Contract

MARS ET MERCURE EUROPE STATUTS
Les soussignés
le Cercle Royal "Mars et Mercure" Belgique, dont le siège est établi à : Quartier Reine Xxxxxxxxx – Bloc Météo, Rue d’Evere, 1, X-0000 Xxxxxxxxx ici représenté par le Président national, M Xxxx Xx Xxxx
le Cercle "Mars et Mercure" France, dont le siège est établi à : Xxx Xxxxxxxx, 0, X-00000 Xxxxxxxxxx ici représenté par le Président national, M Xxxxxx Xxxxxx
le Cercle "Mars und Merkur" Deutschland, dont le siège établi à : x.xx Gmbh, Xxxxxxxxxxxxxxxx, 00, XXX 00, X-00000 Xxxxxx ici représenté par le Président Général honoraire, X Xxxx-Xxxxxx Xxxxxx
le Cercle "Mars en Mercurius" Pays-Bas, dont le siège est établi à : Xxxxxxxxxx 00 XX – 5103 GK Dongen ici représenté par le Président national Xxxxxx Xxxxxxx
le Cercle "Mars og Merkur" Denmark, dont le siège est établi à : Xxxxxxxxxxx, Xxxxxxxxx, XX-0000 Xxxxxxxxxx ici représenté par le Vice-Président Général de Mars et Mercure Europe, M Xxxx Xxxxxx
le Cercle "Mars et Mercure" Suisse, dont le siège est établi à : x/x X Xxxxxx Xxxxxxx, Xxxxx xxx Xxxxxx, 00, XX-0000 Xxxxxxxxx ici représenté par le responsable information et media, M Xxxxxxx Xxxxxxx
le Cercle "Mars I Merkury" Pologne, dont le siège est établi à : 10 Xxxxxxxx Xxxxxx, 00, XX-00-000 Xxxxxx ici représenté par le Président national du Cercle Royal "Mars et Mercure" Belgique, M Xxxx Xx Xxxx
le Cercle "Mars et Mercure" Grand-Duché de Luxembourg, dont le siège est établi à : 16, An Hauwenpaerchen, L- 3486 Dudelange ici représenté par le Président Général honoraire, M Xxxxxx Xxxxxxx
MARS AND MERCURY EUROPE STATUTES
The undersigned
the Royal Circle "Mars et Mercure" Belgium, headquartered at : Quartier Reine Xxxxxxxxx – Bloc Météo, 0, xxx x’Xxxxx, X-0000 Xxxxxxxx represented by the national President, Xx Xxxx Xx Xxxx
the Circle "Mars et Mercure" France, headquartered at : Xxx Xxxxxxxx, 0, X-00000 Xxxxxxxxxx represented by the national President, Xx Xxxxxx Xxxxxx
the Circle "Mars und Merkur" Germany, headquartered at : x.xx Gmbh, Xxxxxxxxxxxxxxxx, 00 / XXX 00, X-00000 Xxxxxx represented by the honorary General President, Xx Xxxx-Xxxxxx Xxxxxx
the Circle "Mars en Mercurius" The Netherlands, headquartered at : Xxxxxxxxxx 00 XX – 5103 GK Dongen represented by the national President Xxxxxx Xxxxxxx
the Circle "Mars og Merkur" Denmark, headquartered at : Generalstok, Kastellet – DK 2100 Copenhagen represented by the General Vice-President of Mars and Mercury Europe, Xx Xxxx Xxxxxx
the Circle "Mars et Mercure’’ Switzerland, headquartered at : x/x Xx Xxxxxx Xxxxxxx, Xxxxx xxx Xxxxxx, 00, XX-0000 Xxxxxxxxx represented by the responsible information and media, Xx Xxxxxxx Xxxxxxx
the Circle "Mars I Merkury" Poland, headquartered at : 10 Xxxxxxxx Xxxxxx, 00, XX-00-000 Xxxxxx, represented by the national President of the Royal Circle "Mars et Mercure" Belgium, Xx Xxxx Xx Xxxx
the Circle "Mars et Mercure" Grand-Duchy of Luxembourg, headquartered at : 16, An Hauwenpaerchen, L 3486 Dudelange represented by the honorary General President, Xx Xxxxxx Xxxxxxx

le Cercle "Marzo x Xxxxxxxx" Espagne en transition, ici représenté par le Secrétaire Général de Xxxx et Mercure Europe, M Xxxxxxxx Xxxxxx, représentant en transition
M Xxxxxx Xxxxxx en sa qualité de Président Général de Mars et Mercure Europe
déclarent par les présentes reconduire, pour une période illimitée, une Commission de Coordination entre leurs Cercles nationaux respectifs, dont ils ont arrêté les règles de fonctionnement comme suit :
Article 1 : Dénomination "MARS ET MERCURE - EUROPE" Commission de Coordination Inter-Nations, dénommée ’’Commission’’ ci-après.
