CONVENTION ENCAISSEMENT POUR COMPTE DE TIERS PUBLICS
CONVENTION ENCAISSEMENT POUR COMPTE DE TIERS PUBLICS
Entre
Dénomination : l’Office de Tourisme Loire Forez (OTLF) Etablissement public local à caractère industriel et commercial Adresse : 00 Xxxxxxxxx xx xx Xxxxxxxxxx – 00 000 Xxxxxxxxxx xxxxx Xxxxx : 493 028 112 00024 - Code APE : 7911Z
Immatriculation Atout France N° IM 042110005
493 028 112 R.C.S SAINT-ETIENNE - TVA Intracommunautaire FR24493028112
Appelé le Vendeur
Et
Dénomination : Loire Forez agglomération
Adresse : 00 xxxxxxxxx xx xx xxxxxxxxxx XX 00000 00000 Xxxxxxxxxx Xxxxx SIRET : 20006588600018 – Code APE : 8411Z
Numéro TVA Intracommunautaire : FR82200065886 Contact : Xxxxxxx Xxxxxxx 0648571582
Email : xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx
Représentée par sa vice-présidente en charge de la culture, Madame Xxxxxxx Xxxxxxxx, habilitée aux présentes suivant l’arrêté de délégation N°441 du 20 juillet 2020 et la délibération N°33 du 12 décembre 2023.
Appelé l’Organisateur
Préambule :
Considérant les bureaux d’informations touristiques et les outils de vente en ligne dont dispose l’office de
tourisme Loire Forez ;
Considérant, l’intérêt des organisateurs de manifestations (culturelles, sportives, pédagogiques, …) de
pouvoir effectuer la vente de leurs billets en amont de leur manifestation ;
Considérant, les activités lucratives de l’office de tourisme Loire Forez, pour lesquelles cet établissement public à caractère industriel et commercial est immatriculé au Registre d’Atout France ainsi qu’au registre du commerce et des sociétés ;
L’office de tourisme Loire Forez effectue la vente des billets de manifestations (culturelles, sportives, pédagogiques, …) par l’intermédiaire de sa xxxxx XXXX pour le compte des organisateurs
La présente convention s’inscrit donc dans le cadre de l’encaissement de recettes par la régie de l'office
tourisme pour le compte de tiers.
Par délibération du 26 juin 2019 n° 26-06-2019-3, le comité directeur de l’office de tourisme Loire Forez a
approuvé le principe de l'encaissement pour compte de tiers.
Par délibération du 20 novembre 2019 n° 20-11-2019-1, le comité directeur de l’office de tourisme Loire Forez a approuvé les nouvelles conventions d'encaissement pour compte de tiers.
ARTICLE 1 – OBJET DE LA CONVENTION
L’Organisateur confie au Vendeur la vente des billets pour la manifestation dénommée :
Festival Baroque en Forez 2024 Du 21 septembre au 6 octobre 2024
ARTICLE 2 – PROCEDURES DE VENTE
Au vu de la fiche de renseignements complétée par l'organisateur, le vendeur établit la procédure de vente qui sera signée par les deux parties et jointe à la présente convention.
Toute modification intervenant après la signature de la convention devra faire l’objet d’un avenant signé par
les deux parties.
ARTICLE 3 – CONDITIONS D’ENCAISSEMENT DES VENTES
Les encaissements provenant des ventes du festival Baroque 2024 sont réalisés selon les conditions suivantes :
- les tarifs : le Vendeur applique la grille tarifaire décidée et fournie par l’organisateur
- les recettes sont perçues par le régisseur de recettes et d'avances de l'OTLF conformément aux modalités d'encaissement prévues dans l'acte constitutif de la régie.
- L'ensemble des recettes encaissées seront comptabilisées par type de tarifs et type d'encaissements.
ARTICLE 4 - MODALITES DE REVERSEMENT DES SOMMES ENCAISSEES A L’ORGANISATEUR
Pour les billetteries dont la durée de vente est :
- inférieure à 2 mois, le Vendeur reverse à l’Organisateur, les sommes encaissées pour son compte sur la base d’un état des ventes effectuées en une fois après la clôture de la billetterie ;
- supérieure à 2 mois, le Vendeur reverse mensuellement à l’Organisateur les sommes encaissées pour son compte sur la base d’un état des ventes effectuées.
