Conditions Générales d’Utilisations
Conditions Générales d’Utilisations
Les présentes CGU sont valables à compter du 10 juillet 2023
Les présentes conditions générales d’utilisation (ci-après les « CGU ») s’appliquent à toute commande de prestation de coworking (service de location d’espaces de coworking et de travail) entre le client agissant exclusivement dans le cadre de son activité professionnelle (ci-après dénommé « Coworker ») et la société LE POD, société par actions simplifiée au capital de 100.000€, dont le siège se situe au 0 xxxxx xx Xxxxxxx Xxxxxx, 00000 Xxxxxx, enregistrée au RCS de Rennes sous le numéro 911 724 177, représentée par son Directeur Général, Xxxxxx XXXXXXX, ci-après nommée le « Prestataire »,
PREALABLEMENT, IL EST EXPOSE CE QUI SUIT :
Les présentes conditions générales d’utilisation forment avec les conditions particulières intégrées dans le devis émis par le prestataire et signés du Coworker, l’accord entre les parties (ci-après le « contrat »).
Le contrat est un contrat de prestation de services de coworking. Il ne constitue pas un bail de quelque nature que ce soit et ne confère aucun droit de propriété en faveur du Coworker sur les espaces mis à disposition.
Le contrat est conclu intuitu personae avec le Coworker et ne saurait être transféré à un tiers quel qu’il soit. Les dispositions du contrat sont portées à la connaissance du Coworker avant tout engagement contractuel. Le « Prestataire » et le « Coworker » sont également dénommés « les Parties ».
Ces dispositions constituent l’accord, régissant pendant sa durée, les relations entre le prestataire et le Coworker dans le cadre des prestations de services.
CECI EXPOSE, IL EST CONVENU CE QUI SUIT :
Article 1 : Objet
Les dispositions des présentes CGU définissent les conditions techniques, juridiques et financières permettant au Coworker de souscrire à une prestation de service dans un espace de coworking.
Les dispositions des présentes CGU sont impératives et s’appliquent au Coworker lors de toute prestation de services conclue avec le prestataire.
Les CGU ont pour objet l’accès à l’espace de coworking LE POD, à des espaces de travail, des services et diverses prestations telles que précisées ci-après.
L’utilisation de l’espace mis à disposition du Coworker est exclusivement destinée à un usage professionnel de bureau.
LE POD RENNES
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Siège social : 0, xxxxx xx Xxxxxxx Xxxxxx 00000 Xxxxxx / SAS au capital de 100 000 € / Siret 38445489800014 / Code APE 6820B / 911 724 177 R.C.S. Rennes / N°TVA Intracommunautaire FR08911724177
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La prestation de service de coworking est accessible à toute personne disposant de la pleine capacité juridique.
Article 2 : Application des CGU
Toute commande de prestations par le Coworker, dans le cadre de l’acceptation du devis, implique de plein droit l’entière acceptation des présentes CGU. Elles s’appliquent sans restriction ni réserve à l’ensemble des prestations fournies par le Prestataire.
Le Coworker déclare avoir pris connaissance des CGU avant toute commande de prestations. Les CGU peuvent faire l’objet de modifications par le Prestataire à tout moment et sans préavis. Les CGU applicables sont celles en vigueur à la date de commande des prestations par le Coworker, à savoir le jour de la signature du devis.
Article 3 : Prestations et services
Il convient de distinguer deux types de Coworkers : le Coworker RESIDENT et le Coworker NOMADE
Le Coworker RESIDENT loue un bureau privé fermé, un poste en bureau partagé ou un poste de travail en open space, uniquement au mois, et ce, pour une durée indéterminée.
Le Coworker NOMADE loue un poste de travail en open space, une salle de réunion ou un espace évènementiel, et ce, pour une durée déterminée (journée, demi-journée, heure, semaine…)
Il est ici précisé que le poste de travail comprend un bureau, un fauteuil et un accès aux réseaux
Article 3-1 : Conditions générales communes au Coworker RESIDENT et au Coworker NOMADE
1. Usage personnel des prestations et services :
Le Coworker s’engage à un usage professionnel des prestations et services mis à sa disposition
dans le cadre du présent contrat.
