MAIRIE DE VOUGY
XXXXXX XX XXXXX
0, xxxxxx xx Xxxxxx – 00000 XXXXX Tél. : 00.00.00.00.00 – Fax : 00.00.00.00.00
REGLEMENT SALLE POLYVALENTE "LES VERNAIS"
Titre I – Dispositions générales
Article 1 – Objet
Le présent règlement a pour objet de déterminer les conditions dans lesquelles doit être utilisé la salle polyvalente de Vougy, réservée exclusivement aux activités organisées par le mouvement associatif local, les entreprises locales, les scolaires, et les particuliers résidant dans la commune.
Titre II - Utilisation Article 2 – Principe de mise à disposition
La salle polyvalente a pour vocation d’accueillir la vie associative, telle qu’elle s’exerce au travers des différentes associations de la commune de Vougy. En exclusivité, elle accueille le restaurant scolaire des élèves de Vougy et Thuet (Bonneville) de 9h00 à 15h30.
Elle sera donc mise en priorité à la disposition de ces dernières, dans l’exercice de leurs manifestations, selon les modalités fixées ci-après. Elle pourra en outre être louée à des particuliers, de la commune de Vougy exclusivement, ou louée à des organismes ou associations extérieurs à la commune sur demande écrite au Maire.
Pour les particuliers, les locations doivent concerner des évènements familiaux propres au demandeur (une attestation sur l'honneur avec indication de l'objet de la manifestation accompagnée d'un justificatif de domicile et de la manifestation devra être jointe)
Il est interdit de louer la salle en son nom pour une autre personne extérieure à la commune.
La mise à disposition se décline suivant les périodes suivantes :
Week-end : du vendredi 15 h30 au dimanche 19h00
Article 3 – Réservation
Les opérations de réservation se font auprès du secrétariat de mairie pendant les heures d’ouverture (lundis, mardis, mercredis et vendredis de 8h30 à 11h30 et de 14h à 17h30 – jeudis de 14h à 17h30). Elles ne peuvent être confirmées qu’après l’élaboration du planning des associations et signature de la convention de mise à disposition, et après la signature du contrat de location de la salle polyvalente pour les locations du week end avec versement des arrhes.
Article 4 – Horaires
Le respect des horaires d’utilisation de la salle polyvalente est exigé pour son bon fonctionnement. La mise à disposition de la salle est consentie aux heures et aux jours indiqués dans les conventions de mise à disposition ou à l’article 2 du présent règlement pour les locations du week end.
Article 5 – Dispositions particulières
Le locataire formule une demande à la Mairie de VOUGY, définissant le programme qu'elle entend développer et en précisant les dates d'occupation des locaux, étant entendu que les bals ne seront pas acceptés.
La demande acceptée, il sera procédé à la visite des locaux en présence d'un responsable communal. S’agissant d’une salle polyvalente, elle ne pourra être utilisée pour des activités sportives proprement dites nécessitant des équipements fixes ou permanents mais seulement pour des exercices au sol. Sont donc ainsi formellement exclus les sports de balle, collectifs ou individuels, du type basket-ball, hand- ball, tennis ou tennis de table qui peuvent par ailleurs utiliser la salle de sports.
L’utilisation de la salle polyvalente a lieu conformément au planning de réservation.
Pour les associations, l’absence d’occupation doit obligatoirement être signalée au secrétariat de mairie. L’absence répétée d’utilisation entraînera la suppression du créneau attribué pour la saison. La mairie se réserve le droit d’utiliser ou d’interdire les installations pour des interventions techniques notamment à l’occasion de travaux d’aménagement, d’entretien et de mise en sécurité.
La sous-location ou mise à disposition de tiers est formellement interdite.
Il doit être désigné un responsable de la manifestation, lequel devra être présent pendant toute sa durée. Ce responsable sera le signataire de la convention de mise à disposions ou du contrat de location.
En cas de difficultés (panne de distribution électrique / gaz, de chaudière…) ou d’accidents pendant la durée d’occupation de la salle polyvalente, la responsabilité de la commune de Vougy est en tous points dégagée, dans la mesure où elle n’assure que la location. Le locataire ne pourra prétendre à aucune indemnité.
Les clés de la salle polyvalente seront :
pour les mises à disposions à l’année : retirées au secrétariat de la mairie de la commune de Vougy contre signature, en septembre ;
pour les utilisateurs occasionnels : remises par l’agent communal en charge de la salle polyvalente.
Les clés doivent être restituées au secrétariat à la fin de chaque saison pour les utilisateurs à l’année, immédiatement après la manifestation pour les utilisateurs occasionnels (à l’agent communal en charge de la salle polyvalente lors de l’état des lieux sortant).
L’utilisateur, en la personne du responsable désigné, doit se conformer aux règles d’ordre public habituelles, relatives à la sécurité, la salubrité et l’hygiène. Il est également responsable de la protection des mineurs pendant toute la durée d’occupation et notamment au cours des opérations de montage et de démontage.
L’utilisateur devra se conformer aux obligations édictées par la SACEM en cas d’usage d’œuvres musicales dans le courant de la manifestation.
