Contrat-type approuvé par l’assemblée générale le 12 novembre 2018
Contrat-type approuvé par l’assemblée générale le 12 novembre 2018
Convention de collaboration indépendante à durée indéterminée
Entre :
Maître…………………., dont les bureaux sont sis à ……………
Ou
Maître ………………… exerçant sous la forme de la société ……….., société civile d’avocat dont le siège est sis à ………….
Ou
La société d’avocats……………………….. dont le siège est sis à ………….
Ci-après dénommé(e) « le cabinet »
Et :
Maître faisant élection de domicile pour l’exécution de la présente
convention, ……….
Ci-après dénommé « le collaborateur »
Est convenu ce qui suit :
Article 1 : Objet de la convention
La présente convention définit les droits et obligations réciproques des parties dans le cadre de leur relation professionnelle.
Celles-ci sont toutes deux avocats et soumises aux articles 428 et suivants du Code judiciaire.
Elles sont soumises aux règles déontologiques. Ces règles déontologiques priment les termes ou clauses de la présente convention qui seraient contraires.
Elles soulignent l’indépendance avec laquelle leur profession doit être exercée et leur attachement à la liberté avec laquelle elles doivent et souhaitent l’exercer.
Article 2 : Indépendance du collaborateur
Les parties choisissent de collaborer sur une base indépendante au sens des dispositions du droit social et du droit civil.
Elles excluent, dès lors, l’existence de tout lien de subordination entre elles.
Les cotisations sociales du collaborateur seront supportées par celui-ci de même que toutes cotisations dues par le collaborateur en sa qualité d’avocat.
Article 3 : Durée de la convention
La présente convention est conclue pour une durée indéterminée prenant cours le………...
Article 4 : Prestations du collaborateur
Le collaborateur s’engage à assister le cabinet dans la gestion des dossiers de celui-ci, ce qui implique l’exécution de toutes les tâches normalement liées au métier d’avocat.
Dans l’hypothèse où le collaborateur estime qu’il ne peut, sans violer le serment d’avocat qu’il a prêté, assister le cabinet dans la gestion d’un dossier/ou de dossier(s) déterminé(s), il le fait savoir sans délai et s’abstient de toute intervention. Le cabinet ne pourra s’y opposer.
Pour autant que de besoin, il est précisé que l’intervention du collaborateur est conforme aux exigences légales, déontologiques et réglementaires qui s’imposent aux avocats en ce qui concerne notamment le secret professionnel.
(Variante :
Le collaborateur est libre d’aménager son temps de travail.
Il veille à ce que les prestations qu’il accomplit en vertu de la présente convention soient compatibles avec l’importance et l’urgence des tâches qui lui sont confiées.
Article 5 : Propriété intellectuelle
Option 1 :
Tout courrier, conclusions, citation, requête, convention, clause, consultation ou toute autre création liée à l’exercice de la profession d’avocat dans le chef du collaborateur, ainsi que les écrits et les logiciels à caractère scientifique tels qu’un ouvrage, article, note de jurisprudence, chronique, banque de données, …, qu’il rédige ou à la création desquels il contribue, sont et restent sa propriété exclusive.
Option 2 :
Sans préjudice de ce que la loi prévoit, il est rappelé que :
- Le droit de reproduction comprend le droit d’adaptation et de traduction, et consiste à fixer l’œuvre sur quelque support que ce soit (publication, revue, catalogue, mise en ligne, livre, … et par quelque procédé que ce soit (imprimerie, photocopie, …) ;
1 Il s’agit d’un alinéa inspiré par le contrat proposé par le barreau de Paris.
- Le droit de communication au public consiste à autoriser ou à interdire toute communication de l’œuvre sous quelque forme que ce soit et par quelque procédé que ce soit ;
- Le droit de divulgation consiste à porter l’œuvre à la connaissance du public ;
- Le droit de paternité consiste à pouvoir apposer, ou non, son nom sur l’œuvre ;
- Le droit à l’intégrité de l’œuvre consiste à pouvoir s’opposer à la modification de l’œuvre ou à son utilisation contraire à sa destination.
Le collaborateur cède, à titre exclusif, au cabinet, les droits d’exploitation, à savoir de reproduction sur support papier ou électronique, d’adaptation, de traduction, de communication publique dont il pourrait, le cas échéant, être titulaire en vertu des dispositions prévues par la législation, sur les courriers, conclusions, citations, requêtes, conventions, clauses, consultations ou toute autre création liée à l’exercice de la profession d’avocat, ainsi que les écrits et les logiciels à caractère scientifique tels qu’un ouvrage, article, note de jurisprudence, chronique, banque de données, … , qu’il rédige ou à la création desquels il contribue pour le compte du cabinet ou un de ses associés pendant la durée de la présente convention.
