ROUEN ROLLER DERBY LES VEUVES NOIRES

ROUEN ROLLER DERBY LES VEUVES NOIRES

CONVENTION DE FONCTIONNEMENT ET D’OBJECTIFS ANNUELLE

EXPOSE

TITRE I – DISPOSITIONS GENERALES

TITRE II – DISPOSITIONS PARTICULIERES

ENTRE LES SOUSSIGNES

- La Ville de Rouen, représentée par Xxxxx XXXXXXXX, Adjointe au Maire chargée du sport, de la jeunesse et de la vie étudiante agissant au nom et pour le compte de ladite Ville en exécution de la délibération du Conseil Municipal du 27 juin 2024 et l’arrêté de délégation du 27 décembre 2023, ci-après dénommée par les termes « la Ville »,

d’une part, ET

- L’Association Rouen Roller Derby Les Veuves Noires régulièrement affiliée à la Fédération Française de Roller Derby, sous le n° 01818, dont le siège est situé 00 xxx xx Xxxxx, 00000 Xxxxx, représentée par Xxxxxxxx XXXXX, Présidente, habilitée à cet effet par délibération du Conseil d’Administration en date du (à compléter par le club), ci-après dénommée par les termes « ROUEN ROLLER DERBY LES VEUVES NOIRES »,

d’autre part,

IL A ETE EXPOSE ET CONVENU CE QUI SUIT :

EXPOSE

Le développement de la vie associative répond à la nécessité de satisfaire des besoins sociaux essentiels en créant et renforçant des solidarités plus fortes entre les citoyens.

Les structures associatives participent pleinement aux attentes de nos concitoyens en matière de loisirs, de pratiques sportives et culturelles, d’aides sociales, de services collectifs.

Elles sont aujourd’hui des acteurs à part entière de la vie sociale et leurs activités constituent souvent un complément indispensable de l’action de la ville et des diverses institutions publiques.

Afin d’accompagner le mouvement associatif local et de contribuer à la pérennité et au développement des activités associatives et des structures elles-mêmes, la Ville souhaite :

- assurer aux associations dont les actions présentent un intérêt particulier pour la ville et ses habitants, un concours destiné à leur permettre de poursuivre et renforcer leurs activités,

- rechercher tous les moyens utiles pour informer, accompagner et contribuer à la formation du mouvement associatif,

- soutenir les associations dans la réalisation d’actions en faveur des Rouennais, en cohérence avec les politiques définies par la ville.

Dans le cadre de sa politique en faveur du développement du sport, la Ville souhaite conclure une convention avec l’Association dont l’objet est :

« le développement de la pratique sportive »

Cette convention respectera, d’une part, la politique décidée par la Ville en faveur du développement du sport et, d’autre part, l’objet de l’Association défini à l’article 2 de ses statuts déposés en Préfecture le (à compléter par le club)

Cette convention comporte deux titres. Le premier contient les dispositions générales appliquées à toutes les associations, le second les dispositions particulières propres au partenariat avec l’Association.

TITRE I –DISPOSITIONS GENERALES

Article 1er – Objet

La présente convention a pour objet de fixer les modalités du partenariat entre la Ville et l’Association. Ce partenariat se concrétise par :

- la détermination d’objectifs communs, d’actions à réaliser et des moyens alloués par la Ville suivant les règles fixées dans la présente convention.

- la mise en place d’une évaluation commune des actions réalisées dans ce cadre.

Article 2 – Durée

La présente convention prend effet à la date de sa signature et expire au 31 décembre 2024, sauf résiliation dans les conditions prévues à l'article 11.

Article 3 – Objectifs

Les objectifs principaux poursuivis par la Ville et l’Association sont fixés dans l’article 13 de la présente convention.

Chaque partie s’engage, pour ce qui la concerne, à mettre en œuvre ces objectifs, étant donné les moyens qui seront affectés à leur réalisation.

Article 4 – Concours financiers apportés par la Ville

Le concours financier de la Ville fera l’objet d’une notification par simple lettre à l’Association après le vote du Budget Primitif de l’année 2024, conformément au montant indiqué en annexe de la convention.

Article 5 – Versement de la subvention

Les modalités de versement de la subvention sont définies à l’article 15 de la présente convention.

