Mémorandum d’Accord
Mémorandum d’Accord
Mémorandum d’Accord (ci-après dénommé « Accord ») conclu entre Programme International de Conservation des Gorilles (ci-après dénommé « PICG ») et SACOLA (ci-après dénommé OBC locale) relatif a l’exécution du « community based natural resource management plan for Kinigi area in Rwanda » financé par Central African Regional Program for the Environment ici dénommé CARPE,
Considérant que le PICG a établi et approuvé le financement du projet « protection de 18 ravins dans les secteurs Kinigi et Nyange par la plantation du bambou » dans le cadre de l’exécution du « Kinigi CBNRM plan » et a donné son accord sur l’attribution des fonds à l’OBC locale pour deux ravins Giciye et Nyabutaka
Considérant que l’OBC locale est prête et consent à accepter ces fonds de CARPE par intermédiaire du PICG pour les activités mentionnées ci-dessus et selon les modalités et conditions ci-après
Les Parties au présent Accord sont convenues ce qui suit :
I. Responsabilités de l’OBC locale
I.1. L’OBC locale accepte par la présente, d’entreprendre les activités décrites dans la proposition du projet approuvée par le PICG en annexe A et qui constitue une partie intégrante du présent Accord.
I.2. Les fonds fournis conformément a cet Accord ne peuvent être utilisés à des fins autres que celles expressément indiquées a l’annexe A. Dans le cas ou l’OBC locale considère que pour la réalisation du Projet il serait nécessaire d’effectuer un paiement :
a) a un employé /membre de L’OBC locale
b) a un membre de la famille des dirigeants de l’OBC locale
Un tel payement ne pourra être effectué qu’avec l’autorisation préalable et écrite du représentant National du PICG
I.3. L’OBC locale n’entreprendra aucune action pour la fourniture de biens ou des services (y compris mais non limités à la location de services des entrepreneurs ou de personnel) pour les activités prévues a cet Accord d’une valeur supérieure à 10% du budget accordé sans l’accord préalable et écrit du représentant national du PICG.
II. Responsabilités du PICG
II.1. le PICG s’engage à effectuer les paiements spécifiés a l’article IV ci-dessous
III. Durée
III.1. Cet accord entrera en vigueur à la date de la signature par les deux parties et expirera le 31 Décembre 2008
IV. Paiements
IV.1. Le PICG mettra a la disposition de l’OBC locale une somme de cinq million quatre cent soixante trois mille cinq cent francs Rwandais (5.463.500 Frw) selon l’échéancier ci-dessous et après soumission par l’OBC locale de rapport financiers exacts dans les délais prévus :
• 65 % du montant total à la signature de cet accord par les deux parties
• 20% à la réception et acceptation par le PICG du premier rapport sur l’état d’avancement et du premier rapport intérimaire sur l’utilisation des fonds
• 15 % après réception et acceptation par le PICG du deuxième rapport sur l’état d’avancement des travaux et du 2eme rapport intérimaire sur l’utilisation des fonds
IV.2. Tous les montants mentionnés à l’article IV seront payés en francs rwandais. Les paiements seront déposés au compte en banque de l’OBC locale dont les détails sont énoncés ci-après :
[Banque de Kigali BK Agence Ruhengeri]
[Sabyinyo Community Lodge Association (SACOLA)] [000-0000000-00/Frw ]
IV.3. Le montant de ces fonds n’est sujet à aucun réajustement ni à aucune révision, que ce soit en raison des fluctuations monétaires ou des frais réels encourus par l’OBC locale au cours de l’exécution des activités prévues à cet Accord.
V. Dossiers, renseignements et rapports
V.1. L’OBC locale maintiendra des dossiers clairs, exacts et complets des sommes reçues au terme du présent accord. Tous les livres et pièces comptables de l’OBC locale devront être maintenus de façon telle que les justificatifs de factures et de dépenses concernant de tels fonds apparaissent séparément dans les rapports et puissent être facilement vérifiés. En outre, L’OBC locale maintiendra un dossier séparé en ce qui concerne chaque don, incluant les éléments suivants (mais sans se limiter à ces éléments) :
a) proposition finale du projet
b) une copie du Mémorandum d’Accord signé par les deux parties
c) tout amendement au mémorandum d’Accord
d) Copies des rapports sur l’état d’avancement soumis au PICG
e) Toute correspondance avec le PICG relatif a ce projet
f) Le rapport final à soumettre selon la clause V.3.
V.2. L’OBC fournira, compilera et mettra à la disposition et à tout moment au PICG et/ou à ses auditeurs tout renseignement ou information, verbalement ou par écrit, que le PICG et/ou ses auditeurs pourraient raisonnablement demander concernant les fonds reçus par l’OBC locale.
L’OBC locale –dans un délai de cinq jours ouvrables- à compter de la date de la réception d’une demande du PICG et/ou de ses auditeurs, envoyée sous toute forme de communication écrite, devra fournir au PICG et/ou à ses auditeurs les renseignent ou information demandés
V.3. Dans un délai de 15 jours qui suivent la clôture du projet, L’OBC locale devra fournir au PICG un rapport narratif final indiquant les progrès accomplis, les objectifs des activités réalisées, ainsi qu’un rapport financier final concernant toutes les dépenses.
