Conditions d’Adhésion et d’Utilisation du Portail ASPOne.fr Partie 1 - Conditions Générales

Conditions d’Adhésion et d’Utilisation du Portail XXXXxx.xx

Partie 1 - Conditions Générales

Dernière mise à jour le 24 septembre 2019

La société XXXXxx.xx propose des services par le biais d’un portail (ci-après le « Portail » ou « Portail XXXXxx.xx), accessibles depuis le réseau internet, en mode Software as a Service à partir du site internet xxx.xxxxxx.xx notamment des services de télédéclaration et télétransmission de données fiscales et sociales sous format EDI ou XML à des destinataires autorisés (ci-après les « Services »).

Le contrat est passé entre :

Un Client agissant tant en son nom qu’au nom et pour le compte de bénéficiaires (ci-après les « Bénéficiaires »).

Le Client peut être une entreprise, un tiers déclarant, un gestionnaire de patrimoine ou encore un organisme de gestion agrée, et plus généralement, toute entité inscrite au Registre du commerce et des sociétés ou au répertoire des métiers et disposant d’un numéro d’identification Siren.

Lorsque le Client n’est pas le bénéficiaire direct des services de la société XXXXxx.xx, il déclare être habilité à agir à l’effet des présentes, par un mandat écrit et signé de chaque Bénéficiaire, pour souscrire, en leur nom et pour leur compte, aux services de la société XXXXxx.xx et de réaliser toutes les démarches nécessaires à ces fins, dans les conditions du présent Contrat. Le Client se porte fort du respect des clauses du Contrat par les Bénéficiaires, à l’égard d’XXXXxx.xx.

Ci-après dénommé le « Client » ou « Adhérent » Et :

La société XXXXxx.xx, SAS au capital de 37 000 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Société de Nanterre sous le numéro 452 265 622, dont le siège est sis 116 rue de Silly à Boulogne Xxxxxxxxxxx (00), représentée par Madame Xxxxxxxx XXXXXXXXX, Directeur Général, dûment habilitée à l’effet des présentes.

Ci-après dénommée « XXXXxx.xx » ou le « Prestataire ».

Ci-après individuellement dénommées « la Partie » ou collectivement « Les Parties ».

ARTICLE 1 : DOCUMENTS CONTRACTUELS

Le contrat qui régit les relations contractuelles entre les Parties (ci- après le « Contrat » ou « Conditions d’Adhésion et d’Utilisation ») est composé des documents contractuels listés ci-dessous à l’exclusion de tout autre document et dans l’ordre décroissant :

- Le bon de commande (ci-après le « Bon de commande » ou « Formulaire d’adhésion »)

- Les conditions particulières (spécifiques à certains services optionnels)

- Les présentes conditions générales (applicables à tous les services XXXXxx.xx)

Les Conditions d’Adhésion et d’utilisation sont composées (i) des présentes conditions générales (ci-après « les Conditions Générales ») qui s’appliquent à l’ensemble des Services ayant fait l’objet de commandes passées par les clients et (ii) de conditions particulières (ci-après « les Conditions Particulières ») applicables à certains Services optionnels proposés par la société XXXXxx.xx et souscrits par le Client.

Ces documents contractuels s’expliquent mutuellement, toutefois en cas de contradiction entre eux le document de rang supérieur prévaudra.

Le Client renonce à l’application de ses propres conditions générales. Les stipulations prévues dans les factures ou bons de commande ne peuvent en aucun cas déroger aux stipulations des documents contractuels cités ci-dessus.

Le Contrat constitue l’entier et unique accord des Parties sur les dispositions qui en sont l’objet. Par conséquent, il remplace à

compter de son entrée en vigueur tout contrat, convention, échange de lettres ou accord verbal et autres négociations, y compris de précédentes versions des conditions d’adhésion qui auraient pu intervenir entre les Parties antérieurement à la date d’entrée en vigueur du Contrat et ayant le même objet, sauf désaccord exprès du Client formulé par lettre recommandée avec accusé de réception dans le délai de 15 jours à compter de la communication du présent Contrat à ce dernier.

ARTICLE 2 : DEFINITION

Les termes utilisés avec une lettre majuscule, au singulier ou au pluriel ont la définition stipulée ci-après :

« Anomalie » : couvre les défauts de conception qui empêche une ou plusieurs fonctionnalités du Portail de fonctionner, et qui ne trouvent pas leur source dans une mauvaise utilisation du Portail.

« Avis de dépôt signé (ADS) » : Avis généré par le Portail lors de la prise en charge d’un message déposé sur le Portail.

« Avis de retour/réception signé (ARS) » : Avis généré par le Portail de la réception d’un compte-rendu du Destinataire final.

« Avis de conformité syntaxique (ACS) » : Avis signé généré par le Portail lorsque l’ensemble des déclarations reçues dans un message ont été contrôlées syntaxiquement et traitées selon leur conformité (soit routées à leurs destinataires soit non-envoyées).

« Avis d’Information signé (AIS) » : Avis signé généré par le Portail lorsque des données doivent être mises à disposition du bénéficiaire par le(s) destinataire(s) en fonction de certaines téléprocédures (REQUETE / DSN / …).

« Bénéficiaires » ou « Adhérents » ou « Abonnés » : désigne toute personne morale, client du Client, filiale et/ou société sœur du Client ou encore une filiale et/ou société sœur du client du Client, ayant donné le mandat écrit et signé au Client d’agir en son nom et pour son compte pour la souscription et l’exécution des Services XXXXxx.xx dans les conditions du présent Contrat. Le terme « Client » utilisé dans le Contrat désignera également les Bénéficiaires dont le Client se porte-fort et garantie le strict respect des conditions du Contrat. Les Bénéficiaires ne feront aucune réclamation ou ne participeront, directement ou indirectement, à aucune action ou à aucun procès à l’encontre du Prestataire dans le cadre du Contrat, résultant du Contrat ou en rapport avec celui- ci. Les Bénéficiaires adresseront toutes les communications relatives au Contrat par l’intermédiaire du Client et non directement à destination du Prestataire. Le Client est entièrement et exclusivement responsable de l’exécution de ses obligations et de celles des Bénéficiaires au titre du Contrat. Aucune disposition de la présente définition ne libère le Client de ses obligations ou n’accroît les obligations du Prestataire nées du Contrat. Le Client pourra notifier, par lettre recommandée avec accusé de réception, l’entrée ou la sortie d’un Bénéficiaire à tout moment sans autre formalité en cas de non-respect des dispositions du présent Contrat.

« Cahier des charges » : document établi par le Destinataire précisant les conditions et modalités requises pour procéder aux télédéclarations.

« Client » : désigne la personne morale, ayant signé le présent Contrat avec la société XXXXxx.xx, relatif aux Services fournis par XXXXxx.xx par le biais du Portail.

« Format EDI » : désigne l’échange de données informatisées ou encore le transfert électronique d’un ordinateur à un autre, de données sous la forme d’un message EDI structuré conformément à des normes agrées et cahiers de charges. Les procédures et les mesures de sécurité attachées au mode EDI comprennent la vérification de l’origine, la vérification de l’intégrité, la non- répudiation de l’origine et de la réception, ainsi que la confidentialité des messages EDI.

« Internet » : réseau informatique mondial, reposant sur le système d’adresses global des protocoles de communication TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol) et qui rend accessible au public une multitude de services comme le World Wide Web et la transmission de données.

« Partenaire EDI » : désigne l’entité ayant reçu de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) l’habilitation lui permettant de communiquer à cette dernière les Télédéclarations en y apposant le numéro d’agrément attribué.

« Progiciel » : programme(s) informatique(s) standards, composants le Portail XXXXxx.xx, mis à disposition du Client dans les conditions prévues au présent Contrat.

« Portail » ou « Portail XXXXxx.xx : désigne la solution, sur laquelle la société XXXXxx.xx dispose des droits de propriété intellectuelle, intégrant notamment des progiciels, bases de données, pouvant constituer des œuvres de l’esprit, à partir de laquelle sont proposés des Services d’intermédiation (principaux et optionnels). Le Portail est accessible depuis le réseau internet, à

partir du site internet xxx.xxxxxx.xx, et permet notamment de bénéficier de Services de télédéclaration et télétransmission de données fiscales et sociales sous Format EDI ou XML à des Destinataires autorisés. Des Services optionnels, tels que le Service d’Archivage à Valeur Probatoire et le Coffre-fort numérique peuvent également être souscrits par le Client.

Le Portail est accessible à distance, en mode Software as a service (SaaS) depuis un ordinateur, tablette et mobile. Trois modes d’accès aux Services sont possibles : par webservices UpV@lue – https/smtp-s - Portail Web marque blanche. Tout accès en marque blanche fait l’objet d’un Contrat séparé avec le Client.

« SaaS » ou « Software as a Service » : désigne le mode d’accès à distance au Portail par le réseau internet et d’utilisation des Services d’XXXXxx.xx.

« Format XML » : désigne le format attendu par le traducteur XML- EDI d’XXXXxx.xx conformément au cahier des charges d’XXXXxx.xx disponible sur le site internet xxx.xxxxxx.xx

« Utilisateur » : désigne toute personne physique rattachée au Client et/ou aux Bénéficiaires, habilitée à accéder et utiliser le Portail XXXXxx.xx.

« Destinataire » : désigne les personnes physiques ou morales autorisées à recevoir les données fiscales et sociales du Client et/ou des Bénéficiaires, à partir du Portail XXXXxx.xx. Il s’agit en particulier de la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP), des organismes de Gestion agrées, des organismes sociaux (URSSAF, Pôle Emploi, les Caisses de retraites, les instituts de prévoyance), le GIP MDS, les établissements de paiement ou encore des experts-comptables et avocats du Client et/ou des Bénéficiaires.

« Téléprocédures » : désignent les procédures de déclaration disponibles sur le Portail XXXXxx.xx : TVA – TVS TDFC - PAIEMENT - IR - REQUETE – DSI etc. La liste complète des téléprocédures disponibles est celle indiquée sur le site xxx.xxxxxx.xx

ARTICLE 3 : OBJET DU CONTRAT

Le Contrat a pour objet de définir les conditions dans lesquelles XXXXxx.xx :

• concède au Client un droit d’accès et d’utilisation en mode SaaS aux Services souscrits dans le Bon de commande (ci- après « Services ») et disponibles sur le Portail ;

• fournit au Client des prestations associées d’hébergement, de maintenance du Portail et de service support.

ARTICLE 4 : FORMATION DU CONTRAT

Après avoir pris connaissance des Services proposés par XXXXxx.xx, lesquels sont présentés en détail sur son site internet : xxx.xxxxxx.xx, le futur client fait une demande d’adhésion depuis l’espace « Inscription » du site de la société XXXXxx.xx et fourni dans le cadre de cette demande, les informations préalables obligatoires demandées (telles que le n° SIRET, la raison sociale, les coordonnées, etc), la sélection des Services souhaités.