Article 6 – Moyens mis à disposition

Dans le cas où la Ville mettrait à disposition de l’Association des moyens en matériel ou en personnel, en plus des subventions prévues par la présente convention, ces mises à disposition feront l’objet de conventions spécifiques qui seront annexées à la présente convention.

Toute mise à disposition gracieuse au profit de l’Association devra faire l’objet d’une valorisation annuelle qui demeure annexée à la présente convention.

Article 7 – Engagement de l’Association

7.1 – Obligations comptables et contrôle de l’utilisation des fonds

7.1.1 – Comptabilité

L’Association s’engage à respecter les dispositions légales relatives aux obligations comptables des structures associatives et au contrôle de l’utilisation des fonds publics, notamment l’article L.1611-4 du Code Général des Collectivités Territoriales ainsi que les lois n° 92-125 du 6 février 1992 et n° 93-112 du 29 janvier 1933 et leurs décrets d’application.

Le cas échéant, elle nomme au moins un commissaire aux comptes et un

suppléant, conformément aux dispositions de l’article 29 bis de la loi n° 84-148 du 1er mars 1984 relative à la prévention et au règlement amiable des difficultés des entreprises.

Pour ce faire, elle tient une comptabilité conforme aux règles définies par le plan comptable général et aux adaptations qui en découlent en application de l’arrêté du 8 avril 1999 portant homologation du règlement n° 99-01 du 16 février 1999 du Comité de la Réglementation comptable relatif aux modalités d’établissement des comptes annuels des associations et fondations, et respecte la législation fiscale et sociale propre à son activité.

Ainsi, l’Association doit transmettre à la Ville, au plus tard à l’expiration d’un délai de 6 mois suivant la clôture du dernier exercice, le bilan, le compte de résultat et les annexes du dernier exercice clos certifiés conformément aux dispositions de l’article 7.1.2.

Les montants versés par la Ville, les autres collectivités territoriales et organismes divers doivent expressément figurer de manière détaillée en annexe des comptes qui sont transmis.

7.1.2 – Certification des comptes

Les obligations qui incombent à l’Association en matière de certification des comptes varient selon le montant des différentes aides financières et matérielles que la Ville lui octroie.

⮱ si l’association perçoit des subventions supérieures à 153 000 euros, conformément au Code du Commerce art D 612-5 et L 612-4 :

Elle transmet à la Ville les documents comptables certifiés par un Commissaire aux comptes inscrit au tableau de l’ordre et distinct de l’expert-comptable de l’Association, le rapport du Commissaire aux comptes et le compte rendu de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes.

⮱ si l’Association perçoit une subvention de la Ville supérieure à 75 000 euros ou que le montant des subventions est supérieur ou égal à 50% des produits figurant au compte de résultat :

Lorsqu’elle est soumise à l’obligation de certification des comptes, elle transmet les documents comptables certifiés par un Commissaire aux comptes inscrit au tableau de l’ordre et distinct de l’expert comptable de l’Association, le rapport du Commissaire aux comptes et le compte rendu de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes.

Lorsqu’elle n’est pas soumise à l’obligation de certification des comptes, elle transmet les documents comptables certifiés par le président auxquels est joint le compte rendu de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes annuels.

⮱ si l’Association perçoit une subvention de la Ville inférieure à 75 000 euros :

Elle transmet les documents comptables signés par le président de l’Association auxquels est joint le compte rendu de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes annuels.

7.1.3 – Contrôle des fonds publics

L’Association s’engage à justifier, à tout moment, de l’utilisation des fonds versés et tiendra sa comptabilité à la disposition de la Ville. A ce titre, la Ville peut procéder à tout contrôle ou investigation qu’elle jugera utile, tant directement que par des personnes ou organismes dûment mandatés par elle, pour s’assurer du bien-fondé des actions entreprises par l’Association et du respect de ses engagements vis à vis de la Ville.

A défaut de la production des documents comptables et de ceux stipulés à l’article 7.4, la Ville se réserve le droit de ne pas procéder au versement de sa participation financière.

L’association s’engage à rembourser, le cas échéant, la quote-part de la contribution financière qui excède le coût de mise en œuvre de l’action concernée.

