Fournitures courantes et services (CGA-FCS) à compter du 1er janvier 2022

Conditions générales d’achat applicables aux

Fournitures courantes et services (CGA-FCS) à compter du 1er janvier 2022

General purchasing conditions applicable to

routine supplies and services (CGA-FCS) counting from 1 January 2022

Article 1 – Champ d’application des présentes conditions

Les présentes conditions générales d’achat ( CGA ) ont pour objet de définir le cadre des relations contractuelles entre l’Ecole Centrale de Lyon, ci‐après dénommée « l’établissement » et ses cocontractants pour tous les marchés publics de fournitures et de services passés en application du code de la commande publique. Elles s’appliquent à tout achat pour lequel aucun Cahier des Clauses Particulières (CCAP, CCP, AE valant CCP…) n’a été établi par l’Ecole Centrale de Lyon.

Au sens des présentes conditions générales d’achat, « le titulaire » désigne le cocontractant de l’établissement.

Elles s’inscrivent dans le cadre de la réglementation applicable à l’Ecole Centrale de Lyon pour ses achats effectués selon une procédure adaptée (au sens des articles R2123-1 à R2123-7 du code de la commande publique) ou par marché public négocié sans publicité ni mise en concurrence préalable (au sens des articles R2122-1 à R2122-10 du code de la commande publique), lorsque sa valeur estimée est inférieure aux seuils européens. Le marché peut prendre la forme d’un contrat simple (bon de commande établi par l’établissement qui se complète des présentes CGA ainsi qu’éventuellement l’offre du titulaire).

Sauf dérogation expressément exprimée dans le bon de commande ou ses annexes ou dans les présentes CGA, les stipulations du Cahier des Clauses Administratives Générales applicables aux marchés de Fournitures Courantes et Services dans sa version approuvée par l'arrêté du 30 mars 2021 portant approbation du Cahier des Clauses Administratives Générales des marchés publics de Fournitures Courantes et de Services (ci‐après désigné «CCAG‐FCS») sont applicables.

Le CCAG‐FCS peut être consulté sur la page suivante

: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxxx.xx/xxxx/xx/XXXXXXXX000000000000

Les présentes CGA font office de cahier des clauses administratives particulières en l’absence de ce dernier.

L’acceptation d’un bon de commande par le titulaire vaut acceptation sans réserve des CGA de l’Ecole Centrale de Lyon. En aucun cas les dispositions figurant dans les documents complétés par le titulaire, notamment ses conditions générales de vente, ne prévalent sur les présentes CGA (sauf si elles sont plus favorables à l’Ecole Centrale de Lyon). Lorsqu’un contrat préparé par l’établissement a été rédigé spécialement pour le marché, ses clauses prévalent sur les présentes conditions, qui ne font alors que les compléter.

Article 1 – Scope of application of the present conditions

The purpose of the present general purchasing conditions ( GPC ) is to provide a framework of contractual relations between the Ecole Centrale de Lyon, hereinafter referred to as “the establishment”, and its contractors for all public contracts for supplies and services signed in application of the code of public contracts. It is applicable to all purchases for which no particular specifications (CCAP, CCP, AE equivalent to CCP, etc.) have been defined by the Ecole Centrale de Lyon.

In the meaning of the present general purchasing conditions, “the contractor” designates the co-contracting party of the establishment.

They pertain to the regulations applicable to the Ecole Centrale de Lyon for its purchases made according to an adapted procedure (in the meaning of articles R2123-1 to R2123-7 of the code of public contracts) or a public contract negotiated without advertising or prior competition (in the meaning of articles R2122-1 to R2122-10 of the code of public contracts), when its value is estimated as being less than European thresholds. The transaction can take the form of a simple contract (purchase order made out by the establishment completed by the rpesent GPC and possibly the quote offered by the contractor).

Unless a derogation has been expressly included in the purchase order or its annexes or in the present GPC, the stipulations of the General Conditions of Contract applicable to contracts for Routine Supplies and Services in its version approved by the ruling of 30 March 2021 approving the General Conditions of

Contract of public contracts for routine supplies and services (hereinafter referred to as “GCC‐RSS”) are applicable.

:

xxxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xxxx.xx/xxxx/xx/XXXXXXXX000000000000

The present GPC take the place of the special conditions of contract if such conditions are absent.