Lors de sa demande d’adhésion, le futur client prend connaissance et accepte en cochant la case prévue à cet effet, les présentes Conditions d’Adhésion.

Chaque Client ne peut créer qu’un seul compte principal. Il garantit que les informations renseignées sont exactes, sincères et à jour. Tous les champs présents dans le formulaire doivent être renseignés à l’exception des champs indiqués comme facultatifs. Tout défaut de réponse aura pour conséquence la non-création de compte.

Une fois ces étapes passées avec succès, le futur client est invité à éditer le Bon de commande dûment rempli (ou encore dénommé

« Formulaire d’adhésion »), à le signer en original, joindre les justificatifs requis, ainsi que le règlement relatif aux Services souscrits (par chèque ou prélèvement SEPA) et à renvoyer les éléments à l’adresse suivante : « Service Adhésion XXXXxx.xx » –

000 xxx xx Xxxxx 00000 Xxxxxxxx Xxxxxxxxxxx ou par courrier électronique si le mode de règlement prévu est le règlement SEPA. Après examen de la demande d’adhésion, XXXXxx.xx valide la demande en adressant au Client un mail de notification l’informant que sa demande d’adhésion a été acceptée et que son compte a été créé. Le Client est invité à se connecter à l’interface de connexion du Portail grâce à son adresse électronique et au mot de passe choisi lors de son adhésion au Portail.

Le Client déclare être parfaitement informé des Services fournis par XXXXxx.xx, objet du Contrat, et reconnait que le Prestataire a été à son entière disposition pour l’informer de tout ce qui était déterminant selon les besoins exprimés par le Client.

Le Contrat est réputé formé dès la réception par le Client du mail de notification d’ouverture de compte adressé par XXXXxx.xx.

Le Client a la possibilité, après la formation du Contrat, de souscrire à tout moment auprès du Prestataire, à des Services optionnels disponibles sur le Portail, lesquels peuvent faire l’objet, le cas échéant, de l’application de Conditions Particulières, en complément des présentes Conditions Générales.

Il est précisé que le Contrat n’est pas soumis au Code de la Consommation dès lors que les services proposés par le Prestataire s’adressent uniquement à des Clients agissant à des fins professionnelles.

Il est par ailleurs dérogé aux dispositions des articles 1127-1 et 1127-2 du Code civil sur les contrats conclus par voie électronique.

ARTICLE 5 : CONDITIONS D’ACCES - COMPTES ET UTILISATION DU PORTAIL

Pour accéder au Portail une fois la demande d’adhésion validée par XXXXxx.xx, le Client est invité à se connecter à son espace privé accessible à partir du site xxx.xxxxxx.xx grâce à son compte XXXXxx.xx et au mot de passe choisi lors de son adhésion.

Le Client bénéficie d’un accès au Portail avec son compte principal en mode administrateur pour lui permettre d’assurer la gestion des éventuels comptes secondaires et le paramétrage des droits de ces derniers. Le Client est informé que chaque compte secondaire doit correspondre à un compte Utilisateur nominatif.

Le compte principal correspond au compte crée par le Client lors de sa demande d’adhésion et permet selon les Services souscrits, la création des comptes secondaires par ce dernier lorsqu’il agit au nom et pour le compte de Bénéficiaires.

Le compte principal permet de superviser et administrer les comptes secondaires (modification, clôture). Il peut limiter les types de procédures utilisables par chaque compte secondaire. Il peut suivre l'envoi des messages de tous les comptes.

Les comptes secondaires permettent d'adapter la configuration en fonction d'une organisation géographique (multi-sites – filiales d’un groupe) ou d'une organisation de travail interne (par groupe de compétence ou secteur). Les comptes secondaires permettent ainsi de répartir les envois de manière organisée.

Le nombre de comptes secondaires souscrits peut évoluer selon les besoins du Client en cours d’exécution du Contrat, sur demande du Client.

La politique de gestion des comptes principaux et secondaires et des droits d’accès demeure sous l’entière et exclusive responsabilité du Client.

Chaque compte (principal ou secondaire) bénéficie d’un identifiant et d’un mot de passe. Ces derniers sont strictement confidentiels. Le Client et Bénéficiaires s’engagent à les conserver secrets, à ne pas les divulguer sous quelque forme que ce soit et s’interdisent de les céder à des tiers non autorisés. Toute perte, détournement ou utilisation des identifiants et mot de passe relèvent de la seule et entière responsabilité de ces derniers.

Le Client s’engage à informer XXXXxx.xx, par tout moyen et dans les meilleurs délais, en cas de :

- vol ou perte d’identifiant ou mot de passe suite à un piratage ;

- perte de tout terminal permettant à un tiers ne disposant d’aucun droit au titre des présentes, d’accéder directement ou indirectement au Portail ;

- piratage d’un ou plusieurs terminaux permettant l’accès au Portail ; Le Client et les Bénéficiaires s’engagent à ne pas utiliser le Portail notamment pour :

-effectuer de la publicité non autorisée ;

-stocker, transmettre tout contenu non autorisé, qui serait illégal ou qui pourrait être constitutif d’incitation à la réalisation de crimes et délits, de diffamations et injures, d’atteinte à la vie privée, ou encore d’actes mettant en péril des mineurs ;

-transmettre tout contenu qui violerait le droit au respect de la vie privée, le droit à l’image, tout droit de propriété intellectuelle notamment tout brevet, marque déposée, droit d’auteur, secret de fabrication ou tout autre droit appartenant à autrui ;

-transmettre tout contenu contenant des virus informatiques ou tout autre code, dossier ou programme conçus pour interrompre, détruire ou limiter la fonctionnalité de tout logiciel, ordinateur, ou outil de télécommunication sans que cette énumération ne soit limitative ;

-violer, intentionnellement ou non, toute loi, réglementation nationale, internationale en vigueur et toute déontologie applicable. XXXXxx.xx se réserve le droit de désactiver ou de supprimer tout compte ne respectant pas les présentes conditions.

ARTICLE 6 : DESCRIPTION DES SERVICES LOGICIELS DU PORTAIL ET DES SERVICES ASSOCIES

6.1 SERVICES LOGICIELS PRINCIPAUX ET OPTIONNELS

Les Services accessibles depuis le Portail XXXXxx.xx sont les suivants :

a) Services principaux

- la télédéclaration au format EDI et la télétransmission de ces dernières aux Destinataires, l’échange de messages, la consultation des documents disponibles sur le Portail ;

- l'émission, à réception des dépôts, d'un Avis de Dépôt Signé (ADS) puis, après traitement des messages, d'un Avis de Conformité Signé (ACS);

- la tenue et conservation d’une liste récapitulative des messages reçus et émis et de leurs anomalies éventuelles ;

- l’émission vers les Destinataires concernés à partir des instructions figurant dans les dépôts reçus ;

- l’émission d’un Accusé de Réception Signé (ARS) contenant les statuts et le compte-rendu des Destinataires ;

- l’émission d’un avis d’information signé (AIS). Le déclenchement de l’AIS dépend des téléprocédures mises en œuvre. L’AIS contient notamment des informations complémentaires mise à disposition par les Destinataires ;

- l’espace de suivi et de consultation ;

- la création des comptes secondaires et la gestion des droits ;

- les alertes simples ;

- la boite de messagerie.

b) Services optionnels

- le service web-déclarations : permet d’effectuer sa télédéclaration par une saisie en ligne ;

- le Service d’archivage électronique (SAE) des documents du Portail pendant 10 ans - 5 ans pour les relevés bancaires) ;

- le Coffre-fort numérique (CFN) ;

- le traducteur au format XML-EDI ;

- les web-services de la gamme up@value;

- les alertes évoluées : permet de recevoir des alertes par mail jusqu’à trois adresses définies. Il existe cinq (5) types d’alertes :

• alertes sur les messages de services négatifs (ACS / ARS)

• alertes sur multiples paiement fiscal

• alertes sur échéances

• alertes libres

• alertes sur Accusé de Réception Signé Positif (ARS Positif).

Ces alertes sont adressées à titre purement informatif et viennent en complément des mails et messages envoyés au Client ou disponibles dans l’espace privé du Portail et elles ne se substituent pas à ces derniers. Ces alertes sont uniquement des rappels à l’attention du Client, en aucun cas la responsabilité d’XXXXxx.xx ne pourra être engagée si le Client reste inactif suite à ces alertes.

En tout état de cause il appartient au Client de procéder à leurs télédéclarations en temps utile, en aucun cas les alertes ou leur absence ne peuvent se substituer aux obligations du Client.

- XXXXxx.xx propose également à ses clients un service de mise à disposition de relevés bancaires à des fins de consultation sur le Portail. A ce titre, il est précisé que ce service optionnel suppose nécessairement et au préalable, que le Client contractualise directement avec son partenaire, la société BUDGET INSIGHT SAS, aux fins de réalisation du service d’information sur les comptes

« Budgea Bank » (récupération et agrégation des données bancaires), conformément à la directive européenne n° 2015/2366 du 25 novembre 2015 relative aux services de paiement (ci-après la DSP2).

La société BUDGET INSIGHT, au capital de 23 950 euros, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés d’Evry sous le numéro 000 000 000, et dont le siège social est sis 0 xxx xx xx Xxxxx Xxxxxx, 00000 Xxxxxxxxx, est immatriculée en tant qu’établissement de paiement auprès de l’Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution (ACPR) sous le numéro 16948.

Le Client est informé qu’une fois le service d’information sur les comptes réalisé, la société BUDGET INSIGHT transfère à XXXXxx.xx de manière sécurisée les relevés bancaires récupérés, pour leur mise à disposition sur le Portail.

Le descriptif détaillé des Services de la société XXXXxx.xx est consultable sur le site internet xxx.xxxxxx.xx

6.2 SERVICES ASSOCIES

Le Prestataire fournit au Client les services associés suivants :

-l’hébergement du Portail et des données et fichiers qu’il contient ;

-la maintenance corrective et évolutive du Portail (hors demande du Client) ;

-le service support.

Le Prestataire réalise la maintenance corrective du Portail et le service support associé.

La maintenance corrective vise la correction des Anomalies intervenues lors de l’utilisation du Portail.

