CONVENTION D’OCCUPATION DES LOCAUX
POLE DEVELOPPEMENT CULTUREL, EDUCATIF ET SPORTIF DIRECTION EDUCATION-ENFANCE-SOCIO-CULTUREL
Service Vie Associative et Socioculturelle
CONVENTION D’OCCUPATION DES LOCAUX
Situés au 5, rue Sisley
avec l’association Xxx Xxxxxxxx Ouest pour le centre socio-culturel Horizons
Entre
La Ville de Brest, représentée par son Maire ou son représentant, agissant en application d’une décision n° D 2017 - par délégation du Conseil Municipal du
Ci-après désignée « la Ville », d’une part,
Et l’association Xxx Xxxxxxxx Ouest, pour le centre socio-culturel Horizons, ayant son siège social 00, xxx xx x’Xxxxxx xx Xxxxx x Xxxxx Xxxxxxx, xxxxx par la loi du 1er juillet 1901 et enregistrée sous le numéro SIRET 410.683.254.001.15, représentée par sa Présidente, Madame Xxxxxxxxx XXXXXXX, dûment mandatée,
Ci-après dénommée « l’association », d’autre part.
IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
PREAMBULE
La Ville de Brest reconnaît l’action associative comme un facteur de progrès social qui permet l’épanouissement individuel, le renforcement de la cohésion sociale et contribue à dynamiser les quartiers et l’ensemble du territoire.
Soucieuse de promouvoir et développer le dynamisme du monde associatif, la Ville de Brest soutient financièrement les associations porteuses des valeurs et projets partagés par la collectivité à travers des conventions d’objectifs et met également à leur disposition des locaux publics.
ARTICLE 1 : OBJECTIFS
Les objectifs des conventions d’occupation sont la clarification des relations entre les deux parties, l’harmonisation entre tous les équipements de la Ville et la responsabilisation des gestionnaires de l’équipement.
ARTICLE 2 : DÉSIGNATION DES LOCAUX MIS À DISPOSITION
La Ville de Brest met les locaux suivants à la disposition de l’Association pour y exercer les activités prévues du centre socio-culturel Horizons :
Bâtiment | Code bâtiment | Surface locaux | Xxxxxxx | Xxxxxxx |
Xxxxxxxx xxxxxxxxx | XX 0000X | 2 203 m² | 0, xxx Xxxxxx | Xxxxxxxxx Xxxxx |
Il n'est pas fait plus ample description des locaux mis à disposition, l'association déclarant les connaître pour les avoir vus et visités en vue des présentes : plans joints (cadastre et/ou masse, plans schématiques) avec destination des salles en annexe.
ARTICLE 3 : ETAT DES LIEUX, VISITE ET OBLIGATIONS LIÉES À L’ENTRÉE DANS LES LIEUX
L’Association prend les lieux en l’état et s’engage à entretenir les locaux. Il est procédé à un état des lieux contradictoire par les deux parties à l’entrée et à la sortie des lieux.
La Ville remet un nombre déterminé de jeux de clés à l’association qui s’engage à ne pas changer les serrures sans l’accord express de la Ville et à tenir à jour une liste des détenteurs des clés. En cas de perte de clés ou de besoins supplémentaires, l’Association prend en charge la confection des clés.
L’Association s’engage à laisser visiter les lieux par toute personne mandatée par la Ville.
ARTICLE 4 : CONTACT - ASTREINTE
L’Association communique à la Ville les coordonnées des personnes à joindre pour faciliter l’intervention des services techniques pendant les périodes de fermeture de l’équipement, en cas d’urgence. A cet effet, une boîte à clefs, doté d’un passe, est située à l’extérieur du bâtiment.
ARTICLE 5 : VALEUR LOCATIVE
L'occupation est consentie à titre gratuit.
La valeur locative annuelle des locaux est indexée chaque année en fonction de la variation de l’indice de référence des loyers, selon la valeur connue au 1er janvier.
Le loyer est valorisé et apparaît dans l’état récapitulatif des subventions versées chaque année par la Ville.
L'occupant s’engage à faire apparaître le montant de cette valorisation dans les documents comptables de l’association.
