais de dossier et frais d’assurance, seront réajustés une fois par an sur la base du tarif en vigueur au sein de RICOH et/ou du taux de change et/ou du coût des matières premières et/ou d’une hausse des tarifs constructeurs et/ou de toute taxes.

8.6. Les paiements dus par le Client à RICOH sont payables terme à échoir, par mandat de prélèvement, au premier jour de chaque trimestre. La première facturation trimestrielle interviendra à la Date de début de facturation. Par exception, les factures d’un montant inférieur à cinq (5) euros ne seront pas envoyées au Client et seront régularisées à l’échéance de chaque trimestre.

8.7. Dans le cadre de l’achat des Matériels et/ou en cas de facturation distincte, les délais de paiement sont fixés à trente (30) jours date de facture. En cas de retard de paiement, les intérêts sont fixés à trois

(3) fois le taux d’intérêt légal et seront immédiatement applicables à compter de la date d’expiration du délai de paiement. Le Client sera également tenu d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, d’un montant de 40 euros, et ce, sans qu’une relance ne soit nécessaire de la part de RICOH, en application des articles L. 441-6 et D. 441-5 du Code de commerce. Le paiement de cette indemnité se fait en complément d’éventuelles pénalités de retard. RICOH peut aussi, en ce cas de retard de paiement, refuser d’exécuter les ordres en cours ou ultérieurement passés et suspendre ses prestations au titre du présent Contrat. Lorsque les frais de recouvrement sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire de 40 euros, RICOH aura la possibilité de demander au Client une indemnisation complémentaire, uniquement sur justification. Aucune compensation ou déduction n’est possible au profit du Client.

8.8. Les Matériels peuvent être installés ou In Situ à la date de signature du présent Contrat et avant la Date de début de facturation. Si le Client utilise les Matériels installés selon le présent Contrat pendant la Période Transitoire, un Forfait sera facturé par RICOH au Client selon le tarif applicable prévu au présent Contrat et au pro rata de l’utilisation des Matériels. Si le Client utilise les Matériels In Situ à l’expiration du précédent Contrat et avant la Date de début de facturation, un Forfait sera facturé par RICOH au Client selon le tarif applicable prévu au présent Contrat et au pro rata de l’utilisation des Matériels.

8.9. Révision du Contrat : Toute demande de modification du Contrat de la part du Client (changement affectant ou non la structure de facturation, d’adresse de facturation, périodicité, entité de facturation, modes de relevés, etc...) devra faire l’objet d’un courrier simple, d’un fax ou d’un e-mail à l’attention de Xxxxx Xxxxxx. Pour couvrir les frais administratifs engendrés par de telles modifications, des frais seront facturés au Client. Une facture spécifique sera envoyée au Client, sur la base d’un montant tel que défini dans la grille tarifaire annexée aux conditions particulières, ce que le Client reconnait et accepte 8.10. Le présent Contrat est conclu sous réserve d’une utilisation du Matériel et des consommables par le Client dans des conditions normales et selon les normes ci-après exposées. Les commandes de Matériels et consommables par le Client qui seraient supérieures à celles résultant desdites conditions ou normes seront facturées séparément.

8.11. En cours de Contrat, RICOH se réserve le droit de demander la révision du Contrat après mise en demeure par lettre simple, si la situation économique ou politique de ses fournisseurs (notamment une fluctuation du cours des devises par rapport à l’euro) venait à modifier l’économie du présent Contrat. Le Client ne pourra légitimement résilier le présent Contrat au motif du refus de la révision.

9. RESILIATION D’UN PRECEDENT CONTRAT DE FINANCEMENT ET OU DE MAINTENANCE

Dans le cas où le présent Contrat remplace un précédent Contrat, le Client reconnaît et accepte que le montant des sommes versées par RICOH au titre de cette résiliation à l’établissement de financement cessionnaire, à un tiers ou au Client, soit intégré dans le prix du présent Contrat. Le versement par

RICOH dudit montant à l’occasion du présent Contrat constitue un tout indissociable avec celui-ci et ne sera effectué qu’après réception définitive des Matériels commandés, avec un délai minimum de vingt et un (21) jours.

10. CONDITIONS APPLICABLES AUX LOGICIELS

10.1. Les stipulations du présent article s’appliqueront lorsqu’un Logiciel est fourni avec un Matériel et que ce Logiciel ne fait pas partie de la configuration standard de ce Matériel. Il existe deux types de Logiciels :

(a) Les « Logiciels RICOH» ; RICOH est le détenteur du logiciel et octroie au Client une licence non exclusive et non transférable d’utilisation du Logiciel RICOH en vertu des conditions précisées au présent Contrat.

(b) Les « Logiciels Tiers » ; Le Tiers est le détenteur du logiciel et RICOH concède une sous- licence du logiciel après signature du Contrat de Licence Utilisateur Final (CLUF) correspondant, ou, en son absence, l’acceptation des conditions de licence du fournisseur tiers. Pour ces besoins, le Client aura le droit d’utiliser le Logiciel Tiers selon les conditions de celui-ci. Le Logiciel sera détaillé dans les conditions particulières du Contrat.

10.2. Concernant le Logiciel RICOH, le Client peut : (a) installer et utiliser ce Logiciel uniquement pour ses besoins professionnels internes. La licence du Logiciel RICOH peut être octroyée selon le modèle « par utilisateur », le modèle « par serveur » ou un autre modèle, le modèle étant précisé dans la commande, et toute installation ou utilisation du « Logiciel RICOH» devra être conforme à ce modèle de licence ; et (b) utiliser la documentation correspondante pour faciliter l’utilisation du Logiciel RICOH.

10.3. La licence du Client sera valable pour la durée précisée dans la commande. La licence du Logiciel prendra effet à la date de livraison du Logiciel au Client ou à la date de l’installation du Logiciel pour utilisation par le Client, la date la plus proche l’emportant.

10.4. Le Client s’engage à respecter ses obligations aux termes de tout CLUF applicable. Le Client s’engage, en rapport avec le Logiciel RICOH: (a) à ne pas copier le Logiciel ou la documentation, sauf dans les cas où la copie est accessoire à une utilisation normale du Logiciel ou dans les cas où elle est nécessaire pour les besoins de sauvegarde ou de sécurité opérationnelle ; (b) à ne pas louer, donner en sous-licence, prêter, traduire, fusionner, adapter ou modifier le Logiciel ou la documentation ; (c) à n’effectuer aucune altération ou modification de tout ou partie du Logiciel et à ne pas permettre que le Logiciel soit, en tout ou partie, combiné avec d’autres programmes ou intégrés dans d’autres programmes ; (d) à ne pas pratiquer de désassemblage, décompilation ou rétro-ingénierie ou créer une œuvre dérivée sur la base de tout ou partie du Logiciel ni tenter de commettre de tels actes sauf dans la mesure où le Client est en droit de le faire en vertu de la loi applicable ; (e) à conserver toutes les copies du Logiciel de manière sécurisée et à tenir des registres fidèles et mis à jour du nombre et de l’emplacement des copies du Logiciel ; (f) à remplacer la version en cours d’utilisation du Logiciel avec toute version mise à jour ou mise à niveau ou nouvelle édition fournie par RICOH suivant les instructions communiquées de temps à autre par RICOH ; (g) à inclure la mention de copyright dans toutes les copies complètes ou partielles du Logiciel ; et (h) à ne pas fournir ou mettre à disposition le Logiciel sous quelque forme que ce soit, en tout ou partie (y compris notamment les listes de programmes, liste de programmes objets et sources, le code objet et le code source) à une quelconque personne autre que les employés et représentants du Client sans le consentement écrit préalable de RICOH.

