Conditions générales d’achat UPS
Conditions générales d’achat UPS
1. Validité
Les conditions d’achat ci-dessous s’appliquent exclusivement à toutes les commandes de produits et de services de United Parcel Service France SAS (« UPS ») situé 00 xxx Xxxxxxxxx, 00000 Xxxxx, Xxxxxx.
Toute condition du fournisseur en dérogation aux présentes conditions est formellement réfutée. L’acceptation inconditionnelle de livraisons et de services ou leur paiement n’équivaut pas à l’approbation des conditions du fournisseur. En cas de contradictions entre les termes de la commande ou des documents y attachés et les présentes conditions d’achat, priorité sera donnée aux termes de la commande ainsi qu’aux documents attachés.
2. Spécification/Réclamation
Le fournisseur garantit que les produits sont conformes aux spécifications d’UPS, sont de bonne qualité et adaptés aux buts indiqués par UPS. Il garantit d’autre part qu’ils sont libres de défauts de construction, de matériel ou de production. En outre, le fournisseur garantit que ses produits ainsi que les matières qu’ils contiennent sont conformes aux réglementations légales. UPS se réserve le droit de modifier la spécification d’un produit à tout moment après la commande, sans indication du motif, moyennant un préavis de trente (30) jours, à condition que ces modifications soient raisonnables. Dans le cas de modifications substantielles, les parties concernées s'efforceront de parvenir à un règlement amiable. À défaut de quoi, les parties pourront se départir du contrat. Tous les produits doivent être emballés soigneusement par le fournisseur dans le respect des consignes d’emballage d’UPS. UPS soumettra à un contrôle tous les produits entrants visant tout défaut extérieur ainsi que toute déviation reconnaissable au niveau du contenu et du poids, tout en restant dans les normes de la pratique de l’industrie. Les défauts visibles uniquement après le traitement ou la mise en marche du produit peuvent faire l’objet d’une réclamation immédiate. Le fournisseur renonce ainsi à objecter du dépôt tardif de la réclamation pour défauts.
3. Prix
Tous les prix sont fixes et comprennent toutes les charges, les frais supplémentaires ainsi que le transport et la livraison. Pour les marchandises pour lesquelles un transport séparé a été convenu, le fournisseur s’engage à transmettre le coût directement à UPS sans y ajouter des frais supplémentaires. Le fournisseur accepte que les prix restent applicables durant le délai indiqué dans la spécification du produit et pour une durée minimum de douze (12) mois à partir de la première commande.
Tout crédit ouvert en faveur d’UPS suivant cet accord sera soit déduit de la prochaine facture avec mention du numéro de note de crédit, soit remboursé directement à UPS dans un délai de trente (30) jours à compter de la création de la note de crédit.
UPS n’est pas soumis à l’obligation de paiement d’une quelconque facture reçue trois (3) mois après la livraison. Le fournisseur s’engage à fournir des pièces de rechange à des prix raisonnables pour une durée de douze (12) mois après l’arrêt de la production. Toute modification des prix est soumise à l’accord écrit d’UPS.
4. Compensation/Droit de rétention
Le fournisseur ne pourra déduire une compensation ou exercer un droit de rétention que pour des créances résultant de l’accord qui sont incontestables ou en vertu d’un jugement exécutoire.
5. Commande/Retrait
La commande est effectuée par « Purchase Order » ou
« PO » (bon de commande) envoyé par fax, e-mail, « UPS Letter » ou XXX. Les commandes d’achat envoyées par fax ou par e-mail sont considérées « reçues » par le fournisseur suivant la date et l’heure de leur émission. Pour les envois par « UPS Letter », la commande est considérée comme « reçue » à partir du moment de la livraison. Au cas où le fournisseur ne valide pas une commande dans un délai de deux semaines, UPS peut révoquer ladite commande.
6. Livraison
La livraison des commandes est effectuée par envoi UPS
« Standard » ou par toute société de livraison agréée par UPS. Toute livraison doit être envoyée à l’adresse indiquée, dans la mesure du possible avec des matériaux d’emballage écologiques. Le fournisseur indiquera le numéro du bon de commande (PO) lors de toute communication écrite. Les livraisons partielles de produits ou de services ne sont pas autorisées, à moins qu’elles n’aient été convenues expressément par écrit par UPS. Les livraisons partielles seront, dans ce cas, marquées comme telles. L’entreposage de produits sur le site d’UPS ne peut se faire qu’aux emplacements autorisés. Lorsque nécessaire, le fournisseur doit produire ou inclure tous les documents de transport nécessaires et ce pour chaque livraison (certificat de la douane, certificat de provenance/d’origine etc.).
