Règlement d’utilisation de la Salle des fêtes Commune de VEREL DE MONTBEL 73330
Règlement d’utilisation de la Xxxxx xxx xxxxx Xxxxxxx xx XXXXX XX XXXXXXX 00000
Article 1 - Objet
Règlement d’utilisation de la salle polyvalente et de ses équipements
C apacité d’accueil maximum autorisée dans la salle de120 personnes maximum
Le présent règlement a pour objet de déterminer les conditions d’utilisation de la salle des fêtes de Xxxxx xx Xxxxxxx. Elle peut être louée aux habitants et sociétés de la commune
Elle peut également être louée à des associations, habitants et sociétés domiciliés hors de la commune et ce, sous certaines conditions et dans la mesure où des créneaux de réservation seraient disponibles.
Propriétaire du bâtiment : Commune de Xxxxx xx Xxxxxxx. Gestionnaire : Le Maire X. Xxxxxxxx Xxxx
Responsable du planning des réservations : Secrétaire de Mairie Mme PERA Claire (00.00.00.00.00) Responsable en charge de la remise des clés, des états des lieux, et de l’entretien :
Madame XXXXXX Xxxxxx (00.00.00.00.00) prendre contact 8 jours avant la date de location
Article 2 - Principe de mise à disposition
La salle des fêtes a pour vocation première d'accueillir la vie associative locale. Elle est mise gracieusement à disposition des associations de la commune une fois par an .
Dans les mêmes conditions, elle est mise à disposition des écoles du regroupement et services périscolaires.
La salle des fêtes peut également être utilisée pour des manifestations organisées par la Commune et son CCAS.
Elle peut être louée à des habitants et sociétés domiciliés à Xxxxx xx Xxxxxxx pour des manifestations exclusivement familiales et privées.
Elle peut être louée aux associations extérieures et groupements divers (chambre d’agriculture, de commerce…) aux tarifs « habitant ».
Dans la mesure des places disponibles, elle peut être louée aux habitants et sociétés domiciliés hors commune pour des manifestations exclusivement familiales et privées. Cependant, les conditions tarifaires sont plus importantes pour ces derniers.
Article 3 – Descriptif des locaux
Mis à disposition
●une salle ●une salle à l’étage
● une cuisine équipée ●un local de stockage du mobilier.
●un hall vestiaire ●un bloc sanitaire
●1 téléphone
Non mis à disposition
● une armoire de stockage de matériel de restauration
●un garage au sous sol et un local technique de chaufferie ayant un accès par l’extérieur.
Article 4 – Les équipements
●Mobilier local de stockage :
- 120 chaises
- 1 diable pour le transport
- 20 tables pliantes (1.80x 0,75)
- 2 chariots de stockage pour table
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I l est strictement interdit de sortir le mobilier à l’extérieur du bâtiment
Pour les extérieurs et en cas de besoin supplémentaire, il est possible de disposer de matériel plus ancien dans la mesure où il serait disponible (voir en mairie)
●Les équipements de la cuisine :
- un point d’eau
- 4 plaques électriques
- Un four de réchauffage électrique
- un lave-vaisselle (les produits spécifiques de lavage sont fournis par la commune)
- plans de travail inox (3)
- un plan de travail mobile
- un meuble bar réfrigéré 2 portes
- une armoire réfrigérée deux portes capacité 1290 litres
- un support sac poubelle
●Les produits et le petit matériel d’entretien sont fournis dans le cadre de la location
●La vaisselle en location pour un maximum de 120 personnes
Location incluse dans le prix de location de la salle. La vaisselle se loue à l’unité à la demande suivant le contrat de location (document annexé)
●Pour le branchement des appareils sono utiliser les prises situées dans le boitier au bas du mur à proximité du local rangement
●Le chauffage est assuré par une chaudière à granules de bois et de radiateurs d’appoint ( 2 dans la salle, 1 dans la cuisine,1 dans le hall sanitaire,1 dans le sanitaire handicapé, 1dans la salle de l’étage )
●Décoration :
Afin de préserver les lieux, des crochets sont présents à différents endroits dans la salle afin d’y accrocher décoration set guirlandes. Il est strictement INTERDIT d’utiliser du scotch, de la pate à fix, des punaises ou des pointes sur l’ensemble des surfaces du bâtiment.