10.5. Le Client permettra à RICOH et à ses représentants, avec préavis et à des horaires raisonnables, d’inspecter et d’avoir accès à tous les locaux (y compris les Matériels pertinents qui y sont situés) dans lesquels les Logiciels ou la documentation sont conservés ou utilisés, afin de pouvoir s’assurer que le Client se conforme aux stipulations du présent Contrat et aux conditions particulières relatives au Logiciel (CLUF).

11. PROPRIETE INTELLECTUELLE

11.1. Le Client, au cas où la maintenance effectuée par RICOH implique l’utilisation d’un matériel ou d’un logiciel du Client susceptible de faire l’objet de droits de propriété intellectuelle de tiers, garantit à RICOH qu’il dispose du droit d’accorder à RICOH une sous licence d’utilisation temporaire, pour les besoins de la maintenance.

Le Client garantit RICOH, sans limitation de montant, contre toute action ou revendication des titulaires de ces éventuels droits de propriété intellectuelle.

11.2. Les conséquences financières ou autres auxquelles pourrait donner lieu la violation, dans le cadre de l’exécution des services de maintenance, de droits de propriété intellectuelle de tiers portant sur les matériels ou logiciels installés chez le Client sont à la charge exclusive du Client qui doit se munir des autorisations nécessaires et faire son affaire personnelle des réclamations qui pourraient être effectuées contre RICOH à ce sujet.

11.3. Le Client reconnaît que tous les droits de propriété intellectuelle sur les Logiciels appartiennent à RICOH ou au concédant de licence, que les droits sur les Logiciels sont octroyés sous licence (et ne sont pas vendus) au Client, et que le Client ne détient aucun droit sur les Logiciels ou sur la documentation autre que le droit de les utiliser conformément aux stipulations du présent Contrat ou d’un CLUF. Le Client reconnaît qu’il n’a aucun droit d’accès aux Logiciels sous forme de code source ou en code déverrouillé.

11.4. RICOH garantit le Client contre tous recours d’un tiers faisant valoir que les droits de propriété intellectuelle attachés au Logiciel RICOH portent atteinte aux droits de propriété intellectuelle d’un tiers. Le Client sera indemnisé de tous préjudices ou dommages directs et des frais et dépenses (y compris les frais juridiques raisonnables) encourus par le Client en conséquence d’un tel recours.

11.5. La garantie visée à la clause ci-dessus est subordonnée à la condition que le Client respecte les obligations suivantes : (a) Le Client devra, dans les meilleurs délais, notifier le recours ou le grief à RICOH; (b) Le Client consentira à RICOH le contrôle exclusif de la défense et des négociations en vue d’un règlement amiable ou compromis ; (c) Le Client apportera à RICOH l’assistance demandée raisonnablement par RICOH en rapport avec la conduite de la défense ou la négociation d’un règlement

; et (d) Le Client ne fera aucune admission de nature à porter atteinte aux intérêts de RICOH dans le cadre de la défense ou négociation relative au recours ou au grief.

11.6. RICOH aura la faculté, à sa discrétion et à ses frais, pour les besoins de la défense à opposer à une réclamation d’un tiers ou du règlement d’une telle réclamation : (a) de modifier et/ou remplacer le Logiciel et/ou la documentation ou les Matériels contenant les droits de propriété intellectuelle litigieux pour faire en sorte qu’ils ne portent plus atteinte aux droits d’un tiers, à condition que le Logiciel ou les Matériels modifiés offrent des capacités et fonctionnalités équivalentes ; ou (b) d’obtenir pour le Client une licence lui permettant de poursuivre l’utilisation du Logiciel, ces mesures prises au choix de RICOH constituant la seule responsabilité de RICOH et l’entière réparation à laquelle le Client pourra prétendre pour toute atteinte prétendue ou réelle aux droits de propriété intellectuelle d’un tiers.

12. CONFIDENTIALITE :

Ricoh France et le Client s’engagent à traiter comme confidentielles toutes les informations et données dont il leur est donné connaissance dans le cadre de leurs relations d’affaires, et qui sont répertoriées comme confidentielles ou dont on peut supposer qu’elles sont confidentielles du fait des circonstances qui entourent leur communication, et – sauf si cela est nécessaire à la réalisation de l’objet du Contrat – à ne pas enregistrer de telles informations ni les transmettre à des tiers ou en faire une autre utilisation d’une quelconque manière. Il devra être exigé des employés du Client, impliqués qu’ils prennent le même engagement. Les obligations de confidentialité contenues dans les présentes prendront fin cinq ans après la cessation du présent Contrat. Cette obligation de confidentialité est levée lorsqu’il s’avère que l’information concernée est tombée dans le domaine public ou était connue de l’autre partie avant la signature du Contrat, de même lorsqu’une autorité administrative ou une décision de justice définitive implique la transmission de telles informations.

13. GARANTIE DES MATERIELS Garantie Matériel

13.1. Les Matériels bénéficient de la garantie stipulée dans les propositions ou devis de RICOH ; à défaut de stipulations dans ces propositions, le recours du Client est limité aux garanties éventuelles accordées par les fournisseurs de RICOH. Pour répondre aux exigences légales, il est rappelé que les dispositions qui précèdent sont stipulées sans préjudice de toute garantie légale applicable, en raison de l’objet de la commande et/ou de la qualité du Client.

13.2. Exclusions : Sont exclues de la garantie éventuelle, et par suite facturables au tarif en vigueur, les prestations et réparations rendues nécessaires par l’usure normale ou à la suite de dommages imputables à l’emploi de consommables et de pièces détachées non conformes aux normes du constructeur, aux déplacements ou modifications des Matériels et/ou des connexions, à l’utilisation ou l’intervention du Client non prévue par le manuel utilisateur, à un environnement du Matériel non conforme au manuel utilisateur, à des problèmes de connexion au sein du réseau informatique interne du Client ou à une cause fortuite. Est exclu de la garantie éventuelle tout problème survenant suite à une modification de l’environnement informatique du Client par rapport à la fiche de qualification.

Exclusion de garantie des Matériels

13.3. RICOH n’assume de responsabilité et de garantie que pour le seul Matériel livré et mis en place par ses soins. Notamment, RICOH ne saurait en aucun cas être tenue responsable de dysfonctionnement pouvant affecter d’autres matériels y compris ceux qui seraient connectés aux Matériels fournis par RICOH, notamment à l’occasion ou par suite de la mise en place du Matériel RICOH sur un réseau, ou de problèmes de réseau ou d’adaptabilité à un réseau, sauf les problèmes de réseau ou d’adaptabilité qui seraient exclusivement imputables à un vice caché du Matériel RICOH.