Acceptance of a purchase order by the contractor implies unreserved acceptance of the GPC of the Ecole Centrale de Lyon. In no way do the conditions featuring on the documents completed by the contractor, particularly its general sales conditions, take precedence over the present GPC (unless they are more favourable to the Ecole Centrale de Lyon). When a contract prepared by the establishment has been specially drafted for the contract, its clauses prevail over the present conditions which simply complete them.

Article 2 – Notification

Par dérogation à l’article 4.2.1 du CCAG‐FCS, lorsque le marché prend la forme d’un simple bon de commande, sa notification consiste à adresser au titulaire une copie du bon de commande et de ses annexes.

Dans ce cas, la personne physique habilitée à représenter l’établissement pour les besoins de l’exécution du marché au sens de l’article 3.3 du CCAG‐FCS est la personne qui a signé le bon de commande.

Néanmoins, le titulaire est invité à s’adresser prioritairement à la personne à contacter dont les coordonnées figurent sur le bon de commande.

Il est expressément convenu que le titulaire agit dans le cadre des présentes en tant qu’entité indépendante et sans représentation, et que toute commande ne crée aucune relation de subordination entre l’établissement et le titulaire ou son personnel.

Article 2 – Notification

By way of derogation from article 4.2.1 of the GCC‐RSS, when the contract takes the form of a simple purchase order, its notification consists in sending to the contractor a copy of the purchase order and its annexes.

In this case, the natural or legal person authorised to represent the establishment for the purposes of performing the contract in the meaning of article 3.3 of the GCC‐RSS is the person who signs the purchase order.

Nonetheless, the contractor is invited to address preferentially the person to be contacted whose contact details feature on the purchase order.

It is expressly agreed that the contractor acts in the framework of the present GPC as an independent entity and without representation, and that no purchase order creates a relation of subordination between the establishment and the contractor or its personnel.

Article 3 – Objet, contenu, spécifications techniques

L’objet du marché, son contenu et ses spécifications techniques sont mentionnés dans le bon de commande émis par l’établissement ou ses annexes. Pour les marchés de fournitures, le titulaire est soumis à une obligation de résultat portant sur l’exécution des prestations conformément à ses engagements contractuels.

Article 3 – Object, content, technical specifications

The object of the contract, its content and technical specifications are mentioned in the purchase order issued by the establishment or in its annexes. For contracts for supplies, the contractor is subject to an obligation of performance regarding the execution of the services in conformity with its contractual commitments.

Article 4 – Références ‐ Documentation technique

Les références du bon de commande doivent être rappelées sur toute correspondance afférente au marché (bons de livraison, colis, factures…).

Une documentation technique à jour et rédigée en langue française est fournie gratuitement par le titulaire à la livraison du matériel.

Cette documentation technique doit permettre d’assurer la maintenance et le fonctionnement correct du matériel. Elle indiquera, outre les caractéristiques et les modalités de mise en fonction du matériel, les procédures courantes d'utilisation et de résolution des incidents.

Les documents commerciaux à visée technique (catalogues, fiches techniques…), annexés au bon de commande prennent valeur contractuelle.

Article 4 – References ‐ Technical documentation

The references of the purchase order must be reproduced on all correspondence pertaining to the contract (delivery forms, packages, invoices, etc.).

Updated technical documentation written in French shall be supplied free of charge by the contractor with the delivery of the item ordered.

The technical documentation must permit the efficient maintenance and operation of the item ordered. It shall indicate, besides the characteristics and procedures required to operate the item ordered, the usual procedures of utilisation and remedying incidents.

The commercial documents containing technical information (catalogues, technical sheets, etc.) attached to the purchase order shall be contractually binding.

Article 5 – Sous‐traitance

La sous‐traitance est régie par la loi n°75‐1334 du 31 décembre 1975 et le chapitre III du titre IX du code de la commande publique. La sous‐traitance est interdite en fourniture.

Le titulaire qui fait appel à la sous‐traitance demeure personnellement responsable vis‐à‐vis de l’acheteur. Le titulaire doit soumettre son sous‐ traitant pour acceptation écrite de l’Ecole Centrale de Lyon avant tout commencement d’exécution.

Article 5 – Subcontracting

Subcontracting is regulated by law no. 75‐1334 of 31 December 1975 and chapter III of title IX of the code of public contracts. Subcontracting is forbidden for supplies.

The contractor who calls on a subcontractor remains personally responsible to the purchaser. The contractor must submit its subcontractor for written acceptance by the Ecole Centrale de Lyon before any execution of the order can begin.