Cette cession est faite pour tout pays, pendant toute la durée durant laquelle les créations du collaborateur sont protégées par le droit d’auteur, même postérieurement, à la fin du contrat et, sauf convention contraire, la rémunération est incluse dans les honoraires convenus.
Cette cession de droit emporte en outre, la cession du support sur lequel est fixé l’œuvre.
Le collaborateur s’engage à divulguer les œuvres dès qu’elles sont approuvées par le cabinet ou un de ses associés, dans leur forme et dans leur contenu.
Le collaborateur accepte toute modification des œuvres, jugée nécessaire ou utile en raison de la nature de l’œuvre, de l’évolution de l’état du droit ou de l’exécution par le cabinet ou ses associés du mandat qui lui est conféré par ses clients.
Dans la mesure autorisée par la loi, le collaborateur renonce à l’exercice de ses droits moraux sur les œuvres réalisées dans le cadre de l’assistance donnée au client et avec l’accord exprès du cabinet ou d’une de ses associés.
La renonciation à l’exercice des droits moraux, dans les limites ici définies, est consentie pour tout pays.
Le collaborateur garantit au cabinet et à ses associés la jouissance paisible des droits cédés et la renonciation dans les limites ici définies à l’exercice des droits moraux.
La présente clause ne concerne pas les œuvres créées par le collaborateur en son nom et pour son compte personnel en-dehors de l’exécution du présent contrat.
Par dérogation à la cession exclusive prévue au présent article, le cabinet reconnaît au collaborateur le droit de conserver, même après le terme du présent contrat, un exemplaire (sous forme papier ou numérique) de tous les courriers, actes de procédure, contrats, consultations, … qu’il a personnellement rédigés dans le cadre de l’exécution du présent
contrat, mais ceci pour son usage exclusivement personnel et sous la réserve expresse du respect du secret professionnel.
En cas d’usage de ces documents pour son compte personnel, le collaborateur veillera, scrupuleusement, à rendre illisible toutes les données de droit et/ou de fait qui permettraient d’identifier un client, une partie adverse ou un dossier.
Article 6 : Protection de la vie privée
Le collaborateur veillera, tant par lui-même que par toute personne agissant sous son autorité, au strict respect non seulement, du secret professionnel mais également, des obligations imposées par le règlement général sur la protection des données.
Il prendra toute mesure nécessaire pour garantir la sécurité de la confidentialité des données personnelles qu’il est amené à traiter aux seules fins décrites dans la présente convention.
Lorsqu’il accède à des données personnelles dans le cadre de l’exécution du présent contrat, le collaborateur agit sur instruction du cabinet, sauf en cas d’une obligation imposée par ou en vertu d’une loi, d’un décret ou d’une ordonnance.
Le cas échéant, il lui incombe de prendre les mesures utiles à sa disposition ou de donner de telles instructions aux personnes agissant sous son autorité.
Le collaborateur prend les mesures techniques et organisationnelles requises pour protéger les données à caractère personnel contre la destruction accidentelle ou non autorisée, contre la perte accidentelle ainsi que contre la modification, l’accès et tout autre traitement non autorisé des données à caractère personnel. Ces mesures assurent un niveau de sécurité adéquat, compte tenu d’une part, de l’état de la technique en la matière et des frais qu’entraîne l’application de ces mesures et d’autre part, de la nature des données à protéger et des risques potentiels.
Le collaborateur communiquera au cabinet, dans les vingt-quatre heures :
- Toute demande contraignante de divulgation des données à caractère personnel émanant d’une autorité responsable du maintien de l’ordre, sauf disposition contraire telle qu’une interdiction prévue par le droit pénal afin de préserver la confidentialité d’une enquête de police.
- Tout accès fortuit ou non autorisé.
- Toute demande reçue directement de personnes concernées, sans y répondre, sauf autorisation contraire.
- L’incapacité dans laquelle il se trouverait pour quelque raison que ce soit, de se conformer à la règlementation en la matière.
Il dédommagera le cabinet, en principal, intérêts et frais, en ce compris de toute perte de clientèle ou d’atteinte à l’image de cette dernière, dans la seule mesure de sa responsabilité personnelle, de tout dommage résultant d’un manquement aux obligations précitées.
Si le collaborateur n’est plus couvert par l’assurance RC professionnelle, il apporte, à la demande du cabinet, la preuve qu’il dispose des ressources financières suffisantes pour assumer ses responsabilités.
