MADAGASCAR
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ANNEXE II
CONDITIONS GENERALES DES ACCORDS A LONG TERME (LTA)
1. DEFINITIONS
Annexes : documents joints à l’appel d’offres et qui en constituent partie intégrante Date de début : date d’entrée en vigueur des Accords à Long Terme
Partie contractante : entreprise adjudicataire du marché
Date d’expiration : date de fin des Accords à Long Terme
Articles / marchandises : « MUAC tape » ou « mètre ruban pour mesure de la circonférence du mi-supérieur du bras » fourni par la partie contractante à l’UNICEF de temps à autre à la suite de bons de commande émis par l’UNICEF et envoyés à la partie contractante spécifiant les quantités exactes requises conformément aux spécifications et prix du présent accord.
Invitation à soumissionner : en abrégé IAS désigne la référence de publication LITB-2021-9168629 de l’UNICEF aux parties contractantes pour soumettre des offres pour la fourniture des articles concernés à l’UNICEF.
Accord à Long Terme : en abrégé LTA, désigne l’accord signé entre les parties pour la fourniture d’articles.
Pre-Delivery Inspection : en abrégé PDI, signifie la visite de contrôle de qualité des marchandises en cours de production auprès de la partie contractante.
Les parties : désignent l’UNICEF et la partie contractante, leurs successeurs et attributaires, leurs
servants et agents.
Bon(s) de commande : commande placée par l’UNICEF pour l’achat de marchandises en
quantités spécifiques auprès de la partie contractante de temps en temps.
UNICEF : Fonds des Nations Unies pour l’Enfance, une organisation internationale
intergouvernementale et ses représentants autorisés.
ANNEXE II -LITB-2021-9168629 LTA de produits désinfectants P a g e 1 | 12
2. BUT DES LTA
2.1 La partie contractante fournira les articles à l’UNICEF tel que requis de temps à autre suivant
la réception des bons de commande et conformément aux termes et conditions des LTA.
2.2 La partie contractante reconnaît que :
(a) L’UNICEF n’est pas obligé de commander une quantité minimum de marchandises auprès
de la partie contractante à la suite des LTA.
(b) L’UNICEF ne sera redevable d’aucun coût au cas où aucun achat de marchandise n’a eu lieu dans le cadre des LTA ; et
(c) Cet accord est non exclusif et l’UNICEF se réserve le droit d’acquérir le même article ou tout article similaire auprès d’autres parties contractantes si cela lui convient.
(d) Les LTA sera signé entre l’UNICEF et l’(es) adjudicataire(s) de l’appel d’offres.
(e) L’UNICEF placera des bons de commande sur la base des LTA et effectuera les paiements en conséquence.
3. DUREE ET FIN
3.1 Les LTA seront établis pour une durée de vingt-quatre (24) mois avec possibilité d'extension d'une année additionnelle sous condition de prestations satisfaisantes du/des fournisseur(s) sélectionnés et sans dépasser les 36 mois au total. Le contrat prendra effet à la date de début indiquée sur le document signé par les deux parties. Il arrivera à expiration à minuit à la date indiquée à moins que les parties n’en décident autrement.
3.2 La durée de la validité des LTA ne dépend pas de la quantité des articles commandés et elle n’est pas limitée par un quelconque plafond du cout engagé. Le contrat est de type « durée limitée sans valeur cible » (Time Bound LTA).
3.3 L’UNICEF procédera, si elle le décide, au renouvellement des LTA pour une durée additionnelle de douze (12) mois aux mêmes termes et conditions en envoyant à la partie contractante un avis écrit précisant son intention de renouveler les LTA au moins 30 jours avant la date d’expiration. La durée totale des LTA ne saurait excéder trois ans.
3.4. Au cas où l’une des parties serait défaillante vis-à-vis de l’une des clauses des LTA, l’autre partie pourrait pour des raisons valables, mettre fin aux LTA par lettre écrite adressée à la partie défaillante avec un préavis de 30 jours indiquant les raisons de la résiliation.
3.5. En cas de résiliation des LTA :
(a) La partie contractante prendra immédiatement les dispositions utiles pour arrêter la livraison de marchandises de manière prompte et ordonnée et ne prendra aucun autre engagement à partir de la date de réception de l’avis de résiliation.