14. OBLIGATION DU CLIENT

14.1. Le Client s’engage notamment à (i) préparer le site sur lequel les Matériels seront livrés ; (ii) utiliser les Matériels exclusivement en conformité avec les instructions du mode d’emploi ; (iii) prendre connaissance du mode d’emploi livré avec le Matériel et s’y référer pour toutes manipulations ; (iv) laisser libre accès au personnel de RICOH, pendant les heures d’ouverture, au Matériel fourni par RICOH, notamment en vue de la réalisation des contrôles périodiques et des relevés compteurs ; (v) utiliser exclusivement des consommables fournis par RICOH ; (vi) ne faire effectuer aucune intervention technique sur le Matériel par du personnel étranger à RICOH ; (vii) informer RICOH dans le cas où le nombre minimum de Pages et/ou Unités à réaliser trimestriellement indiqué aux conditions particulières est atteint avant l’expiration d’une période trimestrielle (et s’approvisionner de manière régulière auprès de RICOH à l’épuisement des consommables en cours) ; (viii) commander à RICOH le réapprovisionnement de toner dès que la dernière cartouche est mise en place ; (ix) prendre acte que les consommables sont définis pour une impression de 5% au format A4 ; (x) ne pas solliciter le support distant de manière abusive ou inappropriée ; (xi) maintenir les Matériels sur le site d’installation et ne pas les déplacer sans l’accord de RICOH ; (xii) prendre soin des Matériels, les maintenir en sécurité

dans un environnement approprié et ne pas les modifier ou transformer sans l’accord de RICOH ; (xiii) certifier l’exactitude de tous les renseignements fournis à RICOH, notamment pour les Produits IT, les Logiciels et les informations relatives à l’environnement réseau de son entreprise figurant sur la fiche de qualification informatique.

14.2. Le Client déclare disposer des systèmes d’exploitation en version professionnelle et de licences d’utilisations légalement acquises. Le Client déclare également avoir effectué toutes les mises en conformité requises par RICOH dans la fiche de qualification informatique. Le Client déclare qu’aucun des Matériels objets du présent Contrat ne fait l’objet d’un accès règlementé par des restrictions légales ou réglementaires et qu’il n’existe aucune raison pour laquelle il ne bénéficierait pas de la garantie des fournisseurs, fabricants et éditeurs des Matériels.

14.3. Le Client reconnaît que son attention a été attirée sur le fait que les Matériels choisis sont des appareils de haute technologie, nécessitant un entretien suivi et des réglages réguliers, que seule RICOH ou ses prestataires de services sont susceptibles de réaliser. Au même titre, les appareils en question devront être entreposés avec soin et dans des conditions compatibles avec leur degré de sophistication, et être utilisés avec des consommables et accessoires agréés par le constructeur.

14.4. Le Client s’engage à procéder à toutes les déclarations administratives utiles et/ou nécessaires, y compris auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, pour le traitement automatisé de données nominatives effectué avec les Matériels objets du présent Contrat. Il incombe au Client de faire son affaire personnelle de toutes les taxes dues dans le cadre du présent Contrat. 14.5 Ricoh exécutera un service de suppression sécurisé afin de s’assurer que le Client supprime les données stockées (les « Données Stockées ») de tout Matériel de Ricoh, lorsque ledit Matériel de Ricoh est retourné à Ricoh après l’exécution du Bon de commande. Les Frais afférents à ce service seront indiqués dans le Bon de commande ou autrement notifiés au Client. Si le Client demande à Ricoh d’exécuter un Service de nettoyage des données à l’égard du Matériel tiers ou du Matériel de Ricoh éliminé par le Client, et si Ricoh convient de fournir ces Services de nettoyage des Données, cela sera indiqué sur le Bon de commande ou autrement notifié au Client (en plus des Frais applicables).

15. GARANTIE DU LOGICIEL

15.1. À l’égard du Logiciel RICOH uniquement, RICOH garantit ce qui suit : (a) Tout support sur lequel le Logiciel RICOH est stocké et distribué est, et demeurera pendant une période de quatre-vingt-dix (90) jours après avoir été fourni (la « Période de Garantie »), exempt de tout défaut de conception ou vice de fabrication dans les conditions d’une utilisation normale. Si un défaut apparaît dans le support pendant la Période de Garantie, RICOH le remplacera sans frais si le Client le restitue à RICOH avec (si cela est raisonnablement possible) un exemple documenté de ce défaut ; (b) Pendant la Période de Garantie, le Logiciel RICOH fonctionnera, sous condition d’une utilisation normale, de manière conforme aux fonctions décrites dans la Documentation, et la Documentation décrit correctement le fonctionnement du Logiciel à tous égards significatifs ; et (c) RICOH a testé le Logiciel pour détecter les virus à l’aide d’un logiciel de détection de virus disponible dans le commerce, conformément aux pratiques en vigueur de l’industrie. 15.2. Si, pendant la Période de Garantie, le Client notifie à RICOH par écrit l’existence d’un défaut ou d’une défaillance dans le Logiciel RICOH empêchant son bon fonctionnement, et si ce défaut ou cette défaillance ne sont pas la conséquence d’une modification du Logiciel RICOH apportée par le Client ou d’une utilisation par le Client contraire au présent Contrat, RICOH procédera, à sa discrétion, à la réparation ou au remplacement du Logiciel RICOH, à la condition que le Client mette à disposition toutes les informations nécessaires pour aider RICOH à corriger le défaut ou la défaillance, y compris les informations adéquates pour permettre à RICOH de recréer le défaut ou la défaillance.

15.3. Le Client reconnaît que le Logiciel n’a pas été développé pour répondre aux besoins individuels du Client, et qu’en conséquence il incombe au Client de s’assurer que les capacités et fonctionnalités du Logiciel telles que décrites dans la documentation répondent à ses exigences.

15.4. Le Client reconnaît que le Logiciel RICOH peut ne pas être exempt de bugs ou d’erreurs, et il convient que l’existence d’erreurs mineures ne constituera pas un manquement aux termes du présent Contrat.

15.5. Le Client reconnaît et convient que toutes les garanties relatives aux Logiciels Tiers se limitent à celles consenties, par le fournisseur tiers dans le CLUF pertinent. RICOH ne prend aucun engagement et ne pourra être tenue responsable au titre de telles garanties, RICOH ne consentant aucune garantie relative aux Logiciels tiers.

15.6. RICOH n’aura aucune responsabilité envers le Client dans la mesure où l’atteinte reprochée concerne l’un des éléments suivants ou en découle : (a) des droits de propriété intellectuelle, informations ou données objet du grief qui ne font pas partie du Logiciel RICOH; (b) des actes ou omissions commis par le Client et non autorisés aux termes du présent Contrat ; (c) l’utilisation des droits de propriété intellectuelle en combinaison avec d’autres logiciels, matériels ou services qui ne sont pas fournis par RICOH ; (d) des composantes personnalisées du Logiciel conçues conformément à des spécifications écrites fournies par le Client ; ou (e) des altérations ou modifications apportées aux droits de propriété intellectuelle qui n’ont pas été effectuées par RICOH.

16. RESPONSABILITES

16.1. Les parties reconnaissent que les prestations fournies par RICOH dépendent pour une grande part de la complexité des Matériels liés aux techniques employées, de l’état des Matériels, de leur degré d’utilisation et de l’évolution rapide des Matériels et techniques et des incidences qui en découlent quant à l’obsolescence et aux pièces disponibles chez les fabricants. En conséquence, les parties reconnaissent expressément que l’obligation de RICOH quant aux prestations fournies est une obligation de moyens. RICOH n’est engagée que par les descriptions, spécifications et performances du Matériel figurant dans la documentation technique de celui-ci, et notamment le manuel d’utilisation des Matériels livrés avec ledit Xxxxxxxx. Il ne peut être dérogé à ces spécifications ou performances que par engagement exprès écrit émanant de la Direction Administrative et Financière de RICOH.