7. Délai de livraison/Pénalités contractuelles
Tout délai de livraison ou de fourniture de service est contraignant.
Le non-respect de ce dernier donne le droit à UPS de résilier le contrat, sans préavis ou nouveau délai, et donnera lieu à des dommages et intérêts et au droit de revendiquer le paiement d’une pénalité contractuelle. Cette pénalité peut, selon si le délai est exprimé en jours, semaines ou mois, être facturée à hauteur de 0,5% par jour/semaine/mois de retard avec un plafond de 5% du montant du contrat. Si un jour fixe de livraison a été déterminé, le calcul se fera en semaines. La réception et l’acceptation d’une livraison tardive ne révoquent pas le droit à la compensation.
8. Aptitude-EDI/ Facturation électronique
Le fournisseur acceptera le paiement par transfert électronique de fonds, tel que la « Automated Clearing House” (ACH) ou toute autre méthode déterminée par UPS. Le fournisseur soumettra toutes les factures par le biais du Logiciel Coupa fourni par Coupa Software, Inc. ou d'un autre système désigné par UPS pour l'approvisionnement et le paiement. En acceptant les Conditions Générales de Coupa, vous autorisez Coupa à créer des factures en votre nom sur la base des données de facturation fournies par votre société. Par la suite, vous acceptez explicitement de vous abstenir de créer et d'envoyer vos propres factures pour ces transactions en dehors de la plateforme Coupa Pay ou de joindre toute image de facture légale en matière de TVA à la transaction Coupa car cela n'est pas autorisé par la loi. Dès réception de l'invitation d'UPS à rejoindre le portail des fournisseurs, le fournisseur accepte de configurer son profil de fournisseur et de s'inscrire au programme de facturation électronique ou d'ACH d'UPS (Coupa ou autre) dans les quinze (15) jours.
9. Conditions de paiement
UPS s’engage à régler toutes les factures conformes et incontestables dans un délai de quarante-cinq (45) jours suivant la réception sauf indication contraire dans la spécification du produit. Pour les règlements dans un délai de quatorze (14) jours, une remise de 3% est accordée à UPS. Ces délais ne sont comptés qu’à partir du jour de réception de la marchandise.
10. Responsabilité des vices
Le fournisseur doit veiller à ce que la marchandise ou les services soient libres de défauts matériels ou légaux. Le délai de réclamation en cas de défaut expire 24 mois après la mise en marche d’un produit ou l’utilisation d’un service. UPS peut exiger la rectification voire la livraison de pièces de rechange sans frais supplémentaires. Dans l’éventualité où le fournisseur ne serait pas disposé ou ne devrait pas être en mesure de rectifier les vices dans un délai permettant d’éviter des dommages supplémentaires, UPS se réserve le droit de les rectifier ou d’engager une partie tierce à cette fin et de demander une compensation pour les frais et les services supplémentaires en résultant. Il y a lieu, si les vices n’ont pas été supprimés durant les délais indiqués, de réduire le prix d’achat, de résilier le contrat d’achat ou encore de demander un dédommagement. Le droit de dédommagement peut être cédé à d’autres sociétés faisant partie du groupe UPS.
11. Rétractation/Annulation
UPS peut à tout moment annuler une commande par voie écrite à condition que celle-ci n’ait pas déjà été livrée physiquement. D’autre part, UPS décline toute responsabilité envers le fournisseur en cas de perte, dommage ou frais d’aucune sorte résultant de l’annulation d’une commande. Pour les produits expressément fabriqués pour UPS, tous les frais supplémentaires engagés jusqu’au moment de l’annulation devront être remboursés.
12. Dossier et documentation
Le fournisseur est tenu de conserver toute la documentation, notamment toutes les factures et preuves de paiement des factures, durant la période légale applicable. Ces dossiers seront mis, sur requête, à la disposition d’UPS.
13. Déclaration et documentation pour commerce international
Lors de la livraison, le fournisseur s’engage à mettre à disposition les données nécessaires suivantes relatives au commerce international :
- Nomenclature combinée de la marchandise utilisée dans les statistiques du commerce (numéros de code d'importation)
- Pays de provenance
- Marquage et classification de toute marchandise soumise
au contrôle à l’exportation
- Mise à disposition du certificat de provenance ou de la
preuve d’origine
Toute déclaration Intrastat ou déclaration d'échange de biens/DEB doit être créée par le fournisseur dans les délais définis par la loi et envoyée tel que prescrit par la douane. Une copie de cette déclaration doit également être transmise à UPS par e-mail à l’adresse xxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx . Les ordres d’envoi et d’exportation pour les marchandises envoyées dans des pays tiers sur ordre de United Parcel Service France SAS doivent être déclarés au nom et sur ordre d’UPS. Les détails, en particulier le numéro EORI, feront l’objet d’un accord entre UPS et le fournisseur. Le retour des données d’exportation s’effectuera à l’adresse email xxxxxxxxxxxxx@xxx.xxx.
