Contract

CONVENTION DE RECONNAISSANCE ET DE SUBVENTION RELATIVE AU SOUTIEN DE L’ASSOCIATION AU TITRE DE L’ANNEE ACADEMIQUE 2022-2023	RECOGNITION AND SUBVENTION CONVENTION CONCERNING THE SUPPORT OF THE ASSOCIATION FOR THE ACADEMIC YEAR 2022-2023
Version française	English version
Entre : L’Université du Luxembourg, ci-après désignée « l‘UL » et plus particulièrement, le Vice-Rectorat aux Affaires Académiques Situé au 0, Xxxxxx xx x'Xxxxxxxxxx (Xxxxxx xx Xxxxxx), X- 0000 Xxxx-xxx-Xxxxxxx Représenté par la Vice-Rectrice aux Affaires Académiques, Prof. Xx. Xxxxxxxxx XXXXX Et : L’association sans but lucratif dénommée ci-après désignée « l’a.s.b.l » Située au Représentée par son/sa président/e,	Between: The University of Luxembourg, hereafter « UL » and, more specifically, the Vice-Rectorate for Academic Affairs Located at 0, Xxxxxx xx x'Xxxxxxxxxx (Xxxxxx xx Xxxxxx), X-0000 Xxxx-xxx-Xxxxxxx Represented by the Vice-Rector for Academic Affairs, Prof. Xx. Xxxxxxxxx XXXXX And: The association sans but lucratif hereafter « a.s.b.l » Located at Represented by its president,
Il est convenu ce qui suit : Préambule : Le Vice-rectorat aux Affaires Académiques est responsable de la distribution de fonds aux associations d'étudiants de l'Université du Luxembourg sous forme de subventions conformément aux principes suivants : - les subventions ne peuvent être consenties qu’à une association dotée de la personnalité juridique, par conséquent régulièrement constituée et inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Luxembourg; - les subventions sont attribuées sans contrepartie; du fait de l’absence de contrepartie, la subvention présente un	It is hereby agreed that: Preamble: Vice-Rectorate for Academic Affairs is responsible for the distribution of funding to the student associations of the University of Luxembourg in the form of subsidies in accordance to the following principles: - subsidies may only be granted to an association with legal status, i.e. one that is duly constituted and registered in the Luxembourg Trade and Companies Register - the subsidies are provided without counterpart ; due to the absence of counterpart, the subsidies are awarded on a discretionary basis, which means that the associations have no entitlement to the allowance or renewal of a subvention from one year to another;

caractère discrétionnaire, ce qui signifie que les associations n’ont aucun droit à l’attribution ou au renouvellement d’une subvention d’une année sur l’autre; - l’attribution des subventions versées par l'UL, sera justifiée par des considérations d’intérêt général pour le soutien de projets associatifs; - le montant des subventions présente un caractère forfaitaire.	- the allocation of the subsidies by the UL will be will be justified by considerations of general interest for the support of projects from the association; - the amount of the support is a fixed rate.
Article 1er - Objet de la convention : reconnaissance L’UL s’engage à reconnaitre officiellement au titre de l’année académique 2022-2023 l’a.s.b.l. au sein de l’UL. Celle-ci soutiendra la réalisation des actions entreprises par l’a.s.b.l. dans le cadre de son objet social tel que défini dans ses statuts et dans un but non lucratif. L’UL autorise l’a.s.b.l. à établir son siège au propre siège social de l’UL. L’UL peut résilier cette autorisation en cas de de dissolution de l’a.s.b.l., de non-exécution de ses obligations dans le cadre de la présente convention, de la réalisation d’actions incompatibles avec ses statuts ou de non-reconnaissance lors l’année académique suivante. Article 1bis – Objet de la convention : subvention L’UL s’engage également à verser au titre de l’année académique 2022-2023 une subvention de six cents euros (600,00 EUR), pour soutenir la réalisation des actions entreprises par l’a.s.b.l. dans le cadre cité ci- dessus (Art. 1).	Article 1 - Object of the convention: recognition The UL commits to officially recognise the a.s.b.l. within the University for the academic year 2022-2023. The UL will support the realization of the activities undertaken by the a.s.b.l. in the framework of its social objective as defined in its statutes and on a nonprofit basis. The UL authorises the association to establish its headquarters at the UL's own headquarters. The UL can revoke this authorisation in case of dissolution of the a.s.bl., of failure to execute its obligations in the framework of this convention, of the realization of actions inconsistent with its statutes or of non-recognition in the following academic year. Article 1bis – Object of the convention: subvention The UL also commits to transfer a subvention of six hundred euros (600.00 EUR) for the academic year 2022-2023, in order to help in the realisation of the activities undertaken by the a.s.b.l. in the framework listed above (Art. 1).
Article 2 – Paiement de la subvention Le paiement de la subvention est effectué par l’UL sur présentation d’une lettre de demande de subvention motivée, dont copie pour l'année en cours est jointe en annexe (Annexe 1) adressée à la Vice-Rectrice aux Affaires Académiques et accepté par ce dernier, sur le compte bancaire suivant de l'a.s.b.l : N° de compte IBAN : Code BIC : Nom de l’Etablissement Bancaire :	Article 2 – Payment of the subvention The payment of the subvention is made by the UL upon submission of a written request for said subvention. A copy of this written request for the current academic year will be submitted in Appendix 1, addressed to the Vice- Rector for Academic Affairs and accepted by the later, on the following bank account of the a.s.b.l.: IBAN: BIC: Name of the banking institution:

