CONDITIONS GENERALES (CG) DU DEPARTEMENT FEDERAL DES AFFAIRES ETRANGERES (DFAE) POUR LES CONTRATS DE MANDAT (TYPES A ET B)

Département fédéral des affaires étrangères DFAE

CONDITIONS GENERALES (CG) DU DEPARTEMENT FEDERAL DES AFFAIRES ETRANGERES (DFAE) POUR LES CONTRATS DE MANDAT (TYPES A ET B)

1 Champ d'application

1.1 Les présentes conditions générales (CG) règlent la conclusion, le contenu et l'exécution des contrats de mandat (types A et B) entre la Confédération suisse, représentée par le Département fédéral des affaires étrangères (DFAE, ci-après nommée la mandante), et le ou la mandataire (ci-après nommé/e la mandataire).

1.2 Toute mandataire qui présente une offre à la mandante accepte les présentes CG.

2 Mandataire

2.1 La mandataire peut être une ou plusieurs personnes physiques ou morales, ou une ou plusieurs sociétés commerciales, au sens du droit suisse ou étranger.

2.2 Si la mandante conclut un contrat avec plusieurs personnes, celles-ci forment un consortium. Le consortium désigne par écrit une personne chargée de le représenter vis-à-vis de la mandante. Le contrat doit être signé soit par la personne qui représente le consortium, soit par tous les membres du consortium. La personne qui représente le consortium est expressément autorisée à procéder, de commun accord avec la mandante, à des modifications du contrat. Les membres du consortium assument une responsabilité solidaire.

3 Phase précédant la conclusion du contrat

3.1 Jusqu’au moment de la conclusion du contrat, le retrait des pourparlers par l’une des parties n’en- traîne pas d’obligations financières vis-à-vis de l’autre partie, chacune des parties assumant ses frais.

3.2 Si rien n'est précisé dans l'appel d'offre, l’élaboration de l'offre n'est pas rémunérée.

3.3 Sauf dispositions contraires stipulées dans les documents d'appel d'offre, la mandataire est enga- gée par son offre pendant xxx xxx mois qui suivent la soumission.

4 Fourniture des prestations

4.1 La mandataire répond de l’exécution fidèle et soignée du contrat et s’engage à sauvegarder les intérêts de la mandante et à respecter ses instructions.

4.2 La mandataire s'engage à respecter les normes juridiques en vigueur lors de l'exécution du contrat et à faire le meilleur usage possible des ressources financières et techniques à sa disposition.

4.3 La mandataire effectue les prestations convenues personnellement ou par l'intermédiaire de ses collaborateurs. Si rien n'est précisé dans le

contrat, elle n'est pas autorisée à confier l'exécution du contrat à des tiers (fournisseurs, sous-traitants ou sous-mandataires).

4.4 Si des collaborateurs (personnes-clé) sont nommément cités dans le contrat (budget), ceux-ci sont tenus de réaliser les prestations qui leur sont assignées. La mandataire ne remplace les personnes-clé qu'avec l'accord écrit de la mandante.

4.5 La mandataire n'emploie que des collaborateurs qualifiés et triés sur le volet. Elle tient compte en particulier, dans l’intérêt de la mandante, de l'aspect de continuité. La mandante peut exiger de la mandataire qu'elle remplace les collaborateurs s'il s'avère que ceux-ci ne disposent pas des connaissances requises ou entravent d'une manière ou d'une autre la bonne exécution du contrat. Si la mandataire doit recruter des collaborateurs pour exécuter le contrat, elle doit le faire selon un processus transparent et équitable, basé sur des critères objectifs.

4.6 Si la mandataire est autorisée à confier l'exécu- tion du contrat à des tiers (fournisseurs, sous-trai- tants, sous-mandataires), elle conclut avec eux des contrats de sous-traitance. Ceux-ci doivent respecter le contrat et le budget de base. En outre, les tiers ne doivent pas bénéficier de conditions plus avanta- geuses que celles accordées à la mandataire par la mandante.

4.7 La mandataire informe la mandante régulièrement de l'état des travaux. Elle l'avise par écrit immédiatement de tous les événements qui peuvent avoir des conséquences sur l'exécution du contrat.

4.8 La mandante ou tout tiers qu’elle aura désigné à cet effet ainsi que le Contrôle fédéral des finances sont autorisés à contrôler en tout temps l’exécution du mandat ainsi que l’ensemble des documents s’y rapportant et exiger des informations à ce sujet.