ARTICLE 6 : CHARGES LOURDES ET MOYENS D’ENTRETIEN
L’Association règle les liaisons téléphoniques et internet ainsi que les frais inhérents (abonnement, consommation). Elle s’engage à mettre à disposition de la collectivité des lignes téléphoniques pour les ascenseurs, alarme anti-intrusion et télé-chauffage).
La Ville règle directement les charges d’eau, de chauffage et d’électricité ainsi que les frais relatifs à l’ascenseur et à la télégestion du chauffage (abonnement et consommation).
Pour optimiser la consommation énergétique, les équipements en télégestion remettront chaque année à la Ville le planning d’utilisation des salles.
La Ville s’engage à prendre en charge les déplacements faisant suite aux autres causes (actes de vandalisme, intrusion, incendie, absence de test cyclique et coupure de courant).
La Ville prend en charge la maintenance des alarmes anti-intrusions.
Lorsque les locaux sont protégés par une installation d’alarme de détection intrusion, l’Association reconnaît avoir été informée de son fonctionnement et s’engage à prendre en compte les dépenses liées aux fausses manipulations ayant entraîné le déplacement d’une société de gardiennage. Si le déplacement de la société de gardiennage était consécutif à une mauvaise manipulation réalisée par un tiers auquel l’Association a prêté une partie de locaux, l’Association serait fondée à demander à l’occupant le remboursement des sommes dues.
ARTICLE 7 : ENTRETIEN, RÉPARATIONS LOCATIVES
Entretien du bâti
1 - Responsabilité de l’occupant
L’occupant s’engage à entretenir les bâtiments afin que les locaux soient toujours en bon état. A ce titre, il ne peut laisser faire des actes qui puissent détériorer les locaux, sous peine d’engager sa responsabilité personnelle. Par ailleurs, les locaux doivent être rangés et les matériels stockés dans les locaux réservés au stockage.
L’occupant prend en charge conformément à la réglementation des établissements recevant du public le contrôle périodique des équipements de l’association, notamment :
contrôle des appareils de cuisson non alimentaires et ventilations (fours à poterie, émaux…) ;
contrôle des appareils de cuisson alimentaires (ventilation, fours, hottes aspirantes…),
contrat des matériels de cuisine (gaz, plaques électriques, friteuses…),
contrat d’entretien de nettoyage et dégraissage des hottes de cuisine,
ramonage des cheminées d’agrément,
chambres froides et éléments réfrigérants,
gril technique mobile (installation scénique).
Les contrôles périodiques doivent être consignés par les entreprises sur le registre de sécurité. L’occupant conserve les factures d’intervention et adresse aux services de la ville une copie des contrats d’entretien ainsi que des procès-verbaux de contrôles périodiques.
2- Responsabilité de la Ville
Par exception aux décrets précités et dans un souci de sécurité, la Ville prend en charge, conformément à la réglementation des établissements recevant du public, l’entretien et la vérification des installations suivantes liées au bâti, notamment :
installations électriques et éclairage de sécurité,
dispositif de désenfumage,
installation de chauffage (gaz, fioul…),
ramonage des conduits,
dispositifs de ventilation du bâtiment (VMC, double flux),
clapets d’isolement,
extincteurs, sauf cas de vandalisme,
dispositif d’alarme incendie,;
dispositif de détection intrusion,
maintenance des ascenseurs,
contrôle des installations de jeux extérieurs.
3 - Responsabilités partagées
Les prescriptions obligatoires émises par la commission de sécurité devront être levées le plus rapidement possible par l’occupant et/ou la Ville, selon le cas.
Entretien des espaces extérieurs
L’occupant s’engage à assurer une veille permanente sur les structures de jeux extérieures situées sur l’emprise foncière et à informer la collectivité de toute détérioration constatée.
La Ville de Brest assure l’entretien des espaces verts de l’équipement (tonte, élagage, plantations) et leur aménagement (portillon, clôture…).
La gestion d’espaces verts destinés à une activité spécifique (jardins, espaces de jeux pour accueil loisirs…) est contractualisée sous la forme d’une convention avec Brest métropole. Les services techniques assurent l’entretien des espaces privés de la Ville (ex. : parvis, parking…) selon une fréquence étudiée au cas par cas.
