CONTRAT D’ENGAGEMENT
CONTRAT D’ENGAGEMENT
XXXXX XX XXXXXXX XX XXXXXXXX XX x'XXXX XXXXXXXX XXXXXXXXX
Xxxxx
Xx Xxxxxxx xx Xxxxxxxx représentée par son Maire, dûment habilité par délibération n° XXX du XXX, Monsieur Xxxxx Xxxxx ci-après dénommée « la Commune de Bordeaux »,
d'une part,
Et
L'EPCI de Bordeaux Métropole représentée par son Président, Monsieur Xxxxx Xxxxx par délibération n° XXX du XXX, ci-après dénommée «Bordeaux Métropole»,
d'autre part,
Vu le schéma de mutualisation adopté le 29 mai 2015;
Considérant la volonté des structures contractantes de se doter d'un service commun afin de favoriser l'exercice de ses missions , de rationaliser les moyens mis en œuvre pour son accomplissement et d’être assurées de disposer d’une performance équivalente à celle constatée dans chaque entité, il est proposé un «contrat d’engagement» établissant un cadre général d’organisation des relations et de l’action,
Considérant la nécessité de traduire juridiquement et financièrement les conditions de création de service commun, et conformément aux obligations légales en la matière, il est proposé une convention de service commun intégrant l’impact de la mutualisation et les conditions de transferts de moyens afférents à la Métropole faisant l'objet d'un document à part.
Considérant les liens étroits pouvant exister entre les objectifs fixés au service commun et les moyens pour le réaliser, les conventions de service commun et les contrats d'engagement sont élaborés conjointement.
Considérant l’équilibre à trouver entre la précision des engagements, expression des exigences réciproques, et la nécessaire souplesse du fonctionnement dans la période de mise en place du service commun,
Il est, dans ce cadre, convenu et arrêté ce qui suit :
Sommaire
ARTICLE 2 : ENGAGEMENT DES PARTIES 4
OBJECTIFS GENERAUX DU CONTRAT 4
ARTICLE 3 : XXXXXX XXXXXXXXX 0
ARTICLE 4 : MODALITES DE SAISINE DU SERVICE COMMUN 5
AUTORITES HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE 5
ARTICLE 5 : MODALITES DE SUIVI DU CONTRAT 7
ARTICLE 6 : REVISION DES NIVEAUX DE SERVICE ET PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES 8
ARTICLE 7 : DUREE DU CONTRAT 9
ARTICLE 1 : OBJET
Le présent contrat fixe le cadre général d’organisation des relations entre la Commune de Bordeaux et l'EPCI Bordeaux Métropole et de leurs actions, pour les missions et activités qu’elles ont décidé de mutualiser.
Il constitue l’outil de gouvernance qui permet d’optimiser la collaboration entre les parties sur l’ensemble des champs mutualisés en établissant les procédures de travail et en déterminant une répartition des rôles que les deux parties prenantes s'engagent à respecter.
ARTICLE 2 : ENGAGEMENT DES PARTIES
Le contrat d’engagement doit permettre aux parties d’atteindre les objectifs suivants :
expliciter les liens entre autorités hiérarchiques et fonctionnelles qui régissent, d’une part la gestion du service commun au sein de la Commune de Bordeaux et, d’autre part, les relations entre ce service commun et l'EPCI Bordeaux Métropole et ses représentants ;
accroître la réactivité des réponses à l’usager rendues par l’ensemble ainsi créé ;
rendre lisible le circuit des demandes et de leur traitement, pour chacun ;
rechercher l’efficience, la performance, dans le cadre d’une obligation de résultat et de respect des moyens affectés ;
donner un sens à la mutualisation et aux transferts de compétences, en définissant plus précisément les procédures de gestion de la relation à l’usager et en les rendant opposables au sein d’un document liant chaque Collectivité au service commun.