La maintenance corrective n’est pas applicable en cas de :

- refus du Client de collaborer avec le Prestataire dans la résolution des Anomalies et notamment de répondre aux questions et demandes de renseignement émises par le service support ;

- utilisation du Portail non conforme à sa destination ou aux instructions données par le Prestataire, en particulier, si l’Anomalie est due à un évènement ou environnement placé sous le contrôle du Client, Bénéficiaire ou d’un Utilisateur ;

- installation de tous logiciels, progiciels ou systèmes d’exploitation incompatibles avec le Portail ;

- défaillance des réseaux de communication électronique ;

- acte volontaire de dégradation, malveillance, sabotage ;

- détérioration due à un cas de force majeure ;

- manquement du Client, d’un Bénéficiaire, d’un Utilisateur à ses obligations contractuelles.

Un service support est disponible au Client par courrier électronique dont l’adresse figure sur le site internet et, par téléphone (numéro figurant sur le site (prix d’un appel local depuis un poste fixe) pendant les heures d’ouverture, du lundi au vendredi, de 8h30 à 12h30, et de 13h30 à 18h00 du lundi au jeudi, le vendredi, la permanence s'arrête à 17h00 (fermé les samedis, dimanches et jours fériés).

Le Prestataire pourra interrompre les Services occasionnellement pour des travaux de maintenance et/ou d’amélioration, et ce sans que le Client ne puisse réclamer aucune indemnité.

Le Prestataire mettra en œuvre tous les efforts commercialement raisonnables pour assurer la disponibilité du Portail, sauf pendant les périodes de maintenance.

Pour garantir la sécurité du Portail et son bon fonctionnement, le Prestataire se réserve la possibilité de limiter les caractéristiques techniques d’accès au Portail et notamment les débits de transfert des fichiers, les modalités d’accès ou encore de bloquer tout accès provenant de réseaux ou d’adresses IP considérés comme non sécurisés ou malveillants.

Le Prestataire se réserve la possibilité de modifier les fonctionnalités du Portail, notamment de supprimer, d’ajouter des services, de faire évoluer l’hébergement, les performances et disponibilités du Portail. Le Client est informé par courrier électronique de toute modification de nature à dégrader ou diminuer de manière substantielle le Portail, au moins trente (30) jours ouvrés avant la mise en œuvre de la modification. Le Client pourra dans ce cas résilier le Contrat par courrier recommandé avec accusé de réception, dans un délai de trente (30) jours à compter de la notification de la modification.

ARTICLE 7 : PREREQUIS TECHNIQUES

Les prérequis techniques désignent les moyens techniques que le Client doit mettre en place pour permettre le bon fonctionnement des Services souscrits.

Le Client s’engage à mettre en œuvre ces prérequis sous leur entière et exclusive responsabilité.

Les prérequis sont indiqués sur le site internet d’XXXXxx.xx. Le Client déclare en avoir pris connaissance et les accepter avant d’adresser sa demande d’adhésion au Prestataire. Ils sont notamment (liste non exhaustive) les suivants :

- un accès à Internet : ligne sécurisée ou tunnel IPSec

- un certificat SSL afin d’assurer une connexion sécurisée entre le Portail et les Services et le navigateur du Client et des Bénéficiaires,

- la compatibilité entre les logiciels utilisés par le Client (ex : logiciels de gestion – logiciel de comptabilité) et le Portail XXXXxx.xx,

- la configuration des adresses de messagerie et adresses destinataires,

Par ailleurs, préalablement à l'utilisation du service de télédéclaration, le Client devra avoir opté pour la ou les téléprocédures qu'il entende utiliser, conformément à la

réglementation en vigueur. Le Client est averti qu'il doit, dans le cadre du service de télédéclaration et pour chaque téléprocédure, utiliser un logiciel agréé qu'ils doivent se procurer à leurs frais s'ils n'en possèdent pas, et/ou utiliser la fonctionnalité web-déclarations (saisie en ligne de la télédéclaration et du télérèglement associé) disponible sur le Portail pour les téléprocédures concernées.

ARTICLE 8 : OBLIGATIONS DES PARTIES

8.1 OBLIGATIONS RECIPROQUES

Les Parties s’engagent à collaborer étroitement afin de permettre la bonne exécution des Services souscrits.

Les Parties s’engagent à s’apporter mutuellement aide et assistance pour pallier rapidement à toutes difficultés ou incidents pouvant survenir.

8.2 OBLIGATIONS GENERALES DU PRESTATAIRE

Dans le cadre de son obligation de conseil et d’assistance à l’égard du Client, le Prestataire s’engage à communiquer les informations relatives aux Services offerts depuis le Portail. Cette communication est faite notamment de manière électronique depuis le site internet d’XXXXxx.xx.

Le Client reconnait avoir pris connaissance de ces informations et déclare les accepter sans réserve.

Le Client reconnait et accepte également que le Prestataire peut apporter toute modification, mises à jour, nouveau service, nouvelles fonctionnalités à tout moment au Portail contribuant à l’amélioration générale des services.

8.3 OBLIGATIONS GENERALES DU CLIENT

Le Client est seul responsable des prérequis techniques visés à l’article 7 ainsi que du contenu qu’il met sur le Portail. En aucun cas la responsabilité du Prestataire ne pourra être engagée à ce titre. Le Client s’engage à utiliser le Portail et les Services souscrits dans le strict respect des termes et conditions du Contrat et ce, notamment, conformément aux informations et documentations disponibles sur le site internet d’XXXXxx.xx. Plus précisément, le Client s’engage, en sa qualité de responsable du contenu, à ne pas utiliser le Portail et les Services souscrits à des fins illicites ou immorales, ou en violation d’une obligation légale, réglementaire et/ou déontologique.

De manière générale, le Client s’engage à ce que l'utilisation du Portail et des Services ne cause pas de dysfonctionnements, perturbations et/ou une saturation de celle-ci.

Le Client fait son affaire de la conclusion de contrats avec des fournisseurs d’accès à Internet pour accéder de manière sécurisée au Portail.

Le Client est, par ailleurs, exclusivement responsable des obligations pouvant lui incomber et qui sont propres à ses activités et déclare à ce titre se conformer aux règlementations et déontologies qui lui sont applicables. Le Prestataire décline toute responsabilité à ce titre.

Dans le cadre de l’utilisation du Service de télédéclaration, le Client devra impérativement réaliser les dépôts sur le Portail au plus tard douze (12) heures avant l'heure limite de dépôt des déclarations fixée par les Destinataires. A défaut, XXXXxx.xx ne pourra en aucun cas être tenu responsable d’un retard de télédéclaration.

XXXXxx.xx accuse réception de chaque dépôt réalisé par le Client en adressant à l'adresse de messagerie du compte, un Avis de Dépôt Signé (ADS) comportant en pièce jointe une copie de son message signé électroniquement. Le Client sera averti par courrier électronique dans le cas où le message serait illisible ou s'il ne comportait pas la pièce jointe requise.

XXXXxx.xx procède au contrôle automatique de la conformité des télédéclarations au regard du cahier des charges de leur Destinataire.

A l'issue de ce contrôle, le Client reçoit sur la messagerie du compte, un Avis de Conformité Signé (ACS).

L'ACS averti le Client dans le cas où les télédéclarations comporteraient des anomalies bloquantes, c'est-à-dire des erreurs ou non conformités ne permettant pas le traitement ou l'envoi aux Destinataires de la télédéclaration.

En tout état de cause, il appartient au Client de :

- consulter très régulièrement son espace de suivi ainsi que sa messagerie ;

- prendre connaissance des ADS, des pièces jointes et s’assurer que celle-ci est identique au dépôt ;

- prendre connaissance des ACS, et en cas d’avis négatif, de consulter la liste et la description des anomalies et de réaliser sur le Portail XXXXxx.xx, un nouveau dépôt comportant les télédéclarations corrigées dans les délais impartis,

- avertir XXXXxx.xx dans les meilleurs délais de toute anomalie constatée ;

- régulariser, si nécessaire, un nouveau dépôt corrigé.

L’inexécution des diligences requises par le Client entraînera une exonération de la responsabilité du Prestataire quant aux dommages qui pourraient en résulter.

Aucune télédéclaration ne sera envoyée aux Destinataires concernés tant que le Client n’aura pas reçu d’ACS positif. Il est vivement conseillé au Client de prévoir un délai suffisant avant l’heure limite de dépôt des télédéclarations pour tenir compte des erreurs possibles dans les dépôts et des délais nécessaires pour effectuer les corrections.

Le format des fichiers acceptés en entrée et en sortie du service est uniquement celui défini par les cahiers des charges élaborés par les Destinataires ou ceux autorisés par le Portail.

La procédure de dépôt sera considérée comme terminée à chaque ADS ou ACS pour les dépôts ou les télédéclarations rejetés. Il appartiendra au Client de refaire les dépôts dans les délais prévus ci-dessus.

Le Client garantit la véracité et l’exactitude de toutes les informations qu’il communique à XXXXxx.xx lors de l’utilisation des Services.

Le Client s’engage à fournir à XXXXxx.xx des adresses électroniques valides, la responsabilité d’XXXXxx.xx ne pourra pas être engagée si les adresses électroniques communiquées ne sont pas ou plus valides.

Le Client s’engage à prendre toutes les mesures appropriées afin de protéger les données et/ou logiciels stockés sur son équipement informatique et sur son système d’information de toute contamination par des virus ou de toute autre tentative d’intrusion par des tiers ou par toute personne non autorisée.

Le Client s’engage à ne pas envoyer ou déposer sur le Portail des fichiers contenant des virus ou programme similaire susceptible d’altérer, d’interrompre, d’endommager le Portail.

Par ailleurs, le Client s’engage à ne pas collecter, transmettre ou stocker, des données personnelles relatives aux Utilisateurs ou à des tiers en violation des règles relatives à la protection des données personnelles.

Le Client s’engage à avertir XXXXxx.xx dans les plus brefs délais de tout dysfonctionnement des services objet des présentes.

XXXXxx.xx assurera le respect des plannings impartis au Client par les Destinataires et lui transmettra les informations dans les délais impartis à la condition que, d’une part, XXXXxx.xx reçoive la transmission des données du Client au plus tard douze (12) heures avant l'heure limite de dépôt des déclarations, et où d’autre part, le Client a respecté ses obligations résultant du présent Contrat et des cahiers des charges élaborés par les organismes ou administrations destinataires, ce qui suppose la délivrance d'un ACS positif par XXXXxx.xx.

ARTICLE 9 : PROPRIETE INTELLECTUELLE

XXXXxx.xx est et demeure titulaire des droits de propriété relatifs à tout élément du Portail et des Services associés mis à disposition du Client, dans le cadre du Contrat.

Le Client reconnait que le Contrat ne lui confère aucun droit de propriété sur le Portail et ses composants. La mise à disposition du Portail dans les conditions prévues au Contrat ne saurait être analysée comme la cession d’un quelconque droit de propriété intellectuelle au bénéfice du Client et des Bénéficiaires, au sens du Code français de la propriété intellectuelle.

