CONVENTION DE PARTENARIAT RELATIVE AU PROGRAMME ITSCI VERSION ABRÉGÉE
CONVENTION DE PARTENARIAT RELATIVE AU PROGRAMME ITSCI VERSION ABRÉGÉE
1 2 et 3. INFORMATIONS GÉNÉRALES, PRÉAMBULE ET DÉFINITIONS
⮚ Présente simplement l'historique du Projet de Convention ITSCI et donne la définition des termes utilisés dans la Convention.
4. PRÉSENTATION GÉNÉRALE DU PROJET ITSCI
⮚ L'Initiative Internationale pour la chaîne d’approvisionnement de l’étain (ITSCI) constitue un processus de diligence raisonnable destiné à prendre en compte les problèmes soulevés par les minerais de conflit au sein de la chaîne d'approvisionnement internationale et son projet comprend un principe de traçabilité, d'évaluation des risques et d'obligations d'audit se conformant aux recommandations édictées dans le cadre des règles de diligence raisonnable par l'organisation de coopération et de développement économique (OCDE) et les Nations-Unies (ONU). Le Projet prévoit également de tenir compte de toutes recommandations additionnelles provenant de la SEC américaine dès lors que celles- ci seront rendues disponibles.
5. OBJECTIF & CHAMP D'ACTION DE CE PROJET DE PARTENARIAT
⮚ Le fait de participer à ce Projet permet aux opérateurs d'amont de démontrer formellement leur engagement envers ce principe de diligence raisonnable désormais requis lors des échanges commerciaux provenant de zones connues pour être touchées par les minerais de conflit ou suspectés de provenir de la région des Grands Lacs. Le Projet est actuellement en cours en RDC et au Rwanda.
⮚ Le Projet couvre la cassitérite, la columbite-tantalite, le wolfram et tout autre étain, tantale ou minerai contenant du tungstène.
⮚ Les opérateurs d'amont ont la possibilité de devenir des Membres titulaires alors que les entreprises d'aval peuvent soutenir le Projet en devenant Membres associés.
⮚ L'adhésion au Partenariat n'est pas limitée aux Membres d'International Tin Association Ltd ou à ceux du Centre d'études international de tantale et de niobium (T.I.C) et ne confère aucun droit au sein de ces organisations.
6. STRUCTURE ORGANISATIONNELLE DU PROJET DE PARTENARIAT
Comité de Pilotage
⮚ Le Comité de Pilotage a la responsabilité de décider des orientations à prendre pour le Projet et il est prévu qu'il soit composé d'un représentant de chacune des industries de l'étain, du tantale et du tungstène (International Tin Association; T.I.C et d'un représentant pour le wolfram, si disponible) et devra travailler en étroite collaboration avec les gouvernements concernés.
⮚ Le Comité de Pilotage peut également être composé de personnes compétentes issues de cabinets d'expertises indépendants mondialement reconnus ou de personnes indépendantes reconnues pour détenir une connaissance approfondie du sujet ou encore de donateurs importants n'appartenant pas à l'industrie minière.
⮚ Le Comité de Pilotage désignera des organisations qui occuperont d'autres fonctions essentielles au sein du Projet et qui devront prendre des décisions basées sur les conseils prodigués par les Experts en évaluation des risques, notamment en ce qui concerne l'admission, la suspension ou l'expulsion de Membres, la mise en place de procédures visant à améliorer les méthodes de travail, ainsi que le choix des mines pouvant rejoindre le Projet.
Opérateur(s) du Projet
⮚ Les Opérateurs du Projet seront nommés par le Comité de Pilotage et auront en charge la gestion du Projet au quotidien, son implémentation locale avec, entre autres, la mise en place de comités de parties prenantes et ils devront surveiller les aspects liés à la sécurité ainsi que les événements se produisant dans les mines, dans les pays concernés.
Experts dans l'évaluation des risques
⮚ Les Experts en évaluation des risques seront désignés par le Comité de Pilotage pour fournir, en toute indépendance, une évaluation des risques éventuels liés à un conflit ou à de graves violations des droits de l'Homme pouvant entraîner des conséquences sur le bon déroulement du Projet, ceci grâce à l'ensemble des informations recueillies à propos des Membres et aux études menées sur le terrain.
