Contrat avec un opérateur de transmission, Convention de transmission avec le représentant de l’État dans le département
Contrat avec un opérateur de transmission, Convention de transmission avec le représentant de l’État dans le département
I. Le contrat passé par l’émetteur avec un opérateur
A. Nécessité du recours à un dispositif homologué
L’article R. 2131-1 du code général des collectivités territoriales (CGCT) impose le recours à un dispositif homologué. Généralement, ce service est proposé par des opérateurs dont le dispositif est homologué. Néanmoins, il est aussi possible à la collectivité de mettre en œuvre son propre dispositif.
La collectivité peut contacter un opérateur de transmission homologué (ou plusieurs pour faire jouer la concurrence) figurant sur la liste des opérateurs agréés par le Ministère de l’Intérieur.
La liste des opérateurs de transmission homologués est publiée sur le portail Internet commun DGCL / DGFIP destiné aux collectivités territoriales : www.collectivites- xxxxxxx.xxxx.xx, à la rubrique « @CTES », « Autres infos sur ce thème », « Plates-formes des opérateurs de transmission homologués pour @CTES pour le système d’information @CTES ».
B. Nécessité d’un contrat
Lorsque le dispositif de transmission est exploité par un opérateur de transmission, son acquisition doit s’effectuer par la voie d’un contrat. Le cas échéant, il doit respecter les impératifs de mise en concurrence et d’égalité de traitement des candidats.
C. Caractère préalable du choix du dispositif
Le dispositif doit être choisi avant la signature de la convention entre la collectivité émettrice et le préfet, et non après. En effet, cette dernière doit mentionner le dispositif utilisé ainsi que son responsable d’exploitation. Cela permet aux référents @CTES d’être en mesure de vérifier que le dispositif de transmission choisi est dûment homologué.
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II. La convention passée par l’émetteur avec le préfet
A. Nécessité d’une convention
Pour transmettre des actes par voie électronique, les collectivités doivent signer avec le représentant de l’État territorialement compétent une convention. Une convention type de transmission est accessible sur le site Intranet de la DGCL et sur le portail de l’État au service des collectivités.
B. Consentement de l’assemblée délibérante
L’assemblée délibérante approuve, par délibération, la convention de transmission et autorise le chef de l’exécutif à la signer et à signer tous ses avenants. Cette délibération l’autorise aussi à signer le marché avec l’opérateur de transmission.
C. Signature de la convention
La convention est signée (en double exemplaire) par le représentant de l’État et par le représentant de la collectivité.
D. Nécessité d’une convention propre à chaque entité juridique distincte
Toutes les « collectivités » dotées d’une personnalité morale distincte doivent signer une convention spécifique avec le représentant de l’État (par exemple, la caisse des écoles d’une commune devra signer sa propre convention). De même, la personne morale émettrice doit être créée individuellement dans la base de données de l’application @CTES.
E. Acquisition de certificats d’authentification
Tous les émetteurs raccordés au système d’information @CTES doivent être pourvus de certificats d’authentification utilisateurs RGS** et, le cas échéant de certificats serveur de niveau RGS* (cf. fiche pratique « Authentification des émetteurs et signature électronique des actes »). Les agents de la collectivité sont formés par l’opérateur de transmission et reçoivent un certificat d’authentification utilisateur.
La transmission par voie électronique des actes soumis à l'obligation de transmission au représentant de l'Etat via le système d'information @CTES peut débuter (sous réserve de la création, dans l’application @CTES, par le référent @CTES en préfecture, du compte de la collectivité).
III. Fin de la convention
En cas de problème grave et persistant, le représentant de l’État peut suspendre la transmission électronique des actes. De même, la collectivité peut y renoncer (sauf dans l’hypothèse où, conformément à la loi du 7 août 2015 portant nouvelle organisation territoriale de la République (NOTRe), elle est soumise à l’obligation de transmission par voie électronique de ses actes soumis au contrôle de légalité).
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