LOCATION DE LA SALLE MULTI-ACTIVITÉS « DU VICUS »
XXXXXXXX XX XX XXXXX XXXXX-XXXXXXXXX « XX XXXXX »
XX XXXXX-XXX-XXXXX
Article 1er :
RÉGLEMENT INTÉRIEUR
Le présent règlement s’applique pour tout événement privé organisé dans la salle multi-activités « du Vicus », quelle que soit son origine (individuel, amical, familial, associatif, ludique, musical, culturel, récréatif ou autre). Il s’applique également quel que soit l’horaire retenu pour le déroulement de l’événement motivant la réservation de la salle.
La mise à disposition de la salle à toute personne physique ou morale s’effectue en conséquence suivant les dispositions énoncées aux articles suivants.
Article 2 :
La police et la surveillance de la salle des fêtes appartiennent au Maire ou à l’adjoint délégué à l’animation dûment habilités à assurer et faire assurer l’exécution du présent règlement. En cas d’absence ou d’empêchement, ces pouvoirs de police et de surveillance sont exercés par un maire adjoint.
Article 3 :
La Commission Municipale « gestion de la salle », chargée de l’élaboration du présent règlement pourra préconiser toutes modifications éventuelles à apporter à celui-ci. Elle procédera, le cas échéant, à l’examen de cas particuliers pouvant se présenter. Cette commission est également chargée du planning d’occupation des associations.
Article 4 :
Les manifestations payantes ne sont autorisées que pour des associations ou des organismes légalement constituées.
Article 5 :
La salle est réservée, par ordre de priorité :
a) aux cérémonies et animations de la commune,
b) aux associations de la commune, dès lors qu’elles auront respectées les dispositions du présent règlement et déposé un calendrier prévisionnel d’occupation de la salle en fin d’année civile et ce sous réserve d’acceptation.
c) aux habitants de VILLE-SUR-LUMES, selon les mêmes dispositions de respect du présent règlement.
d) les demandes n’entrant dans aucune des trois catégories précédentes seront traitées au cas par cas, l’autorité compétente se réservant toute latitude quant à la réponse pouvant être apportée au pétitionnaire.
Article 6 :
La réservation de la salle devra faire l’objet d’une demande déposée au secrétariat de mairie. En cas d’avis favorable, elle devra être validée après signature d’un contrat de location indiquant la nature, le prix et les conditions de location. L’acceptation définitive restera assujettie à l’encaissement d’un versement équivalent à 50 % du montant de la location.
L’annulation de la réservation s’effectue par lettre recommandée avec accusé de réception ou par dépôt en mairie contre récépissé.
Si l’annulation est notifiée dans un délai de deux mois suivant la date de signature du contrat de location, le versement effectué sera restitué en totalité.
Si l’annulation intervient après ce délai de deux mois, la totalité du versement effectué à la réservation sera retenue.
Article 7 : Conditions particulières de location
Horaires et durée
- La location est possible soit pour un jour (du lundi au jeudi inclus) ou pour deux jours, avec option possible de journée supplémentaire suivant disponibilité.
- Les horaires fixés pour les états des lieux devront être impérativement respectés. Respect des lieux
- Les véhicules devront respecter le stationnement sur le parking de la salle, les voies de circulation devant être laissées libre de tout véhicule.
- Le locataire veillera à respecter les plates-bandes, les arbres et toutes les plantations en général.
- Le locataire prend en charge le mobilier et les accessoires contenus dans la salle ; il en est pécuniairement responsable en cas de dégradation même accidentelle ou de vol.
- Le locataire s’emploiera à respecter les installations et le matériel et à prendre toutes les précautions requises pour le déplacement et le rangement du dit matériel.
- En aucun cas les extincteurs ne doivent être manipulés s’il n'y a pas nécessité. Dans le cas d'une manipulation fortuite par une personne, ce matériel devra être remplacé et donnera donc lieu à une retenue sur la caution.
- L’introduction de matériel extérieur à la salle doit être soumise à autorisation.
- Il est demandé au locataire de ne rien fixer aux murs avec des adhésifs, clous ou punaises ; des câbles sont prévus à cet effet sur les murs de la salle, et de ne pas détériorer les murs ou plafond avec des projectiles (bouchons de champagne).
- Il est strictement interdit de fumer dans la salle (ni cigarettes classiques, ni cigarettes électroniques) : un SAS est également prévu à cet effet.
- Après utilisation, l’ensemble des portes, fenêtres et volets devront être fermés et verrouillés.
- En cas de perte des clés, leur remplacement sera facturé. Il en sera de même s’il est nécessaire changer une ou plusieurs serrures. Dans cette hypothèse, la caution ne sera restituée qu’après remboursement des frais se rapportant à ces remplacements.