⮚ Les Experts en évaluation des risques auront une connaissance approfondie de l'industrie minière du pays concerné et travailleront en étroite collaboration avec les Opérateurs du Projet, les parties prenantes locales et les représentants locaux du gouvernement lorsqu'ils effectueront leurs contrôles et adresseront leurs recommandations. Les Experts en évaluation des risques consulteront régulièrement le Panel consultatif.
⮚ Les Experts en évaluation des risques utiliseront les informations pertinentes pour la période démarrant au 1er avril 2011, bien que les informations précédent cette date offriront des données de base à toute évaluation.
⮚ Lorsque les Experts en évaluation des risques communiqueront leurs avis ou prépareront leurs rapports, ils s'attacheront à respecter les informations commerciales confidentielles, les règles de concurrence, la protection des témoins et tout autre sujet de sécurité du même ordre. Les limites de la confidentialité seront également abordées avec le Panel consultatif.
⮚ Les Membres du Projet pourront donner leur avis s'ils ne sont pas d'accord avec ce que les Experts en évaluation des risques auront indiqué dans leurs rapports ou avec ce qu'ils auront constaté.
⮚ Toute tierce partie sera en droit de contacter les Experts en évaluation des risques pour leur communiquer des informations importantes sur le Projet ou ses Membres dont elle aurait connaissance.
Secrétariat
⮚ Le Secrétariat administrera et gérera financièrement le Projet, il aidera au démarrage de son implémentation et travaillera étroitement avec les services gouvernementaux concernés.
Auditeurs
⮚ Les Auditeurs seront désignés par le Comité de Pilotage pour vérifier, en toute indépendance, que les Opérateurs du Projet, ainsi que les Membres, suivent les règles régissant le Projet et remplissent correctement leurs obligations, et ils devront évaluer la capacité du Projet à garantir la traçabilité des minerais de conflit dans le cadre de la diligence raisonnable et du respect des attentes de la communauté internationale.
⮚ Les Auditeurs établiront des rapports ou effectueront des contrôles sur sites à propos de tous ceux impliqués dans le Projet.
⮚ Les Auditeurs prépareront des rapports d'audit qui seront rendus publiques. Ce faisant, les Auditeurs s'attacheront à respecter les informations commerciales confidentielles, les règles de concurrence, la protection des témoins et tout autre sujet de sécurité du même ordre et aborderont le sujet des limites de la confidentialité avec le Panel consultatif.
⮚ Les Membres du Projet pourront donner leur avis s'ils ne sont pas d'accord avec ce que les Auditeurs auront indiqué dans leurs rapports ou avec ce qu'ils auront constaté.
Panel consultatif
⮚ Le Panel consultatif sera désigné par le Comité de Pilotage et sera composé d'un large éventail de représentants issus de la société civile, de l'industrie, du gouvernement et de toute autre partie prenante ayant à souhait d'apporter un avis indépendant sur la manière de gérer le Projet.
⮚ Les Membres du Panel ont uniquement un rôle de conseillés et collaboreront principalement avec les Experts en évaluation des risques. Leurs observations devront être fondées sur des informations réelles, factuelles et correctes, et en toute impartialité. Tous conflits d'intérêts ou liens avec les Membres doivent être déclarés.
⮚ Les Membres du Panel ne recevront aucune contrepartie financière sur quelque décision ayant été prise et ne seront pas rémunérés.
⮚ Toute tierce partie sera en droit de contacter le Panel consultatif pour lui communiquer des informations importantes sur le Projet ou ses Membres dont elle aurait connaissance.
Programme Ombudsman
⮚ L'Ombudsman (médiateur) sera, en cas de besoin, désigné par le Secrétariat pour gérer, en toute indépendance, les réclamations portant sur les différends nés de problèmes en rapport avec les droits d'admission au Projet de Partenariat ou à une expulsion.
⮚ Ce médiateur agit en toute neutralité et de manière informelle et seulement dans le cas où tous les autres efforts menés pour résoudre une dispute ont échoué.
⮚ Le Comité de Pilotage mettra en œuvre toutes recommandations provenant du Programme Ombudsman.
7. PARTENARIAT
⮚ Statut de Membre Titulaire: est ouvert à tout exploitant et fonderie, local ou international, aux exportateurs locaux, à toute entreprise d'amont (comme défini dans les règles de l'OCDE) et à toutes autres sociétés associées au commerce d'amont des minerais, comme les sociétés de transport et les laboratoires d'analyse des minerais.
