CONVENTION DE PRÊTS D’ŒUVRES ET D’OBJETS DU MUSÉE JOSEPH DÉCHELETTE DANS LE CADRE D’EXPOSITIONS TEMPORAIRES
CONVENTION DE PRÊTS D’ŒUVRES ET D’OBJETS DU MUSÉE XXXXXX XXXXXXXXXX
DANS LE CADRE D’EXPOSITIONS TEMPORAIRES
Entre
Le Musée Xxxxxx Xxxxxxxxxx 00 xxx Xxxxxxx Xxxxxx 00000 Xxxxxx
Représenté par sa directrice, Xxxxxxxxx Xxxxxxxx Xx-après dénommé « le prêteur »
D’une part,
Et
Le Conseil départemental de l’Ardèche
Hôtel du Département Quartier Chaumette 07000 Privas
Représenté par Xxxxxxx Xxxxxx, Président Ci-après dénommé « l’emprunteur »
D’autre part,
IL A ÉTÉ CONVENU ET ARRÊTÉ CE QUI SUIT :
Article 1 : Objet de la convention
La présente convention a pour but d’établir, les conditions générales dans lesquelles le prêteur met à disposition de l’emprunteur de manière provisoire des œuvres (pièce inventoriée, document iconographique, livre, archives) dans le cadre d’une exposition temporaire. A savoir, une exposition ouverte au public, sans but lucratif et dans un lieu donné et pour une durée déterminée (de 1 à 10 mois maximum).
Le prêteur prête des objets à des fins d’exposition à des musées et structures publiques, des instituts culturels et scientifiques disposant d’infrastructures d’expositions professionnelles et de personnel qualifié.
Article 2 : Présentation, lieu et durée de l’exposition
Le prêt est consenti pour une exposition dans un lieu déterminé, à des dates et selon des modalités définies.
Nom de l’exposition : L’Egypte au temps d’Alba – Regards croisés sur deux provinces romaines
Dates de présentation : 14 juillet 2024, 31 décembre 2025
Adresse et lieu de l’exposition : MuséAI, musée départemental de l’Ardèche / 00, xxxxx xx
Viviers / 07400 ALBA-LA-ROMAINE
Nom du responsable administratif de « l’emprunteur » : Xxxxxx Xxxxx, directrice du musée
Téléphone et email : 00 00 00 00 00 / xxxxxx.xxxxx@xxxxxxx.xx
2.1 Dates et lieu d’exposition
Le prêt est consenti pour une manifestation et un lieu déterminés. L’emprunteur est tenu d’informer le prêteur de tout changement de date, de lieu ou de condition de présentation des œuvres. Un avenant à la convention de prêt pourra être demandé.
L’itinérance d’une exposition devra faire l’objet d’une convention spécifique pour chaque
lieu d’exposition.
2.2 Mise à disposition des œuvres
Les œuvres prêtées seront mises à disposition de l’emprunteur 15 jours avant le début de l’exposition.
De même, les œuvres doivent être restituées à l’emprunteur dans un délai de 15 jours
suivant la clôture de l’exposition.
2.3 Eventuelle prolongation
En cas de prolongation des dates de présentation, l’emprunteur doit en informer le prêteur qui se prononcera et donnera ou non son accord.
Le cas échéant, l’emprunteur fera alors parvenir un avenant à la convention de prêt initiale.
Article 3 : Modalités du prêt
3.1 Documents nécessaires à l’examen de la demande
La demande de prêt doit être adressée au Directeur de l’établissement prêteur au minimum 3 mois avant la date de début de l’exposition (4 mois pour un prêt à l’étranger). Elle doit comporter une présentation du projet scientifique (synopsis) et un facility report fournissant les garanties de sécurité et de bonnes conditions de présentation des œuvres.
3.2 Critères de décision pour l’examen des demandes
La demande de prêt sera analysée en fonction de la validité scientifique du projet, de la disponibilité des œuvres aux dates demandées, de leur présence ou non dans le parcours permanent du musée, de l’état des œuvres et des conditions d’expositions. Si le prêteur le juge indispensable, il peut demander la tenue d’un aller-voir à l’emprunteur.