Respect du voisinage
- Les sonorisations ou autres diffuseurs de musique seront limités (la salle dispose d’un limiteur de son plafonné à 100db). Aucun dispositif de sonorisation ne sera branché autrement que sur la prise prévue à cet effet. Les utilisateurs veilleront scrupuleusement au respect du voisinage. Aucune émergence sonore ne devra venir troubler la quiétude du voisinage. Le locataire assurera lui-même le contrôle des incidences nées de sa manifestation aux abords de la salle ; en tant que de besoin, il procédera immédiatement à la modération de volumes sonores diffusés. Des consignes de silence seront à observer en extérieur, aux abords immédiats de la salle.
Nettoyage
- Les sols devront être correctement nettoyés de même que les tables et les chaises.
- La salle dans son intégralité, y compris la cuisine (évier, réfrigérateur, lave-vaisselle, etc.), les sanitaires ainsi que les pièces annexes seront laissés en parfait état de propreté.
- En cas d’utilisation du lave-vaisselle, les produits de lavage sont fournis par la mairie.
- Il est possible de prendre l'option « ménage ». Dans ce cas, il vous sera demandé de faire un pré-nettoyage qui consiste à :
*balayer la salle dans son intégralité.
*retirer les tâches importantes sur le sol.
*ramasser impérativement gobelets, serviettes, mégots et autres détritus y compris à l'extérieur.
*vider les deux cendriers extérieurs.
*nettoyer et ranger les chaises, la cuisine et le matériel.
*les tables devront être nettoyées et laissées en l'état sur place pour vérification.
*les toilettes devront être impérativement nettoyés et leurs poubelles vidées.
Déchets
- Tous les déchets seront triés en fonction de leur nature et déposés dans les bacs appropriés.
- Les bouteilles en verre ne devront en aucun cas être mises dans le bac rouge mais devront être déposées dans la benne verre situées à l'entrée du parking.
Article 8 :
Pendant toute la durée de la location, chaque réservataire est responsable de la discipline intérieure et extérieure telle qu’elle est développée à l’article 7 ; il ne devra sous aucun prétexte admettre un nombre de personnes en salle supérieur au nombre autorisé soit :
- 144 personnes assises pour un spectacle ou un repas, étant précisé qu’en cas de réservation d’un espace pour piste de danse ou d’évolution, il convient de déduire à la capacité maximale susmentionnée, un nombre égale à 1 personne par mètre-carré de surface dégagée ;
- 240 personnes debout pour une manifestation telle un vin d’honneur ;
- 30 personnes debout dans la petite salle.
Pour le contrôle éventuel de l’ensemble des dispositions figurant au présent article et à l’article 7, le locataire autorise tout représentant de la municipalité à accéder à tout moment à la salle ainsi qu’à chacune de ses annexes.
Article 9 :
La prise en charge du matériel, des locaux et des abords (éclairage…) fait l’objet d’un inventaire contradictoire avant et après utilisation avec le responsable de la salle. Le mobilier répertorié sur la fiche d’inventaire ne devra en aucun cas sortir de la salle. Une caution, dont le montant est précisé en annexe, sera versée préalablement à titre de garantie. Toute dégradation constatée donnera lieu à réparation. Si le montant de la caution ne couvre pas les frais ainsi générés, le surplus des réparations sera recouvré à l’amiable ou à défaut par état exécutoire, sur ordre du Maire, auprès du réservataire.
Article 10 :
En annexe de sa demande de réservation, le candidat locataire s’engage à être couvert par une police d’assurance le garantissant pour les risques dont il pourrait être responsable à titre personnel ou pour ses ayants-droits, au titre de ses invités, de ses prestataires, de ses employés ou de ses co-contractants , ce vis-à-vis des tiers de la Commune. Si le réservataire intervient au nom d’une personne morale (association, comité d’entreprise, société…), la police d’assurance devra couvrir l’organisme intéressé pour une couverture du risque concernant l’ensemble des adhérents, membres, associés ou sociétaires. La responsabilité de la commune ne peut en aucun cas être engagée en cas de vols, effractions ou dégradations des véhicules.
Article 11 :
Il appartiendra à chaque locataire de désigner le ou les responsables chargés de faire respecter le présent règlement. Le locataire ainsi que les responsables expressément désignés devront rester joignables par l’autorité municipale pendant toute la durée de la location ; ils devront pour cela communiquer les numéros de téléphone permettant de les contacter.
