TITRE I. DEFINITION DE LA DESTINATION ET DES UTILISATEURS
REGLEMENT INTERIEUR VALANT CONTRAT SALLE CERSILLA
TITRE I. DEFINITION DE LA DESTINATION ET DES UTILISATEURS
Article 1.1 – Objet
Le présent règlement intérieur a pour objet de définir les conditions d’utilisation de xx xxxxx xxxxxxxxxx Xxxxxxxx, xxxxxxxxx xx xx xxxxxxx xx Xxxxxxxx.
Les utilisateurs devront avoir pris connaissance du règlement intérieur et à s’engager à en respecter les clauses avant toute mise à disposition effective.
Article 1.2 – Destination
La salle Cersilla fait l’objet d’attributions temporaires et est principalement affectée à l’usage de réunions, conférences, animations diverses, dès lors que cet usage est compatible avec les règlementations applicables et les capacités techniques de sécurité des locaux et des équipements.
Il est rappelé qu’il n’existe pas de droit à bénéficier d’une salle municipale. Le Maire peut refuser ou retirer une autorisation d’usage de la salle compte tenu :
- Des nécessités de l’administration des propriétés communales
- Du fonctionnement des services
- Du maintien de l’ordre public
- Du non-respect par l’occupant des dispositions du présent règlement
Article 1.3 – Les utilisateurs
L’utilisation de la salle Cersilla est proposée aux services de la commune, aux associations communales régies par la loi du 1er juillet 1901 déclarées et légalement constituées, à l’école, aux particuliers domiciliés sur la commune de Cerelles, aux autorités (comme la gendarmerie), aux pompiers, aux formations réalisées par la Communauté de communes Gâtine et Choisilles, aux partis politiques.
Les services de la commune demeurent prioritaires pour son utilisation.
TITRE II. PROCEDURES DE RESERVATION
Article 2.1- Procédure de réservations
La gestion des réservations est réalisée par l’accueil de la mairie de Cerelles.
L’accueil peut informer par téléphone les usagers sur la disponibilité de la salle Cersilla et peut le cas échéant réaliser une pré-réservation de salle.
Toutefois, pour être définitive, la demande doit être confirmée par écrit au moins 10 jours francs avant la date d’occupation.
La demande écrite de réservation doit être réalisée sur le formulaire adéquat disponible à l’accueil de la mairie de Cerelles.
Ce formulaire peut également être transmis par courrier électronique par les services communaux. Toute demande de réservation de la salle Cercillia doit mentionner :
- L’intitulé de l’association ou de l’organisme
- L’identité, la qualité et les coordonnées du demandeur
- L’objet de l’activité envisagée
- Les dates et horaires d’occupation demandés
- Le nombre de personnes attendues au regard de la capacité de l’équipement sollicité
- Les aménagements et équipements susceptibles d’y être installés
Article 2.2- Occupations récurrentes
La salle Cersilla est accordée de façon récurrente dans le respect du présent règlement aux associations communales qui en font la demande au début de l’année scolaire à l’accueil de la mairie. Cette planification est faite en fonction des emplois du temps des écoles et des associations.
En cas de litiges ou de désaccords, si aucun compromis acceptable entre les utilisateurs n’est trouvé, la décision de la mairie fera autorité.
En cas d’occupation occasionnelle, en dehors de leurs activités régulières, les associations sont tenues de procéder à la réservation de la salle au même titre que n’importe quel usager.
Article 2.3- Annulation d’attribution
En cas d’annulation, l’attributaire doit en informer par téléphone ou par courrier électronique ou postal, l’accueil de la mairie de Cerelles, au moins 5 jours francs à l’avance. A défaut, l’attributaire restera débiteur de la redevance.
Si la commune vient à annuler la mise à disposition pour un motif d’intérêt général ou en cas de force majeure, la commune ne lui devra aucune indemnité à titre de dédommagement.
TITRE III. CONDITIONS DE MISE A DISPOSITION
Article 3.1-Fixation des tarifs
La salle Cersilla est attribuée en contrepartie d’une redevance fixée par délibération du Conseil municipal.
La gratuité est accordée aux groupements à but non lucratif tels que les associations, l’école et les services de la commune.
Le paiement de la redevance doit être effectué au plus tard la veille du jour de la mise à disposition.
Article 3.2-Caution
La caution est obligatoire aussi bien dans le cas des mises à disposition à titre gratuit qu’à titre payant.
Pour le cas des associations utilisatrices régulières de la salle municipale, ces dernières déposeront un chèque de caution annuel à l’accueil de la mairie. Le montant de la caution est au même titre que les tarifs fixé par délibération du Conseil municipal. Ce chèque sera restitué en fin de saison ou encaissé en tant que de besoin pour couvrir les frais de dégâts ou détériorations éventuels occasionnés aux locaux loués.