L’Association assure l’entretien des abords minéraux autour du bâtiment (ramassage des déchets et désherbage à l’aplomb des murs du bâtiments).
ARTICLE 8 : GROS ENTRETIEN ET GROSSES RÉVISIONS
La Ville de Brest prend à sa charge le gros entretien ainsi que les grosses révisions.
L’occupant laissera les services de la Ville visiter les lieux ou les faire visiter chaque fois que cela sera nécessaire pour l'entretien, les réparations, les révisions et la sécurité. Il s'engage à prévenir immédiatement la Ville de Brest de toutes dégradations qu'il constaterait dans les lieux mis à disposition, entraînant des réparations à la charge du propriétaire. Au cas où il manquerait à cet engagement, il ne pourrait réclamer aucune indemnité à la charge du propriétaire en raison de ces dégradations et serait responsable envers lui de l'aggravation du dommage survenu après la date à laquelle il l'a constatée.
ARTICLE 9 : TRANSFORMATIONS
Tous les travaux que l’Association estimerait devoir entreprendre après son installation dans les lieux et qui relèveraient du gros œuvre du bâtiment, tous aménagements intérieurs importants (démolition, percement ou pose de murs ou de cloisons, changement de distribution des locaux, modification du réseau électrique, etc.) ne pourront avoir lieu sans l’accord écrit de la Ville de Brest. En cas d’accord, ils seront exécutés sous le contrôle d’un technicien de la Ville de Brest.
Tous travaux, embellissements et améliorations quelconques qui seraient faits par l'occupant, même avec l'autorisation de la Ville de Brest, resteront à l'expiration de la convention, la propriété de cette dernière, sans indemnité.
L’occupant veillera à informer au préalable la Ville de tout changement de nature des salles et de la réalisation de décorations extérieures et intérieures de toute nature (ex. fresques).
L’occupant est responsable des petits aménagements intérieurs et de tout ce qui a trait au mobilier.
ARTICLE 10 : PROCÉDURE DE DEMANDE DE TRAVAUX
Toute demande de travaux programmable devra être faite par écrit à la Ville, au service pilote des locaux. Elle devra comporter le numéro du bâtiment et du local concerné. Les demandes de dépannage et/ou d’urgence seront faites soit par le service pilote, soit directement par l’occupant à la Direction Patrimoine de la Ville : xxxxxxx.xxx@xxxxx-xxxxxxxxx-xxxxxx.xx ou 00.00.00.00.00.
ARTICLE 11 : CONDITIONS GÉNÉRALES D'OCCUPATION RELATIVES À LA RÈGLEMENTATION
L'occupant s'engage à ne rien faire qui puisse causer des troubles au voisinage et à se conformer strictement aux règles générales d’hygiène, de santé, de sécurité. Il s’engage à respecter les règles relatives au para-commercialisme, ainsi qu'à celles qui pourraient être imposées par tous plans d'urbanisme ou d'aménagement, de manière que la Ville de Brest ne puisse jamais être inquiétée, ni recherchée à ce sujet.
L’utilisation des locaux s’effectuera dans le respect de l’ordre public, de l’hygiène et des bonnes mœurs.
En matière de sécurité, l'occupant, responsable juridique de l’établissement recevant du public :
reconnaît avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité ainsi que des consignes particulières et s’engage à les appliquer, ainsi que les consignes spécifiques données par le représentant de la commune, compte tenu de l'activité envisagée.
reconnaît avoir procédé à une visite de l’établissement et plus particulièrement des locaux et des voies d’accès qui seront utilisés,
reconnaît avoir constaté, avec le représentant de la Ville, l'emplacement des dispositifs d'alarme, des moyens d'extinction (extincteurs, robinets d'incendie armés…) et avoir pris connaissance des itinéraires d'évacuation et des issues de secours. Il s’engage à ne pas modifier ou gêner le fonctionnement normal des dispositifs de sécurité,
s’engage à assurer la sécurité de l’établissement, à formaliser l’organisation de la sécurité pour les usagers, à associer à la sécurité tous les salariés permanents et occasionnels ainsi que les responsables des associations utilisatrices des locaux (connaissance des procédures et des différents tableaux, exercices d’évacuation, etc.),
s’engager à vérifier le classement ERP (Etablissements Recevant du Public) de tous les matériels (classement au feu des rideaux, fauteuils…) et transmettre les fiches techniques ou attestations à la commission de sécurité,
s’engage à vérifier que tous les chauffages soient sur des branchements fixes,
s’engage à respecter la ou les configurations de salles validées par la sous-commission départementale de sécurité incendie,
s’engage à sensibiliser les utilisateurs sur la prévention des risques,
en cas de problème l’occupant prend contact avec le service patrimoine de la collectivité. La Ville rappelle la réglementation relative à la consommation et à la vente d’alcool.