Article 2 : Siège Le siège officiel de la Commission est établi à l’adresse du Cercle Royal Mars et Mercure Belgique au Quartier Reine Xxxxxxxxx - Bloc Météo, Xxx x’Xxxxx,0, X-0000 Xxxxx, Xxxxxxxx. Le siège administratif est établi par principe à l’adresse du Secrétaire général, actuellement : M Xxxxxxxx Xxxxxx, Xxxxxxxxxxxxxxxxx, 00, X-0000 Xxxxx, Xxxxxxxx
Article 3 : Objet et organisation 3.1. Objet La Commission a pour objet :
• de favoriser l'établissement de liens d'étroite coopération entre les Cercles nationaux et les Cercles associés en vue d'étudier toute question commune, d’en dégager des solutions et moyens susceptibles d’accroître l'efficacité de leur action et de contribuer au développement de l'activité professionnelle de leurs membres sur le plan international en se fondant sur les valeurs morales et les liens amicaux en vigueur dans les forces armées, notamment au sein des pays constituant l’OTAN, l’UE et des pays partenaires alliés ;
• d'examiner toute question de services mutuels à offrir entre Cercles nationaux et Cercles associés, en procédant notamment à des échanges d’expériences réalisés et en créant un fichier central européen d’un maximum de ses membres, donnant permission, facilitant ainsi les échanges entre membres ;
the Circle "Marzo x Xxxxxxxx" Spain, in transition, represented by the Secretary General of Mars and Mercury Europe, Xx Xxxxxxxx Xxxxxx, representative in transition
Xx Xxxxxx Xxxxxx, in his quality of General President of Mars and Mercury Europe,
declare hereby that they reconduct, for an unlimited period of time, a Co-ordination Commission between their respective national Circles, for which they constituted the following rules of operation :
Article 1 : Denomination "MARS AND MERCURY - EUROPE" Inter-Nations Co- ordination Commission, hereinafter referred to as the ‘’Commission’’.
Article 2 : Headquarters The headquarters of the Commission are established at the address of the Royal Circle Mars et Mercure Belgium at Quartier Reine Xxxxxxxxx – Bloc Météo, Xxx x’Xxxxx, 0, X-0000 Xxxxx, Belgium. The administrative headquarters are established in principal at the address of the Secretary General, at present : Xx Xxxxxxxx Xxxxxx, Xxxxxxxxxxxxxxxxx 00. X- 0000 Xxxxx, Xxxxxxx
Article 3 : Purpose and organisation 3.1 Purpose The purpose of the Commission is :
• to promote close co-operation bonds between the national Mars and Mercury Circles and the associated Circles in order to study any common question and find solutions and means increasing the efficiency of their actions, and in order to contribute to the development of the professional activities of their members on the international level, based on the moral values and friendly bonds prevailing in the armed forces in particular of the countries constituting NATO, EU and allied partner countries ;
• to examine any question of mutual services to be offered between national Circles and associated Circles, in particular by exchanging experiences and creating a central European data base of a maximum of its members, giving permission, thus facilitating exchanges between members ;

• de réaliser, de manière générale, des contacts de réflexion entre les Cercles nationaux et les Cercles associés et de favoriser l’extension de l'idée Mars et Mercure sur le plan international ;
• de veiller, dans le cadre des statuts et des activités des différents Cercles nationaux et associés, existants ou en gestation, au respect du principe de neutralité politique et confessionnelle et, de manière générale, au maintien des idées de base sur lesquelles a été fondé en 1926 le Cercle Royal Mars et Mercure Belgique ;
• de regrouper des Cercles nationaux appartenant à différents pays d’Europe, conscients de l'esprit européen qui anime leurs membres, d’apporter ainsi une contribution à l'édification d’une Europe commune et de promouvoir toute activité propre à développer le savoir et les capacités de ses membres ;
• de représenter les Cercles nationaux auprès des instances internationales et de développer des activités propres aux organisations internationales non gouvernementales (OING) ;
• de susciter la création de Cercles nationaux dans de nouveaux pays d’Europe ;
• de collaborer avec les Cercles associés dans les différents pays d’Europe dans lesquels il n’existe pas de Cercle national.
