ENTENTE DE GESTION
ENTENTE DE GESTION
ENTRE : (Nom de la coopérative), personne morale légalement constituée en vertu de la Loi sur les coopératives (L.R.Q., C-67.2), ayant son siège au
, représentée aux fins du présent contrat par ,
, dûment autorisé(s) tel qu’il appert de la résolution du conseil d’administration adoptée en date du ;
Ci-après nommée la « Coopérative » :
ET : (Nom du gestionnaire),
Ci-après nommée le « Gestionnaire » :
LESQUELLES PARTIES, préalablement à l’entente de gestion faisant l’objet des présentes, exposent ce qui suit :
ATTENDU QUE la « Coopérative » est propriétaire de l’immeuble ci-après désigné à l’article 3, immeuble subventionné par la Société d'habitation du Québec dans le cadre du programme de logement sans but lucratif privé.
ATTENDU QUE, en conformité avec les normes de ce dernier programme, une convention d’exploitation est intervenue entre la « Coopérative » et la Société d’habitation du Québec, close en date du , laquelle convention d’exploitation dispose, entre autres, que la « Coopérative » ne peut confier, par contrat ou autrement, la gestion d'une partie ou de la totalité de l’immeuble, appelé « ensemble » aux termes de ce dernier document, qu’après avoir obtenu préalablement l’accord écrit de la Société d’habitation du Québec sauf s'il s'agit uniquement de la tenue de livres :
ATTENDU QUE le « Gestionnaire », tel que plus spécifiquement précisé à l'Annexe «A», consent à agir comme gérant de l’immeuble appartenant à la « Coopérative », considérant, ce qui est reconnu par cette dernière, qu’il détient la compétence pour ce faire et que, en outre, il est parfaitement au fait du contenu de la convention d’exploitation précitée;
ATTENDU QUE, conditionnellement à l’approbation de la Société d’habitation du Québec, la « Coopérative » est désireuse de confier, pour une période transitoire, l’administration de son immeuble au « Gestionnaire ».
EN CONSÉQUENCE, LES PARTIES CONVIENNENT DE CE QUI SUIT :
1. DÉFINITION
En vue d'éviter toute confusion quant au choix des termes employés ci-après pour désigner les parties nommées à la comparution et de préciser l'essence même du présent contrat, il faut, aux fins de la présente entente de gestion, donner au mot «Coopérative» le sens du terme «Bénéficiaire» prévu aux articles 1301 et suivants du Code civil du Québec et au mot «Gestionnaire» celui du terme «Administrateur» prévu aux mêmes articles.
2. OBJET DU CONTRAT
Sujet à l’approbation de la Société d’habitation du Québec et conformément aux articles 1301 et suivants du Code civil du Québec, la « Coopérative » confie au « Gestionnaire », qui accepte, le mandat d’agir à titre de gérant avec les pouvoirs d’un administrateur du bien d’autrui chargé de la simple administration à l’égard de l’immeuble appartenant à la
« Coopérative » et des biens et obligations qui en découlent, ainsi que le mandat de pourvoir à la gestion des affaires courantes de cet immeuble. À titre indicatif, et sans limiter la généralité de ce qui précède, une description des tâches du gestionnaire est établie à l’Annexe « A » jointe aux présentes.
Les parties reconnaissent que l'octroi du mandat stipulé au paragraphe précédent vise l'atteinte de l'un des objectifs prévus à la convention d'exploitation précité, voulant que la
« Coopérative » maintienne un mode de gestion de l'immeuble qui favorise la participation des membres-locataires et des locataires, d'où le caractère essentiellement transitoire du présent mandat. Par conséquent, il est entendu entre les parties que le « Gestionnaire » aura, dans l'exécution de ce mandat, principalement pour mission, de mettre en place un processus de gestion clair impliquant les membres de la « Coopérative » et, à cette fin, d'accompagner et de soutenir la « Coopérative » et ses membres en vue, éventuellement, de permettre, et ce, dès que la Société d’habitation du Québec les jugera capable de ce faire, à la « Coopérative » d’assurer son autonomie de fonctionnement et à ses membres d’acquérir les habiletés de gestion nécessaires pour, en définitive et à brève échéance, assumer personnellement les tâches dévolues au « Gestionnaire» par les présentes.