Le Coworker s’engage à ne faire entrer aucune tierce personne dans l’espace de coworking sans
en informer l’équipe du POD*. Il ne pourra en aucun cas substituer une autre personne pour
l’utilisation des prestations et services.
(*) à titre exceptionnel et sous réserve de l’autorisation exprès préalable du prestataire, des clients du Coworker pourront entrer ponctuellement dans l’espace de coworking avec ce dernier sous la surveillance et la responsabilité du seul Coworker.
LE POD RENNES
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2. Respect de l’ordre et de la propreté :
Le Coworker devra veiller au respect de la tranquillité des Coworkers dans les espaces de travail partagés. Il s’engage au respect de l’ordre et de la propreté des locaux. Il devra laisser chaque soir son bureau rangé et propre.
Il est ici précisé que le Coworker ne pourra en aucun cas émettre ou recevoir des communications en dehors des espaces dédiés (phone box…) et s’oblige à faire preuve de discrétion dans le cadre de ses différents échanges.
3. Bon usage du réseau internet :
Le Coworker s’engage à un usage exclusivement professionnel et conforme aux bonnes mœurs du réseau internet mis à sa disposition. Il devra respecter la législation en vigueur, et ne procéder à aucune consultation, téléchargement ou diffusion de contenus à caractère raciste, pédophile, terroriste ou pornographique.
La connexion internet se fait par Xxxx ou filaire. Le prestataire ne peut, en aucun cas, garantir que le réseau internet ne sera jamais interrompu ou sans erreur. En cas de dysfonctionnement du
réseau internet, les seules et exclusives garanties seront le dépannage par l’opérateur du réseau
internet.
4. Dégradations :
Toutes dégradations constatées lors de l’utilisation, feront l’objet d’une remise en état par une
entreprise du choix du prestataire et facturée au Coworker
5. Utilisation de la cuisine :
Le Coworker pourra utiliser la cuisine équipée (réfrigérateur, cafetière, micro-onde…) pour se
restaurer. Il devra laisser les lieux et matériels propres et rangés après chaque usage.
Les produits frais ou odorants, déposés dans le réfrigérateur, devront être placés dans des boîtes en plastiques étanche (type « Tupperware »).
Toutes les denrées alimentaires déposées dans le réfrigérateur durant la semaine, devront être enlevées en fin de semaine et au plus tard le vendredi soir. Si tel n’était pas le cas, les denrées seront systématiquement jetées par mesure d’hygiène.
La vaisselle utilisée, devra être placée après usage dans le lave-vaisselle.
6. Installations informatiques : Le Coworker n’est pas autorisé à installer de câblage et de connexions informatiques ou télécoms sans l’accord préalable du POD. Le cas échéant, tous frais d'installation et de désinstallation relatifs à ces installations incomberont intégralement au Coworker.
Il est ici précisé qu’il ne sera mis à disposition du Coworker ni ordinateur, ni téléphone filaire ou portable, celui-ci devant apporter son propre matériel informatique et téléphonique. Au sein des open-spaces, des écrans peuvent toutefois être loués par les coworkers résidents auprès des offices managers (dans la limite des stocks disponibles).
LE POD RENNES
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7- Services additionnels
Tous les services additionnels sont soumis à la disponibilité du personnel du Prestataire au moment de la demande du service. Le Prestataire fera en sorte de fournir les services demandés par le Coworker dans les meilleurs délais, mais ne pourra être tenue responsable en cas de retard dans la fourniture desdits services. Le Prestataire facturera les frais relatifs aux facturations supplémentaires aux taux en vigueur.
Article 3-2 : Conditions particulières au Coworker RESIDENT
1. Usage du badge d’accès à l’espace de coworking :
Chaque Coworker RESIDENT se verra prêter un badge pour accéder à l’espace de coworking et un badge pour accéder à son bureau. Il s’interdit de prêter, louer ou sous-louer à une tierce personne ses badges d’accès à l’espace.
En cas de perte ou de vol d’un badge, le Coworker RESIDENT s’engage à en informer immédiatement le responsable du POD. Le coût de remplacement du badge sera facturé au Coworker au prix de 55€.
