CONVENTION DE PARTENARIAT ENTRE LA VILLE DE QUIMPERLÉ,
CONVENTION DE PARTENARIAT ENTRE LA VILLE DE QUIMPERLÉ,
L’ASSOCIATION CHLOROFILM ET QUIMPERLÉ COMMUNAUTÉ
ENTRE
La Ville de QUIMPERLÉ, représentée par son Maire, Monsieur Xxxxxxx XXXXXXX autorisé par délibération du Conseil Municipal en date du ………………soumise à toutes obligations lui incombant en vertu de la présente convention,
désignée ci-après « La Ville »,
D’une part,
L’Association CHLOROFILM représentée par sa Présidente, Madame Xxxxxxx XXXXXX autorisée par délibération du conseil d’administration en date du ………………, soumise à toutes les obligations lui incombant en vertu de la présente convention,
dénommée ci-après « l’Association ».
ET
QUIMPERLÉ COMMUNAUTÉ, sise 0 xxx Xxxxxxxx, XXXXXXXXX Xxxxx 00000, représentée par son Président, Xxxxxxxxx XXXXXXX, légalement habilité à cet effet. désignée ci-après « Communauté d’agglomération »,
D’autre part.
IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :
Quimperlé Communauté a décidé de mettre en œuvre une politique de « soutien au cinéma scolaire primaire, social et culturel ». Cette politique résulte de ses compétences, approuvées par arrêté préfectoral en date du 28 février 2003, par lesquelles elle a en charge la politique sportive, culturelle et en matière de jeunesse, d’intérêt communautaire.
Elle vise à promouvoir le cinéma auprès de la population du territoire de Quimperlé Communauté et se traduit par des actions renforcées en faveur du cinéma scolaire, du cinéma social (ALSH, 3ème âge, …) et culturel (cinéma d’art et essai …).
Par délibération en date du 27 juin 1996, le Conseil Municipal de la Ville de Quimperlé a décidé d’exploiter la salle de cinéma La Bobine, anciennement L’Eden, en régie directe et de permettre aux associations la mise en place d’animations cinématographiques dans le cadre de conventions de partenariat.
La présente convention a pour objet de définir, dans le respect de l’indépendance de chacune des parties, les engagements respectifs de Quimperlé Communauté, de la Ville de Quimperlé et de l’Association Chlorofilm dont la vocation est la promotion, l’animation et la diffusion cinématographique Art et essai au cinéma municipal La Bobine.
ARTICLE 1 : LES ACTIONS A ENTREPRENDRE
L’Association s’engage à promouvoir le cinéma Art et essai :
- en collaborant à la programmation régulière Art et essai du cinéma La Bobine,
- en assurant la projection d’un court-métrage à chaque séance Chlorofilm,
- en adhérant à Cinéphare (association de salles municipales et associatives du Finistère) et en participant à ses activités,
- en co-organisant avec le Directeur de La Bobine des actions communes dans le cadre de Cinéphare ou de toute autre manifestation culturelle,
- en organisant des rencontres avec des intervenants du milieu cinématographique,
- en menant des actions en direction des enfants et/ou adolescents,
- en participant dans la limite de ses compétences aux manifestations culturelles d’autres
associations.
ARTICLE 2 : HARMONISATION DES PROGRAMMATIONS
L’Association s’engage à organiser une réunion mensuelle entre le Directeur du cinéma municipal et les responsables de l’Association, pour les prévisions, l’harmonisation des programmations et animations à venir.
ARTICLE 3 : SUPPORT DE COMMUNICATION
La plaquette d’information de la programmation du cinéma La Bobine dont la fabrication est à la charge de la Ville, inclut les films présentés par Chlorofilm. Ce programme est par ailleurs mis à jour par la Ville sur son site internet. Un lien est également créé sur le site internet de Quimperlé Communauté, dans la rubrique Cinéma.
ARTICLE 4 : PLANNING DES PROJECTIONS
La Ville s’engage à intégrer dans le planning du personnel communal la programmation organisée par l’Association, en collaboration et avec l’approbation du Directeur du cinéma municipal, sur la base de trois séances hebdomadaires et des manifestations annuelles telles que le festival « Clap les Mômes » ou autres animations thématiques. En outre, la Ville s’engage à mettre le cinéma La Bobine à disposition de l’Association sur un créneau hebdomadaire, au cours duquel la séance sera assurée intégralement par les bénévoles de l’Association (caisse, projection, accueil, animation).