4.9 La mandataire fournit les rapports opérationnels et financiers (factures, rapports d'audit) à la mandante conformément aux échéances et à la forme fixées dans le contrat.

4.10 La mandataire se conforme aux principes comptables. Elle suit les directives nationales du pays où elle a son siège/domicile ainsi que les normes internationales d'information financière (International Financial Reporting Standards).

4.11 Concernant l'achat et la manipulation de matériel :

a. Les achats de matériel nécessaire à l'exécution du contrat et figurant au budget sont effectués par la mandataire en son nom propre et pour le compte de la mandante. La mandataire négocie les contrats et les soumet ensuite pour

approbation à la mandante. Les factures sont adressées à la mandataire, qui remplit les obligations contractuelles. Les rabais et ristournes obtenus par la mandataire lors de l'achat du matériel sont considérés comme des diminutions de coûts.

b. La mandataire est propriétaire du matériel, à défaut de dispositions contractuelles contraires (p. ex. location de matériel). En cas de violation du contrat, en particulier en cas de violation des obligations prévues à la let. c ci-dessous, ou en cas d’autres mises en danger du matériel, le mandant peut, par déclaration écrite, exiger en tout temps que le mandataire lui en transfère la propriété. La mandataire est obligée de transférer la propriété immédiatement.

c. La mandataire manipule le matériel avec soin et tient un inventaire. Au moment de rendre ou de transmettre le matériel, la mandataire établit un protocole de remise du matériel.

d. La mandante décide avant la fin du contrat de ce qu'il adviendra du matériel utilisé et des éventuelles recettes. La mandataire fera figurer les recettes éventuelles dans le décompte final.

4.12 Au cours de l'exécution du contrat, la mandataire indique toujours clairement qu'elle agit pour le compte de la Confédération suisse. Elle décrit le mandat comme « un projet de la Confédération suisse dont la mise en œuvre lui a été confiée ». En outre, elle respecte les directives en matière d'identité visuelle de l'administration fédérale suisse.

5 Facturation et indemnité

5.1 Le calcul de l'indemnité se fonde sur l'article 2 du contrat. La mandataire fournit les prestations dans les limites du plafond de coûts défini. Elle n'est pas tenue d'utiliser tous les moyens financiers mis à sa disposition. L'indemnité couvre toutes les prestations nécessaires à la bonne exécution du contrat. Sauf dispositions contraires entre les parties, l'inflation n'est pas prise en considération.

5.2 Les mandataires ont l’obligation d’établir à l’atten- tion du DFAE des factures électroniques pour tous les mandats dépassant CHF 5'000.- (TVA exclue). Les mandataires locaux des représentations à l’étranger ne sont pas concernés par cette obligation.

De plus amples informations au sujet de la factura- tion électronique sont disponibles sur xxxx://xxx.x- xxxxxxx.xxxxx.xx.

5.3 Sous réserve d'une éventuelle avance, les paie- ments sont opérés conformément à l'article 3 du con- trat, dans un délai de 30 jours après approbation par la mandante des rapports opérationnels et financiers.

5.4 Le remboursement des frais d’hébergement, de repas et d’autres frais assimilables se fonde sur la Notice relative au remboursement des honoraires et des frais de décembre 2015

(xxxxx://xxx.xxx.xxxxx.xx/xxx/xx/xxxx/xxxx/xxxxxxxx e/informationen-downloads/documents-

contractuels-dfae.html) qui fait partie intégrante du contrat. Les frais précités devront faire l’objet d’une offre par le mandataire.

6 Impôts et taxes (y compris taxe sur la valeur ajoutée)

6.1 La mandataire s'acquitte de tous les impôts et taxes dûs selon le droit en vigueur et découlant du contrat, y compris de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

6.2 Si les prestations convenues dans le contrat sont soumises à la TVA, la mandataire doit immédiate- ment en informer la mandante. Pour les prestations soumises à la TVA qui sont fournies par des tiers, la mandataire déduit l'impôt préalable, c'est-à-dire qu'elle déduit la TVA facturée par les tiers de leur fac- ture.

6.3 Il incombe à la mandataire de déposer une de- mande de remboursement de la TVA en vertu des dispositions en vigueur dans le pays partenaire con- cerné.