2. Prestations et services inclus :
Les prestations et services dont pourra profiter le Coworker RESIDENT dans le cadre du présent contrat sont les suivants :
- Accessibilité : Bureau accessible 7 j/7 et 24h/24. Accès RDC et 8ème étage par code privatif et badge.
- Badges : Badges permettant l’accès au POD et au bureau seront mis à la disposition des Coworker
- Bureau équipé : Tables de travail, fauteuils ergonomiques, meuble de rangements, éclairages, corbeilles à papier, chauffage, climatisation
- Toutes charges inclues : Taxe foncière, charges locatives, entretien des locaux, eau, électricité, chauffage, climatisation, connexion filaire et Wifi très haut débit (fibre dédiée),...
- Accès aux espaces collectifs partagés :
* Salons, open space, salle de repos, terrasse, phone box, alcôves,...
* Salles de réunion (sur réservation directement sur le site internet xxxxxxxxxxxxxx.xxx).
* Bar, cuisine et tisanerie
* Garage à vélo
* Douches
Chacun de ces espaces partagés devra être laissé en parfait état de rangement et de propreté après utilisation.
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- Utilisation de l’imprimante / scan / photocopieur (A3 et A4 / noir & couleur) : Un code d’accès personnel sera confié au Coworker RESIDENT. Seuls les consommables (copies) seront facturés en fin de mois.
SUR OPTION :
- Accès parkings à proximité de l’espace de coworking : fourniture par le Prestataire de
moyens d’accès (tels que badges, cartes etc…)
Etant ici précisé qu’en cas de perte du moyen d’accès mis à disposition, le Coworker devra prévenir dans les 48h le Prestataire (office manager) et indemnisera le Prestataire à hauteur d’une somme forfaitaire de 50 € (le débiteur étant le signataire du devis et des présentes CGU)
3. Règlement, dépôt de garantie, révision de loyer
Le montant de la prestation effectuée dans le cadre du présent contrat s’élève à la somme indiquée dans la facture adressée parallèlement. Les paiements seront effectués exclusivement par prélèvement automatique selon les coordonnées bancaires ci-après :
LE POD
CREDIT AGRICOLE D’ILLE ET VILAINE
Banque N° : 13606 Code guichet : 00106
Compte N° : 46334280993 Clé RIB : 94
IBAN : XX00 0000 0000 0000 0000 0000 000
Le paiement de la prestation s’effectuera à terme d’avance en début de chaque mois, par prélèvement SEPA. Le Coworker recevra une facture avec les compléments d’achat qu’il aura effectués le mois précédent (notamment salle de réunion, options traiteurs, petits déjeuners, impressions, …)
Tout retard de paiement fera l’objet d’une mise en demeure qui, sans réponse dans un délai de 8 jours, pourra entrainer la résiliation immédiate du présent contrat si bon semble au prestataire.
Un dépôt de garantie sera exigé à la signature du contrat. Celui-ci sera remboursé au Coworker à la fin du contrat sous réserve du respect par celui-ci de ses obligations issues du contrat.
Révision du loyer : Le montant de la prestation pourra être révisé annuellement et indexé sur l'indice des loyers des activités tertiaires, publié par l'INSEE. Cette augmentation ou diminution interviendra à l'issu des premiers douze mois de prestation et se renouvellera chaque année à la date anniversaire du contrat correspondant à la date de signature du devis.
LE POD RENNES
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4. Durée du contrat et résiliation
Le présent contrat est conclu pour une période tacitement reconductible :
- D’un mois pour les postes seuls et les bureaux de 2 postes
- De 3 mois pour les bureaux de 3 à 5 postes
- De 6 mois pour les bureaux de 6 à 9 postes
- D’un an pour les bureaux de 10 postes et plus,
Le Prestataire et le Coworker resteront libres de résilier le contrat à l’issue de chaque période, soit par lettre recommandée avec accusé de réception ou par e-mail avec accusé de réception, soit par remise en main propre contre décharge, en respectant un préavis de :
- Un mois pour les postes seuls et les bureaux de 2 postes
- 3 mois pour les bureaux de 3 à 5 postes
- 6 mois pour les bureaux de 6 à 9 postes
- 1 an pour les bureaux de 10 postes et plus.
