Convention de prêt du Minibus
Entre
Le Syndicat Mixte Leins Gardonnenque représentée par son Président, Monsieur Xxxxxx XXXXXX, dûment habilité par délibération du Comité Syndical en date du 15 décembre 2016,
Et
L'association..................................................................................................................................
représentée par son (sa) président(e), M. (Mme)..........................................................................
habilité(e) par délibération du Conseil d'administration en date du .............................................
Les parties à la présente convention exposent ce qui suit :
Article 1 - Objet
Le Syndicat Leins Gardonnenque met à disposition, des services municipaux et intercommunaux, et des associations à but non lucratif ayant leur siège sur son territoire, un véhicule capable de transporter huit personnes plus le chauffeur (selon le véhicule utilisé jusqu’à trois des huit personnes transportées peuvent être en fauteuil roulant).
L’utilisation est possible pour des déplacements en lien avec leur activité. En aucune manière, elle ne peut être faite en concurrence avec l’activité des taxis et des transports urbains.
Ce véhicule, objet de la présente convention est le suivant : RENAULT MASTER – immatriculé : CD – 610 - KQ RENAULT TRAFIC – immatriculé : EK – 121 - TV
Il est mis propriété du Syndicat Leins Gardonnenque et financé par les annonces publicitaires inscrites sur le véhicule.
Article 2 – Etendue de l’autorisation de mise à disposition
Le Syndicat Mixte Leins Gardonnenque autorise l’association, à utiliser le véhicule ci-dessus aux conditions suivantes :
- Le chauffeur est âgé de plus de 21 ans
- Le chauffeur a obtenu son permis de conduire depuis plus de trois ans.
- Les déplacements s’effectuent dans un rayon maximum de 300 kms autour de Saint Geniès de Malgoirès. Tout déplacement devant s’effectuer à plus de 300 kms ne sera pas prioritaire (confirmation 15 jours avant la date du départ).
- Une photocopie du permis de conduire de tous les chauffeurs éventuels sera jointe à la présente convention. Tout chauffeur n’ayant pas fourni de photocopie de son permis de conduire au moment de la signature de la présente convention devra le faire 48 heures avant le jour de conduite du véhicule.
Article 3 – Modalités de mise en œuvre à disposition et de restitution
A chaque utilisation du minibus, une fiche de réservation sera envoyée ou déposée auprès du secrétariat du Syndicat aux horaires d’ouverture du service, du lundi au vendredi, par fax ou par mail.
Lors de la première réservation, elle sera accompagnée de la présente convention signée. Le jour de la réservation, il sera précisé :
- La ou les dates de réservation
- Les heures d’utilisation du véhicule
- Le nom du ou des chauffeurs et la photocopie du permis de conduire
- La destination
- L’objet du déplacement
- L’heure et le jour de remise et de restitution des clés
Tout retard à la remise du minibus entraînera une pénalité forfaitaire de 15 € par jour.
Le véhicule est stationné sur le parking du Syndicat à Saint Geniès de Malgoirès (départ et retour au même lieu).
Un état des lieux contradictoire sera effectué à l’arrivée du véhicule. Les informations suivantes seront vérifiées avec l’utilisateur :
- Le kilométrage du véhicule ;
- L’état du véhicule ;
- Le plein de carburant.
Le conducteur se verra remettre, avec les clés du véhicule, une pochette comprenant :
- la documentation du véhicule
- une copie de l’attestation d’assurance
- une copie de la carte grise
- un constat amiable
Le véhicule est équipé d’une trousse de secours, et des gilets et triangles de sécurité.
Seules seront prises en compte les réservations effectuées au minimum 15 jours et au maximum 2 mois avant la date souhaitée afin de satisfaire un maximum d’associations. Toute
demande de réservation formulée en dehors de ce délai ne sera pas prioritaire ou prise en compte.
En cas de demandes multiples, l’attribution du minibus se fera équitablement selon les critères suivants :
• Priorité aux déplacements pour compétitions ou stages
• Distance de déplacement prévu
• Nombre de personnes transportées
• Nombre de demandes déjà satisfaites
Le service enfance jeunesse restera toutefois prioritaire pour toute demande de prêt (Centre de Loisirs et espace jeunes).
Article 4 – Conditions d’utilisation
Le véhicule est remis propre et le plein de carburant est effectué.
Il sera rendu dans le même état. Afin de maintenir la propreté du véhicule, il est interdit de fumer, boire ou manger à l’intérieur ou d’utiliser le véhicule pour un autre usage que le transport des personnes.
Le minibus ne pourra subir aucune modification de type attache remorque, galerie ou porte accessoires, sans accord du Syndicat.