Dans les 2 cas, le reversement se fait par virement bancaire du compte DFT du régisseur de recettes et d'avances de l'OTLF .
Cocher la case utile
🞏 Le virement sera effectué sur le compte bancaire dépôt de fond au trésor de la régie concernée dont le RIB est joint à la présente convention.
🞏 Le virement sera effectué sur le compte bancaire du comptable assignataire de la commune concernée dont le RIB est joint à la présente convention.
ARTICLE 5 – DUREE DE LA CONVENTION
La convention conclue entre les 2 parties est valable à compter du mois de juillet 2024 jusqu’à deux mois après la date de la manifestation. Au besoin, elle pourra être prolongée par le biais d‘un avenant signé par les deux parties.
ARTICLE 6 – MODALITES DE COMMISSIONNEMENT DU VENDEUR
Les encaissements provenant des ventes du festival Baroque 2024 se font contre rémunération pour le Vendeur.
La rémunération du vendeur est déterminée selon un taux de commissionnement et un coût forfaitaire par billet fixé par délibération du comité de direction de l’EPIC Office de tourisme Loire Forez en date du 26 juin 2019 n°26-06-2019-2 ,
L’Organisateur, Loire Forez agglomération, est soumis à :
- un taux de commissionnement de _2,5 % sur chaque vente
- un prix de 0 € par billet édité.
Le Vendeur établira une facture de frais de commissionnement et de billets à l'encontre de l'Organisateur
sur la base de l’état des ventes effectuées pour son compte.
Cette facture sera jointe à un titre adressé par le comptable assignataire de l’OTLF à l'organisateur.
ARTICLE 7 – DISPOSITIONS RELATIVES A LA RESPONSABILITE
L'office de tourisme ne prend pas en charge les risques liés au maniement des sommes encaissées pour le compte du tiers.
ARTICLE 8 – ANNULATION
A réception d'un courrier écrit de l'organisateur informant le vendeur de l'annulation de la manifestation :
- le vendeur adressera un listing des clients (nom -prénom – adresse – n° téléphone – montant acquitté initialement)
- le vendeur reversera à l'organisateur, le montant des ventes enregistrées pour son compte selon les modalités prévues à l'article 4 de la présente convention
L’Organisateur se chargera de prévenir et de rembourser les clients concernés.
Le Vendeur ne pourra en aucun cas procéder au remboursement direct auprès des clients.
ARTICLE 9 – RESILIATION DE LA CONVENTION
Si l’une des deux parties ne remplit pas les obligations figurant dans la présente convention, l’autre se réserve la faculté de résilier celle-ci après une mise en demeure notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception.
Si cette mise en demeure reste infructueuse dans un délai de 15 jours, la résiliation prendra effet à
l’expiration de ce délai.
La lettre de résiliation en recommandé avec accusé de réception constatant le non-respect de l’obligation
sera adressée au cocontractant.
ARTICLE 10 – REGLEMENT GENERAL POUR LA PROTECTION DES DONNEES
Quelles sont les données collectées ?
- Les données obligatoires
Les données personnelles : courriel et numéro de téléphone sont collectées à l’occasion de la vente par le Vendeur pour le compte de l’Organisateur pour prévenir en cas d'annulation ou pour informer sur des changements de dernières minutes (lieu, horaire,...).
Pour la tenue de la comptabilité du Vendeur doit collecter et conserver les données suivantes : moyen de paiement, montant réglé hors taxe et toutes taxes comprises et commission perçue.
- Les données facultatives
Des données supplémentaires ne sont collectées par le Vendeur que si cela revêt un caractère obligatoire pour un cas particulier pour l’Organisateur (dans le cas d'une adhésion, d'une demande de facture) ou si ce dernier le souhaite : date de naissance, adresse postale, des informations spécifiques (niveau de pratique, type de menu souhaité, tranche d'âge…) et de répondre à un sondage (comment nous avez-vous connu?...). Ces informations sont laissées au libre arbitre de l'Organisateur néanmoins le Vendeur reste vigilant et vérifie qu'aucune information sensible ou trop privée ne soit demandée au client. Il se réserve le droit de refuser la collecte de certaines données qui ne seraient pas en accord avec le RGPD.