Une association peut ouvrir une buvette temporaire (encore appelée débit de boisson temporaire) pour les manifestations publiques qu’elle organise. Dans ces buvettes il ne peut être vendu ou offert que des boissons des deux premières catégories (boissons sans alcool et boissons dites fermentées, c'est-à-dire vins, bières, cidres). L’autorisation d’ouverture délivrée par le Maire ne peut être donnée que cinq fois par an (10 fois par an pour les associations sportives). Les demandes de buvettes temporaires sont à déposer auprès de la mairie (service animation) trois semaines avant la manifestation. L’horaire de fermeture est de 0 h 30 au plus tard.
Si la consommation d’alcool ne revêt pas un caractère commercial (consommation en cercle privé) l’occupant, de manière très dérogatoire n’est pas soumis à la réglementation administrative des débits de boisson à condition, d’une part, de servir exclusivement des boissons des deux premières catégories (boissons sans alcool et boissons fermentées), et, d’autre part, de ne laisser consommer que les seuls adhérents.
La Ville de Brest est engagée de longue date dans une politique de prévention de la consommation d’alcool. Elle mène pour cela des actions régulières en direction de la population et plus particulièrement envers les jeunes. Les locaux faisant l’objet de cette convention étant destinés à des activités d’éducation populaire, la Ville de Brest rappelle à l’occupant la mission éducative dévolue à l’association gestionnaire de l’équipement de quartier, notamment auprès des enfants et des jeunes. En conséquence, l’occupant s’engage à faire preuve de responsabilité sur la question de la présence d’alcool dans les locaux, particulièrement en présence de mineurs et à relayer auprès des adhérents de la structure les messages de prévention.
En matière de nuisances sonores, l’arrêté préfectoral du 20 décembre 1996 relatif à la lutte contre le bruit précise que sur la voie publique et dans les lieux publics ou accessibles au public sont interdits les bruits gênant par leur intensité et notamment ceux susceptibles de provenir de l’emploi d’appareils et de dispositifs de diffusion sonore par haut-parleur tels que postes récepteurs de radio, magnétophones et électrophones ainsi que de l’utilisation de pétards ou autres pièces d’artifice.
Les dérogations pouvant être accordées par le maire, une demande doit être déposée en mairie (service action sanitaire et santé, unité salubrité) au moins quinze jours avant les fêtes et manifestations sportives ou culturelles.
ARTICLE 12 : ASSURANCES
L’Association devra assurer selon les principes de droit commun :
les risques locatifs liés à la mise à disposition des locaux, objet de la présente convention (vol, dégradation, incendie, dégât des eaux…),
ses propres responsabilités, pour les dommages causés aux tiers, liées à l’exercice de ses activités dans les locaux mis à disposition,
ses propres biens et ceux qui lui auraient été confiés.
L’Association devra produire à la Ville de Brest, à l’entrée dans les lieux et avant chaque échéance annuelle, une attestation de son assureur précisant ces dispositions.
Il est rappelé qu’aucune clause de renonciation à recours n’est consentie par l’une ou l’autre des parties qui devront donc s’assurer respectivement pour les risques qu’elles encourent.
ARTICLE 13 : DÉGRADATIONS, ACTES DE VANDALISME, SINISTRES
En cas de sinistre, l’Association engagera, dans les plus brefs délais, avec son assureur la procédure prévue au contrat. Elle informera immédiatement la Ville de Brest de tout sinistre important s’étant produit sur les lieux.