Ce contrat recense les besoins de la Collectivité et ses attentes spécifiques dont les parties conviennent et que le service commun s'engage à prendre en compte, ainsi que les principes de pilotage, dans le cadre d’une démarche d’amélioration continue.
Dans la mesure où la qualité du service rendu par le service commun dépend étroitement de la bonne collaboration de la Collectivité, celle-ci devra réciproquement répondre aux attentes formulées par le service commun.
Des engagements qualité sont pris, pour ce domaine, qui reposent sur un niveau de service arrêté d’un commun accord par les parties.
La Collectivité s’engage dans ce cadre à justifier préalablement de son niveau de service constaté en 2013/2014 et, le cas échéant, à communiquer à la Commune de Bordeaux les référentiels qualité qu’elle applique.
Ces éléments figurent de manière synthétique sur chaque fiche thématique annexée au présent contrat, laquelle peut renvoyer à des documents plus complets transmis par la Collectivité à la Commune de Bordeaux à l’occasion de la conclusion du présent contrat (rapports d’activité, tableau de bord…).
Il appartient à la Collectivité de justifier des moyens qu’elle consacrait à l’activité, et du résultat atteint. A défaut, les parties conviennent de mettre en place un suivi d’activité la première année du contrat afin de constituer un « niveau de référence ».
Ainsi, et pour chaque prestation, un responsable pourra être identifié, les engagements qualité écrits, et les dossiers ou projets prioritaires précisés (annexes 1).
ARTICLE 3 : CHAMPS CONCERNES
La saisine du service commun porte exclusivement sur le domaine des Archives.
Une déclinaison des niveaux de service à atteindre, des procédures de gestion, des modes opérationnels, etc... est établie et figure en annexe 1.
ARTICLE 4 : MODALITES DE SAISINE DES SERVICES COMMUNS
Il est nécessaire de préciser les dispositions générales relatives aux modalités de saisine par l'Autorité Territoriale compétente (et sous son autorité, ses adjoints ou ses services), du service commun placé sous l’autorité hiérarchique du Maire de Bordeaux, du Directeur général en charge des Affaires Culturelles, étant rappelé que les utilisateurs de ce service peuvent être externes (usagers des services publics) ou internes (agents territoriaux).
Les demandes peuvent prendre, selon leur nature, toutes formes : courrier, note, courriel, mais aussi appel téléphonique ou demande orale directe.
Le lien dit de « proximité » qualifie plus particulièrement les relations entretenues par la Commune avec ses habitants.
Les services de la Commune, comme les services métropolitains, sont en relation directe avec l’usager dans la mise en œuvre de leurs actions.
L’objectif est de développer un outil partagé permettant de centraliser les demandes et facilitant ainsi la saisine du service commun et un retour d’information vers la Collectivité, qui pourra ainsi adresser la réponse à l’usager sur son territoire.
AUTORITES HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE
L’autorité hiérarchique
L’autorité hiérarchique, exercée au travers de ses responsables par la collectivité employeuse de l’agent, permet et garantit la prise de décision et la mise en œuvre des missions confiées. Le lien hiérarchique se traduit, au sein de l’organisation de travail, par l’existence d’une fonction d’encadrement clairement et personnellement identifiée, dont l’agent dépend. L’encadrant fixe les objectifs, attribue les moyens, priorise les tâches et en contrôle l’exécution. Il lui appartient d’évaluer et de noter l’agent.
Pour les agents transférés par la Collectivité dans le service commun au titre de la mutualisation, l’autorité hiérarchique sera exercée par le Maire de la Commune de Bordeaux ou par celles et ceux à qui il a confié cette autorité, dans le cadre de l’organisation de la Commune de Bordeaux.
L’autorité fonctionnelle
L’autorité fonctionnelle caractérise le lien entre les responsables de la Collectivité et le service commun pilotés par la Commune de Bordeaux. La mission étant exercée pour le compte de la Collectivité, le service commun qui la remplit est placé sous l’autorité fonctionnelle de l'Autorité Territoriale compétente (élus et services). A ce titre, le service commun conseille, prépare et exécute les décisions de l'Autorité Territoriale.