(b) La partie contractante reconnaît que l’UNICEF ne paiera que les marchandises livrées de
manière satisfaisante conformément aux LTA jusqu’à la date de l’avis de résiliation.
4. PRIX ET REDUCTIONS
4.1. Les offres seront exprimées en ▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇ (MGA). Les soumissionnaires qui proposent
d’éventuelles remises de prix ou des facilités de paiements devront le préciser dans leur offre.
4.2. Les prix offerts par les soumissionnaires devront rester fermes pendant un an à compter de la date de début de l’accord. Pour les fournisseurs Internationaux, les prix peuvent ajustés au taux de change du moment.
4.3. Les soumissionnaires retenus auront le droit de réviser leurs prix tous les 12 mois à partir de la date du contrat et devront tenir l’UNICEF informé par écrit 30 jours avant la date d’expiration des 12 mois s’ils comptent maintenir leurs prix, les augmenter ou les diminuer.
4.4. L’UNICEF se réserve le droit d’accepter l’augmentation, le maintien ou la réduction des prix ou d’annuler les LTA. Dans tous les cas, l’UNICEF tiendra les soumissionnaires retenus informés de sa décision.
4.5 Les parties contractantes garantissent que les prix indiqués dans les LTA sont le prix maximum qui resteront valables et ne varieront pas à la hausse au cours des douze premiers mois. Il est prévu toutefois que, les parties contractantes, pourront offrir à l’UNICEF un prix réduit sur des commandes importantes, les prix unitaires seront réduits sur les bons de commande concernés.
4.6 L’UNICEF paiera la partie contractante pour chaque bon de commande émis pour lequel la livraison aura été faite conformément aux termes des LTA, une somme basée sur la quantité commandée par l’UNICEF et livrée par la partie contractante, aux prix spécifiés dans les LTA. La partie contractante reconnaît que le total des paiements à effectuer par l’UNICEF sous les LTA ne saurait excéder le prix total à moins que ladite somme n’ait été augmentée par un amendement tel qu’indiqué au point 14.1.
5. REGLE DU CLIENT LE PLUS FAVORISE
5.1 Par la signature du présent accord, la partie contractante atteste que l’UNICEF, pour les transactions résultant des LTA, ne sera pas facturé plus que d’autres clients pour l’achat de marchandises et quantités similaires dans les mêmes conditions.
6. FOURNITURE DES MARCHANDISES
6.1 L’exécution des prestations se fait progressivement sur confirmation des besoins grâce à un
Ordre de Service ou une réquisition auprès du fournisseur.
a. Après établissement de l’accord cadre, UNICEF émettra des bons de commande sur ses besoins au cours des 24 mois à venir ;
b. Deux cas se présentent :
a.1. Utilisation du magasin du fournisseur
i. Le fournisseur stockera le besoin de l’UNICEF dans son magasin (le fournisseur devra ainsi constituer un stock tampon de fournitures pour pouvoir répondre très vite aux confirmations de commandes, voire aux imprévus de travaux engendrant des commandes additionnelles) ;
ii. UNICEF émettra les bons de réquisition avec la liste des besoins en matériaux pour les travaux auprès du fournisseur (si applicable) ;
iii. L’entreprise adjudicataire du marché des travaux enlèvera les fournitures incluses dans les bons de commandes auprès du fournisseur (si applicable);
iv. UNICEF paiera les montants issus des Bons de réquisition au fur et à mesure de l’enlèvement des biens du magasin de stockage du fournisseur (si applicable) ;
v. UNICEF paiera les frais de magasinage et les frais connexes engendrés par la mise en stockage des biens auprès du fournisseur (si applicable).
a.2.Utilisation du magasin de l’UNICEF
i. Le fournisseur livrera les biens commandés au magasin de l’UNICEF ;
ii. UNICEF a un (01) mois pour payer le fournisseur sur les biens commandés.
6.2 L’UNICEF se réserve le droit d’adresser des bons de commande à d’autres parties contractantes de temps à autre pendant la durée des LTA en y faisant référence et en fixant les quantités requises et toutes autres instructions pour la livraison des marchandises.