3.2. Organisation Les organes de la Commission sont :
• l’Assemblée Générale (AG) ; • le Bureau.
Article 4 : Membres 4.1. Composition La Commission est composée de membres effectifs et associés et de membres d'honneur. Le nombre minimum de membres effectifs est fixé à trois.
Sont membres effectifs :
• les Cercles nationaux fondateurs de Mars et Mercure Europe ; • tout Cercle national dont le gouvernement a ratifié la Convention Européenne des Droits de l'Homme et dont la candidature a été ou est acceptée par l'Assemblée Générale.
• to carry out, in general, reflective contacts between the national Circles and the associated Circles and to promote the extension of the spirit of Mars and Mercury at the international level ;
• to ensure, within the framework of the statutes and the activities of the various national and associated Circles, existing or in gestation, the respect of the principle of political and confessional neutrality and, in general, that the fundamental ideas which have led to the founding of Mars et Mercure Belgique in 1926 are maintained ;
• to group together national Circles belonging to different European countries, aware of the European spirit which animates their members, thus making a contribution to the building of a common Europe, and to promote any activity suitable for developing knowledge and the capacities of its members ;
• to represent the national Circles in international bodies and to develop activities specific to international non-governmental organizations (INGO) ;
• to encourage the creation of Mars and Mercury Circles in new European countries ;
• to collaborate with the associated Circles of the different European countries where no national Circle exists.
3.2. Organisation The organs of the Commission are :
• the General Assembly (GA) ; • the Board.
Article 4 : Membership 4.1. Composition The Commission is composed of effective, associated and honorary members. The minimum number of effective members is set at three.
Are effective members :
• the national founding Circles of Mars and Mercury Europe ; • any national Circle whose government has ratified the European Convention on Human Rights and whose candidacy has been or is accepted by the General Assembly.

Sont membres associés :
• des cercles, associations ou sociétés d’officiers (ou militaires) de pays européens dans lesquels il n’existe pas de Cercle national. Il ne peut y avoir qu’un seul membre associé par pays ; • tout cercle, association ou société d’officiers (ou militaire) de pays européens qui ont ratifié la Convention Européenne des Droits de l’Homme et dont la candidature a été ou est acceptée par l’Assemblée Générale.
Peuvent devenir membres d'honneur :
• des personnalités, personnes physiques ou morales, agrées en cette qualité par l'Assemblée Générale.
4.2. Qualité de membre La qualité de membre se perd par démission ou exclusion.
4.3. Démission et exclusion Les membres effectifs ou associés et les membres d'honneur sont libres de se retirer de la Commission à la fin d’un exercice en adressant par écrit six mois avant la l’Assemblée Générale suivante leur démission au Bureau. Les cotisations non échues restent dues.
Est réputé démissionnaire le membre effectif ou associé qui ne paie pas la cotisation qui lui incombe malgré les rappels adressés par le Trésorier général.
L'exclusion d’un membre ne peut être prononcée que par l'Assemblée Générale à la majorité des membres présents.
Les membres effectifs ou associés ayant démissionné ou étant exclus perdent le droit de se référencer comme un Cercle Mars et Mercure ou un membre associé.
Le membre démissionnaire ou exclu et les ayants-droit d’un membre démissionnaire ou exclu n'ont aucun droit à faire valoir sur l'avoir social.
4.4. Cotisation Chaque membre effectif ou associé paie une cotisation annuelle fixée annuellement par l'Assemblée Générale. La cotisation en vigueur est documentée dans le Règlement d’Ordre Intérieur. Elle est réglée par le Cercle national ou le membre associé. La cotisation des membres associés peut être réduite.
