Maison de quartier de la Butte de Biez Demande de réservation des espaces « salle ou étage»

Maison de quartier de la Butte de Biez

Demande de réservation des espaces « salle ou étage»

1. Organisateur

Je soussigné(e) :

Nom, Prénom : ………………………

Adresse : ………………………………

Courriel : ………………………………

Tél/GSM : ……………………………

Agissant : à titre privé ☐ ………………..

au nom de l’association suivante : ………………………….

sollicite de l’ASBL ‘Les Amis de la butte de Biez’ l’autorisation de pouvoir disposer de - l’espace grande salle ☐

- de la salle de réunion de l’étage ☐

aux conditions reprises ci-dessous.

2. Descriptif de l’activité prévue

Objet et nature de l’activité : ………………………………

………………………………………………………………

Fréquence de l’activité : ponctuelle ou régulière

Date et durée de l’occupation : ………………………………………

Nombre approximatif de personnes prévues : ……………………….

(Grande salle, maximum: sans tables 85 personnes – avec tables 50 personnes)

3. Conditions

Je reconnais avoir pris connaissance des conditions de location ci-après que j’accepte sans réserve. Je renonce dès à présent à tout recours contre l’ASBL gestionnaire du local en cas d’accident ou sinistre.

Date et signature du demandeur : …………………………….

4. Gestionnaire de la maison de quartier

Enregistrement de la demande par la personne mandatée par le conseil d’administration de l’ASBL :

Nom, Prénom : ……………………………………………………

Date d’enregistrement de la demande : …………………………

5. Remise de la demande :

Courrier électronique : xxxxxxxxxxx@xxxxx.xxx ou via le site en ligne

Courrier postal : Les Amis de la Butte de Biez , 211 Avenue X. Xxxxxxx à 1390 G-D

Règlement d’ordre intérieur

1. Généralités

• L’ASBL gérante de la Maison de quartier s’engage à donner une réponse à la demande de réservation soit par téléphone ou par courriel dans les huit jours à dater de l’enregistrement.

• L’ASBL se réserve le droit de définir le type de tarification en fonction de l’activité décrite.

• Pour éviter les nuisances dues au bruit, l’activité organisée cessera au plus tard à 24 heures.

• Les soirées dansantes ne seront pas acceptées.

• Les consommations, excepté les vins, peuvent être, si besoin, approvisionnées par l’ASBL. Un décompte des boissons sera fait en présence de l’organisateur avant et après l’activité.

• La Commune prend en charge l’assurance du bâtiment

• Il est formellement interdit d’utiliser dans les locaux des appareils de cuisson ou autres alimentés au gaz en bonbonne.

2. Délai de demande

• Les demandes d’occupation de la salle doivent être introduites auprès des personnes mandatées par l’ASBL des Amis de la Butte de Biez et comme repris au paragraphe « Contact » ci-dessous ou à l’adresse courriel.

• Les demandes de réservation doivent être introduites au plus tôt un an avant la date de l’activité et/ou un mois au plus tard.

3. Responsabilités

• L’occupant est responsable des pertes, détériorations, accidents ou dommages de toute nature qui résulteraient de ses activités. Il s’engage à utiliser en priorité le matériel mis à sa disposition. Tout apport de matériel extérieur ne sera admis que sur autorisation du comité de gestion.

• Il est conseillé de souscrire un contrat d’assurance RC (responsabilité civile) couvrant la responsabilité locative des organisateurs.

En cas d’incendie, cette même responsabilité est couverte par le contrat d’assurance du propriétaire via une clause d’abandon de recours.

• L’occupant s’engage à ce qu’aucune activité bruyante n’incommode le voisinage. En absence de dérogation de police, tout événement cessera au plus tard à minuit. En cas de non- respect, le contrevenant s’exposera à des poursuites judiciaires.

• La salle étant implantée dans le centre du village, les entrées et sorties s’effectueront dans le respect des riverains.

• Il peut être mis fin, sans préavis ni indemnités, à toute occupation à intervalles réguliers en cas de manquement grave à la bienséance, en cas de dégradation du matériel et du mobilier ou en cas de bruit excessif.

4. Caution

• 300 € pour l’occupation de la salle y compris l’espace cuisine ; 100 € pour l’espace du haut. Ces montants passent respectivement à 50 € et à 20 € pour les ASBL de l’entité ou assimilés.