Le marquage au sol est interdit.
L’utilisation de punaises afin de fixer les nappes sur les tables est strictement INTERDIT. L’utilisation de ruban adhésif est tolérée dans la mesure où il sera entièrement enlevé avec les nappes. Veiller à la propreté des dessous de tables.
Article 5 - Les modalités de réservation
Les opérations de réservation se réalisent uniquement auprès du secrétariat de Mairie pendant les heures d'ouverture : Mardi 8h30 – 11h30 et Jeudi 14h00 – 18h00
●La sous-location ou mise à disposition de tiers est formellement interdite.
●La location aux mineurs est interdite.
●Les anniversaires de mineurs ne sont autorisés que si les parents du mineur sont présents lors de la manifestation.
●Le responsable est obligatoirement le signataire de fiche de suivi de la location. Il doit être présent aux états des lieux et pendant toute la durée de location et faire en sorte que le
présent règlement d’utilisation et les diverses consignes soient scrupuleusement respectés.
●La demande de réservation doit être formulée via le document délivré en Mairie « contrat de location ». Ce document doit préciser les coordonnées de la personne responsable de la location (nom, adresse, n° téléphone), les dates et heures précises d’occupation des lieux, l’objet de l’utilisation, le nombre de personnes, le besoin en matériel… Le présent règlement est remis lors de la confirmation de réservation. Son acceptation (page 7) doit être retourné en Mairie dans les quinze jours qui suivent sa délivrance, accompagné du chèque de caution et d’une attestation
d'assurance responsabilité civile au nom du locataire, précisant une couverture pendant toute la durée de location.
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La Commune est déchargée de toute responsabilité pour les accidents corporels directement liés aux activités et pouvant intervenir pendant l'utilisation de la salle ainsi que pour les dommages subis aux biens entreposés par les utilisateurs.
La Commune ne saurait être tenue responsable des vols commis dans l'enceinte de la salle et ses annexes en dehors de ses biens propres.
Article 6 – Option de réservation
Les options de réservation sont prises à tout moment. Elles sont conservées pendant 15 jours. Le délai pourra être repoussé de 15 jours supplémentaires dans la mesure où la salle n’a pas été sollicitée par d’autres demandeurs.
Article 7 - Caution
Une caution est exigée à la confirmation de location. Son montant est de 1500,00 €uros
La caution est restituée lors du paiement de la location dès lors qu’aucune dégradation ou disparition de matériel n’a été signalée par le responsable technique en charge des états des lieux.
Elle pourra être encaissée en cas de dégradations importantes ou défaut de paiement des sommes dues.
Les dégradations, disparitions de matériels et le défaut de nettoyage qui pourront être évalués seront facturés en sus de la location au conditions suivantes :
¤ Lavage des sols à reprendre :
- Salle : 50,00 € - Cuisine : 30,00 €
- Sanitaires et hall : 30,00 € - salle à l’étage et escalier : 30.00 €
¤ Défaut d’entretien du mobilier et matériel
- Tables ou chaises : 20, 00 €
- Equipements de cuisine et pour chaque élément :
four de réchauffage, lave vaisselle, plaques électriques, évier, armoire réfrigérée, meuble bar réfrigéré, plans de travail, plan de travail mobile: 20,00 €
¤ Vaisselle manquante ou cassée
Assiette, saladier, carafe, plateau, planche à découper, couteau à pain, couteau à découper : 2, 50 € l’unité
- Verre, Couvert, tasses, panière à pain, tire bouchon : 1, 00 € l’unité
- plat de service : 10,00 € - Cafetière (percolateur) : 140,00 €
¤ Dégradation du mobilier
- Chaise cassée : 70, 00 € - Chaise dégradée : 35,00 €
- Table cassée : 300, 00 € - Table dégradée : 150,00 €
¤ Badge ou clefs
-Badge perdu ou détérioré : 100,00 €
-Clef perdue : 100,00 €
Article 8 – Annulation
Toute annulation de réservation moins de 15 jours avant la date réservée entraînera le paiement de 30 % du montant de la location prévue.