⮚ Statut de Membre Associé: est ouvert à tous les utilisateurs de minerais, aux fabricants de produits et aux entreprises d'aval (comme défini dans les règles de l'OCDE) ou aux auditeurs agréés des-dites entreprises. Toute partie soutenant financièrement le Projet peut-être admise en tant que Membre associé.
Conditions d'admission et d'éligibilité d'un Membre titulaire
⮚ Les Membres titulaires acceptent : de payer tous les frais et les prélèvements afférents au Partenariat, d'adopter le Model Supply Chain Policy de l'OCDE -Annexe II et de remplir toutes les obligations recommandées par les Règles de l'OCDE, de fournir aux acheteurs en amont directs des informations sur tous paiements effectués au gouvernement etc., de répondre rapidement et en toute honnêteté à
toutes les questions pouvant être posées par les Opérateurs du Projet, d'effectuer les changements souhaités et d'apporter les améliorations nécessaires, d'autoriser l'accès aux Auditeurs ou à tout autre personne agréée pour valider le Projet.
⮚ La procédure d'admission en tant que Membre titulaire est la suivante :
o une adhésion provisoire est accordée sous réserve de signer la Déclaration d'adhésion, de fournir tous les documents de l'entreprise et de donner son accord pour le paiement des prélèvements dus;
o des vérifications indispensables seront effectuées par les Experts en évaluation des risques et une décision du Comité de Pilotage sera prise sous un (1) mois après réception des sommes dues;
o Si la demande est acceptée, le statut de Membre titulaire sera accordé sous réserve du règlement des frais d'adhésion et de la cotisation annuelle
⮚ Le dépôt des documents de l'entreprise n'aura pas pour effet de garantir automatiquement l'admission. Le Comité de Pilotage prendra sa décision à partir des éléments communiqués par les Experts en évaluation des risques. Le Comité de Pilotage n'a aucune obligation d'accepter une demande.
⮚ Les exportateurs locaux, Membres potentiels du projet, se fournissant chez des négociants ou des mineurs qui ne sont pas, eux-mêmes, Membres du Projet devront fournir des informations sur ces entreprises avec lesquelles ils traitent. En ce qui concerne certains artisans miniers ou fournisseurs qui ne font pas partie du Projet et qui ne possèdent pas de permis d'exploitation officiel, il reviendra aux Membres qui traitent avec eux de fournir toutes les informations disponibles existant à leur égard.
⮚ Une entreprise employant un directeur ou un directeur exécutif ayant été démis de ses fonctions de directeur dans n'importe quel pays, étant sous le coup de sanctions de l'ONU ou accusé d'être impliqué, directement ou indirectement, dans le conflit et/ou des situations de violation des droits de l'Homme, ne sera pas autorisée à faire partie du Projet à moins de pouvoir prouver que les-dites sanctions/disqualifications ont été levées ou de s'engager à prendre des mesures spécifiques pour limiter les risques.
⮚ Les filiales des Membres ne sont pas admises d'office dans le Projet et doivent donc déposer une demande pour elles-mêmes.
Expulsion et Ré-admission d'un Membre titulaire au sein du projet de Partenariat
⮚ Les Experts en évaluation des risques examineront, conjointement avec le Panel consultatif, toute information relatant un manquement de la part d'un Membre, quel qu'il soit, et pourront lui demander de s'expliquer sur ce point.
⮚ A partir des éléments rassemblés lors de l'évaluation des risques, le Comité de Pilotage pourra alors décider d'expulser le Membre titulaire ou de mettre en place un plan contenant des mesures d'amélioration auxquelles le Membre devra se conformer et ce, dans une période de temps déterminée.
⮚ Dès lors qu'il aura été établi des liens avec les conflits ou de graves violations des droits de l'Homme, les informations recueillies seront transmises à tous les Membres afin de les tenir informés du sérieux de la situation.
⮚ Tout acte criminel ou frauduleux perpétré par un Membre titulaire, ou par l'un de ses directeurs, entraînera son expulsion immédiate du Projet. Le non-paiement des frais ou des prélèvements entraînera également l'expulsion, à moins d'un règlement des sommes dues dans les délais accordés.