Ainsi, le droit d’accès et d’utilisation concédé au titre du présent Contrat est exclusif de tout transfert de droits de propriété intellectuelle. Ceci concerne en particulier les droits visés aux articles L 122-1, L 122-6, L 122-7 du Code de la Propriété Intellectuelle.

Le Prestataire concède au Client pendant toute la durée du Contrat et pour le monde entier, un droit d’accès et d’utilisation non exclusif, sous la forme d’un nombre prédéfini de comptes (un compte principal et un ou plusieurs compte(s) secondaire(s)) correspondant aux Services souscrits, ce droit étant non exclusif, non cessible et non transférable. Le nombre de comptes secondaires souscrits peut évoluer en cours d’exécution du Contrat, à la demande du Client, et selon les besoins.

Le Client ne pourra en aucun cas mettre le Portail à disposition d’un tiers autre qu’un Bénéficiaire ou Utilisateur autorisé, et s’interdit strictement toute autre utilisation en dehors de l’objet du présent Contrat, en particulier toute reproduction, adaptation, modification, représentation, traduction, arrangement, diffusion, décompilation, sans que cette liste soit limitative.

Le Client s’engage à ne pas porter atteinte de quelque manière que ce soit aux droits du Prestataire sur le Portail et à ne pas procéder à des actes susceptibles d'avoir pour conséquence de contrefaire tout ou partie de tout élément ou composant dudit Portail.

Le Client est avisé du fait qu’une utilisation du Portail non conforme aux dispositions des présentes, l’expose à une action judiciaire (concurrence déloyale, contrefaçon, etc.).

Conformément à l’article L 122-6-1 du Code de la Propriété Intellectuelle, le Prestataire se réserve le droit de corriger les éventuels dysfonctionnements du Portail afin qu'il fonctionne conformément à sa destination, ceci dans le cadre des services de maintenance.

Le Client demeure en tout état de cause responsable envers le Prestataire de tout manquement aux engagements qui précèdent, qu’il résulte de son fait, d’un bénéficiaire, d’un utilisateur ou du fait de leurs préposés et/ou prestataires.

Le Prestataire est amené à utiliser des Progiciels /logiciels préexistants pour lesquels il a obtenu des droits nécessaires à leur utilisation.

En particulier, le Client est informé que le Portail est susceptible d’utiliser des modules ou bibliothèques dites « libres » ou « open source ».

Le Client est informé que les licences relatives à ces modules ou bibliothèques peuvent contenir des exclusions pures et simples de toutes garanties. Dans ce cas, le Client accepte que le Prestataire ne puisse leur conférer plus de garantie qu’il n’en tient lui-même des licences de ces modules ou bibliothèques. Le Prestataire exclut par conséquent toute garantie relative aux modules ou bibliothèques dites « libres » ou « open source » dont les licences contiendraient une exclusion de garantie.

ARTICLE 10 : CONDITIONS FINANCIERES

Les conditions tarifaires relatives aux Services du Portail sont celles figurant dans la grille de tarification sur le site internet de la société XXXXxx.xx lors de la demande d’adhésion du Client.

Tous les prix sont exprimés en Euros hors frais, hors taxes et majorés de la TVA ou autre taxe applicable au taux en vigueur.

Les prix des Services souscrits sont payables d’avance, selon les modalités indiquées dans la demande d’adhésion, par chèque ou prélèvement SEPA.

La facturation des Services souscrits est annuelle à la date anniversaire du Contrat, sauf indication contraire convenue entre les Parties.

Le Client ne peut en aucun cas compenser, réduire ou modifier les prix ni en suspendre le paiement de manière anticipée.

Toute période annuelle commencée est entièrement due.

Conditions particulières relatives aux télédéclarations :

Lors de la demande d’adhésion, le Client souscrit à une quantité estimée de télédéclarations à effectuer sur les douze (12) mois à venir. Dans le cas d’une utilisation de ce Service dépassant la quantité souscrite initialement, une facture de régularisation est alors établie et adressée au Client à la fin de l’échéance annuelle. XXXXxx.xx facture les dépassements au tarif alors en vigueur. Pour les années suivantes, et sauf demande contraire du Client, la quantité appliquée pour l’année n+1 correspond à la quantité de télédéclarations réalisées l’année précédente.

Spécifiquement, concernant le Service des Relevés Bancaires (option), la facturation s’effectuera mensuellement à terme échu par prélèvement SEPA.

Les prix des Prestations sont révisés au bon vouloir du Prestataire, le 1er janvier de chaque année et pour la première fois le 1er janvier de l’année suivant la signature du Contrat, par application de la formule de révision suivante :

Pn = Po x (Sn/So) Dans laquelle :

Pn = représente les prix recalculés et applicables

pour l’année

Po = représente les prix initiaux

Sn = représente le dernier indice Syntec connu au jour de la révision des prix

So = représente l’indice Syntec connu au jour de l’entrée en vigueur du Contrat.

En cas de disparition de l’indice Syntec, les Parties détermineront d’un commun accord la nouvelle référence. Ce nouvel indice devra être choisi de telle sorte qu’il soit le plus proche possible de l’indice disparu et qu’il respecte l’esprit des Parties ainsi que les obligations légales en vigueur en matière d’indexation.

Le nouveau prix sera appliqué automatiquement au Forfait, après la date de la révision tarifaire.

En cas de retard de paiement, total ou partiel, le Prestataire se réserve le droit de manière cumulative de :

 réclamer le versement d’intérêts de retard dont le montant sera calculé par application d’un taux d’intérêt fixé à trois (3) fois le taux de l’intérêt légal en vigueur,

 suspendre l’exécution du Contrat, relevant ou non des factures en attente de règlement, quinze (15) jours après une mise en demeure adressée au Client restée sans suite, sans que cette suspension ne puisse être considérée comme une résiliation du contrat, ni qu’elle ouvre droit à une quelconque indemnisation pour le Client,

 pourra résilier de plein droit le Contrat dans les conditions prévues à l’article - Résiliation pour manquement.

Par ailleurs, en cas de retard de paiement, le Prestataire pourra réclamer le versement d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40 Euros conformément à l’article D 441-5 du Code de commerce. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, le Prestataire peut demander une indemnisation complémentaire, sur justification.

ARTICLE 11 : RESPONSABILITE

Chacune des Parties est responsable de l'exécution des obligations qui lui incombent au titre du Contrat.

Le Prestataire est soumis, pour l’exécution du Contrat, à une obligation générale de moyens.

La responsabilité du Prestataire ne pourra être mise en cause que pour des dommages directs qui lui seraient imputables au titre de l’exécution ou de l’inexécution, même partielle, de ses obligations au titre du Contrat, étant précisé que les dommages indirects sont exclus.

Ainsi, la responsabilité du Prestataire ne pourra être recherchée pour tout préjudice indirect, tel que notamment la perte de données, une inexactitude, ou corruption de fichiers ou de données, la perte d’une chance, le trouble à l’image ou tout autre dommage spécial ou évènements en dehors de son contrôle ou de tout fait ne lui étant pas imputable.

Le Prestataire n'est responsable que des tâches expressément mises à sa charge dans le présent Contrat. Le Prestataire ne saurait être tenu responsable de quelque manière que ce soit de l'utilisation faite par le Client et/ou les Bénéficiaires du Portail, ni du contenu des données qui sont introduites dans le Portail.

Dans le cas où le Client intervient au nom et pour le compte de Bénéficiaires, il se porte-fort et garantit le Prestataire contre toutes les conséquences dommageables pouvant découler d’une inexécution contractuelle d’un ou plusieurs Bénéficiaire(s). Le Client demeure à l’égard du Prestataire l’unique responsable de l’exécution de la totalité du Contrat.

Le Client garantit le Prestataire de toute action contentieuse qui pourrait être dirigée contre lui à l’occasion de ses propres activités et/ou celles des bénéficiaires. En cas d’action engagée par un tiers à l’encontre du Prestataire, le Client prendra à sa charge sans délai toutes les conséquences financières découlant de cette action (frais, honoraires, dommages et intérêts, etc.).

Le Prestataire ne garantit pas la continuité et la qualité des liaisons de communication, et notamment les défaillances d’accès à Internet, lesquelles ne sont pas à la charge du Prestataire. Ainsi, la responsabilité du Prestataire ne peut être engagée en cas de dysfonctionnement de ces réseaux de communication qui auraient entrainé des retards dans le fonctionnement du Portail et/ou une perte ou destruction, totale ou partielle, des données.

XXXXxx.xx ne peut garantir l’absence d’erreur ou dysfonctionnement du Portail et des Services souscrits ni que ces derniers répondent aux besoins spécifiques ou particuliers du Client.

XXXXxx.xx ne garantit pas :

- que le Portail est accessible de manière ininterrompue,

- que le contenu du Portail est dépourvu d’erreurs ou qu’il ne contient aucun virus.

- Plus généralement, XXXXxx.xx ne garantit pas l’absence de bogues ou de tout autre évènement sur le Portail susceptibles de le rendre impropre à son usage.

XXXXxx.xx ne garantit pas les temps d’envoi et de réception des télédéclarations.

Ce sont donc les dates et heures de réception mentionnées sur l'ADS qui feront foi. Dans le cas où le transport des données s'effectue via un opérateur tiers, XXXXxx.xx ne garantit pas la sécurité des données hors de sa propre architecture car les éventuelles altérations ou destructions des données peuvent résulter de ce tiers opérateur. De même, la responsabilité d’XXXXxx.xx ne saurait être engagée dans le cas où le flux de transport des données est ralenti ou arrêté du fait du tiers opérateur ou de la configuration de réception des données propres aux Destinataires des télédéclarations (DGFiP, URSSAF, etc.).