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Article 9 – Horaires d’utilisation de la salle
La location de la salle est comptée à partir de la remise des clefs.
L’utilisation de la salle par le locataire est autorisée uniquement aux heures et aux jours précisés sur le contrat de location et ce indépendamment des horaires des états des
lieux entrant et sortant qui peuvent être différents suivant la disponibilité du responsable
communal. Seul le responsable du planning des réservations, en mairie, est en mesure d’accorder une modification des horaires d’utilisation. Vous devez le contacter au plus tôt (voir article 5).
Les durées de location sont composées selon les horaires ci-dessous :
A la journée (sauf les week-end)
Week-End samedi 8h au dimanche 20h
Grand Week –end vendredi 14h au lundi 14h
Demi-journée réservé aux associations
Article 10 - Remise des clés – Etats des lieux
● Avant l’utilisation et à la remise des clefs, il sera procédé à un état des lieux en présence de l’occupant et d’un représentant communal.
●Les clefs permettant l’ouverture du hall d’entrée et le badge de l’alarme des locaux loués ne seront remises qu’au responsable désigné au contrat de location.
● Le chèque de caution sera exigé lors de la signature du contrat en mairie
● La reproduction des clefs est strictement interdite sous peine de poursuites.
● Il est strictement interdit de céder les clefs à un tiers autre que la personne désignée au contrat.
● Tout incident, dégradation ou sinistre devra être signalé immédiatement au représentant de la mairie désigné au contrat. En cas de problème majeur vous pourrez le joindre au numéro de téléphone désigné sur le contrat de location.
● Après utilisation les clefs et badge de l’alarme seront à restituer au représentant de la commune en charge de l’état des lieux.
● Le montant de la location sera facturé au locataire par le trésor public en fonction des dégradations et défauts d’entretiens.
● La caution sera restituée dès lors qu’aucun dégât du fait de l’occupant n’aura été constaté lors de l’état des lieux.
Article 11 Tarifs
Les conditions tarifaires sont fixées par délibération du Conseil Municipal.
Les tarifs ci-après ont été validés lors de la séance du 18 juin 2014 et sont applicables depuis le 1er juillet 2014. (tarif tout compris : électricité, chauffage, location vaisselle..) La commune se réserve le droit de les réviser annuellement.
Tarifs de location
Tarifs | Journée (24h) Hors week end | Week End (samedi 8h au dimanche 20h | Grand Week End (du vendredi 14h au lundi 14h) | Demi-journée (réservé aux associations) |
Habitant de la commune | 220,00 € | 280.00 € | 340,00 € | …… |
Association communale | 220,00 € | 280.00 € | 340,00 € | 70.00 € |
Association extérieure à la commune | 220,00 € | 280.00 € | 340,00 € | 70.00 € |
Personne extérieure à la commune | 440,00 € | 560.00 € | 680,00 € | …… |
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Article 12 - Entretien et rangement
L’entretien des locaux et équipements utilisés est assuré par l’utilisateur.
Les équipements et produits sont mis à disposition lors de la remise des clés.
L’utilisateur doit ranger le mobilier préalablement nettoyé, dans sa disposition initiale, dans le local
de stockage. Les chaises devront être rangées par pile de 12, l’usage du chariot de transport est obligatoire, interdiction de trainer les piles de chaises sur le sol. Les tables seront rangées par pile de 12 sur les chariots prévus à cet effet.