Cette relation, sans confusion avec l’exercice de l’autorité hiérarchique, garantit la bonne articulation (expression du besoin, commande, échange d’information, suivi de la réalisation, évaluation du résultat…) entre le donneur d’ordre communal et le service qui agit pour son compte.
Pour ce faire, l'Autorité Territoriale ou ses représentants s’adressent directement aux cadres dirigeants des services communs.
L’animation fonctionnelle sera assurée par un réseau métier. Les réseaux métiers constituent des instances de dialogue fonctionnelles et non hiérarchiques. Ils facilitent les coopérations dans une organisation déconcentrée, en recherchant l’amélioration continue du service rendu.
Le Directeur général en charges des Affaires Culturelles ainsi que le Directeur des Archives d'une part et le Directeur Général des Services de la Collectivité concernée d'autre part, sont garants de la bonne mise en œuvre du contrat d’engagement. Afin de faciliter le pilotage dudit contrat et les actions correctives qui s’avèreraient nécessaires, un responsable du suivi du contrat est désigné par chacune des parties.
L' annexe thématique (annexe 1) précise les procédures applicables dans ce domaine.
En étant guidé par les principes de rapidité, de simplicité et d’efficacité, les processus de saisine doivent être clairs et les interlocuteurs identifiés sur la base de leur fonction.
Les saisines du service commun peuvent selon les activités être de trois natures :
- Ordinaire : il s’agit de la saisine de droit commun qui s’inscrit dans un fonctionnement normal du service et à laquelle l’organisation de travail planifiée des services communs doit répondre ;
- En urgence : il s’agit de la saisine qui, s’inscrivant dans une activité dont la mise en œuvre est confiée par la Collectivité au service commun, a pour origine un évènement ponctuel et non prévisible auquel il faut faire face avec une très grande réactivité. Elle impose aux responsables concernés des services communs une priorité et un délai d’intervention spécifiques ;
- Exceptionnelle : il s’agit d’une saisine qui ne s’inscrit pas dans le cadre d’action prévu par le contrat d’engagement. Elle est exceptionnelle tant par le fait qu’elle est hors du champ contractuel que par son caractère ponctuel. Les modalités de la réponse et de sa prise en charge s’évaluent et se décident en concertation entre les responsables concernés de la Collectivité et du service commun.
En cas de divergence de vue sur les éléments de programmation des opérations, tâches ou travaux confiés aux agents mutualisés, un arbitrage sera réalisé suivant la procédure suivante :
- Les autorités hiérarchiques (Directeur général en charge des Affaires Culturelles, Directeur des Archives et Directeur Général des Services de la Collectivité) sont chargées de trouver un compromis entre les besoins et les moyens des deux collectivités.
- Si nécessaire, les Directeurs généraux seront amenés à trouver une solution.
- En dernier recours, le Maire et le président de l'EPCI sont sollicités.
En cas de divergence sur le fond, les instructions du Maire sont appliquées en dernière instance.
En cas de demande exceptionnelle non prévue au contrat, la Collectivité prend contact avec le Directeur général en charge des Affaires Culturelles. Ce dernier pourra proposer à la Collectivité d’adapter l’organisation usuelle des moyens pour disposer des moyens adaptés à cette demande. Si cet aménagement exceptionnel des ressources impacte la qualité des prestations rendues aux autres Collectivités, un arbitrage est sollicité au niveau des Directeurs généraux.
Un état récapitulatif annuel sera dressé afin d'inventorier les demandes exceptionnelles et les litiges et de capitaliser les solutions arbitrées. Il sera présenté en Conférence Territoriale des Elus.