3. DURÉE DU CONTRAT
3.1 La présente entente de gestion prend effet à la date de son approbation par la Société d’habitation du Québec et elle est conclue pour une durée de , à compter de cette date.
3.2. Sous réserve des dispositions prévues à la présente entente de gestion et sujet à l’accord écrit des parties et à l’approbation de la Société d’habitation du Québec, la présente entente de gestion pourra être prolongée pour une autre période, dont les parties et la Société d’habitation du Québec pourront convenir.
4. IMMEUBLE
L’immeuble assujetti au présent contrat se décrit comme suit :
………….. logements pour (clientèle) ……………………………………………………
situés à ……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………...
5. OBLIGATIONS GÉNÉRALES DU « GESTIONNAIRE »
Le « Gestionnaire » doit :
a) agir dans l’exécution de son mandat en conformité avec l’objectif poursuivi et dans l’exécution des tâches énumérées à l’Annexe A avec prudence et diligence, honnêteté et loyauté, dans le meilleur intérêt de la « Coopérative » ;
b) assister aux réunions du conseil d’administration de la « Coopérative », ou, advenant que les membres de la « Coopérative » aient signé une convention d’administration, assister aux assemblées des membres de la « Coopérative »;
c) souscrire auprès d’un assureur et posséder une couverture d’assurance responsabilité d’au moins $ pour l’exécution de la présente entente de gestion; (Le montant devra être déterminé avec l’assureur en fonction de l’importance de la « Coopérative » et la couverture devra également couvrir les cas de fraudes et de fautes intentionnelles)
d) respecter les obligations, engagements et objectifs inscrits à la convention d’exploitation liant la « Coopérative » et la Société d’habitation du Québec, ainsi que les directives, les guides de gestion et les règlements applicables;
e) signaler à la « Coopérative » tout événement susceptible d’influencer les décisions du conseil d’administration ou de l’assemblée des membres;
f) rendre compte de sa gestion à la « Coopérative » et au conseiller en gestion à l’emploi de la Société d’habitation du Québec, désigné par cette dernière pour assurer le suivi du dossier de la « Coopérative », au moins une (1) fois l’an. À cette fin, remettre à ces derniers tout document requis.
6. OBLIGATIONS GÉNÉRALES DE LA « COOPÉRATIVE »
6.1 À la date de l’entrée en vigueur de la présente entente de gestion, la « Coopérative » doit fournir au « Gestionnaire » les documents suivants :
□ une copie de son acte constitutif;
□ une copie de ses règlements;
□ une copie de sa politique de paiement de loyer;
□ une copie de tous les documents relatifs à son immeuble (actes hypothécaires, assurances, etc...) et une copie de toute convention ou entente en vigueur et contractée auprès de la Société d’habitation du Québec ou de tout autre organisme, société ou personne morale ou physique;
□ la liste des locataires et les baux en vigueur durant l’exercice financier en cours et pour toute la durée de la présente entente de gestion;
□ la liste de ses membres et un état de compte des parts sociales;
□ une copie des procès-verbaux de toutes les assemblées générales de la
« Coopérative » et de toutes les réunions du conseil d’administration ou assemblée des membres tenues avant l’entrée en vigueur de la présente entente de gestion;
□ une copie de son budget d’exploitation pour l’exercice financier en cours, tel qu’approuvé par la Société d’habitation du Québec;
□ une copie des derniers états financiers vérifiés;
□ une copie de tous autres documents financiers et/ou administratifs (politique, règlement, résolution, contrat, ou procédure) pouvant être nécessaire à l’exécution de la tâche du « Gestionnaire ».
6.2 La « Coopérative » doit :
a) signaler au « Gestionnaire » toute modification à ces documents et lui fournir tout nouveau document;
b) informer ses membres et ses locataires du rôle et des fonctions du « Gestionnaire», dès l’entrée en vigueur de la présente entente de gestion;
c) collaborer activement à la réalisation de la tâche du « Gestionnaire ».