5. Documents à produire par le Coworker RESIDENT
Les documents ci-après sont à fournir par le Coworker RESIDENT au moment de la signature :
- KBis RCS ou numéro de SIRET de la société,
- Copie de la pièce d’identité des collaborateurs occupant le bureau
- Attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle et Attestation d’assurance multirisques professionnelle couvrant son propre matériel
- Dépôt de garantie
6. Modalités de fin de contrat :
Au terme du présent contrat et lors de son départ, le Coworker RESIDENT s’engage à restituer l’ensemble
des badges mis à sa disposition. Il devra laisser en parfait état les locaux et le matériel utilisés par lui.
En cas de dégradation, les frais de remise en état lui seront facturés et la somme prélevée lors du remboursement de son dépôt de garantie.
A l’expiration du présent contrat ou en cas de résiliation de celui-ci, le Coworker RESIDENT s’engage à
avertir qui de droit qu’il n’a plus d’activité au sein de l’espace de coworking.
7. Assurances
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Le Coworker RESIDENT devra souscrire et justifier d’une part d’une assurance responsabilité civile professionnelle et d’autre part d’une assurance multirisques professionnelle couvrant son propre matériel. Le matériel personnel et professionnel du Coworker RESIDENT devra en effet être assuré par lui-même, le prestataire ne pouvant en aucun cas être tenu responsable de la dégradation ou de la disparition du matériel utilisé par le Coworker RESIDENT au sein du POD.
Ces deux attestations doivent être transmises au prestataire le jour de la signature du contrat.
8. Utilisation des salles de réunion
Les salles de réunion et de conférence sont équipées de tables, chaises, écrans, système de projection et système de visioconférence. Elles sont réservables sur le site internet xxxxxxxxxxxxxx.xxx ou
directement en allant voir l’office manager.
Dès son arrivée dans les locaux, le Coworker RESIDENT bénéficiera d’un accès privilégié aux salles de réunion et un tarif préférentiel (-50% sur le tarif des salles de réunion). Pour cela, il devra se connecter sur son espace Cosoft et réserver directement en ligne (les tarifs préférentiels lui seront directement appliqués). Le Coworker RESIDENT s’engage à réserver les salles de réunion exclusivement pour lui-même ou la société contractuelle.
9. Tarifs
Les tarifs des services sont précisés sur le site internet xxxxxxxxxxxxxx.xxx
Tarifs des services annexes
- Salles de réunion et de conférence : tarifs et réservation en ligne sur xxxxxxxxxxxxxx.xxx avec 50% de réduction pour le Coworker RESIDENT sur le tarif en vigueur
- Domiciliation : 50€ HT / mois
- Réception de courrier : inclus dans le contrat
- Imprimante et photocopies (consommation) :
. Copie N&B : 0,10€/copie
. Copie couleur : 0,40€ / copie
- Café, eau fraiche, thé : inclus et illimité
Article 3-3 : Conditions particulières au Coworker NOMADE
1. Prestations et services inclus :
Les prestations et services dont pourra profiter le Coworker NOMADE dans le cadre du présent contrat est le suivant :
Utilisation de l’espace de travail : Le Coworker NOMADE disposera d’un droit non exclusif sur l’espace de travail qui lui sera alloué (poste de travail ou open space). Le Prestataire pourra changer l’espace de travail
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initialement alloué à sa seule discrétion afin de garantir le bon fonctionnement de l’espace de travail
partagé. L’espace alloué sera d'une taille raisonnablement équivalente.
Mise à disposition des salles de réunion : Le prestataire met à disposition des salles de réunion sous réserve de leur disponibilité et de réservation préalable. Les salles de réunion peuvent être louées de 9h à 12h et
de 14h à 18h soit à l’heure, la demi-journée ou la journée. Passé ce délai, un coût supplémentaire pourra être demandé au Coworker NOMADE.
Mise à disposition d’espaces évènementiels dans la limite des disponibilités du prestataire.
Accès aux espaces collectifs partagés :
- Phone box, alcôves
- Salles de réunion (sur réservation directement sur le site internet xxxxxxxxxxxxxx.xxx).