La Ville, par ses services techniques, s’engage à fermer de manière provisoire les ouvertures occasionnées par le sinistre. En outre, elle peut apporter son soutien dans les démarches auprès des entreprises pour remplacer les biens détériorés (établissement de devis, suivi de travaux…) ainsi que dans la constitution du dossier d’indemnisation par l’assurance.
En cas de dégradation et d’actes de vandalisme, l’Association s’engage à porter plainte immédiatement et à faire le nécessaire auprès de sa compagnie d’assurance.
En cas de besoin, la Ville s’engage à fournir dans les meilleurs délais après la réalisation des travaux, tous les justificatifs nécessaires à la constitution d’un dossier d’indemnisation par l’association.
ARTICLE 14 : PRÊT DES LOCAUX
La Ville rappelle que les locaux mis à disposition ont vocation à être utilisés par les associations et habitants du quartier. A cet effet, l’Association peut prêter de manière ponctuelle ou permanente les locaux mis à disposition par la Ville prioritairement aux personnes, groupes, associations ou institutions intervenant sur le quartier ou tenant des permanences ou réalisant des activités pour les habitants. Le prêt peut s’effectuer également pour les personnes, groupes, associations ou institutions n’intervenant pas habituellement sur le quartier, dans la limite des disponibilités.
Pour les associations du quartier une location gratuite ou à défaut modique pourra être demandée pour la tenue de leurs réunions ou activités. Les conditions tarifaires seront communiquées à la Ville pour information.
Ce prêt de locaux s’effectue dans le respect de la présente convention et de la réglementation générale relative à l’hygiène, à la sécurité, la santé…
Préalablement à l’utilisation des locaux, Un contrat de prêt signé entre les deux parties devra matérialiser cette mise à disposition provisoire.
Dans ce contrat l’emprunteur :
reconnaît avoir souscrit une police d’assurance couvrant tous les dommages pouvant résulter des activités exercées dans l’établissement au cours de l’utilisation des locaux mis à sa disposition mentionnant le ou les lieux prêtés, les dates couvertes, les risques couverts, la nature de l’activité le nombre de personnes prévues),
s’engage à respecter les locaux, le mobilier et le matériel mis à disposition,
s’engage à prendre connaissance et à respecter les consignes de sécurité et les règlementations applicables dans l’équipement, notamment en dehors des heures de présence du personnel de l’équipement (personne d’astreinte de l’association, n° de téléphone de l’association mais aussi n° d’urgence de la Ville, (mais plus généralement le système d’astreinte de la Ville) règles d’évacuation des locaux, moyens de lutte contre l’incendie…),
s’engage à respecter les consignes de la Ville concernant la présence d’alcool,
s’engage à s’assurer que l’activité ne provoque aucune gêne ni aucune nuisance pour les autres utilisateurs ou le voisinage, notamment en soirée,
supportera le cout de réparation des détériorations éventuelles survenues pendant leur occupation des locaux.
Un modèle de contrat de prêt est proposé en annexe. Ce contrat est une proposition élaborée par les services de la Ville de Brest sur la base des usages en vigueur dans certaines associations de la Ville.
ARTICLE 15 : COMITÉ TECHNIQUE DE SUIVI
Les parties signataires conviennent de se rencontrer lors d’un comité technique de suivi au cours de la seconde année de la convention afin de faire le point sur l’application de la convention et l’adaptation du bâtiment aux besoins. Le comité technique de suivi sera composé de représentants de l’équipement et de représentants des services techniques et du service pilote de la Ville
ARTICLE 16 : DURÉE ET RÉSILIATION
La présente convention prend effet à compter de la date de la signature de la convention par les deux parties pour une durée d’un an. Elle est renouvelable tacitement d’année en année sans que la durée totale de l’occupation ne puisse excéder douze ans. Six mois avant la dernière échéance, les parties conviennent de se rencontrer pour convenir de la suite à donner à cette occupation.
La Ville de Brest ou l’association pourront résilier la convention à tout moment moyennant un préavis de trois mois. La résiliation décidée par la Ville de Brest doit être motivée (manquement de l’association aux obligations majeures, incapacité de l’association à assumer la convention d’objectif…).