7. PROCÉDURES DEVANT LES TRIBUNAUX
Dans le cas de toutes instances judiciaires, et plus spécialement mais non limitativement dans le cas de procédures devant la Régie du logement, la « Coopérative » devra, en autant que le « Gestionnaire » ait dû intervenir, rembourser à ce dernier les frais encourus et, notamment, s’il y a : les frais de huissier, frais de recherches, d’assistance et de soutien, frais d’introduction de la demande, frais d’exécution du jugement, frais juridiques, etc.
8. PERSONNEL REQUIS ET FRAIS AFFÉRENTS
8.1 Le « Gestionnaire » est seul responsable de la rémunération du personnel affecté à l’exécution des tâches découlant de la présente entente de gestion et de celles énumérées à l’Annexe A.
8.2 Les dépenses raisonnables encourues dans l’exercice de ses fonctions par le
« Gestionnaire » et qui ne sont pas visées par une quelconque disposition de la présente entente de gestion sont, à la condition d’avoir été acceptées par le conseiller en gestion à l’emploi de la Société d’habitation du Québec, remboursées mensuellement par la
« Coopérative ».
9. TRAVAUX D’ENTRETIEN, DE RÉPARATION ET D’AMÉLIORATION
Le « Gestionnaire » s’engage, à la condition qu’ils soient nécessaires à la conservation de l’immeuble et au maintien de l’usage auquel il est destiné, à faire exécuter, pour et au nom de la « Coopérative » les travaux énumérés au budget attribué par la Société d'habitation du Québec et ce, en fonction de l'échéancier prévu.
10. SIGNATURE DES DOCUMENTS CONTRACTUELS ET EFFETS BANCAIRES
Dans l'éventualité où l'Annexe «A» prévoit de telles responsabilités:
10.1 Les documents contractuels, ententes, conventions, baux, rapports, déclarations et effets bancaires ne devront être signés par la « Coopérative » qu’après analyse et sur recommandation de la part du « Gestionnaire ».
10.2 Sujet à ce qui précède, les documents contractuels de toutes sortes seront alors signés par deux (2) représentants désignés par la « Coopérative » en tant que partie à ces documents, à l’exception des effets bancaires qui, eux, seront également signés par deux
(2) représentants désignés par la « Coopérative » avec, en plus, un (1) représentant désigné par le « Gestionnaire ».
11. VÉRIFICATION COMPTABLE
La « Coopérative » choisit le vérificateur comptable, habilité à préparer et produire ses états financiers, et acquitte seul les frais et honoraires de ce dernier. Toutefois, le
« Gestionnaire » est responsable, sur demande et condition qu’ils les aient en sa possession, d’acheminer à ce vérificateur tous les documents requis à la production des états financiers de la « Coopérative».
12. SINISTRE
12.1 Dans le cas de la constatation de tout sinistre de quelque nature que ce soit, majeur ou autre, survenant sur et dans l’immeuble de la « Coopérative », tel que ci-dessus décrit, chaque partie s’engage à en aviser l’autre sans délai et à transmettre un avis écrit le dénonçant à la Société d’habitation du Québec.
12.2 Toutefois, dans le cas d’un sinistre majeur (incendie, inondation, poursuite en responsabilité civile, etc.) requérant un apport de travail et une intervention exceptionnels de la part du « Gestionnaire », ce dernier aura droit à des honoraires supplémentaires à être négociés entre les parties et à être inscrits à une entente distincte de la présente entente de gestion, dont le contenu devra également être approuvée par la Société d’habitation du Québec.
13. RENOUVELLEMENT DU CONTRAT
13.1 Trente (30) jours avant la fin de la présente entente de gestion, chaque partie est responsable de signifier à l’autre son intention de la renouveler ou non. Ainsi, à défaut par l’une ou l’autre partie de ce faire ou à défaut par les parties de s’entendre sur les modalités de tel renouvellement pendant ce délai de trente (30) jours, la présente entente de gestion devra être considérée comme ayant pris fin à l’expiration de ce délai.
13.2 Toutefois, tout renouvellement, avec ou sans modification, de la présente entente de gestion devra recevoir l’approbation écrite de la Société d’habitation du Québec et tel renouvellement ne prendra effet qu’à compter de la date de telle approbation.