7 Droits de propriété intellectuelle

7.1 A défaut de disposition contraire, la mandante est titulaire de tous les droits de protection (droits de pro- priété intellectuelle et droits apparentés existants ou futurs) liés aux résultats des travaux entrepris dans le cadre de l'exécution du contrat. Sont réservés les droits immatériels liés à la protection de la personne dans la mesure où la loi ne permet pas leur transfert.

7.2 La mandante peut disposer des résultats des tra- vaux dans leur intégralité, sans aucune restriction ni temporelle ni spatiale. La faculté d'en disposer s'étend à tous les droits d'utilisation possibles, ac- tuels et futurs, notamment l'usage, la publication, l'aliénation et la transformation. Par des dispositions contractuelles, la mandante peut accorder à la man- dataire des droits d'utilisation.

7.3 Les droits préexistants dont disposent les parties demeurent réservés. Si, lors de l'exécution du con- trat, des droits de propriété intellectuelle du manda- taire préexistants sont utilisés, la mandante dispose d'un droit d'utilisation intégral non transmissible et non exclusif, sans restriction ni temporelle ni spatiale qui lui permet de faire usage et de disposer des ré- sultats des travaux au sens du chiffre 7.2.

7.4 La mandataire s'engage à régler toute collabora- tion avec des tiers de manière à ce que les éventuels droits de protection, d'utilisation ou d'usage de tiers nés de l'exécution du contrat soient transmis à la mandante conformément aux modalités précitées.

7.5 La mandataire s’oppose sans délai, à ses frais et à ses propres risques, à toute prétention élevée par un tiers et reposant sur la violation d’un droit de pro- priété intellectuelle. Si un tiers intente une procédure à l’encontre de la mandataire, cette dernière en in- forme immédiatement et par écrit la mandante. Si le tiers fait valoir ses prétentions directement auprès de la mandante, la mandataire se constitue partie au li- tige sur demande de la mandante. La mandataire s'engage à supporter tous les coûts (y compris les dommages-intérêts) encourus par la mandante au titre du procès et d'un éventuel règlement extrajudi- ciaire du litige.

8 Protection au travail, conditions de travail, égalité salariale entre hommes et femmes et droit de l’environnement

8.1 Pour les prestations à fournir en Suisse dans le cadre de l'exécution du contrat, le mandataire respecte les dispositions en matière de sécurité et de santé au travail et les conditions de travail applicables sur le lieu d'exécution, les obligations d'annonce et d'autorisation selon la loi fédérale du 17 juin 2005 contre le travail au noir (LTN)1 ainsi que les dispositions sur l'égalité de traitement entre femmes et hommes en matière d'égalité salariale. Les contrats de travail généraux et standard ou, à défaut, les conditions effectives de travail locales et de la profession s'appliquent comme conditions de travail.

8.2 Pour les services à rendre à l'étranger dans le cadre de l'exécution du contrat, le mandataire se conforme aux dispositions pertinentes applicables au lieu où les services sont exécutés, mais au moins aux conventions fondamentales de l'Organisation internationale du travail (OIT)2.

8. 3 La mandataire respecte les dispositions de la loi sur les travailleurs détachés du 8 octobre 1999 s’il envoie des employés de l'étranger en Suisse pour exécuter le contrat.3

8.4 Pour les prestations à fournir en Suisse dans le cadre de l'exécution du contrat, le mandataire respecte les dispositions du droit suisse de l'environnement applicables au lieu d'exécution, à savoir la loi fédérale sur la protection de l'environnement (LPE)4, la loi fédérale sur la protection des eaux (LEaux)5, la loi fédérale sur la protection de la nature et du paysage (LPN)6, la loi fédérale sur les forêts (LFo)7 et la loi fédérale sur les produits chimiques (LChim)8 ainsi que les ordonnances qui en découlent.

8.5 Pour les prestations à fournirà l'étranger dans le cadre de l'exécution du contrat, le mandataire respecte les dispositions de protection de l'environnement applicables au lieu d'exécution, mais au moins les accords environnementaux pertinents pour sa prestation conformément à l'annexe 2 de l’ OMP9.

8.6 Le mandataire est tenu de transférer contractuellement à ses tiers engages les obligations découlant des sections 8.1 à 8.5 ci-dessus.

