Convention de conciliation
Convention de conciliation
(Saisine du Comité des sages) Entre les soussignés désignés ci-après les parties :
D’une part
Prénom, Nom (Nom de jeune fille suivie du nom d’épouse pour les femmes mariées) ou société
Si société : Prénom, Nom et qualité du représentant légal
Adresse précise
/
Mail Téléphone
Assisté de Prénom, Nom, qualité
Et d’autre part
Prénom, Nom (Nom de jeune fille suivie du nom d’épouse pour les femmes mariées) ou société
Si société : Prénom, Nom et qualité du représentant légal
Adresse précise
/
Mail Téléphone
Assisté de : Nom, Prénom, qualité
Le service de conciliation de l’ADPM est ouvert aux mutuelles et à leurs adhérents et ayants droit à condition que ladite mutuelle soit à jour de ses cotisations associatives annuelles.
Il a été exposé et convenu ce qui suit :
Les parties sont confrontées à un différend, qui les oppose, concernant :
Bref exposé des faits : Joindre éventuellement un exposé des faits plus développé en annexe de cette convention
Elles souhaitent recourir aux services de conciliation du Comité des sages de l’ADPM afin de les aider à trouver entre elles une solution amiable qui mette fin à ce différend.
La présente convention a pour objet de définir les modalités d’intervention de ce Comité et les droits et obligations des parties dans le cadre de cette procédure de conciliation.
Il est rappelé que :
- La conciliation est un mode de résolution amiable des différents soumis à l’accord constant des parties tout au long du processus,
- L’intérêt de cette procédure est de rester flexible ; elle a pour objet principal d’aider les parties à préserver la qualité de leurs relations dans le respect de leurs droits et intérêts mutuels,
- La procédure de conciliation est soumise à de strictes règles de confidentialité.
Article 1 : Domaine de compétence du Comité des sages
Le Comité des sages constitué par l’ADPM agit comme un conciliateur.
Les membres qui le composent sont impartiaux, compétents et diligents. Ce comité n’a aucun pouvoir juridictionnel : il ne peut ni trancher le différend ni imposer une solution aux parties.
Le rôle du Comité des sages est de favoriser la résolution amiable des différends qui peuvent opposer les participants, leurs ayants droit ou le souscripteur d’un contrat collectif à une mutuelle adhérente à l’ADPM, à jour de ses cotisations, dans le cadre d’une procédure de conciliation.
Les différends doivent concerner l’application des règlements ou des contrats collectifs de garanties santé assurées par la mutuelle concernée.
Sont donc exclus de la procédure de conciliation :
- Les décisions rendues par les commissions d’action sociale de la mutuelle,
- Les litiges entre mutuelles et (ou) unions de mutuelles,
- Les litiges entre mutuelles et leurs partenaires,
- Le contrôle de la motivation des résiliations,
- Les décisions d’augmentation des cotisations,
- Les procédures de recouvrement des cotisations dues,
- Les litiges ayant fait ou faisant l’objet d’une procédure de résolution amiable ou judiciaire devant une quelconque juridiction,
- Les litiges qui ont atteint le délai légal de prescription,
- Les litiges liés au livre III du Code de la mutualité,
- Les litiges concernant des garanties souscrites par l’intermédiaire de la mutuelle membre auprès d’un autre assureur, sauf si le différend porte sur les conditions de distribution des garanties concernées.
Article 2 : Obligations des parties
Les parties déclarent qu’elles ont la qualité et le pouvoir pour conclure un accord ou transiger et engager, le cas échéant, leur société.
Elles s’engagent à :
- participer aux entretiens de conciliation dans le respect et l’écoute de chacun ;
- informer le Comité des sages de toute procédure judiciaire liée à l’objet de la conciliation, ce qui met fin à la procédure ;
- fournir dans un délai de trois semaines les documents demandés par le Comité des sages.
Article 3 : Saisine du Comité des sages
La saisine du Comité des sages de l’ADPM est possible uniquement après épuisement des procédures internes de réclamation de la mutuelle concernée. Elle est limitée à une fois par an par le même adhérent ou ayant droit.
Ce comité peut être saisi par tout adhérent, ayant droit ou souscripteur collectif ou encore par la mutuelle ou l’union de mutuelles à la condition que la demande de conciliation soit co-signée par l’ensemble des parties en exposant les faits et griefs, accompagnée des pièces justificatives.
Une fois complétée et signée par les parties, la convention de conciliation est dressée par la partie la plus diligente au Comité des sages de l’ADPM en autant d’exemplaires originaux qu’il y a de parties à l’adresse suivante :
Comité des sages ADPM Service de Conciliation
00 xxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxxx 00000 XXXXXXXXXXX
Les documents peuvent être envoyés également par courrier électronique à l’adresse mail suivante :
Tout intéressé peut se procurer un modèle de convention de conciliation en s’adressant au siège de sa mutuelle.
Article 4 : Déroulement de la procédure de conciliation
Le Comité des sages, s’il se déclare compétent pour examiner le litige qui lui est soumis, renverra un exemplaire de la convention de conciliation à chaque partie, dûment signée, dans les quinze jours suivant la date de réception des documents.
La conciliation se déroulera par échange de mails, appels téléphoniques, conférence téléphonique ou visioconférence.