Article 6 – Xxxx, durée et délai d’exécution

Le lieu et le délai d’exécution des prestations figurent sur le bon de commande ou, à défaut, sur les documents qui lui sont annexés.

Le point de départ du délai d’exécution des prestations est la réception de la commande par le titulaire.

Dans le cadre des dispositions de l’article 13.3.3 du CCAG‐FCS, lorsque le titulaire demande une prolongation du délai d’exécution des prestations, si l’établissement ne notifie pas sa décision dans un délai de 15 jours à compter la date de réception de la demande du titulaire, il est réputé avoir rejeté la demande de prolongation, sauf dans les cas prévus aux deuxième et troisième alinéas de l’article 13.3.3 du CCAG‐FCS.

Article 6 – Place, duration and lead-time

The place and lead-time for the performance of the services feature on the purchase order or, if not, on the documents attached to it.

The starting point of the lead-time for the services is the reception of the purchase order by the contractor.

In the framework of the conditions of article 13.3.3 of the GCC‐RSS, when the contractor asks for an extension of the lead-time for delivering the services, if the establishment does not notify its decision within a period of 15 days counting from the reception of the request by the contractor, said request for extension shall be considered refused, except in the cases foreseen in the second and third clauses of article 13.3.3 of the GCC‐RSS.

Article 7 – Reconduction

La reconduction du contrat ne peut être qu’expresse, conformément aux dispositions de l’article R2112-4 du code de la commande publique.

La décision de reconduction est transmise au minimum un mois avant chaque date anniversaire de la signature du contrat.

La tacite reconduction des prestations à échéance annuelle n’est pas opposable à l’Ecole Centrale de Lyon.

D’une manière générale, les modalités de reconduction ne sauraient contrevenir aux obligations générales de renouvellement des marchés publics et de respect de mise en concurrence.

Article 7 – Renewal

The renewal of the contract can only be done expressly, in conformity with the conditions of article R2112-4 of the code of public contracts. The decision to renew is sent at least one month before each anniversary date of the signature of the contract.

The tacit renewal of services with annual expiry cannot be considered as legally binding the Ecole Centrale de Lyon.

Generally, the procedures of renewal cannot contravene the general obligations of renewing public contracts and compliance with the rules of competition.

Article 8 – Pénalités

Par dérogation aux dispositions de l’article 14.1 du CCAG‐ FCS, en cas de non‐ respect des délais, le titulaire encourt une pénalité calculée selon la formule suivante : P = (V x R) / 100, dans laquelle :

P = le montant de la pénalité ;

V = la valeur des prestations sur laquelle est calculée la pénalité, cette valeur étant égale au montant hors TVA de la partie des prestations en retard, ou de l'ensemble des prestations si le retard d'exécution d'une partie rend l'ensemble inutilisable ;

R = le nombre de jours calendaires de retard. En tout état de cause, P ne peut dépasser V.

En outre, quel qu’en soit le montant, le titulaire ne saurait être exonéré des pénalités.

Des pénalités peuvent être infligées au titulaire s’il ne s’acquitte pas des formalités mentionnées aux articles L. 8221‐3 à L‐8221‐5 du code du travail, relatifs au travail dissimulé (par dissimulation d'activité ou d'emploi salarié). Le montant de celles‐ci correspond à 10% du montant TTC de la commande. Il ne pourra toutefois pas excéder le montant des amendes prévues à titre de sanction pénale par le Code du travail en matière de travail dissimulé.

Article 8 – Penalties

By way of derogation from the conditions of article 14.1 of the CCAG‐

FCS, in case of non-compliance with the lead-times, the contractor shall be subject to a penalty calculated according to the following formula: P = (V x R) / 100, in which:

P = the amount of the penalty;

V = the value of the services for which the penalty is calculated, this value being equal to the amount excluding VAT of the fraction of the services delayed, or all the services if the delay in performing a fraction of them makes all of them unusable;

R = the number of calendar days late. Whatever the case, P cannot exceed V.

In addition, whatever the amount, the contractor cannot be exonerated from paying the penalties.

The contractor is liable to penalties if it does not carry out the formalities mentioned in articles L. 8221‐3 à L‐8221‐5 of the Labour Code relating to dissimulated labour (by dissimulation of the activity or salaried employment). The amount of these penalties corresponds to 10% of the price of the order, including tax. However, it cannot exceed the amount of the fines stipulated by penal sanction by the Labour Code for dissimulated labour.