• Celle-ci sera versée à la Maison de Quartier sur le compte classique 751- 2054260-34 ou IBAN BE 68 7512 0542 6034 au plus tard une semaine avant l’activité.

• La réservation sera validée dès perception du versement de ladite caution. Si aucune caution n’est demandée (cas de l’administration communale), le contrat de location fera office de référence.

• Si les lieux sont restitués dans les conditions normales de propreté (intérieur et extérieur) et si la remise en état correct a été dûment constatée par une personne mandatée par l’ASBL de gestion, la caution sera rendue aux organisateurs endéans les huit jours.

• Si une remise en état du local est nécessaire, un montant proportionnel à l’ampleur des dégâts pourra être prélevé d’office sur la caution. Pour ce faire l’ASBL s’entourera du service technique de la Commune de Grez-Doiceau.

5. Nettoyage

• Le balayage de la salle, du hall, des blocs toilettes et de la cuisine sera fait par le locataire à la fin de l’activité.

• Quelle que soit la manifestation, une redevance de 35 euros sera toujours exigée pour le nettoyage final de l’espace du bas et de 10 € pour celui du haut. Ce montant inclus les frais de consommables comme les savons, les papiers toilettes, les essuies toilettes ainsi que la mise à disposition d’un sac poubelle. Ce montant n’est pas inclus dans le tarif de location repris au point 7.

6. Recommandations et clauses particulières

• Les murs intérieurs ne pourront être recouverts d’affiches ou panneaux ni de tout ce qui pourrait être susceptible d’abîmer les peintures.

• A votre départ, veillez à la fermeture des portes et fenêtres ainsi que de l’éclairage et de la sono

• Position du thermostat après l’activité : 12^° . Les vannes thermostatiques seront positionnées sur 5.

• Les sacs poubelles seront placés à l’extérieur dans le conteneur prévu à cet effet.

• Le Comité de gestion se réserve le droit, en cas de circonstances exceptionnelles, d’annuler toute réservation sans devoir accorder d’indemnité au locataire.

• L’occupant est tenu de faire respecter la législation en matière d’alcool ainsi que l’interdiction de fumer dans la salle et d’y utiliser des produits fumigènes.

7. Tarifs (charges et consommations non comprises)

1. Manifestations ou spectacles organisés par l’ASBL ‘Les Amis de la Butte’ et en partenariat avec d’autres ASBL : gratuit.

2. Manifestations ou conférences et réunions organisées, entre autres, par des associations patriotiques, culturelles, philanthropiques, mouvements de jeunesse de l’entité de Grez-Doiceau à des fins non lucratives : gratuit

3. Idem mais pour des associations externes à l’entité : 55 €/jour et 40 €/jour supplémentaire. Ce montant passe à 30 €/demi-jour

4. Manifestations à caractère politique : 55 €/jour. Ce montant passe à 30 € / demi-jour

5. Manifestations, soupers ou organisations assimilées avec perception d’un droit d’entrée ou d’un coût de participation, en vue de réaliser un profit financier :
- association locale : 85 €/jour et 70 €/jour sup.
- personne privée de l’entité : 90 €/jour et 75€/jour sup.
- association étrangère à l’entité :115 €/jour et 100 €/jour sup.
- personne privée étrangère à l’entité : 125 €/jour et 110 €/jour sup.

6. réunions privées sans droits d’entrée ni participation aux frais :
- habitant de l’entité : 75 €/jour
- personne étrangère à l’entité : 100 €/jour

7. expositions ou manifestations à but commercial :
- organisation locale : 120 €/jour
- organisation non-locale : 140 €/jour

8. Manifestations régulières par semaine : 40 €/jour - 25 €/demi-jour

9. Xxxxx xx xxxxxxx xx x’xxxxx (xxxxxxx 0 xxxx):

- à titre privé : 20 €

- pour des ASBL externes à l’entité : 10 €

Les tarifs indiqués sont révisables au premier janvier de chaque année.

7. Contacts :

Madame Xxxxxxxxx Xxxxxxxx de 9h à 19h GSM : 0498/777900

Monsieur Xxxxxx Xxxxxxx de 9h à 19h GSM : 0478/205301

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