En cas de défaillance d’un service que XXXXxx.xx ne parviendrait pas à remédier dans des délais permettant de procéder aux télédéclarations dans les délais impartis, XXXXxx.xx pourra y pallier par tous moyens et procédés qu'elle jugera utile. A ces fins, le Client et les Bénéficiaires devront collaborer avec XXXXxx.xx et notamment, s’ils n'avaient pas encore effectué leurs télédéclarations, ils devront suivre ses instructions et, au besoin, prendre toutes dispositions utiles pour fournir les déclarations aux Destinataires concernés selon les modes d'expédition traditionnels. En aucun cas, la responsabilité du Prestataire ne saurait être recherchée en cas de :

 faute, négligence, omission ou défaillance du Client, Bénéficiaire, Utilisateur qui constituerait la cause exclusive de survenance du dommage,

 non-respect des prérequis techniques et administratifs à la charge du Client et des Bénéficiaires,

 absence de réaction du Client, d’un Bénéficiaire, d’un Utilisateur si, après l'envoi d'un dépôt, il ne reçoit pas l'ADS ;

 absence de réaction du Client, d’un Bénéficiaire, d’un Utilisateur après l'envoi d'un ADS ou d'un ACS lui signalant une anomalie ou non-conformité

;

 dépassement des délais légaux ou réglementaires de dépôt des télédeclarations et/ou des documents ou informations complémentaires survenu en raison de l'envoi par le Client ou d’un Bénéficiaire, d’un Utilisateur, d'un dépôt après l'heure limite de transmission fixé au planning, même s'il s'agit d'un dépôt corrigé ou modifié ;

 plus largement de toute pénalité ou conséquence liée à un dépôt des télédéclarations hors délais du fait du Client, d’un Bénéficiaire ou d’un Utilisateur ;

 dysfonctionnement ou d’indisponibilité d’un bien matériel ou immatériel dans le cas où celui-ci a été fourni par le Client, un Bénéficiaire ou un Utilisateur ;

 retard dans la fourniture des données ou information, défaut de collaboration du Client, d’un Bénéficiaire ou d’un Utilisateur ;

 toute négligence ou omission d'un tiers autre qu’un sous-traitant sur lequel le Prestataire n'a aucun pouvoir de contrôle et de surveillance ;

 perte ou destruction accidentelle de données par le Client, un Bénéficiaire ou un Utilisateur ;

 force majeure telle que définie au présent Contrat.

Par ailleurs, le Prestataire ne pourra notamment être tenu responsable des interruptions des services ou des dommages liés :

 une utilisation anormale ou frauduleuse par le Client, un Bénéficiaire ou un Utilisateur ou d’un tiers nécessitant l’arrêt du service pour des raisons de sécurité ;

 à une mauvaise utilisation du Portail et des Services par le Client, un Bénéficiaire ou un Utilisateur ;

 une intrusion ou un maintien frauduleux d’un tiers sur le Portail, ou à l’extraction illicite de données, malgré la mise en œuvre des moyens de sécurisation conformes aux données actuelles de la technique ;

 à la nature et au contenu des informations et données hébergées ; plus généralement, le Prestataire ne peut en aucun cas être responsable à raison des données, informations, résultats ou analyses provenant d’un tiers ;

 à une interruption de la fourniture de l’électricité ou des lignes de transmissions due aux opérateurs publics ou privés ;

 au fonctionnement du réseau Internet ou des réseaux téléphoniques ou câbles d’accès à Internet non mis en œuvre par le Prestataire.

De convention expresse entre les Parties, la responsabilité du Prestataire est limitée, par année contractuelle tous préjudices directs confondus, au montant du chiffre d’affaires annuel HT encaissé par le Prestataire au titre du présent Contrat. Par dérogation à ce qui précède, la responsabilité du Prestataire au cours de la première année contractuelle est limitée, tous préjudices confondus, à douze (12) fois le chiffre d’affaires HT mensuel moyen réalisé au titre du Contrat depuis son entrée en vigueur jusqu’au mois précédent le premier fait dommageable.

La responsabilité du Prestataire au titre du présent Contrat sera prescrite un (1) an à compter du fait dommageable.

ARTICLE 12 – ASSURANCES

Le Prestataire s’engage à souscrire et à maintenir en vigueur pendant toute la durée du présent Contrat, auprès d’une compagnie d’assurances, à ses frais, un contrat d’assurance de responsabilité professionnelle et d’exploitation garantissant les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile pouvant lui incomber en raison des dommages causé dans l’exercice de son activité professionnelle et donc au titre du présent Contrat.

ARTICLE 13 : CONFIDENTIALITE

Les Parties reconnaissent le caractère confidentiel de toutes les informations échangées entre elles lors de la négociation du Contrat et en cours d’exécution de celui-ci ainsi que des informations et données sur la base desquelles les Prestations sont réalisées et s’engagent à les conserver confidentielles.

En conséquence, les Parties s’engagent expressément :

-à respecter le caractère confidentiel des informations et/ou documents de l’autre Partie, et à prendre toutes mesures utiles pour empêcher, sauf autorisation écrite et préalable de l’autre Partie, la divulgation, volontaire ou involontaire, directement ou indirectement, à toute personne autre que ses employés ou collaborateurs affectés à l’exécution des Prestations,

-à n’utiliser ces informations et/ou documents que pour la réalisation des prestations issues du présent Contrat,

-à n’effectuer aucune copie, de quelque nature que ce soit, des informations et/ou documents confidentiel(le)s, sauf si des copies étaient nécessaires à la bonne exécution des prestations,

-à restituer ou à détruire l'ensemble de ces informations et documents à l’issue du Contrat et/ou à première demande de l’autre Partie.

Chaque Partie s’engage à tout mettre en œuvre afin d’assurer le respect de cette obligation de confidentialité par l’ensemble de son personnel ou de toute autre personne qui serait affectée à l’exécution du contrat.

La présente obligation de confidentialité ne s’applique pas à la partie des informations :

-accessible au public à la date de sa communication par la Partie émettrice à la Partie réceptrice, ou qui viendrait à l’être postérieurement à cette date et sans faute de la Partie réceptrice ;

déjà connue de la Partie réceptrice au moment de sa communication par la Partie émettrice ;

-transmise à la Partie réceptrice avec dispense expresse de la Partie émettrice d’obligation de confidentialité ;

-obtenue par la Partie réceptrice par des développements internes indépendants entrepris de bonne foi par les membres de son personnel n’ayant pas eu accès aux informations confidentielles, à charge pour la Partie émettrice d’en apporter la preuve.

La présente obligation de confidentialité s’appliquera à chaque Partie pendant toute la durée du Contrat et survivra pendant une durée de CINQ (5) ans à compter de la fin de celui-ci pour quelle cause que ce soit.

ARTICLE 14 : DONNEES PERSONNELLES

Dans le cadre de la réalisation des prestations prévues au présent contrat, le Prestataire a accès aux données à caractère personnel traitées par le Client sous sa responsabilité.

L’ensemble des données à caractère personnel traitées par le Prestataire dans le cadre des instructions qui lui sont données par le Client agissant tant en son nom qu’au nom et pour le compte des Bénéficiaires au titre du présent contrat sont ci-après dénommées les « Données ».

1. L es instructions du Client

Aux termes des présentes, le Client donne instruction au Prestataire de traiter les Données pour les finalités des Services fournis par le Portail telles que visées au Contrat.

2. L es caractéristiques du traitement

Le traitement des Données réalisé par le Prestataire a pour objet et nature :

 la saisie, la collecte et la centralisation des Données ;

 la sécurisation, la sauvegarde, l’hébergement et l'archivage des Données ;

 la vérification de la conformité des Données au format des Cahiers des Charges des Destinataires concernés ;

 la transmission des Données aux Destinataires concernés ;

 le suivi de la transmission des Données aux Destinataires concernés ;

 le support et la maintenance du Portail déclaratif ;

Les finalités du traitement sont les suivantes :

 gestion du processus de Télédéclaration fiscale et/ou sociale et/ou des services associés, comprenant :

 l’adhésion, l’inscription et l’identification du Client et des Bénéficiaires sur le Portail déclaratif

 les Services d’alertes fournis par le Portail déclaratif comprenant notamment la réception d’alertes par les personnes concernées ;

 sur option, le Service d’Archivage Electronique à valeur probatoire ou le Coffre-Fort Numérique ;

 sur option, le Service de mise à disposition de relevés bancaires sur le Portail après transfert autorisé des données par BUDGET INSIGHT en qualité de partenaire et établissement de paiement.

La durée de l’archivage varie en fonction des traitements. Elle correspond à :

-pour les services principaux : 10 ans

-pour le service optionnel d’archivage à valeur probatoire : 10 ans et 5 ans

-Pour le service optionnel de mise à disposition de relevés bancaires

: 5 ans

Les Données relèvent des catégories de données suivantes :

(i) Les données relatives à l’identification, dont notamment les données d’état civil (nom, prénoms), les coordonnées (coordonnées postales, coordonnées électroniques, numéro de téléphone), les identifiants (login, mot de passe) ;

(ii) Les données relatives aux moyens de paiement et aux transactions, dont notamment les RIB et les cartes bancaires ;

(iii) Les données d’ordre fiscal, bancaires ou social relatives au contenu des télédéclarations et des fichiers s’y rapportant, dont notamment les dépôts, les messages et les accusés de réception (ADS, ACS, ARS et AIS), ciblées par le contrat.

En ce qui concerne le service optionnel de mise à disposition de relevés bancaires, le Client est informé et accepte que la société BUDGET INSIGHT réalisant le service d’information sur les comptes est à l’origine de la collecte des Données et les transfère avec son accord à la société XXXXxx.xx aux fins de réalisation du service de mise à disposition des relevés sur le Portail.

Les personnes concernées par le traitement sont (ci-après, les

« Personnes Concernées ») : les représentants du Client et des Bénéficiaires, les Utilisateurs et salariés du Client et des Bénéficiaires.

3. L es obligations du Client

Dans le cadre des présentes, le Client définit seul les finalités et les moyens de traitement. En conséquence et conformément aux dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 (dite « loi informatique et libertés » ou « LIL ») et du Règlement Général sur

la protection des Données Personnelles (« RGDP ») n°2016/679, le Client revêt la qualité de responsable de traitement.

Dès lors, le Client s’engage à faire sienne l’ensemble des obligations qui s’imposent à tout responsable de traitement.

A ce titre, il déclare et garantit prendre à sa charge, à ses seuls frais, les obligations suivantes :

- faire son affaire de toutes les obligations, notamment :

o demande d’avis et/ou d’autorisation à soumettre aux autorités compétentes dont la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, ainsi que toute autre démarche (telle que, le cas échéant, l’analyse d’impact) ;

o d’informer dûment les Personnes Concernées par le traitement de leurs Données des caractéristiques dudit traitement ;

o de s’assurer de l’existence de la base légale du traitement, notamment en sollicitant l’accord préalable des Personnes Concernées lorsque celui-ci est requis par la réglementation, la pratique des autorités de contrôle ou les usages ;

- tenir le Prestataire indemne de toute condamnation/conséquence financière au(x)quelle(s) celui-ci pourrait être exposée en cas de revendication ou actions de toute nature.

4. L es obligations du Prestataire

Le Client reconnait que les présentes obligations à la charge du Prestataire, lui permet de satisfaire pleinement à ses obligations de responsable de traitement, au regard de la loi informatique et libertés et du RGDP.