3.3 Restauration-encadrement
L’état des œuvres peut parfois nécessiter une intervention de restauration ou
d’encadrement préalable au prêt. Dans ce cas, un devis sera soumis à l’emprunteur.
3.4 Décision du prêteur
Le prêteur se réserve le droit d’accorder, limiter ou refuser la demande de prêt en fonction des éléments précédemment mentionnés. Cette réponse sera apportée dans les meilleurs délais possibles à compter de la réception du courrier de demande de prêt.
3.5 Procédure administrative
Après acceptation de la demande de prêt et validation de la liste définitive par l’emprunteur, deux exemplaires des conventions de prêt seront envoyés et signés par l’emprunteur qui les retournera au prêteur. Ce dernier renverra l’exemplaire signé dans les meilleurs délais.
La convention de prêt sera accompagnée en annexe de la liste des œuvres et de leur valeur
d’assurance définie par le prêteur ainsi qu’une liste de contacts utiles.
Article 4 : Conditions de prêt
4.1 Assurance
L’emprunteur s’engage à souscrire auprès d’un assureur, une assurance tous risques, de type
« clou à clou », en valeur déclarée, sans franchise, couvrant les risques de vols, de perte, de détérioration.
L’attestation d’assurance devra couvrir la durée de l’exposition ainsi que les dates de transport aller et retour. Elle devra également préciser le lieu d’exposition et la valeur totale des objets prêtés.
L’attestation d’assurance devra impérativement être fournie au prêteur avant l’enlèvement des œuvres.
Le prêteur se réserve le droit de refuser l’enlèvement des œuvres si l’attestation d’assurance
ne lui a pas été transmise.
4.2 Sécurité des œuvres
L’emprunteur s’engage à disposer les œuvres dans un lieu offrant toutes les garanties de
sécurité et de conservation décrites et conformes à son facility report.
Les espaces d’expositions doivent être dotés des systèmes habituels de lutte contre les incendies et de sûreté (gardiennage et/ou télé-surveillance). Les objets doivent être présentés de manière sécurisée (vitrines, mise à distance).
L’emprunteur s’engage à avertir le prêteur de toute modification intervenue dans les conditions de sécurité et de conservation des espaces d’exposition.
4.3 Conservation des œuvres
L’emprunteur est le garant pendant toute la durée du prêt, des conditions de conservation
des œuvres.
Il s’engage à maintenir dans les locaux d’exposition des conditions climatiques adaptées aux œuvres, un climat (température et hygrométrie) stable en évitant toutes variations brutales. Des conditions particulières de conservation peuvent être demandées par le prêteur. Elles sont alors stipulées dans la convention ou le constat d’état.
Le prêteur s’accorde le droit de vérifier si les conditions d’exposition sont respectées et se réserve le droit de retirer au cours de l’exposition un objet prêté s’il juge celui-ci menacé par ses conditions de présentation ou de conservation.
L’éclairage devra être limité aux normes en vigueur soit 50 Lux pour les documents sensibles. Le prêteur pourra émettre des demandes particulières pour la présentation ou le soclage
d’œuvres spécifiques. Dans la mesure du possible, ces demandes seront énoncées dans la
convention de prêt.
Aucune intervention sur les œuvres (restauration, nettoyage ou modification de l’encadrement) ne peut être faite sans l’accord du prêteur, qui devra être prévenu dans les meilleurs délais de la nécessité d’intervention.
Seul le dépoussiérage est autorisé dans la mesure où il est effectué par un personnel compétent et avec du matériel adapté (pinceaux doux, chiffon microfibre selon les matériaux constitutifs de l’œuvre).
L’emprunteur s’engage à ce que les œuvres soient manipulées avec le plus grand soin par un personnel qualifié et à respecter toutes les précautions en matière de conservation des œuvres.
4.4 Transport des œuvres
Les dates d’enlèvement et de retour des œuvres prêtées sont déterminées entre le prêteur
et l’emprunteur.
L’emprunteur s’engage à prendre en charge, l’emballage, et le transport aller-retour du lieu
de conservation au lieu d’exposition.