La Ville et l’association s’engagent dans une démarche visant à développer la programmation Art & Essai.
ARTICLE 5 : RECETTES
A l’exception des activités et animations hors billetterie CNC, l’intégralité des recettes générées par l’Association sera perçue par la Ville qui établira chaque année un compte d’exploitation spécifique pour ces actions, dans lequel l’ensemble des recettes (entrées et aides publiques) sera comparé aux dépenses de projections des films.
ARTICLE 6 : TARIFS
Les adhérents de l’Association bénéficieront, sur présentation de leur carte d’adhérent, du tarif réduit sur l’ensemble des films de la programmation du cinéma.
Les bénévoles de l’Association assurant ponctuellement les entrées ou la présentation des séances seront
exonérés du droit d’entrée pour la séance à laquelle ils assurent ces services.
Les bénévoles de l’Association, formés et habilités par le personnel salarié de la Bobine, assurant la projection, la caisse et l’accueil des publics lors des séances autonomes seront également exonérés de droit d’entrée aux séances pour lesquelles ils assureront ces services. Ils bénéficieront en outre d’une carte de 20 entrées gratuites, mise à disposition par la Ville, à utiliser au cours de toute séance de la Bobine au cours de l’année civile.
Les bénévoles de l’Association, particulièrement et régulièrement impliqués dans le fonctionnement de l’Association (programmation, organisation des animations, accueil des intervenants, présentation des film, animation des échanges, entretien des partenariats…), bénéficieront de la carte de 20 entrées gratuites mise à disposition par la Ville.
Une liste des bénévoles bénéficiant de la carte de 20 entrées gratuites sera, chaque année, validée
conjointement par l’Association et la Ville. Cette carte sera nominative.
ARTICLE 7 : CONDITIONS DE MISE A DISPOSITION
Pour les programmations mentionnées à l’article 4 de la présente convention, la Ville s’engage à mettre gratuitement à disposition de l’Association : le personnel (dans le cadre de 3 des 4 séances hebdomadaires), la salle et le matériel (dans le cadre des 4 séances hebdomadaires).
ARTICLE 8 : FORMATION DES BENEVOLES
L’association Chlorofilm assure de façon autonome la formation des nouveaux bénévoles à la caisse, la projection et l’accueil.
Chaque bénévole formé à la caisse doit être présenté dès le début de la formation au Directeur du cinéma
La Bobine afin qu’un arrêté de désignation en tant que Mandataire soit effectué à son nom.
Le personnel de la Bobine assure, chaque année à destination des bénévoles, une formation de
sensibilisation à l’évacuation des publics.
ARTICLE 9 : BILAN ET ORIENTATIONS
Une fois par an, au mois d’octobre, une réunion entre des membres de la Commission culture de Quimperlé Communauté, de la Ville, le Directeur du cinéma municipal et les responsables de l’Association permettra de dresser un bilan de l’application de la présente convention. Le bilan d’activité et de gestion sera transmis à Quimperlé Communauté et à la Ville. Ensuite, les partenaires définiront par écrit un programme d’activité et les moyens à mettre en œuvre pour l’année à venir.
ARTICLE 10 : ATTRIBUTION D’UNE SUBVENTION A L’ASSOCIATION PAR QUIMPERLE COMMUNAUTE
Au vu du budget prévisionnel et du bilan de fin d’année, une subvention pourra être allouée par Quimperlé Communauté à l’Association. Elle sera accompagnée du plan de financement de ses activités et de son budget dans lequel apparaîtra obligatoirement la participation communautaire. Cette demande s’appuiera sur les documents prévus à l’article 9.
L’utilisation de cette subvention à des fins autres que celles définies par la présente convention, entraînera l’annulation et le remboursement de la subvention.
ARTICLE 11 : MODALITE DE VERSEMENT DE LA SUBVENTION
La totalité de la subvention annuelle sera versée après le vote du budget primitif, pendant la période de la convention.