L’utilisateur ne pourra en aucun cas prêter ou louer le véhicule mis à sa disposition par le Syndicat.
L’utilisation du véhicule se fait exclusivement à l’intérieur des limites de la France métropolitaine, sauf autorisation expresse.
Il est interdit d’apposer de nouveaux panneaux publicitaires ou de masquer ceux existants.
Par ailleurs, il est précisé qu’il est strictement interdit de laver le véhicule au karcher ou dans une station équipée de rouleaux, seul le nettoyage à l’éponge peut convenir, afin de ne pas endommager l’espace publicitaire.
Article 5 – Participation Financière
Le minibus est mis à disposition gracieusement des Mairies et associations des communes adhérentes du pôle Vie Locale du Syndicat (ou par dérogation pour les associations exerçant une action sur le même territoire intercommunal).
Un chèque de caution de 1 000 €uros à l'ordre du Trésor Public sera remis lors de la signature de la convention ou lors de la première réservation pour participation éventuelle aux frais imputables à l’association, de remise en état du véhicule. Ce chèque sera restitué lors du retour du véhicule et après vérification du parfait état général du véhicule ou en fin d’année pour les utilisateurs réguliers selon la même procédure.
Sont à la charge de l'association :
– le carburant ;
– les contraventions et amendes diverses imputables à la garde et à l'utilisation du véhicule ;
– les frais éventuels de parking ;
– les frais pour réparation induits par une erreur de carburant.
Article 6 - Responsabilités
Le non respect de la présente convention (véhicule remis sale ou sans le plein de carburant, kilométrage sans rapport avec le trajet annoncé...) entraîne qu’aucun autre prêt ne sera accordé à l’association concernée.
Le défaut de nettoyage sera facturé 50 €uros à l’association.
Le défaut de carburant au retour sera facturé à l’association pour le montant du plein majoré de 30 €uros.
En cas de week-end avec deux utilisateurs différents, la passation des clés et du carnet de bord se fera entre les associations utilisatrices et sous la responsabilité du dernier utilisateur. L’état des lieux devra être rempli au moment de la transmission du véhicule.
Il est rappelé que le port de la ceinture de sécurité est obligatoire pour le chauffeur et les passagers. Le conducteur s’engage à respecter avec rigueur le Code de la Route.
Comme pour les conducteurs de transport en commun, la règle « zéro degré d’alcool dans le sang » est exigée pour le(s) conducteur(s) du minibus.
En cas d’immobilisation imprévue du véhicule (panne, entretien, vol…), le Syndicat ne pourra être tenu pour responsable de l’annulation de la réservation et aucun dommage ou intérêt ne pourra être réclamé par l’association utilisatrice.
Article 7 – Couverture des risques
Le véhicule est assuré par le Syndicat dans le cadre de son contrat « flotte automobile » dans les conditions suivantes : tous risques, tous conducteurs, franchise de €uros, contrat
AXA.
L’entretien courant est pris en charge par le budget du Syndicat.
L’association utilisatrice atteste sur l’honneur être couverte par un contrat d’assurance responsabilité civile.
Les responsabilités du président de l’association sont totales si les règles du présent contrat ou du code de la route n’ont pas été respectées (notamment conducteur non habilité, etc..). Le conducteur responsable s’engage à s’acquitter du montant des contraventions dont il serait l’auteur.
En cas d’accident, l’utilisateur préviendra sans délai et par tout moyen à sa convenance le Syndicat Mixte et les autorités concernées. Dans ce cas, la responsabilité de l’association est limitée au montant de la franchise.
Le constat amiable devra être retourné au Syndicat, rempli et signé par les deux parties ainsi que les coordonnées des témoins s’il y a lieu. En cas d’accident, le conducteur du minibus doit remplir seul un constat amiable faisant état des circonstances exactes du sinistre.
En cas de vol, dégradation, accident ou toute négligence survenus au cours d’une sortie, le Syndicat se réserve le droit de se retourner contre l’utilisateur pour couvrir les dépenses engendrées.
Article 8 -Litiges
Il est convenu entre les parties que tout litige susceptible de survenir dans l’application de la présente convention devra, en préalable de toute action devant la juridiction compétente, faire l’objet d’une concertation en vue de trouver une solution amiable.
Article 9 – Durée de la convention
La présente convention est conclue jusqu’au 31 décembre de l’année en cours.
Elle ne dispense en aucun cas l’association d’effectuer une demande de réservation à chaque utilisation.
Fait à Saint Geniès de Malgoirès, le…………………….
Pour le Syndicat
Signature du Président de l’association, Le Président,
Précédée de la mention « lu et approuvé » Xxxxxx XXXXXX