Are associated members :
• circles, associations or societies of officers (or military) of European countries where no national circle does exist. There can only be one associate member per country ; • any circle, association or society of officers (or military) from European countries which have ratified the European Convention on Human Rights and whose candidacy has been or is accepted by the General Assembly.
Are entitled to be honorary members :
• personalities, whether individual or legal entities, accepted as such by the General Assembly.
4.2. Membership Membership is lost by resignation or exclusion.
4.3. Resignation and exclusion Effective or associate members and honorary members are free to withdraw from the Commission at the end of a financial year by submitting in writing six months before the following General Assembly their resignation to the Board. Membership fees not yet due remain due.
The effective or associate member who does not pay the membership fee due despite the reminders sent by the General Treasurer is deemed to have resigned.
The exclusion of a member can only be pronounced by the General Assembly by a majority of the present members.
Effective or associate members who have resigned or have been excluded lose the right to refer to themselves as a Mars and Mercury Circle or an associate member.
The resigning or excluded member and the beneficiaries of a resigned or excluded member have no right to assert on the assets of the Commission.
4.4. Membership fee Every effective or associate member is due to pay the yearly membership fee fixed by the General Assembly . The membership fee in force is documented in the Standing Orders. It is due by the national Circle or the associate member. The membership fee of an associate member may be reduced.

La cotisation maximale est de 250 euros au titre de cotisation de base, et de 10 euros au maximum par membre des Cercles nationaux enregistré le dernier jour de l’an précédent.
Article 5 : Assemblée Générale 5.1. Composition L'Assemblée Générale est composée de tous les membres effectifs ainsi que des Présidents généraux honoraires et des membres associés. Les Présidents généraux honoraires et les Membres associés n'y participent qu'avec une voix consultative.
Chaque Cercle ou membre associé est représenté par son Président national ou le mandataire de celui-ci. Ce représentant peut être assisté de conseillers. Le Président général fixe le maximum de conseillers admis par Cercle ou membre associé dans la convocation de l’Assemblée Générale.
L'Assemblée Générale est présidée par le Président général.
5.2. Pouvoirs L'Assemblée Générale est responsable de la gestion de la Commission. Elle peut déléguer une partie de ses pouvoirs au Bureau.
Les attributions de l'Assemblée Générale comportent notamment le droit de :
• modifier les statuts et de prononcer la dissolution de la Commission ;
• nommer et révoquer les membres du Bureau ;
• approuver annuellement les budgets et les comptes, de donner décharge au Bureau et de voter le budget de l’exercice à venir ;
• approuver l’entrée d’un Membre associé ;
• approuver la proposition de nouveaux membres d'honneur ;
• exclure un membre ;
• exercer tous les autres pouvoirs (ou tout autre pouvoir) dérivant de la loi et des statuts.
The maximum membership fee is 250 euros for the basic membership fee, and a maximum of 10 euros per member of the national Circles registered on the last day of the previous year.
Article 5 : General Assembly 5.1. Composition The General Assembly is made up of all effective members as well as honorary General Presidents and the associate members. The honorary General Presidents and the associate members participate however only in an advisory capacity.
Each Circle or associate member is represented by its national President or his representative, who may be assisted by advisers. The General President sets the maximum number of advisers admitted by Circle or associate member in the convocation of the General Assembly.
The General President of the Commission presides the General Assembly.
5.2. Powers The General Assembly is responsible for the management of the Commission. It may delegate part of its powers to the Board.
The powers of the General Assembly include in particular the right to :
• modify the statutes and pronounce the dissolution of the Commission ;
• appoint and dismiss the members of the Board ;
• approve budgets and accounts annually, discharge the Board and vote on the budget for the coming year ;
• approve the membership of an associate member ;
• approve the proposal for new honorary members ;
• exclude a member ;
• exercise all other powers (or any other power) deriving from the law and the statutes.

5.3. Convocation - Représentation L'Assemblée Générale se réunit en principe au moins une fois par an en Belgique, de préférence à l'occasion de la Journée Nationale organisée par le Cercle Royal Mars et Mercure Belgique. Une rotation du lieu de réunion est cependant souhaitée entre les pays membres de Mars et Mercure Europe.
