Contract

1. GENERALITES

1.1 Acceptation des exigences applicables aux fournisseurs

Ce document définit les exigences qualité applicables aux fournisseurs des sociétés de la Business Unit Metal Solutions du groupe KEP Technologies en complément des « Conditions Générales d’Achats » groupe FORM GRP 0026 et de notre « Charte Ethique » - CHARTE ETHIQUE MS.

Il s’applique aux commandes et contrats passés par KEP Technologies qui se réfèrent au présent document. Par l'acceptation du contrat ou de la commande, le Fournisseur s'engage à respecter les clauses définies dans le présent document. Toute volonté contraire ou complémentaire du Fournisseur devra être explicitement mentionnée sur la commande d’achat. Il appartient au Fournisseur de demander aux Services Achats des informations complémentaires, si nécessaire.

Ces exigences qualité pourront être complétées et/ou modifiées par des dispositions particulières précisées sur les documents d’achat.

1.2 Responsabilité du Fournisseur

Le Fournisseur s’engage à agir en conformité avec les lois et les réglementations en vigueur auxquelles son activité est assujettie ; notamment en matière de législation fiscale, de législation du travail, d’exigences environnementales, d’hygiène et de sécurité.

Pour l’exécution d’une commande, KEP Technologies demande à ses fournisseurs de :

• Respecter la législation du pays relative au travail clandestin ou dissimulé.

• Respecter la réglementation REACH et Conflict Minerals,

• L’alerter dans le cas de fournitures pouvant avoir un impact sur la santé / sécurité des travailleurs, environnemental ou de présenter des risques de contrefaçon.

2. EXIGENCES QUALITE

Le Fournisseur est réputé exécuter ses obligations dans le cadre d’une démarche Assurance Qualité Fournisseur (« AQF ») et il ne peut être retenu, puis maintenu par l’Acheteur, sans que ses travaux s’inscrivent dans le cadre d’une démarche AQF. Or, cette démarche AQF ne peut être conduite de façon satisfaisante que si le Fournisseur est certifié. Aussi, l’Acheteur exige que ses fournisseurs soient certifiés ou obtiennent rapidement la certification « Modèle de Système Qualité de l’Aéronautique et du Spatial EN 9100 » lorsque tout ou partie des fournitures sont spécifiquement destinées à un usage aéronautique/spatial ou « ISO 9001 » lorsque les fournitures ne sont pas spécifiquement destinées à un usage aéronautique/spatial. Cette certification doit être valide ou en cours d’obtention/de renouvellement et être délivrée par un organisme agréé. Le justificatif de cette certification ou du processus d’obtention ou de renouvellement doit être adressé à l’Acheteur.

En cas d’objection justifiée de la part du Fournisseur, KEP Technologies pourra dispenser le dit Fournisseur de l’exigence relative à la certification.

2.1 Droit d’accès

KEP Technologies, ses clients et les autorités réglementaires, se réservent le droit d’accès aux sites de production concernés par la commande et aux enregistrements. Ainsi, que le droit de pratiquer des audits chez ses Fournisseurs. Le client de KEP Technologies ou son représentant doit avoir le droit de vérifier dans les locaux du Fournisseur que le produit est conforme aux exigences spécifiées.

2.2 Maitrise des informations documentées

Le Fournisseur doit mettre en place les dispositions nécessaires pour :

• assurer qu’il dispose de tous les documents nécessaires à la réalisation du contrat ou de la commande ;

• assurer que l’indice de révision de ces documents est valide ;

• assurer la disponibilité des documents applicables sur les lieux d’utilisation ;

• assurer la disponibilité des documents applicables chez ses propres fournisseurs ;

• prévenir l’utilisation de documents périmés ou portant des annotations manuscrites non validées.

2.3 Archivage

L’environnement de stockage et les supports employés doivent garantir la préservation et la lisibilité des données pendant toute la durée de l’archivage. Le Fournisseur s'engage à conserver les enregistrements adéquats permettant de garantir la traçabilité des opérations de fabrication et de contrôle et tout document permettant de justifier la conformité des produits et du process, aussi longtemps que KEP Technologies n’en n’aura pas autorisé la destruction.

2.4 Compétence, formation

Le Fournisseur doit s’assurer que toutes les activités relatives à l'exécution du contrat ou de la commande sont exécutées par du personnel ayant la formation, la compétence professionnelle et toute qualification requises, y compris le personnel intérimaire et prestataires sous contrat.

2.5 Management des risques

Le Fournisseur doit mettre en place un processus d’identification, d’évaluation périodique et de réduction des risques susceptibles de perturber le processus industriel et les engagements contractuels relatifs à la qualité des produits et au respect des délais de livraison.