Il s’engage également à respecter les conditions d’emballage qui lui sont indiquées par le prêteur.
Le transport peut être effectué en interne par l’emprunteur sous réserve d’avoir fait valider en amont les choix d’emballage et que ces opérations soient effectuées par du personnel qualifié. L’emprunteur s’engage à ce que le transport soit réalisé par au moins deux personnes, de manière que les œuvres ne se trouvent jamais sans surveillance pendant toute la durée du transport.
Dans le cas d’un transporteur professionnel, le choix de l’emprunteur est soumis à l’approbation du prêteur, qui se réserve le droit de refuser un prestataire sans avoir à se justifier.
Si un objet prêté n’est finalement pas exposé il doit être restitué dans les meilleurs délais,
sauf accord écrit du prêteur.
Dans le cas d’une exposition temporaire se déroulant hors du territoire, le transport ne pourra être effectué qu’après la délivrance d’une autorisation de sortie temporaire délivrée par le Ministère de la Culture. L’emprunteur doit s’occuper des formalités douanières.
4.5 Convoiement
Dans le cas où le prêteur estimerait nécessaire la présence d’un convoyeur pour accompagner et installer les œuvres prêtées, il est convenu que l’emprunteur prenne à sa charge la totalité des frais afférents (transport aller-retour, repas, hébergement, per diem éventuels). Le convoyeur sur place prend toute décision qu’il juge nécessaire quant à l’installation et la sécurité des œuvres.
Le séjour du convoyeur peut être prolongé à la charge de l’emprunteur si la durée des opérations de déballage, le montage et le constat des œuvres le nécessitent.
Article 5 : Constat d’état
Le prêteur s’engage à effectuer un constat d’état accompagné d’une photographie légendée avant le départ des œuvres et à en transmettre une copie à l’emprunteur (via son convoyeur ou le transporteur).
L’emprunteur devra contrôler ce constat à l’arrivée des œuvres et renvoyer une copie de ce dernier au prêteur.
De même, à la fin de l’exposition, le même constat devra être complété par l’emprunteur. Ce document sera contresigné par le prêteur et une copie sera renvoyée à l’emprunteur ce qui clôturera le prêt.
En cas de détérioration constatée, un devis sera effectué par un prestataire désigné par le prêteur et sera adressé à l’emprunteur qui prendra en charge le paiement de l’intégralité des frais correspondants.
Article 6 : Mention du prêteur, droits photos et utilisation
6.1 Rédaction des cartels et notices
La rédaction des cartels, notices et textes est de la responsabilité de l’emprunteur mais peuvent être soumis à l’approbation du personnel scientifique du prêteur. Le prêteur s’engage à communiquer les données figurant sur son registre d’inventaire. Une demande de documentation complémentaire peut être adressée à la bibliothèque du musée Xxxxxx Xxxxxxxxxx. Le prêteur conserve un droit de regard sur la manière dont sont identifiés ses objets.
L’emprunteur s’engage également à transmettre au prêteur des éléments statistiques liés à
la fréquentation du public durant la période d’exposition.
6.2 Mentions obligatoires
L’emprunteur s’engage à faire figurer sur les cartels et sur l’ensemble des supports de communication, papier ou numérique, faisant apparaitre le(s) œuvre(s) prêtée(s), les mentions obligatoires suivantes :
Prénom et nom de l’artiste, Titre de l’œuvre, date, numéro d’inventaire
Musée Xxxxxx Xxxxxxxxxx, Ville de Roanne.
6.3 Reproduction des œuvres prêtées
Le prêteur peut mettre à disposition de l’emprunteur, un cliché numérique, s’il en possède un qu’il juge de qualité suffisante. Cette mise à disposition fera l’objet d’une autorisation de reproduction distincte de la convention de prêt.
Si le prêteur ne possède pas de cliché et que l’emprunteur souhaite impérativement en avoir un, un devis de prise de vue par un photographe validé par le prêteur pourra être proposé et pris en charge par l’emprunteur.