8.7 la mandataire ou l'un de ses tiers engages enfreignent l'une des obligations énoncées aux chiffres précédents, la mandataire est tenue de payer une pénalité contractuelle, à moins qu'il ne prouve qu'il n'est pas fautif. Cette sanction

1 RS 822.41

2 Conventions de l'OIT : n° 29 du 28 juin 1930 concernant le travail forcé ou obligatoire (Rs 0.822.713.9), n° 87 du 9 juillet 1948 concernant la liberté syndicale et la protection du droit syndical (RS 0.822.719.7), n° 98 du 1. No 98 du 1er juillet 1949 sur l'application des principes du droit d'or- ganisation et de négociation collective (RS 0.822.719.9), No 100 du 29 juin 1951 sur l'égalité de rémunération entre travailleurs masculins et féminins pour un travail de valeur égale (RS 0. 822.720.0), n° 105 du 25 juin 1957 sur l'aboli- tion du travail forcé (RS 0.822.720.5), n° 111 du 25 juin 1958 sur la discrimination en matière d'emploi et de pro- fession (RS 0.822.721.1), n° 138 du 26. juin 1973 sur l'âge

s'élève à 10 % de la rémunération totale pour chaque cas d'infraction, jusqu’à un total maximum de 100 000 CHF. Le paiement de la pénalité ne libère pas le mandataire du respect de ces obligations.

9 Assurances

9.1 Pour les personnes physiques exerçant une acti- vité indépendante, les sociétés de personnes et les personnes morales (contrat de mandat type B), les dispositions suivantes s'appliquent en matière d'assurances :

a. La mandante n’est redevable d’aucune prestation sociale (en Suisse : AVS/AI/APG/AC LAA/LPP) ni d’aucune indemnité, en particulier pour les cas de maladie, d'invalidité et de décès. La mandataire est responsable de sa propre couverture en assurances ainsi que de celle de ses employés, notamment en ce qui concerne les conséquences économiques liées aux risques spécifiques des régions où les travailleurs sont employés et où la mandataire fournit ses prestations (y compris le transport de retour vers le pays où elle fournit habituellement ses prestations). Les primes d'assurances sont à la charge de la mandataire.

b. Les personnes physiques exerçant une activité indépendante fournissent à la mandante une attestation officielle prouvant leur statut de travailleur indépendant. Si la caisse de compensation compétente parvient, a posteriori, à la conclusion que les activités exercées par la mandataire ne permettent pas de la qualifier d’indépendante, la mandataire s'engage à rembourser à la mandante les cotisations salariales que celle-ci aura versées aux assurances sociales.

9.2 Pour les personnes physiques exerçant une acti- vité dépendante (contrat de mandat type A), les dis- positions suivantes s'appliquent en matière d'assu- rances sociales : la mandante paie les cotisations pa- tronales et déduit directement les cotisations sala- riales en faveur des assurances sociales (en Suisse : AVS/AI/APG/AC LAA/LPP) prévues par la loi. La mandante verse les cotisations une fois que la man- dataire lui a communiqué son numéro AVS.

9.3 La mandataire conclut à ses frais une assurance civile et une assurance vol adaptées à la situation (notamment en ce qui concerne l'utilisation, l'endom- magement et la perte du matériel en vertu du chiffre 4.11). Sur requête de la mandante, elle présente une attestation d'assurance.

10 Confidentialité

minimum d'admission à l'emploi (RS 0.822.723.8), n° 182 du 17 juin 1999 sur l'interdiction et les mesures immé- diates pour l'élimination des pires formes de travail des en- fants (RS 0.822.728.2).

3 RS 823.20

4 RS 814.01

5 RS 814.20

6 RS 451

7 RS 921.0

8 RS 813.1

9 172.056.11

10.1 Les parties s'engagent à traiter de manière con- fidentielle tous les faits et informations liés au contrat qui ne sont pas de notoriété publique ni accessibles au public. En cas de doute, elles traitent les faits et informations de manière confidentielle.

L'obligation de confidentialité ne s'applique pas à la mandante dans la mesure où elle est tenue de publier les faits et informations suivants : Nom et adresse de la mandataire, objet et valeur du marché, procédure de passation effectuée, date de conclusion et de dé- but du contrat et période d'exécution du contrat. Les obligations de divulgation prévues par le droit suisse (par exemple, en vertu des lois LTrans10, LMP11, OMP12 demeurent réservées.