- Bar, cuisine et tisanerie
Chacun de ces espaces partagés devra être laissé en parfait état de rangement et de propreté après utilisation.
Accès aux locaux : L’accès aux locaux est autorisé pendant les heures normales d'ouverture (9h-12h / 14h- 18h) sauf accord contraire convenu entre les parties.
2. Durée du contrat et résiliation
Le Coworker NOMADE commande des prestations à la journée, à la semaine ou bien au mois, pour une durée déterminée.
Il ne pourra en aucun cas résilier le contrat avant le terme prévu aux conditions particulières intégrées dans le devis signé. Le montant inscrit dans le devis signé au moment de la réservation, restera entièrement dû quelque soit le motif de départ anticipé du Coworker NOMADE.
3- Assurances
Le Coworker NOMADE s’engage à souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle. Le matériel personnel et professionnel du Coworker NOMADE devra en outre être assuré par lui-même dans le cadre de sa propre assurance multirisque professionnelle, le prestataire ne pouvant en aucun cas être tenu responsable de la dégradation ou de la disparition du matériel utilisé par le Coworker NOMADE au sein du POD.
4- Tarifs
Les tarifs des services sont précisés sur le site internet xxxxxxxxxxxxxx.xxx
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5- Règlement
La prestation de services est facturée en avance. Les services additionnels seront facturés aux taux en vigueur au moment de la réservation formalisée par un devis signé.
Sa facturation se fera soit dès qu’il aura effectué sa réservation en ligne sur le site internet xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xxx, soit par facture si la demande a été faite via le formulaire de contact du POD ou auprès de l’office manager.
Les paiements peuvent être effectués par virement selon les coordonnées bancaires ci-après :
LE POD
CREDIT AGRICOLE D’ILLE ET VILAINE
Banque N° : 13606 Code guichet : 00106
Compte N° : 46334280993 Clé RIB : 94
IBAN : XX00 0000 0000 0000 0000 0000 000
6- Services exceptionnels
En cas de demande de services exceptionnels, Le Prestataire soumettra un devis spécifique à l’approbation préalable du Coworker. Le prestataire et le Coworker pourront convenir d'arrangements spécifiques pour l'utilisation des locaux en dehors des heures normales d'ouverture, qui donneront lieu à une facturation supplémentaire qui sera communiquée au Bénéficiaire au moment de sa demande concernant l’obtention de ces services complémentaires.
Article 4 : Obligations générales du Coworker quant à l’utilisation des locaux
Le Coworker s’engage à se conformer aux lois et règlements en vigueur.
Le Coworker s’engage à veiller à ce que la tranquillité des locaux ne soit pas troublée de façon que les autres
Bénéficiaires utilisateurs des locaux ne soient pas affectés ou dérangés.
Le Coworker s’engage à respecter les directives édictées par le Prestataire concernant les règles d’accès, d’hygiène et de sécurité et tout autre sujet commun à l’ensemble des utilisateurs des locaux.
Le Coworker s’engage à maintenir en bon état d’entretien et de faire un usage raisonnable des locaux et du matériel mis à sa disposition par le Prestataire et sera tenu comme responsable de tout dommage qu’il causerait aux équipements, installations et meubles dont il aura l’usage.
Le Coworker assure, sous sa seule responsabilité, tant en ce qui concerne l’espace de travail partagé que le bureau fermé qui serait éventuellement mis à sa disposition :
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- le contrôle d’accès,
- le matériel exposé ou laissé dans les locaux pendant et hors des horaires d’ouverture,
- le matériel et des objets personnels appartenant à ses clients.
Le Coworker est responsable de tout dommage dont il est l'auteur ou dont les personnes présentes dans les locaux à son invitation, sont les auteurs.
Le Coworker a accès à un casier fermé (sous réserve de disponibilité) pendant la durée du contrat. Tous les biens appartenant au Bénéficiaire ou à l'un de ses invités seront sous la seule responsabilité de ces personnes et le Prestataire ne pourra être tenu responsable des dommages ou vol de ces derniers, y compris dans les casiers fermés.