Article 3.3- Assurance
L’occupant s’engage à couvrir les conséquences pécuniaires de sa responsabilité civile susceptible d’être engagée du fait de ses activités, notamment, par la possession ou l’exploitation de ses équipements propres et de sa présence dans les locaux mis à sa disposition dans tous les cas où elle serait recherchée :
- A la suite de tous dommages corporels, matériels ou immatériels, consécutifs ou non aux précédents, causés aux tiers et aux personnes se trouvant dans les locaux
- A la suite de tous dommages, y compris les actes de vandalisme causés aux biens confiés, aux bâtiments, aux installations générales et à tous biens mis à disposition appartenant à la commune.
A ce titre, il devra fournir une copie de son attestation de responsabilité civile.
Article 3.4- Le contrat de location
La réservation n’est effective que lorsque le contrat de location est signé par le locataire et le maire ou un adjoint au maire, ayant délégation de signature et lorsque le versement du chèque de caution et du chèque de location ont été versés.
Le contrat de location rappelle le règlement intérieur de la location de la salle.
Le locataire est le signataire du contrat. Il est le seul interlocuteur de la commune et il engage son entière et personnelle responsabilité lors de l’occupation, par la signature du contrat.
Le contrat doit être retourné à la mairie un mois avant la date de l’occupation et accompagné du chèque de caution, du chèque de location et de la copie de l’attestation de responsabilité civile du locataire.
Article 3.5-Etat des lieux
La location est soumise à un état des lieux au moment de l’entrée dans les lieux et à un état des lieux de sortie à la restitution des clefs. Cet état des lieux est effectué par l’agent municipal chargé de cette fonction ou par un représentant de la commune et par le locataire, personne ayant pris la responsabilité de la location.
Lors de l’état des lieux, un inventaire est effectué : l’état des matériels prêtés est vérifié. Tout matériel abîmé ou détérioré est facturé après la location en fonction du tarif pris par délibération du Conseil municipal.
Les lieux et les matériels loués sont réputés propres et en bon état, sauf observation portée dans l’état des lieux d’entrée.
Les locaux devront être restitués rangés et remis dans leur état de propreté initial. Ils devront être rangés, balayés et nettoyés au moyen d’une serpillière ou d’un balai lavant, y compris les toilettes.
Dans le cas où la salle serait rendue dans un état de salissure nécessitant l’intervention d’une entreprise de nettoyage, le coût de cette intervention sera intégralement facturé au titulaire de l’autorisation d’occupation.
Les produits et le matériel d’entretien (éponges, chiffons, produits, torchons…) sont fournis par le locataire.
Article 3.6- Remise des clés
La remise des clés se fera, pour les manifestations devant se dérouler un weekend, au plus tôt le vendredi précédant l’évènement et au plus tard, au moment de l’état des lieux d’entrée.
Article 3.7-Durée de la location
La durée de la location s’entend :
- Pour l’option une journée : de 10h le samedi ou le dimanche matin à l’heure fixée pour l’état des lieux le surlendemain (avant 10h).
- Pour l’option deux journées : de 10h le samedi à l’heure fixée pour l’état des lieux le sur- surlendemain.
Article 3.8- Restitution des clés
Les clés seront rendues au moment de l’état des lieux de sortie, au plus tard le lendemain du jour de la location.
En cas de non-restitution des clés, le chèque de caution sera débité et des pénalités de retard de 7,50 € seront facturées au locataire retardataire.
TITRE IV. USAGE DES EQUIPEMENTS
Article 4.1- Accès et horaires
La salle Cersilla est mise à disposition selon les créneaux horaires suivants : du samedi 10h au lundi 8h.
Le locataire devra se conformer aux dates et heures d’utilisation fixées dans son contrat de location et en particulier, celle de l’heure la plus tardive d’utilisation de la salle le jour de l’évènement.
Le locataire devra fournir à l’accueil de la mairie de Cerelles ses coordonnées téléphoniques afin d’être joignable pendant toute la durée de l’occupation.
L’usage de l’équipement municipal est accordé au demandeur. Il est interdit de réserver la salle pour le compte d’une tierce personne ou de sous-louer la salle qui a été prêtée.
Article 4.2- Conditions d’utilisation
Sécurité des biens et des personnes
Il est formellement interdit :
- D’accueillir un public supérieur au nombre légal autorisé à savoir : 80 personnes en configuration
« assise » et 140 personnes en configuration « debout »
- De réaliser des aménagements ou d’installer des équipements complémentaires à ceux de la salle qui n’auraient pas été validés par la municipalité
- D’accomplir tout fait ou geste pouvant nuire aux installations, comme notamment utiliser des fils de fer et clous aux murs, utiliser du scotch ou punaise pour accrocher aux murs, installer un décor qui ne soit pas en matériaux ignifugés, …
- De fumer dans tous les lieux fermés et couverts accueillant du public conformément au décret du 16 novembre 2006
- De troubler la tranquillité des riverains notamment par la puissance des amplificateurs, en ouvrant les portes ou par tapage diurne ou nocturne
- D’utiliser de la musique amplifiée après 22h
La commune de Cerelles ne saurait être tenue responsable des éventuels vols subis par le locataire et/ou par le public lors des manifestations organisées.