Conformément aux dispositions de la loi informatique et libertés et

– à compter du 25 mai 2018 – et du RGDP, le Prestataire – en sa qualité de sous-traitant – s’oblige à ne traiter les Données que sur instructions documentées du Client figurant au présent Contrat, étant précisé que les instructions des Bénéficiaires sont transmises par le Client agissant au nom et pour le compte de ces dernières, au Prestataire. Le Prestataire ne rend compte du respect de ses obligations qu’au Client.

Le Prestataire s'engage à ne pas transférer les Données en dehors de l’Union Européenne sans qu’elles soient garanties, préalablement au transfert, par des mesures appropriées telles que prévues par la réglementation applicable, notamment par l’adoption des BCR « Binding Corporate Rules » sous-traitants. L’éventuelle sous-traitance à des filiales du Groupe Tessi susceptibles d’intervenir en qualité de sous-traitantes ainsi qu’à des sous- traitants tiers est mentionnée dans le registre des traitements conformément à l’article 30.2 du RGPD. Le Client autorise le Prestataire à transférer les Données traitées par le Prestataire pour le compte du Client et les Bénéficiaires, et le Prestataire informera le Client de tout nouveau transfert.

En outre, le Prestataire s’engage à :

 mettre en place les mesures techniques, organisationnelles et matérielles nécessaires en tenant compte de la nature des Données, pour éviter toute perte, endommagement, altération ou accès non-autorisé aux Données, selon les modalités décrites dans la politique de sécurité des systèmes d’information (« PSSI ») du Prestataire ;

 s’assurer que toutes les personnes autorisées à traiter les Données, sous sa responsabilité, s’engagent à en respecter la confidentialité ;

 détruire en fin de contrat, toutes les Données qu’elle détient, sauf demande expresse du Client visant à obtenir une restitution de ces Données (auquel cas celles-ci lui seront restituées sous leur format utilisé par le Prestataire)

; sur demande du Client cette restitution pourra être réalisée sous un autre format et/ou être accompagnée de prestation d’assistance fournie dans les conditions prévues par le Prestataire ; en toute hypothèse, le Prestataire supprimera toute copie de ces Données à l’issue des diligences précitées, à moins que le droit de l'Union européenne ou le droit français n'exige la conservation des Données ;

 veiller, en cas d’appel à un prestataire (qui sera alors à son tour qualifié de «sous-traitant » au sens de la Réglementation sur les Données), à lui répercuter l’ensemble des obligations légales et contractuelles qui s’imposent à elle ;

 fournir au Client toutes les informations nécessaires afin de leur permettre de s’acquitter, le cas échéant, de leurs obligations prévues aux articles 35 et 36 du RGPD ;

 mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles pour apporter aide et assistance au Client afin de leur permettre de répondre aux demandes des Personnes Concernées qui souhaiteraient obtenir un accès, une rectification, un effacement ainsi qu’une limitation ou la portabilité de leurs Données ;

 notifier au Client toute violation des Données dont il aura eu connaissance et qui relève de l’article 33.2 du RGPD, dans les meilleurs délais à compter de leur constatation ;

 fournir au Client, à leur demande et lorsque cela est requis par le RGDP, les informations nécessaires pour leur permettre d’informer l’autorité de contrôle ou les Personnes Concernées ;

 mettre à la disposition du Client toutes les informations nécessaires pour apporter la preuve du respect des obligations prévues à l’article 28.3 du RGPD et pour permettre la réalisation d'audits, y compris des inspections, par lui-même ou par tout autre auditeur qu'il a mandaté, et contribuer à ces audits, le cas échéant dans les conditions prévues par le Prestataire (coût, délai de prévenance, conditions de réalisation, etc) ;

 informer immédiatement le Client, si il l’estime nécessaire, de toute instruction qui constituerait une violation des dispositions du RGPD ;

 dans l’hypothèse où le Prestataire serait tenu de procéder à un transfert de Données, en vertu du droit auquel il est soumis, il s’engage à informer, sans délai, le Client de cette obligation légale, à moins que le droit concerné interdise une telle information pour des motifs importants d’intérêt public.

Dans le cadre des points visés ci-dessus, le Client s’engage à formuler ses demandes dans des délais suffisants pour permettre au Prestataire d’y répondre sans désorganiser son activité, ni avoir à travailler dans l’urgence, sauf motif impérieux extérieur au contrôle du Client. Les diligences visées au présent article seront fournies par le Prestataire sans surcoût, sans préjudice des éventuelles demandes supplémentaires du Client, qui seront facturées dans le respect des conditions financières prévues selon devis préalablement validé par le Client : le Bénéficiaire concernée, et sauf urgence (auquel cas les prestations seront fournies au tarif du Prestataire en vigueur au jour de la demande).

Par ailleurs, le Prestataire tiendra, conformément à l’article 30.2, un registre des activités de traitements effectués pour le compte du Client. Dans ce cadre, le Prestataire devra renseigner les coordonnées de la ou des personne(s) en charge des sujets relatifs à la protection des données personnelles ou, le cas échéant, du Délégué à la protection de données personnelles (DPO) du Client.

Le Client est informé que le DPO désigné par le Prestataire est joignable à :

 Adresse électronique : xxx.xxxxx@xxxxx.xx

 Adresse postale : DPO TESSI / XXXXxx.xx : 00, xxx Xxxxx Xxxx xx Xxxx, 00000 Xxxx

ARTICLE 15 : FORCE MAJEURE

Aucune Partie ne pourra être tenue pour responsable de tout retard ou manquement dans l’exécution de l’une quelconque de ses obligations au titre du présent Contrat, si ledit retard ou manquement est dû à la survenance d’un cas de force majeure habituellement reconnu par la jurisprudence des cours et tribunaux français.

La Partie souhaitant invoquer un cas de force majeure devra le notifier à l’autre Partie par lettre recommandée avec accusé de réception dans les meilleurs délais dès qu’elle aura connaissance d’un tel événement. Dès lors que les effets consécutifs à l’événement de force majeure invoqué auront disparu, la Partie affectée en informera, sans délai, l’autre Partie par tout moyen et reprendra immédiatement l’exécution de son obligation.

En cas de persistance des effets consécutifs à l’événement constituant un cas de force majeure pendant plus de quinze (15) jours, les Parties conviennent que le présent Contrat pourra être résilié de plein droit sur l’initiative de la Partie la plus diligente par lettre recommandée avec accusé de réception, sans que cela ne porte atteinte aux conditions de paiement des prestations accomplies.

Toutefois, dans l’hypothèse où le cas de force majeure affecte le Système d’Archivage Electronique (SAE), le Prestataire déclenchera son plan de continuité de service / PRA dans les conditions prévues dans celui-ci.

ARTICLE 16 : ENTREE EN VIGUEUR ET DUREE

Le Contrat entre en vigueur à compter de la réception par le Client du courrier électronique émanant d’XXXXxx.xx de notification d’ouverture de compte adressé après validation de la demande d’adhésion.

Le Contrat a une durée de douze (12) mois à compter de son entrée en vigueur.

A l’issue de la période d’engagement initiale, le Contrat se prorogera automatiquement pour des périodes successives d’un (1) an, sauf dénonciation par l’une ou l’autre des Parties, par lettre recommandée avec accusé de réception, moyennant le respect d’un préavis de trois (3) mois avant l’échéance de la période d’engagement initiale ou de chaque période de reconduction ultérieure.

Chaque Service optionnel souscrit conformément aux Conditions Particulières a une durée et règles d’engagement qui lui sont propres. La fin d’un Service optionnel à la demande du Client n’entraîne pas la fin du Contrat.

La dénonciation du Contrat entraînera l’obligation pour le Client de payer au Prestataire toutes les sommes restants dues au plus tard le jour du terme du Contrat.

A l’issue du Contrat, quelle qu’en soit la cause, le Client n’aura plus accès au Portail ni aux services associés. Il lui appartient par conséquent de réaliser à leurs frais et avant le terme du Contrat, les sauvegardes de données stockées sur le Portail. Le Client a toutefois la possibilité d'opter pour le Service de restitution des archives conformément aux Conditions Particulières propres au SAE / CFN.

ARTICLE 17 : RESILIATION

En cas de manquement par l’une ou l’autre des Parties à l’une de ses obligations au titre du Contrat, l’autre Partie sera autorisée, trente (30) jours après mise en demeure envoyée par lettre recommandée avec avis de réception restée sans effet, à mettre fin au présent Contrat de plein droit par lettre recommandée avec accusé de réception sans préjudice de tous dommages et intérêts auxquels elle pourrait prétendre du fait des manquements invoqués.

ARTICLE 18 : CONVENTION DE PREUVE

Les Parties entendent fixer, les règles relatives aux preuves recevables entre elles en cas de litige et à leur force probante. Les dispositions qui suivent constituent ainsi la convention de preuve passée entre les Parties, lesquelles s’engagent à respecter le présent article. Les Parties acceptent qu’en cas de litige les éléments et procédés suivants soient admissibles devant les tribunaux et feront preuve des données et des faits qu’ils contiennent ainsi que des signatures et procédés d’authentification qu’ils expriment :

• les noms des Clients, Bénéficiaires, Utilisateurs, Identifiants et mots de passe confidentiels utilisés pour la connexion au Portail et aux Services ;

• les données et fichiers stockés sur le Portail, dans le SAE et le CFN ;

 les télédéclarations et télétransmissions ;

 les procédés d’horodatage, de signature électronique et d’archivage utilisés sur le Portail ;

 les notifications : avis de dépôt, avis de conformité syntaxique, avis de retour signé, les alertes

• les courriers électroniques échangés, en particulier ceux qui le sont à partir de la messagerie intégrée au Portail.

Les données informatisées conservées sur le Portail dans des conditions raisonnables de sécurité sont considérés comme intègres et fiables, valant ainsi preuve littérale entre les Parties.

Le Client s’engage à ne pas contester la recevabilité, la validité ou la force probante des éléments susvisés.

ARTICLE 19 : EXONERATION DE CONTINUITE DE SERVICE

Eu égard à la nature des prestations, les Parties conviennent que le Prestataire sera exonéré de son obligation de continuité de service en cas de grève des Destinataires, d’interruption des réseaux de télécommunication ou de fourniture d’énergies, de pannes et ralentissements du système informatique du Client.

ARTICLE 20 : SOUS-TRAITANCE - CESSION

20.1 Sous-traitance

Le Prestataire est autorisé par le Client à sous-traiter tout ou partie des prestations notamment à toute filiale du Groupe Tessi.

En tout état de cause, le Prestataire demeurera responsable vis-à- vis du Client de la bonne exécution du Contrat et des prestations par le sous-traitant auquel il aura recours.

20.2 Cession

Toute cession, subrogation, substitution ou autre forme de transmission du présent Contrat par l’une ou l’autre des Parties est interdite sauf accord préalable écrit de l’autre Partie.