Ces risques peuvent être liés :

• Aux produits (technicité, utilisation,…) ;

• Aux approvisionnements (mono source, obsolescence, changement de source, pérennité…) ;

• Aux opérations de fabrication et de contrôle du produit ;

• Aux moyens (machines, informatiques,..)

• Aux personnels.

2.6 Maitrise des évolutions et des transferts d’activités

Le Fournisseur s'engage à mettre en œuvre toutes les améliorations d'installation, de production et d'organisation qu'il juge nécessaires pour satisfaire les exigences de la commande. Le Fournisseur se doit d’informer dans les meilleurs délais KEP Technologies des évolutions des produits, de la définition du processus, des changements d’approvisionnement et des transferts industriel afin d’obtenir l’approbation de KEP Technologies. Le Fournisseur doit réaliser une revue de dernier article avant de transférer tout ou partie de sa production.

2.7 Achats

Dans le cas où le Fournisseur doit procéder lui-même aux approvisionnements nécessaires à l’exécution de la commande, il assume la responsabilité de l’ensemble des produits intégrés dans sa prestation. Le Fournisseur s’engage à s’adresser aux sous-traitants, fabricants ou autres fournisseurs désignés dans le dossier de définition. Aucun autre sous-traitant, fabricant ou fournisseur ne pourra être sollicité par le Fournisseur sans l’autorisation écrite et préalable de KEP Technologies. Le Fournisseur doit décliner à ses propres fournisseurs les exigences adéquates du présent document et

de tout document appelé au contrat ou à la commande ainsi que les exigences normatives ISO 9001 et/ou EN9100 selon les cas. Lorsque le choix du sous-traitant n’est pas imposé dans le dossier de définition, KEP Technologies se réserve le droit de vérifier les conditions d’agrément et de suivi du sous-traitant choisi. Le Fournisseur devra mettre en place un processus d'évaluation, de sélection de ses sous-traitants. Le Fournisseur doit prévoir tous les contrôles et essais nécessaires pour s’assurer de la conformité de ses approvisionnements aux exigences de la définition correspondante. Toutes les dispositions nécessaires doivent être prises pour assurer la traçabilité et le stockage, dans des conditions satisfaisantes, des approvisionnements réceptionnés. Les produits non conformes ou contrefaits doivent être isolés de manière à empêcher toute intégration non intentionnelle dans la prestation. Les documents d’enregistrement relatifs à la vérification en réception des approvisionnements devront être tenus à disposition de KEP Technologies.

2.8 Demande de dérogation

Toute demande de dérogation formulée par le Fournisseur en cours de fabrication ou sur pièce finie, doit être notifiée par écrit et soumis à l’acceptation de KEP Technologies dans les délais les plus courts et rappelée sur le Bon de Livraison et la Déclaration de Conformité. Si une dérogation visant tout ou partie des travaux est accordée par écrit par KEP Technologies au Fournisseur, celui-ci supportera toutes les conséquences, notamment financières, en découlant : travaux de reprise, frais administratifs et tous autres éléments de coût pour KEP Technologies.

2.9 Traçabilité, gestion de configuration

Une correspondance formelle unique doit être établie entre la référence et/ou numéro d’identification du fournisseur et celui de KEP Technologies ou de son client. Le Fournisseur doit posséder un système permettant de retrouver rapidement les antécédents d’une fourniture concernant sa définition, sa fabrication et son contrôle : configuration réalisée, matière utilisée (s’il y a lieu), identification des opérateurs, moyens utilisés, gammes. Les règles de traçabilité mises en place doivent permettre pour un produit ou un sous-ensemble donné de pouvoir identifier tous les lots de composants ou lots de matière première concernés et vice versa.

Le Fournisseur doit tenir à jour les différentes configurations (de référence, applicables, livrées) de ses produits propres. Les exigences particulières en matière d’identification (lotissement, sérialisation) et de traçabilité (article, composants critiques, matière) seront stipulées dans les spécifications particulières fournies lors la commande. Les distributeurs et les cataloguistes doivent au minimum informer KEP Technologies de la provenance de leur fourniture. Dans le cas où le Fournisseur ne peut pas garantir les exigences de traçabilité précitées, une décision doit être prise entre la qualité et les achats de KEP Technologies pour confirmer l’utilisation du Fournisseur.

2.10 Procédés spéciaux

Le Fournisseur doit identifier les procédés spéciaux mis en œuvre pour la réalisation du produit (ex : traitements et revêtement de surface, les traitements thermiques, les soudures laser etc.). Ces procédés spéciaux doivent être qualifiés par le Fournisseur avant utilisation. Les paramètres significatifs doivent être identifiés, maîtrisés et enregistrés. Dans le cas de la mise en œuvre de procédés spéciaux, les opérateurs doivent être qualifiés suivant les exigences spécifiées sur les plans, les spécifications techniques, les contrats ou commandes d’achat. Ces dispositions s’appliquent également aux procédés spéciaux sous-traités. Le dossier de qualification des procédés spéciaux est consultable par KEP Technologies sur simple demande.

