Convention de partenariat entre la Ville de Brest et l’association Challenger Tour de Brest pour l’organisation du tournoi de tennis Open Brest Arena en 2017.
Convention de partenariat entre la Ville de Brest et l’association Challenger Tour de Brest pour l’organisation du tournoi de tennis Open Brest Arena en 2017.
Entre les soussignés :
La ville de Brest
Représentée par son Maire, Monsieur ▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇, ou son représentant, en vertu d'une délibération du Conseil Municipal n° 2017-XX-XXX du XX 2017,
Ci-dessous désignée « la ville », et
L’association Challenger Tour de Brest, association régie par les dispositions de la loi du 1er juillet 1901, dont le siège social est ▇▇▇▇▇ (▇▇▇▇▇) ▇▇, ▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇, déclarée auprès de la Préfecture du Finistère le 29 juillet 2014, sous le numéro, représentée par Monsieur ▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇, agissant en qualité de Président de l’association, ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes,
Ci-dessous désignée « l’association » Il a été convenu ce qui suit :
Préambule
L’association Challenger Tour de Brest organise un tournoi de tennis ATP (Association de Tennis Professionnel) à Brest du 23 au 29 octobre 2017. Ce tournoi se déroulera dans la salle Brest Arena.
Il a été convenu ce qui suit :
Article 1- Engagement de l’association
L’association s’engage à prendre toutes mesures nécessaires au bon déroulement de la manifestation et en particulier à diriger les équipes de bénévoles qui assureront l’organisation et la conduite des actions.
Afin de couvrir les risques de dommages, l’association s’engage à :
contracter une assurance « organisateur » pour couvrir sa responsabilité civile ;
souscrire une assurance pour le matériel de la ville de Brest qui sera éventuellement mis à disposition.
Au titre du lien partenarial avec la ville de Brest, l’association s’engage par ailleurs à :
assurer la promotion de la ville de Brest sur tout support de communication dédié au tournoi (affichage, prospectus, annonces presse, spots radio, bannières web, programmes etc…) :
o assurer lors des cérémonies liées au tournoi et lors de la remise des prix une visibilité accrue de la ville de Brest en l’invitant à y participer ;
o apposer le nom et le logo de la ville de Brest sur les affiches, sur les plaquettes de communication, sur la visibilité terrain pendant l’épreuve (bâches de fond de courts, signalétique d’accueil, et tout autre support figurant sur la manifestation) ;
o apposer le logo Brest life (attractivité du territoire) autour du court, à chaque endroit visible par les médias ;
o garantir une présence permanente de la ville de Brest sur le site internet dévolu au tournoi (logo de la ville de Brest, lien hypertexte vers
le site de la ville de Brest : ▇▇▇▇▇.▇▇, et sur le site de promotion du territoire : ▇▇▇▇▇-▇▇▇▇.▇▇, etc…) ;
o mettre à disposition de la ville de Brest, les espaces et les places nécessaires à des opérations de relations publiques et de promotion du territoire ;
o fournir à la ville de Brest un ensemble de supports visuels (photos, vidéos) liés au tournoi destinés à une exploitation promotionnelle de la ville de Brest ;
o fournir à la ville de Brest une trentaine de clichés photographiques reprenant les moments emblématiques du tournoi (tous droits cédés pour exploitation sur support de promotion de la ville de Brest) ;
o permettre l’accès durant la totalité de l’événement au photographe officiel missionné par la ville de Brest.
Favoriser la promotion du territoire en donnant les moyens à la ville de Brest d’organiser des opérations de relations publiques au sein de cet équipement métropolitain :
o mettre à disposition les espaces, et places nécessaires :
le « Pack service majeur » avec tables pour le dîner et la mise à disposition de 2 loges pour la ½ finale et la finale ;
o mettre à disposition un espace réceptif le soir de la ½ finale ; a minima 50 personnes
o prévoir un temps de rencontre officiel entre le Maire, le parrain et joueurs du tournoi.
Dispositif média, relations presse / partenariats médias :
o l’organisateur s’engage à communiquer à la collectivité le dispositif média / relations presse qu’il mettra en place en amont et pendant l’événement ;
o l’organisateur informera également la collectivité à propos des partenariats médias qu’il mettra en place pour l’événement.
o la collectivité étant susceptible de convier, pendant l’événement, des journalistes nationaux ou des personnalités des médias, l’organisateur s’engage à faciliter l’accès, l’accueil et le traitement desdits journalistes sur une base de 15 à 20 journalistes ou personnalités des médias pour la durée de l’événement.
Au titre de la promotion du tennis et du territoire, l'association s'engage à :
accueillir des jeunes de la ville de Brest par la mise à disposition de places et faciliter l’accès à l’événement afin de leur faire découvrir la pratique du tennis.
organiser des événements festifs mêlant sport et gastronomie autour de rencontres culinaires basées sur les produits locaux.
Par ailleurs, l’association s’engage à produire les documents administratifs et financiers relatifs à la gestion de l’association.
L’association s’engage ainsi à fournir, dans le mois qui suit la fin de l’exercice comptable, le budget prévisionnel de la saison suivante ; et dans les trois mois qui suivent la fin de l’exercice comptable
un bilan certifié comprenant l’exercice N et N-1 et ses annexes
le compte de résultat comprenant l’exercice N et N -1
un bilan de l’activité de la structure de la saison écoulée
Le cas échéant, le bénéficiaire s’engage à fournir tous documents complémentaires.
Enfin, l’association s’engage à fournir, dans les 3 mois qui suivent la manifestation un bilan de la manifestation (financier et sportif)
Article 2 - Engagement de la ville de Brest
La ville de Brest s’engage à soutenir financièrement l’organisation de cette manifestation par l’attribution d’une subvention de 94 000 €.
L’association s’engage à transmettre aux services de la ville de Brest le bilan de cette manifestation, tant sportif que financier dans les 3 mois qui suivent le déroulement de cette manifestation.
Article 3 – Modalité de versement de la contribution financière
La subvention sera versée à la signature de la présente convention par les deux parties et après transmission du budget prévisionnel de la manifestation par l’association.
La contribution financière sera créditée au compte de l’association selon les procédures comptables en vigueur.
L’ordonnateur de la dépense est le Maire de la ville de Brest.
Le comptable assignataire chargé du paiement est Monsieur le Trésorier principal municipal de la ville de Brest.
Article 4 - Durée de la convention
La présente convention est valable de sa date de signature jusqu’au 30 octobre 2017.
Article 5 – Non-respect des engagements
En cas d’inexécution ou de modification substantielle et en cas de retard significatif des conditions d’exécution de la convention par l’association sans l’accord écrit de la Ville, celle-ci peut respectivement ordonner le reversement de tout ou partie des sommes déjà versées au titre de la présente convention, suspendre le versement de la subvention ou diminuer son montant, après examen des justificatifs présentés par l’association et avoir entendu ses représentants.
Tout refus de communication des comptes ou de compte-rendu financier peut entraîner la suppression de la subvention.
La Ville informe l’association de ces décisions par lettre recommandée avec accusé de réception.
Article 6 : Litiges
Les litiges pouvant résulter de l'exécution de la présente convention relèveront de la compétence du Tribunal Administratif de Rennes.
Article 7 : Modification
Toute modification de la présente convention fera l’objet d’un avenant. Fait à Brest, le
Pour la ville de Brest Le Maire ▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇▇▇▇▇ | Pour l’association Challenger Tour de Brest Le Président ▇▇▇▇▇▇▇▇ ▇▇▇▇▇▇ |