Toutefois, le Prestataire est expressément autorisé par le Client à céder le Contrat à toute filiale du Groupe Tessi.

En cas de cession du présent Contrat par le Prestataire, le Client accepte que le Prestataire ne soit pas tenu solidairement de la bonne exécution du Contrat par le cessionnaire.

ARTICLE 21 : REFERENCE

Le Prestataire pourra citer à titre de référence commerciale le nom du Client, ainsi que les relations contractuelles visées au présent Contrat.

ARTICLE 22 - DIVERS

Aucune renonciation de l'une ou l'autre des Parties à se prévaloir de l'un quelconque de ses droits ne saurait intervenir tacitement. Pour être opposable à une Partie une renonciation doit avoir été formulée par écrit. Une telle renonciation ne saurait constituer une renonciation pour l'avenir audits droits.

Dans le cas où l'une des clauses du contrat serait déclarée nulle, non écrite, inopposable ou sans objet, cette clause sera réputée non écrite et ne pourra affecter la validité ou la poursuite du contrat dans son ensemble, à moins qu'il ne s'agisse d'une clause qui revêtait un caractère déterminant pour l'une des Parties à la date de signature du contrat et que cela ait été porté à la connaissance de l’autre Partie. Dans ce cas, les Parties devront négocier de bonne foi en vue de substituer à cette clause, une clause valable reflétant leur intention initiale.

Toute lettre recommandée avec accusé de réception sera réputée reçue et produira effet dès la date de sa première présentation.

ARTICLE 23 - IMPREVISION

Les Parties conviennent que si un changement de circonstances imprévisible lors de la conclusion du Contrat rend l’exécution du Contrat excessivement onéreuse pour l’une des Parties, elles se réuniront dans un délai de quinze (15) jours à compter de la demande écrite faite par l’une des Parties afin de négocier une révision du Contrat.

Pendant cette négociation chacune des Parties continue à exécuter ses obligations contractuelles. A défaut d’accord des Parties dans un délai de trente (30) jours à compter de la première rencontre entre les Parties, les Parties conviendront des modalités de résiliation amiable du Contrat. Par dérogation à l’article 1195 du Code civil, les Parties conviennent d’exclure le recours unilatéral au juge pour réviser le Contrat ou y mettre fin.

ARTICLE 24 – DROIT APPLICABLE ET LITIGES

La validité du présent Contrat et toute autre question ou litiges relatifs à son interprétation, à son exécution ou à sa résiliation seront régis par le droit français.

Les Parties s’engagent à consacrer leurs meilleurs efforts à la résolution amiable de toutes les questions ou de tous les litiges qui pourraient les diviser, préalablement à la saisie de la juridiction ci- après désignée.

Les Parties conviennent, pour le cas où un accord amiable serait impossible à arrêter, que les juridictions du ressort de la Cour d’Appel de Paris auront compétences exclusives pour connaître de tout différend résultant de la validité, de l’interprétation, de l’exécution ou de la résiliation du présent contrat, et plus généralement de tout litige procédant des présentes qui pourrait les diviser, nonobstant pluralités des défendeurs ou appel en garantie.

ARTICLE 25 – ELECTION DE DOMICILE

Pour l’exécution du présent Contrat, chaque Partie élit domicile aux adresses sus-indiquées dans les présentes.

En cas de modification de domiciliation, la Partie concernée devra informer l’autre par écrit et ce dans les meilleurs délais.

Tous les documents devront obligatoirement être envoyés au domicile élu pour être valables juridiquement.

Conditions D’Adhésion et d’Utilisation du Portail XXXXxx.xx

Partie 2 - Conditions Particulières relatives aux

Services d’archivage à valeur probatoire et de Coffre-Fort Numérique

Les présents Conditions Particulières s’appliquent au Client ayant souscrit depuis le Portail XXXXxx.xx le Service relatif à la fourniture d’un Système d’archivage électronique (ci-après désigné « SAE ») ou celui de Coffre-Fort Numérique (ci-après désigné « CFN »). Elles ont pour objet de définir les conditions et les modalités selon lesquelles XXXXxx.xx ci-après dénommée le « Tiers Archiveur » fournit au Client un SAE ou un CFN accessible en mode SaaS directement depuis le Portail XXXXxx.xx.

ARTICLE 1 - DEFINITIONS

Pour l’exécution des présentes Conditions Particulières, les termes et expressions débutant par une majuscule s’entendent comme suit (les termes ou expressions identiques sans la majuscule seront considérés dans leur sens courant) :

Archivage numérique : ensemble des actions visant à identifier, recueillir, classer, conserver, communiquer et restituer des documents électroniques pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou pour des besoins d’informations ou à des fins patrimoniales (norme NF Z 42-013 article 3.1).

Document archivé : désigne le Document numérique, propriété du Client et/ou des Bénéficiaires, déposé dans le Système d’Archivage Electronique ou le Coffre-Fort Numérique.

Document numérique : ensemble composé d’un contenu, d’une structure logique, d’attributs de présentation permettant sa représentation, exploitable par une machine afin de restituer une version intelligible pour l’homme. Le document numérique peut être créé à l’état natif ou obtenu par un processus de transformation d’un document physique, on parle dans ce cas de document numérisé (norme NF Z 42-013 article 3.10).

Politique d’archivage : désigne le manuel standard sur le Système d’Archivage Electronique (SAE), rédigé en langue française et destiné aux Clients et Utilisateurs.

Intégrité : caractéristique d’une information qui n’a subi aucune destruction, altération ou modification intentionnelle ou accidentelle (norme NF Z 42-013 article 3.17).

Xxxxx XX X 00-000 : elle constitue un référentiel de conformité des systèmes d’archivage électronique permettant de remplir les exigences d’une copie fidèle et durable.

Service(s) : désignent les Services fournis par le Tiers Archiveur au titre des présentes Conditions Particulières.

Système d’Archivage Electronique (SAE) : système consistant à recevoir, conserver, communiquer et restituer des Documents archivés et qui s’appuie sur une plateforme informatique (norme NF Z 42-013 article 3.32).

Le Système d’archivage électronique Tessi Certified Suite (SAE), objet des présentes Conditions Particulières, propose :

- l’archivage des télédéclarations, Avis (ADS – ARS – ACS

– AIS) et relevés de comptes disponibles sur le Portail XXXXxx.xx par versement dans le moteur d’archivage électronique

- la consultation, depuis le Portail XXXXxx.xx, des Documents archivés, ainsi que de l’ensemble des éléments de traces liés à ces Documents (traçabilité de dépôt, consultation, modification,…)

- la gestion du cycle de vie par le Tiers Archiveur (durée d’archivage 10 ans pour les télédéclarations et Avis, 5 ans pour les relevés de compte)

- la restitution des Documents archivés

Ce système d’archivage Tessi Certified Suite, porté par la société Tessi Documents Services, société sœur de la société XXXXxx.xx, a obtenu la Marque NF461 en 2016, ce qui garantit sa conformité à la Norme NF Z42-013.

Le Coffre-fort numérique (CFN), objet des présentes Conditions Particulières : est un composant du SAE qui permet à partir du portail XXXXxx.xx :

- l’archivage de tout type de documents (pas uniquement les télédéclarations et relevés de comptes)

- la consultation, depuis le Portail XXXXxx.xx, des Documents archivés ainsi que de l’ensemble des éléments de traces liés à ces Documents (traçabilité de dépôt, consultation, modification,…)

- la gestion du cycle de vie des Documents archivés directement par le Client. Ce dernier détermine ainsi seul la politique d’archivage des Documents archivés (nature des documents, durée d’archivage, suppression, restitution)

Ce CFN répond aux exigences d’intégrité, de traçabilité et de sécurité prévues par la norme AFNOR NF Z 42-013, sans toutefois être couvert par la Certification obtenue NF461 (cette dernière ne visant que le SAE Tessi Certified Suite), dans la mesure où la politique d’archivage est gérée directement par le Client et non par le Prestataire. Il est précisé que le Coffre-fort numérique objet du Contrat constitue un Coffre-fort numérique au sens de l’article L103 du Code des postes et des communications électroniques.

Utilisateur du SAE ou CFN : désigne toute personne physique habilitée par le Client et/ou les Bénéficiaires à accéder au SAE ou au CFN.

Les droits sur les Documents archivés peuvent être délivrés à un Utilisateur rattaché au Client et/ou à un Bénéficiaire et/ou à un tiers habilité par le Client ou par un Bénéficiaire.

La procédure de gestion des accès aux Documents Archivés, comprenant notamment la gestion des autorisations et la définition des personnes habilitées à accéder aux Documents, correspond aux règles de gestion des comptes principaux et secondaires figurant aux Conditions Générales.

ARTICLE 2 : REGLEMENTATION

Le Tiers Archiveur garantit que le SAE et le CFN sont conformes aux exigences de la norme AFNOR NF Z 42-013.

Le SAE du Tiers Archiveur respecte les règles de certification portées par AFNOR Certification, le système d’archivage électronique Tessi Certified Suite proposé par XXXXxx.xx a obtenu la marque NF461 en Juillet 2016.

ARTICLE 3 : DESCRIPTIF DES PRESTATIONS ASSOCIEES AU SAE ET CFN

Le Prestataire assure les Services associés suivantes :

- l’hébergement ;

- l’exploitation – l’infogérance ;

- la maintenance.

L’archivage électronique est hébergé sur les sites suivants :

-Site principal d’hébergement de l’archivage électronique de TESSI TECHNOLOGIES : 0 xxx xx Xxxxxxx Xxxxxxx XXXX, 00000 XXXXXXXX (contrat de housing entre TESSI TECHNOLOGIES et SYSTONIC) Le site répond aux exigences de la classification de l’Uptime Institute des Datacenters télécom en TIER III.

-Site de back up d’hébergement de l’archivage électronique de TESSI TECHNOLOGIES : Xxxxxxxx Xxxxxxxxx, 0-0 xxxxxx xxx Xxxxxxxxxx 00000 XX XXXXXXX, distant de 12 kilomètres du site principal.

Le Tiers Archiveur pourra changer le lieu d’exécution des prestations sous réserve (i) d’en informer au préalable le Client, (ii) que ce changement n’affecte pas la qualité et la sécurité des Documents archivés au regard des exigences des règles de certification portées par la marque NF 461 au titre de laquelle le SAE est certifié.

ARTICLE 0 - XXXXXXXXXXX XX XXXXX ARCHIVEUR

Le Tiers Archiveur s’engage à mettre en place et à maintenir pendant toute la durée des prestations d’archivage souscrites par le Client, tout son savoir-faire, sa compétence et tous les moyens techniques et humains nécessaires à la fourniture du SAE et du CFN, et à réaliser les Services associés conformément aux normes et standards en vigueur dans sa profession et aux stipulations du Contrat.