6.3 La partie contractante accepte de fournir les marchandises à l’UNICEF après avoir reçu les bons de commande de ce dernier pendant la durée des LTA conformément aux spécifications et aux prix indiqués dans les LTA.
6.4 Au cas où l’UNICEF viendrait à placer un bon de commande que la partie contractante ne
serait pas en mesure de livrer pour des raisons de stock insuffisant ou d’incapacité à respecter
les spécifications, avant de procéder à une livraison partielle des marchandises, la partie contractante devrait demander l’avis écrit de l’UNICEF.
6.5 La partie contractante acceptera les modifications ou annulations de bon de commande à condition qu’un avis écrit valable lui soit fourni par l’UNICEF à l’occasion ou que des frais n’aient déjà été engagés pour la production des marchandises demandées.
6.6 La partie contractante prendra en charge tous les frais de transport liés au retour et au remplacement des marchandises si ces dernières ne sont pas acceptées par l’UNICEF pour cause de mauvaise qualité ou de malfaçon. Les marchandises retournées à la partie contractante seront enregistrées comme des avoirs pour l’UNICEF et les remplacements devront intervenir promptement.
6.7 La partie contractante s’engage à fournir à la demande de l’UNICEF des informations relatives à la date de réception de chaque bon de commande de l’UNICEF, y compris les numéros de bon de commande ainsi qu’un état détaillé des livraisons pour chaque commande de l’UNICEF, les frais facturés et les paiements effectués pour le compte de l’UNICEF ou en instance.
6.8 La partie contractante est responsable de la fourniture du personnel, des équipements, des matériels et des fournitures nécessaires et de prendre toutes les dispositions nécessaires à l’accomplissement de ses obligations dans le cadre des LTA.
6.9 La partie contractante reconnaît que le temps est essentiel dans la mise en œuvre des LTA et qu’elle mettra tout en œuvre pour rester dans les délais indiqués au point 8.2 et tel que spécifié pour chaque bon de commande. Il est toutefois prévu que lorsque la partie contractante ne livre pas dans les délais convenus, l’UNICEF sera en droit de notifier à la partie contractante son intention de mettre fin au LTA à moins que les marchandises ne soient livrées dans un délai raisonnable.
7. CONFIRMATION DE COMMANDE
7.1 La partie contractante accusera réception des bons de commande en signant et en retournant la confirmation de commande dans un délai de cinq (05) jours maximums à partir de la date de réception.
8. LIVRAISON
8.1 INCOTERMS: DAP -Lieu de livraison à mentionner dans chaque bon de commande
La partie contractante livrera les marchandises au point convenu à l’UNICEF et selon les quantités et autres instructions spécifiées sur le bon de commande. Tous les risques de perte ou de dommage des marchandises seront supportés par la partie contractante jusqu’à ce que la livraison physique ait lieu conformément aux LTA.
8.2 La livraison ne devra pas se faire au-delà du nombre de jours indiqués à partir de la date de réception du bon de commande par la partie contractante et cette dernière reconnaît que le
délai de livraison est défini comme le temps courant entre la réception du bon de commande, la production et la livraison.
8.3 Pour la livraison tardive des marchandises ou pour les articles livrés qui ne sont pas conformes aux spécifications, l’UNICEF peut réclamer les dommages liquidés du fournisseur et déduire 0.5% de la valeur des marchandises du bon de commande pour chaque jour de retard jusqu’à un maximum de 10% de la valeur du bon de commande (Clause de pénalités du retard de livraison).
8.4 La livraison n’interviendra qu’à la réception des marchandises conformément aux instructions portées sur le bon de commande et la vérification par le personnel de l’UNICEF et / ou ses représentants désignés / autorisés, que les marchandises sont dans un état satisfaisant. L’inspection et la vérification des marchandises se feront après la réception et l’UNICEF aura le droit de rejeter et de refuser d’accepter les marchandises qui ne seront pas conformes aux LTA. Le paiement des marchandises non conformes aux LTA ne fera pas l’objet d’une acceptation de marchandises.