Si l’Association décidait de sa dissolution, du transfert ou de la suspension de ses activités, elle s’engage à informer immédiatement la ville de Brest qui disposerait à nouveau des locaux.
Fait à Brest, le
Pour la Ville de Brest Pour l’association Xxx Xxxxxxxx Ouest, Le Maire, La Présidente,
Xxxxxxxx XXXXXXXXXX Xxxxxxxxx XXXXXXX
Annexe 1 - Modèle de contrat de prêt
Constatant le contrat de prêt,
Entre l’association Xxx Xxxxxxxx Ouest, centre socioculturel Horizons, ayant son siège social 00, xxx xx x’Xxxxxx xx Xxxxx x Xxxxx Xxxxxxx, xxxxx par la loi du 1er juillet 1901 et enregistrée sous le numéro SIRET 410.683.254.001.15, représentée par sa Présidente, Madame Xxxxxxxxx XXXXXXX, dûment mandatée,
ci-dessous nommé « le gestionnaire »,
Et l’association, « …………………………………………………… » représentée par le (la) Président, agissant en cette qualité au nom et pour le compte de l’association,
ci-dessous nommée « l’emprunteur »,
IL EST CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT
I - Constitution du dossier de demande de prêt
L’association peut prêter de manière ponctuelle ou permanente les locaux mis à disposition par la Ville prioritairement aux personnes, groupes, associations ou institutions intervenant sur le quartier ou tenant des permanences ou réalisant des activités pour les habitants. Le prêt peut s’effectuer également pour les personnes groupes ou associations n’intervenant pas habituellement sur le quartier, dans la limite des disponibilités.
Préalablement à l’utilisation des locaux, ce contrat de prêt sera signé entre les deux parties. La demande devra être faite x semaines avant l’occupation. Toute nouvelle demande devra être accompagnée des documents suivants :
Pour une personne morale :
statuts de la personne morale ou
composition de l’organe dirigeant (Conseil d’administration…)
coordonnées de la personne en charge de la demande : adresse postale, n° de téléphone fixe, portable et adresse courriel.
attestation d’assurance (risques couverts, durée…)
Pour une personne physique :
fiche de renseignement concernant la personne physique majeure qui fait la demande
coordonnées de la personne majeure qui fait la demande (adresse postale, n° de téléphone fixe et portable, adresse courriel)
attestation d’assurance (risques couverts, durée…)
engagement de la personne physique majeure de se rendre sur place (déterminer à quels moments) pour toute occupation pour une personne mineure.
II - Conditions générales du prêt
L’utilisation des locaux s’effectuera dans le respect de l’ordre public, de l’hygiène et des bonnes mœurs.
Respect des conditions de sécurité
L’emprunteur s’engage à prendre connaissance et à respecter :
les consignes de sécurité et les règlementations applicables dans l’équipement ;
les itinéraires d’évacuation de l’établissement en cas de nécessité ;
l’emplacement des dispositifs d’alarme et les des moyens de lutte contre l’incendie ;
les consignes d’aménagement des salles.
En cas de déclenchement de l’alarme, l’emprunteur s’engage à rejoindre le point de rassemblement.
Il est rappelé qu’il est strictement interdit de fumer dans les locaux, d’utiliser des bouteilles à gaz, de monter sur les terrasses et les toitures de l’équipement.
Respect des locaux et du mobilier
L’emprunteur s’engage à respecter et faire respecter par les participants aux activités les locaux, le mobilier et le matériel mis à disposition. Il devra supporter le coût de réparation des détériorations éventuelles survenues pendant l’occupation des locaux.
Respect du voisinage
L’emprunteur s’engager à s’assurer que l’activité ne provoque aucune gêne ni aucune nuisance pour les autres utilisateurs ou le voisinage, notamment en soirée et lors de la fermeture du bâtiment. En cas de manifestation provoquant des nuisances sonores, l’emprunteur s’engage à solliciter une dérogation municipale. La demande doit être déposée en mairie (service action sanitaire et santé, unité salubrité) au moins quinze jours avant les fêtes et manifestations sportives ou culturelles.
