CONTRAT DE LOCATION ET RÉGLEMENT D’UTILISATION DE LA SALLE D’ACTIVITÉS COMMUNALES
CONTRAT DE LOCATION ET RÉGLEMENT D’UTILISATION DE LA SALLE D’ACTIVITÉS COMMUNALES
COMMUNE DE CHAISE-DIEU-DU-THEIL
ENTRE Monsieur le Maire de la Commune de Chaise-Dieu-du-Theil, d’une part,
ET Madame, Monsieur d’autre part, demeurant ………………………………………………………………………………………
Numéros de téléphone :……………………………………………. …………………………..
Madame, Monsieur ………………………………..sollicitant l’autorisation d’utiliser la salle d’activités communales du SAMEDI…….…………….au DIMANCHE ,
Il A ETE CONVENU UN DROIT PRECAIRE D’UTILISATION ACCORDE AUX CONDITIONS SUIVANTES :
P ERIODE D’OCCUPATION DES LOCAUX :
La période d’occupation des locaux s’étend du vendredi ……………………… au soir au lundi au matin.
O BJET PRECIS DE L’OCCUPATION – NOMBRE DE PARTICIPANTS :
Monsieur, Madame ………………………….s’engage à utiliser la salle d’activités communales pour la manifestation suivante : ………………………………………………….
Nombre de participants : ………………………………………………………………………
ARTICLE 1 : OBJET
La commune de Chaise-Dieu-du-Theil détermine par le présent contrat les conditions de location de la salle d’activités communales aux tarifs approuvés par délibération du Conseil Municipal et son règlement d’utilisation.
ARTICLE 2 : PRINCIPES DE MISE A DISPOSITION
La salle d’activités communales est mise à disposition :
- aux habitants de la commune et hors commune afin d’organiser des manifestations familiales, vins d’honneur,
- aux associations de la commune et hors commune afin d’organiser des manifestations communales et associatives.
Si la salle devait servir pour tout autre événement, il est demandé à l’organisateur d’en avertir la municipalité auparavant, qui se réserve le droit de refuser la location ou de l’annuler sans préavis.
Les jours de visite de la salle se font aux jours de permanence de la mairie et les réservations sont effectuées auprès du secrétariat de mairie. La description de la salle et des photos sont présentées sur le site internet de la mairie : xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
ARTICLE 3 : DESIGNATION DES LOCAUX ET DU MATERIEL
La salle d’activités communales comprend :
- une salle avec estrade modulable et parquet,
- une cuisine avec un équipement PROFESSIONNEL: un four, deux plaques électriques et deux feux gaz, deux armoires frigorifiques, un congélateur, un lave-vaisselle, un évier, un évier lave-légumes, un lave-mains et plans de travail.
- un hall d’entrée,
- un vestiaire,
- des sanitaires femmes et hommes comprenant chacun un essuie-mains avec bobine textile et sanitaire pour personnes à mobilité réduite,
- un local de rangement contenant 22 tables de 6 personnes (1.80 m * 0.75 m), 100 chaises et une desserte.
Le tout en bon état de fonctionnement.
3-1 REGLES DE MISE A DISPOSITION DE LA CUISINE
L’équipement et les matériels de la cuisine ne sont pas destinés à la préparation des plats culinaires mais seulement au réchauffage de plats déjà préparés, l’autorisation de fonctionnement délivrée par les services sanitaires étant limitée à cette stricte utilisation. La cuisson des aliments est donc interdite en application des consignes d’hygiène et de sécurité par la réglementation en matière.
Le réfrigérateur domestique est réservé à la restauration scolaire.
3-2 REGLES DE MISE A DISPOSITION DE LA VAISSELLE ET DU LAVE-VAISSELLE
L’utilisation de la vaisselle et du lave-vaisselle est comprise dans le prix de la location ainsi que les dosettes de lavage pour le lave-vaisselle. La vaisselle est demandée par l’organisateur sur l’imprimé prévu à cet effet établi en deux exemplaires. La vaisselle est mise à disposition à l’état des lieux entrant et rendue correctement lavée et rangée pour inventaire lors de l’état des lieux sortant. L’organisateur s’engage à bien éteindre le lave-vaisselle après son utilisation.
3-3 REGLES DE REMPLACEMENT EN CAS DE DETERIORATION
Dans le cas de détérioration d’équipement, le remplacement est à la charge du locataire au tarif suivant (délibération n°43-2007 du 09 novembre 2007) :
- Chaise : 15 € l’unité
- Table : 150 € l’unité
- Vaisselle : 2 € l’unité
- Tarif en vigueur de remplacement pour tous les biens non listés.