Les membres effectifs et associés sont convoqués par le Président général.
Les convocations se font par message électronique, lettre ou circulaire envoyés un mois au moins avant l'Assemblée Générale et indiquant l'ordre du jour.
Tout Cercle pourra se faire représenter par un autre Cercle ou par un Président général honoraire, porteur d’une procuration générale ou spéciale précisant les points à discuter à l’ordre du jour.
Si les circonstances ne permettent pas d’organiser une réunion, l’Assemblée Générale pourra se tenir exceptionnellement par les moyens d’une vidéo télé conférence.
5.4. Quorum des présences - Délibération - Vote Chaque membre effectif et les membres du Bureau disposent d’une voix à l'Assemblée Générale éventuellement additionné d’un seul pouvoir.
Les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés.
Toutefois, l’Assemblée Générale ne peut valablement délibérer sur les modifications des statuts, ni prononcer la dissolution de la Commission qu’à une majorité des deux tiers des membres effectifs et à condition que les deux tiers au moins des membres soient présents ou représentés.
En cas d’égalité des voix, celle du Président général est prépondérante.
5.5. Procès-verbaux - Publication Les décisions de l'Assemblée Générale sont consignées dans un registre de procès-verbaux signé par le Président général et un des membres du Bureau. Ce registre est conservé au siège de la Commission que tout membre peut consulter au siège.
Ces décisions sont portées à la connaissance des membres par courrier, lettre ou message électronique. 5.3. Notice – Representation. The General Assembly meets at least once a year in principle in Belgium, preferably on the occasion of the annual National Day organized by the Belgian Royal Circle. A rotation of the meeting place is however desired between the member countries of Mars and Mercure Europe.
The effective and associated members will be convoked by the General President.
Notice is made by electronic message, letter or circular sent at least one month before the General Assembly and indicating the agenda.
Any Circle may be represented by another Circle or by an honorary General President, owner of a general or special power of attorney specifying the points to be discussed on the agenda.
If the circumstances do not allow to organize a meeting, the General Assembly may exceptionally be held by means of a video teleconference.
5.4 Quorum of attendance – Deliberation – Vote Each effective member has one vote at the General Assembly, eventually one additional by power of attorney.
Decisions are taken by a majority of the members present or represented.
However, the General Assembly cannot validly deliberate on changes to the statutes, nor pronounce the dissolution of the Commission, except by a two-thirds majority of the effective members and provided that at least two-thirds of the members are present or represented.
In the event of equality of votes, that of the President General is decisive.
5.5. Minutes – Publications The decisions of the General Assembly are recorded in a register of minutes signed by the General President and one of the members of the Board. This register is kept at the headquarters of the Commission where it may be consulted by any member.
These decisions are brought to the attention of the members by mail, letter or electronic message.

Article 6 : Bureau 6.1. Composition - Nomination La Commission est administrée par un Bureau composé de quatre membres au minimum :
• le Président général ; • le Vice-Président général ; • le Secrétaire général ; • le Trésorier général.
Le Bureau peut se faire assister par un administrateur, responsable des systèmes d’information et de communications.
Les membres du Bureau sont élus pour un mandat de trois ans par l'Assemblée Générale sur présentation des Cercles nationaux. Leurs mandats sont renouvelables et révocables par décision de l’Assemblée Générale prise à la majorité des voix des membres présents ou représentés.
Le Secrétaire général et le Trésorier général devront être membres du Cercle Royal Mars et Mercure Belgique
La Présidence est assurée par rotation successive des Cercles nationaux selon le schéma en annexe. Un pays peut toutefois renoncer à son tour de Présidence.
Le Vice-Président général, après son mandat accédera en principe à la fonction de Président général. Toutefois, la nation qui détiendra la Présidence pourra déroger à ce principe en nommant un candidat différent à la Présidence. La nation qui détiendra la Présidence par rotation suivante désignera un candidat à la fonction de Vice-Président général.
6.2. Délibérations Les décisions du Bureau sont prises à la majorité des membres présents ou représentés.
En cas d’égalité des voix, celle du Président général est prépondérante.
6.3. Pouvoirs Dans le cadre de gestion déterminée par l'Assemblée Générale, le Bureau assure l'administration de la Commission.