Il doit enlever toutes les décorations, balayer et lessiver les sols des lieux occupés. Nettoyer les sanitaires, les équipements de la cuisine (armoire réfrigérée, four de réchauffage,
lave vaisselle ,meuble bar réfrigéré, plaques électriques, plans de travail, éviers…). Il doit vider les poubelles et déposer les sacs dans le conteneur vers la salle.
Il devra effectuer le tri sélectif en déposant les objets du tri dans les conteneurs situé près de l’arrêt de bus du village.
Il doit également s’assurer du bon état des abords et procéder à l’enlèvement de tout détritus (mégot de cigarette, verre, papier…).
Le défaut de nettoyage sera facturé.
La salle doit être rendue tous stores des baies vitrées et des portes baissés.
Article 13 - Dispositions particulières
●Il est INTERDIT de pratiquer des activités sportives dans la salle. Tous jeux de balles et ballon sont INTERDIT dans la salle et en extérieur à proximité des baies vitrées.
●Il est INTERDIT d’utiliser les barbecues, brasero, grill, rôtissoire… sur les parkings bitumés.
●En cas d’incidents ou d'accidents pendant la durée d'occupation de la salle, la responsabilité de la Commune de Xxxxx xx Xxxxxxx est en tous points dégagée, dans la mesure où elle n'assure que la location. L’utilisateur doit souscrire une assurance responsabilité civile auprès d’une compagnie notoirement connue et transmettre une attestation en mairie lors de la confirmation de réservation.
●L'utilisateur, en la personne du responsable désigné, doit se conformer aux règles d'ordre public habituelles, relatives à la sécurité, la salubrité et l'hygiène et le maintien de l’ordre. Il est également responsable de la protection des mineurs pendant toute la durée d'occupation des lieux.
●Il doit se conformer aux obligations édictées par la SACEM en cas d'usage d'œuvres musicales au cours de la manifestation.
●L’utilisateur, dans le cadre d’une manifestation publique, doit se conformer à l’obligation d’une déclaration d’ouverture de débit de boissons auprès du secrétariat de Mairie et ce, au plus tard 1 mois avant la manifestation.
Article 14 - Convention de Sécurité -Sécurité - Maintien de l’ordre
● L’utilisateur devra signer une convention entre lui-même et la mairie stipulant les règles de sécurité incendie, auquel il devra se conformer. Voir contrat de location
●le locataire aura eu connaissance et xxxxx faire appliquer les consignes en cas d’incendie notamment pour ce qui est des dispositions mises en œuvre pour l’évacuation des personnes en situation de handicap ou à mobilité réduite.
● Pourra prendre les premières mesures de sécurité
● Assurera la libre circulation et l’acheminement des personnes présentes jusqu’à la zone de stockage des personnes située devant la salle, sur le parking.
● Connait l’effectif maximal autorisé de 120 personnes et s’engage à le respecter.
● A été informé des emplacements des dispositifs incendie (extincteur), des issue de secours et de l’aire de stockage des personnes.
● En cas d’urgence, l’utilisateur doit si nécessaire :
- Alerter les pompiers (18),
-Alerter le SAMU (15),
-Alerter la police (17),
-Prévenir l’élu de permanence au 00.00.00.00.00
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● Faire respecter les règles de sécurités, notamment il est formellement interdit de monter sur les barrières de protection du balcon extérieur, de monter sur le toit du bâtiment, de se suspendre aux descentes de chenaux. Toute dégradation sera facturée.
● La mairie ne sera pas tenue pour responsable en cas d’accident corporel et ou matériel.
● Faire respecter le bon ordre,
●Faire respecter l’interdiction de fumer à l’intérieur des locaux,
●Respecter les limitations de décibels à cette fin un détecteur permet de mesurer le taux de décibels en cas de dépassement de la limite de 105 décibels le courant sur les prises sera coupé.