⮚ Le Comité de Pilotage (sur l'avis des Experts en évaluation des risques et en accord avec les règles et les lois en vigueur) devra se prononcer sur une expulsion pour une période indéfinie, provisoire ou effective jusqu'à ce que la violation des règles ait été réparée.
⮚ Dans le cas où, après discussions, les parties n'arrivaient pas à s'entendre, le Membre expulsé, en désaccord avec la décision prise, pourra en dernier recours faire appel au service du médiateur dans le cadre du Programme Ombudsman.
⮚ Les Membres titulaires expulsés peuvent, ultérieurement, refaire une demande d'adhésion au Projet. Les Experts en évaluation des risques (conjointement avec le Panel consultatif) pourront alors revoir l'ensemble du dossier et prendre en compte tout changement de circonstances avant de donner leur avis au Comité de Pilotage (celui-ci n'ayant aucune obligation d'accepter cette nouvelle demande). Si la demande est acceptée, le Membre devra se soumettre, pendant un certain temps, à de nouvelles conditions régissant les termes de son contrat de Partenariat.
Retrait d'un Membre titulaire du Projet
⮚ Tout Membre titulaire est en droit de se retirer du Projet à tout moment en adressant sa décision au Secrétariat. Le retrait prendra effet à compter de la date de réception de la notification. Aucun remboursement ne sera accordé sur les frais d'adhésion et les prélèvements liés au projet.
Membres associés
⮚ Les Membres associés devront s'acquitter d'une cotisation annuelle et seront tenus informés des avancées du Projet. En revanche, ils ne recevront pas les données et informations commerciales confidentielles de manière automatique.
⮚ Si les Membres associés désirent avoir accès aux données et informations commerciales confidentielles de leur chaîne d'approvisionnement, ou si l'un des auditeurs du Membre associé a besoin d'avoir accès à ces données en vue d'un audit, des frais supplémentaires seront alors réclamés pour accéder à cette
demande. Les Membres associés et leurs Auditeurs seront soumis aux obligations du respect de la confidentialité et de la gestion des données.
⮚ Tout acte criminel ou frauduleux perpétré par un Membre associé, ou par l'un de ses directeurs, entraînera son expulsion immédiate du Projet.
⮚ Tout Membre associé est en droit de se retirer du Projet à tout moment en adressant sa décision au Secrétariat. Le retrait prendra effet à compter de la date de réception de la notification. Aucun remboursement ne sera accordé sur les frais d'adhésion.
8. GESTION FINANCIÈRE
Droit d'adhésion
⮚ Un droit d'adhésion unique, dont le montant sera compris entre 3000 et 30 000 dollars US, selon le type d'entreprise, sa position au sein de la chaîne d'approvisionnement et les contributions financières déjà apportées, s'appliquera à tous les Membres titulaires.
Cotisation annuelle
⮚ Les Membres titulaires devront également payer à l'avance une cotisation annuelle dont le montant sera compris entre 2000 et 10 000 dollars US, selon le type d'entreprise et sa position au sein de la chaîne d'approvisionnement.
⮚ Les Membres associés devront payer à l'avance une cotisation annuelle d'un montant de 7839 dollars US. Les Membres associés devront s'acquitter de frais additionnels s'ils souhaitent avoir accès aux données.
Perception des fonds
⮚ Des fonds seront prélevés auprès de certains Membres titulaires selon la place qu'ils occupent au sein de la chaîne d'approvisionnement. Il peut s'agir de fonderies, d'exportateurs ou de négociants, ou d'un mélange des trois, en fonction du minerai commercialisé. Le montant de prélèvement de ces fonds variera en fonction du minerai, du pays ou de la région concernés.
⮚ Ces Membres désignés devront fournir les informations demandées qui permettront de calculer le montant des prélèvements.
Questions financières générales
⮚ L'exercice budgétaire débutera au 1er janvier pour se terminer le 31 décembre. Les factures correspondant aux cotisations annuelles et aux prélèvements des fonds seront redevables sous quinze
(15) jours. Des mesures seront prises en cas de non paiement, comme l'application d'une majoration ou la décision d'expulsion du Projet.
9. GESTION DES DONNÉES ET DE LA CONFIDENTIALITÉ
⮚ Les informations commerciales confidentielles communiquées dans le cadre du Projet devront rester confidentielles et ne devront pas être transmises ou utilisées en dehors du cadre du Projet, à moins d'avoir reçu, au préalable, un accord écrit de la Partie «Divulgante».