Consommation et/ou vente de boissons alcoolisées
L’emprunteur s’engage à respecter strictement la règlementation relative à la consommation et à la vente d’alcool et à faire preuve de modération en tenant compte avant tout de la mission éducative dévolue à l’équipement de quartier, notamment auprès des enfants et des jeunes. L’alcool de 3ème et de 4ème catégorie est interdit.
En cas d’ouverture de buvette temporaire (vente et consommation de boissons des deux premières catégories (boissons sans alcool et boissons dites fermentées, c'est-à-dire vins, bières, cidres), l’emprunteur s’engage à solliciter une autorisation municipale (service animation) trois semaines avant la manifestation. L’horaire de fermeture est de 0 h 30 au plus tard.
En cas de consommation en cercle restreint, sans vente, il est rappelé que seules les boissons des deux premières catégories (boissons sans alcool et boissons fermentées) peuvent être servies et au seul profit des adhérents.
Assurance
L’emprunteur reconnaît avoir souscrit une police d’assurance couvrant tous les dommages pouvant résulter des activités exercées dans l’établissement au cours de l’utilisation des locaux mis à sa disposition. L’attestation remise préalablement au prêt mentionne le ou les lieux loués, les dates couvertes, les risques couverts, la nature de l’activité ainsi que le nombre de personnes prévues.
Participation demandée à l’emprunteur
Une participation financière peut être demandée à l’emprunteur au titre de la couverture des charges et l’amortissement de matériels.
Caution
Une caution pourra être demandée pour la location des grandes salles (souvent équipées) pour des activités de nature privée et/ou financière (repas de fête…).
III - Objet et modalités du prêt
Motif de la demande et désignation des locaux
L’emprunteur sollicite les locaux pour l’organisation de l’activité suivante :…………………………….
Le gestionnaire met à la disposition de l’emprunteur les locaux suivants :
1. salle……………………………………….d’une capacité de personnes
2. salle……………………………………….d’une capacité de personnes
3. salle……………………………………….d’une capacité de personnes.
Le gestionnaire met à la disposition de l’emprunteur le (s) matériels suivants (s) :
Accès aux locaux
L’emprunteur reconnaît avoir reçu les éléments suivant du gestionnaire :
clés ………………………….
code d’alarme de la (des) zones (s) n° ………………………….
téléphone indispensable
L’emprunteur s’engage à ne pas réaliser de copie des clés qui lui ont été remises ;
ne pas remettre les clés à un tiers
restituer au gestionnaire les clés au terme de l’occupation des locaux
ne pas communiquer à un tiers les codes d’alarme.
Durée du contrat de prêt
Le présent contrat de prêt est établi pour :
un usage ponctuel, le…………………………………………de………h à… h
maximum
un usage répété pendant la période du……….au…………de………h à… h maximum
un usage régulier durant la saison ……………………………………………….
un usage permanent
Pendant la durée du prêt, l’emprunteur s’engage à informer immédiatement le gestionnaire de tout sinistre, dysfonctionnement, risques ou anomalie s’étant produit dans les lieux. En cas de besoin il s’engage également à appeler les services de sécurité (pompiers, police….).
Contact en cas d’urgence
En cas d’urgence, l’emprunteur s’engage à prévenir le (s) représentant(s) du gestionnaire dont les coordonnées lui ont été données
Fin du prêt - nettoyage des locaux
L’emprunteur s’engage à restituer les lieux à date et heures prévues et dans l’état d’origine. L’emprunteur s’engage à avant son départ à :
vérifier la fermeture des portes et fenêtres, éteindre les lumières, fermer les robinets d’eau.
balayer et nettoyer le sol des locaux prêtés, y compris des toilettes, à ranger le matériel à déposer et/ou emporter les plastiques et autres déchets recyclables dans les conteneurs jaunes ainsi qu’à emporter les bouteilles et déchets non recyclables.
Sanction en cas de non respect des clauses du contrat.
En cas de non-respect des clauses, le gestionnaire de l’équipement se réserve le doit de suspendre, résilier ou ne pas renouveler le contrat de prêt.
Fait à BREST, le ……………………..