Article 9 ‐ Vérification des livraisons

Les produits et les prestations doivent être conformes à ceux définis contractuellement. Les produits sont livrés et/ou les prestations sont exécutées à l’adresse figurant sur le bon de commande. Le transport s'effectue jusqu'au lieu de livraison aux frais et risques du titulaire (avec mise à l’étage).

Par dérogation à l’article 28.1 du CCAG FCS, les opérations de vérification simples s’effectuent dans un délai maximum de deux jours ouvrés à compter de la date de livraison des fournitures ou de l'exécution des services.

Par dérogation à l’article 27.3 du CCAG FCS, l’établissement n’avise pas automatiquement le titulaire des jours et heures fixés pour les vérifications. Néanmoins, le titulaire peut prendre contact avec l’établissement pour

connaître les jours et heures fixés pour les vérifications afin d’y assister ou de s’y faire représenter.

A l’issue de ces vérifications, le pouvoir adjudicateur ou son représentant prend une décision d'admission, d'ajournement, de réfaction ou de rejet.

Article 9 ‐ Verification of deliveries

The products and services must conform to those defined contractually. The products are delivered to and/or the services are performed at the address featuring on the purchase order. The transport i s ensured to the place of delivery at the cost and risks of the contractor (with delivery to the floor of the building indicated).

By derogation from article 28.1 of the CCAG FCS, simple verifications are performed within a maximum period of two working days counting from the delivery date of the supplies or execution of the services.

By derogation from article 27.3 of the CCAG FCS, the establishment does not automatically inform the contractor of the days and times set for the verifications. Nonetheless, the contractor can contact the establishment to know the day and time set for the verifications in order to attend said verifications or be represented at them.

At the end of these verifications, the contracting authority or its representative takes the decision of acceptance, postponement, reduction or refusal.

Article 10 - Confidentialité

Le titulaire est tenu au secret professionnel et à l’obligation de discrétion pour toutes les informations qui peuvent lui être communiquées pour les besoins des prestations objet de la commande ou dont il peut avoir connaissance à l’occasion de l’exécution des prestations ainsi que les résultats de ces prestations, quelle que soit la nature (technique, juridique, scientifique, économique …) et la forme de ces informations. A ce titre, le titulaire s’interdit notamment de reproduire, communiquer ou utiliser pour lui-même ou pour le compte de tiers, sous quelque forme que ce soit, les informations correspondantes autrement que pour les besoins de la commande et avec les précautions nécessaires. Le titulaire s’engage à faire appliquer ces obligations à son personnel et à ses éventuels sous-traitants. Le titulaire s’engage à restituer à l’Ecole Centrale de Lyon, sur simple demande de sa part ou au terme de l’exécution des prestations, tout document ou autre support matériel qui lui a été communiqué et intégrant lesdites informations.

Les engagements précités ne s’appliqueront toutefois pas aux informations pour lesquelles le titulaire pourra prouver par écrit qu’elles :

- étaient accessibles au public au moment de leur communication ou qu’elles le sont devenues par la suite sans qu’il y ait faute ou négligence de sa part,

- étaient déjà en sa possession antérieurement à leur communication,

- lui ont été communiquées de bonne foi par un tiers non soumis à une obligation de confidentialité similaire.

L’engagement de confidentialité souscrit par le titulaire au titre du présent article est valable pendant toute la durée d’exécution de la commande et pendant une période de cinq (5) ans à compter de son expiration ou de sa résiliation anticipée.

Article 10 - Confidentiality

The contractor is bound to comply with the obligation of professional secrecy and discretion regarding all information that may be communicated to it for the requirements of the services ordered or which it may learn of while performing the services, and the results of these services, whatever the nature (technical, legal, scientific, financial, etc.) and form of this information. Therefore, the contractor shall abstain from reproducing, communicating or using for itself or for a third party, in any form whatsoever, the corresponding information except for the needs of the order and with the necessary precautions. The contractor undertakes to ensure these obligations are complied with by their personnel and possible subcontractors.

The contractor undertakes to return to the Ecole Centrale de Lyon, on simple demand from the latter or at the end of performing the services, any document or other tangible medium communicated to it and including said information.

