Règlement des remboursements de frais

Règlement des remboursements de frais

de (indiquer la raison sociale juridiquement valable de l’association locale)

dont le siège est à ……….

1. Généralités

1.1. Principe général

Les prestations fournies par (nom de l’association

locale) sur la base de ce règlement ne représentent pas un revenu imposable pour le personnel exerçant une activité bénévole qui les perçoit.

1.2. Champ d’application

Le présent règlement des remboursements de frais s’applique à l’ensemble du personnel exerçant une activité bénévole pour le compte de …….

……………….(nom de l’association locale), (ci-après : le personnel bénévole).

Est réputée bénévole l'activité exercée sans rémunération en nature ou en espèce. Seuls les frais engendrés par l’exercice de cette activité peuvent être indemnisés.

1.3. Définition de la notion de frais

Sont réputés frais au sens du présent règlement les dépenses supportées par le personnel bénévole dans le cadre de son activité exercée pour ………

(nom de l’association locale) et nécessaires à l’exercice de cette dernière.

1.4. Principe du remboursement de frais

Les frais sont en principe remboursés à concurrence de leur montant effectif par occasion de débours, pour autant qu’ils aient été engagés et documentés conformément aux dispositions du présent règlement.

Les remboursements forfaitaires ne sont possibles que dans les cas exceptionnels énumérés ci-après.

2.

2. Frais de déplacement

2.1. Déplacements en train

Les frais de déplacements professionnels en train sont remboursés sur la base des frais effectivement engagés.

2.2. Déplacements en transports publics urbains

Les frais de déplacements en transport public urbain suisse ou étranger sont remboursés sur la base des frais effectifs.

2.3. Déplacements en véhicule privé

On considère comme véhicule privé le véhicule dont le personnel bénévole est le détenteur et dont il assume l’essentiel des frais.

Les frais de déplacements professionnels effectués au moyen d’un véhicule privé sont indemnisés pour autant que ce moyen de transport permette un gain de temps ou une économie substantiels ou encore que l’utilisation des transports publics ne soit pas adaptée aux circonstances. L’indemnisation est effectuée sous forme d’une indemnité kilométrique dont le montant s’élève au maximum à 0.70 CHF par kilomètre.

3. Frais de subsistance

3.1. Frais de repas pris à l’extérieur

Le personnel bénévole qui doit effectuer un déplacement professionnel ou qui, pour d'autres motifs, est obligé de prendre ses repas hors de son lieu de travail habituel, peut prétendre aux allocations forfaitaires suivantes :

• Petit-déjeuner jusqu'à CHF 15.-

• Repas de midi jusqu'à CHF 30.-

• Repas du soir jusqu'à CHF 35.-

4. Autres frais

4.1. Menues dépenses

Les menues dépenses, telles que les frais de stationnement, les frais de communications téléphoniques ou les frais d’affranchissements postaux, de même que celles engendrées par l’utilisation d’installations privées telles que bureau et équipement de bureau peuvent être remboursées par un forfait annuel pouvant s’élever jusqu’à CHF 1'000.-.

Le montant des forfaits doit correspondre à peu près au montant effectif des dépenses correspondantes.

3.

5. Dispositions administratives et modalités de remboursement

5.1. Principes et procédure

Les notes de frais sont en principe établies une fois par mois (ou par trimestre ou par année) et doivent être présentées à la personne responsable pour signature, accompagnées des justificatifs correspondants.

6. Certificat de salaire

Il peut être renoncé à établir un certificat de salaire pour le personnel bénévole lorsque les frais sont remboursés conformément à ce règlement.

Dans l’hypothèse où un salaire a été payé ou que le montant des menues dépenses dépasse la limite de CHF 1’000.- prévue au point 4.1 du règlement de frais, il est nécessaire d’établir un certificat de salaire et de mentionner les frais forfaitaires sous chiffre 13.2 du certificat de salaire.

7. Validité

Le présent règlement des remboursements de frais a été établi par l’Administration fiscale du Canton de Vaud.

8. Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 0000

Xxxxxxxx, le 6 mai 2019