14. Responsabilité
Le transfert des risques aura lieu lors de la livraison à
l’endroit déterminé par UPS.
15. Confidentialité
Le fournisseur s’engage à respecter la confidentialité des données obtenues par UPS et à ne pas donner accès à ces informations à des parties tierces. Toute violation des règles de confidentialité entraînera une amende contractuelle à hauteur de 10 000€.
16. Protection des données
Le Fournisseur s’assurera du respect de l’Annexe UPS sur le traitement des données disponible sur xxxxx://xxx.xxx.xxx/xx/xx/xxxx-xxxxxx/xxxxx- termsconditions/xxxxxxx-xxxx-xxxxxxxxxx.xxxx, que les parties intègrent aux présentes par référence.
Le fournisseur accepte qu’UPS et ses sociétés affiliées soit amenées à traiter certaines données collectées raisonnablement dans le cadre des relations commerciales, comme leurs activités le nécessitent.
17. Notifications
Toute communication doit se faire par voie écrite à l’adresse indiquée dans la spécification du produit et une copie doit être envoyée à : United Parcel Service France SAS attn. Procurement Department
00 xxx Xxxxxxxxx
75012 Paris France
18. Nullité partielle
Dans le cas où l’une des dispositions du présent contrat serait déclarée nulle par un tribunal compétent, les dispositions restantes resteraient en effet.
19. Publicité
Le fournisseur déclare qu’il ne fera pas usage du nom ou du logo UPS ni du nom d’une société appartenant au groupe UPS à des fins publicitaires sans avoir obtenu l’accord préalable écrit d’UPS.
20. Cession
Le fournisseur n’est pas en droit de transférer toute ou partie de l’exécution du présent contrat à des tiers. Il peut toutefois faire usage de sous-traitants. Le fournisseur est dans ce cas tenu, sur requête, d’indiquer le nom de ces derniers à UPS. Il ne peut par ailleurs pas transférer ses prétentions contractuelles à l’encontre d’UPS à des tiers ou les faire valoir par ces derniers.
UPS peut librement transférer ses droits ou déléguer ses obligations contractuelles à des partenaires sans devoir obtenir l’accord du fournisseur.
21. Accès aux locaux UPS
Tous les règlements et instructions en matière de sécurité au travail, de protection de l’environnement, d’accès et d’obligation d’identification en vigueur sur les sites d’activité d’UPS devront être suivis par le fournisseur lors de toute prestation effectuée sur l’un desdits sites. Le fournisseur est par ailleurs tenu de s’informer des mesures existantes qui s’appliquent aux visiteurs externes.
22. Droits de l’homme
Le fournisseur confirme ne pas employer d’enfant et s’assurera que ses livreurs, sous-traitants ou fabricants n’emploient pas d’enfant. UPS se réserve le droit d’effectuer des contrôles inopinés dans les locaux du fournisseur, dans les locaux en rapport avec la réalisation du contrat, ainsi que d'effectuer les contrôles requis dans la comptabilité et dossiers afin d’assurer le respect de présent article. UPS soutient soutient de manière générale les principes du Pacte Mondial des Nations Unies concernent les droits de l’homme et encourage ses partenaires commerciaux à faire de même.
23. Responsabilité sociale / Code of Business Conduct
Le fournisseur reconnaît et se conforme règles du Code du Conduite Commerciale d'UPS (Code of Business Conduct), qui peut être consulté à l’adresse xxxxx://xxxxx.xxx.xxx/xx/xx/xxx-xxxxxxx/xxxxxxxxxx.xxxx.
Une version française peut être mise à disposition sur demande.
24. Respect de règlements légaux
Le fournisseur confirme que tous les déchets résultant de l’exécution de cet accord avec UPS seront recyclés, entreposés ou éliminés conformément aux règlements de la gestion des déchets et qu’il se chargera des frais en résultant.
25. Loi applicable
Le présent accord est soumis au droit français à l’exception de lois appliquées par les accords des Nations-Unies sur les contrats de l’achat de marchandises de 1980 (1980 Vienna Convention on the international Sale of Goods) ou d’autres accords sur l’achat international de marchandises. Tout litige relatif à la validité, l'interprétation ou l'exécution des présentes conditions générales sera porté devant les tribunaux de Paris, seuls compétents pour en connaître.
UPSLeg.07.2023