Pour l’emprunteur Le Président (e) | Pour le gestionnaire, Le (la) Président (e) |
M | M |
Annexe 2 –
CHARTE « SANS EXCÈS D’ALCOOL, ÇA CHANGE LA FÊTE »
Cette charte, issue de propositions d’un collectif d’associations du xxxxxxxx xx xx xxxx xxxxxx xx xx x’XXXXX, xxxxxx par la Ville de Brest a été établie à destination des organisateurs de fêtes de quartier.
La consommation d’alcool est la responsabilité de chacun lors des fêtes. Trop d’excès a des conséquences très lourdes sur les relations entre les habitants.
Cette charte est établie entre la Ville de Brest, représentée par son Maire et l’association Xxx Xxxxxxxx Ouest
Il est convenu ce qui suit :
1 - LES ENGAGEMENTS DE L’ORGANISATEUR
AVANT L’ORGANISATION DE CHAQUE FÊTE
Faire une demande d’autorisation d’organisation de manifestation incluant la demande de licence temporaire pour la vente d’alcool.
En cadeau, l’eau
Prévoir dans le budget prévisionnel la fourniture et la distribution d’eau et l’achat d’éthylotests à usage unique.
Une fête qui a bonne presse
Valoriser auprès de la presse le caractère familial de la manifestation et des animations.
Faire mousser la formation
Sensibiliser les bénévoles à la gestion de la buvette (mise en situations, jeu de rôles…) Rappeler la règlementation en vigueur concernant la vente d’alcool, notamment l’interdiction de servir des boissons alcoolisées aux mineurs et aux personnes fortement alcoolisées.
La fête du site
Excentrer l’espace buvette
Aménager le site en valorisant les différents espaces de la fête (décoration des différents lieux d’activités : espace enfants, restauration, concerts).
Au tri matelot !
Prévoir l’installation d’un tri sélectif et un nombre suffisant de poubelles pour préserver l’environnement.
PENDANT LA MANIFESTATION
Des règles pour une buvette nette
Gérer la rotation régulière des équipes de bénévoles
Proposer une offre diversifiée et attractive des boissons non alcoolisées
Distribuer de l’eau gratuitement
Afficher des messages de prévention de la surconsommation d’alcool sur la buvette
Fixer des temps d’ouverture de vente d’alcool selon le type et l’horaire de la fête
Arrêter la buvette une demi-heure avant la fin de la fête
APRÈS LA MANIFESTATION
Respect !
Inviter les participants à respecter le voisinage à la fin de la manifestation
Distribuer des éthylotests à usage unique.
Respecter l’environnement : nettoyez le site et organisez le ramassage des bouteilles
2 – LES ENGAGEMENTS DE LA VILLE
Un coup de pouce, comme il se doit
Examiner les demandes de licences temporaires de buvette dans le respect de la réglementation en vigueur (5 dans l’année par association) et de la présente charte.
Organiser des formations pour les bénévoles
Mettre à disposition des outils de communication (affiche, label, autocollant, badge..).
Valoriser la manifestation par le réseau communication de la ville (intranet, site Web)
Fournir des outils de prévention (documentations….)
Prêt d’éthylotests électroniques proposé par le service de santé publique.
Evaluation
Des pots et un bilan
A l’issue des périodes de fêtes, les signataires s’engagent à procéder au bilan de l’application de la charte.
La Ville de Brest s’engage à promouvoir cette charte.
Annexe 3
RÉGLEMENTATION
Code de la Santé Publique
Article L3342-1 : Aucune boisson alcoolique ne peut être vendue ou offerte à un mineur de moins de 16 ans.
Article L3342-2 : On ne peut servir que des boissons fermentées (vin, bière et cidre) à un mineur entre 16 et 18 ans.
Article L.3353-3 : Le fait de faire boire jusqu’à l’ivresse un mineur est puni
Article L3353-4 : Toute personne faisant boire un mineur jusqu’à l’ivresse encourt une peine de prison et une amende et peut être déchue de l’autorité parentale.
La limitation du nombre d'autorisations annuelles
L'article L. 3334-2 du Code de la santé publique a limité à cinq le nombre d'autorisations annuelles par association. La déclaration aux douanes ainsi que la perception d'un droit de timbre ont été supprimées.
RÉGLEMENTATION LICENCE 1 ET 2