Comité économique et social européen
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Comité économique et social européen
Annexe à la Décision N° 510/09A
FR
CODE DE BONNE CONDUITE ADMINISTRATIVE
Article 1
Dispositions générales
1. Dans ses relations avec le public, le personnel du Comité économique et social européen (ci-après dénommé également "le Comité", ou "l'Institution") respecte les principes énoncés dans le présent Code de bonne conduite administrative, ci-après dénommé "le Code".
2. Toute référence dans le présent Code à une personne de sexe masculin s'entend également comme faite à une personne de sexe féminin et vice versa.
Article 2
Champ d'application personnel
1. Le Code s'applique à tous les fonctionnaires et autres agents soumis au statut des fonctionnaires et au régime applicable aux autres agents, dans leurs relations avec le public. Le terme fonctionnaire s'applique ci-après aux fonctionnaires et aux autres agents.
2. L'Institution et ses services prennent les mesures nécessaires pour veiller à ce que les dispositions inscrites dans ce Code s'appliquent également aux autres personnes travaillant pour elle, comme celles travaillant sous des contrats de droit privé, les experts détachés des fonctions publiques nationales et les stagiaires.
3. On entend par public les personnes physiques ou morales, ayant ou non leur résidence ou leur siège statutaire dans un Etat membre de l'Union européenne.
Article 3
Champ d'application matériel
1. Le Code contient les principes généraux de bonne conduite administrative qui s'appliquent à toutes les relations des fonctionnaires de l'institution avec le public, à moins que celles-ci ne soient régies par des dispositions spécifiques.
2. Les principes énoncés dans le Code ne s'appliquent pas aux relations entre l'institution et ses fonctionnaires. Celles-ci sont régies par le Statut des fonctionnaires.
Article 4
Légitimité
Le fonctionnaire agit conformément au droit et applique les règles et procédures inscrites dans la législation communautaire. Il veille notamment à ce que les décisions affectant les droits ou les intérêts des personnes aient une base juridique et à ce que leur contenu soit conforme au droit.
Article 5
Absence de discrimination
1. Dans le traitement des demandes émanant du public et dans la prise de décisions, le fonctionnaire veille à ce que le principe d'égalité de traitement soit respecté.
2. En cas d'inégalité de traitement, le fonctionnaire veille à ce qu'elle soit justifiée par les caractéristiques objectives pertinentes de l'affaire traitée.
3. Le fonctionnaire évite notamment toute discrimination injustifiée entre les membres du public qui serait fondée sur la nationalité, le sexe, la race, la couleur, les origines ethniques ou sociales, les caractéristiques génétiques, la langue, la religion ou les convictions, les opinions politiques ou toute autre opinion, l'appartenance à une minorité nationale, la fortune, la naissance, un handicap, l'âge ou l'orientation sexuelle.
Article 6
Proportionnalité
1. Lors de la prise de décisions, le fonctionnaire veille à ce que les mesures prises soient proportionnelles à l'objectif poursuivi. Il évite notamment de restreindre les droits des citoyens ou de leur imposer des contraintes lorsque ces restrictions ou ces contraintes sont disproportionnées par rapport à l'objectif de l'action engagée.
2. Lors de la prise de décisions, le fonctionnaire garantit un juste équilibre entre les intérêts des personnes privées et l'intérêt général.
Article 7
Absence d'abus de pouvoirs
Les pouvoirs ne sont exercés que pour les buts pour lesquels ils ont été conférés par les dispositions pertinentes. Le fonctionnaire évite notamment d'user de ces pouvoirs à des fins qui n'ont pas de base juridique ou qui ne sont pas motivées par un intérêt public.
Article 8
Impartialité et indépendance
1. Le fonctionnaire est impartial et indépendant dans l'exercice de ses fonctions. Il s'abstient de toute action arbitraire qui lèse les membres du public ainsi que de tout traitement préférentiel.
2. La conduite du fonctionnaire n'est jamais guidée par des intérêts personnels, familiaux ou nationaux ou par des pressions politiques. Le fonctionnaire ne prend pas part à une décision dans laquelle lui, ou un de ses proches, a des intérêts financiers.
Article 9
Objectivité
Lors de la prise de décisions, le fonctionnaire tient compte des facteurs pertinents et les pondère comme il se doit dans la décision, en excluant tout élément non pertinent.
Article 10
Confiance légitime, cohérence et conseil
1. Le fonctionnaire est cohérent dans sa conduite administrative ainsi qu'avec l'action administrative de l'institution. Il se conforme aux pratiques administratives habituelles de l'institution, pour autant qu'il n'existe pas de motifs valables et légitimes lui permettant de s'écarter de ces pratiques dans un cas spécifique. Ces motifs sont enregistrés par écrit.