14. MODIFICATION DU CONTRAT
En cours d’application, aucune modification ne pourra être apportée à la présente entente de gestion, à moins d’avoir été constatée au moyen d’un document écrit, signé par les parties et approuvé par la Société d’habitation du Québec.
15. DÉFAUT DU « GESTIONNAIRE »
15.1 Le « Gestionnaire » est en défaut lorsqu’il manque à une ou plusieurs des obligations qui lui incombent en vertu de la présente entente de gestion et que tel défaut lui est dénoncé par l’envoi d’un avis écrit de la part de la « Coopérative », avec copie à la Société d’habitation du Québec, lui enjoignant d’y remédier dans un délai imparti.
15.2 En pareil cas, faute par le « Gestionnaire » de remédier à ce défaut dans le délai fixé, lequel ne devra jamais être moindre de trente (30) jours sauf dans des circonstances exceptionnelles, la « Coopérative » peut alors, conformément à l’article 1360 du Code civil du Québec, unilatéralement mettre fin à la présente entente de gestion par l’envoi d’un avis écrit, dont copie devra être transmise à la Société d’habitation du Québec.
16. DEFAUT DE LA « COOPÉRATIVE »
16.1 La « Coopérative » est en défaut lorsqu’elle manque à une ou plusieurs des obligations qui lui incombent en vertu de la présente entente de gestion ou encore lorsqu’elle nuit ou empêche le « Gestionnaire » d’exécuter sa tâche.
16.2 En cas de défaut de la « Coopérative », le « Gestionnaire » doit lui envoyer un avis écrit, avec copie à la Société d’habitation du Québec, l’informant des corrections à être apportées et dans quel délai telles corrections devront être apportées. À défaut par la
« Coopérative » de s’exécuter dans le délai fixé, le « Gestionnaire » peut, s’il constate alors qu’il devient impossible pour lui de réaliser sa tâche, mettre, conformément à l’article 1357 du Code civil du Québec, unilatéralement fin à la présente entente de gestion par l’envoi d’un avis écrit à la « Coopérative », dont copie devra également être transmise à la Société d’habitation du Québec.
17. CESSATION DU CONTRAT
La présente entente de gestion prendra automatiquement fin à l’arrivée de l’une ou l’autre des causes prévues aux articles 1355 et 1356 du Code civil du Québec.
Nonobstant toute autre disposition à l’effet contraire, le présent contrat est automatiquement résilié dès la survenance de l’un des événements suivants :
◆ le « Gestionnaire » fait faillite;
◆ le « Gestionnaire » est reconnu coupable d’un acte criminel;
◆ le « Gestionnaire » devient insolvable ou fait une proposition ou une cession de ses biens en vertu de la Loi sur la faillite ou en vertu de toute autre loi sur l’insolvabilité en vigueur;
◆ la « Coopérative » cesse ses opérations;
Dans ce dernier cas, le « Gestionnaire » est tenu d’effectuer toutes les tâches requises afin d’éviter que la « Coopérative » ne subisse une perte ou un préjudice.
18. HONORAIRES DU « GESTIONNAIRE »
18.1 En considération de l’exécution de son mandat et des tâches en découlant, le
« Gestionnaire » a droit à des honoraires totalisant une somme de
dollars ( $), taxes en sus, et ce, pour la durée de la présente entente de gestion, cette somme étant payable par la « Coopérative » au « Gestionnaire », le dernier jour de chaque mois, au moyen de ( ) versements mensuels, égaux et consécutifs de
( $).
18.2 Par ailleurs, toute tâche, qui n’est pas prévue à la présente entente de gestion ou à l’Annexe A et qui est exécutée par le « Gestionnaire » à la demande de la « Coopérative », est facturée sur une base horaire et/ou à forfait et/ou à pourcentage, le tout à être négocié au moment opportun entre les parties et, par la suite, approuvé par la Société d’habitation du Québec.