En aucun cas, le remplacement à « l’identique » ne sera accepté.
3-4 REGLES D’UTILISATION , DE NETTOYAGE ET DE RANGEMENT DES LOCAUX ET DU MATERIEL
- L’utilisation d’adhésif, punaises, crochets, etc.…est strictement interdite sur les murs.
- Il est recommandé de prendre toutes les précautions avec le parquet afin d’éviter toutes rayures ou dégradations superficielles. Balayage et nettoyage à l’eau claire uniquement.
- L’utilisation des produits pour la cuisine notamment pour l’inox est à la charge de la commune. Le nettoyage et le dégraissage des équipements incombent au locataire à l’eau et produit non puissant (type produit vaisselle) et éponge douce uniquement.
- L’organisateur s’engage à utiliser la salle en la rendant en parfait état de rangement et de propreté, immeuble, meubles et équipements. En cas d’absence ou d’insuffisance de nettoyage des locaux, le coût sera supporté par le locataire à raison de 25€ de l’heure.
- Des balais, pelle et seau sont fournis par la commune, le reste est à prévoir par le locataire (torchons, serpillères, produit vaisselle, produit nettoyage carrelage, sacs poubelles, papier hygiènique …).
- A la fin de l’utilisation de la salle, l’organisateur s’engage à bien fermer la porte coupe-feu de la cuisine car les radiateurs restent en position hors gel.
- Les tables qui ont été utilisées sont repliées et déposées sur l’estrade afin de faciliter l’état des lieux sortant.
ARTICLE 4 : ASSURANCE
Dans le cadre de l’utilisation de la salle d’activités communales, le preneur doit être titulaire d’un contrat multirisque habitation. La société d’assurance doit garantir la responsabilité civile du preneur en tant qu’organisateur d’une manifestation publique ou familiale. Le preneur doit produire un document en cours de validité à la date de la location, précisant le numéro de contrat, les modalités d’extension de celui-ci au type de manifestation organisée, le montant couvert par le contrat, la dénomination « xxxxx x’xxxxxxxxx xxxxxxxxxx xx Xxxxxx-Xxxx-xx-Xxxxx » et les dates d’occupation de la salle.
A défaut de présentation de ce document à la prise des clés, le contrat de location devient caduc.
ARTICLE 5 : ETATS DES LIEUX ET GESTION DES CLES
Les clés sont remises à l’organisateur le vendredi soir sur rendez-vous après la remise de l’attestation d’assurance (article 4) et après état des lieux entrant.
La restitution des clés et l’état des lieux sortant sont effectués le lundi matin avant 09h30.
ARTICLE 6 : TRI DES DECHETS
Les emballages en plastique (bouteilles d’eau, de jus de fruit ….), les emballages en métal (boites de conserve, canettes …) et les emballages en carton (briques alimentaires, cartons d’emballage…) sont à déposer dans les containers jaunes situés dans le jardin de la salle d’activités communales.
Les autres déchets (alimentaires et verre) sont à déposer dans les containers prévus à cet effet situés sur la plate forme de tri - parking de la mairie.
ARTICLE 7 : CONSIGNES DE SECURITE
- Effectif public : 134 personnes
- Effectif maximum autorisé en cas de repas : 100 personnes
- Nombre d’extincteurs :
● 2 extincteurs dans la cuisine
● 2 extincteurs dans la salle
● 1 extincteur dans le hall d’entrée
L’utilisation malveillante des extincteurs est facturée à prix coûtant.
- La salle est équipée d’un défibrillateur.
- Evacuation dès l’audition de la sonnerie du dispositif d’alarmes incendie ou sur ordre avec dégagement sur le parking (voir le plan d’évacuation affiché dans le hall d’entrée).
- Le salle est équipée d’un téléphone utilisable uniquement pour les numéros d’urgences et pour se faire appeler au 02 32 39 15 70 :
● POMPIERS : 18
● POLICE : 17
● SA MU : 15
● APPEL D’URGENCE EUROPEEN : 000
- Xx xxxxxxx x’xxx pas responsable des vols et dégradations qui pourraient survenir au cours de la location tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du bâtiment.
- Les pétards, feux d’artifice, et tous produits assimilés sont strictements interdits.
- L’organisateur déclare avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité et prend l’engagement de veiller scrupuleusement à leur application. Il déclare notamment avoir pris bonne note des dispositifs d’alarme et des moyens de lutte contre l’incendie ainsi que des voies d’évacuation.
- Pendant l’utilisation de la Salle, l’organisateur s’engage à ne pas utiliser de façon inadaptée les moyens de lutte contre l’incendie, de ne pas bloquer les sorties de secours, ni de l’intérieur, ni de l’extérieur.