16.2. RICOH ne saurait être tenu pour responsable de tous dommages indirects, de quelque nature que ce soit résultant ou lié au présent Contrat, y compris, mais de manière non limitative, manques à gagner, pertes de profit ou perte d’utilisation, dégradation et perte de fichiers, d’information, de programmes, de bases de données ou atteinte à l’image, résultant d’un défaut, d’un incident, de la défaillance des Matériels, des Logiciels ou des services, ou de toute autre non-conformité ou manquement au Contrat, même si RICOH a été informé de la possibilité de tels dommages.

16.3. Il est de la responsabilité du Client de s’assurer que la reproduction des documents qu’il effectuera sur le Matériel sera conforme au respect de la législation et des droits des tiers en vigueur.

Le Client dégage RICOH de toute responsabilité et fera son affaire personnelle de toute réclamation. Il garantit RICOH contre toute condamnation.

16.4. En tout état de cause, sauf dol et faute lourde, la responsabilité cumulée de RICOH pour les dommages subis par le Client et résultant directement de la mauvaise exécution ou de la non -exécution par RICOH de ses obligations au titre du Contrat sera limitée au prix total effectivement encaissé par RICOH au titre du Contrat pendant xxx xxx (6) mois précédant le fait générateur du dommage ou à 25 000 e, la plus élevée des deux sommes s’appliquant.

16.5. Aucune des parties ne saurait être tenue pour responsable en cas de retard ou défaillance dans l’exécution de ses obligations au titre du présent Contrat, dès lors que ce retard ou cette défaillance est imputable à la survenance d’un événement échappant à son contrôle et notamment, de manière non limitative, en cas de catastrophe naturelle, guerre, conflits collectifs du travail, manifestations, incendie, inondation, orage, tempête, explosion, respect d’obligations légales, défaillance ou interruption de l’alimentation électrique, défaillance d’un fournisseur tiers, actions ou omissions du gouvernement ou des autorités réglementaires, autorités en charge du réseau routier, opérateurs et/ou fournisseurs de télécommunications tiers ou autre autorité compétente, acte de terrorisme et urgences nationales. Ce retard ou cette défaillance ne constituera pas une violation du Contrat et le délai d’exécution des obligations affectées par cet événement sera prolongé pour une durée équivalente à la durée de l’évènement de force majeure.

17. ASSURANCES

Tant que les produits ne sont pas intégralement payés, le Client s’engage à souscrire une police d’assurance où RICOH doit figurer en tant que bénéficiaire désigné, et à acquitter les primes correspondantes pour couvrir tous les risques pouvant atteindre les Matériels livrés.

18. CESSION ET SOUS-TRAITANCE

18.1. Le Client ne peut céder le Contrat seul, avec le fonds de commerce ou dans le cadre d’une opération de transmission universelle du patrimoine, sans l’accord préalable et écrit de RICOH.

18.2. RICOH se réserve expressément le droit de sous-traiter tout ou partie de ses obligations (en ce compris et sans que cette liste ne soit limitative, des prestations logistiques et de transport de marchandises) au titre du présent Contrat, sans l’accord préalable écrit du Client.

19. RESILIATION ET ANNULATION

19.1. Chaque partie pourra mettre fin au présent Contrat par dénonciation à l’issue de la période initiale ou de chaque période annuelle suivante, trois (3) mois avant la date anniversaire, par lettre recommandée avec accusé de réception. En outre, le présent Contrat sera résilié de plein droit et sans formalité judiciaire ou extra judiciaire quelle qu’elle soit, en cas de : non-paiement total ou partiel à l’échéance de toute somme due au titre du présent Contrat ; déplacement du Matériel sans l’accord préalable de RICOH

; liquidation judiciaire du Client.

19.2. RICOH aura le droit, en cas de non-respect par le Client de l’une quelconque de ses autres obligations aux termes du présent Contrat, de résilier le présent Contrat à tout moment, quinze (15) jours après mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception adressée au Client et restée sans effet.

19.3. Dans tous les cas de résiliation survenant avant l’expiration du Contrat de plein droit ou à l’initiative de RICOH en cas de violation par le Client de ses obligations, le Client paiera à RICOH, outre l’ensemble des sommes impayées à la date effective de résiliation, une indemnité égale à la totalité des Forfaits restants dus ou à devoir jusqu’à la date d’expiration initiale du Contrat ou de la période de renouvellement en cours ; ainsi qu’une pénalité équivalent à cinq pourcents (5%) desdits Forfaits restant dus ou à devoir jusqu’à la date d’expiration du Contrat ou de la période de renouvellement en cours.

19.4. Toute indemnité due au titre du présent Contrat se cumulera avec, et ne sera pas exclusive de toute indemnité due au titre de toute acquisition du Matériel dû à RICOH notamment les frais de restitution du Matériel à un lieu déterminé.

20. ELIMINATION DES DECHETS

20.1. RICOH procède à la reprise gratuite sur le site du Client situé en France, à compter d’un seuil de 500 kg ou 2,5m3 (quantités et volumes minimums) et à l’organisation de l’enlèvement et du traitement des Déchets issus des Equipements Electriques et Electroniques (DEEE), objets du Contrat et listés dans la Directive 2012/19/UE du 4 juillet 2012, mis sur le marché après le 13 août 2005, ou qu’elle remplace par des Matériels équivalents ou assurant la même fonction, dans le respect des dispositions du Code de l’Environnement.

Le Client est redevable, à la conclusion de la Commande, d’une contribution environnementale relative à la gestion des DEEE ménagers assurée par RICOH, mentionnée sur la facture transmise au Client.

20.2. Le Client est parfaitement informé de la responsabilité de RICOH, quant à la gestion des DEEE. Dès lors, le Client devra mettre à la disposition de RICOH les DEEE objet du présent Contrat en tout lieu convenu entre les parties, ou à défaut d’entente, en celui indiqué par RICOH. Si tel n’est pas le cas, RICOH ne pourrait être en mesure d’assurer sa responsabilité, telle que définie à l’article R. 543-195 du Code de l’Environnement et le Client sera pleinement responsable du traitement de ses déchets.

20.3. Au moment où le Client destine ses Matériels à l’abandon, il en informe RICOH, afin que ce dernier soit mis en mesure de procéder à l’enlèvement et au traitement des DEEE objets du présent Contrat. Sauf dispositions contraires, telles qu’à l’article 19.1 ci-dessus, RICOH facturera des frais de reprise au tarif en vigueur au sein de RICOH au moment de la reprise.

20.4. En cas de revente du matériel électrique et électronique objet du présent Contrat, le Client sera tenu d’informer le nouvel acquéreur des modalités de reprise, par RICOH, des DEEE dont il a l’intention de se défaire. 20.5. Dans le cas où RICOH ne peut s’acquitter de ses obligations de reprise et de traitement des DEEE du fait du Client, ce dernier est tenu d’assumer la responsabilité financière et opérationnelle de l’enlèvement et du traitement des déchets issus des Matériels objet du présent Contrat, dans le respect des conditions fixées par les articles R. 543-172 et suivants du Code de l’environnement et garantit RICOH contre toutes les conséquences financières afférentes à toutes les réclamations d’un tiers ou bien d’une autorité administrative du fait de l’inobservation de la réglementation des DEEE.