En cas de réservation d’une salle de réunion ou bien d’un espace évènementiel, le Coworker devra verser au Prestataire un acompte de 30% du prix de cette réservation lors de la signature du devis.
En cas d’annulation de la réservation par le Coworker dans un délai d’au moins un mois avant la date retenue pour celle-ci, l’intégralité de l’acompte sera restituée au Coworker.
En cas d’annulation de la réservation par le Coworker dans un délai inférieur à un mois avant la date retenue pour celle-ci, l’acompte sera intégralement acquis au Prestataire à titre de dédommagement.
Article 5 : Protocole sanitaire
Les mesures sanitaires liées à l’épidémie de COVID-19 doivent être respectées par les parties. Le Prestataire s’engage à mettre à disposition du gel hydroalcoolique et du savon à chaque point d’eau. Un ménage régulier sera pratiqué par un professionnel qui désinfectera les surfaces collectives.
Article 6 : Obligation de confidentialité
Le Coworker considèrera comme strictement confidentiels, et s’interdit de divulguer, toute information, document, donnée ou concept, dont il pourra avoir connaissance, qu’elle émane du POD ou de toute autre personne présente dans l’espace.
Le Prestataire ne saurait être tenu pour responsable d’aucune divulgation.
Article 7 : Protection des données personnelles
Chaque Partie, dans la mesure où elle est responsable de traitement au sens de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 dite Loi Informatique et Libertés et du Règlement Général sur la Protection des données (RGPD) n°2016/679/UE du 27 avril 2016, s'engage à faire son affaire de toutes déclarations, demandes d’autorisation et démarches administratives lui incombant au titre de la Loi Informatique et Libertés et du RGPD, et à respecter, lors de la collecte des données et de leur traitement, l’ensemble des obligations en
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matière de traitements informatiques et de protection des données personnelles qui en découlent, et notamment à prendre toutes précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés, pour préserver leur sécurité.
le Coworker est seul responsable des données communiquées au Prestataire et déclare que les données
fournies à l’occasion de la signature du présent contrat sont parfaitement renseignées et exactes.
Le Prestataire certifie que les données qui lui sont fournies par le Coworker lui sont exclusivement destinées.
Les données personnelles que le Prestataire recueillera sur le Coworker sont soumises aux dispositions de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 dite Loi « Informatique et Libertés » et du Règlement Général sur la Protection des données (RGPD) n°2016/679/UE du 27 avril 2016.
Les données personnelles du Coworker sont conservées pendant toute la durée de l’exécution du présent
contrat, augmentée des délais légaux imposés par les dispositions légales et règlementaires en vigueur. Elles sont destinées à la société LE POD pour la réalisation de ses prestations prévues au présent contrat. L'accès aux données personnelles est strictement limité aux employés et préposés de la société LE POD, habilités à les traiter en raison de leurs fonctions.
Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et au règlement européen n°2016/679/UE du 27 avril 2016, le Coworker bénéficie d’un droit d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition et de portabilité de ses données en s’adressant à la société LE POD « service données personnelles » à l’adresse postale suivante : 0 xxx xx Xxxxxxxxx 00000 XXXXXX ou bien à l’adresse mail suivante : xxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xxx
Article 8 : Force Majeure
On entend par force majeure des évènements de guerre déclarés ou non déclarés, de grève générale de travail, de maladies épidémiques, de mise en quarantaine, d’incendie, de crues exceptionnelles, d’accidents ou d’autres évènements indépendants de la volonté des deux parties. Le prestataire ne pourra être tenu responsable de la non-exécution du contrat en raison des évènements de force majeure.
Article 9 : Droit applicable – Attribution de compétences
Les dispositions des CGU sont régies et soumises au droit français. Les parties s’engagent à être en
conformité avec les lois et règlementations auxquelles elles sont soumises. En cas de litige, les parties
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tenteront de le résoudre à l’amiable. A défaut, le Tribunal de Commerce de Rennes sera la juridiction
compétente pour arbitrer le litige. Fait à Rennes, en deux exemplaires.
Xxxxxx XXXXXXX Directeur Général LE POD
Signature et date, précédée de la mention
« Lu et approuvée bon pour accord »
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