7.2 – Gestion

L’Association veille, chaque année, à équilibrer son budget et cherche à développer ses ressources propres, comme la diversité de ses financements publics et privés.

Elle s’oblige à informer sans délai « la Ville » d’éventuelles difficultés de trésorerie, alerte du commissaire aux comptes, procédure de mise en redressement judiciaire, …

7.3 – Promotion de la Ville

L’Association doit faire état du soutien de la Ville dans tout document, tant à usage interne qu’à destination du public.

L’utilisation du logo de la Ville doit respecter la charte graphique fournie à cet effet.

Un accord entre les parties à la présente convention, à intervenir par échanges de courriers à l’initiative de la Ville, précise les modalités exactes des mesures tendant à promouvoir la Ville.

7.4 – Information sur l’activité de l’Association

L’Association fournit, chaque année, un bilan détaillé d’activité de l’année précédente, le rapport moral de la dernière assemblée générale ordinaire et un projet d’activités pour l’exercice suivant.

L’Association doit également informer la Ville sans délai de toutes les modifications intervenues dans ses statuts, la composition de son Conseil d’Administration ou de son bureau.

7.5 – Demande de subvention

L’Association présente une demande motivée de subvention par écrit, avec les documents type fournis par la Ville et en respectant le calendrier des retours de dossiers de demande de subvention fixé par celle-ci.

Afin d’instruire les demandes de subvention, les associations présenteront un dossier comportant

:

▪ les statuts de l’Association,

▪ le justificatif de la publication de la déclaration de l’Association au Journal Officiel,

▪ l’attestation d’affiliation à une ou plusieurs fédération(s) française(s) sportive(s)

▪ l’attestation d’agrément à la Direction Régionale et Départementale de la Jeunesse et des Sports (s’il y a lieu)

▪ la composition du bureau de l’Association,

▪ les comptes financiers signés du dernier exercice,

▪ le budget prévisionnel de l’année à subventionner faisant ressortir l’ensemble des financements et ressources propres, ▪ le compte rendu d’activité de l’année écoulée ▪ le projet d’activité de la saison sportive à venir

▪ le relevé d’identité bancaire ou postal

▪ les documents fournis par la Ville dûment complétés.

L’Association s’engage à utiliser la subvention conformément à son objet social, à sa demande, et aux lois et règlements en vigueur et notamment la réglementation de matière de débit de boissons, de braderie commerciale.

Article 8 – Evaluation annuelle

Sous réserve des dispositions éventuellement précisées à l’article 17 de la présente convention, l’Association et la Ville se réunissent, au minimum une fois par an, afin d’évaluer les actions réalisées par l’Association au cours de l’exercice achevé (ou s’achevant) et de vérifier leur adéquation avec les objectifs définis à l’article 15.

Si nécessaire, l’article 16 de la présente convention contient des mesures complémentaires et spécifiques en matière d’évaluation.

Les modifications annuelles portant sur le programme d’actions et d’activités sont ratifiées par les parties à la présente par un échange de simples lettres.

Toute autre modification de la présente convention s’avérant nécessaire ne peut être adoptée que par voie d’avenant.

Article 9 – Assurances - Responsabilités

Les activités de l’Association sont placées sous sa responsabilité exclusive ; l’Association doit souscrire tout contrat d’assurance propre à garantir sa responsabilité, de façon à ce que la Ville ne soit ni recherchée, ni inquiétée. L’Association produit chaque année à la Ville les attestations des assurances souscrites.

Article 10 – Impôts et taxes

L’Association se conforme aux prescriptions réglementaires relatives à l’exercice de son objet de telle sorte que la Ville ne puisse être inquiétée à ce sujet en aucune façon. Elle doit, en outre, faire son affaire personnelle de toutes les taxes et redevances présentes et futures constituant ses obligations fiscales.

Article 11 – Résiliation

Chaque partie se réserve le droit de mettre fin, à tout moment, à la présente convention en cas de non respect par l’autre partie de l’une des clauses ci-dessus énoncées si, dans le mois suivant la réception de la mise en demeure adressée par lettre recommandée avec avis de réception, la partie en cause n’a pas pris les mesures appropriées pour y remédier.

Si le non respect de la convention est imputable à l’Association, cette dernière rembourse à la Ville la part de subvention déjà perçue au prorata temporis de l’année en cours, à compter de la date de réception de la lettre recommandée.