8.5 La partie contractante reconnaît que toute inspection et/ou vérification des marchandises
par l’UNICEF ne garantit pas le statut opérationnel ou fonctionnel des marchandises.
9. EMBALLAGE
9.1 Les soumissionnaires attestent que le coût de l’emballage est inclus dans l’offre.
10. ETIQUETAGE / IDENTIFICATION
10.1 Chaque emballage/colis doit porter l'étiquette UNICEF visible selon le modèle ci-dessous.
Les informations sur l'étiquette devront être remplies. La plupart de ces informations telles que : Programme/Bon de commande Réf/Date de commande/Désignation article/Code article (SL....
ou U....), sont déjà mentionnées dans le Bon de commande. Les autres informations seront fournies par le fournisseur, à savoir : Quantité par colis/Poids colis/Volume colis/Date de fabrication et Date de péremption (obligatoire pour les aliments thérapeutiques ou intrants pharmaceutiques).
10.2 Le fournisseur pourra ajouter d'autres informations qu'il juge pertinentes à la commande et aux types d'articles commandés.
11. PAIEMENT
11.1. Se rapportant au paragraphe 6.1, UNICEF procèdera, périodiquement et régulièrement au paiement des bons de commandes émis et suivant l’enlèvement/réception des fournitures. UNICEF paiera également les frais de magasinage ainsi que les frais connexes engendrés par le stockage des matériels et biens auprès du fournisseur (si applicable).
11.2 La partie contractante devra soumettre ses factures au Service des Approvisionnements de l’UNICEF à Antananarivo pour toutes les marchandises commandées et les fera suivre de tous les documents pertinents prouvant que l’UNICEF a pris livraison des marchandises selon les quantités facturées, notamment :
(a) Facture originale
(b) Bordereau de livraison
(c) Bon de commande
11.2 Au cas où l’UNICEF le requérait, une facture séparée sera soumise pour chaque bon de commande émis à la suite de la signature du LTA et la partie contractante veillera à ce que chaque facture :
(a) soit rédigée en français ;
(b) soit libellée et payable en Ariary ;
(c) fasse référence au numéro du LTA et au bon de commande correspondant à chaque livraison de marchandises ;
(d) fournisse des détails clairs et spécifiques aux marchandises qui ont été fournies dans le cadre de chaque bon de commande ;
(e) précise clairement les livraisons qu’elles couvrent.
11.3 Au cas où la partie contractante du présent LTA remplit ses obligations contractuelles à la satisfaction de l’UNICEF et soumet ses factures ainsi que tous les documents pertinents à l’UNICEF, ce dernier devra, à moins qu’il ne soit spécifié autrement, procéder au paiement dans les 30 jours suivant la réception de la facture, de :
(a) la facture de la partie contractante pour les marchandises livrées, et
(b) les marchandises effectivement livrées.
11.4 Les paiements au profit de la partie contractante seront directement transférés sur le compte bancaire de cette dernière tel que spécifié sur le Relevé d’Identité Bancaire préalablement soumis pour la facture présentée.
11.5 L’UNICEF ne sera pas redevable des pénalités de paiement tardif à moins que cela ne soit
convenu par écrit.
12. GARANTIE : (si applicable)
12.1 La partie contractante transfèrera à l’UNICEF toutes les garanties des fabricants y compris
celles attestant que les marchandises sont exemptes de tout défaut.
12.2 La partie contractante garantit à l’UNICEF que :
a. les marchandises sont neuves et dans leur emballage d’origine et conformes aux documents des LTA, plus particulièrement les spécifications des LTA et conviennent à l’usage particulier auquel elles sont destinées tel que mentionné dans les documents des LTA ;
b. les marchandises sont exemptes de tout défaut de malfaçon et de matériels ;
c. les marchandises sont conditionnées et emballées de manière adéquate pour leur protection;
d. elle n’a pas et ne passera pas un accord ou un arrangement qui empêche l’UNICEF ou le bénéficiaire final de jouir de leurs droits d’utiliser, de vendre ou de disposer de l’un quelconque des articles à acquérir à l’issue des LTA ;
e. qu’elle dispose du personnel, de l’expérience, des qualifications, des installations et des ressources financières et autres compétences nécessaires pour l’accomplissement de ses obligations contractuelles dans le cadre des LTA ;
f. toute entorse à l’une des présentes garanties constitue une entorse aux termes
fondamentaux des LTA.