19. COMMUNICATIONS ÉCRITES OU ORALES ENTRE LES PARTIES
19.1 Les parties conviennent d'utiliser les coordonnées suivantes pour s’acheminer mutuellement, par l’intermédiaire des personnes nommées, et avec copies à la Société d’habitation du Québec le cas échéant, les avis, demandes, consentements et toute autre forme de communication pouvant être donnée en vertu des présentes:
◆ pour « la Coopérative » :
« Adresse
Numéro de télécopieur Courriel »
À l’attention de « nom de la personne »
◆ pour le « Gestionnaire » :
« Adresse
Numéro de télécopieur Courriel »
À l’attention de « nom de la personne »
ou à toute autre personne ou adresse désignée par une partie au moyen d’un avis écrit.
19.2 Les copies de tous avis, demandes, consentements ou autres documents devant être transmises à la Société d’habitation du Québec devront être adressées au conseiller en gestion désigné par cette dernière.
20. INTERPRÉTATION ET INCLUSION
20.1 Le mot « immeuble » employé ci-dessus désigne le ou les immeuble(s) décrits aux présentes.
20.2 Les annexes contenues doivent être considérées comme en faisant partie intégrante.
21. SIGNATURES
En foi de quoi, les parties, ayant lu et accepté la présente entente de gestion, la signent en trois (3) exemplaires, à , ce è jour de 20 .
«LA COOPÉRATIVE »
Par :
Nom et titre en lettres moulées
Signature:
« LE «GESTIONNAIRE» »
Par :
Nom et titre en lettres moulées
Signature:
APPROBATION PAR LA SOCIÉTÉ D’HABITATION DU QUÉBEC
Je soussigné, Société d’habitation du Québec, organisme public constitué en vertu de la Loi sur la Société d'habitation du Québec (L.R.Q., c. S-8), dont le siège est au 1054, rue Louis-Xxxxxxxxx-Xxxxxxxxxx, Édifice Marie-Guyart, Aile Saint-Xxxxxx, 0x xxxxx, Xxxxx xx Xxxxxx, Xxxxxxxx xx Xxxxxx, X0X 0X0, ici représentée par se déclarant dûment autorisé aux fins des présentes en vertu du Règlement sur la délégation de pouvoirs et de signature de certains documents de la Société d'habitation du Québec (décret numéro 1505-97, du 26 novembre 1997, publié dans la Gazette Officielle du Québec, partie 2, le 10 décembre 1997, page 7502), déclare et reconnais :
a) avoir pris lecture de l’entente de gestion apparaissant ci-dessus, conclue et signée entre la « Coopérative » et le « Gestionnaire » y nommés;
b) y consentir à toutes fins que de droit et y formuler mon approbation en conformité avec les exigences de la convention d’exploitation mentionnée ci-dessus.
En foi de quoi, j’ai signé, chacun des exemplaires des présentes, à
, ce è jour de
20 .
Par :
Nom en lettres moulées (titre)
Signature:
P.J. Copie du Guide de gestion de la Société d’habitation du Québec applicable, le cas échéant.
EDG 2007-10
ANNEXE A
1. Administration
Préparer avec le président, l'ordre du jour de l'assemblée générale et des réunions du conseil d'administration.
Agir à titre de secrétaire et/ou présider l'assemblée générale et des réunions du conseil d'administration et rédiger les procès verbaux.
Proposer l'adoption ou des améliorations aux:
- Règlement de régie interne;
- Règlements locaux sur l'attribution des logements;
- Règlement d'immeuble;
- Politiques.
Négocier ou demander des soumissions pour la signature ou le renouvellement des contrats (assurances, déneigement, entretien des systèmes, etc.).
Exécuter les décisions prises en assemblée générale ou par le conseil d'administration.
Fournir au conseil d'administration les informations et rapports demandés de façon expresse ainsi que les rapports de gestion à produire à chaque réunion du conseil d'administration:
- Situation budgétaire et financière;
- Comptes payés (entériner) et comptes à payer;
- Rapports de location et mouvements des locataires.
Soumettre au conseil d'administration le budget annuel, les révisions budgétaires, le rapport annuel, les contrats, la liste d'admissibilité des demandes de logement et/ou autre document nécessitant son approbation.
Soutenir et assister la coopérative dans son organisation interne et ses démarches auprès des différents organismes externes.
Superviser l'exécution des tâches au niveau de la comptabilité, la location des logements et l'entretien et réparation de l'immeuble.