4.1 Moyens mis à disposition

Compte tenu de la complexité des réseaux mondiaux, de l’inégalité des capacités des différents sous-réseaux, de l’afflux à certaines heures des utilisateurs, des différents « goulots d’étranglement » à certains endroits de l’internet, la responsabilité du Tiers Archiveur est limitée aux matériels et logiciels installés sur ses infrastructures (serveurs).

Le Tiers Archiveur pourra interrompre le Service à des fins de maintenance de son centre serveur. La durée des interruptions ne devra pas être supérieure à 24 heures. Ces interruptions auront lieu sur des journées ouvrées.

Ces interventions ainsi que toute interruption du service d’une durée supérieure à une heure entrant dans le cadre de la maintenance normale des systèmes devront préalablement être signalées par le Tiers Archiveur au Client qui se chargera d’en informer ses utilisateurs par écrit.

4.2. Engagement de qualité et de niveau de services

Le Tiers Archiveur s’engage à fournir ses prestations dans les conditions de disponibilité, de performance, de continuité et de qualité de service définies au présent Contrat.

Le Tiers Archiveur met à la disposition du Client un service support dans les conditions prévues aux Conditions Générales.

Le Tiers Archiveur s’engage à maintenir son droit d’usage de la marque NF461 durant la durée de souscription au SAE par le Client.

4.3. Sécurité et protection des données

Le Tiers Archiveur s’engage à mettre en œuvre l’ensemble des moyens techniques, conformes à l’état de l’art, nécessaires pour assurer la sécurité du SAE, du CFN et l’accès aux données et empêcher toute intrusion de personnes non autorisées, étant cependant rappelé que la gestion des droits d’accès incombe exclusivement au Client.

Le Tiers Archiveur prendra toutes les dispositions nécessaires pour assurer la sécurité des Documents archivés par lui et ce, conformément à sa politique de sécurité et, pour le SAE, sa politique d’archivage.

A ce titre, le Tiers Archiveur s’engage :

 à conserver pendant la durée prévue les Documents Archivés,

 à garantir la sécurité et l’intégrité des Documents archivés,

 à maintenir la lisibilité des Documents Archivés du Client en effectuant des migrations sur de nouveaux supports le cas échéant,

 à ce que l’accès au SAE et au CFN et donc l’accès aux Documents archivés soit sécurisé,

 à assurer la traçabilité des actions effectuées dans le cadre du SAE et CFN,

 à garantir la sécurité et l’intégrité du journal du cycle de vie des archives et du journal des évènements.

Le Tiers Archiveur veillera à ne laisser l’accès à ses locaux qu’aux seuls membres de son personnel habilités et à tous tiers autorisés.

4.4. Information, conseil et mise en garde

Le Tiers Archiveur s'engage :

à informer le Client des modifications techniques intervenues sur ses systèmes et des conséquences sur la disponibilité ou sur le mode de conservation des Documents archivés ;

 à préconiser tout complément, modification, qui lui semblerait souhaitable ;

 à conseiller le Client sur d'éventuelles demandes de sa part qui pourraient remettre en cause les objectifs attendus du contrat ou les obligations de chacun.

4.5. Politique d’archivage du SAE

La politique d’archivage du Tiers Archiveur est consultable à partir du portail XXXXxx.xx.

Elle détaille notamment la nature et le type de documents à archiver, les motifs de l’archivage, les conditions de consultation des Documents Archivés, la durée de conservation des Documents Archivés.

4.6. Garanties en cas de défaillance (Plan de

Continuité de Services / Plan de Reprise d’Activité)

Le Tiers Archiveur s’engage à mettre en œuvre les mesures nécessaires pour assurer la continuité du SAE et du CFN en toute situation et notamment en cas de sinistre ou cas de force majeure. Les mesures en place sont les suivantes :

- existence d’un site d’hébergement de secours,

- modalités de basculement (continuité d’activité),

- sauvegarde des données,

- plan de reprise d’activité (PRA).

Ces mesures permettent le redémarrage du SAE et du CFN, sans perte de données, de métadonnées, ou des journaux.

ARTICLE 5 - OBLIGATIONS DU CLIENT

Le Client est seul responsable du contenu et de la qualité des Documents provenant de l’extérieur du Portail, qu’il met dans le CFN. En aucun cas la responsabilité du Prestataire ne pourra être engagée à ce titre.

Le Client s’engage à ne pas détruire les documents physiques originaux et à les conserver jusqu’au terme de leur durée légale d’archivage.

Le Client s’engage à utiliser le SAE et le CFN mis à sa disposition par le Tiers Archiveur qu’à des fins licites, conformément à la loi, à la règlementation en vigueur, à l’ordre public et aux bonnes mœurs. Il s’engage à répercuter cette obligation à tout Utilisateur du SAE et du CFN.

Le Client s’engage expressément à prendre et à maintenir toutes les mesures de sécurité adaptées concernant les aspects suivants

:

• la sensibilisation de l’ensemble des préposés ayant l’usage du SAE et du CFN,

• les postes de travail des préposés du Client font l’objet de mesures de protection des données adaptées,

• les réseaux du Client sont sécurisés de manière adaptée notamment concernant la gestion des accès et tout dispositif permettant d’éviter des attaques informatiques,

• la mise en place des moyens de protection nécessaires et la prise de toutes précautions pour éviter l’introduction de tout virus ou code malveillant dans leur système d’information,

• opérer des mises à jour régulières des logiciels utilisés par le Client en terme d’anti-virus et de patch sécurité,

• une gestion adaptée des vulnérabilités techniques,

• une gestion adaptée des incidents de sécurité de leur système d’information,

• la disponibilité de ses ressources informatiques, en particulier via un plan de secours compatible,

Le Client est responsable de l’utilisation du SAE et du CFN mis à leur disposition par le Tiers Archiveur.

Le Client s’engage à respecter :

- la règlementation (notamment légale et règlementaire) en vigueur,

- les droits qui lui sont concédés à titre non exclusif,

- la documentation et les spécifications du SAE et du CFN,

- la destination du système d’archivage électronique.

Dans le cadre du CFN, le Client définit seul sa politique d’archivage, c’est-à-dire la gestion du cycle de vie des Documents archivés. Ce dernier détermine ainsi sous son entière responsabilité la nature des documents à archivés, la durée d’archivage, la suppression des Documents archivés et leur restitution).

ARTICLE 6 – AUDIT DU SAE

Le Client est informé que le Tiers Archiveur procédera ou fera procéder par un cabinet extérieur, à ses propres frais, à des audits internes du SAE, notamment en cas de nouvelles versions de logiciels ou de nouveaux dispositifs matériels installés.

Il sera procédé à un audit une (1) fois par an. Cet audit interne aura pour objectifs ceux désignés ci-dessous :

- la vérification de la conformité à la norme NF Z 42 013 du système d’archivage et des procédures mis en place ainsi que leur utilisation;

- l’évaluation de l’efficacité du système d’archivage mis en œuvre ;

- fournir au Tiers Archiveur les éléments lui permettant, si nécessaire, d’améliorer le niveau de conformité de son système d’archivage.

Le Tiers Archiveur établira et fournira à la demande du Client un organigramme faisant apparaître les fonctions d’audit et les fonctions opérationnelles et leurs relations entre elles ainsi qu’une documentation indiquant son statut juridique.

Chaque audit fera l’objet d’un rapport d’audit écrit qui décrira les modalités selon lesquelles l’opération d’audit aura été réalisée. Le Tiers Archiveur conservera les rapports d’audit pendant toute la durée du présent Contrat.

Dans l’hypothèse où le rapport ferait apparaître une non-conformité du Tiers Archiveur, le Tiers Archiveur élaborera un plan d’actions pour se mettre en conformité précisant les délais nécessaires pour les mettre en œuvre.

Par ailleurs, il est précisé que l’AFNOR procède à un audit annuel du SAE dans le cadre de la marque NF461.

ARTICLE 7 – RESTITUTION DES DOCUMENTS ARCHIVES DANS LE SAE

Pour le SAE, le Tiers Archiveur s’engage à restituer les Documents Archivés et les métadonnées attachées auxdits Documents Archivés dans l’état où ils ont été déposés dans le système d’archivage électronique dans les cas suivants :

-en cours d’exécution du Service à la demande expresse du Client,

-à l’issue de la période d’archivage des Documents archivés,

-au terme des présentes Conditions Particulières, pour quelque cause que ce soit.

Le Tiers Archiveur s’engage à assurer la réversibilité technique des Prestations dans les conditions prévues aux présentes. Il s’agit de restituer les Documents Archivés sous la forme et dans les délais convenus avec le Client dans un plan de réversibilité.

La restitution des Documents Archivés dans le SAE, en tout ou partie, consiste pour le Tiers Archiveur à remettre au Client ou à un tiers mandaté par ce dernier les Documents Archivés.

La restitution sera réalisée dans des conditions permettant :

- de garantir l’intégrité et la fidélité du Document restitué par rapport au Document Archivé dans le SAE,

- de transférer l’intégralité des Documents archivés dont la restitution est demandée par le Client et de l’ensemble des données y afférent sans en garder une copie.

La procédure et modalités de restitution des Documents Archivé dans le SAE (modalités techniques, délais, conditions financières) feront l’objet d’un devis établi par XXXXxx.xx. Les prestations de restitution démarreront après acceptation par le Client dudit devis. A défaut d’accord du Client sur le devis, le Client est expressément informé que les Documents archivés dans le SAE seront détruits à l’issue de la période d’archivage (5 et 10 ans).

ARTICLE 8 – DUREE ET RESILIATION AUX SERVICES SAE ET CFN

La durée d’engagement du Client aux Services de SAE ou de CFN est de douze (12) mois à compter de la souscription du Service, lequel se fait pour rappel directement depuis le Portail XXXXxx.xx. A l’issue de la période d’engagement initiale, le Service se proroge automatiquement pour des périodes successives d’un (1) an, sauf dénonciation par l’une ou l’autre des Parties, par lettre recommandée avec accusé de réception, moyennant le respect d’un préavis de trois (3) mois avant l’échéance de la période d’engagement initiale ou de chaque période de reconduction ultérieure.

La fin du Service à la demande du Client n’entraîne pas la fin du Contrat mais uniquement la résiliation des Conditions Particulières. Pour le CFN, le Client est invité à retirer lui-même les Documents archivés dans le délai de trois (3) mois avant le terme des Conditions Particulières. Passé ce délai, le Client est expressément informé que les Documents archivés dans le CFN seront détruits. Pour le SAE, les conditions de restitution des Documents archivés sont celles prévues à l’article 7 des présentes Conditions Particulières.