12.3 La période de garantie commence à courir après l’acceptation par l’UNICEF de la livraison effectuée par la partie contractante sous les LTA et/ou ses représentants désignés/autorisés et prendra fin 24 mois après la livraison ou pendant une durée de temps prévue par la loi ou par les termes de toute garantie applicable requise par les documents du LTA.
12.4 Si au cours de la période de garantie, l’UNICEF découvre que tout ou partie des marchandises acquises sous les LTA sont défectueuses ou ne sont pas conformes aux documents des LTA, l’UNICEF pourrait en aviser la partie contractante par écrit et dans ce cas, ce dernier devra promptement et à ses frais, corriger les défauts et les non-conformités. Si les défauts et les non-conformités ne peuvent être corrigés, le fournisseur devra à la discrétion de l’UNICEF, soit remplacer le matériel défectueux ou rembourser l’UNICEF promptement.
12.5 Le fournisseur reconnaît que :
a. l’UNICEF peut par la suite distribuer les fournitures livrées à d’autres partenaires de ses programmes y compris aux clients des services d’achat ;
b. la jouissance de toute garantie et responsabilité transférée à l’UNICEF sera également passée par l’UNICEF à ses partenaires au programme y compris les clients des services d’achat.
13. VISITE DE CONTROLE DE QUALITE AVANT LIVRAISON (PDI)
13.1 Le fournisseur permettra à l’UNICEF ou à tout autre représentant de ce dernier, d’accéder aux unités de production des marchandises à tout moment jugé nécessaire pour inspecter le site de production, assurer un contrôle de qualité et l'emballage des marchandises pendant le processus de production et avant la livraison des marchandises.
Pour les travaux d'impression, le tirage des documents ne se fera qu'après la validation finale du Bon à ▇▇▇▇▇ (BAT) si applicable.
13.2 Le fournisseur fournira l’assistance nécessaire au représentant de l’UNICEF pour cette évaluation y compris les copies de toute documentation jugée nécessaire. L’UNICEF se réserve le droit de rejeter toute marchandise non conforme aux spécifications requises.
13.3 En plus du PDI et de la validation finale du Bon à Tirer (BAT) si applicable, un contrôle de qualité pendant le processus de production lui-même pourra être mené conjointement avec la partie nationale appropriée.
14. AMENDEMENT DES LTA
14.1 Aucune modification ou changement des LTA ou dispense de l’une quelconque de ses dispositions ou des relations contractuelles additionnelles ne seront valides ou exécutoire contre l’UNICEF à moins qu’elles n’aient été faites par un amendement des LTA signé par le fournisseur et le signataire des contrats de l’UNICEF.
15. DROITS DE L’UNICEF
15.1 En cas d’incapacité du fournisseur à exécuter les termes et conditions des LTA y compris l’incapacité à obtenir les licences d’importations nécessaires ou de livrer tout ou partie des marchandises à la date ou aux dates de livraison, l’UNICEF pourrait après avoir accordé au fournisseur un délai raisonnable pour exécuter sans préjudice tous droits ou recours, exercer l’un ou l’autre des droits suivants :
a. acquérir tout ou partie des marchandises auprès d’autres sources auquel cas l’UNICEF pourrait tenir le fournisseur responsable de tous frais additionnels occasionnés de ce fait. Dans l’application de tels droits, l’UNICEF atténuera ses dommages de bonne foi ;
b. refuser de prendre livraison de tout ou partie des marchandises ;
c. mettre fin aux LTA sans que sa responsabilité ne soit engagée pour les frais de résiliation ou
toute autre responsabilité quelconque pour l’UNICEF ;
d. pour la livraison tardive des marchandises ou pour les articles qui ne sont pas conformes aux spécifications et donc rejetées par l’UNICEF, réclamer les dommages liquidés du fournisseur et déduire 0.5% de la valeur des marchandises du bon de commande pour chaque jour de retard jusqu’à un maximum de 10% de la valeur du bon de commande. Le paiement ou la déduction de tels dommages liquidés ne relèveront pas la partie contractante de ses autres obligations ou responsabilités dans le cadre des LTA ou des Bons de Commande.