Article 3 - Obligation de documentation et d’information L’a.s.b.l. s’engage : - pour le 15 juillet de chaque année académique ➢ à adresser au Responsable du SEVE de l’UL un rapport financier détaillant par action réalisée l’ensemble des recettes et dépenses documentant clairement l’utilisation de fonds publics versés par l’UL à l’a.s.b.l. ➢ à établir un bilan des activités ayant eu lieu pendant l’année académique. - à tenir à disposition sur simple demande de l’UL, ainsi que de ses organes de contrôle, toutes pièces justificatives originales des dépenses réalisées sur base de la subvention versée par l’UL. Les sommes non utilisées et non engagées par l’a.s.b.l au cours de l’année académique, dans le cadre de la présente convention pourront être reportées et utilisées par l’a.s.b.l. l’année académique suivante dans le cadre de son objet social et dans un but non lucratif. L’a.s.b.l. et ses représentants reconnaissent avoir été informés que toute utilisation des fonds publics versés par l’UL peut être soumise au contrôle de la Cour des Comptes du Grand-Duché de Luxembourg.

Article 3 – Documentation and information requirement The a.s.b.l commits to the following: - By the 15th of July of each academic year ➢ Submit a detailed financial report to the Responsible of the SEVE at the UL, listing the revenue and expenditure for each action undertaken, which clearly documents the use of the public funding attributed to the a.s.b.l. by the UL ➢ Submit an overview of the activities undertaken during the academic year. - Have at their disposal, upon simple request from the UL or any other supervisory body, any original supporting documentation from any expenditure realised with the subsidies granted by the UL. Any funding that has not been used or committed by the a.s.b.l. during the academic year in the framework of this convention, can be reported and used by the a.s.b.l. during the next academic year as defined in its social objective and on a nonprofit basis. The a.s.b.l. and its representatives recognise having been informed that any use of public funding granted by the UL can be subjected to governmental supervision by the Court of Auditors of the Grand_Duchy of Luxembourg.

Article 3bis - Obligation de présence aux réunions du « Comité des Associations » L’a.s.b.l qui reçoit le financement de l’UL devient ipso facto membre du « Comité des Associations ». L’a.s.b.l s’engage à participer à toutes les réunions du « Comité des Associations» durant le semestre. Au moins un membre du comité de l’association, tel qu’inscrit dans les statuts qui ont été communiqués au « Bureau de la Vie Etudiante », doit être présent pour la durée intégrale de la réunion. L’absence aux réunions dont fait l’objet le présent article pourra être considérée par l'UL pour toute évaluation future de demande de subvention.

Article 3bis – Presence requirement to the meetings of the « Committee of Associations » The a.s.b.l that receives the funding of the UL becomes ipso facto member of the « Committee of Associations ». The a.s.b.l commits to attend all meetings of the « Committee of Associations» during the semester. At least one board member of the association, as listed in the statutes that have been submitted to the « Office of Student Life », must be present for the entire duration of the meeting. The absence to these reunions mentioned in this article can be taken into consideration by the UL for any future evaluation of a request for funding.