21. IDENTIFIANTS UNIQUES

En application des articles L541-10-13 et R541-173 du Code de l’environnement, les identifiants uniques de RICOH sont :

RP Papiers – CITEO – ECOFOLIO	FR214363_03DNXE
REP Emballages Ménagers – CITEO - ECOEMBALLAGE	FR214363_01UWRZ
REP Piles – SCRELEC	FR000210_06RY8C
REP DEEE – ECOLOGIC	FR000210_05UAUO

22. TRAITEMENT DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL :

Chaque partie s’engage à respecter les obligations qui lui incombent en matière de protection des données, y compris celles résultant du Règlement Général pour la Protection des Données tel que défini en Annexe 1. Les parties conviennent qu’en exécution des présentes, elles sont susceptibles de collecter et conserver des données personnelles des salariés, collaborateurs, et/ou dirigeants de l’autre partie pour les finalités suivantes :

(i) La gestion de la relation contractuelle, négociation, signature et exécution du présent Contrat ; (ii) Suivi des éventuels litiges et contentieux relatifs au présent Contrat, ainsi que l’exécution des décisions et des jugements le cas échéant.

Chaque partie sera responsable du traitement concernant les données ainsi collectées et traitées sur les salariés et/ou dirigeants de l’autre partie.

D’accord exprès entre les parties, la partie transmettant des données personnelles à l’autre partie sur ses salariés et/ou dirigeants s’engage à informer les personnes concernées de l’existence et des différentes caractéristiques du traitement.

Les informations à transmettre sont les suivantes : • l’identité et les coordonnées du responsable du traitement (à savoir, l’autre partie) et, le cas échéant, du représentant du responsable du traitement ;

• le cas échéant, les coordonnées du délégué à la protection des données ;

• les finalités du traitement auxquelles sont destinées les données à caractère personnel à savoir les finalités listées ci-dessus.

• la base légale des traitements, à savoir l’intérêt légitime de chaque partie de gérer la négociation, la signature et l’exécution de ce Contrat et les litiges qui s’y rapportent ;

• les catégories de données à caractère personnel concernées à savoir, son identité, son poste et ses coordonnées professionnelles ;

• le cas échéant, les destinataires ou les catégories de destinataires des données à caractère personnel, à savoir :

(i) les sous-traitants (au sens du RGPD) de l’autre partie

(ii) les établissements financiers

(iii) pour la négociation, signature et exécution du Contrat : les salariés du responsable du traitement en charge de gérer la relation avec l’autre partie dans le cadre de leurs missions.

(iv)pour le suivi des litiges et contentieux relatifs au présent Contrat - chacun dans les limites de ses attributions : (a) les salariés du responsable du traitement en charge des contentieux dans le cadre

de leurs missions, (b) les personnes en charge du litige exerçant une profession judiciaire et (c) le tribunal ou autorité en charge du litige.

• le cas échéant, que le responsable du traitement a l’intention de transférer des données à caractère personnel à un destinataire dans un pays tiers ou une organisation internationale et l’existence ou l’absence d’une décision d’adéquation de la Commission européenne ou une référence aux garanties appropriées et aux moyens d’obtenir une copie de celles-ci ou où est ce qu’elles sont disponibles. A ce titre, le Client informe ses salariés et/ou dirigeants que leurs données sont hébergées par Ricoh au Japon. Le Japon fait l’objet d’une décision 23. d’adéquation par la Commission Européenne.

• la durée pendant laquelle les données à caractère personnel seront conservées à savoir la durée d’exécution du Contrat auquel s’ajoute le délai de prescription de toute action y relative.

• l’existence du droit de demander au responsable du traitement l’accès aux données à caractère personnel, la rectification ou l’effacement de celles-ci, ou une limitation du traitement relatif à la personne concernée, ainsi que du droit de s’opposer au traitement et du droit à la portabilité des données. A ce titre les parties transmettant les données personnelles à l’autre partie se chargera de recueillir ces demandes et de les transmettre à l’autre partie aux adresses suivantes : xxxxxxxx.xxxxxx@xxxxx.xx.

• le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle ;

• la source d’où proviennent les données à caractère personnel et, le cas échéant, une mention indiquant qu’elles sont issues ou non de sources accessibles au public.

Le Client s’engage également à informer ses salariés et/ou dirigeants ainsi que ses bénéficiaires effectifs que Ricoh traite les données personnelles suivantes les concernant pour la finalité de lutte contre la fraude, de lutte contre le blanchiment d’argent et contre le financement du terrorisme : nom, prénom, adresse, date de naissance, pays de nationalité, copie de la carte d’identité. Le Client leur transmet également les informations suivantes concernant ce traitement :

- La base légale du traitement, à savoir l’intérêt légitime de Xxxxx à mettre en place des procédures de vérification dans le cadre de la lutte contre la fraude, et la lutte contre le blanchiment d’argent et financement du terrorisme ;

- Les destinataires et catégories de destinataires, à savoir

(i) les sous-traitants (au sens du RGPD) de Xxxxx

(ii) les établissements financiers concernés ;

(iii) les salariés de Ricoh en charge de ces vérifications ;

(iv) Les Autorités de Contrôle, institutions et organismes Français et/ou de l’Union-Européenne le cas échéant.

- La durée de conservation, à savoir 5 ans à compter de la fin de la relation client ou à compter de la date à laquelle l’opération contractuelle a été achevée.

Que Ricoh héberge leurs données personnelles au Japon et que le Japon fait l’objet d’une décision d’adéquation par la Commission Européenne.

Dans l’hypothèse où Xxxxx serait amené à traiter des données à caractère personnel pour le compte du Client en qualité de sous-traitant, Xxxxx s’engage le cas échéant, à se conformer aux obligations légales et réglementaires qui lui incombent eu égard à sa qualité de sous-traitant, ainsi qu’à toutes directives ou instructions données par le Client relativement aux données à caractère personnel en question. Le Client s’engage, quant à lui, à se conformer aux obligations qui lui incombent en sa qualité de responsable du traitement.

Les parties devront respecter, chacune en ce qui les concerne à ce titre, les obligations telles que définies en Annexe 1 des présentes.

23. SUPPRESSION DES DONNEES AVANT DESTRUCTION OU RESTITUTION DES MATERIELS

Les Matériels peuvent contenir des composants de stockage de données qui conservent des données traitées par les matériels dans le cadre de leur utilisation par le Client (les « Données Stockées »). Les Données Stockées peuvent inclure des données confidentielles ou des données à caractère personnel. Il

relève de la responsabilité du Client de s’assurer que les Données Stockées sont effacées en toute sécurité avant de se débarrasser des matériels. Le Client peut demander à Xxxxx de réaliser une prestation de suppression sécurisée des Données Stockées. Les frais de cette prestation supplémentaire seront supportés par le Client, et feront l’objet d’un devis préalable établi par Ricoh.

Si les Matériels sont restitués à Ricoh sans que le Client n’ait procédé à la suppression sécurisée des Données stockées conformément au paragraphe précédent (par lui-même ou par un tiers) et sans certifier par écrit à Ricoh que cela a été fait, Xxxxx peut prendre des dispositions en vue de la suppression sécurisée des Données Stockées. Si le Client demande une attestation confirmant la suppression sécurisée des Données stockées, Xxxxx pourra alors lui facturer le montant de ce Service Supplémentaire.