Article 12 :
Les dispositions sus développées ont valeur de règlement : leurs transgressions entraîneront l’éventuelle interdiction d’utilisation de la salle pendant une période plus ou moins longue. En tout état de cause, ces mesures ne sauraient exonérer le locataire ou les utilisateurs de leur responsabilité pénale pouvant être retenue en cas de dégradations volontaires, troubles du voisinage, atteintes à l’ordre public ou autres faits répréhensibles.
Article 13 :
Les tarifs et cautions indiqués sont fixés chaque année par le Conseil Municipal. A titre indicatif, pour l’année 2018, les tarifs fixés sont les suivants :
Location de la salle multi-activites « du Vicus »
Associations de VILLE-SUR-LUMES | Habitants de VILLE-SUR-LUMES | Autres | CAUTIONS | ||
1 réservation gratuite par an avec vaisselle. Pour les réservations suivantes, application du tarif ci-dessous | 1 réservation par an au tarif « HABITANTS » Pour les réservations suivantes, application du tarif « AUTRES » | Sans chapiteau | Avec chapiteau(x) | ||
1 jour (du lundi au jeudi inclus) selon disponibilité | 100€ | 150€ | 300€ | 1 000 € A la réservation | 1 200€ A la réservation |
2 jours (week-end) du vendredi 10H au lundi 10H | 250€ | 370€ | 620€ | 1 000 € A la réservation | 1 200€ A la réservation |
Jour supplémentaire | 100€ | 150€ | 1 000 € A la réservation | 1 200€ A la réservation | |
OPTIONS | |||||
Location vaisselle | 100€ | 100€ | 100€ | ||
Nettoyage | 80€ | 80€ | 80€ | ||
Chapiteau(x)* A l'unité Les deux | 60€ | 60€ | 60€ | ||
100 € | 100 € | 100 € | |||
*LES CHAPITEAUX NE DEVRONT ETRE DEPLIES QUE LE JOUR MEME DE L'EVENEMENT AFIN D'EVITER TOUT VOL OU DEGRADATIONS (INTEMPERIES)
Une mise à disposition de la salle aux associations de VILLE-SUR-LUMES est assurée gracieusement une fois par année civile.
Article 14 :
Un contrat de location, dont le modèle constitue l’annexe unique au présent règlement, sera établi pour chaque location. Il sera signé par les parties concernées et vaudra à la fois convention et adoption sans réserve par le
réservataire des composantes du présent règlement.
Article 15 :
Le présent règlement ainsi que son annexe ont été approuvés par délibération du Conseil Municipal de VILLE- SUR-LUMES prise le 12 mai 2014.
CONTRAT DE LOCATION DE LA SALLE MULTI-ACTIVITES
« DU VICUS » DE VILLE-SUR-LUMES
ENTRE
- La commune de VILLE-SUR-LUMES représentée par son maire, Xxxxxxxx XXXXXXX Xxxx-Xxxxx
Mairie de VILLE-SUR-LUMES – 00 Xxxxx Xxx – 00000 XXXXX-XXX-XXXXX
Téléphone : 00.00.00.00.00
D’UNE PART,
- Et le réservataire
NOM et Prénom : ……………………………………………………………………………………………………..
Représentant de : ……………………………………………………………………………………………………
Adresse : ………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………… Téléphone : …………………………………………………………………………………………………………….. Portable : ………………………………………………………………………………………………………………… Adresse Email : ……………………………………………………………………………………………………….
Autres responsables en cas d’impossibilité
majeure : …………………………………………………………………………………………………………………………………
…................................................................................................................................
D’AUTRE PART,
IL A ETE DIT ET CONVENU CE QUI SUIT :
La salle multi-activités « du Vicus » de VILLE-SUR-LUMES est louée au réservataire susnommé pour la période
DU de 10h00
AU à 10h00.
En vue de tenue de l’événement suivant : ……………………………………………………………………………………….
I – Désignation précise des locaux utilisés ainsi que du matériel et du mobilier mise à disposition :
Hall – Cuisine – Bar – Grande Salle – Petite Salle – Vestiaires sanitaires Matériel et mobilier selon fiche inventaire jointe.
II – Conditions de paiement
Le montant de la location pour la période retenue est égal à €.
Le montant de la location de la vaisselle est égal à € | oui □ | non □ |
L’option nettoyage de la salle est égal à € | oui □ | non □ |
La location pour 1 chapiteau est égale à € | oui □ | non □ |
La location pour 2 chapiteaux est égale à € | oui □ | non □ |
Soit au total € |
Le réservataire a procédé au versement d’une somme d’acompte de € correspondant à 50 % du total
de la location et au versement de la caution fixée à 1 000€ □ 1 200 € □
Le paiement du solde s’effectuera sans possibilité de différé lors de la remise des clés. L’ensemble de ces sommes sont réglées par chèques séparés à l’ordre du Trésor Public.