Article 6 – Etat des lieux
Lors de la mise à disposition ou la location, un état l’état des lieux d’entrée et de sortie de la salle polyvalente sera réalisé. Le signataire du contrat devra obligatoirement être présent.
Titre III – Sécurité – Hygiène – Maintien de l’ordre Article 7 – Utilisation de la salle polyvalente
Nombre maximum de personnes : 300.
L’utilisateur s’assurera de laisser les lieux dans l’état où il les a trouvés à son arrivée. S’il constate le moindre problème, il devra en informer la mairie ou l’agent communal en charge de la salle polyvalente pour les utilisateurs occasionnels.
L’utilisateur est chargé de l’extinction des lumières après chaque activité. Chaque utilisateur reconnaît :
- avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité arrêtées et s’engage à les respecter,
- avoir constaté l’emplacement des dispositifs d’alarme, des moyens d’extinction d’incendie et avoir pris connaissance des itinéraires d’évacuation et des issues de secours,
Il est interdit :
- de procéder à des modifications sur les installations existantes : l'adjonction d'appareils électriques ou tout autre appareil de cuisson (barbecue électrique ou à gaz, plaque de
xxxxxxx, trépied à gaz, friteuse…) autres que ceux existants est strictement interdite,
- de fixer des clous, de l’adhésif double face ou des agrafes sur les murs et sur le sol,
- de bloquer les issues de secours,
- la scène et les coulisses sont réservées exclusivement à l'orchestre et aux organisateurs,
- d’introduire dans l’enceinte des pétards, fumigènes .....
- de déposer des cycles et cyclomoteurs à l’intérieur des locaux,
- d’utiliser les locaux à des fins auxquelles ils ne sont pas normalement destinés,
- de pratiquer seul une activité en dehors de la présence des responsables.
Tout matériel de sonorisation devra être impérativement connecté sur les prises prévues à cet effet sur la scène. La réponse de la commission est sans appel.
Afin de réduire l’intensité sonore, il convient donc de :
- maintenir fermées toutes les issues, y compris celles de secours donnant sur les habitations voisines,
- s’abstenir d’animations ou de manifestations extérieures à la salle,
- réduire au maximum les bruits provenant des véhicules (démarrages, claquements de portières, avertisseurs sonores…).
Pour des raisons de sécurité, le stationnement des véhicules ne devra pas se faire en empiétant sur la chaussée. Sauf dérogation, les parkings sont réservés exclusivement aux véhicules.
Le locataire s'engage à faciliter les visites des représentants de la Municipalité, de la Police, de la Gendarmerie et des Pompiers qui pourront être effectuées à tout moment et à se soumettre à leurs instructions.
Article 8 – Maintien de l’ordre
Toute personne se livrant à des actes susceptibles de créer un désordre ou une gêne pour les utilisateurs pourra être expulsée immédiatement.
En cas d'incidents (bagarres, beuverie, vandalisme, tapage nocturne, etc...) susceptibles d'entraîner des dégradations, de perturber le repos, la tranquillité et la sécurité des habitants, ou de situations pouvant être préjudiciables aux bonnes mœurs ou à la réputation du village, les responsables municipaux, de police, de gendarmerie ou du service incendie pourront prendre la décision de stopper immédiatement la manifestation sans qu'il y ait pour la Commune remboursement ou dédommagement.
Les enseignants, responsables d’activités associatives, organisateurs de manifestations sont chargés de la discipline et sont responsables de tout incident pouvant survenir du fait des scolaires, adhérents et du public. Ils sont tenus de faire régner la discipline, de surveiller les entrées et les déplacements des élèves, des adhérents, du public, de veiller à l’évacuation des locaux en fin d’utilisation.
Article 9 – Mise en place, rangement et nettoyage
Après chaque utilisation, la salle polyvalente doit être rendue balayée et propre (nettoyage des tâches de graisses dans la cuisine, vaisselle propre, nettoyage des sanitaires etc….) Le sol doit être balayé et les tâches incrustées doivent être nettoyées, (une entreprise effectuera le nettoyage final). Les escaliers de la cave doivent également être balayés, ainsi que la scène et derrière le rideau de la scène.
Des conteneurs de tri sélectifs se trouvent à l’extérieur du bâtiment, dans l’enceinte de la salle polyvalente.
Titre IV – Assurances - Responsabilités
Article 10 – Assurances
Chaque utilisateur devra justifier d’une police d’assurance couvrant sa responsabilité civile pour les accidents corporels et matériels pouvant survenir à lui-même comme aux tiers.
Le locataire répondra des dégradations et pertes qui pourraient survenir pendant la durée du contrat dans la chose louée dont il a la jouissance exclusive, à moins qu'il ne prouve qu'elles ont eu lieu par cas de force majeure, par faute ou par le fait d'un tiers qu'il n'a pas introduit dans les lieux loués.
Il devra pendant toute la durée du contrat, faire assurer la chose louée auprès d'une compagnie notoirement solvable et pour une somme suffisante contre les risques dont il doit répondre en sa
qualité de locataire notamment contre l'incendie, les dégâts des eaux, bris de glace, détériorations immobilières, les risques locatifs et le recours des voisins.