ARTICLE 5 : MODALITES DE SUIVI DU CONTRAT
Une mesure de l’atteinte des objectifs prévus est nécessaire, sur la base d’un suivi/évaluation prévoyant de possibles ajustements chaque année, en fonction de l’évolution de la répartition des services entre la Commune de Bordeaux et la Collectivité, de l’écart constaté entre les objectifs et les résultats et, enfin, de l’évolution des besoins.
La mise en œuvre du contrat est pilotée par le Directeur Général des Services de la Collectivité et le Directeur Général en charges des Affaires Culturelles ainsi que le Directeur des Archives. Une réunion de lancement est organisée avec les parties prenantes pour partager les objectifs du contrat, les procédures de travail et s'accorder sur un plan d'actions visant à améliorer la collaboration entre les deux parties, ainsi que, le cas échéant, sur la détermination d’un plan de continuité.
Des rencontres mensuelles des responsables de suivi du contrat sont organisées la première année, elles sont a minima trimestrielles par la suite. Un tableau de bord permet de faire le point sur les interventions réalisées dans les Collectivités (nature, délais…).
Au moins deux réunions annuelles, auxquelles sont conviés les signataires du présent contrat, seront organisées pour traiter, les dossiers en cours, vérifier le respect des engagements mentionnés dans le contrat et mettre en place des actions correctives, si nécessaire. Le Service commun fournira les données opérationnelles et financières liées au pilotage du contrat, les données nécessaires pour assurer l’efficacité du suivi et permettre, postérieurement, une évaluation plus générale de l’organisation mise en place.
Une évaluation à la date anniversaire du contrat est programmée pour vérifier le respect des engagements pris par les cocontractants. Cette évaluation permettra, sur la base des indicateurs contenus dans le contrat et des observations formulées par les parties, de mesurer le degré de prise en compte des besoins exprimés. Elle conduira, le cas échéant à l'actualisation des objectifs, des engagements et du plan d'actions sur lesquels se sont accordées les deux parties.
L’évaluation annuelle devra être communiquée chaque année par le service commun à la Collectivité, au plus tard le 31 mars de l’année suivante, sous forme d’un rapport reprenant des données tant quantitatives que qualitatives, qui sera présenté aux instances délibératives des Collectivités pour information.
ARTICLE 6 : REVISION DES NIVEAUX DE SERVICE ET PRESTATIONS COMPLEMENTAIRES
Le Président de Bordeaux Métropole garde la souveraineté du niveau des services qu'il souhaite fixer pour sa collectivité pour ce service mutualisé. Les moyens du service commun seront alors ajustés en conséquence.
Une révision des niveaux de service assurés par le service commun pour le compte de la Collectivité peut être envisagée par les parties. Elle fait l’objet d’une négociation qui prend notamment en compte l’évolution des patrimoines gérés, le niveau de prestation souhaitée par la Collectivité, l’évaluation de l’impact sur les moyens affectés et la capacité du service commun.
Les adaptations limitées des niveaux de service sont arrêtées entre les parties dans le cadre de la démarche d’amélioration continue et de dialogue de gestion, dans un objectif partagé d’efficience du service.
En cas de mise à disposition descendante ou ascendantes de personnels et de prestations complémentaires de services rendus par le service commun, une compensation financière pourra être prévue.
La révision du niveau de prestation et les prestations complémentaires se concrétiseront par un avenant portant sur l'annexe 1.
ARTICLE 7 : DUREE DU CONTRAT
Le présent contrat est conclu pour la durée du mandat principal, avec renouvellement tacite dans xxx xxx mois qui suivent l'élection municipale.
Fait à ……………….., le …………………….., en exemplaires.
Pour la Commune, Pour la Collectivité,
Signature / Cachet Signature / Cachet
Le Maire Adjoint, Le Président ,
Xxxxxxx XXXXXXX Xxxxx XXXXX
ANNEXES
Annexe 1
Annexe 2
Annexe 3
Annexe 4
Annexe 5
Annexe 5 bis