La présente convention peut être résiliée à tout moment, avant son terme, si les parties sont d’accord. Cette résiliation amiable est signifiée par échange réciproque de lettres recommandées entre les parties.

La présente convention sera résiliée de plein droit, sans préavis, ni indemnité, en cas de liquidation judiciaire ou d’insolvabilité notoire de l’Association.

Il en est de même en cas d’utilisation de la subvention par l’Association à des fins autres que celles définies conformément aux articles 3, 8 et 16 de la présente convention.

A ce titre, l’Association s’interdit, notamment, de redistribuer tout moyen municipal mis à sa disposition sous forme d’aide ou de subvention à d’autres personnes physiques ou morales, sauf lorsque cela est expressément prévu dans la convention conclue entre la collectivité territoriale et l’organisme subventionné, conformément à l’article L.1611-4 du Code Général des Collectivités Territoriales.

Article 12 - Election de domicile

Pour l’exécution de la présente convention, les parties font élection de domicile :

pour l’Association, ………………………………………………………..

⮚ pour la Ville, en l’Hôtel de Ville, place du Général xx Xxxxxx, 76037 ROUEN CEDEX 1.

TITRE II – DISPOSITIONS PARTICULIERES

Article 13 – Objectifs

Les objectifs principaux poursuivis par la Ville sont spécifiés dans la politique sportive 2023-2027 adoptée en Conseil Municipal par délibération du 15 décembre 2022.

Ils s’articulent autour de trois axes majeurs :

• dynamiser l’offre de service, tant du point de vue structurel (équipements sportifs) que fonctionnel (modalités de travail avec les acteurs et actrices du sport rouennais),

• promouvoir la pratique sportive comme facteur de cohésion sociale, de promotion de l’égalité femmes-hommes et déterminant de santé,

• soutenir la performance des meilleurs athlètes rouennais et rouennaises et des partenaires qui les accompagnent.

Un accord entre les parties à la présente convention, à intervenir par échanges de courriers à l’initiative de la Ville, précise les modalités exactes des mesures tendant à promouvoir la Ville.

Article 14 – Concours financier apporté par la Ville

La Ville apporte à l’Association un concours financier forfaitaire annuel s’élevant à 2 000 €. En cas de modification du concours financier pour la saison sportive en cours, celle-ci fera l’objet d’une délibération du conseil municipal et donnera lieu à la signature d’un avenant.

A ces financements pourront, éventuellement, s’ajouter des financements sur projet, des compléments de subventions de fonctionnement ou des subventions complémentaires. Ces attributions seront validées en conseil municipal et notifiées par lettre simple.

Article 15 – Versement de la subvention

⮱ Option 1 : pour des sommes supérieures à 15.000 Euros

Sous réserve des dispositions de l’article 7 de la présente convention, il est procédé au versement de la subvention de la manière suivante :

⮱ - après le vote en Conseil Municipal, un acompte correspondant à 70 % du montant de la subvention votée par le Conseil Municipal,

⮱ - le solde de 30%, dès réception des documents comptables de l'Association, bilan et compte de résultat détaillés relatifs au dernier exercice clos, certifiés conformément aux dispositions de l'article 7.1 et validés par assemblée générale.

⮱ Option 2 : pour des sommes inférieures à 15.000 Euros

Sous réserve des dispositions de l’article 7 de la présente convention, il est procédé au versement de la subvention de la manière suivante :

⮱ Sous réserve des dispositions de l'Article 7 de la présente convention, il est procédé au versement de la subvention dans son intégralité.

La subvention est virée au compte de l’Association

Code banque : 11425 Code guichet : 00900

Numéro de compte : 08001376416 Clé RIB : 11

Raison sociale et adresse de la banque : CE NORMANDIE

Article 16 – Affiliation

Sur demande de la Ville, l’Association doit être en mesure d’apporter à tout moment une attestation de son affiliation en cours de validité à la Fédération Française de Roller Derby.

Fait à ROUEN, le en deux exemplaires

P. LE MAIRE DE ROUEN, ROUEN ROLLER DERBY par délégation

Xxxxx XXXXXXXX Xxxxxxxx XXXXX

Adjointe au Maire Présidente