Le Comité des sages, après avoir entendu les parties et pris connaissance des pièces du dossier, propose un accord transactionnel sous forme d’avis au plus tard trois mois ouvrables après la date de saisine, hors période de congés scolaires. Cet avis est établi en considération d’éléments de droit et d’équité mais aussi dans une volonté de règlement amiable. Il ne s’agit pas d’une décision juridique.
Les parties sont libres d’accepter cette proposition ou de poursuivre leur discussion dans le but de trouver un accord amiable afin de terminer leur contestation.
A défaut d’accord matérialisé par la signature de chacune des parties d’une convention transactionnelle dans un délai de six mois à compter de la date de saisine du Comité des sages, il
sera mis fin de plein droit à la procédure de conciliation et chacune des parties sera libre d’agir comme elle le veut.
La conciliation prendra également fin :
- à la demande de l’une ou l’autre des parties sans que celle-ci ait à motiver sa décision,
- à l’initiative du conciliateur si l’issue favorable de la conciliation lui paraît impossible.
● 4-1 Conseils des parties
Les parties peuvent se faire assister par leurs conseils au cours de la procédure de conciliation. Les conseils doivent être connus dès l’entrée en conciliation et identifiés sur la présente convention.
Elles peuvent décider de recourir aux services d’un expert, d’un consultant ou de tout tiers dont la présence au cours du processus peut aider à la solution du litige. Le conciliateur devra être systématiquement informé de l’intervention de tiers au cours de la procédure de conciliation.
● 4-2 Principe du contradictoire :
La procédure de conciliation est soumise au principe du contradictoire. En conséquence, les parties sont informées qu’elles doivent communiquer au conciliateur les pièces qui se rapportent à la discussion et qu’elles jugent utiles de transmettre à l’autre partie.
En principe les séances de conciliation se déroulent en session conjointe, c’est-à-dire en présence des parties, éventuellement de leurs conseils et du conciliateur.
Cependant, le conciliateur, à son initiative ou à la demande de l’une ou l’autre des parties, peut proposer un entretien particulier afin d’approfondir sa compréhension du litige ou d’écouter les propositions de solution que cette partie souhaiterait avant de les présenter en session conjointe.
● 4-3 Confidentialité :
Le nom des parties, le contenu du dossier avec les échanges d’information ou de courrier, sous quelque forme que ce soit, dans le cadre de la procédure de conciliation sont strictement confidentiels.
Les parties devront se conformer à cette règle de confidentialité, à défaut elles pourraient engager
leur responsabilité civile et s’exposer à des dommages et intérêts. Les tiers appelés à intervenir dans la procédure de conciliation sont astreints à cette obligation de confidentialité et devront signer une attestation à cet effet. Le Comité des sages qui intervient en qualité de conciliateur est soumis au
même engagement de confidentialité. Cette obligation de confidentialité subsiste à l’issue de la procédure de conciliation quelle qu’en soit l’issue.
En cas de signature d’un protocole transactionnel, les parties signataires s’engagent à garder confidentiel le contenu de la transaction. La convention transactionnelle ne pourra être produite en justice par une partie que dans le cadre d’un litige avec l’autre partie concernant son interprétation ou son exécution.
Article 5 : frais de la procédure de conciliation
La conciliation est gratuite pour les parties qui saisissent le Comité des sages de l’ADPM. Seuls les frais de déplacement propres aux parties et à leurs conseils (frais de transport, restauration hôtellerie) restent à leur charge. Si le déplacement d'un conciliateur est nécessaire, ses frais sont pris en charge par la ou les partie(s) demanderesse (s).
La rémunération des conseils ou de tiers-expert intervenant à la procédure de conciliation est à la charge de la partie qui en sollicite les services. Si cette intervention est demandée conjointement par les parties, le coût est partagé entre elles.
Article 6 : Accord entre les parties
Dans l’hypothèse où les parties parviennent à un accord amiable, elles ont la faculté de le formaliser dans un protocole d’accord transactionnel soumis au régime des articles 2044 à 2058 du code civil.
Cette convention constitue une transaction au sens des dispositions précitées et revêt donc entre les parties l’autorité de la chose jugée en dernier ressort conformément à l’article 2052 du code civil. Elle ne peut être attaquée ni pour cause d’erreur de droit ni pour cause de lésion. Dans cette hypothèse, les parties se désistent de toutes les actions de justice qu’elles pourraient exercer l’une contre l’autre.
Ce protocole d’accord transactionnel est rédigé par les parties et leurs conseils éventuels. Le Comité des sages de l’ADPM peut aider à sa rédaction, mais il n’en est ni partie, ni signataire.
Article 7 : Responsabilité
Le Comité des sages intervenant en qualité de conciliateur n’a pas d’obligation de résultat et sa responsabilité ne peut pas être engagée à ce titre. Sa seule obligation est de respecter l’engagement de confidentialité dont il ne peut être délié que par une décision de justice.
Article 8 : Prescription
Conformément à l’article 2238 du Code civil, la prescription extinctive est suspendue à compter du jour où les parties seront convenues de recourir aux services de conciliation du Comité des sages de l’ADPM en signant la présente convention.
Le délai de prescription légal recommence à courir, pour une durée qui ne peut être inférieure à six mois, à compter de la date à laquelle soit l'une des parties ou les deux, soit le conciliateur, déclarent que la conciliation est terminée.
Fait à , le en exemplaires originaux
Les parties le Comité des sages ADPM
Nom prénom et qualité des signataires