2. Il répond aux attentes légitimes que les membres du public peuvent raisonnablement avoir à la lumière du comportement antérieur de l'institution.
3. Au besoin, le fonctionnaire conseille le public sur la manière dont doit être introduite une affaire qui relève de son domaine de compétence ainsi que sur la procédure à suivre pendant le traitement de l'affaire.
Article 11
Équité
Le fonctionnaire agit avec impartialité et de manière équitable et raisonnable.
Article 12
Courtoisie
1. Le fonctionnaire est consciencieux, correct, courtois et abordable dans ses relations avec le public. Dans ses réponses à la correspondance, aux appels téléphoniques et aux courriers électroniques, le fonctionnaire s'efforce d'être aussi serviable que possible et il répond de manière aussi complète et exacte que possible aux questions posées.
2. Si la question ne relève pas de sa compétence, le fonctionnaire oriente le citoyen vers le fonctionnaire compétent.
3. Il présente des excuses en cas d'erreur portant préjudice aux droits ou intérêts d'un membre du public, s'efforce de corriger les incidences négatives de son erreur de la façon la plus opportune et informe l'intéressé de toutes voies de recours conformément à l'article 19 du présent Code.
Article 13
Réponse aux lettres dans la langue du citoyen
Le fonctionnaire veille à ce que chaque citoyen de l'Union ou membre du public qui écrit à l'institution dans l'une des langues du traité reçoive une réponse dans la même langue. Dans la mesure du possible, la présente disposition s'applique également aux personnes morales, telles que les associations (ONG) et les entreprises.
Article 14
Accusé de réception et indication du fonctionnaire responsable
1. Toute lettre ou requête adressée à l'Institution fait l'objet d'un accusé de réception dans un délai de deux semaines sauf si une réponse substantielle peut être envoyée endéans cette période.
2. La réponse ou l'accusé de réception indique le nom et le numéro de téléphone du fonctionnaire qui traite le dossier ainsi que le service auquel il appartient.
3. L'envoi d'un accusé de réception et d'une réponse n'est pas nécessaire lorsque les lettres ou les requêtes sont en nombre excessif ou lorsqu'elles revêtent un caractère répétitif ou inapproprié.
Article 15
Obligation de transmission vers le service compétent de l'institution
1. Si une lettre ou une requête destinée à l'Institution est adressée ou transmise à une direction ou une unité non compétente pour en traiter, ses services veillent à ce que le dossier soit transmis sans délai vers le service compétent de l'Institution.
2. L'unité qui reçoit initialement la lettre ou la requête informe l'auteur de cette transmission et indique le nom et le numéro de téléphone du fonctionnaire auquel le dossier a été confié.
3. Le fonctionnaire informe le citoyen ou l'association des erreurs ou omissions qui pourraient s'être glissées dans les documents en leur donnant la possibilité d'apporter les corrections nécessaires.
Article 16
Droit d'être entendu et de faire des observations
1. Dans les cas où les droits ou les intérêts de citoyens sont en jeu, le fonctionnaire veille à ce que les droits de défense soient respectés à chaque étape de la procédure de prise de décision.
2. Dans les cas où une décision affectant ses droits ou ses intérêts doit être prise, tout membre du public a le droit de soumettre des observations écrites, et si nécessaire, de présenter des observations orales avant que la décision ne soit adoptée.
Article 17
Délai raisonnable pour la prise de décision
1. Le fonctionnaire veille avec diligence à ce qu'une décision relative à chaque demande ou plainte adressée à l'institution soit prise dans un délai raisonnable, et en tout cas au plus tard deux mois après la date de réception.
2. Si, en raison de la complexité des questions soulevées, l'institution ne peut pas statuer dans le délai susmentionné, le fonctionnaire en informe l'auteur le plus tôt possible. Dans ce cas, l'auteur doit se voir notifier une décision définitive dans le délai le plus bref possible.
Article 18
Obligation de motiver les décisions
1. Toute décision de l'Institution susceptible de porter atteinte aux droits ou aux intérêts d'une personne privée doit indiquer les raisons sur lesquelles elle se fonde en précisant les faits pertinents et la base juridique de la décision.
2. Le fonctionnaire évite de prendre des décisions qui reposent sur des motifs brefs ou imprécis ou qui ne contiennent pas de raisonnement individuel.