V.4. le cas échéant, les fonds non utilisés à la fin des activités seront immédiatement retournés par l’OBC locale au PICG ou il en sera disposé autrement selon ce qui sera convenu avec le PICG.
V.5. sous réservé de la clause V.6. ci-dessous, toute correspondance concernant l’exécution de cet accord devra être adressée à :
Pour le PICG
BANA Mediatrice, Programme Officer , PICG Rwanda
Pour l’OBC locale
HABARUREMA Fidele, représentant xxxxx XXXXXX
V.6. Toute correspondance concernant les litiges, conflits, ou résiliation de cet accord ou changement dans le calendrier d’exécution devra être adressée a :
Pour le PICG :
Anecto KAYITARE, Représentant Xxxxxxxx XXXX Xxxxxx XX. 000 Xxxxxx Xxxxxx
Avec une copie a
BANA Mediatrice, Programme Officer, PICG Rwanda BP. 931 Kigali Rwanda
Pour OBC Locale
HABARUREMA Fidele, représentant xxxxx XXXXXX BP 167 Ruhengeri, Rwanda
VI. Conditions générales
VI.1. L’ensemble de cet accord et de ses annexes jointes ci-dessous constituent la totalité de l’accord entre l’OBC locale et le PICG, remplacent et annulent le contenu de tout autre négociation et/ou accord oral ou écrit se rapportant à l’objet du présent Accord.
VI.2. L’OBC locale accomplira tous les services décrits dans le projet avec diligence et efficacité. Selon les termes de cet Accord il est entendu que l’OBC locale conservera le contrôle exclusif de l’administration et de la mise en œuvre du présent projet et le PICG ne pourra pas intervenir dans l’exercice de ce contrôle.
Cependant le PICG pourra procéder à l’examen de la qualité du travail et des progrès accomplis dans l’achèvement du projet. Si à tout moment le PICG n’est pas satisfait de la qualité du travail accompli ou de son état d’avancement, le PICG pourra (i) retenir, à sa discrétion, les paiements de fonds jusqu'à ce que son opinion sur la situation soit revue ou (ii) exiger le retour de tous biens et/ou équipement acheté par l’OBC locale avec des fonds fournis conformément à cet Accord ; (iii) notifier par écrit à l‘OBC locale la résiliation de cet Accord selon la procédure décrite au paragraphe 6.7 ci-dessous ; et/ou (iv) rechercher toute autre solution si nécessaire. La décision du PICG concernant la qualité du travail accompli et son état d’avancement pour atteindre les objectifs fixés sera décisive et finale et l’OBC locale ne pourra prétendre à aucun autre paiement par le PICG.
VI.3. Le PICG décline toute responsabilité pour ce qui a trait à l’assurance-vie, assurance-maladie, assurance accidents, assurance voyages ou protection contre tout autre risque pouvant être nécessaire ou souhaitable pour le personnel chargé de rendre les services prévus aux termes de cet Accord. Cette responsabilité incombe à l’OBC locale.
VI.4. les droits et obligations de l’OBC locale sont limités aux termes et conditions du présent accord. Par conséquent l’OBC locale ainsi que le personnel rendant les services pour son compte ne pourront prétendre à aucun avantage, paiement, contrepartie ou indemnités, sauf dispositions expresse du présent Accord.
VI.5. L’OBC locale sera seule responsable en cas de réclamation de la part de tiers résultant de faits de négligence ou omission de la part de l’OBC locale au cours de l’exécution du présent Accord et le PICG ne serait en aucun cas être tenu responsable en cas de telles réclamations de la part de tiers.
VI.6. Sous réserve de la clause VI.2, l’équipement acheté par l’OBC locale au moyen de fonds fournis par le PICG sera la propriété de l’OBC locale et sera utilisé exclusivement aux fins indiquées à l’annexe « A » pendant toute la durée du présent Accord.
VI.7. Le présent accord peut être résilié par l’une des deux Parties avant la fin de l’accord moyennant un préavis écrit de l’une à l’autre de trente (30) jours et l’OBC locale devra restituer rapidement les fonds non utilisés au PICG comme spécifié dans la clause V.4 ci-dessus.
VI.8. L’OBC locale reconnaît que le PICG est tenu de financer uniquement les montants prévus dans cet Accord. En cas de restitution de la totalité ou d’une partie des montants au PICG ou en cas de résiliation de cet Accord, L’OBC locale reconnaît que le PICG ne sera redevable à l’OBC locale à la suite de la dite restitution ou annulation
VI.9. Aucun amendement, modification ou dérogation aux dispositions du présent Accord ne sera valable ou applicable sauf accord écrit et préalable des Parties à l’Accord sous la forme d’un amendement de l’Accord dûment signé par les Parties ci-joint.
VI.10. Tout différent ou litiges découlant du présent Accord ou toute violation de celui-ci, s’ils ne sont pas réglées à l’amiable par voie de négociation directe seront réglés conformément aux lois en vigueur au Rwanda.
Les soussignés, dûment nommes comme représentants du PICG et de l’OBC locale, respectivement, ont signé au nom du PICG et de l’OBC locale le présent Mémorandum d’Accord aux dates indiquées sous leurs signatures respectives.
Xx et approuvé par le PICG Lu et approuvé par l’OBC locale