La reproduction des œuvres n’est autorisée que pour le catalogue, la médiation, la promotion de l’exposition et la presse. En aucun cas, les œuvres prêtées ne seront reproduites pour des articles commerciaux, sauf accord express du prêteur.
Dans le cadre de la production d’un catalogue, l’emprunteur remettra deux exemplaires
justificatifs au prêteur.
L’emprunteur est tenu de mentionner obligatoirement les crédits photographiques indiqués dans l’autorisation de reproduction. Les éventuelles démarches de recherches de droits et leur paiement sont à la charge de l’emprunteur.
Les œuvres prêtées ne seront pas photographiées, filmées ou reproduites à moins d’un accord préalable de la part du prêteur. Toutes les prises de vues effectuées durant l’exposition devront être transmises au prêteur.
La prise de vue sans flash et pour un usage personnel par les visiteurs est autorisé.
Article 7 : Sinistre, vol ou annulation
7.1 Sinistre
L’emprunteur a l’obligation de signaler dans les plus brefs délais au prêteur, toute détérioration d’une œuvre lors du transport ou pendant le temps de l’exposition.
L’emprunteur doit alors adresser une déclaration de sinistre auprès de son assureur et en transmettre une copie au prêteur.
La restauration et l’intégralité des frais de remise en état ou de remplacement sont alors à la
charge de l’emprunteur.
La restauration ne pourra être effectuée que par une personne habilitée à travailler sur les objets « Musée de France ». Elle est désignée en accord avec le prêteur et après validation du devis par la délégation permanente de la commission de restauration de la DRAC. Une copie du rapport de restauration devra être transmise au prêteur.
7.2 Vol ou disparition
L’emprunteur a l’obligation de signaler au prêteur, à la police ou à la gendarmerie, dans les
plus brefs délais, la disparition ou le vol d’une œuvre.
En cas de vol, disparition ou perte, un procès-verbal doit être dressé par l’autorité locale et
communiqué au prêteur. 7.3 Annulation
En cas de non-respect des conditions d’engagement ci-dessus énumérées, le prêteur a la possibilité de résilier de plein droit la convention de prêt, aux torts et aux griefs de l’emprunteur.
Il est entendu que l’emprunteur devra prendre en charge le retour des œuvres dans un délai
de 15 jours maximum.
En cas d’évènements graves extérieurs et indépendants de la volonté de l’emprunteur et de nature à compromettre la sécurité des œuvres, le prêteur a le droit de résilier la présente convention de prêt, sans formalité judiciaire, sous réserve d’en avoir averti par courrier l’emprunteur.
Dans le cas où, après signature de la présente convention, l’emprunteur renoncerait à la présentation des œuvres, il est convenu que ce dernier s’oblige à en informer le prêteur par écrit et dans les plus brefs délais.
La convention prend fin à l’échéance du prêt et avec la contre signature du prêteur au constat d’état réalisé lors du retour de l’œuvre.
Article 8 : Documents annexes et modifications éventuelles
8.1 Documents annexes
La liste des œuvres annexée à la présente convention en fait partie intégrante et est considérée avec cette dernière comme formant un ensemble indivisible. Peut y être ajoutée, si ces points ont déjà été évoqués entre les deux parties, l’autorisation de reproduction des œuvres.
8.2 Modifications de la convention
Toute modification des présentes conditions générales devra faire l’objet d’un accord écrit entre les deux parties sous forme d’avenant.
Article 9 : Litiges et recours
En cas de litige, les deux parties s’engagent à fournir tous les efforts nécessaires pour trouver un accord à l’amiable.
En cas de désaccord, tous les litiges auxquels la présente convention pourrait donner lieu seront soumis à la loi française et à la compétence du tribunal administratif de Lyon.
Fait à Roanne, en 2 exemplaires originaux,
Pour le prêteur, la Ville de Roanne | Pour l’emprunteur, le Conseil départemental de l’Ardèche |
Le | Le |
Signature | Signature Le Président, Xxxxxxx Xxxxxx |
La directrice du musée Xxxxxx Xxxxxxxxxx, |
Xxxxxxxxx Xxxxxxxx