24. SIGNATURE ELECTRONIQUE

Le cas échéant, lorsque les parties sont convenues de procéder par voie de signature électronique du Contrat, elles conviennent expressément d’utiliser le procédé de signature électronique décrit en Annexe

2. En cas de signature non électronique, Ricoh se réserve le droit facturer des frais administratifs conformément à nos tarifs en vigueur. Le procédé de signature électronique ainsi décrit sera réputé, entre les parties, conforme aux exigences de l’article 1367 du code civil. Par conséquent et dans une telle hypothèse, les parties reconnaissent que la signature du Contrat dans les conditions décrites dans ladite annexe 2 est présumée fiable et vaut preuve du contenu du Contrat, de l’identité de leurs signataires, ainsi que de leur consentement aux obligations qui en découlent. Le Client accepte qu’en cas de litige :

-les éléments d’identification, les certificats de signature électronique, et les signatures électroniques soient admissibles devant les tribunaux et fassent preuve des données, des consentements et des faits qu’ils contiennent ainsi que des signatures qu’ils expriment ;

-Les marques de temps soient admissibles devant les tribunaux et fassent preuve des données et des faits qu’elles contiennent ;

-les documents échangés sous forme électronique soient admissibles devant les tribunaux et fassent preuve des données et des faits qu’ils contiennent ;

-la signature électronique apposée sur un document ait même effet juridique qu’une signature manuscrite.

25. CLAUSE ATTRIBUTIVE DE COMPETENCE ET DROIT APPLICABLE

Tout litige entre les parties concernant notamment l’interprétation ou l’exécution du présent Contrat sera de la compétence exclusive du Tribunal de Commerce de Créteil. Le présent Contrat est régi par le droit français.

26. DISPOSITIONS GENERALES

26.1. Le présent Contrat annule et remplace tous les accords et communications antérieurs, verbaux ou écrits, portant sur un Matériel intégré au présent Contrat. Aucun autre accord ni aucune autre déclaration ou garantie, sous forme écrite ou verbale, ne sauraient être considérés comme liant les parties en rapport avec le présent Contrat.

26.2. Après signature, le présent Contrat ne pourra être modifié que par un accord écrit signé par les parties. Le Client reconnaît et convient que les signataires des documents requis pour la signature du présent Contrat sont des personnes habilitées à le représenter, et que leur signature a force obligatoire et produit tous ses effets.

S’il est constaté qu’une clause ou une partie d’une clause du présent Contrat est nulle au regard du droit applicable, la clause ou la partie de clause en question sera détachée dans la mesure nécessaire et n’affectera pas les autres stipulations du Contrat qui resteront en vigueur et de plein effet. Toute stipulation qui sera jugée nulle sera réinterprétée ou modifiée de telle sorte que la finalité économique voulue par les parties soit réalisée.

26.3. Toute renonciation à faire valoir une inexécution ou un manquement de la part de l’une ou l’autre des parties ne saurait être interprétée par comme valant renonciation à faire valoir un manquement ultérieur à la même stipulation ou à d’autres stipulations ; de même que tout retard ou manquement de

la part de l’une ou l’autre des parties à exercer ou à se prévaloir d’un quelconque droit, pouvoir ou privilège dont elle dispose ou pourrait disposer aux termes du présent Contrat ne saurait valoir renonciation à faire valoir une inexécution ou un manquement de la part de l’autre partie.

26.4. Anticorruption. Les parties s’engagent à :

-se conformer strictement à toute règlementation applicable interdisant la corruption d’agents publics ou privés, le trafic d’influence, et de se conformer strictement la loi n°2016-1691 du 9 décembre 2016 (dite Loi Sapin 2).

- interdire à tous leurs dirigeants, salariés, associés, mandataires, agents, sous-traitants, ou tout autre tiers agissant en leurs noms de verser ou recevoir des sommes ou procurer des avantages qui s’assimileraient à des actes de corruption ou de trafic d’influence;

Plus particulièrement, les parties s’engagent à n’accorder, n’offrir ou ne verser (directement ou indirectement par l’intermédiaire d’une tierce partie) aucune somme ni aucun autre avantage à toute autre partie, qui pourrait mettre sa Société en violation de la règlementation susvisée.

Chaque Partie déclare, garantit et s’engage à ce que, en lien avec le Contrat :

(i) Ni elle, ni ses dirigeants, employés ou toute autre tiers agissant en son nom ont commis ou commettront tout acte de corruption envers l’autre Partie ou tout autre tiers agissant en son nom.

(ii) a mis en place, exécute et maintiendra des politiques et mesures adéquates et des contrôles afin de prévenir et de détecter les actes de corruption ou de trafic d’influence au sein de son organisation et plus particulièrement conformément à l’article 17 de la Loi Sapin 2.

26.5 Le Client déclare qu’à la date de signature des présentes : (i) ni lui-même, ses bénéficiaires effectifs, dirigeants, agents ou employés ; (ii) ni ses sociétés affiliées (au sens de toute société contrôlée par le Client, « contrôle » étant défini à I ’article 233-3 du code de Commerce), leurs dirigeants, agents ou employés ci-après dénommées les « Personnes Soumises », ne font l’objet ou ne sont officiellement susceptibles d’être assujetties à des Sanctions (y compris notamment, en raison du fait qu’elles sont : (a) détenues ou contrôlées directement ou indirectement par toute personne qui est visée par des Sanctions ou (b) constituées en vertu du droit d’un pays soumis à des Sanctions générales ou étendues à ce pays. Le Client s’engage pendant toute la durée du Contrat, notamment en ce qui concerne l’utilisation du bien ou des sommes dues au titre du Contrat, à ne pas contracter avec une personne morale ou physique (ci- après « la Personne sous sanction ») qui fait l’objet ou qui est menacée de Sanctions et de porte fort pour que les Personnes Soumises ne contractent pas avec la Personne sous sanction. Étant entendu que « Sanctions » désigne toutes sanctions économiques ou financières, embargos commerciaux, gel des avoirs ou mesures similaires adoptées, appliquées ou mises en œuvre par l’une quelconque des autorités suivantes (ou par un de leurs organismes) :(a) les Nations-Unies ; ou (b) les États-Unis d’Amérique ; ou

(c) l’Union européenne ou tout État membre de l’Union européenne actuel ou futur ; ou (d) le Royaume Uni. Dans l’hypothèse où : (i) cette déclaration s’avérait fausse ou ;(ii) le Client, ou les Personnes Soumises feraient l’objet de Sanctions au cours du Contrat ou ;(iii) le Client ou les Personnes Soumises contracteraient avec la Personne sous sanction, le Contrat pourra être résilié de plein droit sans mise en demeure préalable aux conditions prévues en cas de résiliation.

ANNEXE 1. TRAITEMENT DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

1. Traitement des données

1.1 Définitions

Les termes définis utilisés dans le présent article relatif au traitement des données sont les suivants :

l’ensemble des lois applicables aux données à caractère personnel traitées dans du traitement des

Réglementation en matière de Protection des Données
DPIA RGPD le cadre du Contrat ou en relation avec celui-ci, y compris : la Directive 95/46/CE relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (telle que pouvant être remplacée par le RGPD) ; la Directive 2002/58/CE concernant le traitement des données à caractère personnel et la protection de la vie privée dans le secteur des communications électroniques (directive vie privée et communications électroniques); le RGPD, après son entrée en vigueur ; la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés sur la Protection des Données et toutes les autres lois nationales mettant en œuvre ou complétant l’une quelconque de ces dispositions ; et tous les codes de pratique associés et toutes les autres lignes directrices contraignantes publiées par tout Organisme de Régulation ; telles que modifiées, rééditées et/ou remplacées et en vigueur à tout moment ;
définie à l’article (B) ci-après ;
Le Règlement 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard

données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et

abrogeant la directive 95/46/CE (Règlement Général sur la Protection des

Données) ;

Conditions Applicables

définies à l’article 1.8 ci-après ; et

Services Tous services à fournir en vertu du présent accord.