2.11 Non-conformité ou contrefaçon

En cas de détection de contrefaçon ou d’une non-conformité en cours de fabrication, le service qualité du Fournisseur devra contacter sans délai le service qualité de KEP Technologies et ce, avant la livraison afin de prendre une décision sur l’action à mener (rebut, réparation ou livraison en l’état). Dans le cas d’une non-conformité, la demande d’acceptation pourra être rédigée sur le document du Fournisseur. D’une façon générale, aucune pièce non conforme ou contrefaite ne devra être livrée

sans avoir été signalée et soldée au préalable. De plus, une identification physique (ex : étiquette, peinture indélébile) est obligatoire. Les produits non conformes ou contrefaits découverts lors de la réception, seront portés à la connaissance du Fournisseur qui devra alors faire part rapidement à KEP Technologies de sa décision sur le retour des pièces pour mise en conformité et enquête. Les pièces déclarées non-conformes ou contrefaites par le service qualité de KEP Technologies restent à la disposition du Fournisseur pendant une période de 1 mois à partir de la date de déclaration de la non- conformité ou de la contrefaçon. Passé ce délai elles seront détruites. En cas de non-conformité ou de contrefaçon du produit détectée par KEP Technologies ou un client de celui-ci, le Fournisseur aura la charge de remédier à la situation sous quarante-huit heures et de proposer une solution à KEP Technologies sous dix jours ouvrés. Dans certains cas pour des causes de délais, les produits non- conformes pourront être repris en interne par KEP Technologies et les coûts liés facturés au Fournisseur. Pour toute fourniture refusée lors de la réception documentaire, qualitative ou quantitative ou, en cas de constatation d’une non-conformité ou d’une contrefaçon d’un produit en cours d’utilisation, le Fournisseur aura à sa charge les frais en résultant (transport, assurances,…). En cas de réclamation, KEP Technologies pourra retourner, en port dû, les produits pour examen. KEP Technologies se réserve le droit d’appliquer des pénalités pour frais de gestion des produits non conformes ou contrefaits.

3. EXIGENCES SPÉCIFIQUES À LA FABRICATION DE PRODUITS

3.1 Dossier de validation premier article

Un dossier de validation produit et de qualification du processus de fabrication1 est obligatoire dans les cas suivants :

• Nouvelle fourniture,

• Fourniture livrée dans une nouvelle usine de l’Acheteur,

• Outillage nouveau, renouvelé ou retouché,

• Changement de procédé de fabrication,

• Changement de source d’approvisionnement de matière première ou de prestataire,

• Changement dans la gamme de fabrication,

• Changement d’unité de production chez le fournisseur, à sa demande ou à celle de l’Acheteur,

• Passage d’un moyen provisoire à un moyen définitif.

Le Fournisseur doit, avant présentation du dossier et le démarrage série, qualifier son processus selon son référentiel interne, qui doit être approuvé par l’Acheteur. Le rapport de cette qualification doit être tenu à disposition de l’Acheteur, et les actions correctives en cas de non homologation doivent être engagées avant présentation à l’Acheteur. Le Fournisseur autorise l’accès et la présentation complète du process aux représentants de l’Acheteur sur les différents sites de production conformément au §2.1.

3.2 Analyse des Modes de Défaillance et de leurs Effets et Criticité (« AMDEC »)

Dès la phase de conception du processus de production, l’Acheteur ou son représentant pourra demander au Fournisseur une AMDEC. Le Fournisseur devra maintenir à jour cette AMDEC en prenant en compte les actions nécessaires à la diminution de la criticité et les non-conformités découvertes a posteriori. De cette AMDEC devra découler le plan de surveillance.

3.3 Plan de surveillance

Le Fournisseur doit élaborer un plan de surveillance produit / processus qui est le document présentant l’ensemble des opérations de fabrication et de vérification effectuées sur les paramètres du processus et sur les caractéristiques produit, depuis la réception des matières premières jusqu’à la

1 Suivant les cas, ce dossier peut porter le nom de FAI, DVI, PPAP, etc.

livraison chez KEP Technologies. Il constitue le référentiel de l’audit de processus effectué en interne ou par le représentant de KEP Technologies. Les caractéristiques spéciales (produit / processus) doivent être repérées de manière spécifique dans le plan de surveillance. Les capabilités process sur les caractéristiques spéciales seront établies au plus tard pour le dossier de validation premier article puis mises à jour périodiquement (au minimum annuellement). Si le process est non capable, le Fournisseur doit engager un plan d’actions curatives et correctives et le communiquer à l’Acheteur. Le Fournisseur doit en outre vérifier la process de ses moyens de contrôle (« R & R »). Si le process est non capable, le Fournisseur doit engager un plan d’actions curatives et correctives et le communiquer à l’Acheteur.