- Données non issues du système de billetterie
Si le Vendeur est contacté par courrier électronique par un client pour obtenir des informations complémentaires qui ne sont pas issues du système de billetterie, il se peut que le Vendeur conserve ses coordonnées. Ces informations ne sont jamais récupérés sous forme de données et les courriels sont conservés dans le système de messagerie du Vendeur, qui est protégé et purgé régulièrement. Il est précisé que le Vendeur utilise Office 365®.
Que deviennent les données collectées ?
Le Vendeur transfère l’intégralité des données qui concerne son évènement uniquement à l’Organisateur et.
Jamais le Vendeur ne donnera ni ne vendra les données personnelles collectées à des tiers.
Ces données sont utilisées exclusivement par l’Organisateur pour contacter son public en cas de remboursement, pour mieux en connaître la constitution et lui permettre de renseigner d’éventuels dossiers de subventions auprès de collectivités.
L’Organisateur offre la possibilité au Vendeur de contacter au moins une fois le client pour mesurer sa satisfaction lors de son acte d’achat ou pour lui demander s’il souhaite recevoir d’autres informations culturelles, touristiques ou sportives. En contrepartie, le Vendeur s'engage à proposer au client une solution simple de désinscription à son système de communication.
Cas particuliers des collaborations entre organisateurs.
Dans l'intérêt des organisateurs, et uniquement avec leur accord, le Vendeur pourra être amené à effectuer des campagnes de communication croisées. Deux organisateurs peuvent alors donner leur accord au Vendeur pour qu’il communique des informations à leurs deux publics. Cette collaboration se fera sans qu’aucun des organisateurs ne doive fournir ses données à un autre. Le Vendeur se chargera de contacter les deux groupes de public, sans fournir à chaque organisateur d'autres données personnelles que celles qui lui appartiennent directement.
Combien de temps sont conservées les données ?
Les données personnelles sont conservées 10 ans.
Adéquation avec le RGPD
Cette démarche est parfaitement en accord avec le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, car la possibilité de contacter son public est un intérêt légitime des organisateurs. Cela est explicité dans le considérant suivant 47 du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 : « Les intérêts légitimes d'un responsable du traitement, y compris ceux d'un responsable du traitement à qui les données à caractère personnel peuvent être communiquées, ou d'un tiers peuvent constituer une base juridique pour le traitement, à moins que les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée ne prévalent, compte tenu des attentes raisonnables des personnes concernées fondées sur leur relation avec le responsable du traitement. Un tel intérêt légitime pourrait, par exemple, exister lorsqu'il existe une relation pertinente et appropriée entre la personne concernée et le responsable du traitement dans des situations telles que celles où la personne concernée est un client du responsable du traitement ou est à son service. (…) »
DPO
Délégué à la protection des données (DPD)
Pour les données personnelles collectées par le Vendeur, le responsable du traitement des données per- sonnelles est monsieur Xxxxxxxxx XXXXX. Pour toute demande sur ce point de la part de !'Organisateur ou des clients, écrire à xxx@xxxxxxxxxx.xx.
Analyse des risques
Le Vendeur ne traite, en général, pas de données sensibles. Néanmoins, il se peut, dans des cas très spécifiques (des manifestations culturelles ou d’associations militantes...), que le simple fait de réserver soit une donnée sensible. Dans ces cas, l’Organisateur alerte le Vendeur par écrit lors de la signature de la convention que ces données peuvent avoir un sens et doivent être attentivement protégées une fois que le Vendeur les lui a retransmises.
ARTICLE 11 – ATTRIBUTION DE COMPETENCE JURIDICTIONNELLE
En cas de litige résultant de l’interprétation ou de l’application de la présente convention, les parties s’engagent à tout mettre en œuvre pour parvenir à un règlement amiable dudit litige.
En cas d’échec de la conciliation, le différend sera porté devant le Tribunal d’Instance de Saint-Etienne. Fait à Montbrison, en 2 exemplaires, le 25…….. / ……04…../ 2024…… .
Tampons et signatures précédés de la mention « Lu et approuvée ».
Pour le Vendeur Pour l’Organisateur
Le directeur de l’Office de tourisme
Loire Forez Xxxxx XXXXXXXX
Avis du comptable le
□ avis favorable
◻ avis défavorable Cocher la case utile
Signé électroniquement le 04/05/2024