Les parties conviennent qu’au terme des services de traitement de données, le collaborateur restituera au cabinet et à la convenance de celui-ci, l’ensemble des données à caractère personnel transférées ainsi que des copies, ou détruira ces données et lui en apportera la preuve, à moins que la législation impose au collaborateur et l’empêche de restituer ou de détruire la totalité ou une partie des données à caractère personnel transférées. Dans ce cas, le collaborateur garantit qu’il assurera la confidentialité des données à caractère personnel transférées et qu’il ne traitera plus activement ces données.
Article 7 : Organisation du travail
Les parties veillent à se communiquer toutes les informations relatives à l’organisation de leur temps de travail de nature à faciliter l’exécution de la présente convention.
Cette organisation doit permettre au collaborateur de satisfaire à ses obligations déontologiques, en particulier celles consacrées à la formation continue.
Pendant ces périodes de formation, ses honoraires sont maintenus (variante : ne sont pas maintenus).
Article 8 : Honoraires
Les honoraires du collaborateur correspondant aux heures qu’il a consacrées au cabinet sont fixés à EUR par heure/ par semaine/ par mois/ par an. Ces heures ne sont pas
nécessairement des heures facturables au client ; il suffit qu’elles aient été requises par le cabinet ou utiles à ce dernier
Dans l’hypothèse où les honoraires du collaborateur ne sont pas calculés à l’heure, il est convenu que le régime de travail du collaborateur corresponde au moins à …… heures par jour/semaine/mois/an.
Mentions facultatives :
Les parties conviennent que chaque année, à la date anniversaire de la signature du contrat, les honoraires seront majorés de …… EUR.
Le taux horaire évoluera de la manière suivante…. EUR/mois/semaine/an.
Le collaborateur veille à établir un relevé quotidien/hebdomadaire/mensuel de ses prestations. Le paiement de ses honoraires est conditionné à la remise de son relevé de prestations et, s’il y est tenu, à une facture, afférent(s) à la période précédente.
Le paiement de ses honoraires intervient dans les 8 jours qui suivent la remise dudit relevé et de la facture s’il y est tenu, sur le compte bancaire n° du collaborateur.
Mentions facultatives :
Pour le cas où le collaborateur apporte ses dossiers au cabinet et indépendamment du travail effectué, les parties conviennent de valoriser cet apport à raison de …. % des honoraires encaissés par le cabinet dans ce dossier (sous déduction des frais).
Mentions facultatives :
Si le chiffre d’affaires généré par les dossiers gérés par le collaborateur excède …… EUR par an, un incitant complémentaire, conçu sous forme de bonus, lui sera versé correspondant à … % de l’excédent étant la différence entre le seuil de .…. EUR précité et le chiffre d’affaire atteint par le collaborateur au cours de l’année civile concernée.
Mentions facultatives
Le cabinet prend/ne prend pas en charge la cotisation à l’ordre du collaborateur.
Article 9 : Frais
Les frais exposés par le collaborateur pour compte du cabinet sont remboursés hebdomadairement/mensuellement sur présentation d’un décompte détaillé et d’un justificatif ainsi que d’une facture si le collaborateur y est tenu.
Les frais de déplacement sont remboursés à concurrence de …… EUR par kilomètre parcouru.
Article 10 : Clientèle personnelle
Le collaborateur est autorisé à développer une clientèle personnelle. En cas d’apport de dossiers, comme prévu à l’article 6, ces dossiers devront être identifiés clairement, de manière à ce que le collaborateur puisse les récupérer sans discussion à la fin de sa collaboration.
Outre les stipulations de l’article 4.28 du code de déontologie, il est convenu que dans le cas où le cabinet et le collaborateur sont tous deux consultés par deux nouveaux clients, la règle de l’antériorité sera appliquée, le second consulté, quel qu’il soit, se désistera.
En cas d’apport de tout ou partie de ses dossiers au cabinet, il sera procédé comme précisé ci-dessus sub. 6.
Article 11 : Biens et services divers
Le collaborateur établit son cabinet à l’adresse suivante :
……………………………………………………………………………………………………………………………..................
Les biens équipant son cabinet à cette adresse et les services existant au sein de celui-ci, à savoir
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………………… sont mis à la disposition du collaborateur pour le traitement de ses dossiers personnels aux conditions suivantes :
- remboursement des frais individualisables (courrier, photocopie, mail, fourniture de bureau, communication téléphonique, etc…) à raison de ……EUR/pièce ou d’un forfait hebdomadaire/mensuel de….. ;
- remboursement des autres frais correspondant à :
o mise à disposition d’un bureau ;
o mise à disposition du secrétariat et de la salle d’attente ;
o mise à disposition de la bibliothèque,
o ,
o Moyennant un forfait journalier/hebdomadaire/mensuel/annuel de
………EUR .