⮚ Les clauses de confidentialité seront incluses à tous les contrats des organisations prenant part à ce Projet.
⮚ Les informations portant sur les entreprises impliquées dans le Projet et l'ensemble des données qui seront communiquées, le seront conformément à la Politique ITSCI de Diffusion et de Gestion des données1.
⮚ Les rapports d'évaluation des risques et des audits devront être rendus publics mais ils s'attacheront à protéger les informations commerciales confidentielles, les règles de concurrence et la protection des témoins.
⮚ Tous les Membres titulaires (et Membres associés qui ont payé pour avoir accès aux données) seront prévenus du moindre risque avéré de liens en rapport avec les conflits ou les questions des droits de l'Homme répertoriés dans les Règles de l'OCDE, ainsi que sur les risques dans les mines, sur les voies de communication ou encore sur tout autre information d'importance majeure.
⮚ L'accès aux données, portant sur les transactions réalisées au sein de la chaîne d'approvisionnement d'une entreprise et ayant un rapport avec l'origine des minerais et les différents acteurs impliqués dans cette chaîne, pourrait être accordé. Toute information revêtant une importance particulière pour la chaîne d'approvisionnement d'amont pourra être communiquée sur demande.
⮚ Les représentants des Nations-Unies pourront demander à avoir accès aux données d'une entreprise, sous réserve que le pays dans lequel est installée cette entreprise donne son accord.
10. RESPONSABILITÉ
⮚ Les Membres du Projet demeurent individuellement responsables de leurs décisions et des implémentations menées au sein de leur entreprise, ils se doivent de prendre les mesures nécessaires
1 Initiative Internationale pour la chaîne d’approvisionnement de l’étain : Gestion des Données du Projet et Politique de Diffusion de ces Données, Nov 2010 v2.
et d'agir en toute bonne foi pour mener le principe de diligence raisonnable en accord avec les Règles de l'OCDE2 , de l'ONU et de celles de la SEC.
⮚ Les Membres doivent s'assurer de l'exactitude des documents fournis dans le cadre du Projet.
⮚ Les Membres seront tenus pour seuls responsables vis-à-vis d'une tierce partie et devront dédommager tout Membre du Projet au cas où leur responsabilité serait engagée et qu'une déclaration de sinistre soit déposée, suite à une perte, à un dommage ou à une blessure causée à la tierce partie résultant d'une faute ou d'une négligence, y compris à cela, toute déclaration de rupture de contrat avec une tierce partie pouvant entraîner l'expulsion du Membre. Les Membres assument l'entière responsabilité des coûts ou frais encourus ou irrévocablement dus en cas d’arrêt du Projet.
11. DURÉE ET FIN DU CONTRAT
⮚ La Convention prendra effet à compter du 1er avril 2011 et se poursuivra indéfiniment à moins que le Secrétariat décide d'y mettre un terme.
12. RÈGLES DE CONCURRENCE
⮚ Le Projet n'aura pas d'incidence sur les principes de concurrence et les Membres devront respecter les règles de la concurrence en vigueur.
13. STATUT JURIDIQUE
⮚ La Convention de Partenariat pourra être résumée et/ou traduite en d'autres langues, pour simple référence, mais la seule version de la Convention, authentique et juridiquement contraignante, sera la version anglaise.
14. RÈGLEMENT DES LITIGES ET JURIDICTION COMPÉTENTE
⮚ Tout différend devra d'abord être réglé à l'amiable, et si cela s'avère impossible, seul le droit anglais des Tribunaux d'Angleterre et du Pays de Xxxxxx, sera compétent dans le règlement de ce conflit.
Coordonnées du Secrétariat :
Email : xxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx
International Tin Association Ltd, Xxxx 0 Xxxx Xxxx Xxxxxxxx Xx Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxx XX0 0XX, Xxxxxxx-Xxx Standard téléphonique : x00(0)0000 000000
A noter : cette version abrégée est seulement pour information, la version complète de la Convention de Partenariat relative au Projet ITSCI restant le document de référence. Avant de signer le Projet, les Membres potentiels devront s'assurer d'avoir lu et parfaitement compris la version complète de la Convention de Partenariat relative au Projet ITSCI qui définit toutes les conditions et obligations afférentes à cette Convention.
2 Règles de l'OCDE, page 7