The commitments mentioned above shall not apply however to information for which the contractor can prove in writing that it:

- was accessible to the public at the time of its communication or that it became so afterwards without the contractor committing any fault or negligence,

- was already in its possession before its communication,

- was communicated to it in good faith by a third party not subject to a similar obligation of confidentiality.

The commitment of confidentiality undertaken by the contractor by way of the present article is valid throughout the duration of performance of the order and

for a period of five (5) years counting from its expiry or early cancellation.

Article 11 – Propriété Intellectuelle

Les résultats de l'exécution de la commande, dénommés ci-après « les Résultats

» et auxquels il est fait référence dans le présent article, s'entendent de tous les éléments, matériels ou immatériels, quel que soit le support, de calcul, de résultat, de conception, de création et/ou d'invention résultant de l'exécution des prestations, réalisés pour le compte de l’Ecole Centrale de Lyon dans le cadre de l'exécution de la commande, y compris les travaux, projets, calculs, résultats, schémas, graphiques, guides, présentations, informations, logiciels, bases de données, données, signes distinctifs, esquisses, croquis, dessins, modèles, illustrations et documents de toute nature, qu'ils soient ou non l'objet de droits de propriété intellectuelle.

L’ensemble des droits de propriété intellectuelle, y compris ceux de propriété littéraire et artistique ou droit d'auteur, de brevet, de dessins et modèles, de marque et autres signes distinctifs, sur tous les Résultats y compris ceux couverts par le savoir-faire ou le secret des affaires découlant de l'exécution de la commande ayant un caractère protégeable, sont cédés à titre exclusif à l’Ecole Centrale de Lyon au fur et à mesure de leur conception, création, invention et/ou réalisation et/ou livraison.

Cette cession comprend l'ensemble des droits d'exploitation et notamment les droits de reproduction, de représentation, de diffusion, de communication, de publication, d'exposition, de mise en consultation, d'utilisation, de mise en circulation, de location, de commercialisation, de traduction, d'adaptation, de modification, de mise à jour et d'exploitation dérivée, directe ou indirecte, par l’Ecole Centrale de Lyon ou par des tiers avec l'autorisation de l’Ecole Centrale de Lyon, des œuvres contenues dans les Résultats ainsi que de leurs traductions, adaptations et modifications, prises en intégralité ou par extraits, pour une utilisation séparée ou dans un ensemble, sur tous supports et par tous moyens et médias, connus ou inconnus à ce jour, dans toutes les définitions, en tous formats, en toutes langues, dans tous les circuits et réseaux, en tous pays, auprès de tous publics.

Tous ces droits sont cédés pour une exploitation commerciale ou non, publicitaire ou non, promotionnelle ou non, à titre onéreux ou gratuit, publique ou privée.

Cette cession des droits de propriété intellectuelle est expressément consentie et acceptée respectivement par les parties pour le monde entier et pour les durées légales de protection.

Le prix de cette cession des droits sur les Résultats est inclus dans le prix des prestations objet de la commande.

A compter de la date de cession des droits, le titulaire s’engage à ne pas concéder de licence, utiliser ou exploiter, de quelque manière que ce soit, les Résultats cédés.

Le titulaire garantit à l’Ecole Centrale de Lyon la jouissance paisible, entière et libre de toute servitude, des droits cédés sur les Résultats contre tous troubles, revendications et/ou évictions quelconques.

Par ailleurs, le titulaire autorise l’Ecole Centrale de Lyon à utiliser elle-même ou à autoriser des tiers à utiliser les Résultats de l'exécution de la commande ne pouvant donner lieu à aucune protection, dans les mêmes conditions que ceux bénéficiant d'une protection.

Article 11 – Intellectual property

The results of performing the order, hereinafter referred to as “the Results” and to which reference is made in the present article, means all items, tangible and intangible, whatever the medium, calculation, result, design creation and/or invention, resulting from the performance of the services performed on behalf of the Ecole Centrale de Lyon in the framework of fulfilling the order, including works, projects, calculations, results, diagrams, graphics, guides, presentations, information, software, databases, data, distinctive signs, outlines, sketches, drawings, models, illustrations and documents of any type, whether or not they are subject to intellectual property rights.

All the intellectual property rights, including literary and artistic property and copyrights, patents, drawings and models, brands and other distinctive signs, on all the Results, including those covered by knowhow or secrecy of the business stemming from the performance of the order having a protectable nature, are transferred exclusively to the Ecole Centrale de Lyon as and when they are designed, created, invented and/or produced and/or delivered.