- L’organisateur s’engage à ne pas utiliser les locaux à des fins auxquelles ils ne sont pas normalement destinés, notamment l’utilisation de la salle et du jardin à des fins de sommeil.
- Il est formellement interdit d’assurer la sécurité de la salle avec des chiens et de façon générale, d’entraver le libre accès aux autorités compétentes et aux premiers secours de toute manière que se soit.
- Il est formellement interdit de fumer dans l’enceinte de la salle, un cendrier est mis à disposition devant l’entrée de la salle.
- La commune s’engage à présenter à la demande de l’organisateur, les rapports de la commission de sécurité. Tous les appareils font l’objet d’un contrat d’entretien et sont vérifiés annuellement.
ARTICLE 8 : NIVEAU DE BRUIT
En cas de diffusion de musique amplifiée, le preneur s’engage à maintenir une pression accoustique en respect du Code de la santé publique et fermer les portes et fenêtres donnant directement sur l’extérieur.
Afin de respecter le voisinage, les klaxons et les claquements intempestifs de portières sont défendus.
ARTICLE 9 : TARIFS LOCATION - CAUTIONS ET RESERVATION
TARIF LOCATION SALLE | CAUTION DEGRADATION | CAUTION DEFIBRILLATEUR | |
WEEK-END | 250.00 € + électricité | 800.00 € | 1 500.00 € |
VIN D’HONNEUR | 150.00 € + électricité | 800.00 € | 1 500.00 € |
délibération | n° 04-2012 du 17/02/2012 | n° 36-2007 du 12/10/2007 | n° 46-2014 du 12/12/2014 |
L’électricité est facturée sur la consommation réelle (relévés de compteur à la prise et la restitution des clés) au tarif de 0.167 € TTC (délibération n°62-2008 du 21 novembre 2008).
Les réservations prennent effet à compter de la réception par le secrétariat de mairie du contrat de location signé et accompagné des chèques de règlement et de caution de dégradation.
Le droit d’utilisation de la salle est accordé à Monsieur, Madame ……………………………..
moyennant le règlement de la somme de 250.00 € (deux cent cinquente euros) par chèque établi à l’ordre du Trésor Public.
(Chèque n° ……………………………………….Banque )
Une caution de 800.00 € (huit cent euros) est déposée en garantie des dommages éventuels par chèque établi à l’ordre du Trésor Public.
(Chèque n° ……………………………………….Banque )
Une caution de 1 500.00 € (mille cinq cent euros) est déposée en garantie des dégradations éventuelles causées sur le défibrillateur par chèque établi à l’ordre du Trésor Public.
(Chèque n° ……………………………………….Banque )
ARTICLE 10 : FACTURATION ET PAIEMENT
Le chèque de règlement de 250.00 € est encaissé après la manifestation.
Le chèque de caution de 800.00 € est restitué après l’état des lieux de fin de location si aucune dégradation n’a été constatée.
Le chèque de caution de 1 500.00 € est restitué après vérification de l’état du défibrilateur.
La facture détaillée et le justificatif de paiement sont établis par le régisseur, responsable de l’encaissement des sommes dûes.
ARTICLE 11 : REGLES DE MISE A DISPOSITION AUX ASSOCIATIONS COMMUNALES
Afin de participer à la vie associative du village, la commune fournit gracieusement la salle d’activités communales aux associations du village pour une première utilisation dans l’année civile dans le cadre de l’organisation de manifestations et/ou repas.
La consommation d’électricité sera facturée au tarif en vigueur.
(délibération n°16-2013 du 13 mai 2013)
ARTICLE 12 : DISPOSITIONS FINALES
- En cas de force majeure, la municipalité peut à tout moment réquisitionner la salle d’activités communales sans préavis, sans se justifier auprès du locataire et sans aucune indemnité.
- Toute personne se livrant à des actes susceptibles de créer un désordre ou une gêne pour les utilisateurs ou pour le voisinage pourra être expulsée immédiatement.
- Toute infraction au présent règlement sera poursuivie conformément aux lois et règlements en vigueur. Elle pourrait entraîner l’expulsion du contrevenant, la suspension provisoire ou définitive d’une manifestation.
- La mairie de Chaise-Dieu-du-Theil se réserve le droit de modifier ou compléter le présent règlement chaque fois qu’elle le jugera nécessaire.
- Les articles de 1 à 12 de ce présent contrat de location et règlement d’utilisation de la salle d’activités communales sont rendus éxécutoires le 19 janvier 2015 par arrêté municipal n° 03-2015 du 15 janvier 2015.