Article 4 – Protection des données personnelles Aux fins de la présente section, les termes "données à caractère personnel" "traitement des données à caractère personnel" "responsable du traitement" ont la signification de l'article 4 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). En tant que responsables individuels du traitement, chaque partie ne traitera les données à caractère personnel des personnes de contact et des représentants de l'autre partie que pour l’exécution et la gestion du présent accord. Les Parties s'engagent à respecter les exigences du Règlement sur la protection des données et notamment de préserver la confidentialité et la sécurité des données conformément à l'article 32 du RGPD. L’UL transmettra l’a.s.b.l les coordonnées (noms, prénoms, adresses e-mails) des étudiants qui ont consenti à cette transmission au moment de leur inscription. Les données à caractère personnel ont été collectées légalement et de manière transparente, de manière à permettre le traitement de ces données par chaque partie. Elles s'engagent à ne pas les utiliser à des fins autres que celles pour lesquelles elles ont été collectées et que celles-ci ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire pour la réalisation de ces finalités. Dans le cas où les parties souhaitent échanger des données à caractère personnel à l'avenir, dans le cas d'un traitement au nom et pour le compte d’un tiers ou si les parties déterminent conjointement le traitement des données à caractère personnel, elles s'engagent à le régir par un accord séparé.	Article 4 – Data Protection For the purposes of this section, the term "personal data" "processing of personal data", "data controller" shall have the meaning of Article 4 of the EU General Data Protection Regulations (GDPR). As individual data controllers, the parties shall process the personal data of the other Party's contact persons and representatives only for the purposes of the performance and management of this agreement. The Parties undertake to comply with the requirements of the data protection regulations and in particular to preserve the confidentiality and security of data in accordance with Article 32 of the GDPR. The UL will transmit to the a.s.b.l. the contact details (surnames, first names, e-mail addresses) of students who gave their consent to this transmission at the time of their registration. Personal data have been collected legally and transparently, so as to allow the processing of such data by each Party. They undertake not to use them for purposes other than those for which they were collected and that they will not be kept longer than necessary for the fulfilment of those purposes. In case the parties wish to exchange personal data, in the event of processing in the name and on behalf of a third party or if the parties jointly determine the processing of personal data, they undertake to conclude the necessary separate agreement.
Article 5 – Durée de validité de la convention La présente convention est établie pour l’entièreté de l’année académique, dès la signature en septembre jusqu’à septembre de l’année d’après.	Article 5 – Period of validity for this convention This convention is established for the entire duration of the academic year, from its signature in September until September of the following year.
Article 6 - Résiliation de la convention En cas de dissolution de l’a.s.b.l., de non-exécution de ses obligations dans le cadre de la présente convention, de la réalisation d’actions incompatibles avec ses statuts, l’UL peut suspendre ou remettre en cause la reconnaissance de l’association au titre de la présente convention.	Article 6 – Termination of the agreement In case of the dissolution of the a.s.bl., of failure to execute its obligations in the framework of this convention, of the realization of actions inconsistent with its statutes, the UL can suspend or question the recognition of the association in the framework of this convention.

Article 7 - Litiges Tout litige intervenant à l’occasion de l’exécution de la présente convention, ou à l’occasion de l’interprétation de ses dispositions, fera l’objet d’une recherche de conciliation. En cas de désaccord persistant, seuls seront compétents les tribunaux de la Ville de Luxembourg. En cas de divergence entre la version anglaise et la version française ou en cas de litige, la version française fait foi.

Article 7 - Disputes Any dispute in the execution of this convention or in the interpretation of its provisions will be submitted to a conciliation effort. In case of a persistent disagreement, the only competent entities will be the courts of the City of Luxembourg. In case of discrepancies between the English and French versions or in case of dispute, the French version shall prevail.

Fait en deux exemplaires à Esch-sur-Alzette, □ Annexe 1: copie de la lettre de demande de subvention motivée □ L’a.s.b.l. est nouvelle ou a modifié ses statuts depuis sa dernière demande de reconnaissance et soumet en annexe 2: Les statuts de l'a.s.b.l

Done in duplicate in Luxembourg, □ Appendix 1: a copy of the written request for the subvention □ The a.s.b.l. is new or has modified its statutes since its last recognition submission and therefore submits in Appendix 2: The statutes of the a.s.b.l

Date : Signatures :

Pour l’a.s.b.l. For the A.S.B.L.	Pour l’UL For the UL
	M. Xxxxxxx XXXXXX	Prof. Xx. Xxxxxxxxx XXXXX
Président/e de l’association President of the association	Responsable du SEVE Head of SEVE	Vice-rectrice aux affaires académiques Vice-rector for Academic Affairs