III – Etat des lieux
L’état des lieux d’entrée et la remise des clés se feront le à 10H00
La mise à disposition de la salle étant effective dès la fin de cette remise des clés et état des lieux. Le cas échéant, un accord spécifique pour une mise à disposition anticipée est annexé à la présente.
L’état des lieux de sortie et la restitution des clés se feront le à 10h00.
IV – Conditions particulières de location
Le réservataire déclare connaître les lieux pour les avoir entièrement visités.
Il déclare avoir eu transmission du règlement intérieur de la salle adopté par délibération du Conseil Municipal de VILLE-SUR-LUMES, d’en avoir pris connaissance et approuvé pour ce qui concerne l’événement qu’il envisage de réaliser, l’ensemble de ses dispositions.
A ce titre, et de façon non exhaustive, le réservataire s’engage notamment :
- A ne pas dépasser le nombre maximum de participants admis et fixé, tous âges confondus, à 240 personnes debout ou 144 personnes assises dans la grande salle et 30 personnes debout dans la petite salle. Le réservataire s’engage à ne pas déroger, même de façon temporaire, à cet impératif de sécurité ;
- A n’apporter de quelque manière que ce soit aucune perturbation à l’encontre du voisinage, en s’obligeant à limiter le volume acoustique de la sonorisation (utilisation de la prise prévue à cet effet pour le matériel de sonorisation, portes et fenêtres maintenues fermées lors de l’utilisation de la sonorisation etc…)
- En cas de déclenchement intempestif de l’alarme causé par une personne connue du réservataire engendrant le déplacement de l’entreprise de surveillance, la facture de ce déplacement sera à la charge du réservataire.
Le réservataire déclare se porter garant de la stricte application de ces mesures.
Il s’engage encore à utiliser les locaux désignés pour la manifestation déclarée ci-dessus, et à les remettre en état après utilisation au même titre que l’ensemble du mobilier ou des accessoires mis à sa disposition.
Il autorise tout représentant de la municipalité à accéder à la salle louée afin de contrôler le plein respect des dispositions auxquelles il aura souscrit.
V – Remboursement de la caution
La caution ne sera pas ou sera partiellement restituée :
- En cas d’utilisation non conforme au règlement intérieur. Ainsi, et sans préjuger d’une possibilité de poursuites pénales, les nuisances intempestives ou répétées (sonorisation excessive, émergences sonores trop fortes, cris, allers et venus dans le village, klaxons, etc.…) relevées par les riverains ou par les élus dans les huit jours suivant l’utilisation de la salle, entraîneront de fait la non-restitution de la caution ;
- En cas de dégradations même involontaires de matériel ou des locaux.
- En cas de perte de clés ou badge nécessitant leur remplacement voire celui des serrures.
- A défaut d’un nettoyage effectif de la salle et de l’ensemble des accessoires mis à disposition.
Si le total de la caution s’avère insuffisant pour pallier aux frais engagés par la Commune pour remise des lieux en état, réparations diverses ou remplacement de choses devenues défectueuses, le différentiel à payer restera à la charge du réservataire ; ce dernier s’engage expressément à procéder au remboursement des sommes dues dès la production des factures ou des états de frais.
VI – Mesures de sécurité
Le réservataire reconnaît avoir constaté l’emplacement des moyens de lutte contre l’incendie (extincteurs, robinet, etc.…) et avoir pris connaissance des itinéraires d’évacuation et des issues de secours.
Le réservataire s’engage à maintenir entre les deux issues principales et sur toute la longueur de la salle, un passage d’un mètre quarante de largeur ainsi qu’un passage de 0,90 mètre de largeur en fond de salle vers la sortie secondaire ; il s’engage à faire en sorte que l’ensemble des issues soient maintenues entièrement dégagées.
VII – Responsabilité
Dans l’exécution du présent contrat, le réservataire déclare engager sa responsabilité civile ou celle de l’organisme pour lequel il intervient. Il s’engage à cet effet à être couvert par une assurance responsabilité civile pour le temps de la location de la salle.
Les tarifs sont révisables chaque année au 1er janvier.
Fait à VILLE-SUR-LUMES, en deux exemplaires, sur trois pages, Le ………………………………………………………….…….
Pour accord sur le respect des conditions énumérées
(Paraphe de chaque page et signature précédée de la mention manuscrite « Lu et approuvé »
Le Maire Le réservataire,
Xxxx-Xxxxx XXXXXXX
Les responsables nominativement désignés.