1.2 Termes de la Réglementations en matière de Protection des Données

Lorsqu’ils seront utilisés dans la présente clause relative au traitement des données, les termes suivants auront la même signification que dans la Réglementation en matière de Protection des Données : (a) Données à caractère personnel ;

(b) Responsable du traitement ;

(c) Sous-traitant

(d) Traitement ; et

(e) Autorité de contrôle.

1.3 Contexte En vertu du présent accord, Ricoh peut fournir des Services relatifs à l’une ou plusieurs des activités suivantes :

(a) l’impression et l’imagerie ;

(b) le traitement et la gestion de documents ;

(c) le support et la maintenance ;

(d) l’exploitation et la gestion des processus métier ; et/ou

(e) l’attribution des ressources affectées à l’exécution des Services ; tel que convenu en détail de temps à autre entre le Client et Xxxxx. Ceci peut impliquer le traitement des données à caractère personnel par Ricoh pour le compte du Client dans le cadre de la fourniture des Services concernés, y compris les données à caractère personnel relatives aux clients ou au personnel du Client ou d’autres personnes avec lesquelles le Client traite dans le cadre de ses activités (tel que pouvant être décrit plus en détail dans le présent accord).

1.3 Description du traitement

Le traitement à effectuer par Ricoh est le suivant :

- l’objet du traitement est tel que décrit à l’article 0 ci-dessus et la durée du traitement correspondra à toute la période au cours de laquelle Xxxxx exécute les Services en vertu du présent accord ;

- la nature du traitement est décrite à l’article 0 ci-dessus et la finalité du traitement est de permettre à Ricoh d’exécuter les Services dans le cadre du présent accord ;

- les données à caractère personnel à traiter seront toutes les données à caractère personnel demandées par le Client afin de permettre ou de faciliter la fourniture des Services par Ricoh en vertu du présent accord, tel que décrit à l’article 0 ci-dessus, et les catégories de personnes concernées sont décrites à l’article 0 ci-dessus ; et

- les obligations et les droits du responsable du traitement concernant le traitement sont exposés cidessous.

1.4 Conformité avec la Réglementation en matière de Protection des Données

Le Client et Ricoh se conformeront (et feront en sorte que leur personnel et/ou leurs sous-traitants se conforment) à la Réglementation en matière de Protection des Données.

1.5 Relation et rôles des parties

En ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel en vertu du présent accord, les parties reconnaissent et conviennent du fait que :

Le Client est le responsable du traitement ; et Ricoh est le sous-traitant.

Ricoh accepte de traiter les données à caractère personnel conformément aux conditions du présent accord.

1.6 Personnes responsables et demandes de renseignements

Le Client et Xxxxx se notifieront mutuellement la personne au sein de leur organisation qui est autorisée à répondre de temps à autre aux demandes de renseignements concernant les données à caractère personnel et le traitement qui fait l’objet du présent accord. Le Client et Ricoh devront traiter rapidement et raisonnablement toutes ces demandes.

1.7 Traitement des données à caractère personnel par Ricoh

En ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel en vertu du présent accord, Ricoh devra : (a) traiter les données à caractère personnel (y compris lors d’un transfert international des données à caractère personnel) uniquement dans la mesure nécessaire pour fournir les Services et uniquement en conformité avec : (i) les conditions du présent accord ;

(ii) les instructions écrites du Client données de temps à autre ; sauf disposition contraire de la loi. Si Ricoh est tenu par la loi de traiter les données à caractère personnel autrement que conformément à ce qui est prévu dans le cadre du présent accord, elle en informera le

Client avant de procéder au traitement concerné (à moins que la loi n’empêche Xxxxx de le faire pour des motifs importants d’intérêt public) ;

(b) mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité adapté aux risques présentés par le traitement, notamment la protection contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte, la modification, la divulgation non autorisée ou l’accès non autorisé aux données à caractère personnel transmises, stockées ou autrement traitées dans le cadre du présent accord ;

(c) prendre toutes les mesures raisonnables pour s’assurer que seul le personnel autorisé a accès aux données à caractère personnel et que toute personne autorisée à y accéder respectera et maintiendra toute la confidentialité due en ce qui concerne les données à caractère personnel (y compris au moyen d’une obligation contractuelle de confidentialité lorsque les personnes concernées ne sont pas déjà soumises à cette obligation en vertu de la loi) ;

(d) ne pas engager de sous-traitants ultérieurs dans l’exécution des Services sans le consentement écrit préalable du Client et autrement conformément à l’article 1.8, et ce à tout moment ;

(e) ne pas faire ou omettre de faire quoi que ce soit qui aurait pour effet de placer le Client en situation de violation de ses obligations en vertu de la Réglementation en matière de Protection des Données

;

(f) avertir immédiatement le Client si, de l’avis de Ricoh, toute instruction donnée à Ricoh enfreint la Réglementations en matière de Protection des Données ;

(g) le cas échéant, en ce qui concerne toutes données à caractère personnel traitées dans le cadre du présent accord, coopérer avec le Client et l’assister pour assurer la conformité avec :

(i) les obligations du Client de répondre aux demandes de toute personne concernée cherchant à exercer ses droits en vertu du Chapitre III du RGPD, y compris en notifiant au Client toute demande écrite d’accès reçue par Ricoh relative aux obligations du Client au titre de la Réglementation en matière de Protection des Données ; et

(ii) les obligations du Client en vertu des Articles 32 à 36 du RGPD visant à :

(A) assurer la sécurité du traitement ;

(B) notifier à l’autorité de contrôle compétente et à toute personne concernée, le cas échéant, toute violation des données

à caractère personnel; (C) effectuer des analyses d’impact relatives à la protection des données (data protection impact assessments) (ci-après

un « DPIA »); et

(D) consulter l’autorité de contrôle compétente avant tout traitement lorsqu’une DPIA indique que le traitement entraînerait un risque élevé en l’absence de mesures prises par le Client pour atténuer le risque.

1.8 Sous-traitants ultérieurs

Xxxxx s’assurera que tout sous-traitant ultérieur qu’il engage pour fournir tous services en son nom dans le cadre du présent accord ne le fait que sur la base d’un Contrat écrit qui impose auxdits sous-traitants ultérieurs des conditions équivalentes à celles imposées à Ricoh dans la présente annexe ou d’autres conditions alternatives pouvant être convenues avec le Client (les « Conditions Applicables »). Ricoh devra veiller à l’exécution par le Sous-traitant ultérieur des Conditions Applicables et sera directement responsable envers le Client pour :

- toute violation par le sous-traitant ultérieur de l’une quelconque des Conditions Applicables ;

- tout acte ou omission du sous-traitant ultérieur qui a pour conséquence :

- de placer Ricoh en situation de violation du présent accord ; ou

- de placer le Client ou Ricoh en situation de violation de la Réglementation en matière de Protection des Données. Lorsque le Client a donné à Ricoh une autorisation générale d’engager des sous-traitants ultérieurs, avant d’engager un nouveau sous-traitant ultérieur en vertu de l’autorisation générale, Xxxxx informera le Client de tout changement effectué et donnera au Client la possibilité de s’y opposer.

1.9 Suivi de la conformité de Ricoh

Le Client a le droit de contrôler et de vérifier la conformité de Ricoh avec la Réglementation en matière de Protection des Données et avec ses obligations en matière de traitement des données en vertu du

présent accord à tout moment durant les heures normales d’ouverture. Ricoh s’engage à fournir rapidement au Client tous les accès, l’assistance et les informations raisonnablement nécessaires pour permettre les contrôles et vérifications concernés. Si le Client estime qu’un audit sur site est nécessaire, Ricoh s’engage à donner au Client un accès raisonnable à ses locaux (sous réserve de toute mesure raisonnable de confidentialité et de sécurité) et à toutes les données à caractère personnel stockées ainsi qu’à tous les programmes de traitement de données se trouvant sur site. Le Client a le droit de faire effectuer l’audit par une tierce partie.