Néanmoins le compteur se réenclenchera mais après trois coupures successives pour volume de décibels trop élevé le courant des prises électriques sera définitivement coupé.
L ’utilisateur, avant de partir, doit veiller à :
●L'extinction des lumières (salles, sanitaires, hall, extérieur),
● La vérification de fermeture de toutes les portes avant le départ,
● La mise sous alarme du bâtiment à la sortie des lieux
I l est interdit à l’utilisateur :
● D’utiliser une autre installation électrique que celle prévue pour le branchement des appareils sono soit celle située dans le boitier sur le mur situé à proximité du local rangement
● De dépasser la capacité maximale d’accueil 120 personnes
● De procéder à des modifications sur les installations existantes.
● De bloquer les issues de secours
● D'introduire dans l'enceinte des pétards, fumigènes.
●De déposer des cycles & cyclomoteurs à l'intérieur des locaux,.
'● D’utiliser les locaux à d’autres fin que celles définies au contrat de location.
● De créer de nouveaux points d’accroche sur les murs, plafonds et autres surfaces, d’utiliser du scotch ou de la pâte à fix sur l’ensemble des surfaces, seules les installations existantes doivent être utilisées,
● De générer des nuisances sonores pour le voisinage.
Il doit :
● Régler l'intensité sonore et faire en sorte de ne pas dépasser le niveau de réglage maximum autorisé pour cette salle 105 Db
● S’assurer tout au long de la manifestation de maintenir fermée l’issue de secours donnant sur les habitations voisines
● Interdire, après 22 heures, les animations ou manifestations extérieures à la salle,
● Réduire au maximum les bruits provenant de véhicules (démarrages, portières…)
Pour des raisons de sécurité, le stationnement des véhicules ne devra pas bloquer l’accès au service de sécurité.
Il est interdit de garer des véhicules devant le bâtiment, l’espace réservé est une zone prioritaire en cas d’incendie afin de regrouper les occupants de la salle.
L’utilisateur reconnaît :
● Avoir souscrit une assurance responsabilité civile à son nom
●Avoir pris connaissance des consignes générales de sécurité arrêtées et s'engage à les respecter
● Avoir constaté l'emplacement des dispositifs d'alarme, des moyens d'extinction d'incendie et avoir pris connaissance des itinéraires d'évacuation et des issues de secours.
●Toute personne se livrant à des actes susceptibles de créer un désordre ou une gêne pourra être expulsée immédiatement.
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Article 15 - Dispositions finales.
●Toute infraction au présent règlement sera poursuivie conformément aux lois et règlements en vigueur.
●Elle pourrait entraîner l'expulsion du contrevenant, la suspension provisoire ou définitive d'une manifestation ou du créneau attribué.
●La Commune de Xxxxx xx Xxxxxxx se réserve le droit de modifier ou de compléter le présent règlement chaque fois qu'elle le jugera nécessaire.
●Le secrétariat et les membres du conseil municipal de la Commune de Xxxxx xx Xxxxxxx, le Maire par les pouvoirs de police qui lui sont conférés, sont chargés, chacun en ce qui les concerne, de l'application du présent règlement.
Fait et délibéré en Mairie de Xxxxx xx Xxxxxxx par le Conseil Municipal dans sa séance du 18 juin 2014 Le Maire, Xxxx Xxxxxxxx
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A CCEPTATION du REGLEMENT D’UTILISATION DE LA SALLE DES FETES
Je soussigné (e)
……………………….…………..……………………..…………………………….……
Atteste avoir pris connaissance du règlement d’utilisation et m’engage à le respecter pour la durée de location du ………………………………… à heure
au …................................….… à heure
Fait à Xxxxx xx Xxxxxxx, le ………………………………..………....
Mention manuscrite Nom , prénom et « lu et approuvé » Signature du locataire,