Il devra justifier de cette assurance au bailleur avant la signature du présent contrat de location et sur toute demande de celui-ci. De la même manière, il devra également faire assurer les mobiliers et matériels mis à la disposition et situés dans les locaux.
Il sera seul responsable des dégâts occasionnés à l'immeuble, aux occupants et autres personnes s'y trouvant, par lui-même dont il doit répondre ou par les objets qu'il a sous sa garde.
Il ne pourra inquiéter le bailleur à raison des troubles ou dommages subis par le fait, il se réserve la faculté d'agir directement contre l'auteur du dommage.
Une attestation d'assurance responsabilité civile couvrant les risques locatifs devra être produite lors du paiement de la location ou lors de la mise à disposition.
La municipalité est déchargée de toute responsabilité pour les accidents corporels directement liés aux activités et pouvant intervenir pendant l’utilisation de la salle ainsi que pour les dommages subis aux biens entreposés par les utilisateurs.
Elle ne saurait être tenue responsable des vols commis dans l’enceinte de la salle et ses annexes.
Article 11 – Responsabilités
Les utilisateurs sont responsables des dégradations qu’ils pourront occasionner à la salle ainsi qu’aux équipements mis à disposition par la mairie.
Ils devront assurer le remboursement ou la réparation des dégradations et des pertes constatées.
Ils devront informer la mairie de tout problème de sécurité dont ils auraient connaissance, tant pour les locaux que pour le matériel mis à disposition.
L’entretien et la maintenance des locaux mis à disposition sont à la charge de la mairie.
Titre V – Publicité/décoration - Redevance
Article 12 – Publicité
La décoration et la publicité sont admises à la condition exclusive de l'approbation et l'accord du représentant de la Municipalité qui fixera les emplacements et la nature des fixations sur les parois ou installations prévues à cet effet.
La tenue de buvette doit faire l’objet d’une demande préalable adressée au maire au minimum 15 jours avant la manifestation.
Article 13 – Redevance
La mise à disposition de la salle et des équipements est gratuite lors de la première utilisation pour les associations de la commune puis à titre onéreux pour les manifestations qu’elles organisent.
Il en est de même pour les structures (associations ou organismes émanant des collectivités) qui réalisent des actions en faveur des collectivités en dehors de tout cadre commercial.
Toute demande de réservation devra faire l’objet d’une demande écrite au Maire.
Le tarif est fixé annuellement par délibération du conseil municipal et il s’applique à compter du 1er janvier suivant.
Dans les autres cas, la location se fera à titre onéreux avec :
- la signature d’un contrat de location (lors de la réservation),
- le versement d’arrhes (lors de la réservation)
- une caution versée 5 jours avant l’organisation,
- le solde de la location payé d’avance 5 jours avant l’organisation.
Le montant de la location comprend la participation aux charges de fonctionnement (eau, chauffage éclairage, nettoyage des sols etc.). Il est fixé annuellement par délibération du conseil municipal et il s’applique à compter du 1er janvier suivant.
Les chèques de location et de caution, ainsi que le contrat d’assurance devront être obligatoirement libellés au nom du locataire (personne ayant conclu le contrat de réservation) résidant sur la commune de VOUGY.
Règlement :
Caution et arrhes : par chèque (au nom de la personne signataire du contrat) à l’ordre du Trésor Public. Location : par chèque (au nom de la personne signataire du contrat) à l’ordre du Trésor Public ou par virement bancaire sur le compte de la commune de Vougy.
Le prix de la location payée et la caution versée, les clefs des locaux seront remises au locataire lors de l’état des lieux entrant.
En cas d’annulation, les arrhes ne pourront vous être remboursées que si vous annulez la réservation de la salle au moins 3 mois avant l’évènement et par courrier ou pour une raison grave (décès, maladie, hospitalisation…), dans ce cas un certificat médical devra être fourni. Dans le cas contraire, les arrhes ne seront pas restituées.
Titre VI – Dispositions finales
Toute infraction au présent règlement sera poursuivie conformément aux lois et règlements en vigueur. Elle pourrait entraîner l’expulsion du contrevenant, la suspension provisoire ou définitive d’une manifestation ou du créneau attribué.
Le non-respect des normes ci-dessus, outre les dédommagements prévus, pourra donner lieu à une pénalisation de 1 200 € (mille deux cents euros) correspondant à la caution versée et pouvant atteindre quatre fois cette somme en fonction de la gravité de la défaillance. Cette clause est appliquée chaque fois que la commission le jugera nécessaire et le montant de la pénalisation sera fixé par la commission communale, sans appel.
La mairie de Vougy se réserve le droit de modifier ou de compléter le présent règlement chaque fois qu’elle le jugera nécessaire.
Le secrétariat et le personnel technique de la mairie de Vougy, les agents de la force publique, sont chargés, chacun en ce qui les concerne, de l’application du présent règlement.
Fait à Vougy, le Le maire,