16. AVIS ECRITS
16.1 Les avis écrits seront envoyés aux Parties aux adresses ci-après :
UNICEF
A l’attention du Représentant Adjoint - Opérations Maison Commune des Nations Unies
▇▇▇▇▇▇-▇▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇
Pour l’UNICEF,
Ou
[NOM DE LA PARTIE CONTRACTANTE] [ADRESSE].
A l’attention de :
Fax: [INSERER LE NUMERO DE FAX]
Tel: [INSERER LE NUMERO DE TELEPHONE]
Pour la partie contractante ou toute autre adresse fournie par les parties par écrit de temps en temps.
Les avis prendront effet dès leur réception.
17. COMPORTEMENT CONTRAIRE A L’ETHIQUE
17.1. L’UNICEF adhère strictement aux politiques de non-tolérance aux actes allant à l’encontre de l’éthique, au manque de professionnalisme et aux actes frauduleux de la part des fournisseurs
/ parties contractantes de l’UNICEF. Par conséquent, toute société prise en flagrant délit d’activités similaires, sera suspendue ou interdite de relations d’affaires avec l’UNICEF.
18. CORRUPTION ET PRATIQUES FRAUDULEUSES
18.1 L’UNICEF exige que tous les fournisseurs / parties contractantes concernés par le présent LTA observent strictement les normes d’éthique au cours du processus d’achat et l’exécution de la commande. En application de cette politique, l’UNICEF :
a. définit pour les besoins de cette disposition les termes suivants comme suit :
Corrompre : offrir, donner, recevoir ou solliciter toute chose ou valeur pour influencer l’action d’un fonctionnaire impliqué dans le processus d’achat ou dans l’exécution d’un contrat ;
Pratique frauduleuse : déformation des faits en vue d’influencer un processus d’achat ou l’exécution d’un contrat au détriment du client et inclut des pratiques collusives au sein des soumissionnaires (avant ou après la soumission des offres) visant à fixer les prix des articles à des niveaux fictifs non compétitifs et priver le client des avantages d’une concurrence libre et transparente.
L’UNICEF rejettera toute proposition d’attribution s’il est prouvé que le soumissionnaire sélectionné / contractant est impliqué dans des pratiques frauduleuses ou corruptrices au moment où il était en concurrence dans le cadre du contrat en question.
L’UNICEF déclarera un soumissionnaire inéligible - soit définitivement soit pour une période donnée - à se faire attribuer un marché de l’UNICEF si à un moment donné ce soumissionnaire a été mêlé à des pratiques corruptrices ou frauduleuses durant l’appel d’offres ou pendant l’exécution d’un marché financé par l’UNICEF.
19. NON GRATIFICATION DES FONCTIONNAIRES DE L’UNICEF
19.1 Les soumissionnaires attestent qu’aucun fonctionnaire de l’UNICEF ou des NATIONS UNIES n’a reçu ou ne recevra de la part des soumissionnaires, des bénéfices directs ou indirects dans le cadre du présent appel d’offres ou de l’attribution du marché en découlant. Les soumissionnaires reconnaissent que tout manquement à cette clause constitue une entorse à une clause essentielle de l’appel d’offres.
20. INSTRUCTIONS RELATIVES AUX DONS ET A L’HOSPITALITE
20.1 Les soumissionnaires ne devront offrir ni dons ni hospitalité aux fonctionnaires de l’UNICEF. Les voyages d’agrément pour des évènements sportifs ou culturels, les parcs d’attraction et les offres de vacances, les frais de transport ou les invitations à des déjeuners ou dîners extravagants sont également interdits.
21. TERMES ET CONDITIONS GENERALES
21.1 Les Termes et Conditions générales de l’UNICEF joints à cet appel d’offres s’appliqueront à tout Accord à Long Terme et aux bons de commande qui en découleront. En cas d’inconsistance entre ces documents, les documents ci-après auront force de loi dans l’ordre de priorité ci- dessous :
a) Le Bon de Commande
b) L’Accord à Long Terme