10.2 L'obligation de garder le secret existe avant même la conclusion du contrat et perdure après la fin des relations contractuelles.

10.3 Sans autorisation expresse de la mandante, la mandataire n'est pas autorisée à utiliser sa collabo- ration actuelle ou passée avec la mandante à des fins publicitaires ni à citer celle-ci comme référence.

10.4 Les parties imposent les obligations précitées à leurs employés et aux tiers prêtant leur concours.

10.5 Lorsque la mandataire ne respecte pas les obligations citées, elle est redevable d'une peine conventionnelle à moins qu'elle ne prouve qu'elle n'a pas commis de faute. Pour chaque infraction, la peine conventionnelle est de 10 % de la rému- nération totale, mais ne peut dépasser 100 000 CHF. Le versement de la peine conventionnelle ne libère pas la mandataire de l'obligation de res- pecter ses engagements. La peine convention- nelle est décomptée d'éventuels dommages-inté- rêts.

11 Protection des données

11.1 Les parties s'engagent à respecter la législation suisse en matière de protection des données et à prendre toutes les mesures économiques, tech- niques et organisationnelles que l'on peut raisonna- blement attendre d'elles afin que les faits et informa- tions confidentiels soient interdits d'accès et ne par- viennent pas à la connaissance de tiers non autori- sés. Les obligations de déclarer et de publier prévues par la loi sont réservées.

11.2 Les données personnelles ne peuvent être utili- sées que dans la mesure nécessaire à l'exécution du contrat. La mandataire prend acte que la mandante évalue la qualité des prestations fournies.

11.3 Les parties imposent les obligations précitées à leurs employés et aux tiers prêtant leur concours.

12 Demeure

12.1 Si rien n'est précisé dans le contrat, la manda- taire est en demeure lorsqu'elle ne respecte pas les délais prévus malgré un avertissement.

12.2 Lorsque la mandataire est en demeure, elle est redevable d'une peine conventionnelle à moins qu'elle ne prouve qu'elle n'a pas commis

de faute. Pour chaque jour de retard, la peine con- ventionnelle est de 1 ‰ de la rémunération totale, mais ne peut en dépasser les 10 %. La peine con- ventionnelle est due même lorsque les prestations sont acceptées sous réserve. Le versement de la peine conventionnelle ne libère pas la mandataire de l'obligation de respecter ses engagements. La peine conventionnelle est décomptée d'éventuels dom- mages-intérêts.

13 Responsabilité

13.1 Les parties répondent de tous les dommages occasionnés à l'autre partie si elles ne peuvent prou- ver qu'aucune faute ne leur incombe. La responsabi- lité pour les dommages corporels est illimitée. Dans tous les cas, la responsabilité se limite toutefois aux dommages avérés et prouvés. La responsabilité pour perte de gain est exclue.

13.2 La mandataire est responsable de son compor- tement comme de celui de ses collaborateurs et des tiers prêtant leur concours à l'exécution du contrat (fournisseurs, sous-traitants ou sous-mandataires).

14 Modifications, annulation et nullité partielle du contrat

14.1 Les modifications et compléments au contrat, de même que la résiliation de celui-ci, requièrent la forme écrite.

14.2 Le contrat peut être résilié par écrit en tout temps par chacune des parties. Les prestations fournies avant la résiliation sont rémunérées. Les prétentions en dommages-intérêts pour cause de résiliation du contrat en temps inopportun sont réservées. Toute compensation pour perte de gain est exclue.

14.3 Si certaines dispositions du contrat s'avèrent nulles ou illégales, cela n'affecte pas la validité du contrat. Dans ce cas, la disposition en question est remplacée par une disposition valable et aussi équivalente que possible sur le plan économique. Il en va de même en cas de lacune au contrat.

15 Cession et mise en gage

La mandataire ne peut céder ou mettre en gage les prétentions vis-à-vis de la mandante que si celle-ci y a préalablement consenti par écrit.

16 Dispositions finales

16.1 Seul le droit suisse est applicable, à l'exclusion des règles de conflit de lois. Les dispositions de la Convention des Nations unies du 11 avril 1980 sur les contrats de vente internationale de marchandises (Convention de Vienne)13 ne sont pas applicables.

16.2 Le for exclusif est Berne, Suisse.

10 RS 152.3

11 RS 172.056.1

12 RS 172.056.11

13 RS 0.221.211.1