Sauf dans le cas où les prestations du secrétariat sont relatives à un dossier apporté par le collaborateur au cabinet, le collaborateur ne peut faire usage du secrétariat du cabinet pour le traitement de ses dossiers personnels.
Article 12 : Congés
Le collaborateur veille à fixer ses périodes de vacances en concertation avec le cabinet de manière à en favoriser le fonctionnement ; sous cette réserve, il est libre de choisir ses jours de vacances.
Mentions facultatives :
Dans cette hypothèse, ses honoraires sont réduits à proportion.
Les parties conviennent de maintenir les honoraires à concurrence de …. jours de congé par an.
Article 13 : Incapacité de travail – maternité – paternité
Le collaborateur conserve/ne conserve pas le droit à la perception des honoraires fixés par la présente convention en cas d’incapacité de travail, pour cause de maladie ou d’accident, ou de congé de maternité/paternité durant X mois/ X jours (éventuellement de manière dégressive).
En cas d’honoraires calculés sur une base horaire, les honoraires moyens seront recomposés sur base de la moyenne des X derniers mois.
En cas d’incapacité de travail, pour cause de maladie ou d’accident, se prolongeant au-delà du délai fixé au premier alinéa et supérieure à x %, les parties s’engagent à se concerter soit pour adapter la convention, soit pour la suspendre, soit pour y mettre un terme.
Article 14 : Clause d’essai
Hormis le cas où les parties ont déjà collaboré ensemble, la présente convention est conclue à l’essai durant les trois premiers mois de sa conclusion. Au cours de cette période, les parties conviennent de réduire le préavis dont question à l’article 13 ci-dessus à une période de 15 jours.
Article 15 : Fin de la convention
Les parties rappellent l’obligation de non-concurrence reprise à l’article 4.28 du Code de déontologie qui doit être tenu ici ou entièrement produit.
Le cabinet s’engage à faire apparaître pendant une durée minimale de …… mois à dater de la cessation effective de la présente convention un message « out of office » ou toute
mention similaire sur l’adresse e-mail dont faisait usage le collaborateur au sein du cabinet afin d’informer les tiers qui étaient en relation avec lui de son départ du cabinet et apposer une mention aux termes de laquelle pour tout autre dossier que ceux gérés par le collaborateur pour compte du cabinet, les tiers sont invités à le contacter à ses nouvelles coordonnées qui seront précisées.
Chaque partie peut mettre fin à la présente convention moyennant le respect d’un préavis de trois mois si l’ancienneté du collaborateur est inférieure ou égale à 10 ans au sein du cabinet, de six mois si l’ancienneté du collaborateur est supérieure à 10 ans d’ancienneté au sein du cabinet.
Chaque partie a le droit de mettre fin sans préavis à la présente convention si les circonstances graves, à apprécier préalablement par le bâtonnier de l’Ordre des avocats du barreau de , le justifient.
Proposition d’ajout :
En cas de rupture du contrat de collaboration, et ce même si le collaborateur a bénéficié d’une formation financée par le cabinet, celui-ci ne peut exiger d’indemnité de la part du collaborateur à ce titre.
Proposition d’ajout :
Pour le cas où le cabinet conserve dans la mémoire de ses ordinateurs la trace et/ou le contenu des correspondances électroniques reçues et/ou expédiées par le collaborateur, tant dans le cadre de son activité professionnelle pour les dossiers du cabinet que pour sa clientèle personnelle ou à titre privé, il s’interdit formellement d’utiliser ou d’invoquer le contenu de l’une quelconque des correspondances privées ou afférentes à l’un des dossiers personnels du collaborateur, et ce à quelque titre que ce soit.
Le cabinet s’engage à remettre au collaborateur les fichiers de correspondances et les dossiers personnels en format électronique et à détruire toute copie de ces fichiers sur ses ordinateurs.
Article 16 : Litige
En cas de litige quant à l’interprétation ou l’exécution de la présente convention, les parties fourniront leurs meilleurs efforts, le cas échéant à l’intervention du bâtonnier, en vue de le résoudre à l’amiable, en ayant par préférence recours aux modes alternatifs de règlement des conflits
Faute de solution amiable, le litige sera soumis à l’arbitrage d’un avocat désigné par le/les Bâtonnier(s) de l’Ordre des avocats du barreau de ……….…….
Fait à ……………….., le …………………
Le cabinet Le collaborateur