This transfer comprises all exploitation rights and in particular rights of reproduction, representation, diffusion, communication, publication, exhibition, presentation for consultation, utilisation, circulation, hire, commercialisation, translation, adaptation, modification, updating and derived, direct or indirect exploitation by the Ecole Centrale de Lyon or by third parties with the authorisation of the Ecole Centrale de Lyon, of works contained in the Results as well as their translation, adaptations and modifications, taken wholly or in extracts, for use separately or as a whole, on all media and by all means, known

and as yet unknown, in all definitions, in all formats, all languages, and all circuits and networks, in all countries and to all sectors of the public.

All these rights are transferred whether or not for commercial exploitation, advertising or not, promotional or not, freely or in return for payment, public or private.

This transfer of intellectual property rights is expressly consented and accepted respectively by the parties for the whole world and for the legal durations of protection.

The price of this transfer of rights over the Results is included in the price of the services subject to the order.

Counting from the date of transfer of the rights, the contractor undertakes not to licence out, use or exploit the Results transferred in any way whatsoever.

The contractor guarantees the Ecole Centrale de Lyon the full and undisturbed utilisation, free of any easement, of the rights transferred relating to the Results against any confusion, claims and/or evictions whatsoever.

Furthermore, the contractor authorises the Ecole Centrale de Lyon to use itself, or to authorise a third party to use, the Results of the performance of the order, to which no protection is afforded, under the same conditions as those benefitting from protection.

Article 12 - Traitement de données à caractère personnel

Sont définies comme des données à caractère personnel toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable, directement ou indirectement, par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.

Dans le cadre de leurs relations contractuelles, les parties s’engagent à respecter des obligations spécifiques en matière de sécurité et de confidentialité et à se conformer à la réglementation applicable au traitement de données à caractère personnel. Elles peuvent notamment mettre en œuvre des mécanismes et des procédures internes spécifiques et veiller à respecter l’obligation de conseil auprès du responsable de traitement pour assurer la conformité aux obligations fixées par le Règlement européen sur la protection des données personnelles (règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27/04/2016).

A ce titre, en complément des obligations de confidentialité fixées précédemment et afin de garantir le respect des données à caractère personnel remises par l’Ecole Centrale de Lyon pour l’exécution des prestations objet de la commande, le titulaire s’engage à :

- Prendre toutes les précautions utiles afin de préserver la sécurité de ces données, en assurer la conservation, l’intégrité, notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées et empêcher tout accès qui ne serait pas préalablement autorisé par l’Ecole Centrale de Lyon ;

- Ne traiter les données que dans le cadre des instructions et de l’autorisation reçues de l’Ecole Centrale de Lyon ;

- S’assurer de la licéité des traitements de données réalisés dans le cadre de la commande ;

- Prendre toutes les mesures permettant d’empêcher toute utilisation détournée, malveillante ou frauduleuse des données traitées.

Article 12 – Processing of personal data

All information relating to an identified or identifiable physical person, directly or indirectly, by reference to an identification number or to several items specific to that person, is defined as personal data.

In the framework of their contractual relations, the parties undertake to comply with specific obligations relating to security and confidentiality and to comply with the regulations applicable to processing personal data. In particular, they can implement specific internal mechanisms and procedures and take care to comply with the obligation to advise the data manager to ensure conformity with the obligations stipulated by the European General Data Protection Regulation (EU regulation 2016/679 of the European Parliament and Council of 27/04/2016).

By virtue of this, in addition to obligations of confidentiality stipulated previously and in order to ensure respect for personal data transmitted by the Ecole Centrale de Lyon for the performance of the services subject to the order, the contractor undertakes to:

- Take every useful precaution to preserve the security of such data, by ensuring their conservation and integrity, notably by preventing them from alteration, damage and any access not previously authorised by the Ecole Centrale de Lyon;

- Not to process data except in the framework of instructions and the authorisation received from the Ecole Centrale de Lyon;

- Ensure the legality of the data processing performed in the framework of the order;

- Take every measure to prevent any improper, malicious or fraudulent use of the data processed.

Article 13 – Garantie

Par dérogation à l’article 33 du CCAG‐FCS, le point de départ de la garantie est la date d’admission des prestations. Au titre de cette garantie le titulaire remettra en état ou remplacera à ses frais la partie de la prestation défectueuse (frais de déplacement, main d'œuvre, pièces).