1.10 Transferts hors de l’EEE et à des tierces parties

Si Ricoh transfère toutes données à caractère personnel reçues du Client ou en son nom :

(a) en dehors de l’Espace Économique Européen ; ou

(b) à une tierce partie (ce qui devra inclure toutes filiales de Ricoh), si cette tierce partie est située en dehors de l’Espace Économique Européen ;

Ricoh devra, préalablement à tout transfert, demander les instructions écrites du Client.

1.11 Terme de la prestation de Service

Au terme de la prestation de Services, Ricoh devra, à la discrétion du Client :

(a) supprimer ; ou (b) restituer au Client ; toutes les données à caractère personnel (y compris les copies) traitées dans le cadre du présent accord, sauf dans la mesure où Xxxxx est légalement tenue de conserver des copies de celles-ci.

Annexe 2. SIGNATURE ÉLECTRONIQUE

Adobe Sign permet aux entreprises de déployer de la signature électronique légale et fiable. Ce service cloud gère en toute sécurité les processus de signature électronique suivant : - Gestion des identités des utilisateurs

- Certification de l’intégrité des documents

- Vérification des signatures électroniques

- Gestion d’un workflow de signature

- Journalisation des acceptations des destinataires ou des réceptions de documents

- Gestion des pistes d’audit

ARCHITECTURE LOGIQUE

Toutes les données transactionnelles de Adobe Sign sont stockées dans plusieurs clusters de base de données redondantes distribuées, avec basculement et restauration automatique :

- Présentation : interface utilisateur

- Services : contrôle les API, les passerelles REST + règles de filtrage de sécurité

- Métier : le workflow, la sécurité basée sur les capacités, la conversion des documents et images, les événements, les journaux, les communications. - Données : accès aux bases de données

transactionnelles, de messagerie asynchrone, l’entrepôt de documents (originaux, versions intermédiaires, métadonnées, les utilisateurs, les événements, documents finaux signés).

GESTION D’IDENTITÉS

Modèle basé sur des rôles qui gère l’authentification, l’autorisation et le contrôle d’accès au système Adobe Sign. Les rôles suivants sont définis :

- Expéditeur : utilisateur titulaire d’une licence donnée par un administrateur, peut créer des workflow de signature, envois de documents pour signature, approbation ou consultation

- Signataire : utilisateur vérifié auquel un expéditeur a fourni un accès pour signer un document particulier

- Approbateur : utilisateur vérifié auquel un expéditeur a fourni un accès pour approuver un document - Autre : utilisateur vérifié auquel un expéditeur a fourni un accès pour consulter un document ou une piste d’audit.

AUTHENTIFICATION DES UTILISATEURS

Un utilisateur titulaire d’une licence se connecte à Adobe Sign avec une adresse email et un mot de passe vérifiés correspondant à une identité authentifiée (Adobe ID). La complexité du mot de passe ainsi que la fréquence du changement, la comparaison avec l’ancien mot de passe, les politiques de verrouillage sont configurés par les administrateurs.

- Expéditeur : utilisateur titulaire d’une licence donnée par un administrateur, peut créer des workflow de signature, envois de documents pour signature, approbation ou consultation

- Signataire : utilisateur vérifié auquel un expéditeur a fourni un accès pour signer un document particulier

- Approbateur : utilisateur vérifié auquel un expéditeur a fourni un accès pour approuver un document - Autre : utilisateur vérifié auquel un expéditeur a fourni un accès pour consulter un document ou une piste d’audit.

Ricoh France, avec Adobe Sign, a choisi le type d’authentification suivant : - Adobe Sign ID : combinaison d’une adresse mail et d‘un mot de passe vérifié

AUTHENTIFICATION DES SIGNATAIRES

Ricoh France a choisi l’authentification du signataire par saisie d’un code PIN reçu sur son téléphone mobile.

- L’authentification par téléphone implique qu’un numéro de téléphone du destinataire soit fourni - L’utilisateur saisie le numéro de téléphone du signataire

- L

e s i g n a t a i r e v a l i d e s o n

24

Conditions Générales MSO XXXXX – RICOH FRANCE – Janvier 2023

n u m x x x x x x é l é p h o n e e t d e m a n d e l

’

e n v o i d u c o d e P I N

- Le signataire saisi son code PIN après réception sur son mobile

CERTIFICATION DES DOCUMENTS ET SÉCURITÉ

- Adobe Sign se base sur une infrastructure à clé publique (PKI) pour certifier les documents pdf finaux avec une signature numérique.

- Adobe Sign est en conformité avec les rapports SOC2 type 2 et ISO 27001. Un complément peut être obtenu sur : xxx.xxxxx.xxx/xx/xxxxxxxx.

25

Conditions Générales MSO XXXXX – RICOH FRANCE –

- Adobe Sign utilise pour les comptes de la partition européenne (EU1) le format PAdES (ETSI EN 319142) par défaut, en conformité avec le règlement eIDAS.

PROTOCOLE ET CERTIFICATION RÉSEAU

- Accès client : protocole HTTP TLS1.2, cryptage AES 128 bits minimum.

- Protection du réseau sur : - Attaque Ddos

- Attaques MITM

- Usurpation d’adresse IP

- Balayage de ports

- Reniflage de paquets par d’autres locataires

- Protocoles SSH et SSL

- Cryptage : norme PCI DSS (AES 256 bits) et HTTPS TLS v1.2 - Conformité :

- ISO 27001:2013

- S0C2 type 2

- PCI DSS

- FedRAMP Tailored

- SAFE-BioPharma

- HIPAA

- 21 CFR Part 11

- GLBA

- FERPA

ANNEXE 3. RSI CONTROL +

Le Client est informé que toute connexion RSI CONTROL + à un ou plusieurs matériels au-delà du nombre indiqué dans la section R3 du contrat fera l’objet d’une facturation supplémentaire pour chaque matériel au tarif en vigueur.

Le Client bénéficie d’un abonnement gratuit au service RSI CONTROL + pour une durée de douze (12) mois dès la réception par le Client d’un mail d’activation qui confirmera l’exécution de la prestation Odypack paramétrage RSI et déclenchera l’abonnement RSI Control+.

Si le Client ne souhaite pas poursuivre l’abonnement au service RSI CONTROL + au-delà de cette

période, il devra le résilier par courrier recommandé adressé à Ricoh (Service Résiliation – 0-0 xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxx – Parc Icade « Paris Orly-Rungis » - 94150 Rungis) au plus tard trois (3) mois avant l’échéance de la période de douze (12) mois.

À défaut de résiliation par le Client dans le délai prévu au présent article, le Client reconnaît et accepte expressément que l’abonnement sera tacitement renouvelé pour la durée restante d’utilisation des matériels indiquée dans la section R3 du présent contrat, et sera facturé, via un forfait maintenance et service 20€ HT par mois par licence RSI.

ANNEXE 4. DWI

Le Client peut souscrire à un abonnement mensuel au pack DWI pour chaque matériel qui lui sera facturé au tarif en vigueur.

Cette offre comprend et regroupe : (1) un nombre de scans illimité (2) les interventions techniques sur les modules scan (3) les prestations d’assistance connectique (4) une prestation Data cleansing pour chaque matériel.