Ses membres sont habilités à représenter la Commission, y compris en justice, ou à donner collégialement délégation à cet effet. Article 6 : The Board 6.1. Composition – Nomination The Commission is administered by a Board composed of at least four members :
• the General President ; • the General Vice-President ; • the Secretary General ; • the General Treasurer.
The Board may be assisted by an administrator responsible of the information and communications systems.
The members of the Board are elected for a three-year term by the General Assembly upon presentation of the national Circles. Their mandates are renewable and revocable by decision of the General Assembly taken by a majority of the votes of the members present or represented.
The General Secretary and the General Treasurer shall be members of the Royal Circle Mars and Mercury, Belgium.
The Presidency is ensured by a successive rotation of the national Circles according to the diagram in annex. A country may however decline its turn of the Presidency.
The General Vice-President, after his mandate, shall in principle assume the function of General President. However, the nation holding the Presidency may derogate from this principle by nominating a different candidate for the Presidency. The nation holding the Presidency by the next rotation shall nominate a candidate for the function of General Vice-President.
6.2. Deliberations The decisions of the Board are taken by a majority of the members present or represented.
In the event of equality of votes, that of the General President is decisive.
6.3. Powers The Board administers the Commission within the management frame determined by the General Assembly.
Its members are empowered to represent the Commission, including in court, or to delegate collegially its power.

Il se réunit aussi souvent que l'intérêt de la Commission l’exige et soumet à l’Assemblée Générale toute proposition qu’il juge utile à l'intérêt de la Commission.
6.4. Responsabilité Les membres du Bureau ne contractent, en raison de leur fonction, aucune obligation personnelle et ne sont responsables que de l'exécution de leur mandat. Celui- ci est exercé à titre gratuit.
Les frais liés à la fonction peuvent être remboursés sur présentation de pièces justificatives originales et pour autant que les moyens financiers de la Commission le permettent.
Article 7 : Règlement d’Ordre Intérieur Un Règlement d’Ordre Intérieur pourra être présenté par le Bureau à l’Assemblée Générale. Des modifications à ce Règlement pourront être apportées par l'Assemblée Générale statuant à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés.
Article 8 : Exercice social L'exercice social commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année.
Article 9 : Dissolution En cas de dissolution de la Commission, l’Assemblée Générale désignera le ou les liquidateurs, déterminera leurs pouvoirs et indiquera l’affectation à donner à l’actif net de l’avoir social.
Cette affectation devra obligatoirement être faite en faveur d’une œuvre de bienfaisance ou d'une association, fondation ou société ayant un objet similaire à celui de la présente Commission.
Article 10 : Langue Les langues de travail de la Commission sont le français et l'anglais. En cas de doute concernant l'interprétation des présents statuts, la version française fait foi.
Fait à Maastricht en trois exemplaires, le 21 octobre 2022
The Board shall meet as often as the interests of the Commission so require and submits to the General Assembly any proposal it deems useful in the interests of the Commission.
6.4 Liability The members of the Board shall not contract, by reason of their function, any personal obligation and are only responsible for the execution of their mandate. This mandate is exercised free of charge.
Expenses related to the function may be reimbursed on presentation of original supporting documents and provided that the financial means of the Commission allow it.
Article 7 : Standing Orders The Board may present Standing Orders to the General Assembly. Modifications to these Standing Orders Rules may be decided by the General Assembly at a two-thirds majority of the members present or represented.
Article 8 : Financial Year The financial year begins on the 1st of January and ends on the 31st of December of each year.
Article 9 : Dissolution In the event of the dissolution of the Commission, the General Assembly will appoint the liquidator (s), determine their powers and indicate the allocation to be given to the net assets.
This allocation must be made in favour of a charitable organization or an association, foundation or company having a purpose similar to that of this Commission.
Article 10 : Language The working languages of the Commission are French and English. In the event of doubt concerning the interpretation of these statutes, the French version prevails.
Made in Maastricht in three copies, 21st of October 2022.

ANNEXE
Ordre de rotation de la Présidence (selon l’état des Cercles nationaux en octobre 2021)


ANNEX
Order of rotation of the Presidency (state of the national Circles in October 2021)