Article 13 – Guarantee

By derogation from article 33 of the GCC‐RSS, the starting date of the guarantee is the date of acceptance of the services. By virtue of this guarantee the contractor shall remedy or replace the faulty part of the service at its own cost (travel expenses, labour, parts).

Article 14 – Prix et règlement des comptes

Les prix du marché sont réputés fermes et non actualisables.

Sauf stipulation contraire et dans la limite de 30% du montant TTC de la commande, aucun acompte ou avance ne seront versés au titulaire. Le cas échéant, les conditions sont prévues à l’article R2191-3 du code de la commande publique et les modalités de versement de l’avance sont prévues à

Le mode de règlement est le virement administratif.

Les prestations seront financées sur le budget de l'établissement et les sommes dues au titulaire seront payées dans un délai de 30 jours à compter de la date de réception des demandes de paiement ou de la date d'admission des prestations lorsqu'elle est postérieure.

Le dépassement du délai de paiement ouvre de plein droit et sans autre formalité pour le titulaire du marché ou le sous‐traitant, le bénéfice d'intérêts moratoires et d'une indemnité pour frais de recouvrement fixés selon les modalités d'application prévues par la loi n° 2013‐100 du 28 janvier 2013 et du décret n°2013‐269 du 29 mars 2013 relatif à la lutte contre les retards de paiement dans les contrats de la commande publique.

Les factures, accompagnées d’un RIB ou RIP, doivent respecter les dispositions des articles 289-0 et 289 du Code Général des Impôts (CGI) et comporter, outre les mentions exigées par l’article 242 nonies A de l’annexe 2 du CGI, le numéro du bon de commande émis par l’Ecole Centrale de Lyon.

La facture établie par le titulaire sera adressée à l’Ecole centrale de Lyon de façon dématérialisée via le portail Chorus Portail Pro à l’adresse suivante : xxxxx://xxxxxx-xxx.xxxx.xx.

L’utilisation de ce portail nécessitera la création d’un compte gratuit par le titulaire afin de pouvoir y importer les factures au format pdf.

Les codes obligatoires à renseigner afin d’envoyer une facture à l’attention de l’Ecole centrale de Lyon via CHORUS PRO sont :

→ SIRET : n°196 901 870 000 10

→ Code SERVICE : "INS", "ENS", "RECH" ou "ENISE"

→ Numéro d'engagement juridique obligatoire : n° bon de commande.

L’adresse de facturation est la suivante : Ecole Centrale de Lyon - Service Facturier- 00 Xxxxxx Xxx xx Xxxxxxxxx -00000 XXXXXX XXXXX.

Article 14 – Price and payment of accounts

The prices of the contract are considered firm and non-modifiable.

Unless otherwise stipulated, and up to a maximum of 30% of the order value (including VAT), no down-payment or advance payment will be made to the contractor. Where applicable, the conditions are set out in article R2191-3 of the code of public contracts, and the terms of payment of the advance are set out in article 11 of the CCAG-FCS.

The method of payment is administrative transfer.

The services shall be funded by the budget of the establishment and the sums due to the contractor shall be paid within a period of 30 days counting from the date of reception of the demands for payment or the date of acceptance of the services if it occurs afterwards.

Failure to comply with the delay for payment shall fully entitle, without any other formality, the contractor or the subcontractor performing the contract, to benefit from default interests and compensation for recovery costs set by the application procedures stipulated by law no. 2013‐100 of 28 January 2013 and decree no. 2013‐269 of 29 March 2013 relating to the combat against late payment for contracts subject to public purchase orders.

The invoices,accompanied with bank or postal account details,must conform to the conditions ofarticles289-0and289of the General Tax Code(CGI)and include, besides thementionsdemanded byarticle242Aof annex2of the CGI,the number of the purchase order issued by theEcoleCentrale deLyon.

The invoice issued by the contractor shall be sent to theEcole centrale de Lyon electronicallyviatheChorus Proportalat the following address:xxxxx://xxxxxx- xxx.xxxx.xx.

Utilisation of this portal requires opening an account free of charge by the contractor in order to upload their invoices in PDF format.

The codes that must be filled-in in order to send an invoice to the Ecole centrale de Lyon via CHORUS PRO are:

→ SIRET no. 196 901 870 000 10

→ SERVICE CODE: “INS", "ENS", "RECH" or “ENISE”

The obligatory legal engagement number: purchase order number.