4. LIVRAISON

Le Fournisseur s’engage à communiquer à KEP Technologies les préconisations d’utilisation, de péremption ou de stockage des produits fournis à KEP Technologies si ces derniers sont concernés. Sauf disposition particulière, les produits livrés à KEP Technologies devront avoir une date de péremption au plus tôt d’un (1) an après la date de livraison.

4.1 Conditionnement

Le conditionnement doit permettre l’identification extérieure et le stockage sans précaution particulière. Tous les produits doivent être livrés propres et non pollués. Le Fournisseur devra garantir que toutes les dispositions sont prises pour la préservation des produits (corrosion, rayure,…) pendant les opérations de manutention et de transport jusqu’au site de livraison. Le Fournisseur prendra à sa charge toutes les conséquences financières de tout dommage qui pourra être causé à tout ou partie d’un produit à la suite du non-respect de la présente condition. Le Fournisseur s’attachera à utiliser au maximum des matériaux de conditionnement et d’emballage recyclables. Le fractionnement des livraisons doit avoir fait l’objet d’un accord écrit préalable de KEP Technologies.

4.2 Documents de livraison

Les livraisons devront être conformes aux conditions générales et particulières stipulées sur la commande. Toute livraison devra être accompagnée d’un bordereau de livraison à l’en-tête du Fournisseur, d’une déclaration de conformité et de tout autre document spécifié au contrat ou à la commande.

Le bordereau doit indiquer:

• La date,

• La référence complète de la commande,

• Le nombre de colis,

• La référence (Fournisseur et KEP Technologies) et la désignation des produits concernés ainsi que le cas échéant la désignation de l’opération,

• La quantité, métrage ou poids livrés,

• Le(s) numéro(s) des dérogations ou non-conformités éventuelles,

• Les indications éventuelles demandées par le service Achat.

S’il y a des non-conformités et que celles-ci ont été acceptées par KEP Technologies, une copie des documents d’acceptation (dérogation ou autre) doit être jointe. En l’absence de ces documents la facturation sera bloquée. Le délai contractuel de livraison des travaux bénéficiant d'une dérogation reste inchangé.

4.3 Délais

Le Fournisseur devra signaler à KEP Technologies toutes causes de retard dès leurs apparitions de façon à permettre à KEP Technologies de prendre toutes dispositions utiles en tout état de cause avant la date contractuelle de livraison. KEP Technologies se réserve le droit d’annuler toute commande non livrée dans les délais convenus, ainsi que de refuser toute livraison qui ne serait pas conforme aux conditions fixées et ce, sans préjudice des dommages et intérêts auxquels KEP Technologies pourrait prétendre.

5. SUIVI FOURNISSEURS

KEP Technologies mesure la performance opérationnelle de ses Fournisseurs de niveaux N1 et N2. Les Fournisseurs sont notés selon les critères suivants :

• Performance qualité : Nombre de non-conformités fournisseur (n) = nombre de non- conformité d’origine fournisseur,

• Performance achat : Taux de service (%) = (nombre de lignes livrées conformes en délai et en quantité / nombre de lignes attendues en livraison) * 100

• Performance relationnelle : flexibilité et réactivité du fournisseur face aux sollicitations de KEP Technologies

Nota :

Critère de conformité du délai : Une livraison en avance dans le même mois que la date souhaitée est une livraison jugée conforme. Une livraison à temps ou avec jusqu’à 2 jours de retard est une livraison jugée conforme. Une livraison avec 3 jours de retard ou plus est jugée non-conforme.

Critère de conformité de la quantité : une livraison de la quantité commandée ou une livraison partielle prévue est une livraison jugée conforme. Une livraison partielle non prévue est une livraison jugée non-conforme.

Définitions des critères de la relation :

Flexibilité : aptitude du fournisseur à faire face aux demandes urgentes. Réactivité : délai de réponse aux sollicitations de KEP Technologies.

Les services achats et qualité site analysent ces résultats. En fonction des résultats des actions du fournisseur sollicité, les actions suivantes peuvent être mises en œuvre :

• Des actions conservatoires immédiates pour sécuriser les livraisons en cours et les livraisons suivantes,

• Des actions correctives issues d’une identification des causes racines et suivi de leur efficacité,

• Des actions préventives pour pérenniser les solutions mise en œuvre,

• Déclenchement d’un audit,

• Notification du fournisseur de l’arrêt des relations commerciales avec lui.