3. S'il est impossible, en raison du grand nombre de personnes concernées par des décisions similaires, de communiquer de manière détaillée les motifs de la décision et lorsque des réponses standard sont ainsi apportées, le fonctionnaire veille à ce qu'une réponse motivée et individuelle soit adressée ultérieurement au citoyen qui en fait expressément la demande.
Article 19
Indication des voies de recours
1. Une décision de l'Institution pouvant porter atteinte aux droits ou aux intérêts d'une personne privée doit contenir une indication des voies de recours existant en vue d'attaquer cette décision. Elle doit notamment indiquer la nature des recours, les organes qui peuvent être saisis ainsi que les délais applicables à l'introduction des recours.
2. Les décisions doivent notamment se référer à la possibilité d'engager un recours juridictionnel et de transmettre des plaintes auprès du Médiateur dans les conditions spécifiées respectivement aux articles 230 et 195 du traité instituant la Communauté européenne.
Article 20
Notification de la décision
1. Le fonctionnaire veille à ce que les décisions affectant les droits ou intérêts des citoyens soient notifiées par écrit à la personne ou aux personnes concernées, dès que la décision a été prise.
2. Le fonctionnaire s'abstient de communiquer la décision à d'autres sources aussi longtemps que la ou les personne(s) concernée(s) n'a/n'ont pas été informée(s).
Article 21
Protection des données
1. Le fonctionnaire qui traite les données personnelles d'un citoyen respecte la vie privée et l'intégrité de la personne, conformément aux dispositions du règlement (CE) n° 45/2001 du Parlement européen et du Conseil, du 18 décembre 2000, relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données1.
2. Le fonctionnaire évite notamment de traiter des données personnelles à des fins non légitimes ou de les transmettre à des tiers non autorisés.
Article 22
Demandes de renseignements
1. Lorsqu'il est compétent pour l'affaire en cause, le fonctionnaire fournit des renseignements aux membres du public qui le demandent. Le cas échéant, il donne des conseils sur la façon d'engager une procédure administrative dans son domaine de compétence. Il veille à ce que les renseignements communiqués soient clairs et compréhensibles.
2. Si une demande orale de renseignements s'avère complexe à traiter, le fonctionnaire invite la personne concernée à formuler sa demande par écrit.
3. Si, pour des raisons de confidentialité, un fonctionnaire ne peut pas divulguer les renseignements demandés, il indique, conformément au point 18 du présent Code, à la personne concernée les raisons pour lesquelles il ne peut pas communiquer les renseignements.
4. En présence de demandes de renseignements sur des questions pour lesquelles il n'est pas compétent, le fonctionnaire oriente le demandeur vers la personne compétente et indique le nom et le numéro de téléphone de celle-ci. En présence de demandes de renseignements concernant une autre institution ou un autre organe communautaire, le fonctionnaire oriente le demandeur vers cette institution ou cet organe.
5. En fonction de l'objet de la demande, le fonctionnaire oriente la personne à la recherche de renseignements vers le service de l'Institution compétent pour la transmission d'information au public.
Article 23
Demande d'accès public aux documents
1. Le fonctionnaire traite les demandes d'accès aux documents conformément aux règles arrêtées par l'Institution et aux principes et limites généraux énoncés dans le règlement (CE) n° 1049/20012.
2. Si le fonctionnaire ne peut donner suite à une demande orale d'accès à des documents, il demande au citoyen de formuler sa demande par écrit.
Article 24
Tenue d'un registre
L'administration du Comité tient un registre du courrier "entrée" et "sortie" des documents qui lui sont adressées et des mesures prises
Article 25
Information du public sur le Code
L'Institution prend les mesures opérantes pour informer le public des droits qui sont les siens en vertu du présent Code. Si cela est possible, elle en met le texte à disposition sous forme électronique sur la page d'accueil de son site Internet.
Article 26
Droit de se plaindre au Médiateur européen
Tout manquement d'une institution ou d'un fonctionnaire à se conformer aux principes énoncés dans le présent Code peut faire l'objet d'une plainte auprès du Médiateur européen conformément à l'article 195 du traité instituant la Communauté européenne et au Statut du Médiateur européen3.
Article 27
Réexamen
Après deux ans de mise en œuvre du Code, le Comité examine comment il l'a appliqué et il informe le Médiateur européen des conclusions de cet examen.
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1 JO L 8/1 12.1.2001.
2 JO L 145/43 31.5.2001.
3
Décision du Parlement européen concernant le
statut et les conditions générales d'exercice des fonctions du
Médiateur,
JO L 113 du 4.5.1994, p. 15
R/CESE 1087/2009 rév. pt 7 a) annexe 2 cm …/…