Recevoir la correspondance, assurer une réponse appropriée, effectuer le classement et l'archivage.
En cas de sinistre, effectuer les interventions urgentes pour la sécurité des locataires et la protection de l'immeuble.
Autres à préciser……………………….
2. Attribution des logements
Recevoir les demandes de logement.
Vérifier l'admissibilité des demandes et effectuer le calcul de la pondération de la façon prévue au Règlement sur l'attribution des logements à loyer modique.
Soumettre au comité de sélection des locataires les demandes de logements.
Attribuer les logements selon la liste d'admissibilité approuvée par le conseil d'administration et de la façon prévue au Règlement sur l'attribution des logements à loyer modique.
Faire visiter le logement, signer le premier bail et remettre les clefs.
3. Location des logements
Préparer et expédier les avis de modification et de renouvellement des baux selon le Règlement sur la location des logements à loyer modique.
Effectuer le calcul des baux et des renouvellements de la façon prévue au Règlement sur la location des logements à loyer modique et aviser les locataires des résultats du calcul.
Percevoir les loyers et effectuer les démarches auprès des locataires retardataires (téléphones, lettres, etc.).
Recevoir les plaintes et effectuer des démarches auprès des locataires faisant l'objet de plaintes s'il y a lieu.
Rassembler les pièces justificatives en vue de l'inscription des demandes à la Régie du logement par un représentant autorisé.
Exécuter les décisions de la Régie du logement (recouvrement, etc.).
Maintenir le registre des loyers et produire les rapports mensuels à l'intention du conseil d'administration et du rapport annuel à l'intention de la Société d'habitation du Québec.
4. Budget
Rassembler les informations pertinentes et préparer les demandes budgétaires.
Expliciter les demandes budgétaires au conseil d'administration.
Expédier les demandes budgétaires à la Société d'habitation du Québec après leur adoption par le conseil d'administration.
5. Comptabilité
Encaisser les loyers et autres chèques.
Faire mensuellement la conciliation des loyers et percevoir les chèques sans provision (nsf).
Vérifier les factures et préparer les chèques et les expédier après signature.
Classer les factures.
Faire mensuellement la conciliation bancaire.
Tenir la comptabilité à jour en effectuant mensuellement les:
- Entrées à la «caisse-recette»;
- Entrées à la «caisse-déboursé»;
- Écritures de régularisation;
- Entrées au grand livre.
Effectuer le suivi et le contrôle budgétaire.
Faire le suivi des réserves de remplacement.
Faire la gestion de l'encaisse et des liquidités, formuler des recommandations au niveau de la gestion des placements et gérer les placements selon les résolutions du conseil d'administration.
Produire les enregistrements, déclarations, remises, demandes et tout autre document à l'intention des différents paliers gouvernementaux (déductions à la source, T4, TPS, TVQ, etc.).
Préparer les rapports concernant la situation budgétaire et financière à présenter régulièrement au conseil d'administration.
Préparer les documents à remettre au vérificateur en vue de la confection des états financiers annuels et répondre à toute demande de renseignement nécessaire.
6. Entretien et réparation de l'immeuble
Gérer les clefs de l'immeuble (passe-partout, logements, etc.).
Superviser les travaux de conciergerie, d'entretien régulier, d'entretien préventif et de réparations mineures.
Recevoir les demandes de réparations.
Inspecter annuellement l'immeuble et les logements.
Recommander les petits travaux et les gros travaux à effectuer par ordre de priorité ainsi qu'un mode de réalisation.
Préparer un devis descriptif pour la réalisation des petits travaux, demander des soumissions s'il y a lieu et en surveiller l'exécution.
S'assurer de la préparation des plans et devis pour la réalisation des gros travaux, demandes des soumissions et s'assurer de la surveillance des travaux.
Tenir à jour l'inventaire des équipements de conciergerie, d'entretien et de réparations.
7. Vie associative
Organiser les réunions et comités.
Encourager et soutenir la participation des membres aux différentes tâches, activités et rencontres.
Proposer des mesures pertinentes à la résolution de conflits au sein de la coopérative.
Autres à préciser…………………………………..