The invoice address is: Ecole Centrale de Lyon - Service Facturier- 00 Xxxxxx Xxx xx Xxxxxxxxx -00000 XXXXXX XXXXX.

Article 15 – Modalités de résiliation

Le pouvoir adjudicateur peut prononcer une résiliation unilatérale notamment en cas de faute du titulaire (résiliation simple ou aux frais et risques) ou pour motif d’intérêt général (exemple : abandon de projet…) dans les conditions prévues au CCA- FCS.

Article 15 – Cancellation procedure

The contracting authority can announce a cancellation unilaterally in particular in the case of a fault by the contractor (simple cancellation or with expenses and r isks) or due to reasons of general interest (e.g., abandon of project, etc.) in the conditions stipulated in the CCA- FCS.

Article 16 ‐ Normes ‐ Assurances

Les prestations objet de chaque bon de commande doivent être conformes aux normes homologuées, en vigueur en France.

Le titulaire doit être couvert par un contrat d’assurance au titre de la responsabilité civile découlant des articles 1382 et 1384 du Code civil ainsi qu’au titre de sa responsabilité professionnelle couvrant les dommages causés aux tiers et à l’établissement par l’exécution des prestations.

A tout moment, même avant le commencement d’exécution des prestations, le titulaire doit être en mesure de transmettre une attestation, sur demande de l’établissement et dans un délai maximum de 8 jours.

Le titulaire prend notamment les dispositions nécessaires à la protection des biens et équipement sur le lieu de son intervention. Il engage sa responsabilité en ce qui concerne les dégradations occasionnées dans le cadre de sa mission.

Article 16 ‐ Standards ‐ Insurance

The services subject to each purchase order must conform to certified standards in force in France.

The contractor must be covered by an insurance contract for civil liability in conformity with articles 1382 and 1384 of the Civil Code and for their professional liability covering damage caused to third parties and to the establishment in the performance of the services.

At any moment, even before starting the services, the contractor must be able to supply a certificate on demand by the establishment and within a maximum delay of 8 days.

In particular, the contractor shall take the necessary measures to protect property and equipment on the site from their action. It is responsible for any damage occurring in the framework of its missions.

Article 17 – Accès aux locaux de l’Ecole Centrale de Lyon

Pour accéder aux locaux de l’Ecole Centrale de Lyon, le personnel du titulaire et ses sous-traitants sont tenus de se conformer aux consignes qui leur seront données.

Lorsque des prestations de service sont à exécuter dans un lieu où des mesures de sécurité s’appliquent, le titulaire est tenu de de se conformer aux dispositions édictées par la réglementation sur la protection du potentiel scientifique et technique introduite par le décret n°2011-1425 du 2 novembre 2011.

Cette réglementation prévoit des dispositions de contrôle de l’accès à des Zones à Régime Restrictif (ZRR). A ce titre, le titulaire peut être soumis aux procédures correspondantes d’autorisations préalables d’accès lorsque les prestations sont susceptibles de concerner de telles zones.

Article 17 – Access to the premises of the Ecole Centrale de Lyon

To gain access to the premises of the Ecole Centrale de Lyon, the personnel of the contractor and its subcontractors are bound to conform to the instructions given to them.

When the services must be performed in a place in which security measures are applicable, the contractor is bound to conform to the conditions set out in the regulations relating to the protection of scientific and technical potential introduced by decree no. 2011-1425 of 2 November 2011.

This regulation sets out conditions for controlling access to Regulated Access Areas (Zones à Régime Restrictif: ZRR). Therefore, the contractor may be subject to corresponding authorisation procedures prior to access when the services are liable to concern such areas.

Article 18 – Droits et langue

En cas de litige, le droit français est seul applicable.

Les litiges éventuels sont portés devant le tribunal administratif dans le ressort duquel le bon de commande est émis.

Tous les documents, inscriptions sur matériel, correspondances, factures et modes d’emploi doivent être rédigés en français.

Article 18 – Law and language

In the case of dispute, French law is the sole law applicable.

Possible disputes shall be brought before the administrative court in the jurisdiction in which the purchase order is issued.

All the documents, inscriptions on equipment, correspondence, invoices and user manuals must be written in French.

Document mis à jour en mai 2024 et traduit en anglais. En cas de discordance entre la version française et la traduction anglaise, la version française fera foi. Document updated in May 2024 and translated into English. In case of differences between the French version and the English translation, the French version shall take precedence.