De la même façon, elle ne saurait être tenue pour responsable des éventuels dommages causés par une utilisation inadéquate de la salle attribuée et/ou du matériel mis à disposition.
Enfin, le locataire s’engage à garantir sa responsabilité par une assurance responsabilité civile pour tout dommage corporel ou matériel pouvant survenir lors de la manifestation. Il en est de même en ce qui concerne les vols et autres dommages dont il peut être victime.
Ventes
Il est interdit de procéder à la vente d’objets ou d’ouvrages dans la salle Cercillia, sauf dérogation spécifique et exceptionnelle à solliciter auprès du Maire de Cerelles.
Moyens logistiques
Le locataire s’engage à respecter les normes de sécurité applicables dans les établissements recevant du public (ERP) notamment au titre de la sécurité incendie.
Il s’engage également à utiliser la salle municipale dans des conditions normales et respectueuses du matériel et du mobilier prêté. Toute dégradation occasionnée sur les biens mobiliers ou immobiliers fera l’objet d’une facturation intégrale de la remise en état au titulaire de l’autorisation d’occupation.
Toute demande de mise à disposition de matériel devra se faire simultanément à la demande d’attribution de xx xxxxx xxxxxx xx x’xxxxxxx xx xx xxxxxx xx Xxxxxxxx. L’accueil indiquera si ce matériel peut être mis à disposition en tout ou partie.
Si le locataire prévoit d’utiliser son propre matériel dans la salle municipale, cette utilisation sera assujettie à une autorisation préalable.
Si le locataire envisage la diffusion d’œuvres musicales, il s’engage alors à se mettre en conformité avec la législation sur les droits d’auteurs et prendre attache auprès de la SACEM pour régler les modalités de cette diffusion.
Enfin, il veillera à ce que l’environnement ne soit pas perturbé par des nuisances liées à une sonorisation excessive, à des comportements individuels ou collectifs bruyants, à des stationnements gênants en particulier devant les issues de secours.
TITRE V. DISPOSITIONS PARTICULIERES
Article 5.5- Non-respect du règlement intérieur
En cas de non-respect dûment constaté des dispositions du présent règlement intérieur, le contrevenant pourra voir prononcer à son encontre des sanctions allant du simple avertissement à la suppression du bénéfice de l’utilisation des locaux pour une durée de trois mois, mesure qui pourra être aggravée en cas de récidive jusqu’à l’exclusion totale pendant un an.
TITRE VI. MODIFICATION DU REGLEMENT INTERIEUR
Article 6.1- Modalités de modification
La commune de Cerelles se réserve le droit de modifier à tout moment et sans préavis le présent règlement intérieur.
Fait à Cerelles, le
Le Locataire, Le Maire,
Xxx XXXXXX
DEMANDE DE RESERVATION DE LA SALLE CERSILLA
Nom de l’organisme :…………………………………………………………………………………………………...
Nom et prénom du demandeur :……………………………………………………………..…….............................
Adresse :…………………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………………………..
.……………………………………………………………………………………………………………………………. Téléphone (portable de préférence) :………………………………………………………………............................ En vue d’organiser l’évènement suivant (précisez) :……………………………………………………………... Nombre de personnes attendues :…………………………………………………………………………………….. Equipements susceptibles d’être installés :…………………………………………………………………………. Date de l’évènement :………………………………………………………………………………….. ……………… Horaires de l’évènement :……………………………………………………………………………............................ Déclare avoir pris connaissance du règlement intérieur de la salle Cersilla et m’engage à le respecter.
Date de la demande : Signature :
Pièces à fournir lors de la réservation :
Le présent contrat complété et signé
L’attestation d’assurance
Le chèque de caution
Le chèque de réservation
CAUTION - 300 €
Chèque n° :……………………………...
Banque :…………………………………
Date :………………………………….....
RESERVATION
(80€ pour une journée / 150€ pour deux journées)
Chèque n° :……………………………...
Banque :…………………………………
Date :………………………………….....
ETAT DES LIEUX – SALLE CERSILLA
Location de la salle du :…………………………………………………………………………………
Nom du locataire :………………………………………………………………………………………
Bon | Moyen | Insuffisant | ||||
Avant | Après | Avant | Après | Avant | Après | |
Entrée | ||||||
Salle | ||||||
Cuisine | ||||||
Sanitaires | ||||||
Etat du matériel | ||||||
A signaler avant la location :………………..........................................................................................
……………………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………………………
A signaler après la location :…………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………………....
……………………………………………………………………………………………………………
Etat des lieux AVANT location
Fait le…………………………………par………………………………………………………………
En présence de…………………………………………………………………………………………..
Signature du représentant Signature du locataire
de la Commune Précédée de la mention « Lu et approuvé »
Etat des lieux APRES location
Fait le…………………………………par………………………………………………………………
En présence de…………………………………………………………………………………………..
Signature du représentant Signature du locataire
de la Commune Précédée de la mention « Lu et approuvé »