ARTICLE 12 : CONTROLE DE LA COMMUNAUTE D’AGGLOMERATION
Par application de l’article 1611-4 du Code Général des Collectivités Locales, toute Association ayant reçu
une subvention peut être soumise au contrôle des délégués communautaires qui l’ont accordée.
ARTICLE 13 : FONCTIONNEMENT DE L’ASSOCIATION
L’Association exercera son activité au regard des lois qui lui sont imposables.
Elle devra pouvoir justifier de son autonomie en réunissant régulièrement ses dirigeants et en convoquant ses Assemblées Générales. Les partenaires de la présente convention seront conviés à ces Assemblées Générales, ainsi qu’aux Conseils d’Administration de l’Association.
L’Association tiendra une comptabilité conforme aux règles définies par le plan comptable des Associations.
Elle respectera les règles fiscales et sociales qui lui sont imposables.
ARTICLE 14 : ASSURANCES
L’Association souscrira toutes les polices d’assurances nécessaires pour garantir sa responsabilité civile. Elle paiera les primes et cotisations de ses assurances de façon à ce que Quimperlé Communauté ne puisse en aucun cas être inquiétée. Elle devra fournir chaque année, à Quimperlé Communauté et à la Ville, la copie des polices d’assurances ainsi que la copie du règlement des primes correspondantes.
A ce titre, elle présentera un contrat d’assurance (ou son attestation) pour les dommages résultant des
activités de toute personne bénévole ou non agissant pour le compte de l’Association.
De la même manière, ce contrat garantira les bénévoles, les usagers de toutes natures, au besoin les
spectateurs, des dommages subis par l’exercice de l’activité associative.
ARTICLE 15 : REDDITION DES COMPTES ET PRESENTATION DES DOCUMENTS FINANCIERS
L’Association, dont les comptes sont établis pour un exercice annuel, devra :
- formuler sa demande de subvention accompagnée d’un budget prévisionnel,
- communiquer à Quimperlé Communauté la date de l’arrêt des comptes, de ses bilans et comptes de résultats du dernier exercice, un compte rendu d’activité et un document prévisionnel pour l’exercice suivant (tous ces documents devront être détaillés).
- justifier à tout moment de l’utilisation des subventions et tenir sa comptabilité à la disposition de
Quimperlé Communauté,
- appliquer l’article L 1611-4 du Code Général des Collectivités Territoriales par lequel toute Association qui a reçu une ou plusieurs subvention dans l’année, est tenue de fournir à l’autorité qui l’a mandatée, une copie certifiée de leurs budgets et de leur compte de l’exercice écoulé ainsi que tout document faisant connaître le résultat de son activité.
ARTICLE 16 : DUREE DE LA CONVENTION
La présente convention est consentie et acceptée pour une durée d’un an à compter du 1er janvier 2020 jusqu’au 31 décembre 2020. Elle ne se renouvelle pas par tacite reconduction. Toutefois trois mois avant son expiration, à la diligence de l’une ou l’autre des parties, sera examinée l’éventualité d’une nouvelle convention.
ARTICLE 17 : RESILIATION DE LA CONVENTION
Chaque partie peut résilier la convention à tout moment, dans le respect d’un préavis de trois mois. Elle en informe alors l’autre partie par lettre recommandée avec accusé de réception.
Aucune indemnité ne sera due du fait de la résiliation. Toutefois, l’Association conservera le bénéfice prorata temporis de la subvention allouée pour l’année.
ARTICLE 18 : AVENANT
Toute modification des conditions ou modalités d’exécution de la présente convention, définie d’un commun accord entre les parties, fera l’objet d’un avenant.
ARTICLE 19 : ELECTION DE DOMICILE
Pour l’exécution des présentes, les parties font élection de domicile à leur adresse respective indiquée en tête des présentes.
ARTICLE 20 : ATTRIBUTION DE COMPETENCE
Les litiges qui viendraient à s’élever entre les parties relativement à l’interprétation et à l’exécution de la
présente convention seront soumis au Tribunal administratif de Rennes.
Fait en trois exemplaires originaux, à Quimperlé, le
Le Maire de Quimperlé La Présidente de l’Association Chlorofilm
Xxxxxxx XXXXXXX Xxxxxxx XXXXXX
Le Président de Quimperlé Communauté Xxxxxxxxx XXXXXXX